Upload
others
View
17
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Новый 1С:Документооборот 2.0
в интерфейсе «Такси»
Александр Безбородов, 1С
Что такое 1С:Документооборот
Наступает момент когда вы решаете документировать свои
бизнес процедуры
По разным причинам, например
навести элементарный порядок
устранить кадровые риски
повысить качество работы
повысить скорость
Для этого нужен будет инструмент и методика его
использования.
Вот это и есть 1С:Документооборот
2
В двух словах
3
СЭД/ECM
+BPM, Collaboration,Email management, Time
management, Performance management, DMS, RMS,
CMS, АСКИД, ERM, BPM, ACM, CRM, ERP, Архивное
дело, Управление проектами, СМК, Процессное
управление, Knowledge management, Управление
изменениями, PLM, PDM, Social software, Time
management, TQM, BI…
Для людей, не для документов
ТОП результатов
4
1. Повышение скорости работы 80%
2. Улучшение исполнительской дисциплины 53%
3. Исключение утери документов 50%
4. Наведение порядка в процессах 47%
5. Централизованное хранение 30%
6. Четкое соблюдение графиков платежей и
исполнения договорных обязательств 18%
7. Получили возможность проанализировать и
оптимизировать деятельность компании 12%
Примеры
Средние сроки согласования внутренней документации сократились
в 2-2,5 раза. Геотек холдинг (Нефтегаз, 800 пользователей)
Затраты на работу с документами сократились на 20%.
Метробанк (банк, 200 пользователей)
Сотрудники стали быстрее справляться с текущими задачами,
тратя на них меньше сил.
ВНИПИЭТ (НИИ и производство, 500 пользователей)
Сокращено время работы с документами у руководства,
высвобождено время на принятие управленческих решений.
Завод имени Я.М.Свердлова (400 пользователей)
Для всех сотрудников ощутимо упростился процесс исполнения и
контроля задач, взаимодействие между подразделениями стало
происходить более оперативно.
СК Альянс-Энерджи (энергетика, 100 пользователей)
5
В деньгах
Стоимость 1 часа 304 руб. (50 т.р. в месяц)
50-60% времени сотрудники тратят на документы
Раньше на работу с документами уходило 965 часов:
304 руб. х 985 час. х 180 чел. = 54 897 300 руб.
Теперь 772 (-20%):
304 руб. х 772 час. х 180 чел. = 42 243 840 руб.
За год
70 тыс. руб. на сотрудника
13 млн. руб. на предприятие из 180 чел6
Еще пара примеров
7
Экспоцентр
500+ рабочих мест, 5000 поручений в месяц
Сильно сократилось время согласований, прекратилась беготня курьеров
Реально стало возможным проверить исполнительскую дисциплину
ГЕОТЕК холдинг (ECM проект 2013 года)
1000+ рабочих мест, раньше Директора иногда было не видно за бумагами, которые пришли ему на подпись
Перестали теряться документы
Согласование стало быстрее на 10-20%
Заказываем на 300 коробок бумаги в месяц меньше
Служба снабжения стала заниматься не бумаготворчеством, а своей работой
Для разных клиентов
8
Холдинг
Титан-2
Служба государственного
строительного надзора и
экспертизы Санкт-
Петербурга
Комитет экономического
развития промышленной
политики и торговли
Санкт-Петербурга
ПАО "Киевгаз“
2500 сотрудников
300 рабочих мест
1000 сотрудников
120 рабочих мест
150 рабочих мест
ООО "Страховая группа "АСКО"
200 рабочих мест
ООО ТД "Шервуд"
300 рабочих мест
1000 сотрудников
300 рабочих мест
ООО "Комацу СНГ"
300 рабочих мест
ООО ПКФ "Атлантис-ПАК"
500 рабочих мест
ЗАО «Тандер»
1500 рабочих мест
АЭМ Технологии
2800 рабочих мест
ФКП Завод им
Я.М.Свердлова
400 рабочих мест
ОАО «МРСК Сибири»
1300 рабочих мест
и еще 1200+ опубликованных внедрений на v8.1c.ru/doc8
Геотек холдинг
800 рабочих мест
Башкирэнерго
3000 рабочих мест
ООО «Юг-Авто Холдинг»
600 рабочих мест
Наши преимущества
9
Развивающаяся платформа
1С:Предприятие
Много функций
Интересная
стоимость
Хорошее
качество
Дружелюбная
поддержка
225 преимуществ
10
Очень удачный документ. Особенно
раздел с замерами производительностиОтзыв заказчика
11
Корреспонденция Внутренний документооборот
Договорные документы Файлы
Процессы Проекты
Мероприятия Форум
Почта
Отсутствие
сотрудников
Бронирование
переговорныхКалендари Рабочее время
Учет документов и файлов
12
Входящиедокументы
Исходящиедокументы
Рабочие файлы
Внутренниедокументы
Карточка документа
13
Хранит все
важные
сведения о
документе
Откуда приходят документы
14
Почта России факс, курьер Со сканера
По e-mail Из личных или сетевых папок Создаются по
шаблонам
Из других систем
Шаблоны документов и файлов
15
Программа
заполняет
сама все,
что может
Скорость
Порядок
Качество
Папки – простая структура
16
Поиск
Контроль
Анализ
Контроль доступа к документам
17
Папка
Организация
Вид документа Гриф доступа
Вопрос
деятельности
Корреспондент
Права на документ
18
Для всех
безопасно и ясно
Точный поиск по реквизитам
19
Поиск по реквизитам
20
Контроль
Подбор документов
Разбор полетов
Полнотекстовый поиск
21
Очень быстрый!
Ищет всё!
Поиск бумажных документов
22
Быстро
Аккуратно
Порядок
23
Совместная работа
Папки файлов Процессы
Проекты
Мероприятия
Форум
Почта
Отсутствие
сотрудников
Бронирование
переговорныхКалендари
Журнал передачи
24
Задачи
25
Учет
Контроль
Планирование
Бизнес-процессы
26
10типовых
процессов
Согласование (простое)
27
Согласование (посложнее)
28
Автоматический запуск процессов
29
Скорость
Порядок
Контроль
Комплексные процессы
30
Простые действия
складываются в
сложные
процедуры
Проектный учет
Учет всех данных в разрезе проектов (документы, файлы,
процессы, задачи, почта, мероприятия и проч.)
Задавать иерархическую структуру проекта
Автоматизировать исполнение проекта, контролировать
исполнение проектных задач и проекта в целом
Вести учет трудозатрат в разрезе проектов
Получать отчетность по проектам
Загружать данные о проектах из Microsoft Project
31
Учет документов по проектам
32
План проекта
33
Диаграмма Ганта
34
Мероприятия
Совещания, собрания, обсуждения, заседания, корпоративные мероприятия и проч.
Учет и контроль от подготовки, до анализа
В результате
Сокращается время на подготовку и проведение
Упрощается согласование
Мероприятия проводятся в соответствии с планом
Обеспечивается принятие решений и их своевременное выполнение
35
Мероприятия
36
Хранит все данные о мероприятии:
время, место, участники, программа, файлы,
протокол, приглашения.
Бронирование переговорных
37
Встроенная почта
Почта - популярная технология совместной работы
Письма - такие же единицы учета как входящие и исходящие
документы
На основании писем можно создавать процессы, проекты,
мероприятия, входящие, исходящие и внутренние документы,
вести учет времени и проч.
И наоборот – переписку можно начать с документа, файла, по
мероприятию, по проекту и проч.
Почта – часть информационной системы и интегрирована со
всеми данными
38
Встроенная почта
39
Простой, привычный,
функциональный
почтовый клиент
Карточка письма
40
История переписки
41
Ведется
автоматически
Открывается в
один клик
Карточка письма
42
Форум
Сотрудники обсуждают рабочие документы
Сотрудники-эксперты отвечают на вопросы коллег
Это бывает
Устно, по почте
Лучше всего использовать Форум
Это постоянно обновляемый источник знаний для всех
Типичная структура форума
Новости компании
Объявления
Обсуждение проектов документов
Вопросы по программам
43
Форум
44
Еще один способ коммуникации
Кладезь коллективного разума
Отсутствие сотрудников
45
Отсутствие сотрудников
46
Календарь
47
Календарь
48
В календарь
можно занести
ВСЁ
Контроль
49
На контроль тоже
можно поставить
ВСЁ
Контроль
50
Жесткие процессы
51
Карточка договора
52
Хранит сам договор и все, что с ним связано
Учет договоров
53
Все, что можно,
программа делает сама
Подготовка
проекта
Согласование
Передача на
подпись
Контроль
документовИсполнение
Расторжение
7
процессовПродление
Контроль и анализ договоров
54
1С:Документооборот
55
70ответов
на вопросы!
Анализ процессов
56
?
Анализ процессов
57
?
На что тратят время сотрудники?
58
?
Кто задерживает исполнение?
59
?
?
Как исполняются задачи в группе компаний?
60
Какие документы зависли
61
Кто плохо согласует
62
Какие шаблоны процессов буксуют
63
Сколько живут документы
64
?
Процессы по документам
65
?
Интеграция с программами 1С
66
67
1С:Документооборот «внутри» 1С:Бухгалтерии
В карточке документа «Поступление
товаров и услуг»:
• История переписки
• Процессы и задачи
• Связанные документы
• Файлы (в т.ч. скан копии)
68
10механизмов
интеграции с другими
программами
Web-сервисы, RESTful API, HTTP, COM, ODBC,
XML, Email, FTP, правила обмена, БИД
Под капотом
69
XML
Веб-сервисыЭЦП
Полнотекстовый
поиск
ГОСТ Р 6.30-2003
152-ФЗ
ГОСТ Р 51141-98
149-ФЗ
ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
59-ФЗ
ПП РФ № 477
ГСДОУ
ГОСТ Р 52294–2004
RFC 2315
RFC 2311
ГОСТ Р 53898-2010
ПП РФ № 754
ГОСТ ИСО/МЭК 15420-2001
TIFF
OCR CuneiForm
Интеграция
Шифрование
Бизнес-процессы
Таксономия
Номенклатура дел
Версионирование
Права доступа
Рабочий стол
70
Как я
справляюсь
с делами?
Что у меня
на сегодня?
Что требует
моего
участия?
Документооборот, который всегда с тобой
71
Распознавание
сканов
Распознавание
штрихкодов
Учет бумажного
документооборота
МЭДО/ЭДО
Обращения
граждан
ЭЦП
шифрование
Штрихкодирование
Потоковое
сканирование
АРМ
руководителя
Работа через
Интернет
Никаких опций
72
Новый 1С:Документооборот 2.0 в интерфейсе «Такси»
Спасибо за внимание!
Александр Безбородов, 1С
Конференция-выставка DOCFLOW 2015 Москва
Как влияет кризис на цели
внедрения электронного
документооборота
Ульянцева Софья
К.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
2
2015 год – курс на снижение затрат
Статистика *
каждая пятая российская компания сократила штат
сотрудников
14,5% предприятий решили оставить прежний штат
сотрудников, но урезали их зарплаты, некоторые из них
перешли на неполную рабочую неделю
10% от общего числа руководителей признались, что,
сократив штат, компания перестала справляться с
прежним объемом работы
треть компаний сократили административные расходы
* по данным исследования компании Work Service
3
Количественные показатели
времени поиска документа
количества этапов согласования
среднего срока просрочки документов (повышение исполнительской
дисциплины)
сроков согласования документов
сроков передачи документов между подразделениями
сроков подбора комплекта документов для контрагентов или
проверяющих органов
времени на адаптацию нового сотрудника
на расходные материалы (бумага, картриджи)
трудозатрат на обработку документов (средняя стоимость подготовки
документа в человеко-часах и рублях)
Сокращение….
4
Качественные показатели
Снижение риска…
утраты документов
утраты информации из-за увольнения/болезни сотрудника… перехода
сотрудника в другое подразделение… поломки компьютера
утечки информации
потери юридической силы документа из-за ошибок при его подготовке
потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов
фальсификации документов
неисполнения договорных обязательств
ухода клиента из-за долгого реагирования на его потребности
потери контракта из-за долгой подготовки договорной документации
5
Ставим правильно цель
выберите наиболее критичные и значимые
показатели именно для вашего предприятия
оцените ситуацию на сегодняшний день и
сформулируйте цель
6
Пример постановки цели
Сократить срок согласования договора в 2 раза
до старта проекта было: 8 дней
желаемый результат: 4 дня
7
Как достигается поставленная цель
Отследить проблемные места в процессе поможет отчет «План-
фактный анализ согласования»
Использование
автостарта заранее
настроенного
процесса
согласования по
каждому договору
8
Пример постановки цели
Исключить риск неисполнения договорных обязательств
до старта проекта вероятность
наступления риска оценивалась в 50 %
желаемый результат: 1 %
9
Как достигается поставленная цель
Формирование поручений ответственным исполнителям договора
10
Пример постановки цели
Сократить расходы на подготовку бумажных документов
предыдущий год: потрачено 500 000 р.
на бумагу, канцтовары, оргтехнику,
картриджи + ручные операции
обработки документов
желаемый результат: сократить
расходы на бумажный
документооборот в 5 раз
11
Как достигается поставленная цель
Оперативная работа с электронными документами
Перевод части документации в электронный формат
оригиналы документов на бумажном носителе НЕ
используются в оперативной работе
отказ от создания бумажных версий
отдельных видов документов
12
Выгода использования СЭД
Экономия 4,5 млн руб. в год за счет сокращения ручных
операций обработки документов
Экономия 22,5 млн руб. в год за счет сокращения
ручных операций обработки документов на 20%
http://buh.ru/articles/documents/14858/
доклад на Docflow 2014
*
* *
** *
13
В итоге…
Правильно поставленная цель – половина успеха проекта
Цель должна вдохновлять и воодушевлять
Цель формулируется очень конкретно, с определенным сроком
достижения и с видимым явным конечным результатом, который
можно будет измерить
Конференция-выставка DOCFLOW 2015 Москва
Ульянцева Софья
К.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
http://v8.1c.ru/doc8/
(495) 688-99-38
Спасибо за внимание!
Использование 1С:Документооборот для решения задач бизнеса
Меркурьева Надежда, «1С»
Это место
оставлять
пустым!
• Растет потребность приближать результаты работы СЭД/ECM-
систем к потребностям бизнеса и задачам конкретных
подразделений
• К принятию решений о внедрении функционала все чаще
привлекаются не только ИТ или топ-менеджмент, но и руководители
служб по каждой функциональной области (юридическая служба,
договорной отдел, проектный офис и т.д.)
• Сотрудники все чаще вовлекаются в создание ИС, становятся
заказчиками в каждой функциональной области
• Решения должны отвечать не только требованиям ИТ, но специфике
работы и задачам конкретных сотрудников
• СЭД становятся еще ближе к ECM-системам
Это место
оставлять
пустым!ООО «Башкирэнерго» – крупнейшая региональная энергетическая компания
России.
В компании работает 10 тысяч человек, из них 3 000 офисных сотрудников,
которым ежедневно приходится обрабатывать более 500 документов.
Классическое делопроизводство, подготовка и согласование договоров, протоколы заседаний Советов и Комитетов
Электронный документооборот ранее велся в СЭД другого вендора, в двух
разных БД и был доступен только руководству (300 пользователей).
В филиалах также были и другие локальные СЭД.
Проблемы:
• Финансовые и временные затраты на печать, рассылку, согласование и обработку бумажных документов;
• Утеря бумажных документов;
• Сложный контроль исполнительской дисциплины;
• Отсутствие интеграции с системой ERP на платформе «1С:Предприятие 8».
Это место
оставлять
пустым!Разделение на 3 бизнес-направления со стороны Заказчика
• Входящие, исходящие, ОРД и служебная переписка
• Подготовка и согласование договоров
• Контроль исполнения поручений высшего руководства
Каждое направление представляло собой отдельный проект, но все проекты
имели общий срок ввода в эксплуатацию
ООО «Башкирэнерго»
Всего 3000 пользователей. Одновременно работает до 1000 активных
пользователей.
В среднем, в день: вводится около 500 документов, запускается около 1 000
процессов, выполняется около 5 000 задач
Интеграция с подсистемами:
• «1С:МТО» - получение проектов договоров на закупку
• «1С:MDM» - нормативно-справочная информация
• Внешнее хранилище отсканированных документов КИС
• Управление учётными записями пользователей 1С
Это место
оставлять
пустым!Экономический эффект от внедрения:
Снизились эксплуатационные расходы на СЭД по сравнению с ранее используемой системой:
• за счёт избавления от нескольких разрозненных систем и перехода на единую ИС;
• за счёт смены вендора (лицензионной политики).
Увеличилась доля использования труда своих специалистов:
• вместо оплаты труда внешних специалистов (разработчиков системы);
• создание и настройка бизнес-процессов, шаблонов теперь не требует больших затрат, т.к. все настройки доступны собственным администраторам системы
ООО «Башкирэнерго»
Это место
оставлять
пустым!ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР» – всемирно известная российская выставочная
компания. Ежегодно в Экспоцентре проводится около 100 международных
выставок, которые посещают свыше двух миллионов специалистов,
проводится более 800 конгрессов, симпозиумов, конференций.
• Экспоцентр отмечает юбилей – 55 лет
СЭД как интегрированная часть единой информационной системы
Понимание, что для автоматизации предприятия такого масштаба надо глубокое
знание бизнес-процессов, внутренней политики и течений. Учитывая, что
«Экспоцентр» имеет высококлассную команду разработчиков, и планировал
поддерживать документооборот силами собственных служб, в команду 1С нельзя
пускать «чужих». Внешние исполнители никогда не будут иметь такого влияния на
сотрудников.
Очень интенсивный и непрерывный бизнес
30 подразделений с большим документооборотом
Более 500 пользователей
Это место
оставлять
пустым!
ЗАО «Экспоцентр»
Основные цели создания и внедрения СЭД:
• Обеспечение управленческого, договорного документооборота
• Контроль исполнительской дисциплины
• Автоматизация процессов организации выставочных и вневыставочных
(конгрессы, презентации и другие) мероприятий:
• Мероприятия зарубежных внутренних и внешних выставок
• Мероприятия внутренних выставок
• Собственные мероприятия
• Интеграция СЭД с кадровой подсистемой «1С:Зарплата и управление
персоналом» в части информации о подразделениях и сотрудниках ЗАО
«ЭКСПОЦЕНТР» и подсистемой «1С:Управление договорами» (контрагенты)
Это место
оставлять
пустым!Заместитель руководителя службы
телекоммуникаций:
«Вижу загрузку сотрудников, могу
эффективнее распределять задачи
между ними…это подстегивает
сотрудников работать лучше»
«Появилась уверенность, если это в
1С:Документооборот - это никуда не
пропадет»
«Договоры раньше
согласовывались неделю,
теперь 2 дня»
ЗАО «Экспоцентр»
Это место
оставлять
пустым!
Автоматизация бизнес-процессов ОТ, промышленной безопасности и охраны окружающей среды
ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг» - крупнейшая в России и один из мировых лидеров
среди геологоразведочных компаний
Особенностью компании является наличие не только стационарных офисов, но и
множества удаленных подразделений (геологических партий) работающих «в
поле» на территории Российской Федерации и за рубежом
В системе более 1000 пользователей
В систему введены более 45 000 внутренних документов
Ежедневно в системе появляется около 1200 новых задач
Средние сроки согласования внутренней документации
сократились в 2-2,5 раза
Это место
оставлять
пустым!Реализованы типовые процедуры документооборота компании:
• Юридический блок (договоры, доп. соглашения, и т.д.)
• Финансовый блок (счета, платежи)
• Кадровый блок (регламентированные кадровые документы, штатные расписания)
Реализованы процедуры обеспечения производственного процесса:
• Документация материально-технического обеспечения
• Документация охраны труда
• Документация производственных департаментов
ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг»
Обеспечение бесперебойной работы пользователей с любого типа
оборудования, имеющего подключение к сети Интернет
(не только ПК, но и мобильные устройства на базе iOS)
Это место
оставлять
пустым!
Автоматизированы процессы (с минимальными доработками):
• Согласования внутренней документации
• Контроль выполнения приказов, поручений и распоряжений
• Архив договоров, доп. соглашений и прочей юридической документации
• Архив судебных дел
• Тендерные процедуры (выбор поставщиков, контроль закупки, заявочные
компании)
• Архив кадровых документов
• Цифровое хранилище проектной документации
• Входящая\исходящая корреспонденция
ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг»
Это место
оставлять
пустым!
Автоматизация закупочной деятельности
S7 AIRLINES - бренд авиакомпаний «Сибирь» и «Глобус»
2 крупных транспортных узла: в Москве (Домодедово) и Новосибирске
(Толмачёво)
Флот - 60 воздушных судов
Более 9 млн. пассажиров за 2013 год
Основная цель проекта:
• создание подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной
деятельности на базе имеющейся у заказчика системы
«1С:Документооборот 8 КОРП»
• Решение задач управления документами с максимальным сохранением
типового функционала «1С:Документооборот»
Длительность проекта 5 месяцев
Это место
оставлять
пустым!
1С:Документооборот в «Группе компаний С7» (Зал «Толстой», 13:30-14:00)
Лахтин Виталий, Руководитель проектов, ООО «С7 Информационные технологии»
Бондарев Антон, Руководитель проектного офиса, ООО «1С-КПД»
«Группа компаний C7»
Это место
оставлять
пустым!
• Партнеры фирмы «1С» создают решения под любые требования
бизнеса.
• Фирма «1С» помогает партнерам:
• Даем рекомендации по корректной модернизации системы;
• Консультируем в сложных случаях;
• Осуществляем курирование и авторский надзор за проектами.
Решения партнеров
Это место
оставлять
пустым!
Английская версия (English Pack для 1С:Документооборот КОРП)
• Англоязычный интерфейс
• Перевод справки и сообщений пользователей
• Возможность переключения интерфейса
Это место
оставлять
пустым!
iPad- клиент Корп. портал на 1С «Битрикс24»
1С-КПД iDecide: Рабочее место
руководителя на iPad»
Работа с документами в системе электронного
документооборота «1С:Документооборот»
непосредственно с планшетного
компьютера Apple iPad.
Модуль интеграции «1С:Документооборот»
и «1С-Битрикс24»
Отображение документов из
«1С:Документооборот» пользователям
компании либо внешним пользователям
портала «1С-Битрикс 24».
Это место
оставлять
пустым!
• Оцените чего же хочется Вам, чего требует Ваш бизнес
• Выберите систему исходя из Ваших потребностей
• Встраивайте ее в концепцию развития ИТ
• Интегрируйте с другими системами
• Используйте ...
Выбор СЭД\ECM для решения задач бизнеса
Это место
оставлять
пустым!
Спасибо за внимание!
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Организация электронного архива финансовых документов в 1С:Документооборот
Наталия Бурцева, Директор 1С-КПД
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Бухгалтер по мнению Google
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Учет финансовых документов
акты товарные накладные счета-фактур
счета на оплату дополнительные соглашения
договоры акт-сверки КС-2
поступление товаров и услуг акт на передачу прав
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Обработка исходящих документов
Формирование документа в учетной системе. Формирование штрих-кода.
Автоматическое создание аналога документа в 1С:Документооборот.
Подписание документа у контрагента. Получение подписанного документа.
Сканирование полученного документа. 1С:Документооборот сам распознает штрих-код и прикрепляет изображение к соответствующей карточке.
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Штрих-код формируется автоматически на печатную форму, или вводится вручную с ленты или генератора шрих-кодов.
Формирование документа в 1С:УПП
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Происходит автоматически
Формирование документа в 1С:ДО
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
При сканировании система распознает
штрих-код и автоматически
прикрепляет скан
Сканирование оригинала документа
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Сохраняет связи документов
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Обработка входящих документов
• Получение входящего документа от контрагента.
• Дополнительная обработка распознает все реквизиты документов и формирует документ в учетной системе 1С.
• Автоматически создается карточка документа в 1С:Документооборот, для хранения сканированной копии оригинала.
• Изображение документа прикрепляется в карточку документа в 1С:Документооборот
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Распознавание документа в Учетной системе 1С
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Формирование документа в 1С:УПП
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Формирование документа в 1С:ДО
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Происходит автоматически
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
1С:Документооборот – создает порядок!
• Сохраняет документы.
• Сокращает время обработки документов.
• Просмотр напрямую из учетной системы 1С.
• Быстрый поиск документов.
• Оперативный доступ к документам.
• Обеспечивает надежность и долговечность.
• Поточное (массовое) сканирование.
• Распознавание реквизитов документов.
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
1С-КПД: сплошные плюсы!
1С-КПД – дочернее предприятие Фирмы «1С»
1 место в рейтинге ЦКД
Авторский курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» для организации электронного документооборота»
Авторский курс «Технология внедрения "1С:Документооборот»
Электронный курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8»
iPad клиент для «1С:Документооборот»
Разрабатываем полезные приложения для 1С:Документооборот Docstore
Более 100 обучающих видеороликов на YouTube (более 100 000 просмотров)
Более 5000 автоматизированных рабочих мест c положительными отзывами клиентов
Служба технической поддержки
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Комфортной работы с 1С:Документооборот!
Наталия Бурцева
+7 (495) 640-00-93
1С:Документооборотдля «шефа»
Арсен Чичикин,
Управляющий ООО «Софт Райз»
Содержание
1. ООО «Софт Райз» - новый партнер компании 1С
2. Электронный документооборот в АО
«АтомЭнрегоСбыт» - требования к рабочему
месту Генерального директора
3. Заключение
2
ООО «Софт Райз»
Команда экспертов в документообороте
o Создание и реализация методологии для
заказчиков;
o Внедрение автоматизированных систем
электронного документооборота на платформе
1С Документооборот;
o Обучение пользователей и администраторов
работе и поддержке СЭД.
3
АО «АтомЭнергоСбыт»
Энергосбытовая компания предприятий
Государственной корпорации по атомной энергии
«Росатом», входящая в состав ОАО «Концерн
Росэнергоатом».
АО «АтомЭнергоСбыт» ежегодно реализует более
16 млрд. кВт·ч электрической энергии для 38,3 тыс.
юридических и 1,6 млн. физических лиц, а также
обеспечивает теплоснабжение и управление жилым
фондом в городах-спутниках атомных станций.
4
АО «АтомЭнергоСбыт»
Контур документооборота АО «АтомЭнергоСбыт».
Центральный аппарат (г. Москва), территориальные
обособленные структурные подразделения в
городах: Курск, Тверь, Смоленск, Мурманск.
Количество пользователей в СЭД: 2850
Среднее количество новых документов в день: 600
5
Требования к рабочему местуГенерального директора
Количество документов на имя Генерального
директора - до 100 в день.
Цель этапа проекта: снизить трудозатраты
руководителя, обеспечить максимальную
эффективность при обработке интенсивного потока
документов, предоставить простоту и доступность
интерфейса.
6
Требования к рабочему местуГенерального директора
Реализация поставленной задачи:
АРМ «Табло задач Генерального директора»
На одном экране собрать информацию о:
поступающих руководителю документах;
состоянии поставленных задач, с разными
уровнями классификации.
Обеспечить обработку документов без
дополнительных действий пользователя –
сократить количество кликов и интерфейс-форм.
7
Требования к рабочему местуГенерального директора
Рубрикатор документов:
8
Требования к рабочему местуГенерального директора
Табло задач:
9
Заключение
Предложение разработчикам типовой конфигурации
Создать инструмент (трансформер) для настройки
рабочего места руководителя.
10
Спасибо за внимание
ООО «Софт Райз»
http://softrise.pro
http://софтрайз.рф
+7 495 125 28 18
11
Документооборот в муниципальных образованиях средствами 1С.
Преодолевая препятствия.
Информационный центр «Логос-К»
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Соловьев А.О.
Заместитель руководителя отдела разработки и проектов
2
Информационный центр «Логос-К»
Основные проблемы муниципальных образований
1. Контролирующие органы(Федеральная антимонопольная служба, прокуратура);
2. Вышестоящие инстанции (Администрации Президента, Администрация Московской области, Администрация Губернатора);
3. Сокращение личного состава;
4. Преодоление принципа: «Документ должен отлежаться»;
5. Организация совместной работы по оказанию муниципальных услуг с МФЦ;
6. Необходимость работы во МСЭД;
7. Контроль работы управляющих компаний.
3
Информационный центр «Логос-К»
Каким образом и какими средствами «1С:ДГУ» решает все эти проблемы:
Механизм ролевой адресации
контроля и исполнения
документов по различному
признаку;
Автоматическое создание бизнес-
процессов при возникновении
заданного условия;
Механизм напоминаний и
оповещений (SMS);
Синхронизация с почтовыми
клиентами;
Система отчетов для сотрудников
и ответственных лиц;
Предупреждение истекающего
срока по документу;
Механизмы проекта ответа и
продления сроков задач;
Разграничение прав доступа;
Синхронизация с электронной
приемной Главы;
Обмен электронными
документами с другими
муниципальными
образованиями;
Использование ЭЦП.
4
Информационный центр «Логос-К»
МЫТИЩИ1. Северо-восток Подмосковья (24 нп – д.с.п,) – 15 110 га
2. Население – 182 042 человека.
3. Живет в г. Мытищи – 174 824 человека ( 96%).
4. Уровень доступа населения к интернету – 93,8%.
5. В городе бесплатный Wi-Fi в парке и на центральной площади
6. В шаговой доступности (в библиотеках) организованы бесплатные точки доступа к интернету (ОМСУ).
7. г. Мытищи – постоянный лауреат и призер всероссийских и региональных смотров-конкурсов по уровню благоустройства и комфортности проживания.
5
Информационный центр «Логос-К»
ДОКУМЕНТООБОРОТ
1. Документооборот Администрации городского поселения Мытищи основан на инструкции по делопроизводству (составленной с учетом 59-ФЗ).
2. Документооборот оказания муниципальных услуг основывается на регламентах оказания муниципальных услуг органами Администрации (210-ФЗ).
3. Для каждого из этих видов документооборота организована отдельная база данных (конфигурация).
6
Информационный центр «Логос-К»
7
Информационный центр «Логос-К»
Полнота использования возможностей СЭД «1С:ДГУ 8»:
• Мероприятия;
• Отчеты;
• Разграничение прав и полномочий пользователей;
• Интеграция с официальным сайтом ОМСУ;
• Оповещения (SMS);
• Использование ЭЦП;
• Хранение файлов;
• Сканирование и распознавание изображений;
• Использование встроенного почтового клиента;
• Полнотекстовый поиск данных;
• Межмуниципальный документооборот (МЭДО) - СВД.
8
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Результат:
1. Администрация ГП Мытищи перешла на СЭД«1С:Документооборот государственного учреждения 8» с 2011 года.
2. Подготовительные работы и внедрение в эксплуатацию СЭД заняло 3 месяца (4 квартал 2010).
3. Типовая конфигурация «1С:ДГУ 8» была доработана по требованию заказчика:
• Автоматическое назначение исполнителей (процесс «рассмотрение»);
• Карточки входящих-исходящих документов;
• Работа с почтой – автоматизированная загрузка в карточку;
• Интеграция с официальным сайтом.
9
Информационный центр «Логос-К»
0
50
100
150
200
250
300
2012 2013 2014
20
188
287
Сотрудники
0
5
10
15
20
25
30
35
2012 2013 2014
0
16
34
Управляющие компании
Охват СЭД 1С в разрезе пользователей
10
Информационный центр «Логос-К»
Общий объём документооборота
34800 35839
4029642317 41481
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
45000
50000
2010 2011 2012 2013 2014
Объём документоборота
За период 2014 года документооборот в Управлении по делопроизводству администрации городского поселения
Мытищи составил 41481 единицу (2013 год - 42317 единиц) – уменьшение на 2%
11
Информационный центр «Логос-К»
Топ 10 исполнителей
0
1 000
2 000
3 000
4 000
5 000
6 000
7 000
8 000
9 000
8 922
7 183
3 781
1 158 1 115990
483 482 363 298 158 19
Бирюков Николай Кузьмич 8922Сапожников Николай Иванович 7183Казаков Александр Михайлович 3781Карандашов Дмитрий Рифатович 1158Сойников Евгений Владимирович 1115Железняков Виктор Алексеевич 990Лысенко Светлана Ивановна 483Копылов Игорь Александрович 482Вихляева Наталья Егоровна 363Авдеева Раиса Александровна 298
Подразделение РуководительДней
наложения резолюции
Дней прохождения документов
Глава Казаков Александр Михайлович 0,29Первый заместитель главы администрации
Бирюков Николай Кузьмич 0,36
Заместитель главы администрации Сапожников Николай Иванович 0,4
Начальник управления потребительского рынка и услуг
Морозова Галина Михайловна 0,82 11,39
Начальник управления по экономике Вихляева Наталья Егоровна 0,85 11,8
Заместитель главы администрации Лысенко Светлана Ивановна 1,24
Начальник управления строительства Яськив Иван Васильевич 1,25 15,42
Начальник управления транспорта и связи Копылов Игорь Александрович 1,31 13,43
Начальник управления земельно-имущественных отношений
Савкин Артур Геннадьевич 1,55 14,82
Заместитель главы администрации Сойников Евгений Владимирович 2,67
Начальник управления по физической культуре, спорту и работе с молодежью
Астафьев Дмитрий Александрович 3,56 4,67
Начальник управления ЖКХ Железняков Виктор Алексеевич 4,55 13,95
Начальник финансового управления Авдеева Раиса Александровна 4,6 7,68Начальник управления по социальной политике
Лисицына Татьяна Ивановна 5,43 14,05
среднее 1,96 12,6 12
Информационный центр «Логос-К»
Сроки прохождения документов
13
Информационный центр «Логос-К»
Эффект использования СЭД :
1. Средний срок прохождения документов – 14,6 дня;
2. Сокращение личного состава – 19%;
3. Объем закупок бумаги уменьшился в 2 раза.
14
Информационный центр «Логос-К»
СЭД МУ ГП Мытищи
1. Документооборот муниципальных услуг органами Администрации ведется самостоятельно и не входит в структуру общего документооборота
2. В настоящее время в СЭД предусмотрено оказание 35 услуг.
15
1С: Документооборот «МУ ГП Мытищи»
1. Конфигурация "МУ ГП Мытищи" развернута на платформе "1С:Документооборот"
как новая система электронного документооборота для оказания муниципальных
услуг.
2. Для каждого подразделения Администрации, на которое возложена функция
оказания муниципальных услуг, в конфигурации открывается собственный раздел, где
ведется документооборот по муниципальным услугам. Данный раздел доступен только
сотрудникам этого подразделения управлению по делопроизводству, а также Главе
поселения, Первому заместителю Главы Администрации и заместителям Главы
Администрации по направлениям.
3. При этом каждый орган Администрации в этой конфигурации может вести свой
собственный, т.н. «ведомственный» документооборот.
4. Данный механизм документооборота подходит для использования любыми
структурами Администрации, независимо от их особенностей: для Управлений,
отделов, или бюджетных учреждений (напр. УЗИО, Управление капитального
строительства и инвестиций и т.п.).
5. Контроль за исполнением муниципальных услуг подразделения осуществляют
должностные лица Администрации.
16
1С: Документооборот «МУ ГП Мытищи»
Взаимодействие с МФЦ
1. Взаимодействие с МФЦ каждое подразделение производит
самостоятельно, независимо от других подразделений, в
соответствии с действующим регламентом оказания услуг.
2. Электронное взаимодействие с МФЦ организуется напрямую через
встроенный сервис электронной почты документооборота в каждом
разделе.
Контроль
Контроль за оказанием муниципальных услуг осуществляют:
1. Глава поселения
2. Первый заместитель Главы Администрации
3. Заместитель Главы Администрации
17
Спасибо за внимание!
Информационный центр «Логос-К»
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Соловьев А.О., ООО «ИЦ «Логос-К»
Тел. +7 (495) 583-8888, e-mail: [email protected]
Тел. +7 (967) 115-9765, e-mail: [email protected]