Integración business case

Integración Business Case

Lic. David Alonso Guerra CarrascoI.D. 207822

Índice (dar click en opción deseada) Antecedentes de la empresa Problemática Analizada Objetivos Beneficios esperados Medidas de progreso y desempeño ¿Innovador? Riesgos y como lidiar con ellos Plan de trabajo Elementos administrativos y recursos. Alternativas y solución elegida Bibliografía

Antecedentes de la empresa Sonne Energía Renovable es una empresa dedicada a la

comercialización de equipos de calentamiento solar de agua para casa, alberca e industria. Es pionera en el mercado regional donde lleva más de 4 años desempeñándose como líder en el mercado local.

Sonne nace al ver un gran potencial en el aprovechamiento de la energía solar en la Comarca Lagunera (principalmente en Gómez Palacio, Durango y Torreón, Coahuila), siendo esta zona de las que mayor incidencia solar tiene en el país.

La empresa es muy compacta en su organización y maneja una estructura mixta entre personal de planta y subcontratados, además de persona que solo se les solicita sobre proyecto.

Actualmente se encuentra en una etapa de reestructuración ya que ha tenido un crecimiento muy acelerado en los últimos años y el manejo de la información cada vez es más complicado.

Problemática analizada

Sonne Energía Renovable se encuentra en una etapa de reestructuración ya que ha tenido un crecimiento muy acelerado en los últimos años además de que su oferta de productos se ha multiplicado por lo que se ve en la necesidad de implementar un sistema que le permita manejar adecuadamente la información tanto de los clientes, proveedores, productos y finanzas, y a su vez ofrecer un mejor servicio a los clientes en términos de tiempos de entrega, disponibilidad de producto y modalidad de compra.

Al no llevar un control y procesamiento adecuado de la información de los proveedores, la empresa perderá competitividad ya que no se tendrá un seguimiento puntual de las órdenes que se tienen en proceso ni conocer el estatus de su crédito con los mismos, que puede ocasionar problemas al tratar de generar nuevos pedidos debido a adeudos, que al final de cuentas afecta al cliente.

En cuanto a no llevar un buen control de inventarios, genera un problema en términos de disponibilidad de producto, ya que un vendedor puede confiarse en ofrecer cierto equipo que aparentemente esta en inventario y después darse cuenta que ese artículo no fue actualizado y requiere pedirlo a fábrica.

Objetivos

Identificar cuales son las necesidades más importantes en términos de información de la empresa.

Seleccionar que TI es la más conveniente para las necesidades de la organización mediante una evaluación previa.

Administrar mediante la TI la información de la empresa para así tener mejor control de la misma y reducir gastos organizacionales.

Beneficios EsperadosTipo de objetivo Hacer nuevas cosas Hacer las cosas mejor Dejar de hacer cosas

Financieras

Beneficio: Aumentar ventas 20%.

Medida: Aumentar la cantidad de clientes. Consumo por cliente promedio: $11,950. Incremento en ventas: $430,200.

Beneficiario: Gerente de Ventas.

Beneficio: Eliminar gastos de venta no justificados.

Medida: Gastos de ventas no justificados en años anteriores $36,751.


Beneficio: Eliminar impresión de documentos digitales para uso interno.

Medida: Impresión de documentos para uso interno = 4,800 documentos. Costo por documento = $0.20. Ahorro = $1,200.

Beneficiario: Gerente de Finanzas.

Cuantificables

Beneficio: Eliminar duplicación de procesos.

Medida: Tiempo actual en proceso duplicado= 11,340 minutos.


Medibles

Beneficio: Ventas por internet.

Medida: Número de ventas por internet actuales = 0.


Observables

Beneficio: Miembros de la organización se motivan por el uso de nuevas técnicas de ventas.

Medida: Incremento en la motivación de tele-vendedores.

Beneficio: Gerente de Ventas.

Beneficio: Mejor manejo en información del cliente.

Medida: Más y mejor información del cliente.

Beneficiario: Gerente de Ventas / Servicio al Cliente.

Medidas de progreso y desempeño Cuando el proyecto este realizado se espera que obtenga las

siguientes metas de desempeño:

Proveedores: Tener un control adecuado de la información entre los proveedores y la empresa como órdenes de compra, cartera, fechas de entrega y lead time.

Inventario: Llevar un control minucioso de inventario disponible, rotación de inventario, puntos de reabastecimiento, mermas y valor de inventario.

Clientes: Tener en tiempo real disponibilidad de producto, tiempo de entrega, manejo de garantías y modalidad de venta por internet.

Finanzas: Llevar un control actualizado de estado de la empresa, cartera vencida, crédito, estados financieros e indicadores contables traducidos en gráficas y tablas para una mejor perspectiva y comparación.

¿Innovador?

Es innovador en el sentido a que muy pocas empresas del sector utilizan un sistema de administración de información y esto permite tener una ventaja competitiva en el mercado.

Riesgos y como lidiar con ellosRiesgo Como lidiar con ellos

Técnicos -Capacitación para manejo de nueva tecnología.

- Reemplazo de tecnología anterior por nueva.

Se realizará un programa de capacitación para cada usuario y se ira incorporando paulatinamente el sistema tomando en cuenta que cada cambio no afecte la operación de la empresa.

Financieros -Retorno de inversión más lento de lo esperado.

-Aumento en costos anuales en soporte y licencias posteriores.

Se tiene un una análisis de costo y estimado de incrementos anuales y además se evaluara conforme vaya avanzando el proyecto los gastos que éste genera y compararlos con el análisis inicial para identificar y corregir posibles desviaciones.

Organizacionales -Mal uso de datos e información.

-Manejo inadecuado del sistema.

- Renuencia a usar los nuevos sistemas.

Se reformarán los contratos de confidencialidad de la empresa acorde a las nuevas tecnologías implementadas y además se les explicará a cada usuario el beneficio en tiempo y desempeño que traerá el uso del sistema para una mejor aceptación.

Plan de trabajo

Identificar las necesidades de información de la empresa.

Investigar que TI son las más adecuadas para solucionar las necesidades de la empresa.

Evaluar las alternativas de solución mediante métodos que permitan elegir la mejor solución para la problemática.

Evaluar los distintos problemas que se pueden presentar al implementar el sistema seleccionado y como remediarlos.

Determinar un tiempo de instalación donde no interfiera con las operaciones de la empresa y permita al usuario irse familiarizando con él incorporándolo paulatinamente.

Evaluar cada etapa de implementación y compararla con el proyecto original para identificar posibles desviaciones y corregirlas oportunamente.

Llevar un control después de la instalación del sistema para medir el desempeño y cuantificar los beneficios y proponer posibles mejoras.

Elementos administrativos y recursos. El proyecto será administrado por un grupo conformado

por miembros de cada área donde se implementará el sistema que a su vez elegirán a una persona que se desempeñará como coordinador del proyecto. Cada miembro será un representante de su área y expondrá ideas y/o propuestas que permitan el mejor desempeño del proyecto.

A continuación se presenta el costo de la inversión:Costo de Inversión y Análisis de RiesgoCosto de InversiónCompra de software y hardware $55,000Costo de implementación $36,000Costo de infraestructura $13,900Costo de insumos $800Costo de entrenamiento $12,500Total $118,200Costos anuales en soporte y licencias. $26,700

Alternativas y solución elegida Se consideraron 3 alternativas para la solución del

problema, las cuales son las siguientes:

1) Realizar mediante la plataforma de Excel tablas dinámicas enlazadas por una red interna que permitan el acceso a los usuarios para visualizar los datos más básicos como son, situación de inventario, demanda, estados contables, entre otros, los cuales tienen que ser alimentados por personal de cada área por periodos pre establecidos.

2) Adquirir software Microsip con módulos de contabilidad, punto de venta, inventarios y administración que a su vez estén ligados a un sistema Pay Pal en la página de internet de la empresa.

3) Adquirir software SAP exponiéndole las necesidades que tenemos en cuanto a información y nos puedan ofrecer la mejor solución para nuestros problemas.

Alternativas y solución elegidaCaracterísticas y funcionalidades

Modesto (1) Moderado (2) Elaborado (3)

¿Quiénes están involucrados?

Asistente de Dirección. Contabilidad, Ventas, Almacenes

Asistente de Dirección, Contabilidad, Ventas, Almacenes.

Asistente de Dirección, Contabilidad, Ventas, Dirección, Almacenes

¿Qué datos necesito?

Reporte de ventas, estados contables, demanda, inventarios.

Reporte contable y ventas, demanda, inventarios, rotación, puntos de reorden, gráficas, tablas.

Reporte contable y ventas, demanda, inventarios, puntos de reorden, gráficas, tablas.

Tiempo.

Se puede realizar a corto plazo debido a que se tiene el software ya instalado, solo es necesario crear las tablas dinámicas

Requiere adquirir equipo y software para la operación del sistema, capacitación y adecuación del sistema.

Requiere un análisis previo por parte de SAP sobre las necesidades de la empresa y todo el proceso de compra e instalación del sistema.

Accesibilidad a la información.

Es rápida pero muy incompleta ya que solo arroga datos cargados por otros usuarios.

Es mayor ya que los datos se van actualizando automáticamente y se pueden generar gráficas y tablas de apoyo.

Permite tener un mayor acceso a la información y le permite otorga al usuario mas herramientas para su mejor interpretación.

Alternativas y solución elegidaBeneficios Modesto (1) Moderado (2) Elaborado (3)

Más Barato

Ya que tiene tanto el equipo como software.

No requiere un hardware complejo ni costo del software accesible.

Permite reducir más los gastos de operación de la empresa.

Más Rápido

Puede empezar a implementarse de inmediato.

Software muy amigable para el usuario que permite tener acceso a la información rápidamente.

Elabora e incorpora distintas operaciones de la empresa en reportes para una mejor interpretación.

Mejor

No requiere mucha inversión y ofrece información rápida.

Ofrece resultados más sustentados con inversión moderada.

Se utilizan al máximo los recursos obteniendo datos más exactos.

Alternativas y solución elegidaModesto Moderado Elaborado

1° Año Siguiente año



Etapa en que se encuentra la empresaEntrenamiento sobre información de tecnología.

$7,000 $4,500 $10,000 $4,000 $30,000 $16,000

Acceso para usuariosHardware para usuarios finales $5,000 $4,000 $10,000 $3,000 $18,900 $7,000

Software para usuarios finales $7,500 $3,000 $45,000 $1,000 $150,000 $30,000

Redes y accesos para usuarios finales.

$4,800 $4,800 $13,900 $13,900 $20,000 $20,000

Soporte para usuario finalHelp Desk $2,500 $2,500 $6,000 $6,000 $12,000 $12,000

Desarrollo y mantenimientoEntrenamiento $3,000 $2,500 $15,000 $5,000 $45,000 $15,000

Diseño y desarrollo del sistema.

$10,000 $0 $9,500 $0 $38,000 $0

Insumos $6,150 $1,150 $800 $800 $2,700 $700Misceláneos $1,500 $1,500 $2,500 $2,500 $10,000 $10,000

Seguridad $2,000 $700 $5,500 $5,500 $15,000 $15,000

Subtotal de infraestructura $36,950 $15,150 $87,200 $26,700 $254,600 $82,700

Subtotal de recursos humanos $12,500 $9,500 $31,000 $15,000 $87,000 $43,000

Costos Totales $49,450 $24,650 $118,200 $41,700 $341,600 $125,700

Alternativas y solución elegida

La razón por lo que se eligió el modelo Modesto, Moderado y Elaborado es porque las alternativas a evaluar son distintos niveles de funcionalidad de la misma solución (Dawes, S. S., T. A. Pardo, S. Simon, A. M. Cresswell, M. F. LaVigne, D. F. Andersen and P. A. Bloniarz 2004). Además el modelo multiatributo requiere un conocimiento más especializado para ponerlo en práctica, por lo que al no tener pleno conocimiento del proceso de desarrollo de este modelo de evaluación de alternativa se puede llegar a caer en subjetividad que a su vez ésta repercuta negativamente en la elección de la mejor alternativa.

Mediante el modelo Modesto, Moderado y Elaborado y después de una análisis, la alternativa más adecuada es la moderada, ya que la alternativa modesta ofrece resultados muy pobres, mientras que la alternativa moderada reduce su costo al siguiente año en un 65%. Aunque la alternativa modesta es más rápida, la calidad del resultado no es equiparable con la moderada, por lo que tiene el riesgo de no ofrecer resultados objetivos.

Alternativas y solución elegida La alternativa Elaborado queda descartada ya que

tiene un costo 188% mayor que la moderada y aunque los resultados que ofrece son superiores, las necesidades de la empresa pueden ser perfectamente cubiertas por la solución moderada. Aunque en el año siguiente, el costo de la alternativa elaborada disminuya 63%, el costo sigue siendo más de un 201% mayor que la alternativa moderada.

La solución elegida es implementar el paquete Microsip con los módulos para administración contable, punto de venta, inventarios, administración y esté ligada a un sistema Pay Pal dentro de la página de internet de la empresa.

Bibliografía Daniel, D., Peppard, J., and Ward, J. (Marzo 2008), Building Better Business Cases For

IT Investments, MIS Quarterly Executive, No. 1 Vol. 7, 1-15.

Daniel, D., Peppard, J., and Ward, J. (Marzo2007), Mananging the Realization of Business Benefits from IT Investments, MIS Quarterly Executive, No. 1 Vol. 6, 1-11.

Dawes, S. S., T. A. Pardo, S. Simon, A. M. Cresswell, M. F. LaVigne, D. F. Andersen and P. A. Bloniarz (2004), Making Smart IT Choices, Albany, Universidad de Albany .

Larsen y Bloniarz, A Cost and Performance Model for the Web Service Investment, Communications of the ACM, No.2 Vol. 43 , Febrero 2000.

Anderson-Lehman, R., H. J. Watson, et al., Continental airlines flies high with real-time business intelligence, MIS Quarterly Executive, No.4 Vol.3 , Diciembre 2004

Carte, T. A., A. B. Schwarzkopf, et al., Advanced business intelligence at Cardinal Health, MIS Quarterly Executive, No.4 Vol.4 , Diciembre 2005.

Dawes, S. S., T. A. Pardo, S. Simon, A. M. Cresswell, M. F. LaVigne, D. F. Andersen and P. A. Bloniarz, Making Smart IT Choices, Albany, Universidad de Albany.

Dennis, A. R. and I. Vessey, Minessota, Three knowledge management strategies, MIS Quarterly Executive, No.4 Vol.4 , Diciembre 2005.