BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

Propuesta Proyecto

Leonardo Reyes Profesional TI & Reingeniería de Procesos pro@leonardoreyestorres.com

Situación actual

La finalidad de este detallado estudio pretende presentar una propuesta clara, real, imprescindible e inmediata buscando un cambio estructural general mediante la implementación de nuevas formas de realizar procesos productivos, eficientizar la calidad de sus productos, mejorar la calidad del servicio hacia sus clientes, básicamente potenciar una capacidad de producir bienes y servicios más baratos, implementar proyecto Ciclo de Vida del Producto buscando:

a) Posesionarse en el mercado ante el avance de su competencia directa e indirecta (local e internacional)

b) Afrontar los retos del futuro a corto, mediano y largo plazo a nivel organizacional

c) Reducción de Costes y Aumento de Productividad por medio de la optimización de recursos tecnológicos, humanos y operativos que permitan flexibilidad antes cambios inesperados del entorno (gobierno, leyes, economía mundial, competencia, etc)

Análisis Funcional

El resultado del mismo presentado a la Dirección General es plantear el diseño e implementación de un BPR ( BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING ) o mejor conocido en castellano como Reingeniería de Procesos.

Enfoque General del Proyecto a) Propuestas Nuevos Organigramas de Operaciones, Producción,

Comercial, Financiera y Dirección General.

b) Pasar de una Estructura Vertical hacia una estructura Horizontal (más eficiente, más dinámica y mas ágil hacia los cambios que se proyectaban corto plazo)

c) Aplicar un Modelo eficiente para la Cadena de Suministro donde se detectó Modelo 80 - 20 en la fabricación, instalación y posterior soporte técnico de dichos componentes.

Concepto general

Análisis Funcional

BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

RESTRUCTURACION OPERATIVA GENERAL (Esquema básico)

“Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”

Hammer y Champy - padres del concepto de Reingeniería de Procesos

Una empresa es competitiva sí es capaz de producir bienes y servicios más baratos o de mejor calidad que la competencia, o sí es capaz de lanzar productos nuevos o muy diferenciados. La ventaja competitiva está inmersa en los capitales de la empresa y en su articulación, retroalimentándolos, alcanzando sentido cuando se contrasta y válida con el entorno y dinámica competitiva de la empresa

(Durán 2001)

Definición Gerencial

BPR (BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

· La reingeniería en los procesos de la empresa es una filosofía de mejora por la cual se busca lograr mejoras graduales en el rendimiento, rediseñando procesos mediante los cuales una organización opera, maximizando el contenido de valor agregado y minimizando cualquier otra cosa. Este método se puede aplicar a nivel de procesos individuales o a toda la organización.

· La reingeniería es un esfuerzo organizado, conducido desde arriba hacia abajo en la organización, con el objetivo de rever, tanto como sea posible y necesario, reformular completamente sus principales procesos de trabajo, de forma tal de conseguir mejorías de gran nivel en lo que respecta al aumento de la productividad, la calidad de los servicios y productos y la eficacia en la atención de los clientes.

Definición Conceptual

BPR (BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

· El proceso por el que las empresas se convierten en competidores de clase mundial al rehacer sus sistemas de información y de organización, formas de trabajar en equipo y los medios por las que dialogan entre sí y con los clientes.

· La reingeniería en los procesos de la empresa es una filosofía de mejora por la cual se busca lograr mejoras graduales en el rendimiento, rediseñando procesos mediante los cuales una organización opera, maximizando el contenido de valor agregado y minimizando cualquier otra cosa. Este método se puede aplicar a nivel de procesos individuales o a toda la organización.

· La reingeniería es un esfuerzo organizado, conducido desde arriba hacia abajo en la organización, con el objetivo de rever, tanto como sea posible y necesario, reformular completamente sus principales procesos de trabajo, de forma tal de conseguir mejorías de gran nivel en lo que respecta al aumento de la productividad, la calidad de los servicios y productos y la eficacia en la atención de los clientes.

BPR (BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

Aplicación Conceptual

Etapa de Diseño Etapa de Ejecución

Feedback

Ejecución en corto plazo.Importancia de la Gerencia la implementación.El feedback (retroalimentación) como elemento clave.

Esquema cronológico del BPR

Analisis – Diseño - Implementación

BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

CARACTERISTICAS, CAMBIOS PROPUESTOS Y OBJETIVOS A LOGRAR

( Propuesta 2010 – 2011 )

DIRECCION GENERAL

Comité DE DIRECCION / INVERSORES

DIRECCION COMERCIAL

DIRECCION OPERACIONE

S

DIRECCIONPRODUCCION

DIRECCIONFINANCIERA

AREA DECALIDAD

PROVEEDORES ESTRATEGICOS ( PRODUCTOS Y SERVICIOS )

SERVICIOS OUTSOURCING ( INTERNOS – EXTERNOS RRHH )

SOCIOS ESTRATEGICOS ( TECNOLOGIA / MARKETING )

DIAGRAMA GENERAL PROPUESTO

AREA DESISTEMAS

DIRECCION COMERCIAL

EQUIPO COMERCIAL

DIAGRAMA DIR.COMERCIAL PROPUESTO

CALL CENTER

NACIONAL INTER -NACIONAL

DISTRIBUIDORES SAT

SERVICIOS 3G

DEPARTAMENTO ADMINISTRACION

PROYECTOS CALL CENTER

SERVICIO SAT POSTVENTA

APOYO INTERNO (Taller,Almacén,etc)

DIRECCIONFINANCIERA

DIRECCIONOPERACIONES

FERIAS, EXPOSICIONES, EVENTOS

BENCHMARKING,ANALIS DEL MERCADO,

ANALISIS COMPETENCIA

• Definición estrategia comercial general de la empresa• Definición clara de los objetivos económicos anual / semestral / mensual por producto (hw y sw)• Optimizar la red actual de distribuidores nacionales-internacionales para potenciar ventas indirectas así como buscar nuevos en mercados emergentes (ej: Asia y América).

SOPORTE ECONOMICO DE LOS PPTTOS AREA – VIAJES, FERIAS

SOPORTE TECNOLOGICO, ATENCION CLIENTE Y POSTVENTA

ACORDE A LOS PRODUCTOS /SERVICIOS COMERCIALIZADOS

DIRECCIONPRODUCCION

SOPORTE TECNOLOGICO QUE CUMPLA CON LOS EXPECTATIVAS

DEL CLIENTE SOBRE LOS PRODUCTOS /SERVIC IOS OFRECIDOS

AREA DECALIDAD

PROVEEDORES ESTRATEGICOS

SERVICIOS OUTSOURCING

SOCIOS ESTRATEGICOS

MARKETING Y PUBLICIDAD

NACIONAL INTER -NACIONAL

INTERNET– B2B - MARKETPLACE

REVISTAS, MEDIOS ESPECIALIZADOS DEL

SECTOR

INTRANET

/

EXTRANET

WWW.EMPRESA.

COM

AREA DESISTEMAS

DIRECCION OPERACIONES

CALLCENTER YSISTEMAS

DIAGRAMA DIR.OPERACIONES PROPUESTO

PROYECTOS NACIONALES

PROYECTOS INTER-

NACIONALES

INTERACCION DIARIA ENTRE TODAS LAS AREAS Y EVALUACION INDIVIDUAL DEL DESEMPEÑO POR AREA / COLABORADOR

DIRECCIONFINANCIERA

DIRECCIONCOMERCIAL

• Definición estrategia operativa general de la empresa• Definición de los objetivos de operación específicos para las áreas call center, sistemas, área postventa y área producción.• Reducir los costes operativos principalmente en áreas de producción y postventa mediante controles y seguimientos periódicos hasta lograr los niveles exigidos por calidad.• Optimizar y mejorar los estándares de servicio actuales en áreas TIC y postventa de cara a LOS CLIENTES mediante controles y seguimientos periódicos hasta lograr los niveles exigidos por calidad.

SOPORTE ECONOMICO DE LOS PPTTOS AREA – VIAJES, DIETAS

APOYOADMINISTRATIVO Y GESTION PARA CUMPLIR ESTANDARES DE

SERVICIO

DIRECCIONPRODUCCION

SOPORTE TECNOLOGICO QUE CUMPLA CON LOS EXPECTATIVAS DEL CLIENTE SOBRE LOS PRODUCTOS /SERVIC IOS

OFRECIDOS

PROVEEDORES ESTRATEGICOS

SERVICIOS OUTSOURCING

SOCIOS ESTRATEGICOS

POSTVENTA

DISTRIBUIDORES

PRODUCCION

OPTIMIZACION DE PROCESOS Y MEJORA

CONTINUAINSTALACIONES Y VISITAS

TECNICAS

PROVEEDORES DE EQUIPOS Y SERVICIOS

SOPORTE TECNICO ON-LINE NON-STOP 365dias

DISTRIBUIDORES

INSTALACIONES AREAS CRITICAS

REPARACIONES EN GARANTIA CALIDAD Y TIEMPSO DE

ENTREGA E ACORDADOS PARA

CLIENTES Y DISTRIBUIDORES DE

TIC

INSTALACIONES Y VISITAS TECNICAS

NACIONALES E INTERNACIONALES

REPARACIONES FUERA DE GARANTIA

COMPRAS

APROVISIONAMIENTO GENERAL

PROVEEDORES INTERNOS Y EXTERNOS

(NAC/INTERNAC)

AREA DECALIDAD

AREA DESISTEMAS

CADENA DE SUMINSTRO

COMPRAS PRODUCCION POSTVENTA YDISTRIBUIDORES

Evaluación Proveedores y Materiales Evaluación de Logística y TransporteCertificación ISO 9000 Productos y Servicios( Nacional e Internacional )

DIRECCION FINANCIERA

AREA GESTIONCONTABLE

DIAGRAMA DIR.FINANCIERA PROPUESTO

DIRECCIONOPERACIONES

DIRECCIONCOMERCIAL

La Dirección Financiera ha de perseguir la maximización del valor de la empresa para el accionista.• Colaborar en la definición de estrategias de la compañía• Asignar los recursos (escasos) entre las diferentes áreas funcionales

mediante proyectos de Inversión • Coordinación de los servicios generales y del departamento

administrativo.• Planificar las fuentes de financiación en base al modelo de negocio.• Elegir los instrumentos idóneos en función de las condiciones del mercado.• Proteger la empresa de los riesgos de tipos de interés, divisas y bolsa.• Maximizar el flujo libre de caja.

SOPORTE ECONOMICO DE LOS PPTTOS AREA – VIAJES,

DIETAS

APOYOADMINISTRATIVO Y GESTION PARA CUMPLIR

ESTANDARES DE SERVICIO

DIRECCIONPRODUCCION

SOPORTE TECNOLOGICO QUE CUMPLA CON LOS

EXPECTATIVAS DEL CLIENTE SOBRE LOS PRODUCTOS /SERVIC IOS OFRECIDOS

SERVICIOS OUTSOURCING

PROVEEDORES ESTRATEGICOS

SOCIOS ESTRATEGICOS

AREA TESORERIA

Auditor internoDirección ContableElaboración de Estados FinancierosRelaciones con HaciendaNóminasDietas, viajes del personal

OPTIMIZACION DE LOS FLUJOS ACTUALES DE INFORMACION PARA LA

ADECUADA TOMA DE DESICIONES

Obtención y Gestión de los Recursos de la EmpresaRelaciones con los bancos Gestión de los flujos de caja Elaboración ppttos tesoreríaPago de DividendosContratación de Seguros

OPTIMIZACION DE LOS FLUJOS ACTUALES DE INFORMACION PARA LA

ADECUADA TOMA DE DESICIONES

AREA ADMINISTRACION

AREA DECALIDAD

AREA DESISTEMAS

INVERSION

FINANCIACION

AREAS DE DECISION

ESTRATEGIICA

DIRECCION DE PRODUCCION

DIAGRAMA DIR.PRODUCCION PROPUESTO

• Asegurar el optimo funcionamiento de los productos y servicios basados en las aplicaciones propias desarrollo de la empresa .

• Asegurar la competitividad siendo capaz de producir bienes y servicios más baratos o de mejor calidad que la competencia.

• Capacidad de seguir lanzando productos nuevos o muy diferenciados de la competencia.

COMPETITIVIDAD / CREACION DE VALOR / DIFERENCIACION

AREA DECALIDAD

AREA DESISTEMAS

DIRECCIONCOMERCIAL

APOYOADMINISTRATIVO Y GESTION PARA CUMPLIR

ESTANDARES DE SERVICIO

DESARROLLOSPROPIOS

DESARROLLOSEXTERNOS

BENCHMARKING

COMPETENCIADIRECTA LOCAl

COMPETENCIAINDIRECTA E

INTERNACIONAL

DISEÑO NUEVOSPROYECTOS

EXPLOTACION DEL KNOW-HOW TECNOLOGICO Y EXPERIENCIA DE PRODUCTOS DESARROLLADOS

CUMPLA O SUPERE LAS EXPECTATIVAS DE CLIENTES Y PROVEEDORES

OUTSOURCING

TI

C

TECNOLOGIA

PUNTA

DIRECCIONOPERACIONES

SOPORTE ECONOMICO DE LOS PPTTOS AREA – VIAJES,

DIETAS

DIRECCIONFINANCIERA

SOPORTE ECONOMICO DE LOS PPTTOS AREA –

VIAJES, DIETAS

PROVEEDORES ESTRATEGICOS

SOCIOS ESTRATEGICOS

SERVICIOS OUTSOURCING

DISEÑO NUEVOSPRODUCTOS

De Gerentes Supervisores a Gerentes Entrenadores.De Estructuras Jerárquicas a Estructuras Planas.De Ejecutivos Anotadores a Ejecutivos Líderes.

Cambios que se deberán producir

Cambio de Mentalidad Conceptual

De Departamentos Funcionales a Equipos de Procesos

De Tareas Simples a Trabajo Multidimensional

De Trabajador Controlado a Trabajador Facultado

De Entrenamiento a Educación

De Actividad a Resultados

Cambios que ocurrirán

Cambio de Funciones Conceptual

¡Otros elementos claves!

Infracción de reglas. Recordar que no interesa lo que hay antes.

Uso creativo de los medios tecnológicos que nos diferencian de la competencia buscando la excelencia.

Es de vital importancia el soporte tecnológico. Tip personal: es necesario, en la mayoría de los

casos, incorporar a la persona responsable de sistemas en el equipo.

Varios oficios se combinan en uno (trabajador de caso).

¿Y qué pasa cuando un proceso es imposible de centralizarlo en una persona?

Características del Rediseño

Se trabaja en Equipo: Equipo de caso.

Y qué pasa cuando un proceso es imposible de centralizarlo en una

persona?

Tratar de corregir un proceso en vez de cambiarlo

No olvidarse de todo lo que no es reingeniería de procesos

No hacer caso de los valores y las creencias de los empleados (nuevos valores...)

Conformarse con resultados de poca importancia.

¿Cómo asegurar el éxito?: ¡Errores!

Abandonar el esfuerzo antes de tiempo.

Tratar de que la reingeniería se haga de abajo hacia arriba.

Confiarle el liderazgo a una persona que no entiende de reingeniería.

Enterrar la reingeniería en medio de la agenda corporativa.

¿Cómo asegurar el éxito?: ¡Errores! Cont..

No distinguir la reingeniería del mejoramiento.

Concentrarse sólo en el diseño (hay que cambiar la realidad).

Tratar de hacer reingeniería sin volver a alguien desdichado.

Prolongar demasiado el esfuerzo.

¿Cómo asegurar el éxito?: ¡Errores! Cont..

Líder.

Dueño del Proceso.

Equipo de Reingeniería (5 a 10 personas como máximo)

Comité Directivo (estrategas generales)

El Zar: Desarrolla técnicas e instrumentos de reingeniería y logra sinergia entre los distintos proyectos de reingeniería en la compañía.

Integrantes propuestos (a desarrollar)

Desarrollar los sistemas que se requieran.¿Que más se necesita? Manual de procedimientos. Normas y Reglas. Capacitaciones del Personal. Programas de inducción. ... hasta ASEGURAR EL NUEVO PROCESO

Que debemos de crear para documentación y soporte adecuado ?

• La urgente y necesaria implicación del comité de dirección e inversores (no solo de la dirección general) para plantear soluciones inmediatas dadas las condiciones actuales de la empresa presentada continuamente por el personal actual en repetidas ocasiones.

• La ejecución de un cambio estructural, operativo, laboral y de mentalidad a todos los niveles mediante el diseño y ejecución de un BPR en cascada.

• Implicación a todos los niveles de dicho cambio estructural porque el problema no es solo de Dirección, es un problema de toda la organización.

Conclusiones

• Romper el paradigma actual de Jefe y cambiarlo por Líder.

• Ejecutar los cambios necesarios que tengan que hacerse siempre bajo la premisa que las instituciones perduran sobre las personas recordando que todas las personas son importantes pero nadie es indispensable (porque hay personas con tantas responsabilidades centralizadas bajo la actual estructura piramidal que aunque quieran ya no pueden, los que quieren no pueden y los que pueden no les dejan).

• La presentación actual pretende aplicar los cambios necesarios que permitan participar, liderar y ejecutar los proyectos necesarios en la empresa bajo el escenario actual tanto local y mundial.

Conclusiones

BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

FIN Propuesta Proyecto

Leonardo ReyesProfesional TI & Reingeniería de Procesospro@leonardoreyestorres.comhttp://about.me/leoreyes