BE PRODUCTIVEin an open office space

M ICHA E L   L E A F E R

OPEN OFFICESA few years ago, open office plans sweptthe nation as the next big thing to happento the workplace. Open office plansabandon cubicles ­­ and sometimes wallsaltogether ­­ in favor of barrier­freeworkspaces that resemble a classroomwith adjacent desks and little to noseparation between them.

In some instances, open offices workedwell. Particularly for young professionalsrecently graduated from college, theseopen floor plans played to their penchantfor sharing and social equity amongcolleagues and higher ups. 

NOT FOREVERYONEThere have been some drawbacks,though, to this seemingly perfect plan.For one, open office spaces can benoisy. Since there are no barriers tosound, conversations travel long andfar ­­ as do loud chewing noises,ringtones, and other potentiallydistracting sounds that have cartblanche to travel wherever they want.Whereas the lack of barriers wasthought to encourage conversation, insome instances, it’s discouraged it ­­some may not want theirconversations overheard and willresort to emailing or online messagingso as not to disturb their neighbors ormake their business public.

MANY TURN TO MUSIC

In theory, this should help negatesome of the distraction, but astudy has demonstrated thatmusic may actually be just asdistracting, if not more distracting,than the other noises, especially ifyou’re prone to sing along.

Human brains only have thecapacity to handle about one anda half conversations, so addingmore sounds to your already noisyworkspace ­­ plus the work youstill have to accomplish ­­ mayfatigue your mind. 

WHITE NOISEWebsites like coffitivity, simplynoise,rainymood, and other websitesproduce soft random noise to helpkeep your mind focused on the task athand. In addition to the proper sound,you may want to chose good noise­cancelling headphones over yourstandard earbuds to ensure anairtight seal from the outside world. 

BLOCK OUT TIMECoworkers may lean over to ask youquestions or offer comments whileyou’re deep in the zone, so creatingtimes when you don’t want anydisturbance from your neighbors willkeep unwarranted interruptions atbay. Block out time on your office’sshared calendar when you want to becompletely unavailable so others cansee this. For something more obvious,a “Do Not Disturb” sign propped up onyour desk will clarify any confusion asto whether you’re available forquestions.

MIND YOUR SPACE

Just as you want others to bemindful of your space, youshould be mindful of theirs. Asyour office permits, take phonecalls and perform noisyactivities somewhere that’s notthe common area.

Perhaps there’s a call room or acollaboration table you and yourcoworkers can use when you need to talk.By the same token, if the noise level is inthe common area is getting a little high foryour liking, you can always use one of thecall rooms as a quiet space for yourself.

WORK FROMHOMELastly, if your company is progressiveenough to enact the open floor plan, itprobably also allows for some work­from­home options, which I’ve writtenabout before. On days where youneed a perfect sanctuary, considerworking from home to hunker down. 

THANK YOUand happy working!

M ICHA E L   L E A F E R