Аналитика в закупках Роли закупщика….;)

Safarov Procurement Forum 2 Kiev, 2 Nov 2013

Роль 1: Закупщик -

построитель и упорядочиватель процессов

Производство Вертикальная интеграция

Сырье Металолом ____ кг/т. Чугун ____кг/т. ГБЖ ____кг/т. ========= =============== ======= Добавочные Известь ____кг/т. Доломит ____кг/т. Кокс (в кусках) ____кг/т. Кокс (вдувной) ____кг/т. Шпат ____ кг/т. Боксит ____кг/т. Проволка (C, SiCa) ____кг/т. Катанка (Al) ____кг/т. ========== =============== ======= Раскислители Алюмин.чушки ____кг/т. ========== =============== ======= Ферросплавы FeSiMn ____кг/т. FeSi ____кг/т. ========== ================ ======= Огнеупоры кирпич ____кг/т. массы ____кг/т. =========== =============== ======== Электроды ДСП ____кг/т. УПК ____кг/т.

___ кг/т. ___ кг/т. ___ кг/т ___ кг/т. ____ кг/т.

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

2 (КП) 20 У Д У 32Г2 У1

20 У1 10 У Д УН 35Г2Ф У

09Г2С 36Г2С (К)

ER7(R7T)

ТОП-10 марок составляют 90% объема

Фактический вес

Технология

Процесс закупки

Замечания: Дублирование рассчета потребности несколькими функциями. (Панирование и Финансы). Не оптимальный маршрут согласования Заявки на закупку в ИТ-предприятие (отсутствие закупок в маршруте согласования с опцией отказа). Не оптимальный анализ остатков запасов. (проводиться в процессе согласования заявленной потребности 2 раза). Процесс согласования товарного плана треубует оптимизации. (в том числе не учтены потребности с лид-таймом более 2-х месяцев).

Потенциальные последствия: Удлинение сроков подтверждения заказа на поставку и сроков поставки соответственно. Не точный заказ на поставку в следствие Того что запас отслеживается в ручном режиме.

Процесс движения ТМЦ и учета

1. Ручная работа 2. «Телефонное право» 3. Низкая автоматизация

Процесс распределения ответственностей (по РАСИ)

Этап процесса закупки Закупки

ДС

Закупк

и ЦО

Технол

ог

Произ

водств

о

Финан

сы

Тех.слу

жбы

Юри

сты

Ген.Дир

ектор

Определить

Техническая спецификация C/I A R R

Коммерческая спецификация R R/A

Цели и КПЕ R R

Список поставщиков-участников R R C C

Выбрать

Проведение тендера R R I I

Анализ коммерческой и технической

части предложения R R R R

Переговоры R R R R A

Выбор поставщика и контракт R R А А А

Поставить

Размещение заказа на поставку и

контроль поставки R I С А C А

Оплаты R A I A I I

Решение спорных вопросов C I R C R R I

Оценить

Оценка выполнения закупки

Оценка достижения целей и КПЕ

Оценка поставщика по факту

выполнения заказа

Роль 2: Закупщик –

повышатель плановости и улучшатель рабочего капитала

ABC (80/15/5) + Класс А Категория закупок Количество SKU

Удельный вес

SKU, %

Затраты на

закупку, грн.

Удельный вес ,

%

А 68 2% 764 171 867 80%

В 231 5% 144 669 246 15%

С 4003 93% 47 871 749 5%

Итого 4302 100% 956 712 863 100%

• Класс А – самая дорогая группа. 68 СКЮ покрывает 80% оборота всех закупок. • Класс С – самая многочисленная группа. 93% всех СКЮ покрывают 5% оборота. • Экономия 1% А-класса дает порядка 8 000 000 грн.

85%

54%

0% 0% 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0,0

100,0

200,0

300,0

400,0

500,0

600,0

700,0

800,0

Товари Послуги Роботи 0

мл

н, г

рн

Удельный вес группы в общей стоимости

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

0,010,020,030,040,050,060,070,080,090,0

100,0

мл

н, г

рн

ТОП-20 номенклатур класса А= 60% оборота закупок

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

0,020,040,060,080,0

100,0120,0140,0160,0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

мл

н, г

рн

ТОП-10 поставщиков класса А = 75% оборота закупок

XYZ (5/15/80) + Класс Z

Категория закупок Количество SKU Удельный вес

SKU, %

Затраты на

закупку, грн.

Удельный вес ,

%

X 178 4% 27 672 248 3%

Y 7 0% 12 697 045 1%

Z 306 7% 801 206 236 84%

D 3811 89% 115 137 333 12%

Итого 4302 100% 956 712 863 100%

• Самые большие обороты (84%) входят в наименее прогнозируемую группу поставок с высокой долей неопределенности.

• Наиболее прогнозируемая группа СКЮ (X) оборачивает всего 3% товаров (178 СКЮ). • Наибольшее количество СКЮ (3811 или 89%) закупались не более 2-х раз.

88%

48%

1% 0% 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0,0

100,0

200,0

300,0

400,0

500,0

600,0

700,0

800,0

Товари Послуги Роботи 0

мл

н, г

рн

ABC-XYZ в разрезе сводных групп. As Is.

Категории X Y Z D Итого

A АX АY АZ АD

764 171 868 7 599 438 11 681 166 720 522 009 24 369 255

B ВX ВY ВZ ВD

144 669 246 16 989 486 971 293 74 279 751 52 428 716

C СX СY СZ СD

47 871 749 3 083 324 44 586 6 404 476 38 339 363

Итого: 956 712 863

ABC-XYZ группировка по оборотам закупки

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

3 000

3 500

4 000

АX АY АZ АD ВX ВY ВZ ВD СX СY СZ СD

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Вартість закупівлі Кількість SKU

• Доминирующие группы в матрице: AZ и CD. • Группа AZ. 75% оборота = закупается наименее прогнозируемо и стабильно. • Группа CD. 86% СКЮ = поставлялось не чаще, чем в 2-х месяцах года.

Категории X Y Z D Итого

A АX АY АZ АD

68 3 3 57 5

B ВX ВY ВZ ВD

231 34 3 95 99

C СX СY СZ СD

4 003 141 1 154 3 707

Итого: 4 302

ABC-XYZ группировка по номенклатуре СКЮ

ABC-XYZ в разрезе сводных групп. To Be.

Факт. Янв-авг.2013: 75% закупки в кат. AZ

Вводные: ------------ Отсутствие отслеживания уровня прогнозируемости поставок ТМЦ и эффекта на организационный и рабочий капитал. =========================== Результат: -------------- 83% товаров (90% нормируемых)

0

200

400

600

800

АX АY АZ АD ВX ВY ВZ ВD СX СY СZ СD

Мл

н.

Факт (грн) target

План на окт.2013 - апр.2014 : 60 % закупки в кат. AY

Вводные: ------------ Планирование прогноза потребления и закупок целевой группы номенклатур: а) нормируемые (100%) б) номенклатур с малым отклонением коеф. вариации за результатами XYZ-анализа). ========================= Результат: -------------- 70% товаров (из них 95% норм.)

0

100

200

300

400

500

600

700

АX АY АZ АD ВX ВY ВZ ВD СX СY СZ СD М

лн

. Факт (грн) target

План на окт.2013 – окт.2014: 60 % закупки в кат. AX

0

100

200

300

400

500

600

700

АX АY АZ АD ВX ВY ВZ ВD СX СY СZ СD

Мл

н.

Факт (грн) target

Вводные: ------------ Улучшение системы планирования и надежности прогноза потребления , повышение ритмичности закупок и постовок товаров/работ/услуг. ========================= Результат: -------------- 70% товаров (из них 97% норм)

Роль 3: Закупщик –

лидер инноваций и внедрения передовых практик

5 Почему и Скелет Рыбы Вчера

MATRIX ANALYSIS

+-++--Risk

++--+-Time

-+-+Costs

-++++Effort

Solution 4Solution 3Solution 2Solution 1Criteria

+-++--Risk

++--+-Time

-+-+Costs

-++++Effort

Solution 4Solution 3Solution 2Solution 1Criteria

Карта процессов

Мозговой штурм

Сегодня

СEDAC

5 Why

Скелет Рыбы

Скелет Рыбы

Роль 4: Закупщик –

Менеджер или манагер..?

5

9 7

2

4

1

10 6 8 3

Количество СКЮ по закупщикам

2

5

7

4

1

9 8 10

6

3

Количество поставщиков по закупщикам

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

0

100

200

300

400

500

600

5 4 7 9 8 1 10 Head 2 3

мл

н. г

рн

.

Витрати по закупівлі Кількість СКЮ Кількість постачальників

Анализ эффективности загрузки команды

• №1: высокие финансовые риски! Необходимость высокой квалификации. • №5: качество управления 1500 СКЮ? Реинжиниринг задач либо увеличение штата • Head: Делегировать текущую категорию закупки и войти в категорию №1

1 2

3

4

5 6 7

8 9

10 Обороты по закупщикам

Легенда: 1 – единица закупщика Head – руководитель функции

Роль 5: Закупщик –

…?

Спасибо за внимание! Ваши вопросы?

BACK UP

22

Принцип RACI (Role and Responsibility Charting)

Анализ распределения ответственностей

Лицо (а) которые необходимо проинформировать после принятия рышения или его выполнения. 1 сторонняя коммуникация

Responsible Выполнение задания

Accountable Полномочия утверждения результатов

Consulted Вовлечение в задание до принятия решения или его выполнения

Informed Вовлечение в процесс после принятия решения или его выполнения

Лицо (а) выполняющее работу и отвечающее за выполнение задания В некоторых случаях может распределятся между несколькими.

Лицо разделюющее ответственность. Имеет право ветировать решение. Только одно лиц «А»

Процесс распределения обязанностей, который : • Выявляет и разрешает недопонимания и неоднозначности • Устанавливает четкие роли и обязанности

Лицо (а) с которым консультироваться до окончательного принятия решения. 2-х стороння коммуникация