Аутсорсинг закупок и методика определения групп.

Аналитический подход к решению

Константин КомиссаровРук.отдела аналитики ООО «АПС Солюшнз»

Аутсорсинг - передача организацией определённыхбизнес-процессов или производственных функций (какосновных, так и вспомогательных) на обслуживаниедругой компании, специализирующейся всоответствующей области.

Вводная информация

2

Что такое «Аутсорсинг»?

Вводная информация

Что такое «Аутсорсинг закупок»?

Аутсорсинг закупок представляет собой передачу деятельности по закупкам, управлению поставщи-ками и поиску поставщиков, третьей стороне.

3

Вводная информация

Факты

Статистика, собранная в 1997 году Американской ассоциацией менеджмента, показала, что уже

тогда 20 % из числа 600 опрошенных фирм передали на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 80 % —

часть административных функций.

4

Вводная информация

Уровни аутсорсинга

Уровень 1 :

передача только технологий и систем управления закупками и поставщиками

Уровень 2:

передача стратегических функций: поиск и выстраивание долгосрочных отношений с поставщиками, определение и формализация бизнес-процессов управления цепью поставок

5

1. Снижение потребности в освоении собственных технологий и процедур

2. Доступ к ресурсам более высокого профессионального уровня

3. Сокращение инфраструктуры и затрат на ее содержание

4. Возможность сконцентрироваться на основных направлениях деятельности

5. Качество услуг гарантируется специалистами более высокой квалификации

6. Фиксированная структура расходов, облегчение планирования

7. Экономия на персонале и обучении

8. Снижение затрат на закупку за счет использования механизма конкурсных торгов

9. Возможность расширять деятельность и увеличивать потребности не заботясь о дефиците ресурсов

Выгоды аутсорсинга

Вводная информация

6

1. Наличие профессиональных кадров, обеспечивающих проведение процедур закупок согласно целевым параметрам заказчика

2. Наличие собственной базы поставщиков и ресурсов для ее оперативного пополнения

3. Технологическая платформа для автоматизации процессов подготовки и проведения закупок

Требования к аутсорсеру

Вводная информация

7

1. Риск несвоевременного / неполного исполнения

2. Нарушение принципов конфиденциальности и безопасности

3. Риск изменения стоимости услуг

4. Недостаточность рычагов управляющего воздействия

5. Функционирование компании-поставщика

6. Потеря контроля и управляемости в переходный период

7. Возврат функции заказчику

8. Ограниченность доступа к информации, находящейся у компании-исполнителя

Риски аутсорсинга

Вводная информация

8

Факторы решения

Мотивы аутсорсинга

Кто нуждается в аутсорсинге?

Аутсорсинг функций снабжения является необходимым для компаний, которые:

1. Не имеют компетенции в снабжении, но хотят быстро построить эффективную систему снабжения

2. Имеют свой отдел закупок, но хотят передать третьей стороне часть функций, таких как, например, закупка непроизводственных материалов или услуг

3. Не считают снабжение своей ключевой/стратегической областью и хотят передать его третьей стороне, чтобы сосредоточиться на ключевых областях.

4. Хотят быстро запустить эффективную систему снабжения, однако, в перспективе собираются вернуть эту функцию себе.

10

УРОВЕНЬ РАСХОДОВ Компания имеет значительный объем расходов в категории

Отсутствует значительный объем расходов в категории

НАЛИЧИЕ РИСКОВ Категория расходов является ключевой точкой контроля

Категория расходов не является стратегически важной для бизнеса

УПРАВЛЕНИЕ Компания имеет высокий профессиональный уровень работы на рынке

Уровень управления категорией закупок в компании невысок

РЕСУРСЫ Компания способна вкладывать средства в развитие персонала и систем

Компания не может вкладыватьсредства и направлять ресурсы в сферу закупок либо считает это неэффективным

ПРИОРИТЕТЫ Отсутствует приоритетная потреб-ность в сокращении расходов

Сокращение расходов в заданной сфере важно для компании

СИСТЕМЫ Закупки являются частью интегрированной системы процессов

Системы и процессы в компании разрозненны и не согласованны

Сохранить за собой контроль за расходами,

если…

Передать в аутсорсинг, если…

Ключевые области анализа

11

Применение аналитических инструментов

Анализ затрат

ПодгруппаОборот,

тыс.грн.

Доля

в

оборо

те, %

Группа

затрат

Строительные материалы 82 654 55% А

Оборудование и

комплектующие 35 375 23% А

Инструмент и расходные

материалы 13 648 9% В

Транспорт и

комплектующие 12 573 8% В

Рекламные материалы 2 976 2% С

ГСМ 2 354 2% С

Прочие материалы 651 0% С

Хозяйственные товары и

услуги 496 0% С

ІТ и Оргтехника, ПО 231 0% С

150 958 100%

13

ГруппаОборот, тыс. грн.

Доля в обороте,

%Прямые материалы 681 323 67%Непрямые материалы 150 958 15%

Услуги 185 392 18%

1 017 673 100%

Категоризация и обороты

14

14

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

90000

100000

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Матрица оборотов и рисков

Строительные материалы Оборудование и комплектующиеИнструмент и расходные материалы Транспорт и комплектующиеРекламные материалы ГСМПрочие материалы Хозяйственные товары и услугиІТ и Оргтехника, ПО

Управление Стратегия

Рутина Защита

Выявление безрисковых закупок

Определение рисков

15

Анализ управления категориями

Анализ рынка (метод Портера)

Связанные рынки- Объем рынка

- Параметры спроса

- Средняя

рентабельность

- Изменчивость цен

- Степень влияния на

основной рынок

- Продукты заменители

Вход на рынок- Дешевые производители

- Барьеры для входа

- Стоимость входа

Товары-заменители- Наличие заменителей

- Доля рынка

заменителей

- Инновативность

заменителей

Рынок товара- Анализ

производителей

- Объем рынка

- Средняя

рентабельность

- Изменчивость цен

- Механизмы контроля

изменчивости

Спрос- Анализ

потребителей

- Анализ конкурентов

- Специфика спроса

прямых конкурентов

- Сложность смены

поставщиков

конкурентами

Законодательство- Пошлины и квоты

- Госрегулирование

16

Анализ управления категориями

Анализ взаимодействия с поставщиками

0

2

4

6

8

10Затраты

Сервис

КачествоИнновативность

Надежность

Оценка профиля поставщика

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

0 2 4 6 8 10 12

Оценка вашей компании поставщиком

Ресурсы

тыс.грн.

17

Анализ управления категориями

0

2

4

6

8

10

12

0 2 4 6 8 10 12

Сер

вис

Цена

Поставщик А

Поставщик Б

Поставщик В

Поставщик Г

Поставщик Д

0

2

4

6

8

10

12

0 2 4 6 8 10 12

Сер

вис

Цена

ТОВ Сервісенерго

ТОВ "Свомер"

ТОВ "Гулянець"

ТОВ "Люксурі"

ТОВ "Альянс"

ТОВ "Машінвест"

ТОВ "АВТОСТРАДА"

ТОВ "ІСКОР"

Анализ эффективности поставщиков

Неэффективные поставщики!

18

Группы затрат РискОценка

поставщиковИсследова-ние рынка

Эффективность поставщиков

Строительные материалы 3,5 да да даОборудование и комплектующие 8 да да да

Инструмент и расходные материалы 2Транспорт и комплектующие 9 да да

Рекламные материалы 2,5 да да да

ГСМ 3 да да

Прочие материалы 1Хозяйственные товары и услуги 3

ІТ и Оргтехника, ПО 4 да

Анализ управления категориями

Недостаточный уровень управления категорией!

19

Анализ ресурсов

0100200300400500600700800900

0

50

100

150

200

250

300

350

Оценка нагрузки на сотрудника

Количество позиций

Количество контрагентов

Количество договоров

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

Оценка оборотов по сотрудникам ІТ и Оргтехника, ПО

Хозяйственные товары и услуги

Прочие материалы

ГСМ

Рекламные материалы

Транспорт и комплектующие

Инструмент и расходные материалы

Оборудование и комплектующие

Строительные материалыВысокие трудозатраты!

20

Группы затратНевысокий

риск

Низкий уровень

управления

Высокиетрудозатраты

Строительные материалы даОборудование и комплектующиеИнструмент и расходные материалы да да даТранспорт и комплектующие да да

Рекламные материалы да да

ГСМ да да да

Прочие материалы да да даХозяйственные товары и услуги да да да

ІТ и Оргтехника, ПО да да да

Итоги

Выбраны 5 категорий для передачи в аутсорсинг

1. Комплексному консалтингу закупок

2. Анализу категорий и разработке закупочных

стратегий

3. Обоснованию выбора категорий для

аутсорсинга

4. Осуществлению аутсорсинга закупок

ООО АПС-Солюшнз предлагает

услуги по:

21

Спасибо за внимание!