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FACULTAD DE CIENCIASEMPRESARIALES
CONTROL INTERNO
CURSO : AUDITORIA TRIBUTARIA
DOCENTE : Mg. Emiliano REYMUNDO SOTO
ALUMNOS :
o BAQUERIZO JAYO, Alexia Milagros
o CONOVILCA CURILLA, Iveeth Yardenia
o DAMIAN RETAMOZO, Oscar
o GUTIERREZ QUISPE, Erick
o LAURA CARHUAPOMA, Olivia
SEMESTRE : IX
SECCIÓN : “A”
HUANCAVELICA – PERÚ
2015
1
UNIVERSIDAD NACIONAL DE
HUANCAVELICA
"EAP DE CONTABILIDAD"
TEMA:
A nuestros padres por darnos la
mejor educación y enseñarnos que
todas las cosas hay que valorarlas,
trabajarlas y luchar para lograr los
objetivos de la vida.
2
INTRODUCCIÓN
Los cambios en los negocios, en su entorno interno y externo han obligado a todas las
organizaciones con fines o sin fines de lucro, a buscar medios para solucionar los problemas que
se vayan presentando, razón por la cual se necesita mecanismo y herramientas que ayuden a
tomar decisiones bajo planificación previa.
Una de las herramientas administrativas más importantes es el sistema de control interno. La
misma es de gran ayuda para afrontar los problemas de manera ordenada y sistemática sin
desviarse de los objetivos de la empresa.
El control interno tiene diferentes enfoques los cuales deben abarcar cada parte de la
organización, empieza desde la definición clara de los objetivos por cada área o centro de
operaciones y continua con la creación de códigos, normas, políticas y manuales hasta anexar
todo los procesos dentro de la empresa con el fin de emitir informes tales como: financieros,
administrativos, tributarios, contables, los mismos que deben ser confiables para la medición del
cumplimiento de sus funciones y objetivos.
Así mismo los diferentes estudios han dado un gran impulso a la importancia del control interno,
uno de los más relevantes es el informe COCO Y COSO el mismo ha tenido gran aceptación por
parte de muchos organismos y le dio relevancia necesaria.
Por otra parte se recuerda que en la auditoria ya sea en cualquier tipo relacionado con lo
financiero tributario etc. Hay que recordar que la primera parte y la más importante es la
evaluación del control interno, es decir, al poner énfasis en el desarrollo constante y continuo en
el diseño y aplicación de este se reduce futuros problemas en auditorías externas
Finalmente hay organizaciones que no tienen conocimiento del control interno porque no han
conceptualizado su importancia, muchas poseen sistemas los cuales se han ido formado a base
de experiencias el resultado no es el mejor: ya que si continúan sus operaciones existe gran
pérdida de tiempo y recursos, o el tropiezo es fatal y se quedan en el camino
Para una mejor comprensión del tema y con la idea de que se evolucione en el conocimiento de
la herramienta de auditoría que se desarrolla, este trabajo se estructura de la siguiente manera:
Capítulo I: Antecedentes; se detalla en mención trabajos que sustentan la importancia del
control interno a través de investigaciones dentro del contexto internacional y nacional.
3
Capitulo II: Generalidades del control interno; se hará mención de los conceptos relevantes e
importantes sobre el control interno sustentado con autores que respaldan el tema en cuestión.
Capitulo III: Riesgos y sistema de control interno en enfocado al aspecto tributario y contable
Capitulo IV: Caso práctico de control interno enfocado al aspecto tributario y contable
Es así que el objetivo del presente trabajo es aportar los conocimientos necesarios para que el
auditor utilice el sistema de control interno desarrollado por la empresa, como un procedimiento
de auditoría para el cumplimiento de los objetivos del trabajo, y ello le permita la ejecución de
una auditoria más eficiente. Así que con esto contribuiremos al continuo mejoramiento de las
concepciones respecto al control interno y el sistema de control interno aplicado en las
actividades de cada organización dentro de sus actividades internas con respecto a las áreas o
departamentos que lo conforman.
Los estudiantes
ÍNDICE 2
4
DEDICATORIA3
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I 6ANTECEDENTES 6
1.1. A NIVEL INTERNACIONAL 6
1.2. A NIVEL NACIONAL 8
CAPITULO II 11GENERALIDADES CONTROL INTERNO 11
2.1. DEFINICIÓN 11
2.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO 12
2.3. TIPOS DE CONTROL INTERNO 15
2.4. AMBIENTE Y ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO 16
2.5. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO 18
2.6. EVOLUCIÓN EN LA APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO 18
CAPÍTULO III 22RIESGOS DE CONTROL INTERNO 22
3.1. DEFINICIONES DE RIESGO 22
3.2. TIPOLOGÍA DE LOS DIFERENTES RIESGOS DE UNA AUDITORÍA 30
CAPITULO IV 35EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 35
4.1. DEFINICIÓN 35
4.2. OBJETIVOS 35
4.3. ELEMENTOS Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 36
4.4. MÉTODOS DE PROCESAMIENTO O TRANSFORMACIÓN 37
CASO PRÁCTICO 42
5
CAPITULO I
ANTECEDENTES
Los antecedentes están referidos a estudios previos y relacionados con el tema en cuestión,
es decir, trata de trabajos sobre control interno, con el objeto de analizarlos y extraer de ellos
posibles alternativas que permitan cumplir con la ejecución de la monografía en mención.
1.1. A NIVEL INTERNACIONAL
El trabajo realizado por Rivas, J. (2001) en su investigación titulada ‘’Propuestas de
estrategias para agilizar la gestión de cobro en la empresa’’ “Procesamientos de Datos
Contables S.R.L.” tiene entre sus principales conclusiones establecer propuestas para
lograr un control eficiente en los procedimientos, operaciones y acciones. Es común
escuchar, que actualmente se debe utilizar el control interno como el principal instrumento
de trabajo, no sólo mejora lo anteriormente descrito, sino que además optimiza los
recursos y permite el ahorro de tiempo, Su relación con esta investigación permite
observar que los planes gerenciales no pueden ser elaborados en base a sucesos no
previstos; en tanto que el control interno permite lograr los objetivos y metas trazadas por
la organización, por lo que una buena implantación del sistema, es la única garantía para
mejorar los procesos, procedimientos, rentabilidad o cualesquiera otro aspecto
administrativo en la empresa.
Sánchez, M. y Sánchez, Y. (2001) en su investigación titulada “Análisis del sistema
computarizado GX ADMIN, utilizado en la empresa Intercable” donde se trabaja con
proveedores, caja y banco, poseen fallas que traen como consecuencia atrasos en la
entrega de información. Al analizar el programa se establece que con la creación de este
sistema mejorará considerablemente las operaciones administrativas – contables de la
empresa. Al realizar el estudio correspondiente, y al obtener información de las personas
que manejan dicho sistema, se encontró lo que se puede llamar las ventajas en su
6
utilización. Dentro de estos podemos contar: que ofrece una gran rapidez, maneja un gran
volumen de operaciones, reduce en gran medida los errores. La investigación se asemeja
en gran parte a esta, por lo cual se obtiene un apoyo, en lo relacionado al módulo de caja
del sistema GX ADMIN.
Hernández, D. (2007) en su investigación titulada “Deficiencias de control interno en el
proceso de ejecución presupuestal” y cuyas conclusiones se remiten a: se ha determinado
la existencia de deficiencias del sistema de control interno en el proceso de ejecución
presupuestal, las mismas que afectan la ética, prudencia y transparencia de la gestión y
tienen que superarse con la implementación de un sistema de control interno para los
hospitales del sector salud, en el marco de las normas de control interno para el sector
público. Si bien es cierto que un sistema de control interno por más eficiente que sea no
es garantía de una buena gestión, sin embargo un sistema de control interno deficiente no
es facilitador para el desarrollo del proceso de ejecución presupuestal; por tanto
recomendó la implementación de un sistema de control interno en los hospitales del sector
salud en el marco de mixtura de las normas de control interno para el sector público, las
normas del proceso de ejecución presupuestal, los preceptos contenidos en el informe
internacional COSO (committee of sponsoring organizations of the commission) y los
nuevos paradigmas de la gestión y control institucional: ética, prudencia y transparencia
de la gestión. La reciprocidad de esta investigación con la presente se basa en todo lo
expuesto sobre el control interno, lo que sirve como una buena guía del tema.
Viloria, N. (2005) en el artículo publicado sobre los factores que inciden en el sistema
de control interno concluye que: El sistema de control interno debe estar interrelacionado
con todas las actividades de la organización, debido a que debe incluir las medidas
necesarias para que la gerencia pueda realizar un seguimiento eficaz a todos sus
recursos. Es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención de fraudes o al
descubrimiento de errores accidentales en el proceso contable; constituye una ayuda
indispensable para una eficiente administración. Todo lo dicho en el artículo se utilizó
como apoyo en la redacción de esta investigación.
Garrido, B. (2011). En su tesis denominada: “Sistema de Control Interno en el Área de
Caja del Instituto Universitario Tecnológico de Ejido”. Tesis pregrado Universidad de los
Andes. Republica Boliviana de Venezuela. Nos menciona que el sistema de control interno
debe estar orientado hacia la aplicación de la optimización del tiempo, y la organización de
7
la información, como parte de las estrategias del control interno, para así cumplir con las
metas y los objetivos.
Rojas,W. (2008). En su tesis: “Diseño de un sistema de control interno en una empresa
comercial de repuestos electrónicos”. Tesis de Maestría. Universidad de San Carlos de
Guatemala facultad de ciencias económica sostiene; Que el control interno debe ajustarse
a las necesidades y requerimientos de cada organización, debe consistir en un sistema
que permita tener una confianza moderada de que sus acciones administrativas se ajustan
a los objetivos y normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización y un excesivo
control puede ser costoso y contraproducente. Además, debe tenerse cuidado al
diseñarlo, porque las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de
creatividad de los empleados.
Ochoa, C (2011).En su tesis “Importancia del control interno en inventarios”. Tesis de
pregrado Universidad de Michocana de San Nicolás de Hidalgo hace referencia; a la
importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos, a causa de
numerosos problemas producidos por su ineficiencia hizo necesario que los miembros de
los consejos de administración asumiera de forma efectiva, unas responsabilidades que
hasta ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas.
Por eso es necesario que la administración tenga claro en qué consiste el control interno
para que pueda actuar al momento de su implantación.
1.2. A NIVEL NACIONAL
Effio, F. (2011 pag 90-91). En su libro. “Manual de auditoría tributaria: planeamiento,
ejecución, informe, caso práctico integral”. PerúV.1. Nos expresa; Es el plan de
organizaciones entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos
coordinadores que tienen por objetivo obtener información segura, oportuna y confiable,
así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición y compra. Esta cuenta
registra los aumentos las disminuciones de las operaciones de mercancía, al contado, a
crédito o con garantía documental, las cuales constituye en el objetivo o giro principal de la
entidad, registradas a precio de costo de adquisición.
Desde tiempos remotos, el ser humano la necesidad de controlar sus pertenencias y
las del grupo del cual formaba parte. Como consecuencia de ello, esta e nacimiento y
evolución de los números, los cuales empezaron con cuentas simples.
8
Su aplicación puede observarse en los antiguos imperios en los que se perciba una
forma de control y cobro de impuestos. El hecho de que los soberanos exageran el
mantenimiento de las cuentas su residencia por dos escribanos independientes, evidencia
que de alguna manera se tenía tipos de controles para evitar desfalco.
La auditoría como profesión fue reconocida por primera vez bajo la ley británica de
sociedades anónimas de 1862. Entre 1862 y 1905, la profesión la auditoria creció en
Inglaterra y su principal objetivo entonces era la detección del fraude.
En 1518 se constituyó el concejo de indias como órgano supremo de administración
colonial, que ejerció funciones de tipo legislativo y máximo tribunal de apelación en
asuntos contenciosos, civil, criminal y administrativo.
En cuanto al control y manejo de presupuesto este fue designado al tribunal mayor de
cuentas, quien revisaba la contabilidad del gasto público, así como la dirección y
superintendencia general de hacienda, que tenía funciones de contraloría.
El 20 de mayo de 2005, mediante decreto 1599 de adopta el modelo estándar de
control interno para el estado colombiano conocido MECI 1000:2005, el cual introduce
elementos de gestión modernos basados en estándares internacionales de control interno
de probada como son COSO, COCO, CADBURY y COBIT; por lo tanto determina las
generalidades y la estructura necesaria para estableces, documentar y mantener un
sistema de control interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5° de
la ley 87 de 1993.
El 27 de septiembre del 2005 se emitieron las circulares 03-04 -05 que establecieron
los lineamientos generales para la implementación del modelo estándar de control interno
para el estado colombiano- MECI 1000-2005: determinaron líneas para la evaluación
institucional por dependencia en cumplimiento de ley 909 del 2004 y recordaron la función
de verificación de las acciones de prevención o mejoramiento respecto a la defensa y
protección de los derechos humanos por parte de los servidores públicos respectivamente.
BOURDIN, (1972) indicaba que el concepto de control debe visualizarse desde dos
aspectos. Un primer significado del control tiene que ver con la palabra "verificación".
Ejercer control, en este sentido, es poner a punto un proceso de acumulación
de datos con el fin de establecer "responsabilidades". El conjunto de control de gestión,
implica: i) definición de normas; ii) acumulación de datos efectivos; iii) cálculo de
9
desviaciones entre datos efectivos y normas; iv) determinación de responsabilidades. Esta
es una concepción estática y posterior.
CAPITULO II
10
GENERALIDADES CONTROL INTERNO
2.1. DEFINICIÓN
El Diccionario de la Real Academia define el control como la acción y efecto de com-
probar, inspeccionar, fiscalizar o intervenir. Por su parte, WordReference, establece que el
control implica comprobar e inspeccionar una cosa (ejem. control de calidad, sanidad,
etc.), tener dominio o autoridad sobre alguna cosa (ejem. perder el control del coche) o
limitar o verificar una cosa (ejem. control de gastos, control de velocidad, etc.).
A nivel académico, respecto de los estudios del ciclo gerencial y sus funciones, el
control se define como “la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se
han cumplido los objetivos de la entidad y los planes ideados para alcanzarlos”1. En la
misma línea, el control como actividad de la administración “es el proceso que consiste en
supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir
cualquier desviación significativa”2.
2.2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Entre sus objetivos, el Control Interno busca:
a. Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las
operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que
presta.
b. Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de
pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como contra todo hecho
irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.
c. Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones.
d. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.
e. Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.
f. Promover el cumplimiento por parte de los funcionarios o servidores públicos de
rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por una misión u
objetivo encargado y aceptado.
g. Promover que se genere valor público3 a los bienes y servicios destinados a la
ciudadanía.
1 Administración, Una perspectiva global, Harold Koontz y Heinz Weihrich, México. McGraw Hill. 1994.2 Administración (10ed). Stephen P. Robbins y Mary Coulter. México. Pearson. 2009.3 Para Mark Moore (1998), consiste en generar el máximo valor posible para la población a partir de los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos existentes en la institución.
11
2.3. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno trae consigo una serie de beneficios para la entidad. Su implemen-
tación y fortalecimiento promueve la adopción de medidas que redundan en el logro de
sus objetivos. A continuación se presentan los principales beneficios.
a. La cultura de control favorece el desarrollo de las actividades institucionales y
mejora el rendimiento.
b. El Control Interno bien aplicado contribuye fuertemente a obtener una gestión
óptima, toda vez que genera beneficios a la administración de la entidad, en
todos los niveles, así como en todos los procesos, sub procesos y actividades en
donde se implemente.
c. El Control Interno es una herramienta que contribuye a combatir la corrupción.
d. El Control Interno fortalece a una entidad para conseguir sus metas de
desempeño y rentabilidad y prevenir la pérdida de recursos.
e. El Control Interno facilita el aseguramiento de información financiera confiable y
asegura que la entidad cumpla con las leyes y regulaciones, evitando pérdidas
de reputación y otras consecuencias.
En suma, ayuda a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y
sorpresas a lo largo del camino.
La implementación y fortalecimiento de un adecuado Control Interno promueve
entonces:
a. La adopción de decisiones frente a desviaciones de indicadores.
b. La mejora de la Ética Institucional, al disuadir de comportamientos ilegales e
incompatibles.
c. El establecimiento de una cultura de resultados y la implementación de
indicadores que la promuevan.
d. La aplicación, eficiente, de los planes estratégicos, directivas y planes operativos
de la entidad, así como la documentación de sus procesos y procedimientos.
e. La adquisición de la cultura de medición de resultados por parte de las unidades
y direcciones.
f. La reducción de pérdidas por el mal uso de bienes y activos del Estado.
g. La efectividad de las operaciones y actividades.
h. El cumplimiento de la normativa.
i. La salvaguarda de activos de la entidad.
12
2.4. TIPOS DE CONTROL INTERNO
Tomando en cuenta las áreas de funcionamientos, aunque no existe una separación
radical de los controles internos, porque como se dijo antes, el control interno es un todo
integrado, y más bien desde un punto de vista didáctico, se ha establecido la siguiente
clasificación:
2.4.1. Control interno administrativo
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a
los procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o
actividades por la administración, de manera que fomenta la eficiencia de
las operaciones, la observancia de la política prescrita y el cumplimiento de los
objetivos y metas programados.
Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad,
eficiencia y economía de los procesos de decisión.
2.4.2. Control interno financiero
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la
salvaguarda de los recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y
confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes financieros
que se produzcan, sobre los activos, pasivos, patrimonio y
demás derechos y obligaciones de la organización.
Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad,
eficiencia y economía con que se han manejado y utilizado los recursos
financieros a través de los presupuestos respectivos.
2.4.3. Control interno previo
Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecución de las
operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de
las normas que lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su
conveniencia y oportunidad en función de los fines y programas de la
organización.
13
Es muy importante que se definan y se desarrollen los procedimientos de los
distintos momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la
información a producir.
Los distintos momentos que deben identificarse para desarrollar los
procedimientos en todos los niveles que sean necesarios, se refieren al control
previo, control concurrente y control posterior interno. No existen unidades
administrativas que se encarguen por separado de este tipo de controles, estos
están incorporados a los procesos normales que siguen las operaciones; los
controles previos se refieren a actividades simples, quizá como preguntarse
antes de autorizar la compra de algo, si no existe en los almacenes, o si existe
partida presupuestaria para proceder a comprometer los recursos, etc.
Los controles previos son los que más deben cuidarse porque
son fuentes de riesgo, ya que si uno de esos no se cumple puede incurrirse
en compras innecesarias, decisiones inconvenientes, compromisos no
autorizados, etc. por lo que aquí también juega la conciencia de los empleados
ya que si cada uno de ellos se convierte en el control previo del paso anterior,
las posibilidades de desperdicio y corrupción, son menores.
2.4.4. Control interno concomitante
Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el
mismo momento de su ejecución, lo cual está relacionado básicamente con
el control de calidad.
2.4.5. Control interno posterior
Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se
practica por medio de la Auditoría Gubernamental; por su aplicación se clasifica
en:
2.4.5.1. Control posterior interno
Es el examen posterior de las operaciones financieras y
administrativas y se practica por medio de la Auditoría Interna de cada
organización.
2.4.5.2. 1.3.5.2 Control posterior externo
14
Es el examen posterior de las operaciones financieras y
administrativas y es responsabilidad exclusiva del Organismo Superior
de Control, a través de la Auditoría Gubernamental.
2.4.6. Documentación del control interno
El control interno se encuentra en todos los niveles y en todas las acciones
y funciones, por tanto, debe estar respaldado por toda la legislación, sistemas,
documentación de soporte, información y demás criterios utilizados en las
operaciones, creando los archivos que las necesidades ameriten, de acuerdo a
la tecnología existente.
Las funciones de los empleados y todos los procedimientos operativos,
deben constar en documentos que sirva de partida para evaluar y documentar
las acciones llevadas a cabo por cada persona.
2.5. AMBIENTE Y ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar
de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto
determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas
y los procedimientos organizacionales. Es fundamentalmente, consecuencia de
la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás
agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las
actividades y resultados.
Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia
que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye la plataforma
para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como
conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia
colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de
políticas y procedimientos efectivos en una organización.
Los principales factores del ambiente de control son:
a. La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
b. La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y
los manuales de procedimiento.
15
c. La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de
todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas
y objetivos establecidos.
d. Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo
del personal.
e. El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación
de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración y
comités de auditoría con suficiente grado de independencia y calificación profesional. El
ambiente de control dominante será tan bueno, regular o malo como lo sean los factores
que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos hará, en
ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y
consecuentemente al tono de la organización.
El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la
concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás
componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del
entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los
empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que
la dirección asigna autoridad y las responsabilidades, además organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo
de administración.
"El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la
integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los
empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa
todo". El entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos
y la preparación del hombre que hará que se cumplan.
2.5.1. Competencia profesional
Los directivos y empleados deben caracterizarse por poseer un nivel de
competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo,
16
implantación y mantenimiento de controles internos apropiados. Tanto directivos
como empleados deben:
a. Contar con un nivel de competencia profesional ajustado a sus
responsabilidades.
b. Comprender suficientemente la importancia, objetivos y procedimientos
del control interno.
La Dirección debe especificar el nivel de competencia requerido para las
distintas tareas y traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades.
Los métodos de contratación de personal deben asegurar que el candidato
posea el nivel de preparación y experiencia que se ajuste a los requisitos
especificados. Una vez incorporado, el personal debe recibir la orientación,
capacitación y adiestramiento necesarios en forma práctica y metódica.
El Sistema de Control Interno operará más eficazmente en la medida que exista
personal competente que comprenda los principios del mismo.
2.6. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno puede proporcionar información administrativa sobre las operaciones
de la entidad y apoyar a la toma de decisiones de una manera informada, ayudando con el
logro de sus objetivos. Sin embargo, frecuentemente, se tiene expectativas mayores de lo
que puede brindar.
Un sistema de Control Interno, aun cuando haya sido bien diseñado, puede proveer
solamente seguridad razonable - no absoluta - del logro de los objetivos por parte de la
administración. La probabilidad de conseguirlos está afectada por limitaciones inherentes
al entorno del sistema de Control Interno.
Algunas de estas limitaciones son:
a. Los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos.
b. Pueden ocurrir fallas por simples errores o equivocaciones.
c. Los controles pueden estar circunscritos a dos o más personas y la
administración podría sobrepasar el sistema de control interno.
d. El diseño de un sistema de Control Interno puede hacerse sin considerar el
adecuado costo-beneficio, generando ineficiencias desde el diseño.
2.7. EVOLUCIÓN EN LA APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
17
2.7.1. Antecedentes en la aplicación del Control Interno
El desarrollo del Control Interno se inicia a partir de la aparición de la gran
empresa, donde los propietarios se vieron imposibilitados de continuar
atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y operativos
y donde se hizo imprescindible delegar funciones dentro de la organización así
como establecer procedimientos formales para prevenir o disminuir errores y
fraudes.
El desarrollo industrial y económico de los negocios propició una mayor
complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la necesidad de
establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran
respuesta a las nuevas situaciones. Los contadores idearon la "comprobación
interna"4 (término con el que se llamaba a lo que hoy en día es el Control
Interno) para asegurarse contra posibles errores y fraudes. Esta era conocida
como la organización y coordinación del sistema de contabilidad y los
procedimientos adoptados, que tenían como finalidad brindar a la
administración, hasta donde fuese posible y práctico, el máximo de protección,
control e información verídica.
A partir de la década del 70, a causa del descubrimiento de muchos pagos
ilegales, malversaciones y otras prácticas delictivas en los negocios, comenzó a
prestarse mayor atención al establecimiento de mejores controles internos.
Hasta entonces, el Control Interno generalmente se había considerado como un
tema reservado solamente a los contadores.
A partir de los años 80, se comenzaron a ejecutar una serie de acciones con
el fin de dar respuesta a un conjunto de inquietudes sobre la diversidad de
conceptos, definiciones e interpretaciones que existían sobre el Control Interno
en el ámbito internacional. La pretensión consistía en crear un nuevo marco
conceptual para el Control Interno, que fuera capaz de integrar las diversas
definiciones y conceptos que habían sido utilizados hasta entonces.
2.7.2. El Control Interno en la actualidad
4 L. R. Dicksee (1905)
18
Como lo menciona Gonzales (2005), el desarrollo del Control Interno busca
complementarse con nuevos modelos como el “Cuadro de Mando Integral”
(Balanced Scorecard) que reposa en una gestión por procesos altamente
desarrollada, en la que ambos se orientan, en última instancia, hacia la
elevación creciente y sostenible de la eficiencia y eficacia de la organización.
Estudios sobre el tema, realizados en los últimos lustros, coinciden en
reconocer un conjunto de necesidades de primer orden, como son:
a. La necesidad de que el Control Interno se integre al desarrollo del
conjunto de actividades que forman parte de la misión de la
organización, de manera que forme parte de los procesos regulares de
trabajo y, al mismo tiempo, se identifique como un proceso continuo y
singular, constituyéndose en un sistema.
b. La necesidad de que los objetivos del sistema de Control Interno se
correspondan y refieran a los macro-propósitos de la organización,
esencialmente vinculados a su eficiencia y eficacia, estratégica y
operacional.
c. La necesidad de unificar el significado que el Control Interno tiene para
todos los miembros de la organización y demás personas implicadas.
Diversas iniciativas han tratado de estandarizar los conceptos, siendo una de
las más importantes el Informe COSO5 (Committee of Sponsoring Organizations
of the Treadway) el que hoy en día es considerado como un punto de referencia
obligado cuando se trata materias de Control Interno, tanto en la práctica de las
empresas, el gobierno, así como en los centros de estudios e investigación.
La tabla que sigue muestra los principales modelos de Control Interno que
existen en la actualidad.
Tabla 1:
Principales modelos de Control Interno
Modelo País de origen
Propósito Aspectos Importantes
COSOCommittee of Sponsoring Organization
Estados Unidos
Apoyar a la dirección para un mejor control de la organización.
Incluye la identificación de riesgos internos y externos o los asociados al cambio.Resalta la importancia de la planificación
5 La propuesta que formula el presente documento se basa en los fundamentos de este enfoque
19
s of the Treadway Commission
y la supervisión.Plantea pirámide de componentes de control interrelacionados.
CoCoCriteria of Control Board
Canadá Ayuda a las organizaciones a perfeccionar el proceso de toma de decisiones a través de una mejor comprensión del control, del riesgo y de la dirección.
Se sustenta en la teoría general de sistemas y de la contingencia.Resalta la importancia de la definición y adopción de normas y políticas.Plantea que la planeación estratégica proporciona sentido a la dirección.Define 20 criterios para diseño, desarrollo y modificación del control.
ACCAustralian Control Criteria
Australia Ayuda a las organizaciones a perfeccionar el proceso de toma de decisiones, dándole importancia a los trabajadores y a otros grupos de interés en el cumplimiento de los objetivos.
Resalta la importancia del autocontrol y confianza mutua.Hace énfasis en los conocimientos y habilidades para el desarrollo de una actividad.Incluye un modelo de gestión de riesgos.
Cadbury Reino Unido
Adopta una comprensión de control más amplia. Brinda mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de control.
Se soporta en el sistema COSO, exceptuando lo referente a sistemas de información, lo cual se incorpora en otros elementos.
El modelo de Control Interno predominante y ampliamente aceptado a nivel
internacional es el enfoque del Marco Integrado de Control Interno COSO (Com-
mittee of Sponsoring Organizations of the Treadway). Sin embargo, la calidad de
su implementación dependerá del grado de desarrollo organizacional alcanzado
por las entidades así como por los mecanismos de verificación o autoevaluación
de los que disponga la entidad.
Es decir que entidades con un desarrollo organizacional avanzado, poseerán
mecanismos de retroalimentación que les permita verificar el grado de
implementación de su Control Interno así como el resto de sus sistemas
funcionales o administrativos; por el contrario, entidades con un desarrollo
organizacional insuficiente, no dispondrán de mecanismos para verificar su
avance, lo cual dificultará también el control gubernamental.
20
CAPÍTULO III
RIESGOS DE CONTROL INTERNO
3.1. DEFINICIONES DE RIESGO
Inicialmente la humanidad asoció el riesgo con el peligro: las amenazas de la
naturaleza (frío, calor, lluvia, terremotos, etc.), la domesticación de los animales, y los
primeros grandes descubrimientos (agricultura, fuego, la rueda, etc.) y con ello,
prepararse, mediante el ahorro y las previsiones, para enfrentar cada una de las
estaciones y los cambios climáticos.
Si bien la humanidad sobrevivió a tales cambios, y significó un triunfo, no sólo frente a
la adversidad si no frente a la muerte, quedó comprendido que el riesgo nunca llega a ser
cero, es cambiante, siempre exige un esfuerzo permanente y sobre todo, está asociado
con el crecimiento y el bienestar. La palabra riesgo proviene del latín “risicare” que
significa: atreverse. En realidad tiene un significado negativo relacionado con el peligro,
daño, siniestro o pérdida. Etimológicamente la palabra riesgo, significa proximidad de un
daño. También es la contingencia, desgracia o contratiempo. “En la actualidad el riesgo es
todo aquello (positivo y negativo, de origen interno o externo) que puede (probabilidad)
afectar (impacto) un negocio”.
El riesgo en la tributación se puede definir como la posibilidad de que en el trabajo
propiamente tributario se den errores, omisiones, incertidumbres o fraudes. En términos
de auditoría existe el riesgo de que los errores, omisión, incertidumbres y/o fraudes no
sean detectados en el proceso de la ejecución de la auditoría. El riesgo de control interno
puede considerarse como una combinación entre las posibilidad de la existencia de
errores significativos o irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los
mismos no sean descubiertos.
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Así mismo menciona Martinez, J. (2001). La combinación de frecuencia y probabilidad
y las consecuencias de un acontecimiento peligroso especifico. En este contexto, la
probabilidad tendría que tener un periodo asociado, ya que las medidas de riesgos
utilizadas toman la forma de consecuencia por unidad de tiempo. Martínez, J (2001),
Introducción al Análisis de Riesgo. Editorial Limusa SAC. México.
Por otro lado Philippe, J. (2004) menciona que el riesgo puede ser definido como la
volatilidad de los flujos financieros no esperados, generalmente derivada del valor de
activos o pasivos. Las expresas están expuestas a tres riesgos; negocios, estratégicos.
Phillipp,J .(2004). El Nuevo Paradigma para el control de Riesgo Derivado. Valor en
Riesgo, Editorial Limusa SAC. México.
3.1.1. Identificación del Riesgo
Según Mejía, R. (2006). Esta es una pregunta clave que cada responsable de un
proceso dentro de la compañía debe hacerse, y para la cual debe contar con
procedimientos y herramientas que ayuden a la identificación de los riesgos, pues
un riesgo no identificado puede ser una amenaza no considerada y mucho menos
sus efectos en la compañía. Mejía, R. (2006). Administración de Riesgos un
enfoque empresarial. Universidad Eafit . Colombia.
Herramientas y técnicas para la identificación de Riesgos; Las técnicas
de riesgo se basan tanto en el pasado como en el futuro. La dirección
podrá utilizar diversas técnicas para identificar posibles acontecimientos
que afecten al logro de los objetivos.
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Inventario de Riesgo; Se pueden utilizar listados de riesgos de acuerdo a
cada área funcional especifica o proceso. Deberán ser elaborados por el
personal de la entidad o bien serán tomados de listas externas genéricas
coherentes con las actividades. Los listados externos se revisan y
someten a mejor relación con los riesgos y ser consecuentes con el
lenguaje común de gestión de riesgos de la entidad
Tormenta de Ideas; Herramienta de trabajo que facilita el surgimiento de
ideas sobre un tema. La lluvia o tormenta de ideas habitualmente
conocida como braisnstorning es una técnica de grupo para generar
ideas originales en un ambiente relajado. La meta de la tormenta de
ideas es obtener una lista completa de los riesgos
Técnica DELPHI; Es una forma de llegar a un consenso de expertos. Es
una búsqueda de consenso entre especialistas (expertos) sobre eventos
futuros. Un facilitador emplea un cuestionario con definiciones claras de
los objetivos y resultados deseados, para solicitar ideas acerca de los
riesgos importantes del proyecto
Entrevistas; Las entrevistas son una de las principales fuentes de
recopilación de datos para la identificación de riesgos
Diagrama de Afinidad; Es una forma de organizar la información reunida
por ejemplo en sesiones de lluvia/ tormenta de ideas. El diagrama de
afinidad ayudará a agrupar elementos que están relacionados, en este
caso los riesgos. El uso de un diagrama de afinidad es un proceso
creativo que produce consenso por medio de la clasificación que hace el
equipo en vez de una discusión. El diagrama de afinidad generalmente
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se relaciona con: Lluvia de ideas, diagrama de árbol, diagrama de causa
y efecto.
3.1.2. Evaluación del riesgo
Según Rubio, A. (2006). Para esto debemos considerar dos factores: el impacto
en el negocio o hecho en los objetivos de los procesos; sí el evento ocurre; y la
probabilidad de ocurrencia del riesgo, independientemente de los controles que
pueden estar presentes. De la combinación de estos dos factores podemos
confeccionar un Mapa de Riesgos de Negocios. Rubio. A, (2006). COSO II y gestión
integral de riesgos de negocio. Revista Estrategia Financiera
La valoración de los riesgos permite a una entidad clasificar y valorar los eventos
potenciales que impactan en la consecución de los objetivos. Por otro lado, el
objetivo de la evaluación del sistema de control interno, es proporcionar como
resultado un conocimiento de dicho sistema que permita concluir respecto de su
efectividad para mitigar los riesgos identificados. Para esta evaluación se debe
concluir acerca de sí los controles son eficaces en la atenuación de la probabilidad
y/o del impacto del riesgo identificado dentro de los procesos. Hay que tener en
cuenta tres escalas
Probabilidad; La posibilidad de ocurrencia del riesgo; está puede ser
medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de
factores internos y externos que puedan propiciar el riesgo, aunque éste
no se haya materializado. Se pueden establecer categorías a utilizar y su
descripción, con el fin de que, quien aplique la escala mida a través de
ella la posibilidad de ocurrencia de los riesgos. Escalas de
probabilidades
Evento; Es frecuente la materialización del riesgo o se presume que
posiblemente se podrá materializar
Impacto; Las consecuencias que puede ocasionar a la organización la
materialización del riesgo. Se debe establecer las categorías y su
descripción, de las consecuencias de la materialización d los riesgos, por
ejemplo
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Leve: Si el hecho a presentarse, tendría bajo impacto o efecto
sobre la entidad
Moderado: Si el hecho llegara a presentarse tendrá medio impacto
o efecto en la entidad
Catastrófico: Si el hecho llegara a presentarse tendría alto impacto
o efecto en la entidad.
3.1.3. Clasificación de Riesgos
Cepeda Alonso, Gustavo. AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO. Editorial Nomos,
S. A. Primera Edición, Colombia 1997. Pp 234.
3.1.4. Riesgos Financieros
Existen diferentes naturalezas de riesgos financieros, las cuales pueden ser
clasificadas en las siguientes categorías o tipos:
3.1.5. Riesgos de Mercado
Se entiende como la pérdida que puede sufrir un inversionista debido a la
diferencia en los precios que se registran en el mercado o en movimientos de los
llamados factores de riesgo (tasas de interés, tipos de cambio, etc.).
3.1.6. Riesgos de Crédito
Es el más antiguo y probablemente más importante riesgo que enfrentan las
empresas. Se podría definir como la pérdida potencial que es consecuencia de un
incumplimiento de la contraparte en una operación que incluye compromiso de
pago.
3.1.7. Riesgos de Tasas de Interés y Liquidez;
Se refiere a las pérdidas que puede sufrir una empresa por movimientos
adversos en tasas de interés. Los bancos son muy sensibles a las variaciones en
las tasas de interés y el manejo de activos y pasivos. El riesgo de liquidez también
se refiere a la imposibilidad de transformar en efectivo un activo (imposibilidad de
vender un activo en el mercado). Este riesgo está presente en situaciones de crisis
cuando en los mercados hay vendedores pero no compradores.
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3.1.8. Riesgo Legal;
Se refiere a la pérdida que se podría sufrir en caso de que exista incumplimiento
de una contraparte y en esa transacción no se pudiera exigir por la vía jurídica,
cumplir con los compromisos de pago. Se refiere a operaciones que tengan algún
error de interpretación jurídica o alguna omisión en la documentación.
3.1.9. Riesgo Operativo;
Está asociado a fallas en los sistemas, procedimientos, controles inadecuados,
fallas administrativas, controles defectuosos, fraude, o error humano, en los
modelos o en las personas que manejan dichos sistemas. También está asociado a
pérdidas por fraudes o por falta de capacitación de algún empleado en la
organización. También se atribuye este tipo de riesgo a las pérdidas en que puede
incurrir una empresa o institución por la eventual renuncia de algún empleado o
funcionario de la misma, que durante el período en que laboró en dicha empresa,
concentró todo su conocimiento especializado en algún proceso clave.
3.1.10. Riesgos de Auditoría
Es el riesgo de que los auditores emitan una opinión no calificada sobre los
estados financieros que estén materialmente equivocados. “Los riesgos de auditoría
pueden ser resultado de errores (equivocaciones no intencionales, tales como
omisiones y comisiones) o fraudes (equivocaciones intencionales, incluyen
apropiación indebida y presentación fraudulenta de estados financieros)”. El riesgo
de auditoría tiene básicamente cuatro componentes que a continuación se
describen:
3.1.11. Riesgo Inherente
El riesgo inherente consiste en la susceptibilidad del saldo de una cuenta o tipo
de transacciones de contener errores importantes, individualmente o cuando se
agrega con representaciones erróneas de otros saldos o tipos de transacciones,
asumiendo que no hubiera controles internos relacionados. Es en función al tipo de
negocio y su medio ambiente, y de la naturaleza de la cuenta o tipo de
transacciones.
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Existen factores que afectan el riesgo inherente como los siguientes:
Integridad de la administración.
La experiencia y conocimiento de la administración y cambios en la
administración durante el período, por ejemplo: la inexperiencia de la
administración puede afectar la preparación de los estados financieros
de la entidad.
Presiones inusuales de la administración a dar una representación
errónea de los estados financieros.
Naturaleza y tamaño de la entidad, el volumen de las operaciones, su
ubicación geográfica.
Susceptibilidad de pérdidas o malversación, de los activos por ejemplo
los que son altamente deseables y móviles como el efectivo.
Transacciones inusuales de la entidad, por ejemplo ajustes que se
realizan al final del periodo.
3.1.12. Riesgo de Control
Es el riesgo de que cuando ocurran errores no sean detectados ni corregidos
por el sistema de control interno. Ello se debe a fallas en la revisión adecuada de
las transacciones; documentación inadecuada; acceso ilimitado a efectivo e
inventarios o cualquier otro valor negociable; y carencia de registros de los
inventarios perpetuos.
Esas debilidades en el control contribuyen a que haya errores y fraudes en los
estados financieros. Siempre existirá cierto riesgo debido a las limitaciones
inherentes a cualquier sistema de control interno. Para evaluar el riesgo de control,
se debe considerar lo adecuado del diseño de los controles, así como probar la
adherencia a los procedimientos de control. De no existir dicha evaluación, se
deberá asumir que el riesgo de control es alto.
“El riesgo inherente y el riesgo de control determinan la posibilidad de que los
estados financieros estén materialmente equivocados. Estos elementos del riesgo
también afectan la validez de la evidencia de auditoría”.
3.1.13. Riesgo de Detección
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El riesgo de detección es el riesgo de que los procedimientos del auditor no
descubran un error que exista en una cuenta o tipo de transacciones, el cual pueda
ser importante individualmente o en conjunto con errores de otras cuentas o
transacciones. El nivel de riesgo de detección se relaciona directamente con los
procedimientos del auditor; siempre existirá cierto riesgo de detección, aun cuando
el auditor examine el cien por ciento del saldo de la cuenta o del tipo de transacción,
cuando el auditor seleccione un procedimiento de auditoría inadecuado, o aplique
mal un procedimiento de auditoría adecuado, o al interpetrar equivocadamente los
resultados de la auditoría.
3.1.14. Riesgo de Negocio
Se define como el riesgo consistente en que la entidad o empresa fallara en
lograr sus objetivos. Este riesgo le requiere al auditor tener una visión más amplia
de lo que simplemente es el riesgo de auditoría.
“Una consideración amplia de este riesgo es más probable que dé como
resultado una identificación de los problemas que pueden causar declaraciones
equivocadas materiales en los estados financieros”.
“La consideración de los negocios como un todo permite al auditor servir mejor al
cliente proveyéndole oportunidades para asesorar en la dirección del negocio”.
El enfoque de riesgo de negocio asume que existe una relación entre riesgo de
negocio y el concepto tradicional del riesgo de auditoría, y que la mejor manera
para identificar el riesgo de los estados financieros es considerar este concepto de
riesgo de negocio. Esto quiere decir que el auditor debe centrar su atención en los
riesgos del negocio porque un entendimiento más robusto de negocio es probable
que resulte una identificación más completa del riesgo inherente que puede afectar
los estados financieros. De la misma manera un incremento de atención en los
controles que la entidad tiene en funcionamiento es probable una identificación
completa del riesgo de control que pueden afectar los estados financieros.
3.2. TIPOLOGÍA DE LOS DIFERENTES RIESGOS DE UNA AUDITORÍA
Estupiñán Gaitán, Rodrigo. CONTROL INTERNO Y FRAUDES. Ecoe Ediciones,
Bogota 2002. Pp 360.
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Irregularidades; En el aspecto tributaria o financiero las irregularidades juegan un papel
básico, en lo referente a riesgos de responsabilidad al no poder detectarlos, básicamente
estas son las omisiones intencionales de cifras o revelaciones tributario o financieros. Las
irregularidades incluyen la presentación de declaraciones juradas de información
financiera fraudulenta para presentar, omisiones, declaraciones con datos falsos etc; que
son engañosos se podrán considerar como desfalco tributario y en muchos de los caso
también financiero.
Las irregularidades en lo tributario pueden ser el resultado de una mala interpretación u
omisión deliberadas de los efectos de hechos, operaciones u otros cambios intencionados
en los registros contables; PDT; PLAME; LCE etc básicos. Las irregularidades pueden
implicar:
Manipulación, falsificación o alteración de los registros contables, documentos o
comprobantes de pago con derecho al crédito fiscal e impuesto a la renta, isc; igv,
código tributario etc.
Información falsa.
La presentación adecuada y declarada de los tributos y su buen reflejo en el análisis
financiero depende de varios factores, entre los que se encuentra la aplicación del código
tributario, impuesto a la renta, IGV, código tributario, libros contables, comprobantes de
pago etc. el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las estimaciones
necesarias en aquellas áreas en donde existan incertidumbres y el suficiente desglose de
aspectos significativos, además de los elementos básicos, que son la adecuación y validez
de las operaciones y saldos EN MATERIA CONTABLE Y TRIBUTARIA.
Las posibles irregularidades que se efectúan en las operaciones DEL RUBRO
TRIBUTOS de sus saldos y montos y formalidades pueden clasificarse, desde el punto de
vista de su ejecución de la siguiente forma:
A. Desfalcos
Evasiones tributarias; (Ejemplo: no declarar impuestos en los periodos de
vencimiento ni después de ello de una determinada cantidad de operaciones)
Desviaciones; Hacer que un desembolso que en un principio es legítimo se
desvíe de su destino correspondiente.
B. Distorsiones
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Modificación de documentos, libros, y otros documentos alterando sus
informaciones
C. Fraude
El fraude es el delito más creativo: requiere de las mentes más agudas y
podemos decir que es prácticamente imposible evitarlo. Porque en el momento
en que se descubre el remedio, alguien inventa algo nuevo. Se puede afirmar
que fraude es un engaño hacia un tercero, abuso de confianza, dolo, simulación,
etc. El término "fraude" se refiere al acto intencional de la administración,
personal o terceros, que da como resultado una representación equivocada de
los estados financieros, pudiendo implicar:
Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.
Malversación de activos
Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o
documentos.
Registro de transacciones sin sustancia o respaldo
Mala aplicación de políticas contables.
3.2.1. Tipos de Fraude
Holmes, Arthur W., C. P. A. AUDITORÍA, PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS,
Tomo I, Unión Tipográfica, Editorial Hispanoamericana, Segunda Impresión,
México 1979. Pp 460.
Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza con la
intención financiera clara de malversación de activos de la empresa, esto
implicando también la parte tributaria. El segundo tipo de fraude, es la presentación
de información financiera fraudulenta como acto intencionado encaminado a alterar
las cuentas diarias, mensuales y anuales.
3.2.2. Clasificación de los fraudes:
Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una o varias
personas dentro de una institución, con el fin de obtener un beneficio propio.
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Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectúan por una o
varias personas para obtener un beneficio, utilizando fuentes externas como
son: bancos, clientes, proveedores, etc.
3.2.3. ¿Por qué causas existen los fraudes?
Se considera que hay fraudes por:
Falta de controles adecuados en distintas áreas de la organizacion
Personal escaso y mal capacitado en los temas mencionados
Baja / alta rotación de puestos.
Documentación confusa.
Salarios bajos.
Actividades incompatibles entre sí.
otros
3.2.4. Riesgo Probable
Es la posibilidad que existe de que el auditor presente una opinión limpia sobre
determinados estados financieros, y que éstos contengan irregularidades de
importancia. Lo anterior es consecuencia de la combinación de tres riesgos ya
antes mencionados:
Que se den errores importantes en el proceso de contabilización y preparación
de los Estados financieros. (Riesgo inherente)
Que los controles internos no detecten el error o la gerencia desvíe los controles
internos. (Riesgo de Control)
Que los procedimientos de auditoría que se apliquen no detecten el error. (riesgo
de detección)
La combinación de estas tres consecuencias tiene como resultado el riesgo
probable.
3.2.5. Riesgo Relativo
Es el riesgo que existe de que durante el proceso contable ciertas partidas se
hayan excluido o sufrido, un cambio en su presentación, valuación, descripción, y
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que esto pudiera modificar sustancialmente la interpretación de la información
financiera. El riesgo relativo se relaciona primordialmente con lo que se conoce
como: Importancia Relativa. Las Normas Internacionales de Contabilidad dictan
que:
“La información tiene importancia relativa, o es material cuando su omisión o
presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas de los usuarios,
tomadas a partir de los estados financieros. La materialidad depende de la cuantía
de la partida omitida, o del error”
CAPITULO IV
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
4.1. DEFINICIÓN
Para la administración tributaria1 se entiende por Sistema de Control Interno, el
conjunto de elementos organizacionales interrelacionados e interdependientes, que
buscan sinérgica y armónicamente alcanzar los objetivos que le han sido asignados por la
ley de un país a la administración tributaria, en el marco de las políticas trazadas por esta
entidad. El Sistema de Control Interno se constituye entonces en la herramienta de gestión
que debe garantizar resultados acordes con la normatividad existente; la misión
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institucional; el cumplimiento de objetivos y metas; la razonable administración de la
información y de los recursos; y la calidad de las operaciones de la entidad; cuyo propósito
es reflejo de los principios orientadores de una gestión pública transparente, en beneficio
general del Estado y de la sociedad.
4.2. OBJETIVOS
Procurar el logro de la misión y la visión de la entidad.
Asegurar la existencia de políticas y planes acordes con la misión y la visión de la
entidad;
Proteger todos los bienes y recursos, logrando que la administración cubra todos los
riesgos, utilizando las medidas de seguridad que estime adecuadas para salvaguardar
la entidad y asegurar el cumplimiento de sus objetivos;
Garantizar la efectividad de todas las operaciones, promoviendo y facilitando la
correcta ejecución de las funciones y actividades determinadas para el logro de la
misión institucional, en concordancia con los principios establecidos para el Sistema de
Control Interno;
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad;
Garantizar que se efectúe la evaluación y el seguimiento de la gestión organizacional y
que ésta corresponda a lo efectivamente realizado;
Garantizar que la información financiera, administrativa y de gestión, sea veraz,
razonable, confiable y entregada oportunamente a quienes compete conocerla;
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones
que se presenten en la organización y que afecten el logro de sus objetivos; Evaluar
los riesgos y controles asociados así como su implantación, las acciones correctivas y
la contribución al proceso de toma de decisiones por parte del nivel directivo;
Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación, retroalimentación y evaluación.
4.3. ELEMENTOS Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Para la construcción de un Sistema de Control Interno deben considerarse los siguientes
elementos o componentes: Insumos o Entradas, Constituyen los insumos o entradas del
Sistema de Control Interno: Los servidores públicos o funcionarios de la administración
tributaria; Los terceros vinculados a actividades de la entidad, tales como: los agentes
etenedores, los bancos y demás personas que realicen labores para la administración
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tributaria; Los sujetos pasivos de las obligaciones tributarias (contribuyentes); La
normatividad (constitucional, legal y reglamentaria, la doctrina y la jurisprudencia) referida a
los aspectos tributarios, así como los convenios internacionales en esta materia y demás
aspectos legales que soporten estos procesos; La información interna y externa, en
particular la referida al cumplimiento de las obligaciones de los sujetos pasivos, en materia
tributaria y la que se considere necesaria para las labores propias de la entidad;
El patrimonio de la administración tributaria, referido al conjunto de bienes que posee para
el desarrollo de todas sus acciones; asignados a la administración tributaria para el
cubrimiento de los gastos de funcionamiento y de inversión, así como los recursos del
crédito que le sean otorgados y los obtenidos a través de convenios suscritos con entidades
nacionales o internacionales; Las políticas de gobierno, en especial las definidas por los
Ministerios de Hacienda y Crédito Público, como rectores de las finanzas públicas en cada
país y las definidas por las directivas de la entidad, en lo que atañe a cada una de las áreas;
Los gremios, asociaciones, cooperativas y similares.
4.4. MÉTODOS DE PROCESAMIENTO O TRANSFORMACIÓN
Para la ejecución del macroproceso tributario en sus distintas etapas (de recaudo,
determinación, discusión y cobro), la administración tributaria debe adelantar los siguientes
procesos administrativos en todos los niveles organizacionales -Direcciones, Secretaría
General, Subdirecciones, Subsecretarías, Oficinas, Direcciones Regionales,
Administraciones-, así como en todas y cada una de las divisiones y grupos ejecutores:
4.1.1. Planeación:
Es el proceso mediante el cual la administración tributaria define su accionar a
través de planes estratégicos, tácticos, operativos y de contingencia, en
concordancia con los métodos, técnicas y herramientas definidas por las unidades u
Oficinas de Planeación; posee cubrimiento nacional e involucra a todas las áreas y
dependencias. La planeación se constituye en el eje concéntrico sobre el cual todos
los funcionarios de la administración tributaria pueden alcanzar la misión y las
metas que se les fijen, en la medida que en ella se definen los objetivos
organizacionales, los niveles de responsabilidad, los horizontes de tiempo, la
asignación de los recursos y en cuanto observe los procesos, procedimientos,
funciones, perfiles, requerimientos, estructuras y sistemas de información.
4.1.2. Organización y procedimientos:
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Es el proceso por el cual la administración tributaria adopta una estructura
orgánica dinámica para dar respuesta a las necesidades de cada momento y
mantiene definidas claramente las jerarquías lineal y funcional, así como los
mecanismos de comunicación organizacional, los niveles de coordinación y
responsabilidad que le corresponden a cada dependencia. De igual forma, lo
constituyen el desarrollo, implantación y divulgación de los manuales de funciones y
procedimientos que deben elaborarse en todas las áreas y aplicarse en todas y
cada una de las dependencias de la entidad de acuerdo con la normatividad vigente
y con los métodos, técnicas y herramientas que para el efecto establezca las
unidades u oficinas respectivas, en especial la de planeación.
4.1.3. Dirección:
La confianza de la administración tributaria se centra en que todos los
funcionarios con responsabilidad y mando deberán poseer un perfil gerencial,
basado en la idoneidad y la ética profesional, el cual involucra habilidades para la
toma de decisiones, el liderazgo gerencial, la delegación de funciones, la
competencia técnica, el compromiso organizacional, la resolución de conflictos, la
negociación, el mejoramiento de los servidores públicos y la optimización del
proceso de comunicación. La esencia del proceso de dirección lo constituye la
definición, divulgación y asimilación de políticas a todo nivel, en concordancia con la
planeación organizacional y en armonía con la misión institucional.
4.1.4. Administración de recursos físicos y financieros:
Este proceso se constituye en el elemento de apoyo al macroproceso tributario,
en la medida que suministra los elementos necesarios (métodos, técnicas y
herramientas) para adelantar los procesos técnicos de manera oportuna y
procurando el uso racional de los mismos a través de los procesos financiero
(presupuesto, contabilidad, tesorería) y administrativo (contratación, almacén,
inventarios, servicios generales, etc.).
4.1.5. La administración del talento humano:
Los funcionarios al servicio de la administración tributaria se constituyen en el
elemento más importante con el que ella cuenta y representan la confianza de la
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sociedad de un país para el buen recaudo de los recursos públicos. Por tanto, los
procesos de reclutamiento, selección, vinculación, inducción, capacitación,
motivación, promoción, desarrollo y retiro, giran en torno a la carrera administrativa
tributaria, la cual debe constituirse en una de las herramientas fundamentales para
el adecuado desarrollo de funciones a cargo de la entidad, junto con la
armonización de los procesos de evaluación del desempeño y el de determinación
de primas de productividad o rendimiento. Correspende a las Oficinas de Desarrollo
Humano propender por el desarrollo y mejoramiento de los métodos, técnicas y
herramientas, con la activa participación de todos los funcionarios públicos de la
entidad. ·
4.1.6. Sistemas de información:
La información del macro proceso tributario se constituye en el elemento
organizacional sobre el cual se construye la administración tributaria. Por lo tanto,
cada área de la entidad es responsable de la confiabilidad, oportunidad y calidad de
la información necesaria para el desarrollo de la misma y por el aporte que ésta
realiza a los sistemas corporativos. Corresponde a las Oficinas de Informática
liderar procesos de modernización tecnológica, definir losestándares de la entidad
en materia informática y tecnológica, canalizar las necesidades en materia de
tecnología, hardware y software, así como el suministro de la información de
acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas.
4.1.7. Monitoreo y seguimiento:
El desarrollo de todas las funciones asignadas a un área debe conducir a la
efectividad de los resultados esperados. Por lo tanto, las acciones adelantadas por
éstas deben garantizar resultados acordes con la misión y la planeación
organizacional, la consistencia técnica de los procesos, identificar y prevenir riesgos
potenciales, la transparencia de las acciones de los servidores públicos que las
desarrollan en los niveles nacional, regional y local, a través de acciones de
supervisión y seguimiento definidas en los planes de supervisión y control que
adelanta cada área y que deben consolidar y coordinar por lo general las Oficinas
de Control Interno. De igual forma, en todas las dependencias de la administración
tributaria, se deben realizar acciones de seguimiento y monitoreo que procuren la
consolidación de una amplia cultura de autoregulación o autocontrol a través de la
implantación de los métodos, herramientas y técnicas de control en los procesos
referidos a las funciones asignadas, por cuanto el control es inherente a todas y
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cada una de las acciones que se adelantan en la entidad. El control, es
responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios de la administración
tributaria.
4.1.8. Evaluación del Sistema de Control Interno:
Corresponde a las Oficinas de Control Interno realizar una evaluación periódica
del funcionamiento del Sistema de Control Interno, para lo cual deben definir y
reglamentar los métodos, técnicas y herramientas que deben aplicarse a todo nivel.
Salidas o Resultados del Proceso
Conforman las salidas del Sistema de Control Interno los resultados esperados
por una administración tributaria en concordancia con las tendencias
organizacionales contemporáneas. Como una aproximación conceptual a este
tema cito las siguientes:
Una administración tributaria sinérgica: es decir, que la administración tributaria
debe ser una organización articulada en sus objetivos y esfuerzos para alcanzar los
resultados, en concordancia con su planeación y misión. Deben entonces
procurarse resultados sinérgicos, que faciliten un accionar organizacional, holístico,
armónico e integrado, que evite la duplicidad de esfuerzos y la mala utilización de
los recursos disponibles.
4.1.9. Descentralizada
La administración tributaria deberá propender por la descentralización
administrativa a todo nivel, a través de la definición de mayores grados de
autonomía en las administraciones regionales y locales, referidos a los procesos
técnicos y administrativos. En ella se armonizan los niveles de coordinación
horizontal (entre áreas) y vertical (entre los niveles: central, regional, especial, local
y delegado). Propende por la excelencia en la prestación del servicio regional
descentralizado, fortalecido técnica y administrativamente para la satisfacción de
contribuyentes, responsables, usuarios y demás ciudadanos.
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4.1.10. Una administración tributaria previsiva:
La acción organizacional debe encaminarse a mejorar el cumplimiento voluntario
de las obligaciones de los sujetos pasivos. En tal sentido, propende por la
generación de una cultura tributaria a todo nivel, que garantice la equidad tributaria
y facilite las relaciones del contribuyente con la administración a través de caminos
expeditos de simplificación y racionalización administrativa. En las instancias
administrativas internas propende por acciones de prevención encaminadas a
atacar la evasión y la elusión, así como la prevención de las acciones dolosas y la
corrupción administrativa.
4.1.11. Una administración tributaria segura y efectiva:
En cuanto a la información que administra, procurando que ésta carezca de
riesgos y que las operaciones en todos sus niveles se desarrollen bajo contextos de
eficiencia, eficacia y economía.
4.1.12. Una entidad orientada a resultados y a la sociedad:
La administración tributaria debe contribuirle a su país en concordancia con las
metas macroeconómicas que le son fijadas a través de los planes nacionales de
desarrollo de cada país.
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CASO PRÁCTICO
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