Taller: Buenas prácticas para la creación de una...

Taller: Buenas prácticas para la creación de

una WBS

18 de junio de 2015

Instituto Cajasol, Tomares, Sevilla

Ángel Águeda Barrero

angel.agueda@evergreenpm.com

Taller WBS

Ángel Águeda Barrero

Taller WBS

Agenda

Taller WBS

ALGUNAS CONSIDERACIONES

Taller WBS

Conside-raciones

PBS y aportaciones

propias

Facilitar la aplicación

<> estándar PMI

Conoces la Guía del PMBoK®

Taller WBS

Problemas con el Alcance

Retador43%

Fracasado18%

Exitoso39%

2012 Chaos resolution

Fuente.: Chaos Manifesto 2013. Think Big, Act Smallhttp://www.versionone.com/assets/img/files/CHAOSManifesto2013.pdf

entregado a tiempo, en el presupuesto y con el alcance requerido

retrasado o con sobrecoste o con menos alcance del requerido

cancelado antes de cumplir los objetivo o entregado y nunca utilizado

Taller WBS

Problemas con el Alcance

Taller WBS

UN POCO DE HISTORIA

Taller WBS

1962

• El DoD y la NASA publican una guía relativa al PERT donde se hace una amplia descripción de la WBS que es esencialmente la misma que utilizamos actualmente.

Un poco de historia

Fuente: Work Breakdown Structures for Projects, Programs and Enterprises. Gregory T. Haugan

1959

• Primera representación en un documento relativo al implementación de la técnica PERT (Program Evaluationand Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU.

1961• El término WBS empieza a ser común y aparece en una

publicación de General Electric Corporation.

Taller WBS

1964• El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementation Manual

que incluye una descripción del desarrollo de la WBS.

Un poco de historia

1968

• El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for Defense Material Items y es actualizada posteriormente en: 1975, 1993, 1998 y 2005.

1962• En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la

descripción inicial de la WBS de 1961

Taller WBS

Un poco de historia

2006• El PMI publica la segunda edición de Practice

Standard for Work Breakdown Structures

2010• Se publica “Your WBS coach” por Josh

Nankivel

2001• El PMI publica la primera edición de Practice

Standard for Work Breakdown Structures

Taller WBS

DESCRIPCIÓN DE WBS

Taller WBS

Qué es y qué no es

Define el alcance total del proyecto.• Lo que no está en la WBS no forma parte del

proyecto.• Alcance de producto + Alcance de proyecto

Nivel 4

Nivel 3

Nivel 2

Nivel 1 Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1 entregable

1.1.2

entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

Taller WBS

Qué es y qué no es

EsquemaGráficoDiccionarioDefineEntendimientoComunicación

No es una lista de tareasNo es un organigrama

No tiene fases

SÍ

NO

Taller WBS

GLOSARIO

Taller WBS

Glosario

Interesado (stakeholder)

Personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.

Taller WBS

Glosario

Alcance de proyecto

El trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas.

Alcance de producto

Los rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado.

Taller WBS

Glosario

Work BreakdownStructure (WBS)Una descomposición jerárquica orientada al entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto.

Fuente:http://www.projectinsight.net/project-management-basics/project-management-schedule

Taller WBS

Glosario

Descomposición

Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.

Taller WBS

Glosario

Planificación gradual

Una forma de planificación de elaboración gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la WBS, mientras que el trabajo a más largo plazo se planifica a un nivel relativamente alto de la WBS, pero la planificación detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos períodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el período actual.

Nivel de la WBS

El nivel relativo de un elemento de la WBS en la jerarquía de la WBS. Habitualmente el nivel más alto, el proyecto, es el nivel 1.

123

4

Taller WBS

Glosario

Entregable

Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o proyecto. A menudo se utiliza más concretamente en relación con un entregable externo, el cuál está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente.

Elemento (componente) de la WBS / Elemento de trabajo

Una entrada en la WBS que puede estar en cualquier nivel y se identifica con un nombreo un nombre y un adjetivo.

Taller WBS

Glosario

Paquete de trabajo

El nivel más bajo en cada rama de la WBS. Un paquete de trabajo proporciona una base lógica para definir actividades o asignar responsabilidades a una persona específica u organización. También es el trabajo necesario para finalizar un trabajo específico o proceso tal como un informe, un diseño o un documento de requisitos o parte de la misma, una pieza de hardware o un servicio.

Taller WBS

Glosario

Esfuerzo discreto

Esfuerzo de trabajo separado, distinto y relacionado a la finalización de un componente de la estructura de desglose del trabajo y a entregables y que se puede medir y planificar directamente.

Nivel de esfuerzo

Actividad de tipo soporte que no produce productos concretos. Generalmente se caracteriza por una tasa uniforme de trabajo a lo largo de un período de tiempo determinado por las actividades de soporte.

Taller WBS

Glosario

Diccionario de la WBS

Un documento que describe cada componente en la WBS. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una estimación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.

Taller WBS

Glosario

Actividad

Una unidad de trabajo definida durante la realización de un proyecto que se describe utilizando un verbo. Normalmente tiene la descripción de un trabajo, una duración esperada, un coste esperado y requisitos de recursos esperados.

Taller WBS

Glosario

Trabajo

En el estándar del PMI trabajo se refiere a los productos o entregables que son el resultado de un esfuerzo y no al esfuerzo en si mismo.

Ejemplo de entregable

Ejemplo de producto

Taller WBS

Glosario

Cuenta de control

Un punto de control de gestión donde el alcance, presupuesto(planes de recursos), coste actual y cronograma se integran y comparan con el valor ganado para medir el rendimiento. Una cuenta de control puede tener varios paquetes de trabajo, pero un paquete de trabajo solo puede estar vinculado a una cuenta de control.Cada cuenta de control se asocia con un único componente de la organización en la OBS.

Taller WBS

REGLAS PARA LA CONSTRUCCIÓN

Taller WBS

100%

Proyecto

1

20%

1.1

50%

1.2

50%

2

70%

2.1

30%

2.2

70%

3

10%

Taller WBS

También el alcance de proyecto…

Proyecto

1

Servicios del proyecto

1.1

Gestión del proyecto

Gestión del tiempo

Gestión de riesgos

Informes ArtefactosMonitoreo y

control

1.2

Redacción técnica

1.3 Gestión de la

configuración

1.4

Apoyo administrativo

2

Entregable

Taller WBS

y las actividades de soporte

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1 entregable

1.1.2

entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entegable

2.3 integración

3 entregable

Taller WBS

Productos internos y externos

Proyecto

1

Servicios del proyecto

1.1

Gestión del proyecto

1.2

Soporte administrativo

2

Sistema X

2.1

subsistema xy

2.2

subsistema xz

2.3 Documentación

del sistema X

Taller WBS

Tipos de producto

Producto

PMI

Interno

Alcance de proyecto

Externo

Alcance de producto

AXELOS / PRINCE2

Interno

Elaborado en el proyecto

Externo

Incorporado al proyecto

Taller WBS

No utilizar verbos

Verbo Nombre

Diseñar un sito web Diseño del sitio web

Seleccionar herramientas Selección de herramientas

Escribir capítulo 4 Capítulo 4

Integrar Integración

Taller WBS

Sólo múltiples hijos

Proyecto

1

20%

1.1

50%

1.2

50%

2

70%

2.1

100%

3

10%

Taller WBS

No hay tareas

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1

paso 1

1.1.2

paso 2

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

Taller WBS

Un paquete de trabajo puede estar en cualquier nivel de la WBS

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1 entregable

1.1.2

entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

Taller WBS

Identificador único

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1

paso 1

1.1.2

paso 2

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

Taller WBS

Campos

• Obligatorios:

Identificador, nombre,…

• Opcionales:

responsable, duración,

coste, cuenta de

control, prioridad…

Taller WBS

Todos los proyectos tienen entregables

Proyecto de servicio

1

Servicios del proyecto

1.1

Gestión del proyecto

1.2

Redacción técnica

2

Reducción del tiempo de espera

2.1

Equipamiento

2.2

Proceso

2.3

Personal

Taller WBS

No organizar por fases

Proyecto

fase 1

1.1 entregable

1.2 entregable

fase 2

2.1 entregable

2.2 entregable

fase 3

Practice Standar for Work Breakdonw Structures del PMI lo permite.

Taller WBS

en resumen

Entregables o actividades

Regla del 100%

Interno o externo

Nomenclatura coherente

Múltiples niveles y tipos de componentes

SíTareas

Redundancia

Sólo un hijo

Demasiado pequeño o demasiado detalles

Niveles artificiales

No

Taller WBS

TÉCNICAS PARA LA CONSTRUCCIÓN

Taller WBS

Descomposición

Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.

¿Hasta cuando descomponer?• Planificación gradual• Asignación de trabajo• Buenas estimaciones

Taller WBS

Agregación

Taller WBS

Tormenta de ideas y Afinidad

Taller WBS

• Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. según resulte apropiado para la actividad que se está llevando a cabo.

• Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad,experiencia o capacitación especializada.

• Disponible dentro o fuera del proyecto o de la organización.

Juicio de expertos

Taller WBS

Mapas mentales

Taller WBS

Plantillas y revisión

Taller WBS

PROCESO DE CREACIÓN DE LA WBS

Taller WBS

¿Qué necesitamos?

¿Qué necesita-

mos?

Las personas

adecuadas

Equipo de proyecto Partes interesadas Patrocinador

Requisitos a alto nivel

Enunciado del alcance del proyecto

Objetivos y metas del proyecto

Acta de constitución del proyecto

Datos históricos

Plantillas WBS de proyectos anteriores

Taller WBS

Antes de empezar…

• Entregables

principales

• Fases del proyecto

• Subproyectos

• Ubicación geográfica

• División o

departamento

• …

Taller WBS

Antes de empezar…

Árbol

Taller WBS

Antes de empezar…

Esquema

Taller WBS

Antes de empezar…

Tabular

Taller WBS

Antes de empezar…

Mapa mental

Taller WBS

Cuándo empezar

¡Cuánto antes!

Taller WBS

Pasos

Revisar lo que sabes

Tormenta de ideas y evaluar

Iterar

Revisar la EDTRevisión final

del equipo

Diccionario de la EDT

Control de los cambios

Taller WBS

y un paso más… Diagrama de flujo de productos

Fuente: Éxito en la gestión de proyectos con PRINCE2, página 313

Taller WBS

DICCIONARIO DE LA WBS

Taller WBS

Diccionario de la WBS:

Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una estimación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.

Diccionario del WBS

Taller WBS

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

Componente de la WBS Título del componente Descripción del componente

1Entregable Esta es una descripción detallada

1.1Entregable Esta es una descripción detallada

1.2Entregable Esta es una descripción detallada

2Entregable Esta es una descripción detallada

2.1Entregable Esta es una descripción detallada

2.2Entregable Esta es una descripción detallada

3Entregable Esta es una descripción detallada

Taller WBS

Fuente: Practice Estándar , página 60

Taller WBS

Id #

2.2.2.1

Cuenta de control #

2.2

Última actualización

15/07/10

Responsable

Ángel Águeda

Descripción: Realizar un estudio de mercado

Criterio de aceptación: El informe deberá mostrar información por cada Comunidad Autónoma durante los últimos 3 años.

Entregables: Presentación con multimedia e informe escrito encuadernado

Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del día …

Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks

Duración: 65 días hábiles

Hitos: dd/mm/aa - Informe preliminar aprobado por el patrocinador

dd/mm/aa – Presentación multimedia a los interesados

dd/mm/aa – Informe final aprobado por el cliente

Costo: 32.920€

Dependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1

Firma del Director del Proyecto: _____________

Fuente: Pablo Lledó

Taller WBS

y no olvides incluir…

Criterios de calidad Tolerancia de calidad Método de calidad Aptitudes de calidad requeridas

Cumple las normas de identidad corporativa

Como se define en las normas de identidad

Revisión de calidad de PRINCE2

Equipo de marketing

La carta y el folleto reflejan con exactitud todos los detalles de la conferencia que se han acordado

Ninguna Inspección Project Manager a cargo de la conferencia

No hay errores de ortografía ni de gramática en ningún elemento del mailing

Ninguna Corrector ortográfico del procesador de textos.Inspección

Corrector de pruebas

La carta adjunta ocupa sólo un lado de una hoja A4

Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4

Inspección Corrector de pruebas

Fuente: Éxito en la gestión de proyectos con PRINCE2, página 313

Taller WBS

CONTROL DE CALIDAD

Taller WBS

Está orientado a entregables.

Define el alcance del proyecto.

Clarifica el trabajo y comunica el alcance del proyecto a todos los interesados.

Contiene el 100% del trabajo definido por el alcance.

Captura los entregables internos, externos y temporales en términos del trabajo que se debe realizar, incluyendo la gestión del proyecto.

Se construye de modo que cada nivel de descomposición contiene el 100% del trabajo en el nivel del padre.

Contiene paquetes de trabajo que claramente sustentan la identificación de las tareas que se deben realizar para entregar el paquete de trabajo.

Características

Taller WBS

Proporciona una descomposición gráfica, textual o tabular del alcance del proyecto.

Contiene elementos que se definen utilizando nombres y adjetivos, pero no verbos.

Organiza todos los entregables principales y secundarios en una estructura jerárquica.

Emplea un esquema de codificación para cada elemento que claramente identifica su naturaleza jerárquica cuando se visualiza en cualquier formato tal como un gráfico o un esquema

Tiene al menos dos niveles con al menos un nivel de descomposición.

Se crea por aquellos que van a realizar el trabajo.

Características

Taller WBS

Se construye con entradas técnicas de expertos en la material y otros interesados del proyecto tales como expertos de negocio y financieros.

Se actualiza de acuerdo con el control de cambios del proyecto, permitiendo de este modo la mejora continua una que el alcance tiene línea base.

Características

Taller WBS

Tiene un nivel suficiente de descomposición.

Tiene un nivel suficiente de detalle para comunicar todo el trabajo.

Es adecuado para monitorizar.

Es apropiado para las actividades de control de actividades.

Puede contener tipos específicos de elementos de la WBS como sea necesario para cada proyecto:

integración, adquisición, administración, formación, etc.

elementos subcontratados.

elementos “nivel de esfuerzo”.

ciclo de vida del proyecto, etc.

Características respecto a su uso

Taller WBS

Permite la asignación de responsabilidad al nivel adecuado.

Tiene una estructura organizada sucinta, clara y lógicamente para satisfacer los requisitos de gestión y seguimiento del proyecto.

Características respecto a su uso

Taller WBS

PRIORIZACIÓN DE LA WBS

Taller WBS

Reconoce el valor distinto de cada componente de la WBS.

Permite realizar una planificación basada en valor.

Anticipa la obtención de valor.

Mejor uso de los recursos del proyecto.

Facilita el cierre prematuro cuando se ha conseguido el valor suficiente.

Por qué priorizar

Taller WBS

MoSCoW

Out of Scope for this timeframe

Must Have

Should Have

Could Have

Won’t have this time Maybe

next time

Requirements that cannot be de-scoped without causing the project to fail

Minimum Usable SubseTGuaranteed

No more than 60% effort

Work arounds difficult/costly

Requirements that can be de-scoped as a last resort to keep the project on track

Expected

@ 20% effort

Work around easy/cheap

Requirements that can be de-scoped without causing significant problems

Possibly@ 20% effort

Taller WBS

Esfuerzo vs Valor

Source: http://growingagile.co.za/2013/07/importance-versus-value/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=importance-versus-value

Taller WBS

UTILIZACIÓN DE LA WBS

Taller WBS

Requisitos

Base para lasestimaciones

Cronograma

Monitorización y control

Informe de situación

Taller WBS

EJEMPLOS

Taller WBS

Fuente: Practice Standar WBS, 2nd edition, figura 2-1

Taller WBS

Reducción de la duración del ciclo diario del SGI – Planificación Inicial

Taller WBS

Reducción de la duración del ciclo diario del SGI – Planificación Inicial

Taller WBS

Taller WBS

BENEFICIOS

Taller WBS

Beneficios

Base para tu proyecto

Buenas estimaciones

Asignación de responsa-

bilidades

Facilita la medición

Referencia para

proyectos futuros

Control del cambio

Taller WBS

1. Planificación basada en producto.2. Facilita el entendimiento común del alcance desde etapas muy

tempranas.3. Identificación productos creados fuera del proyecto.4. Reduce la complejidad gracias a la descomposición.5. Facilita la comunicación y el reporting.6. Facilita la identificación de riesgos.7. Reduce la duplicidad, gracias a la visualización.8. Facilita y mejora la planificación pues trabajamos a nivel de

paquete de trabajo.9. Facilita la aceptación del proyecto por parte de los usuarios finales.10. Genera confianza y credibilidad.11. Facilita la reutilización de productos de otros proyectos.12. Facilita la utilización de la técnica EVM.

Otros beneficios

Taller WBS

LECTURAS RECOMENDADAS

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Bibliografia

Taller WBS

HERRAMIENTAS

Taller WBS

Herramientas WBS

Post-It

Mapas mentales

VisioWord

Excel

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WBS tool

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WBS Schedule Pro

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WBS Planner

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bubbl.us

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MindManager

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Mind View

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wise mapping

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WBS Modeler add-in for Visio 2010

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Microsoft Office