Producci%c3%b3n de documentos en publisher 2013 usando mail merge

Producción de Documentos en

MS Publisher 2013 usando Mail Merge

Dra. Ericka Rodríguez-Quiñones

ericka.rodriguez@upr.edu

4ta Jornada del Profesional Administrativo

APEC

Objetivos

• Al finalizar el taller, los participantes:

– crearán una tarjeta postal (post card) para APEC.

• Reemplazarán el texto existente por información de

APEC.

• Cambiarán el logo por el de APEC.

• Brindarán formato (sencillo) a la publicación.

– unirán (merge) esta publicación a una lista de

direcciones (mailing list) de la Directiva de APEC.

• Crearán el banco de datos.

• Conectarán el banco de datos a la publicación.

Creación de una tarjeta postal

• Pasos:

– Acceder a Publisher

– En el buscador (search for online templates)

escribir postcards

– Del menú de categorías, seleccionar business

Creación de una tarjeta postal

• Pasos:

– De las opciones que se presentan, seleccionar la

siguiente:

Creación de una tarjeta postal

• Debe tener al momento esta pantalla:

Creación de una tarjeta postal

• Reemplazar la información por:

Creación de una tarjeta postal

• Reemplazar la información por:

Creación de una tarjeta postal

• Cambiar el logo por

el de APEC

– Save

– Update publication:

Creación de una tarjeta postal

• Producto:

Creación de una tarjeta postal

• Producto:

Creación de una tarjeta postal

• Formato (Menú de Page Design):

Creación de una tarjeta postal

• Formato (Menú de Format):

Creación de una tarjeta postal

• Formato (Menú de Insert):

Mail Merge: Definiciones

• Mail Merge: Se refiere al proceso de

combinar una fuente de datos (data source)

con una publicación para imprimir

individualmente un grupo de publicaciones.

• Data Source (Fuente de datos): Se refiere a

un archivo electrónico donde se guardan los

nombres, direcciones y otra información

sobre los individuos que han de recibir copia

de la publicación.

Mail Merge: Definiciones

• Record (archivo): Se refiere a la información

de cada persona, la cual está contenida en la

fuente de datos.

• Field (campo): Se refiere a cada pieza de

información contenida en un record individual;

por ejemplo: nombre, dirección residencial,

nombre de la ciudad, entre otra.

Mail Merge: Definiciones

• Un grupo de campos relacionados componen

un archivo y un grupo de archivos, componen

una fuente de datos (data source).

• Una de las funciones principales del proceso

de mail merge, es crear correos en masa,

donde se puede enviar la misma publicación

a varias personas.

Mail Merge

• Los pasos básicos para el proceso de mail

merge son:

– crear la publicación.

– crear u obtener la fuente de los datos (data

source).

– unir (merge) la publicación con la fuente de datos

(data source).

– imprimir y distribuir la publicación.

Mail Merge: Crear una Fuente

de Datos

• Usted puede distribuir su

tarjeta postal de APEC al

utilizar este proceso.

• Una vez usted crea la

publicación, el próximo paso

es crear la fuente de datos o

utilizar una ya existente.

Mail Merge: Crear una Fuente

de Datos

• En el Tab de

Mailings, del

grupo de Start,

de un click en

Select Recipients.

• Del sub menú

que sale, de un

click en Type

New List.

Mail Merge: Crear una Fuente

de Datos

• Sale una caja de diálogo de nombre New

Address List.

Mail Merge: Crear una Fuente

de Datos

• Esta caja de

diálogo, trae

columnas ya

definidas, las

cuales pueden

ser editadas al

utilizar la

opción de

Customize

Columns.

Mail Merge: Crear una Fuente

de Datos (eliminar un campo)

Eliminar

estos

campos

Mail Merge: Crear una Fuente

de Datos

• Para hacer las entradas de las direcciones,

debe utilizar Tab para moverse de un campo

a otro campo y Shift + Tab para volver hacia

atrás.

• Cuando desee dejar un campo en blanco,

muévase con Tab hacia el próximo campo.

• Una vez termine el último campo de la

primera fila, presione New Entry para hacer

una nueva entrada.

Mail Merge: Crear una Fuente

de Datos (Hacer entradas)

Mail Merge: Crear una Fuente

de Datos (Hacer entradas)

Directiva

APEC

Mail Merge: Crear una Fuente

de Datos (Hacer entradas)

Mail Merge: Crear una Fuente

de Datos (Hacer entradas)

Mail Merge: Conectar el Data

Source con la Publicación

• Una vez se crea el Data Source, usted está

listo para conectar esta fuente con la

publicación.

• Teniendo la publicación en pantalla, en el

Tab de Mailings, en el grupo de Start, dar

un click en Select Recipients.

• De la lista, seleccionar lo que dice Use

Existing List (se utilizará el Data Source

creado con algunos de los miembros de la

Directiva APEC).

Mail Merge: Conectar el Data

Source con la Publicación

• Al seleccionar Use

Existing List saldrá una

ventana de diálogo como

la que se muestra.

• Dar un click en NO, ya

que usted desea utilizar

la lista que creó

previamente. Si da un

click en YES, usted se

puede conectar con otro

Data Source.

Mail Merge: Conectar el Data

Source con la Publicación

• En el grupo de Start, dar

un click en el botón de

Mail Merge, y de la lista

seleccionar Step by Step

Mail Merge Wizard.

Mail Merge:

Conectar el Data

Source con la

Publicación

• Aparecerá una ventana

de diálogo de nombre

Mail Merge.

Mail Merge: Conectar el Data

Source con la Publicación

• En el post card de APEC, dar un click en donde dice

Mailing Address Line 1.

Mail Merge: Conectar el Data Source

con la Publicación

• En la parte inferior de la ventana de diágolo de Mail

Merge, donde dice More Items, dar un click en

Address Block. Sale la ventana de diálogo de Insert

Address Block.

Mail Merge: Conectar el Data Source

con la Publicación

• En la ventana de diálogo de Insert Address Block, a

la izquierda, asegúrese que los cuatro encasillados

estén seleccionados y que esté escogido el formato

de nombre Mr. Joshua Randall Jr.

Mail Merge: Conectar el Data Source

con la Publicación

• En el área de Preview, mediante las flechas direccionales,

puede observar cada dirección entrada mediante la creación

del data source.

• De un click en OK para insertar el bloque de dirección en la

publicación.

Mail Merge: Conectar el Data Source

con la Publicación

• Aparecerá en la pantalla lo que se muestra a continuación:

Mail Merge: Conectar el Data Source

con la Publicación

• En la parte inferior del panel de diálogo de Mail Merge, en los

pasos 2 y 3, dar un click en Next: Create Merged Publications:

Mail Merge: Conectar el Data Source

con la Publicación

• Ahora, usted decidirá cómo

producirá su publicación:

usted puede unir el archivo a

una nueva publicación,

imprimir las páginas unidas o

añadir las páginas unidas al

final de la publicación

existente, lo cual también

crea un nuevo archivo.

• Seleccione lo que dice Merge

to a new publication.

Mail Merge: Conectar el Data Source

con la Publicación

• Note que se creó una nueva publicación.

• Puede grabar el documento como Post Card APEC.

Gracias…

Compromiso

Cuando hemos hecho

nuestro máximo esfuerzo,

podemos esperar el

resultado en paz. J. Lubbock

Pasión

No puedes lograr el éxito

verdadero a menos que

ames lo que haces. Dale Carnegie

Confianza

Si piensas que puedes, o

piensas que no puedes,

siempre tendrás la razón. Henry Ford

Perfección

Cuando consideres que

aquello que has realizado

está bien hecho, haz algo

más: Mejóralo. Thomas A. Edison