Een tutorial over Een tutorial over DropboxDropbox

Door ISims2SNFKGGHDoor ISims2SNFKGGH

Hoi allemaal!

Ik voel me nu zo ongeveer als Nienke zich moet hebben gevoeld op het moment dat ze de inleiding ging schrijven voor haar tutorial voor LiveJournal: opgelaten en niet-wetend waar ik moet beginnen. Het verschil tussen het onderwerp waar ik een tutorial over schrijf en het onderwerp waar zij een tutorial over heeft gemaakt, is dat LiveJournal veel bekender was op het moment dat Nienke de tutorial schreef dan dat Dropbox op het moment is. Ik ken het zelf ook nog niet heel erg lang, maar het is dè uitkomst!

Wat is Dropbox en hoe werkt het?Dropbox is een soort van online deelsysteem. Je upload bestanden die je wilt delen met anderen - van foto’s tot muziek, van presentaties voor school tot andere bestanden – naar Dropbox. Je hebt geen USB-sticks meer nodig, geen Cd’s of (externe) harde schijven. Alleen een internetsite en een programmaatje van enkel 24,06MB: Dropbox! Je installeert Dropbox op je computer, je laptop (voor Mac, Windows en Linux) of op je mobiele telefoon met internet en upload bestanden die je wilt delen. Vervolgens wandel je naar je vriend of vriendin even verderop en installeer je daar ook Dropbox. Hij/zij maakt dan ook een account aan, jij machtigt hem/haar of meer dan één persoon om in de map te kunnen komen en voilà: een online deelsysteem! Waarom zou je moeilijk doen, hoor ik je denken. Je kunt toch ook gewoon even een Cd’tje branden of de bestanden op een USB-stick zetten? Dat zal ik je uitleggen. Voor Dropbox hoef je de deur niet uit: Dropbox doet voor jou je bestanden de deur uit! Bovendien is het erg handig voor presentaties op school of als je bestanden wilt mailen met mensen die niet naast de deur wonen.

Waarom een tutorial?Buiten het feit dat het natuurlijk super handig is, is het ook heel erg fijn om mee te werken omdat het gemakkelijk is in gebruik. Er zijn nog altijd veel Simsschrijvers die samenwerken en samen dagboeken maken. Foto’s, teksten en andere dingen delen op deze manier is zoveel handiger dan de bestanden één voor één via msn te sturen. Ik heb deze tutorial gemaakt zodat jullie er ook gebruik van kunnen maken. Maar wat me in eerste instantie tot het maken van deze tutorial heeft gezet, is het overzetbureau van Méet en Moos. Deze twee dames – ook wel bekend als Romée en Moos – zetten dagboeken over van de Simssite naar LiveJournal voor mensen die geen zin hebben om dat zelf te doen, maar toch niet willen dat hun dagboek(en) verloren gaan. Dit gaat Moos ook voor mij doen, maar aangezien ik mijn foto’s en teksten zelf graag nog wil hebben en ik heb afgesproken dat zij de teksten en foto’s ook zal sturen, hebben we besloten gebruik te maken van Dropbox. Op deze manier kunnen zij gewoon overzetten en behoud ik mijn foto’s en teksten. Dus ook in dit geval is Dropbox erg handig!

Nieuwsgierig geworden? Hieronder heb ik in 14 stappen beschreven hoe Dropbox werkt. Buiten dat heb ik nog 8 tips voor de mensen die dat handig vinden. Succes ermee! Als je nog vragen of opmerkingen hebt ofzo, laat dan maar een berichtje achter in mijn topic!

Ga naar www.dropbox.com. Als je wilt, kun je het filmpje kijken zodat je wat meer komt te

weten over Dropbox. Maar vrijwel alles wordt uitgelegd in deze tutorial dus het hoeft niet

persé. Als je er klaar voor bent, klik je op Download Dropbox. Kies voor die van 2 GB

omdat dat de enige is gratis is – tenzij je tegen betaling meer ruimte wilt hebben, natuurlijk.

Je volgt de installatie-instructies tot je op een gegeven moment bij een schermpje komt. Daar

vragen ze om je voornaam, achternaam, e- mailadres, wachtwoord, bevestiging van je

wachtwoord en vervolgens de naam van je computer/laptop in te vullen. Het is belangrijk

dat je deze gegevens allemaal invult in verband met het delen van de bestanden.

Als het goed is, opent het programma zich na de installatie vanzelf. Wanneer het programma

geopend is, staat er rechts onderin ook het tekentje van Dropbox. Op je bureaublad kun je

ook altijd het pictogram van Dropbox terugvinden.

Nu het programma geopend is, ben je in principe klaar om bestanden te uploaden, zodat ze elders kunnen worden gebruikt. Hiervoor moet je naar de site van Dropbox. Dit kun je doen via je internetbrowser, maar je kunt ook gewoon met je rechter muisknop op het icoontje van Dropbox klikken rechts onderin en dan naar Launch Dropbox Website klikken. Dan zie je het volgende scherm. In beide gevallen word je doorverwezen naar de homepagina van jouw Dropboxaccount omdat je al ingelogd bent.

Nu je je op je homepagina bevindt, zul je de dezelfde mappen zien staan die je ook ziet staan als je het programma Dropbox op jouw computer of laptop opent. Nu gaan we een Gedeelde Map aanmaken. Daarvoor moet je eerst naar Sharing (bovenin de website, twee opties rechts van Files, het gedeelte waar je nu onder zit).

Hier moet je namelijk heen omdat je daar je eerste Gedeelde Map gaat maken. Dit doe je door op Share a folder te klikken.

Nu moet je een keuze maken tussen de twee opties I’d like to create and Share a new folder (ik wil een nieuwe map aanmaken en delen) en I’d like to share an existing folder (ik wil een bestaande map delen). Omdat je nog geen map hebt aangemaakt waarin bestanden staan die je kunt delen, kies je voor optie de optie om een nieuwe map aan te maken. Je geeft de map direct een naam. Tip: maak niet een naam aan met bijv. ‘project aardrijkskunde’ maar geef de map een naam waarin de namen voorkomen met wie je de map wilt delen. Dit is niet alleen handiger voor jezelf, maar ook handiger voor anderen omdat er anders straks allerlei mensen in diezelfde map kunnen, terwijl ze grotendeels van de map niet eens nodig hebben.

1. Nu krijg je een scherm te zien waar opnieuw twee lege vakjes te zien zijn. Boven het ene vakje staat Invite collaborators to this folder (nodig mensen uit om deze map te delen) en boven het vakje eronder staat (Optional) send a personal message with you invitation (niet persé nodig: typ een persoonlijk bericht bij je uitnodiging). Het tweede hokje hoef je dus niet persé in te vullen, maar dat mag wel. Het eerste hokje moet je invullen. Daarin zet je de e-mailadressen van de mensen die je een uitnodiging wilt sturen, zodat je de map met hen kunt delen. Dit kan overigens één persoon zijn, maar het kunnen er ook tien zijn. Let op: degene naar wie je die uitnodiging stuurt, moet dan zelf ook beschikken over een Dropboxaccount en een laptop/computer waar hij of zij het programma kan/kunnen openen. Is dit niet het geval dan moet(en) diegene(n) eerst zelf een account aanmaken. Klaar? Klik op Share folder. Als het goed is krijg je nu een melding rechts onderin dat er een nieuwe map is aangemaakt.

Nu ben je weer terug op de homepage van jouw account en kun je kiezen uit een aantal opties.

Je kiest voor Uploaden. Op deze manier kun je bestanden uploaden naar de map.

Nu je hierop hebt geklikt, kun je bestanden gaan zoeken door op Choose files (kies bestanden) te klikken. In het scherm dat dan opent, kun je zoeken naar een foto, video, liedje, wat je maar wilt. Als je iets hebt gekozen, kun je vervolgens kiezen voor Upload more files (upload meer bestanden). Als je klaar bent, kies je voor Start upload. Tip: als je problemen hebt met het uploaden, kun je kiezen voor de ‘basic uploader’. Die kun je installeren via de link naast de optie Start upload.

Het zal enkele seconden duren voor alle bestanden geüpload zijn, maar uiteindelijk verschijnen ze in je map onder de knop waarmee je teruggaat naar de hoofdmap, namelijk de optie Parent folder. Zoals je ziet, heb ik een foto geüpload maar in principe maakt het niet uit wat voor bestand het is.

Als je veel bestanden hebt geüpload of van plan bent om dat nog te gaan doen, raad ik je aan nog een (aantal) submap(pen) aan te maken. Dit doe je door op Create new folder aan te klikken. Deze optie staat naast de optie Upload. Je geeft de map een naam en klikt op Create. Je kunt net zoveel nieuwe mappen aanmaken als je wilt. Ik heb bijvoorbeeld 3 mappen. Eén voor foto’s, één voor Worddocumenten en één voor PowerPointbestanden.

Als je hier klaar mee bent, kun je je bestand(en) naar de desbetreffende map(pen) slepen. Je zult dan eerst een waarschuwing krijgen of je zeker weet of je het bestand wilt verplaatsen. Dan klik je gewoon op Move 1 file. Dan wordt het proces verwerkt en staat het in de map(pen). Onderin zul je weer een melding krijgen dat er wijzigen hebben plaatsgevonden in de map. Als je met je rechter muisknop op één van de submappen klikt, zul je zien dat je kunt kiezen uit de opties Download folder (deze submap en de complete inhoud downloaden), Move (verplaatsen), Rename (naam wijzigen), Copy to (kopiëren naar) en Delete (verwijderen). Tip: je kunt de één of meerdere submappen downloaden, maar als je de inhoud van de complete map wilt hebben kun je ook teruggaan naar je homepage en daar de hele gedeelde map downloaden. Dit doe je door op Parent folder te klikken.

Nu ben je in principe klaar om de map te delen met de personen waarvoor je de map hebtaangemaakt. Maar voordat dat kan, moet(en) de uitgenodigde(n) je uitnodiging accepteren en – zoals ik al zei bij stap 8 – beschikken over een eigen Dropboxaccount en over minstens één computer, laptop of mobiel met internet. Pas dan kunnen degenen die jij hebt uitgenodigd bij de bestanden. De personen die zijn uitgenodigd, hebben een mail ontvangen waarmee ze

door middel van een paar klikken op de knop je uitnodiging kunnen aannemen of afslaan.

In feite kun je nu aan de slag, maar ik heb nog zeven must-knows over Dropbox op een rij gezet voor degenen die meer willen weten dan dat ik hier boven heb uitgelegd.

Inloggen op andere computers, laptops of mobiele telefoons met internet

Als je naar de internetsite van Dropbox gaat, kun je rechts bovenin inloggen met je e-

mailaccount en wachtwoord. Dan wordt je doorverwezen naar de homepagina van jouw

Dropboxaccount. Bestanden van jezelf en anderen kun je altijd downloaden, maar om zelf

bestanden te uploaden moet je eerst Dropbox geïnstalleerd hebben op het desbetreffende

apparaat.

Dropbox installeren

Ben je ingelogd op een computer, laptop of mobiele telefoon met internet waarop geen

Dropbox is geïnstalleerd, maar je wilt het wel? Dan kun je het met de optie Install Dropbox

installeren. Je kunt natuurlijk naar de site van Dropbox gaan – zie stap 1 – maar dan voor de

optie kiezen dat je al een account hebt.

Meer personen uitnodigen

Je kunt nog meer personen uitnodigen, zodat er meer mensen zijn gemachtigd tot je map. Dit

doe je met de knop Shared folder options. (Dit werkt hetzelfde als bij stap 8.)

Bestanden zoeken

Als je op zoek bent naar één of meerdere bestanden maar je die niet vinden kunt, is er nog een

zoekoptie op de site van Dropbox. Het werkt net zoals gewone zoekmachines: jij typt de naam

van het bestand in en de computer vindt het voor je.

Verwijderde en verplaatste bestanden bekijken

Bestanden die je hebt verwijderd of verplaatst, kun je terugzien door op More actions en

vervolgens op Show deleted files te klikken. In de balk staat nu niet meer welke grootte het

bestand heeft (wellicht omdat het geen ruimte meer inneemt omdat het verwijderd is) maar dat

het verwijderd is. Schrik niet: bij verplaatste bestanden staat ook deleted (verwijderd). Als je je

bestand achteraf wilt terughalen – of het nou verplaatst is of verwijderd, klik je met je

rechtermuisknop op het verwijderde/verplaatste bestand en klik je op Undelete (verwijderen

ongedaan maken). Als je zeker weet dat je het bestand niet meer wilt hebben, klik je op

Permanently delete (permanent verwijderen). De laatste optie waaruit je kunt kiezen is

Previous versions (eerdere versies). Met deze optie kun je zien hoe het bestand er eerder uit

heeft gezien (handig bij bijv. Worddocumenten waar iets uit is gehaald of aan toegevoegd) of

waar het bestand eerder heeft gestaan. LET OP: Wanneer je mappen deelt en je wijzigingen

aanbrengt in de mappen, zullen die wijzigingen ook gelden voor degenen met wie je de map

deelt. Als je bijv. een foto verwijderd, zal die foto er voor de medegebruikers ook niet meer in

staan. Overweeg dus goed wat je doet, voordat je het doet!!!

Zien hoeveel ruimte je hebt verbruikt

Onder de opties Get extra space free en install Dropbox staat een balkje waarin je kunt zien

hoeveel procent van de totale ruimte die je hebt, verbruikt is en hoeveel je nog over hebt.

Gratis meer ruimte

Wil je meer dan 2 GB ruimte maar heb je geen zin om ervoor te betalen? Er is een

mogelijkheid. Door te klikken op de optie Get extra space free kun je mensen uitnodigen ook

gebruik te gaan maken van Dropbox. Voor elke persoon die dan een account aanmaakt op

Dropbox nadat jij hem of haar hebt uitgenodigd, krijgen jij en degene die op de uitnodiging is

ingegaan er een grootte aan 250MB bij. Hiervoor moet je uit een scherm van 3 opties kiezen.

Bij optie één verzend je een link naar één of meerdere personen. Bij optie twee moet je je e-

mail adres en wachtwoord invullen. Als je op Retrieve your contacts klikt, stuurt Dropbox een

automatische mail naar alle mensen die jij in je contacten hebt staan. (Dit geld voor alle

mensen die je op msn hebt, maar ook voor de personen die in je e-mailgegevens staan). Let

op: dit loopt op tot de 8GB. Als je dus 5GB extra bij elkaar hebt weten te verzamelen door

mensen uit te nodigen voor Dropbox kun je er niet nog een keer 250MB bij krijgen. Personen

die al eens eerder zijn uitgenodigd, kun je niet nog een keer uitnodigen. Ook niet als zij nog

geen account hebben.

Kláár!Hopelijk is alles zo een beetje duidelijk! Ik heb zelf niet het idee dat ik iets vergeten ben, maar

als je nog vragen hebt of je iets aan te merken hebt, kun je opmerkingen enzo achterlaten in

m’n topic!

Veel plezier met het gebruiken van Dropbox!