Todas las claves para gestionar un proyecto de forma eficiente

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Anabel Domínguez Pardo. BeiNN Project Management.

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Todas las claves para gestionar un proyecto de forma eficiente.

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Anabel Domínguez. BeiNN Project Management. www.beinn.es @beinn_ideas

Todas las claves para gestionar un proyecto de forma eficiente. Anabel Domínguez. www.beinn.es

¿Qué es una idea que se pone en marcha?

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www.sgcampus.com.mx @sgcampusAnabel Domínguez. BeiNN Project Management. www.beinn.es @beinn_ideas


¿Qué es un proyecto? !

El conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo.

!- Fecha de inicio y final - Resultado único (producto o servicio) - Delimitado económicamente, en tiempo, funcionalidades...

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El propósito de todo proyecto, es hacer posible el desarrollo estructurado, planificado e inteligente de una idea que suponemos tiene potencial y es estratégica en la organización.

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¿Por qué trabajar por proyectos?

!Trabajamos en organizaciones que giran en torno a la Dirección y Gestión y a las personas que permiten llevarlos a cabo.

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Realidades del día a día !- Los proyectos se entregan tarde. - Los clientes no obtienen lo que quieren o esperan. - Los clientes no están satisfechos con el resultado. - Surgen numerosos conflictos con el equipo. - El cliente no regresa y no será prescriptor de nuestra empresa. - El ambiente de trabajo debido a la presión de las entregas no es el mejor. - El compromiso del equipo disminuye.

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¿Qué beneficios aporta la Dirección de proyectos?

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- Más eficientes en nuestro trabajo, mejoran las empresas. - Entregas a tiempo. - Mayor satisfacción del cliente. - Equipos más comprometidos. - Minimización de riesgos, nos preparamos ante desastres. - Ahorro de tiempo y dinero. - Se gestionan mejor los conflictos. - Se trabaja mejor. - Se ponen en marcha ideas y se aprovechan nuevas oportunidades.

¿Qué beneficios aporta la Dirección de Proyectos? !

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¿Qué necesitamos para que un proyecto funcione?

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El Director de Proyectos.

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1.- Solucionan problemas. !2.- Ponen y quitan días al calendario. !3.- Consiguen recursos donde no los hay.

4.- Ven el futuro. Saben lo que va a pasar. !5.- Pueden estar en varios sitios a la vez.

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Objetivos claros

Planificación

Stakeholders

Equipo

ControlComunicación

Riesgos

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Proyectos Los proyectos (junto con los miembros del equipo y a menudo las oportunidades) son temporales y tienen un final.

Trabajo Operativo (Operaciones) !Las operaciones son continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos. !Son continuas y sostienen a la organización a lo largo del tiempo.

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Restricciones del proyecto !

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¿Cuándo debe comenzar un proyecto?

!

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Existen preguntas clave antes de comenzar un proyecto... ! - ¿Qué espera el cliente con este proyecto?

- ¿Por qué se realiza? - ¿Qué requerimientos tengo? - ¿Tengo restricción económica? - ¿Tengo tiempo límite para su realización? - ¿Cuento con los recursos necesarios? - ¿Es viable? - ¿Como garantizamos que se ha finalizado? - ...

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Claves para una definición del alcance

!

El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto

- Declaración detallada de lo que se quiere con el proyecto. - Especificación de los entregables y producto final. - Criterios de aceptación. - Exclusiones del proyecto. - Supuestos que se contemplan. - Restricciones asociadas al proyecto.

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Con una planificación cuidadosa y

Detallada, se puede ganar;

Con una planificación descuidada y

Menos detallada, no se puede ganar;

¡Cuánto más segura será la derrota si

no se planifica nada!

Por el modo en que se realice la planificación,

de antemano podemos predecir la victoria o la derrota.

Sun Tzu

El Arte de la Guerra

(400 años a.d.C. aprox.)

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¡Vamos a la planificación! !!

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Plan de Dirección de Proyectos

Recopilar requisitos

Definir alcance

EDT Lista de Actividades

Secuencia de Actividades

Duración

Cronograma

RiesgosComunicaciones

Recursos

Calidad

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Gestión del tiempo del proyecto !

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- Definir las actividades. - Secuenciar las actividades. - Estimar los recursos de las actividades. - Desarrollar el cronograma. - Controlar el cronograma.

¡Objetivo! Finalizar el proyecto a tiempo

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¡Comenzamos a trabajar en el proyecto! !

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Dirigir y Gestionar la Ejecución de ProyectosAsegurar la Calidad

Adquirir el equipo. Desarrollar el equipo. Dirigirlo.

Distribuir la información

Gestión proveedores

Grupo de procesos de Ejecución

Durante el grupo de procesos de ejecución se invierte la mayor parte del presupuesto.

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El grupo de procesos de ejecución implica la coordinación del personal y los recursos para alcanzar el objetivo del proyecto

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El liderazgo es la capacidad de establecer la dirección e influenciar y alinear a los demás hacia un mismo fin, motivándolos y comprometiéndolos hacia la acción y haciéndolos responsables por su desempeño.

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Competencias necesarias para desarrollar el liderazgo y gestionar equipos de proyectos.

ProactividadEmpatía

Ética y CredibilidadGrandes dotes de Comunicación Adaptarse al cambio

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Claves para que se trabaje bien en equipo

1.- Qué cada persona conozca lo que tiene que hacer, lo que se espera de sus tareas y tenga la información y medios para llevarlo a cabo. 2.- Buena comunicación. 3.- Conocer y asumir roles y responsabilidades dentro del contexto del proyecto. 4.- Gestionar el talento y motivar al equipo.

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¡Importante! !El seguimiento y Control del Proyecto. !!

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Controlar los costes y el tiempo! Gestionar e influir sobre los cambios Seguir periódicamente los avances de costos del proyecto Verificar que los desembolsos no excedan la financiación autorizada Asegurar la utilización del control integrado de cambios Informar los cambios aprobados a los interesados en tiempo y forma !

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¿Qué hacemos en seguimiento y control?

!- Finalizamos actividades del proyecto. - Cuantificamos los progresos. - Tomamos medidas correctoras.

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¡Finalizado el proyecto vamos a cerrarlo!

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Cierre del proyecto

1.- Aceptación de entregables. 2.- Firma del cierre del proyecto por

todas las partes. 3.- Lecciones aprendidas.

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“Cuando el objetivo te parezca difícil, no cambies de objetivo; busca un nuevo camino para llegar a él”. !Confucio.

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¡Gracias!

Anabel Domínguez. BeiNN Project Management. www.beinn.es [email protected]

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