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Making $ and ₵ of IT‐ An Uconference

28 Aug 2015

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Unconference

• “Crowd‐sourced” • Participant‐driven meeting• Participants to decide on the agenda• Open discussion 

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Outline

1:00 Intro1:10 Decide topics to discuss1:15 Unconference **see our pledge 

1:40 Wrap‐up, summarise, document for sharing1:45 Sharing

1:50 Next session …

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Our Pledge aka ground rules

• We listen actively, respect others ‐ are present

• We share own experiences & stories – concise, time is short

• We respectfully challenge each other ‐ ask questions, focus on ideas

• We participate actively, to fullest of our ability – collective growth depends everyone’s voice

• We let others share, we let at least 2 others share before we speak again

• Our goal is to gain deeper understanding of the subject together

• We record our discussion to benefit the wider community

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www.edchange.org/multicultural/activities/groundrules.htmlwww.education.com/reference/article/nine‐rules‐good‐discussion

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IT Cost/TCO/Investment/ROI

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IT Budgeting/Portfolio• Building the alignment to business

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Beyond $ and ₵ …• Running IT as a business• Cost vs value focus

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or

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We discussed …

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Reflections

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Our Reflections …

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• Companies should looking into Improving

Innovating

Integrating

• Improving current process to provide competitive advantage and facilitate business needs and long term strategic goals that need to achieved

• IT should be closely in line with business requirements and innovate current way of doing and integrate all the process in solid foundation of business

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Our Reflections …

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• IT as a cost centre vs IT as a business Not so much of either categorization but more how IT can understand the 

business and partner them to value add

• In terms of justifying the $ and ₵, the difficulty is usually in infrastructure projects where it is difficult to explain and justify in less technical terms

• Strategic projects tend to be “easiest” with strong business support

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Our Reflections …

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• How to justify investment

• IT portfolio

• Monitoring of the IT investment

• IT as a business vs cost centre

• How to convince management for an investment Productivity/revenue loss

Benchmark

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Our Reflections …

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• IT as a cost & business

• Investment of equipment – for facilitating of business

• How to convey the need for investment to the management

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Our Reflections …

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• IT cost centre vs business There is an another dimension to be considered, that is, IT as a shared 

services

Organisations are moving towards IT as a strategic partner but they face some struggle as businesses still consider IT as a cost centre

• Investment & budgeting IT is expected to do innovation more than anything for now

Most of the budget goes to strategic capital investment

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Our Reflections …

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• IT investment / cost Should consider tangible benefit

Return generated Cost reduced Cost avoided

Also consider intangible benefit Ease of use / engagement Efficiency of desired objective

• IT budget Generally the classification of assets as 

Infrastructure Transaction Information Strategicare universal

• Running IT as business Still in the progression Have pros/cons 

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Our Reflections …

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• IT is slowly evolving from cost centre to business centre

• The challenge is how to create value to the “internal customer”

• Intangible benefits play an important part in the decision of external customers where they emphasisemore on customer experience than the investment that the company has to put in

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Our Reflections …

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• Types of IT costs  To reflect if the current spending in each category align with the 

organisation’s strategy 

To use the categories as reality check – target percentages vs actual spent => gap analysis

• Justification of IT investment Cost / capital savings

Cost / capital avoided

Revenue enhancements

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Our Reflections …

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• Portfolio Time dimension

Industry that we are in

Life stage of the company

Should not focus on the percentage (arbitrary)

• IT as a business Shadow IT

Stagnation of service

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Our Reflections …

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• Is running IT as a business the right model for an organisation?

• Does it have more benefits than downsides?

• It may be a bad idea, for reasons such as: Unproductive employees due to time spent in getting IT for help

Increased product cost due to internal changes

Unhappy employees & organisation

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Thank you  

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Fel & Tzann

We gratefully acknowledge the usage of various images from the many internet sources, in the spirit of sharing & learning