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Cómo abordar una estrategia de Cero Papel con el gestor documental profesional abox-document. Ventajas y retos de este tipo de iniciativas.
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PRESENTACIÓN :
La Oficina Cero Papel y La Oficina Cero Papel y La Oficina Cero Papel y La Oficina Cero Papel y aboxaboxaboxabox----documentdocumentdocumentdocument::::Software de Gestión Documental profesional
Rubén LafuenteRubén LafuenteRubén LafuenteRubén Lafuente
Gerente Gerente Gerente Gerente AdaptingAdaptingAdaptingAdapting América S.A.S.América S.A.S.América S.A.S.América S.A.S.
Mayo Mayo Mayo Mayo 2012201220122012
Índice ponencia
1. ¿Quiénes somos?
2. ¿Qué es un software de gestión documental?
3. Beneficios para el cliente
4. Características de abox
5. Implantación de abox
6. Ventajas diferenciales
7. Conclusiones
8. Ejemplos (B/quilla)
1.1. ¿Quién es Adapting?
Adapting:
Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) desde 1999.
>300 proyectos de gestión de contenidos. Especialización en gestión documental.
Content management
for smartcompanies
Especialización en gestión documental.
Localizada en el Parque Tecnológico de Valencia (España), 20 empleados.
Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e internacional de partners.
1.2. Adapting. Clientes en Europa.
1.3. Adapting América S.A.S.
Sociedad colombiana filial:
Creada en Barranquilla en marzo de 2011.
Oficina comercial en Bogotá.
Visión: Visión: Visión: Visión: alcanzar alcanzar alcanzar alcanzar
liderazgo en liderazgo en liderazgo en liderazgo en SGD en SGD en SGD en SGD en
LatinoaméricaLatinoaméricaLatinoaméricaLatinoamérica
8 empleados + 12 ingenieros proyectos I+D
3 objetivos:
Soporte a partners en Colombia
Desarrollo y localización de abox
Expansión a resto de Latinoamérica
1.4. Primeras referencias en Colombia
Empresa Energía Bogotá: gestor documental en 2 dependencias, opción de 200 usuarios (sector energía)
Petrominerales: consultoría gestión documental en 3 dependencias, opción de 100 usuarios (sector petróleo)
Texican Oil Limited: gestor documental en modo cloud para intervención y auditoria de obras de gaseoducto (Bosconia)
Fintravalores: gestión doc. Cartera (sector financiero)
Salud Familiar IPS: gestión delegados, 500 empleados (sector salud)
Fondecor: fondo empleados de El Cerrejón para trámites asociados (sector asociativo)
Naves Colombia S.A.: ventanilla única y 4 procesos administrativos con solución on-premises (sector logístico).
Gobernación Casanare : Ventanilla única con procesos judiciales (sector público)
Cooperativa de Monómeros: Ventanilla Única y procesos para el asociado (sector asociativo)
1.5. Partners certificados
Alemsys S.A. (Barranquilla, partners IBM, sector TIC)
Análogo a Digital (Bogotá, sector digitalización y custodia)
Colvista (Bogotá-Medellín-Cali-Miami, sector integración TIC)
Everis Colombia (Bogotá, sector salud, multinacional)
Indexa Soluciones (Bogotá, distribuidores Abbyy, sector TIC)
Mex Informática (Bogotá, soluciones cloud, sector TIC)Mex Informática (Bogotá, soluciones cloud, sector TIC)
Memory Corp S.A. (Bogotá_Medellín, custodia y digitalización)
Prodinfo (Cali, sector consultoría documental)
Royal Technologies (Bogotá-Medellín, sector software ECM)
SIAR Ltda. (Barranquilla, sector digitalización y custodia)
SoftyDI Ltda. (Bogotá, ex-AGN, sector consultoría documental)
SOS Informática (Bogotá, sector TIC)
1.6. Alianzas estratégicas
OCR/ ICR
e-Factura
I+D
Grandes integradores Grandes integradores
2. ¿Qué es un software de gestión documental profesional?
Electronic Documents & Records Management System (EDRMS):
Permite gestionar documentos electrónicos y físicosPuede manejar documentos como “evidencias”Puede manejar documentos como “evidencias”Incorpora buenas prácticas y legislaciónGestiona todo el ciclo de vida del documento Automatiza y controla la ejecución de tareas Permite consultar la totalidad de ladocumentación empresarialPermite acceso remoto y móvilReduce drásticamente el papel
2.1. Crecimiento “Procesos Internos”
Intranet / Extranet (ECM)
Factura electrónica
Procesos de negocio (BPM)Procesos de negocio (BPM)
Expedientes sin flujo (series)
Ventanilla Única Correspondencia
2.2. Crecimiento “Digitalización y Archivo”
Negocio de digitaliz., indexación y custodia
(BPO)
Indexación automática (OCR/ICR)
Custodia documental Custodia documental (almacenam. y
préstamos)
Retención y disposición (Archivo
Total)
Digitalización e indexación básica (captura y acceso)
•Radicación manual
•Puesto de digitalización automática (HotScan)
•Puesto de captura automática (OCR/ ICR)
•Capturadoras automáticas (HotFolder y HotMailbox)
Captura
•Integración ofimática
•Capturadoras manuales (HotOffice, SendTo y HotPrinter)
•Gestión de Formularios y plantillas
Producción
•Indexación manual (sobre metadatos de abox)
•Clasificación primaria (tipo/ carpeta)
•Glosarios y tesauros
•Indexación automática (sobre imagen con software externo)
Indexación y Clasificación
•Base de datos
•Repositorio de ficheros
•Backups de seguridad
•Transferencias del archivo electrónico
•Cifrado del repositorio
Almacenamiento electrónico
•Tipos documentales
•Series documentales
•Carpetas
•Metadatos
•Buscadores simples y avanzados
•Búsquedas favoritas
•Indexación de archivos (búsqueda dentro del fichero)
•Visualización on-line, de cualquier soporte
•Edición de metadatos
•Notificación y envíos
•Comentarios
•Versionado de documentos
•Workflows y tareas pendientes
•Extranet de clientes/ proveedores
•Registro de entrada
•Registro de salida
•Envío/ notificación electrónica
•Exportación a otros medios
•Dispositivos móviles (abox-mobile)
Modelos: Plus – Archive - Elite
Organización del archivo
soporte
Búsqueda y presentación
•Extranet de clientes/ proveedores
Gestión y colaboración
Distribución
•Conversión y anulación de records
•Transferencias de archivo
•Flujo de Archivo
•Cierres de carpeta y expediente
•Parametrización de Tablas de Retención Documental
Retención y Disposición
•Modelización de la bodega
•Inventario documental
•Almacenamiento en cajas y folders
•Convivencia Archivo físico y Electrónico
•Flujos de préstamos y devoluciones
Custodia física
•Login/ password de usuarios
•Auditoría de usuarios y eventos
•Restricción de acciones por rol, usuario o dependencia
•Niveles de protección de contenidos (carpeta o individual)
•Integración con Active Directory
•Cifrado de comunicación (SSL)
Seguridad y control
•Utilidades de importaciión de imágenes y metadatos
•API de webservices
•Desarrollos a la medida (plugins)
Integraciones y migraciones
3. Beneficios para el cliente
¿Por qué implantar un sistema de gestión
documental?
Cumplir la legislación y/o requisitos calidad (ISO)
Mejorar la gestión de la información y conocimiento
Automatizar procesos
Controlar la ejecución de tareas
Reducir costes
Beneficios medioambientales
3.1. Normatividad colombiana e internacional
Ley de Archivos de Colombia (Ley 594 de 2000)
Ley de Protección de Datos (Ley 1266 de 2008)
Norma ISO-30301 (serie MSS, ISO-9000, ISO-1400, ISO-27000, OHSAS, etc).
Normativa internacional sobre records electrónicos
Legislaciones nacionales concretas: e-factura, seguridad, etc.Legislaciones nacionales concretas: e-factura, seguridad, etc.
Abox ha sido adaptado a la Ley 594 de 2000
3.2. Gestión de la información y conocimiento
Acceso inmediato a cualquier documento o contenido
Estandarización de los procesos
Conexión entre dependencias y sedes, acceso ubicuo
Históricos accesibles para no repetir de errores
Informes objetivos � toma de decisión informadaInformes objetivos � toma de decisión informada
¡¡¡ No más islas de información en mi empresa !!!
3.3. Automatizar procesos
No repetir tareas
Aprovechamiento del recurso humano
Emplear tecnologías de OCR, ICR, OMR, IA, etc.
Integración de sistemas
Uso de estándares (webservices, XML, SOAP, etc).Uso de estándares (webservices, XML, SOAP, etc).
Drástica reducción de tiempos y horas-hombre
¡¡¡ Que se entiendan las máquinas entre sí !!!
3.4. Control y reparto de tareas
Asignación de tareas a responsables
Medición de tiempos
% de cumplimiento x Dependencias x Roles x Personas
División de tareas mediante workflows
Recepción, revisión, aprobación, autorización, firma, etc. Recepción, revisión, aprobación, autorización, firma, etc.
Mejora en la distribución de recursos
¡¡¡ Siempre me toca a mí hacer todo !!!
3.5-a. Calculadora de ahorros directos
• Fotocopias
• Faxes
• Tóners impresora
• Servicios mantenim.
Papel
• Teléfono, faxes
• Mensajería
• Sobres, envoltorios
Comunica-ciones, envíos
• Bodegas
• Cajas
• Metros cuadrados
• Deterioro físico
Almacena-miento
Papelciones, envíos miento
• Búsquedas
• Pérdidas
• Duplicación tareas
• Mala gestión
• Desplazamientos
Tiempos
• Fotocopias
• Distribución física
• Registro/clasificación
• Digitación de datos
• Manipulación papel
Aprovecham. RRHH
3.5-b. Beneficios intangibles
Producti-vidad
Agilidad, asignación
responsabil.
Cumpli-miento
legal
Gestión del conocimien
to
Toma de decisiones informada
Imagen de empresa
3.5-c. Ejercicio cálculo del ROI
RESULTADOS DE LA CALCULADORA ABOX Inicio 12 meses 24 meses 36 meses 48 meses
A) Estimación de ahorros directos y tiempo: $ 0 $ 9.984.000 $ 10.982.400 $ 12.080.640 $ 13.288.704
B) Estimación de ahorros factibles en gastos de personal: $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
C) Potencial de reasignación de recursos a tareas productivas o de
valor agregado:$ 0 $ 16.341.117 $ 17.975.229 $ 19.772.752 $ 21.750.027
D) Reducción del riesgo por fatalidad,fallas seguridad,incumplim.
legal,multas, etc.$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
TOTAL PERÍODO $ 0 $ 26.325.117 $ 28.957.629 $ 31.853.392 $ 35.038.731
AHORRO ACUMULADO (ROI) $ 0 $ 26.325.117 $ 55.282.746 $ 87.136.138 $ 122.174.869
INVERSIÓN REALIZADA $ 26.000.000 $ 28.600.000 $ 31.200.000 $ 33.800.000 $ 36.400.000
Mensual (Año 1)
$ 1.361.760
$ 2.193.760
$ 0
$ 832.000
$ 0
RESULTADOS DE LA CALCULADORA ABOX Inicio 12 meses 24 meses 36 meses 48 meses
A) Estimación de ahorros directos y tiempo: $ 0 $ 9.984.000 $ 10.982.400 $ 12.080.640 $ 13.288.704
B) Estimación de ahorros factibles en gastos de personal: $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
C) Potencial de reasignación de recursos a tareas productivas o de
valor agregado:$ 0 $ 16.341.117 $ 17.975.229 $ 19.772.752 $ 21.750.027
D) Reducción del riesgo por fatalidad,fallas seguridad,incumplim.
legal,multas, etc.$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
TOTAL PERÍODO $ 0 $ 26.325.117 $ 28.957.629 $ 31.853.392 $ 35.038.731
AHORRO ACUMULADO (ROI) $ 0 $ 26.325.117 $ 55.282.746 $ 87.136.138 $ 122.174.869
INVERSIÓN REALIZADA $ 26.000.000 $ 28.600.000 $ 31.200.000 $ 33.800.000 $ 36.400.000
Mensual (Año 1)
$ 1.361.760
$ 2.193.760
$ 0
$ 832.000
$ 0
3.6. Beneficios medioambientales
Reducción drástica en fotocopias
Reducción significativa en impresiones
Reducción de sobres, carpetas, AZ, cajas, etc.
Uso de energía más eficiente
¡¡¡ Nuestra contribución a la sostenibilidad !!!
4. Plataforma modular ABOX: Características
abox: el “ERP de contenidos”
4.1. Plataforma escalable (3 x 1)
DMS: Sistema de Gestión Documental+
ERMS: Electronic Records Management System+
ECM: Enterprise Content ManagementECM: Enterprise Content Management
4.2. Gestión de documentos
4.3. Gestión de expedientes
DEFINICIÓN EXPEDIENTE:
Carpetas con estructura predefinida
Documentos esperados se rellenan con docs. reales o rellenan con docs. reales o con referencias a docs. externos
Expedientes vivos o muertos (control de estado)
Es posible asignar un “workflow”
4.4. Gestión de records (“evidencias”)
MÉTODOS DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN:
Se emplean para el cumplimiento de requisitos legales
Mecanismos de ABOX:
Declaración de records (evidencias)Declaración de records (evidencias)
Cierre de expedientes
Cierre de carpetas
Cierre fiscal (certificado)
Opciones de retención, liberación ydestrucción
Área de gran interés por normatividad
4.5. Dispositivos de captura
CAPTURADORAS:Maximizan la productividad del empleadoBasados en webservices de capturaReducen “gap” entre tareas de oficina y gestor documental
abox(API WS)
HotOffice:•WordToAbox
•ExcelToAbox
•OutlookToAbox
•SendToAbox
•HotPrinter
HotFolder / HotScan
HotMailbox
eFactura 2.0
4.6. Gestión de workflows
MOTOR + EDITOR WORKFLOWS:
EstadosTransicionesGuardas o requisitosAcciones
4.7. Capacidad de integración
API WEBSERVICES:
Concepto: trabajo en “background”
Herramienta 100% especializada
Integración con SOAP
Integraciones realizadas con múltiples plataformas:Integraciones realizadas con múltiples plataformas:
SAP (R3 y Business One)
Microsoft Dynamics (Navision)
Sharepoint Server
Desarrollos a medida
Etc.
4.8. Gestión integral del ciclo de vida
1. PRODUCCIÓN Y/O CAPTURA
2. INDEXACIÓN, CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
7. ALMACENAM. Y DISPOSICIÓN FINAL
3. DISTRIBUCIÓN Y ACUSE DE RECIBO
4. TRÁMITES Y COLABORACIÓN
5. CIERRE Y ARCHIVO
6. RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS
4.9. Normatividad colombiana e internacional
Normativa colombiana de Archivística
Normativa internacional sobre records electrónicos
Legislaciones nacionales concretas: p.ej. e-factura
Adaptado a la Ley 594 de 2000 (obliga a Adaptado a la Ley 594 de 2000 (obliga a
función pública)
5. Implantación de abox
Se recomienda análisis y consultoría documental previa:
1. Modelización y toma de datos
2. Instalación de sistemas
3. Parametrización y diseño gráfico
4. Desarrollos a medida (sólo lo necesario)4. Desarrollos a medida (sólo lo necesario)
5. Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)
6. Documentación y capacitación
Necesidad del cliente
Funcionalidad cubierta por SGD
Trabajo a medida
6. Ventajas diferenciales de abox
100% web, estándares W3C. Desde cualquier lugar, en cualquier momento. Fácil integración y diseño gráfico.
Control de versiones. Laboratorio dedicado en exclusiva al mantenimiento del producto y nuevas versiones.
Editor workflows. Flujos precargados (p.ej. Ley 594) y posibilidad de generar nuevos flujos al estilo de un BPM.posibilidad de generar nuevos flujos al estilo de un BPM.
Modularidad. Concepto ECM, módulos Core, Document, Workflow, Archive, Webmanager, Elearning, etc.
100% parametrizable. Proyectos muy cortos, alta personalización, sin riesgo de demora en plazos.
Red de partners certificados. Atención cercana y compromiso de aseguramiento de la compatibilidad.
Licenciamiento y arrendamiento (“cloud” + “SaaS”)
Soporte técnico en Colombia.
7. Conclusiones: Oficina Cero Papel
Programa “Cero Papel” por Decreto Presidencial
No es una opción, es clave para competir
Es una meta a largo plazo, se estructura por objetivos al corto
Requiere un software profesional (EDRMS) Requiere un software profesional (EDRMS)
Requiere una estrategia apoyada por Alta Gerencia
Encontrará resistencia en ciertas personas
Debe abordarse por fases, empezando por
Ventanilla de correspondencia
8. Interfaz del producto
8. Interfaz del producto
8. Interfaz del producto
Gracias por su atención
Adapting América, S.A.S.Adapting América, S.A.S.Edif. World Trade Center, Ofic. 812
Calle 76 No. 54-1108001 Barranquilla (Colombia)
Tels. +57 5 3605523 - 3187744