Grupos Office 365 y Planner: Colaboración y Productividad End-To-End

OFFICE 365: BUILT FOR TEAMS AND

NETWORKS

GRUPOS DE OFFICE 365 & PLANNER: COLABORACIÓN y PRODUCTIVIDAD END-TO-END

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Juan Carlos González

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Rafael Ansino Lara

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PTSP de Office 365, Project y Dynamics CRM Business Development Team Leader en MVP CLUSTER

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Introducción a los Grupos de Office 365

Reúne a las personas, la información y las aplicaciones a través de Office 365, para permitir una mejor comunicación y colaboración.


• Conectar equipos a través de experiencias modernas + poder de elección

Intelligent Fabric

Grupos de Office 365Office Graph

Infraestructura

Outlook

Skype for

BusinessOneNote Delve CalendarYammerOffice PlannerSharePoi

ntOneDriv

e…


Beneficios que aportan los Grupos

AUTO-SERVICIO

PÚBLICOS POR DEFECTO

COMPARTIR CON NO-MIEMBROS

CONTEXTO E HISTORIA

DEFINICIÓN ÚNICA

SENCILLOS DE MANEJAR


Experiencia de Usuario

CONVERSACIONES DE OUTLOOK

ARCHIVOS

CALENDARIO PERSONAS SKYPE

BLOC DE NOTAS (OneNote)


Experiencia de Usuario

Grupos en Outlook 2016Participar en conversaciones, planificar reuniones, compartir archivos y bitas, iniciar una conversación / videoconferencia x Skype para tomar decisiones en tiempo real

Aplicación de Outlook GroupsDisponible en iOS, Android y WP

Continuar conversaciones, visualizar archivos, menciones (@), descubrir otros

grupos

Grupos de Office 365


Arquitectura

Identidad

Grupos de Office 365

Office Graph

Azure Active Directory

Apps

Files

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Note

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Arquitectura

Una única IdentidadAzure Active Directory (AAD) es el repositorio de Identidades y miembros de Grupos de forma transversal a todo Office 365 (Exchange, SharePoint,…)

Recursos FederadosLos Grupos son extendidos con datos de los servicios de O365: las conversaciones se guardan en buzones de Exchange, los documentos en el sitio del Grupo

Acoplamiento DébilLos servicios se notifican entre sí de los cambios en un grupo (crear, borrar, actualizar)

SharePoint

SPODSDocumentosOneNote

Colección de Sitios + ODFB

Escenarios Adicionales

Escenarios Específicos

Recursos del escenarioDirectorio

Local

Exchange

ConversacionesCalendario

Buzón de GrupoEXODS

IdentityResource URLsOwnersMembers

AAD

Group identity


Principales características de los Grupos• Como objetos:

• Pueden ser públicos (te puedes unir) o privados (solicitar acceso)

• Como Objetos DL:• Subscribir / No subscribir• Dirección externa disponible

(indicar)

• Como Grupos de Seguridad:• Se pueden usar en SharePoint

• Un conjunto de herramientas:• Conversaciones• Calendario• Archivos• OneNote• Plan• Y acceso a otros servicios:

• Reunión del Grupo en SKFB• Sitio de Grupo en SPO• Paneles en Power BI


Integración con SharePoint Online

Uso de Grupos de Office 365 como

Grupos de Seguridad en SPO


Integración con SharePoint Online


Integración con Power BI

Creación de un Espacio de Trabajo para colaborar con el Equipo.

Crear y Revisar Perspectivas de Negocio de forma

colaborativa


Integración con Planner

Crear nuevos Planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos, hablar sobre el trabajo en progreso y visualizar el avance de las tareas

Completamente integrado con Grupos de Office 365, de manera que las conversaciones de Planner están disponibles en Outlook 2016,

OWA y las Apps de Grupos


Integración con Dynamics CRM Online

Crear Grupos para oportunidades, casos, cuentas y otras entidades del CRM

La Experiencia de Grupos está completamente

integrada en Dynamics CRM Online

Grupos de Office 365 y Otras Plataformas


A través de la UI Centro de Admin. de O365 (no EAC) Portal de Admin. de AAD / Panel de acceso

de AAD

PowerShell + DEV Cmdlets para operaciones CRUD:

*-UnifiedGroup para administrar Grupos*-UnifiedGroupLinks para administrar propietarios, miembros, suscriptores

API REST

Administración de Grupos


• Desde el Centro de Administración clásico vs. Nuevo Centro de Adminstración



• Convenciones en nombres:• Mostrar política al crear / cambiar un Grupo• Lista de palabras bloqueadas, pre-/post-fix en base a atributos de ADD• Misma política que para Grupos y Listas de Distribución• Sobre-escribible por Administradores

Políticas para Grupos


• Permisos para crear Grupos• Permiten controlar la creación de Grupos en OWA / Outlook para todos / algunos usuarios

mediante la correspondiente política• No impide que los usuarios puedan crear Grupos• Los Administradores pueden seguir creando Grupos• + Info.:

https://support.office.com/en-US/Article/Disable-Group-creation-cf0889c0-b287-4f45-bce7-42e30963f1f3

Políticas para Grupos

New-OwaMailboxPolicy –Name “<policy name>” Set-OwaMailboxPolicy –Identity “<policy name>” –GroupCreationEnabled $falseSet-CASMailbox –Identity <user> -OWAMailboxPolicy “<policy name>”





• Referencias• Office 365 unified API overview• Office 365 Groups REST API reference • Deep Dive into the Office 365 Groups API

API REST para Grupos

Eventos

Archivos

Administración

Conversaciones

• ¿Qué permite?• Crear soluciones verticales específicas• Conectar aplicaciones de línea de negocio con

Grupos

https://msdn.microsoft.com/en-us/office/office365/howto/office-365-unified-api-overview

https://msdn.microsoft.com/office/office365/HowTo/groups-rest-operations

http://dev.office.com/hands-on-labs/4586


• Los Grupos de Office 365 se crean y administran en Azure AD• Azure AD Connect permite sincronizar Grupos con un DA

OnPremises en Listas de Distribución:• Target Address – La dirección de servicio asignada al Grupo en Azure AD• Recipient Type Details – Indica que los Grupos no residen en el DA OnPremises

• Se requiere AAD Premium• Se requiere Exchange 2013 CU9 (buzones OnPremises)

Escenarios híbridos con Grupos de Office 365


• Dinamyc Membership:• Añadir usuarios a Grupos de forma dinámica en base a propiedades de Azure AD• Requiere Azure AD Premium: https://azure.microsoft.com/documentation/articles/active-

directory-accessmanagement-simplerulegroup/• Fijar la cuota del Sitio de un Grupo:

• Por medio de PowerShell utilizando los cmdlets Get-SPOSite y Set-SPOSite

• Enviar en nombre del Grupo:• Permite que miembros del Grupo puedan enviar y responder correos / mensajes usando

en nombre del Grupo (usando su e-mail)

Últimas novedades en Grupos

Get-SPOSite –Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/<groupname> -detailed |flSet-SPOSite –Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/<groupname> -StorageQuota 3000 -StorageQuotaWarningLevel 2000

$groupAlias = "TestSendAs"$userAlias = "User"$groupsRecipientDetails = Get-Recipient -RecipientTypeDetails groupmailbox -Identity $groupAlias Add-RecipientPermission -Identity $groupsRecipientDetails.Name -Trustee $userAlias -AccessRights SendAs


Últimas novedades en Grupos

Cambios en el Look & Feel

Descubrir Grupos


Roadmap de Grupos de Office 365

Administración eDiscovery & legal hold Data Loss Prevention – en vistas de

Grupos Auditoría Administración Móvil Membresía Dinámica y Oculta (*) Caducidad de Grupos inactivos Borrado Soft y Restauración Soporte multi-dominio (***) Informes de administración en el

portal de Office 365 Mejoras para escenarios híbridos +

Guías

Experiencias Acceso de Usuarios Invitados

(external users) Continuas mejoras a nivel de UI Búsquedas y Descubrir (*) Mejoras en Calendarios Soporte en Outlook para MAC

Integraciones Office 365 Planner (**) Office Graph y Delve Skype Meet now SharePoint Yammer

(*) Parcialmente disponible en tenants First Release(**) Ya disponible en modo Preview World Wide(***) Rolling out


Roadmap de Grupos de Office 365

DescubreGrupos

Aprende +A través de

su perfil

Las actividades clave del Grupo + Arriba


• …nos vemos en la Office 365 Network

Dudas, cuestiones, comentarios,…

T E A M W O R K O R G A N I Z E D

OFFICE 365 PLANNER ’PREVIEW’

TRADITIONAL TEAMING

TEAMING TODAY

1. Forrester.

62% of employees work from multiple locations in a month1

30% of executives say the greatest challenge to executing

strategy isthe failure to coordinate across

units1

40% of productivity islost when switching

tasks2

25% of the average worker’s day is wasted on nonproductive

activities3

1. Harvard Business Review. “Why Strategy Execution Unravels—and What to Do About

It.”2. Microsoft. “Sell in the Now.”

3. IDC. “The High Cost of Not Finding Information.”

MODERN WORKPLACE CHALLENGES


Design

Marketing

Procurement

Operations

Sales

Accounting

Facilities

Support

Strategy

Support

Sales

Sales

CHAOS ORGANIZED


Design

Marketing

Procurement

Operations

Sales

Accounting

Facilities

Support

Strategy

Support

Sales

Sales

CHAOS ORGANIZED

PLANNER


G E T S TA R T E D Q U I C K LY

W O R K T O G E T H E R W I T H O U T

C H A O S

A LW AY S S TAY

I N F O R M E D


Low Medium High

Ad Hoc Teams

PMO / Executives and Project Teams

L E V E L O F C O M P L E X I T Y

TASK MANAGEMENT

WORK MANAGEMENT

Individuals

PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT

FOR EVERY INDIVIDUAL & TEAM


Project ,Planner and Wunderlist

Manage PPM tasks in Planner

View all tasks in Wunderlist


Easily break down a task and manage it within Office 365 Planner

Easily integrate with Office 365 Planner


Task broken down and managed in Office 365 Planner; summary data flows back to Project Online

Easily integrate with Office 365 Planner


Wunderlist delivers a single view of all your tasks in one place—individual, Planner and Project related ones

All tasks in one place - Wunderlist

Office 365 Planner


Launch Planner by simply

clicking on the Planner tile in Office 365 App

switcher


Planner Hub shows all of the plans you’re

working on.

Plan tiles showcase keymetrics associated

with every plan.


My tasks presents all tasks assigned to you, across all your plans.


Create a new plan with just a single click.


The Board view shows all of a

plan’s tasks, in columns, to help

keep things organized.

To add a task, type a task name in the box, press Enter, and then keep typing to add the next task.


Add new members

in a few simple clicks.

Sort tasks into buckets to help break things up into departments, phases, or whatever makes the most sense.


Click a task to give it a due date. If

the task has a start date, you can add

that too.

Attach files and links to tasks to make it easy for

all team members to find

things and collaborate.


Have conversations around tasks to ask questions or discuss work with the team.

Add labels to tasks to drive

specific attention to a certain set of

tasks.


Group tasks by buckets,

assignments, or progress for

different views of your plan.


In the Board view, when grouped by

Progress, drag tasks between

the columns to change status.


Assign a task to someone by

simply dragging their profile

picture from the top right onto

the task.


Quickly see things like who needs some help, which tasks are running late, and what’s left to do overall.

The Charts view shows how your plan is progressing, withassignment details.


Clicking the red section of a team member’s bar to see that person’s tasks, grouped by progress, with late tasks listed first.


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Cuestiones Logísticas GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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