Ein modernes DMS mit SharePoint

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New Way of Work

Ein modernes DMS mit SharePointDavid Schneider


SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work

Speaker

• David Schneider• CTO bei isolutions AG (Schweiz)• Blog: http://www.balkongriller.ch• Twitter: @fiddi• E-Mail:

[email protected]• SharePointCommunity.ch

http://www.balkongriller.ch/

mailto:[email protected]



Herausforderungen

Bestehende DMS Systeme…• End-of-Life• Kosten• Usability• Office Integration • Mobilfähigkeit



SharePoint als DMS



Ad-hoc Collaboration

Viele Dokumente, wenig Strutkur

Office 365 GroupsE-Mail

OneDrive for Business

Unstrukturierte Collaboration

einfache Struktur

Projekt- und Team Sites

StrukturierteCollaboration

fixe Struktur, z.T. Compliance

Anforderungen

eDossiers

Generierte Dokumente (z.B.ab SAP)

Millionen von generierten Rechnungen, Lieferscheine,

etc.

Verschiedene FormenAn

zahl

Dok

umen

te p

ro D

okum

entt

yp

Anzahl Dokumente



Aus der Benutzer Sicht

Putability Findability

Wo lege ich ein Dokument ab?

Der Speicherort muss eindeutig sein.

Ich will mich nicht um Metadaten, Archivfristen und Geheimhaltung kümmern.

Wie kann ich schnell auf meine Dokumente zugreifen?

Informationen, von denen ich weiss, dass sie existieren.

Informationen, von denen ich vermute, dass sie existieren.



Aus CIO Sicht

• Compliance• Moderne Arbeitsumgebung• Kosteneinsparung



Legen wir los…

• Ohne Plan enden wir im Chaos• Governance Tools helfen,

Ordnung ins Chaos zu bringen• Besser: Kein Chaos entstehen

lassen



The Big Picture

Site Collection

Metadata List

Site Collection

Metadata List

Site Collection

Metadata List

Site Collection

Metadata List

SharePoint Search

Search based Navigation

Prov

isio

ning

Arch

ive

Organisation

Prozess

Aktenplan

Thema



Workspace Typen

Projekte

Teams

Fachgruppe

Dossier

OrganisationseinheitStandort…

ProjekttypProjektleiter…

Thema…

ProzessOrdnungssystemposition…



Content Organisation

• Nur Site Collections, keine Subsites• skaliert• einfach reorganisierbar• keine Gedanken über Navigation innerhalb der Site Collection• Archivierung en-bloc

• Unique URLs (ohne Semantik)• Verteilung auf verschiedene Content Databases

Ziel: Simplicity



Metadaten

• Jede Site Collection kriegt Metadaten• Metadaten Liste mit einem Listitem • basierend auf Content Type Hierarchie• Taxonomy Felder

Semantik

Item

BaseWorkspace

ProjectSite

TeamSite



Navigation

• Search-based Navigation• ContentTypeId:0x01001234567890ABCDEF*

• Mehrdimensionaler Zugriff dank Refiner• “Projekte in meiner Abteilung”• “Teams am Standort Wien”• “Communities zum Thema DMS”• “Dossiers zur Prozessschritt XY”

Primärnavigation über verschiedene Dimensionen

Sekundärnavigation über weitere Refiner



Metadaten auf Dokumente

• So wenig wie möglich Z.B. nur Content Type und Title

• Site Collection Metadaten auf Dokumente vererben• Default Values oder Content Enrichment Service• Metadaten liegen im Suchindex und können als Refiner genutzt

werden



Live Demo

Site Collection Metadaten Mehrdimensionale Navigation



Berechtigungen

• Was sagen die Unternehmens Policies?• Definition pro Workspace Typ• Offen: fixe Gruppen für alle Site Collections dieses Typs• Geschlossen: pro Site Collection drei AD Gruppen

• Einsatz eines IAM Tools• Idealerweise wird die Berechtigungensvererbung nicht

aufgebrochen• eher weitere Workspaces erstellen (z.B. Team Public, Team

Leitung)



Site Collection

Lesen

Mitarbeit

Owner

IAMIdentity & Access

ManagementInformation überneue Site Collection

Benutzer mit Rollen und Funktion

Gruppen werden im AD DS erstellt

AD Gruppen können fürSharePoint BerechtigungenGenutzt werden



Archiv

• 3rd Party Archiv System für• alte, zu archivierende Site Collections• ggf. freigegeben Dokumente als PDF/A• Push oder Pull, gemäss vordefinierten

Regeln

• Definition in den Metadaten der Site Collection• Archivwürdigkeit• Aufbewahrungsfrist

• Kostentreiber



PDF Renditions

• Custom Code in Event Receiver oder Workflow• 3rd Party Komponente wie Muhimbi



Ordnungssystem

• Abbilden im Term Store• Hinterlegen der Archivwürdigkeit



Live Demo

Aktenplan• Archivwürdigkeit• Aufbewahrungsfrist



Site Templates

• Eigene Provisioning Engine erstellt Site Collections• Metadata Liste• Definieren des Templates mittels SPMeta2



SPMeta2: Definition des Templates

Model als POCO- Listen & Document Libs- Metadata List- Content Types- Landing Page- Navigation- Security

SharePoint 2010

SharePoint 2013

Office 365

Server Side Object Model (SSOM)

Client Side Object Model (CSOM)

Mehr unter http://subpointsolutions.com/spmeta2

http://subpointsolutions.com/spmeta2

http://subpointsolutions.com/spmeta2



Mein DMS auf Office 365Anforderung Kompatibilität mit Office 365

Site Collection basierte Dossiers

Metadaten pro Site Collection

Flache Site Collection Struktur

Metadaten auf Dokumente vererben Nur mit Default Values

Mehrdimensionale Navigation

Archiv 3rd Party Hersteller

Ordnungssystem

Renditions Remote Event Receiver

Site Provisioning



Wo bleiben Lücken…

• Multi File Documents: Virtual or Compound Documents• Versionsschema• Capture• Security auf Dokumenttypen



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Fazit Vererbte Metadaten

Flache Site Collection Struktur

3rd Party

Simplicity bei den Berechtigungen

Ordnungssystem und PDF Renditions



Schlusswort

• Mit einigen Erweiterungen taugt SharePoint als DMS für die gängigsten Use Cases.• Die Usability eines SharePoint DMS kann sehr gut sein.• Häufig sprechen auch die Kosten für SharePoint.



Fragen?



Vielen Dank!Ich freue mich auf Ihr Feedback! David Schneider

[email protected]://www.balkongriller.ch

@fiddi

mailto:[email protected]

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