1

Sistem Pengurusan Klinik

C - MAGSYS

Manual Pengguna

Version 3.1.0

Copyright 2010 S-Core IT Solutions Sdn Bhd. All Rights Reserved.

www.magsys.com.my

2

Kandungan 1.0 PENGENALAN DAN REKA BENTUK………………………………………………………………….…4

1.1 Pengenalan dan Gambaran Sistem…………………………………………………………..4 1.2 Reka bentuk C-MagSys…………………………………………………………………………....4 1.3 Keperluan Sistem……………………………………………………………………………………..5

2.0 PENGENDALIAN UTAMA UNTUK KLINIK…………………………………………………………….6 2.1 Aliran Kerja C-MagSys………………………………………………………………………………6

2.2 Ringkasan Penggunaan untuk Fungsi Runding Cara....................................8 2.3 Memulakan C-MAgsys……………………………………………………………………………..8 2.4 Log Masuk ke Aplikasi………………………………………………………………………………9 2.5 Manual Asas Penggunaan C-Magsys…………………………………………………………9

2.5.1 Maklumat Pesakit dan Pendaftaran……………………………………………9 2.5.1.1 Pendaftaran Tanpa Mykad………………………………………………11 2.5.1.2 Pendaftaran Dengan Mykad…………………………….................12 2.5.1.3 Carian Pesakit………………………………….………………………………12 2.5.1.4 Pendaftaran Keluarga……………………………………………………...13 2.5.1.5 Pendaftaran Sesi Runding Cara…………………………………………14 2.5.1.6 Penggunaan Skrin Senarai Pesakit……………………………………16 2.5.1.7 Penggunaan Skrin Runding Cara………………………………….….18 2.5.1.8 Penggunaan Skrin Ubatan Dan Cas………………....................19 2.5.1.9 Penggunaan Skrin Pembayaran………………………………………..21

2.6 Temujanji………………………………………………………….…………………………………..28 2.7 Rekod Perubatan……………………………………………..…………………………………….29 2.8 Pemeriksaan Kesihatan…………………………………..……………………………………..32 2.9 Immunisasi….………………………………………………..……………………………………….35 2.10 Pemeriksaan Kehamilan……..…………………….……………………………………….36

3.0 FUNGSI SOKONGAN DAN LAPORAN ………………………………..……………………………..39 3.1 Laporan………………………………………………………..………………………………………..39 3.2 Ubatan ……………………………………………………….…………………………………………42 3.3 Barang Guna Pakai ………………………..………..……….……………………………………45 3.4 Alahan……………………………………………………..…………………………………………….47 3.5 Penyelenggaraan Panel……………………………………………………………………….…50 3.6 Tuntutan Panel.……………………………….…………………………….………………………53 3.7 Pembekal……………………………………………………………………….……………………..57 3.8 Tempahan Stok……………………………………………………………….…………………….59 3.9 Tetapan Yuran………………………………………………………………….……………………62

4.0 PENTADBIRAN………………………………………………………………………….….…………………64 4.1. Fungsi Log Masuk Dan Log Keluar Staf…………………………….……………………..67 4.2. Maklumat Staf ……………….…………………………………………….……………………….66 4.3. Penukaran Kata Laluan…………….…………………………….……………………………..68 4.4. Tetapan Klinik…………………………….…………………..…………….……………………….69 4.5 Tetapan Bilik Klinik………………………………………………………………………………..70

4.6 Tetapan Semula Runding Cara…………………….……….…………………………………71

3

4.7 Tetapan Giliran………………………………………………………………………………….72 4.8 Salinan Pengkalan Data……………………………………………………………………..74

4

1.0 PENGENALAN DAN REKA BENTUK 1.1 Pengenalan dan Gambaran Sistem

C-Magsys adalah produk “windows-based software “ yang dibangunkan khas untuk membantu pengamal perubatan untuk mengurus, mentadbir dan menjaga keselamatan maklumat klinik. Ia di bangunkan khas untuk organisasi perubatan kecil dan sederhana terutamanya dari segi rutin klinik dan hal-hal pentadbiran.

1.2 Reka Bentuk C-MagSys

C-Magsys berfungsi dalam persekitaran rangkaian di mana beberapa computer akan berhubung antara satu sama lain melalui rangkaian seperti menggunakan router, dengan atau tanpa kewujudan pelayan(“server”). Pelaksanaan C-Magsys adalah seperti yang ditunjukkan dalam Diagram 1 dimana dua komputer atau laptop saling berhubungan melalui hub/router. Salah satu komputer akan menjadi pelayan dimana pengkalan data dan semua fail report di pasang. C-Magsys disertakan dengan 4 slot iklan yang ditempatkan di kiri dan bawah aplikasi. Slot ini memainkan iklan dalam bentuk flash player dari penaja aplikasi. Namun aplikasi ini tidak akan mengganggu kelancaran sistem dari berfungsi kerana iklan ini memainkan animasi yang minimum. Anda boleh melawati laman web penaja dengan menekan klik di banner flash semasa ia dipaparkan. C-Magsys disertakan dengan Sistem Pengurusan Giliran yang dipanggil Q-Magsys. Q-Magsys adalah pilihan pelanggan untuk digunakan. Q-Magsys memerlukan montor LCD bersaiz besar(saiz ideal adalah 32 inch) untuk memaparkan giliran pesakit dan mempunyai fungsi rakaman suara untuk memudahkan klinik merakamkan nama pesakit yang akan dipanggil. Q-Magsys menggunakan dua komputer berasingan seperti yang ditunjukkan dalam Diagram 1.

5

1.3 Keperluan Sistem

Berikut merupakan senarai keperluan sistem untuk pemasangan C-MagSys:

i. Sistem Operasi: Windows XP Home/Professional Edition, Windows Vista or Windows 7.

ii. Paparan Skrin: Skrin 17 inci dengan resolusi 1024x768 ke atas iii. RAM: Minimum 1GB iv. Ruang Cakera: 500MB unnntuk fail aplikasi dan 500 MB hingga 1 GB

untuk data. v. Pengkalan data: MySQL. vi. Sambungan jalur lebar(Broadband Connection): Streamxy 1MB atau

yang setara vii. Printer: Sebarang jenis pencetak, deskjet atau laserjet

Komputer yang digunakan sebagai pelayan(ibu kepada pengkalan data) adalah digalakkan untuk menggunakan pemproses yang mempunyai kelajuan tinggi(Intel Core Processor) dan minimum RAM 2GB.

Diagram 1

6

2.0 PENGENDALIAN UTAMA UNTUK KLINIK Sebelum mula menggunakan operasi C-Magsys, tindakan berikut adalah disyorkan. i. Tentukan semua pengguna C-Magsys dan hak mengakses. Sila rujuk fungsi

Administration untuk butiran lanjut. ii. Semak maklumat klinik (alamat, nombor telefon, dan sebagainya .Sila rujuk

fungsi Administration untuk butiran lanjut. iii. Masukkan maklumat ubat-ubatan klinik. Sila rujuk fungsi “Administration”

untuk butiran lanjut.

2.1 Aliran Kerja C-MagSys

Sebelum meneruskan ke butiran mengenai operasi C-MagSys,amat penting untuk memahami konsep dan aliran kerja sistem keseluruhan. Illustrasi di bawah menerangkan gambaran peringkat tinggi proses.

Stage 1

Stage 2

Stage 3

Diagram 2.1: Aliran Kerja C-MAGSYS

7

Peringkat 1:Pesakit baru atau yang sedia ada akan datang untuk mendapatkan rawatan. Kakitangan klinik akan mendaftarkan butiran pesakit dan membuka rekod rundingan. Pesakit akan dimasukkan ke dalam sistem untuk giliran berunding dengan doktor. Peringkat 2: Doktor akan memilih rekod pesakit yang berdaftar lebih awal dari senarai pesakit yang menunggu dan meneruskan rawatan. Butir-butir rundingan memasuki ke dalam sistem termasuk butir-butir ubat. Pesakit kemudiannya dihantar ke farmasi dan beratur untuk pembayaran. Peringkat 3: Ahli Farmasi akan menyemak rekod dan menyediakan semua ubat yang disenaraikan oleh doktor. Sistem akan mengira semua bayaran yang berkaitan dan pesakit akan membayar amaun. Sesi perundingan selesai. Aliran kerja di atas memerlukan sekurang-kurangnya penglibatan tiga orang, di mana kebanyakan klinik GP memperuntukkan hanya dua orang termasuk doktor yang menjalankan klinik. Dalam senario ini, doktor biasanya akan menguruskan perundingan,penyenaraian ubat dan cas yang berkaitan manakala kakitangan lain akan melakukan proses pendaftaran dan kutipan pembayaran.

Nota Penting: Manual ini merangkumi topik fungsi utama C-Magsys sebelum memasuki bahagian operasi dan penyelenggaraan C-Magsys.

8

2.2 Ringkasan Penggunaan untuk Fungsi Rundingan(Consultation)

Jadual berikut adalah ringkasan kepada langkah-langkah yang diperlukan untuk menguruskan pesakit menggunakan aplikasi C-Magsys. Anda boleh merujuk butir-butir langkah ini dalam bahagian seterusnya.

Step Screen Name Description Performed by

1 Patient Details Pendaftaran pesakit dan membuka rundingan (consultation) baru.

Staf

2 Consultation Memasukkan nota rundingan, diagnosis, maklumat MC dan mencetak dokumen yang berkatian dengan rundingan.

Doktor

3 Medication & Charges Menyenaraikan ubatan atau cas yuran yang berkaitan dengan rundingan.

Doktor

4 Dispensary & Payment

Pengesahan yuran cas dan menerima bayaran dari pesakit(rundingan selesai).

Staf

2.3 Memulakan C-Magsys Anda boleh mula menggunakan aplikasi C-Magsys dari menu program di Windows dengan mengklik pada icon C-Magsys yang ditempatkan di Desktop computer. Skrin log masuk akan dipaparkan. Anda juga boleh memulakan aplikasi dari menu permulaan Windows;start -> All

Programs -> C-MagSys -> C-MagSys Application

Shortcut to C-MAGSYS

9

2.4 Log Masuk ke Aplikasi

Langkah-langkah penggunaan:

i. Dari bahagian “desktop”, dua-klik (double-click) gambar logo C-MagSys.

ii. Skrin log masuk akan dipaparkan.

Skrin Log Masuk

iii. Masukkan id pennguna dalam ruangan “User ID” dan tekan kunci”Tab”

untuk pergi ke ruangan “Password” (atau boleh juga gunakan mouse).

iv. Masukkan kata laluan di ruangan “Password” dan tekan kunci “Enter” (atau

boleh guna mouse untuk klik “OK”).

2.5 Manual Asas Pengguna C-MagSys

2.5.1 Maklumat Pesakit dan Pendaftaran

Langkah-langkah penggunaan :

i. Dari menu utama, klik pada menu “Patient Visit”.

10

Menu Utama

ii. Set menu seterusnya akan dipaparkan, iaitu menu pesakit.

Menu Pesakit

iii. Klik pada menu “Register”. Skrin maklumat pesakit akan dipaparkan.

11

2.5.1.1Pendaftaran Tanpa MyKad

i. Masukkan “ID No” (Nombor Kad Pengenalan, pasport, sijil lahir, dsb)

ii. Masukkan nama pesakit dalam ruangan “Name”.

iii. Masukkan alamat pesakit dalam ruangan “Address 1”.

iv. Pilih jantina pesakit di ruangan “Gender”.

v. Masukkan tarikh lahir pesakit dalam ruangan “Birth Date”.

vi. Bagi “Billing Details”, pilih cara pembayaran di ruangan “Type”

a) “Cash” bagi pesakit yang menggunakan wang tunai

b) “Own Panel” bagi pesakit yang bekerja dengan syarikat panel

c) “Dependent” bagi pesakit yang bukan bekerja dengan syarikat

tetapi dilindungi melalui hubungan keluarga seperti ayah,

suami/isteri dan sebagainya.

d) Jika pesakit “own panel”, klik pada butang “+” disebelah

ruangan “Panel”. Senarai panel akan dipaparkan. Pilih panel bagi

pesakit tersebut.

Nota: Panel perlu didaftarkan terlebih dahulu menggunakan menu “Maintenance >

Panel”.

12

i. Bagi pesakit “dependent”:

ii. Pilih “Payer” (orang yang bekerja dengan panel). Masukkan sebahagian nama di

ruangan “Payer Name” dan klik “…” disebelah ruangan tersebut. “Payer”

mestilah mereka yang mempunyai panel.

iii. Pilih “Relation to payer”.

iv. Klik “Register New Patient”

Nota : Lain-lain maklumat adalah tidak wajib dimasukkan (masukkan bila perlu)

2.5.1.2Pendaftaran Menggunakan MyKad

i. Masukkan MyKad ke dalam pembaca MyKad

ii. Klik “Read MyKad” dan tunggu sehingga gambar pesakit dipaparkan

iii. Klik “Register New Patient”

2.5.1.3 Carian Pesakit

Cara 1:

Guna ruangan “ID No” bagi carian menggunakan nombor kad pengenalan,

sijil lahir, passport, dsb.

a) Masukkan nombor id pesakit dan klik “Search”

b) Nombor boleh dimasukkan secara penuh atau sebahagian sahaja.

c) Jika dimasukkan sebahagian sahaja, dan terdapat lebih dari

seorang pesakit yang mempunyai nombor tersebut dijumpai,

skrin “Patient Listing” akan dipaparkan. Rujuk cara penggunaan

skrin “Patient Listing” untuk maklumat penggunaan seterusnya.

Cara 2:

Guna ruangan “Name” bagi carian menggunakan nama.

a) Masukkan nama pesakit (penuh atau sebahagian nama) dan

tekan “Enter” atau klik “Search”.

b) Jika hanya seorang pesakit dijumpai, maklumat pesakit tersebut

akan terus dipaparkan.

c) Jika terdapat lebih dari seorang pesakit yang mempunyai nama

tersebut dijumpai, skrin “Patient Listing” akan dipaparkan. Rujuk

cara penggunaan skrin “Patient Listing” untuk maklumat

penggunaan seterusnya.

13

Cara 3:

Guna ruangan “MRN” bagi carian menggunakan nombor pendaftaran

pesakit.

a) Masukkan nombor “MRN” ke dalam ruangan “MRN” dan klik

“Search”.

b) Nombor MRN perlu dimasukkan secara penuh.

c) Maklumat pesakit akan dipaparkan jika nombor berkenaan

dijumpai.

2.5.1.4 Pendaftaran Keluarga

Keluarga boleh diwujudkan untuk memudahkan carian dan mengenalpasti

pesakit dengan cara memasukkan nama-nama pesakit di dalam satu kumpulan.

Langkah-langkah pendaftaran :

i. Daftarkan dahulu maklumat ketua keluarga (ibu/bapa, dsb) seperti

pendaftaran pesakit di atas – walaupun mereka bukan pesakit.

ii. Selepas pendaftaran (selepas klik “Register New Patient”), klik pada folder

“Family”.

Nota: Nama ketua keluarga tadi akan dipaparkan di ruangan “Current

patient details”.

14

Folder Family

iii. Klik pada “Create New Family”.

iv. Klik “OK” bila ada mesej yang dipaparkan.

Nota: Pendaftaran keluarga selesai. Nama ketua keluarga tadi akan dpaparkan di

ruangan “Family Members” dan mempunyai “Relation” sebagai “Staff”. Langkah

berikutnya adalah untuk memasukkan pesakit lain ke dalam senarai keluarga yang

telah didaftarkan tadi.

v. Balik ke folder “Patient”.

vi. Klik “Clear” jika maklumat ketua keluarga tadi masih dipaparkan.

vii. Daftarkan maklumat ahli keluarga yang lain seperti biasa.

viii. Selepas klik “Register New Patient”, klik folder “Family”. Nama ahli

keluarga ini akan dipaparkan di ruangan “Current patient details”.

ix. Klik butang “…” di sebelah ruangan “Family Id”. Semua nama ketua keluarga

yang telah didaftarkan akan disenaraikan.

x. Pilih nama ketua keluarga bagi ahli keluarga ini.

xi. Pilih hubungan ahli keluarga dengan ketua keluarga di ruangan

“Relationship”.

xii. Klik pada “Register to this family”. Nama ahli keluarga akan dipaparkan di

ruangan “Family Members” di bawah nama ketua keluarga.

2.5.1.5 Pendaftaran Sesi Runding Cara

Langkah-langkah pendaftaran :

i. Daftarkan maklumat pesakit terlebih dahulu seperti langkah-langkah

pendaftaran di atas atau buat carian maklumat pesakit jika telah pernah

berdaftar.

ii. Selepas maklumat pesakit didaftarkan / dipaparkan, klik pada “Register

Consultation”.

iii. Jika terdapat mesej “This patient has 'in-progress' consultation session.

Please complete this session first”, ini bermakna terdapat sesi konsultasi

yang masih belum tamat – biasanya masih belum “ditamatkan” di skrin

pembayaran. Buat carian menggunakan skrin giliran pesakit dan tamatkan

sesi ini terlebih dahulu.

15

iv. Jika pesakit hanya mahu membeli ubat, klik pada “OTC” (Over the counter).

Sesi runding cara pesakit akan terus dihantar ke bahagian pembayaran. Di

skrin pembayaran pengguna boleh memasukkan ubat-ubat yang mahu

dibeli.

v. Gunakan skrin senarai pesakit bagi meneruskan langkah seterusnya.

Fungsi-fungsi yang lain:

i. “Print” button: untuk memaparkan dan mencetak butiran pesakit termasuk

rekod perubatan pesakit tersebut

ii. “Update” button: Gunakan untuk mengemaskinikan butir-butir pesakit yang

sedia sekiranya ada pengubahsuaian pada maklumat pesakit tersebut

iii. “Delete” button: untuk memadam rekod pesakit yang sedia ada. Fungsi button

ini adalah untuk memadam keseluruhan rekod yang berkaitan kepada

pesakit ini seperti rekod perundingan, rekod pembayaran, dll.

iv. “OTC” (Over the Counter) button: fungsi button ini adalah untuk pesakit yang

hanya datang untuk membeli ubat.

Langkah penggunaan OTC:

i. Daftar pesakit atau dapatkan maklumat pesakit yg telah sedia ada.

ii. Klik pada butang OTC, kemudian terdapat paparan “Register this patient

for transkaksi OTC, klik “ Yes” dan “OK”.

iii. Buka menu Payment pada menu utama

iv. Klik pada “Payment Que(F7)” kemudia pilih nama pesakit yang akan

membeli ubat

v. Pilih ubat untuk dijual kepada pesakit pada butang “Drug(F9)”

vi. Klik pada butang "Add" untuk menambah maklumat ubat pada senarai

jadual ubat di sebelahnya. Ubat perlu didaftarkan terlebih dahulu pada

menu ubat yang dilalkukan sebelum ini.

vii. Untuk memilih ubat yang lain, “Clear All” terlebih dahulu dan ulang

semula proses yang sama

viii. Setelah semua maklumat telah lengkap. Klik “Accept Payment” untuk

merekod pembelian ubat daripada pesakit.

16

2.5.1.6 Penggunaan Skrin Senarai Pesakit

Langkah-langkah penggunaan :

i. Semasa di skrin utama, tekan “F2” di papan kekunci. Skrin senarai pesakit

akan dipaparkan.

Skrin Senarai Pesakit

Keterangan

Bagaimana untuk menggunakan listing screen.

“List All” option : akan menyenaraikan semua pesakit yang melawat

klinik ini dalam tempoh tarikh yang dinyatakan.

“Waiting” option: akan menyenaraikan pesakit yang masih menuggu

giliran untuk berjumpa dengan doctor.

“Incomplete” option: menyenaraikan status pesakit “On-Hold”,

“Pharmacy” or “Payment”.

Nota: Doktor boleh menetapkan status pesakit kepada "On Hold" di skrin

perundingan.

Anda boleh memilih kriteria senarai dan tarikh, kemudian tekan butang

“F5” pada papan kekunci atau klik butang Refresh untuk memaparkan

senarai yang dikehendaki.

“Reg.New” (F2) untuk membuka paparan skrin pendaftaran pesakit

17

Reg.Existing(F3) akan membuka senarai pesakit yang sedia ada. Apabila

nama dipilih, pesakit tersebut akan didaftarkan untuk sesi runding cara.

Keterangan

Semua pesakit yang didaftarkan untuk sesi runding cara akan dipaparkan

di sini dengan status masing-masing.

Bagi yang baru didaftarkan statusnya adalah “Waiting”. Apabila doktor

telah membuat runding cara, status akan bertukar kepada “Pharmacy”.

Apabila ubat telah dimasukkan, status akan bertukar kepada “Payment”.

Apabila pembayaran telah dibuat, status akan bertukar kepada

“Completed”.

Status “Completed” bermakna runding cara telah tamat. Selagi masih

ada runding cara yang belum tamat, pesakit ini tidak boleh didaftarkan

untuk runding cara yang baru.

Apabila skrin ini diaparkan, secara automatik pesakit yang mempunyai

status “Waiting” pada hari tersebut akan dipaparkan.

Pilihan ini boleh ditukar dengan menukar “Listing Criteria” kepada “List

All” (Papar Semua) atau “Incomplete” untuk paparan bagi status

“Pharmacy” dan “Payment”.

Tarikh lawatan juga boleh ditukar kepada tarikh yang dikehendaki

menggunakan “Visit date from & to”.

Klik “Refresh” jika “Listing Criteria” ini ditukar.

ii. Klik pada rekod pesakit yang dikehendaki dan klik “Select”. Paparan skrin

seterusnya adalah bergantung kepada status konsultasi pesakit tersebut.

iii. Jika status adalah “Waiting” atau “Pharmacy”, skrin “Consultation” akan

dipaparkan, manakala jika status adalah “Payment” skrin bayaran akan

dipaparkan.

Nota: Jika pengguna tidak mempunyai kebenaran (privillege) untuk membuka skrin-

skrin tersebut, mesej akan dipaparkan.

iv. Bagi status “Completed”, skrin “Consultation” akan dipaparkan hanya jika

pengguna mempunyai kebenaran (privillege) untuk membuka skrin tersebut.

Jika pengguna hanya mempunyai kebenaran untuk membuka skrin bayaran,

skrin bayaran akan dipaparkan.

18

2.5.1.7 Penggunaan Skrin Runding Cara

Skrin runding cara akan digunakan oleh doktor untuk memasukkan maklumat yang

perlu bagi sesi rawatan tersebut. Skrin ini boleh dibuka melalui “Patient Listing

(F2)” atau klik pada menu “Consultation” semasa berada di skrin utama.

Skrin Runding Cara

Cara Penggunaan

i. Masukkan “Diagnosis”.

ii. Klik “Save (F2)”.

iii. Lain-lain maklumat boleh dimasukkan apabila diperlukan sahaja.

iv. Klik pada “Add Symptom (F9)”, “Add Findings (F10)” dan juga “Add

Diagnosis (F11)” bagi memilih maklumat yang telah sedia ada (perlu

dimasukkan terlebih dahulu untuk kali pertama).

v. “Writing Pad” boleh digunakan bagi “menulis” di atas skrin. Kaedah ini

hanya berguna jika skrin komputer adalah jenis “touch screen”.

vi. Klik pada baris “Consultation History” yang jika perlu melihat maklumat

rawatan yang dimasukkan bagi sesi tersebut.

19

vii. Klik “Medication” untuk memasukkan ubat bagi sesi rawatan (sila lihat

cara penggunaan skrin ubat).

viii. Klik “Payment” untuk lihat maklumat pembayaran (hanya berguna bila

maklumat ubat dan caj-caj lain telah dimasukkan) atau bagi melihat

maklumat pembayaran bagi sesi rawatan yang lama.

2.5.1.8 Penggunaan Skrin Ubatan dan Cas

Skrin ubat juga digunakan oleh doktor bagi memilih ubat-ubat yang perlu diberikan

kepada pesakit. Doktor juga boleh menggunakan skrin ini bagi memasukkan caj-caj

yang dikenakan kepada pesakit.

Skrin Ubatan dan Cas

20

Cara Penggunaan

i. Klik “Drug (F9)” atau tekan butang “F9” pada papan kekunci.

ii. Senarai ubat akan dipaparkan seperti di bawah:

Nota: Ubat perlu didaftarkan terlebih dahulu di bahagian inventori ubat atau guna

“Add New” untuk pendaftaran ubat yang baru.

iii. Bagi skrin pemilihan ubat:

a. Masukkan sebahagian nama ubat di “Drug Name” bagi carian lebih

pantas.

b. Klik atas nama ubat yang diperlukan.

c. Klik “Select”.

iv. Nama ubat yang dipilih akan dipaparkan di skrin ubat.

v. Masukkan “Quantity” dan “Price”. Boleh guna “+” atau “-” bagi

“Quantity”.

vi. Klik “(F10) Add >> “.

vii. Nama ubat akan dipaparkan di senarai ubat yang telah dipilih.

viii. Klik “<< Remove (F11)” bagi mengeluarkan ubat dari senarai.

ix. Ulang proses ini bagi memasukkan ubat-ubat yang lain.

21

x. Boleh juga memasukkan caj-caj yang lain (selain ubat) menggunakan

“Fee Listing (F9)” bagi memilih senarai caj-caj yang telah disediakan

terlebih dahulu.

xi. Caj-caj lain juga boleh dimasukkan dengan mamasukkan “Fee Desc” dan

“Amount” dan klik “(F10) Add >> “.

xii. Klik “Save (F2)” setelah selesai.

2.5.1.9 Penggunaan Skrin Pembayaran

Skrin bayaran boleh dibuka melalui

i. Menu utama “Payment”

ii. Melalui “Patient Listing (F2)” yang boleh diakses di skrin utama

apabila status pesakit ialah “Payment”.

iii. Melalui skrin “Consultation”.

Skrin Bayaran

Cara penggunaan

i. Klik pada “Payment Que (F7)” bagi memaparkan semua pesakit yang

sedang menunggu membuat pembayaran.

ii. Nota: Jika diakses melalui “Patient Listing (F2)” atau “Consultation”,

maklumat bayaran rawatan pesakit akan dipaparkan secara automatik.

22

iii. Senarai bayaran dan keterangannya akan dipaparkan di dalam jadual.

iv. Pengguna masih boleh memasukkan atau mengeluarkan mana-mana

bayaran yang perlu. Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja boleh

membuat operasi ini.

v. Setelah ubat-batan diberikan, dapatkan bayaran dari pesakit (bagi

bayaran secara tunai).

vi. Bagi bayaran secara “Panel”, masukkan “Chit No” (nombor borang) jika

perlu.

vii. Klik “Accept Payment” bagi mengesahkan pembayaran yang diterima.

viii. Klik “Print Receipt” bagi mencetak resit.

ix. Jika perlu mencetak MC, “Referral Letter” atau lain-lain dokumen, klik

“Print Other Docs.”.

x. Jika ada menggunakan pencetak label ubat, klik pada “Print Label”.

Yuran tetap

Anda juga boleh memilih yuran yang telah ditetapkan sebagai "Fee"

(menggunakan skrin “Maintenance” untuk menentukan bayaran ini) dengan

mengklik label "Fee" butang pada papan kekunci "F8". Satu tetingkap pop-up

akan dipaparkan seperti di bawah:

i. Klik kotak untuk memilih bayaran ini dan klik "Add" untuk. Bayaran ini akan

dimasukkan terus ke grid "Payment Details".

23

ii. Jika anda mahu mengeluarkan kos tambahan ini, klik pada baris bayaran

yang tertentu untuk menanda dan klik butang "<< Remove(F11)". Tetapi

anda tidak boleh mengeluarkan bayaran ubat dari sini. Anda mesti

kembali ke skrin "Medication & Charges" untuk melakukan proses

tersebut.

iii. Sebaik sahaja semua bayaran telah ditambah, memilih cara pembayaran

dengan mengklik "Payment mode" kotak “scroll”. Anda boleh memilih

cara pembayaran daripada opsyen yang diberi. Jika pesakit telah

dilampirkan kepada panel / majikan, mod pembayaran akan automatik

ditugaskan untuk "Panel" dan "Remarks”

Note: Pesakit hendaklah didaftarkan bersama panel terlebih dahulu pada

skrin pendaftaran “Register”

iv. “Chit No" digunakan untuk meletakkan nombor resit panel (hanya

digunakan untuk pembayaran jenis PANEL sahaja). Nombor resit ini

adalah nombor rujukan bagi syarikat panel untuk merujuk perundingan

pesakit dan akan dicetak dalam " Panel Claim Report ".

v. Masukkan ruang "Remarks" jika perlu untuk bayaran "Tunai", "Credit" atau

mod pembayaran yang lain"Other Mode”.

vi. "Cash amt" akan dikosongkan sekiranya pembayaran selain daripada wang

tunai. Sekiranya pembayaran kos atau caj pesakit menggunakan panel

melainkan panel tersebut mempunyai had yg ditetapkan oleh panel

tersebut.

vii. Masukkan jumlah diskaun jika perlu. Jumlah wang yang akan dibayar akan

dikemaskini secara automatik.

viii. Klik pada butang "Save Only", jika anda mahu menyimpan semua

pengubahsuaian yang dibuat tanpa membuat pembayaran. Opsyen ini

digunakan apabila doktor membuat bayaran tambahan yang dikenakan

kepada pesakit sebelum juruwang akan membuat proses pembayaran.

ix. Klik pada butang "Accept Payment", untuk memuktamadkan dan

menerima bayaran. Butang Ini akan menyimpan semua

pengubahsuaian, menutup sesi perundingan dan status akan dikemaskini

setelah pesakit membuat pembayaran

x. Mencetak Resit : klik pada butang “Print Receipt” untuk mencetak resit

bayaran yang telah dibuat (saiz resit adalah separuh saiz kertas A4).

xi. "Print Label" butang akan diaktifkan hanya untuk klinik yang menggunakan

pilihan ini. Fungsi butang ini akan mencetak pelekat label ubat bagi

setiap ubat-ubatan yang dibeli oleh pesakit.

24

xii. “Print Other Docs” digunakan untuk mencetak dokumen consultation

sahaja. Dokumen yang akan dicetak adalah seperti berikut.

Consultation Details

MC Certificate

Referral Letter

Visiting Slip

Accompanying Slip

a) Langkah untuk mencetak “Referral Letter”

i. Klik pada butang “Print Other Docs”. Paparan seperti ini akan

dipaparkan:

ii. Klik pada “Document to print” dan pilih “Referral Letter”.

iii. Klik “Print”. Dan paparan seperti ini akan dipaparkan:

iv. Untuk pendaftaran hospital baru. Anda perlu memasukkan

maklumat hospital terlebih dahulu. Maklumat hospital tersebut

25

akan direkod secara kekal dan boleh dibuang sekiranya tidak

perlu.

v. Untuk menambah maklumat baru:

Masukkan maklumat yang dikehendaki.

Klik butang “Add”.

Pilihan hospital untuk rujukan.

Klik nama hospital di dalam senarai “Existing Referral”

Klik “OK”

vi. Untuk mengemaskini maklumat hospital:

Klik nama hospital di dalam senarai “Existing Referral”

Ubahsuai maklumat.

Klik “Update”

vii. Untuk memadam maklumat hospital:

Klik nama hospital di dalam senarai “Existing Referral”

Klik “Delete”

viii. Selepas memilih hospital untuk dirujuk, klik “Ok”. Paparan “Medical

Notes” akan terpapar seperti di bawah;

ix. “Medical Notes” adalah untuk menerangkan butir-butir rujukan

untuk doktor yang merawat pesakit di hospital yang dirujuk.

b) Langkah untuk mencetak “Visiting Slip”

i. Klik pada butang “Print Other Docs”.

ii. Klik pada senarai “Document to print” kemudian pilih “Visiting

Slip”.

26

iii. Klik “Print” kemudian paparan ini akan terhasil:

iv. Masukkan maklumat syarikat dan anda juga boleh mengubahsuai

maklumat seperti “Doctor Name, Consultation Date, Start Time

and End Time”.

v. Klik butang “OK” untuk mencetak slip.

c) Langkah untuk mencetak “Accompanying Slip”

i. Klik pada butang “Print Other Docs”.

ii. Klik pada senarai “Document to print” kemudian pilih

“Accompanying Slip”.

iii. Klik “Print” kemudian paparan ini akan terhasil:

27

iv. Masukkan Nama dan Syarikat. Anda juga boleh mengubah

maklumat tersebut

v. Pilih “Relation” (hubungan dengan pesakit).

vi. Klik “OK” untuk mencetak slip.

Nota: Doktor juga boleh mencetak dokumen-dokumen lain dari skrin Perundingan

(menggunakan butang "Cetak").

28

2.6 Temujanji

Daripada menu pesakit “Patient” klik pada ikon appointment untuk

membuka menu appointment (rujuk diagram di bawah)

i. Kemudian skrin ini akan dipaparkan;

ii. Pesakit mesti didaftarkan terlebih dahulu jika pesakit tersebut tidak

mempunyai rekod perubatan di klinik. Maklumat pesakit tersebut

didaftarkan pada menu “Patient Registration”

iii. Sistem akan memaparkan kesemua temujanji pada grid appointment

yang terdapat pada skrin.

29

Langkah untuk mendaftarkan temujanji.

Untuk mendaftarkan temujanji doctor bersama pesakit. Ruangan yang

digunakan adalah seperti berikut;

i. Masukkan ID pesakit yang telah didaftarkan di ruangan “Register

Patient”.Gunakan butang “…” untuk memilih nama pesakit yang

akan membuat temujanji.

ii. Masukkan ID Doktor yang akan bertugas dengan menekan butang

“...” untuk memilih ID Doktor

iii. Masukkan Tarikh dan masa. Kemudian masukkan catatan “Remarks”

jika perlu.

iv. Klik “Register” jika selesai.

2.7 Rekod Perubatan

Fungsi sejarah perubatan adalah untuk merekod kehadiran pesakit untuk

kemudahan doctor bagi tujuan rujukan untuk rawatan pada masa akan datang

pesakit.

Dari menu pendaftaran pesakit “Patient Register” pada ikon “Medical History”

untuk membuka skrin (rujuk di bawah gambarajah). Fungsi ini juga boleh diakses

melalui skrin Runding Cara.

30

Skrin berikut akan dipaparkan kemudian;

Nota: maklumat pesakit mesti didaftarkan terlebih dahulu pada menu “Patient

Register”

31

Langkah-langkah untuk menambah rekod Medical History:

i. Masukkan “ID Number” pesakit kemudian klik butang “Search” atau

menggunakan button “…” untuk memilih rekod pesakit. System akan

memaparkan “Patient Name” dan dan lain-lain rekod perubatan

sekiranya ada.

ii. Jika mana-mana “Medical History” pesakit telah ada. Semua

maklumat akan di masukkan ke dalam “Medical Details”.

iii. Klik butang "New" untuk mewujudkan rekod perubatan yang baru.

iv. Sekiranya tiada rekod. Masukkan maklumat rekod tersebut dengan

betul.

v. masukkan kesemua maklumat “Medical History” yang telah

disediakan

vi. Gunakan butang “…” untuk memilih nama doktor yang menyelia

pesakit tersebut.

Antara fungsi yang lain

i. “Update” : digunakan untuk mengemaskini maklumat selepas maklumat asal

ditukar (cth: doctor name, time, date).

ii. “Medical Checkup”: untuk membuka skrin “Medical Checkup”

iii. “Close” : untuk menutup skrin “Medical History”.

32

2.8 Pemeriksaan Kesihatan

Pada menu “Patient Visit” klik pada “Medical Checkup” untuk membuka skrin

(rujuk rajah di bawah). Fungsi ini juga boleh diakses pada menu “Medical

History”

Skrin kemudian akan memaparkan;

Medical Checkup

33

Nota: Pesakit mesti didaftarkan melalui “Patient Register” terlebih dahulu

Langkah untuk menyemak rekod Pemeriksaan Kesihatan

Masukkan nombor ID (ID Number) dan klik butang “Search” atau gunakan butang

“…” untuk memilih senarai rekod pesakit. Tandakan kotak “List only those have

record” untuk mencari nama pesakit yang telah direkodkan untuk “Medical

Checkup”.

Sekiranya terdapat rekod. Maklumat pertama yang akan dipaparkan adalah pada

“Medical Checkup Details”.

i. Gunakan "<< Previous" dan "Next >>" dan butang untuk mengemudi antara

rekod.

ii. Klik pada butang “Reset” untuk memadam bahagian seksyen maklumat

kemudian masukkan maklumat “Medical Checkup” yang baru.

iii. Sekiranya tiada rekod. Anda boleh menambah maklumat yang baru.

iv. Masukkan semua maklumat yang baru.

v. Apabila semua maklumat telah selesai dimasukkan. Klik “Add” untuk simpan

rekod.

34

Antara fungsi yang lain

i. Update : Untuk mengemaskini maklumat yang telah dimasukkan

ii. Print : Untuk mencetak laporan “Medical Checkup” sebagai rujukan untuk

pesakit.

iii. Close : untuk menutup skrin.

Contoh laporan rekod pemeriksaan perubatan

35

2.9 Immunisasi

Dari menu pendaftaran pesakit “Patient Register” pada ikon “Immunisation” untuk

membuka skrin (rujuk di bawah gambarajah).

Skrin ini kemudian akan terpapar:

Nota: : Pesakit mesti didaftarkan melalui “Patient Register” terlebih dahulu

Immunisation

36

Langkah-langkah untuk memaparkan rekod imunisasi:

i. Masukkan “ID Number” pesakit kemudian klik butang “Search” atau

menggunakan button “…” untuk memilih rekod pesakit. System akan

memaparkan “Name” dan dan lain-lain rekod perubatan sekiranya ada.

ii. Jika pesakit sudah mempunyai rekod imunisasi, anda boleh menanda “√”

pada " List only those have records” untuk memaparkan senarai pesakit

yang telah mempunyai rekod immunisasi

iii. Sekiranya terdapat rekod. Segala maklumat akan dipaparkan pada

bahagian “immunization details”

Langkah-langkah untuk tambah rekod imunisasi baru untuk pesakit:

i. Pilih pesakit.

ii. Klik pada baris untuk "Immunisation Name" yang anda mahu untuk

melaksanakan. Contoh: Klik pada baris "B.C.G". Baris ini akan

diserlahkan(highlight).

iii. Pilih tarikh (tarikh semasa).

iv. masukkan maklimat "Berat", "Tinggi" dan "Catatan" (jika ada).

v. Klik "Kemaskini".

vi. vi. Sementara itu baris yang dipilih sebelum ini akan dikemas kini dengan

vii. maklumat yang telah anda masukkan.

viii. Klik "Save" untuk menyimpan pengubahsuaian.

ix. Klik “Print Schedule" untuk mencetak laporan imunisasi.

2.10 Pemeriksaan Kehamilan

Dari menu pendaftaran pesakit (Patient Register) pada ikon Antenatal untuk

membuka skrin (rujuk gambarajah sebelah).

37

Skrin seperti ini kemudian akan dipaparkan;

Skrin Jadual Kehamilan

Nota: : Pesakit mesti didaftarkan melalui “Patient Register” terlebih dahulu

Antenatal

38

Skrin antenatal terbahagi kepada dua iaitu “Antenatal Details” dan “Antenatal

Visit”. “Antenatal Details” merupakan butiran kekal untuk setiap kehamilan

pesakit, manakala “Antenatal Visit” adalah butiran yang diperolehi untuk setiap

lawatan pesakit yang sama

Langkah-langkah untuk menambah rekod Antenatal

i. Masukkan nama pesakit dan klik butang “Search” atau tekan Enter untuk

memilih rekod pesakit. Sistem akan memaparkan nama rekod antenatal

sekiranya ada.

ii. Sekiranya terdapat pesakit di dalam rekod. Anda boleh menanda “√” pada

“Record Exist only” kemudian klik “Search” untuk memaparkan pesakit

yang telah mempunyai rekod.

iii. Masukkan maklumat “Antenatal Details” dengan betul dan lengkap.

iv. Setelah maklumat dimasukkan. Klik “Add”. Maklumat ini akan ditambah ke

bahagian “Antenatal Visit”.

v. Anda boleh meneruskan langkah sebelumnya dengan menambah maklumat

“Antenatal Visit”.

vi. Klik butang “Save” untuk menyimpan rekod.

vii. Untuk membuang rekod lawatan, klik pada baris yang dikehendaki

kemudian tekan butang “Remove”.

39

3.0 FUNGSI SOKONGAN DAN LAPORAN

Fungsi ini diakses melalui menu “Maintenance” pada skrin utama

Paparan pada skrin:

3.1 Laporan

Fungsi “Report” boleh diakses pada butang Admin pada menu utama.

Maintenance

Admin

40

Klik pada ikon “Reports”

Paparan skrin akan memaparkan menu “Report”

Nota : pastikan computer telah mempunyai pencetak terlebih dahulu.

Langkah untuk mencetak laporan:

i. Klik pada butang “…” yang terletak di sebelah kotak “Report to

print”.

ii. Paparan seperti ini akan dipaparkan

41

iii. Skrin ini akan memaparkan jenis-jenis laporan yang ditakrifkan untuk

klinik. Pilih laporan yang dikehendaki kemudian klik dua kali atau klik

butang ok untuk memaparkan rekod yang dikehendaki.

iv. Pada laporan yang telah dipilih. Masukkan tarikh mula (“Start date”)

dan tarikh akhir (“End Date”) , nama panel (“Panel Name”) , nama

staff (“Staff Name”) dan pilih jenis ubat (“Drug Type”).

v. Selepas memilih laporan klik “Print Report” untuk memaparkan

laporan yang telah dipilih untuk dicetak. Gambarajah di bawah

adalah contoh laporan yang akan dicetak.

vi. Fungsi “Export to Notepad” adalah fungsi untuk mengeksport

laporan kedalam format .txt. penggunaan ini adalah untuk membuat

pengubahsuaian pada Microsoft Excel sekiranya ada. Hanya ada

beberapa laporan yang mempunyai fungsi ini.

Klik ikon untuk mencetak laporan

42

3.2 Ubatan

Fungsi ini adalah untuk merekodkan rekod ubat , mengemaskini maklumat ubat

dan membuang rekod ubat sekiranya tidak diperlukan.

Pada menu “Maintenance”. Klik kotak “Medicine” untuk memaparkan “Drug

Inventory” seperti paparan di bawah.

Nota :

i. Apabila anda membuka skrin, sistem akan memapar semua rekod dadah dari

pangkalan data di dalam "Drug List" jadual dengan baris pertama diserlahkan

dengan jalur berwarna dan maklumat dipaparkan pada “Drug Details” di sebelah.

Rekod yang dipilih akan ditanda (highlighted) berwarna ungu.

ii. ID Ubat adalah ID yang telah dijanakan oleh sistem secara automatik.

iii. Penggunaan “Display” adalah untuk memaparkan jenis ubat mengikut kumpulan

termasuk amaran kekurangan kuantiti , ubat yang telah tamat tempoh dan ubat

yang sering digunakan.

43

iv. Fungsi kotak “Search” adalah untuk mencari jenis ubat yang dikehendaki dengan

hanya menaip nama ubat , sistem akan memaparkan nama ubat yang dikehendaki

secara automatik . sebagai contoh apabila menekan huruf R sistem akan menjana

nama ubat yang bermula dengan huruf R secara automatik.

Langkah-langkah untuk menambah ubat yang baru;

i. Klik pada butang “New” . Kesemua maklumat dalam kotak akan

dikosongkan kecuali ID ubat. ID ubat yang baru akan ditunjukkan pada kotak

“Drug ID”. Butang “New” akan menukar nombor ID yang lain

ii. Masukkan maklumat ubat yang dikehendaki.

iii. Maklumat ubat yang dikehendaki adalah seperti berikut:

Drug Code: masukan input seperti nombor siri ubat.

Drug Name: masukan input nama ubat.

Order Name: maklumat untuk menerangkan nama untuk dimasukkan

kedalam invois

Dosage: dos pengambilan ubat oleh pesakit.

Quantity Available: bilangan ubat yang terdapat dalam stok klinik

Quantity Alert: bilangan stok ubat yang berstatus kritikal di dalam stok.

Sistem akan memaparkan ikon “Drug Alert” pada “status bar” di bawah

pada skrin utama.

iv. Klik “Commit” untuk sahkan semua maklumat.

v. Klik butang “Clear” untuk setkan semula.

vi. Klik butang “Update” untuk mengemaskini.

vii.

Keterangan ini adalah untuk kemudahan untuk peringatan sekiranya untuk

membuat pengurusan ubat pada skrin “Pharmacy” . kuantiti ubat akan ditolak jika

berdasarkan keterangan di bawah.

i. “Measure Unit”: untuk mengenalpasti kuantiti unit ubat contoh unit (botol ,

grams)

Drug Stock Alert. klik dua kali untuk membuka “Drug Maintenance”

44

ii. “Default Qty at Pharmacy” : ia adalah kuantiti ubat yang akan dipaparkan

pada “Payment” iaitu “Drug Qty”

iii. “Stock Location”: menerangkan lokasi ubat itul diletakkan. Contoh :-

nombor rak ubat.

iv. “Price per Unit”

Normal : harga seunit ubat yang biasa dan bukan ditentukan oleh

panel

Panel : harga seunit ubat yang dibeli oleh pesakit yang didaftarkan

dibawah mana-mana syarikat panel.

Cost : harga kos ubat seunit. Digunakan untuk dinyatakan dalam

laporan klinik untuk mengetahui jumlah pendapatan untuk ubat

sahaja.

v. “Supplier”: Syarikat yang membekal ubat kepada klinik. Maklumat ini

digunakan di dalam fungsi “Inventory Order”. Nama pembekal hendaklah

didaftarkan terlebih dahulu pada fungsi “Supplier”. Gunakan butang “…”

untuk memilih nama pembekal yang telah didaftarkan.

vi. “Remarks” – catatan untuk ubat (sekiranya ada).

vii. “Drug Type” : jenis kumpulan dadah yang memudahkan pengelasan sesuatu

ubat sekiranya membuat sesuatu laporan untuk kumpulan ubat yang

disalurkan kepada pesakit. Sila rujuk RPT07 – Drug Dispense Report pada

bahagian Report.

viii. “Frequently User Drug”- Jenis ubat yang sering dibeli oleh pesakit.

Tandakan √ sekiranya perlu. Ubat tersebut akan masuk ke paparan

“Frequently Used” pada skrin “Display”.

ix. “Drug Usage” : kumpulan ubat yang menyerupai penggunaan ubat yang

lain. “Drug Type” dan “Drug Usage” boleh dikemaskini pada tab “Setup”

x. Klik pada butang "Clear" untuk membatalkan segala aktiviti penambahan

dan fungsi ini menetapkan semula skrin kepada keadaan asal.

xi. Setelah membuat penambahan atau pengubahsuaian maklumat. Klik pada

butang “Commit” untuk mengesahkan maklumat yang dimasukkan dan

klik pada butang “Update” untuk mengesahkan semua pengubahsuaian.

Fungsi-fungsi butang yang lain

Update : Untuk mengemaskini semua perubahan rekod dan maklumat cth :-

Drug Qty , Drug Name.

Delete : Untuk menyingkirkan maklumat ubat yang telah dipilih pada jadual

“Drug List”

45

Misc : Tab ini digunakan untuk inventori maklumat ubat. Fungsi ini boleh

mencetak laporan inventory dan laporan pergerakan ubat.

Setup : Tab ini adalah untuk mengemaskini “Drug Type” dan “Drug Usage”

Langkah-langkah untuk mencetak laporan stok;

i. Pilih nama ubat pada senarai ubat pada “Drug Inventory”

ii. Tandakan Stock with quantity alert.

iii. Tandakan Stock with expiry alert.

iv. Tandakan “From this Supplier” untuk memaparkan pembekal yang membekal

ubat tersebut. Maklumat pembekal hendaklah dimasukkan terlebih dahulu

pada “Maintenance > Supplier”.

v. Pilih jenis laporan yang dikehendaki pada senarai “Report Name”

vi. Klik pada butang “Print Report” untuk memaparkan laporan yang akan dicetak.

vii. Butang “Export to Notepad” adalah untuk mengeksport laporan yang

dikehendaki di dalam format .txt (notepad). Tujuan fungsi ini adalah untuk

pengubahsuaian maklumat pada Microsoft Excel.

Langkah untuk menambah maklumat “Drug Type” / “Drug Usage Setup” :

i. . masukkan dua nombor digit pada kotak “Code”(tiga huruf untuk kotak kod

“Drug Usage”)

ii. Masukkan keterangan “Drug Type/ Drug Usage” pada kotak Description.

iii. Klik “Add” untuk simpan rekod

3.3 Barang Guna Pakai

Barang Guna Pakai adalah bahan fizikal yang digunakan selain ubat. Digunakan untuk

operasi klinik yang dibekalkan oleh pembekal. Contoh bahan yang digunakan adalah

seperti botol dan kapas.

Fungsi ini digunakan untuk merekod, mengemaskini dan memadam rekod barang.

rekod ini digunakan pada skrin “Inventory Order” untuk membuat tempahan pada

pembekal di mana pengguna boleh memilih stok boleh guna untuk tujuan tempahan.

Langkah untuk membuka skrin “Disposable”

i. Klik pada butang “Maintenance” pada skrin utama

ii. Klik butang “Disposable”

iii. Paparan seperti rajah dibawah akan terpapar.

46

Langkah untuk menambah barang boleh guna yang baru;

i. Klik pada butang “New”, kesemua ruangan akan dikosongkan kecuali ruangan

“Stock ID” yang akan dijana secara automatik.

ii. Masukkan maklumat stok seperti ;

a) “Stock Name” :- Nama stok yang dikehendaki

b) “Description” :- keterangan mengenai barang yang dimasukkan

c) “Measure Unit” :- unit anggaran/ ukuran

d) “Supplier” :- Klik pada butang ‘…’ untuk memaparkan senarai pembekal)

e) Pilih Pembekal

f) Remarks – catatan berkenaan dengan stok yang dimasukkan.

g) Untuk set semula masukan input klik butang “Clear” dan masukkan

semula maklumat stok boleh guna yang baru.

h) Setelah maklumat telah selesai dimasukkan. Klik “Commit” untuk

menyimpan rekod stok.

i) Setelah selesai klik “Update” untuk mengemaskini semua maklumat yang

telah dimasukkan.

Untuk membuang rekod stok

i. Klik pada mana-mana stok pada senarai stok. Stok yang dipilih akan ditandakan

warna ungu.

ii. Klik butang delete kemudian akan terpapar arahan yang bertulis “Delete This

Material Record”.

47

iii. Klik “Yes” untuk membuang rekod. Klik “No” untuk membatalkannya.

3.4 Alahan

Maklumat alahan digunakan dalam skrin “Patient Register” di mana doktor akan

memilih alahan yang telah ditetapkan untuk seorang pesakit yang menunjukkan

bahawa pesakit yang mempunyai alahan ini.

i. Untuk membuka skrin Alahan ,Klik “Maintenance” pada menut utama;.

ii. Klik “Allergy”;

Maintenance

48

Skrin Alahan

Senarai ubat di dalam klinik akan dipaparkan secara automatik. Senarai ubat ini adalah

untuk menghubungkan alahan kepada ubat-ubat yang sesuai. Di dalam skrin

Consultation terdapat arahan sekiranya pesakit tersebut mempunyai alahan.

Langkah-langkah untuk mendaftarkan allergy yang baru ke dalam sistem

i. Klik butang “New” kesemua ruangan akan dikosongkan kecuali Allergy ID.

Allergy ID yang baru akan dipaparkan pada kotak Allergy ID. Button

“New” akan ditukarkan kepada “Commit”, butang “Clear” akan

diadakan dan butang “Update” akan dihilangkan.

ii. Masukkan maklumat alahan seperti berikut.

a. “Allergy Name” – nama alahan

b. “Description” - keterangan alahan.

c. Remarks – catatan tambahan pada alahan yang akan didaftarkan.

iii. Anda boleh memilih ubat alahan pada bahagian senarai ubat yang

dipaparkan pada bahagian “Give alert when assign this drug to

patient”. Anda boleh memilih lebih dari satu jenis ubat yang

bersesuaian dengan alahan.

iv. Klik butang “Commit” untuk menyimpan data yang dimasukkan jika selesai.

v. Klik butang “Clear” untuk mengosongkan kotak untuk membuat masukan

semula maklumat alahan.

49

Fungsi-fungsi yang lain

i. “Update” untuk menyimpan maklumat setelah selesai

ii. “Delete” untuk memadam rekod alahan.

Untuk mendaftarkan pesakit yang mempunyai alahan

i. Masukkan / Pilih nama pesakit pada menu “Patient Register”

ii. Pilih tab “Allergy” seperti gambarajah di bawah.

Skrin Patient Details

iii. Pilih jenis-jenis alahan yang berkaitan dengan pesakit. Kemudian klik

Update.

iv. Klik Register Consultation jika pesakit hendak berjumpa doktor. Sekiranya

tidak klik “Update” sahaja.

Gambar Skrin runding cara sekiranya pesakit mempunyai alahan;

50

Skrin Runding Cara

Apabila pesakit menghidapi penyakit alahan. Tab pada sesi Consultation akan

bertulisan merah sekiranya pesakit tersebut mempunyai alahan. Doktor boleh

menjalankan proses Consultation seperti biasa.

3.5 Penyelenggaraan Panel

Skrin ini digunakan untuk menyenaraikan maklumat syarikat panel yang

digunakan untuk menaja rawatan pesakit yang bekerja di syarikat panel. Ini

membolehkan majikan pesakit atau syarikat insurans sebagai pihak ketiga yang

menyediakan faedah perubatan pesakit seperti Mediclinic dan ING.

Untuk membuka skrin “Panel Maintenance”

i. Klik “Maintenance” pada skrin menu utama.

51

ii. Klik pada “Panel”

iii. Skrin seperti ini akan dipaparkan.

Maintenance

Panel

52

Skrin Panel Maintenance

Langkah-langkah untuk mendaftarkan panel ke dalam sistem.

i. Klik pada butang New. Kesemua ruangan akan dikosongkan kecuali “Panel ID”.

Setelah menekan butang “New” , butang “New” akan bertukar kepada

“Commit” dan butang “Update”akan ditutup secara automatic .

ii. Masukkan maklumat panel pada ruang yang disediakan

a. Panel Code – kod untuk syarikat

b. Panel Name – nama syarikat yang menjadi panel

c. Department – nama jabatan syarikat yang menjadi panel (boleh

digunakan sebagai baris pertama alamat syarikat)

d. Address 1 / Address 2 / Postcode – alamat dan poskod syarikat panel.

e. Tel No / Fax No – nombor telefon dan nombor faks syarikat

f. Contact Person – wakil syarikat untuk dihubungi

g. Status –

Panel – syarikat yang menjadi panel. bayaran rawatan bagi

pesakit yang didaftarkan akan akan ditaja oleh syarikat ini.

Not Panel : Majikan yang tidak menjadi panel

Suspended : Majikan ini adalah panel , tetapi

perkhidmatannya dihentikan dan tiada bayaran yang akan

53

dikenakan kepada panel ini. Pesakit yang bekerja di bawah

panel ini perlu membayar kos rawatan mereka sendiri.

h. Limit Amount – jumlah maksimum untuk setiap kos rawatan yang

dibenarkan oleh syarikat. Jumlah bayaran ini akan dipaparkan pada

Medication & Charges

i. “Remarks” – catatan (jika ada).

j. Setelah selesai masukkan maklumat panel. klik butang “Update”

k. Jika hendak memadam rekod panel. pilih satu panel yang dikehendaki.

Klik “Delete”.

3.6 Tuntutan Panel

Untuk membuka fungsi ini. Klik “Finance” kemudian klik ikon “Panel Claim”

untuk membuka “Panel Claims Summary” .

i. Panel Claims Summary – digunakan untuk menyenaraikan rekod

tuntutan yang dibuat sebelum ini.

ii. Claim Details – digunakan untuk memilih , memaparkan dan

mengemaskini rekod runding cara untuk membuat tuntutan kos

rawatan.

54

i. Panel - Anda boleh memilih nama syarikat dengan menekan butang

“…” pada ruangan panel.

ii. Claim Date – masukkan tarikh mula (from date) dan tarikh akhir (to

date) untuk tempoh tuntutan

iii. Claim Aging – untuk setiap tuntutan yang telah dibuat. Anda boleh

mengesan pembayaran yang telah diterima. Rujuk kepada seksyen

Claim Aging untuk maklumat lanjut.

iv. Print Aging Summary – Untuk setiap tuntutan bayaran yang telah

dibuat. Anda boleh memantau pembayaran yang telah dilakukan.

Rujuk seksyen “Claim Aging” untuk maklumat lanjut.

Anda boleh klik pada butang “Refresh List” setiap kali selepas melakukan

perubahan pada rekod tuntutan. Klik pada butang “Clear” untuk memadam

masukan yang telah dilakukan.

Antara fungsi-fungsi yang lain.

i. New Claim – untuk membuat tuntutan pembayaran yang baru. Jika butang

ini ditekan, sistem akan memaparkan skrin “Claim Details”.

ii. Claim Details – untuk memaparkan rekod tuntutan yang telah dikemaskini.

Klik pada nama syarikat panel kemudian kilk pada “Claim Details” , sistem

akan memaparkan rekod nama pesakit di bawah panel syarikat tersebut.

iii. Print Claim - untuk memaparkan jumlah kos rawatan pesakit.

iv. Print Letter - untuk memaparkan surat tuntutan untuk dihantar kepada

syarikat panel. (pilih format surat tuntutan terlebih dahulu)

v. Masukkan jumlah kos tuntutan di dalam huruf seperti ‘LIMA PULUH

SEMBILAN RINGGIT MALAYSIA SAHAJA’ seperti gambarajah di bawah.

Kemudian klik “OK”

55

vi. Contoh format surat yang akan dipaparkan:

a.

vii. Klik butang “Update” jika selesai.

Claim Aging

Paparan ini digunakan untuk memantau setiap bayaran yang diterima oleh

syarikat dan juga tuntutan daripada syarikat yang sama.

Langkah untuk menggunakan fungsi Claim Aging:

i. Pada skrin “Panel Claim Summary”. Klik pada nama syarikat panel yang

hendak diproses.

ii. Klik pada butang “Claim Aging” . paparan seperti di bawah akan dipaparkan.

56

Skrin Panel Aging

iii. Nama syarikat bagi tuntutan yang dibuat akan dipaparkan pada bahagian

atas dengan butir-butir tuntutan rekod.

iv. Anda juga boleh memilih rekod tuntutan yang lain (untuk syarikat yang

dipaparkan pada skrin).

v. Rekod yang pertama akan dipaparkan dalam jadual “Progress Details”.

vi. Jika terdapat apa-apa bayaran yang diterima oleh syarikat.

vii. Klik butang “Clear Input” untuk mengosongkan ruangan pada “Progress

Details”

viii. Pilih tarikh bayaran

ix. Pilih jenis bayaran sebagai “Debit”. Pilihan jenis bayaran sebagai “Credit”

adalah apabila bayaran yang diterima oleh syarikat adalah bayaran

seperti bayaran cek.

x. Pilih “Mode” atau jenis bayaran samaada bayaran berjenis Cek , bayaran

tunai, kad kredit atau bayaran secara bank in.

xi. Masukkan nilai bayaran

xii. Sertakan nombor dokumen (Doc No) untuk pembayaran oleh syarikat panel

menggunakan kaedah “Bank In”. nombor dokumen ini adalah sebagai

rujukan seperti nombor resit atau nombor rujukan pembayaran.

57

xiii. Pilih nama bank di mana pembayar tersebut telah membuat bayaran.

xiv. Masukkan nombor cek sekiranya pembayaran tersebut menggunakan

cek.

xv. Klik butang “Add”. Maklumat yang telah dibuat akan dimasukkan ke dalam

“Progress Table”

xvi. Klik butang “Save”. Untuk mengesahkan sebarang perubahan.

xvii. Anda juga boleh klik pada “Print Statement Invoice” untuk memaparkan

invois pembayaran.

xviii. Anda juga boleh mencetak penyata pembayaran kepada syarikat dengan

menekan butang “Print Statement for Company”.

Skrin seperti ini akan dipaparkan.

Pilih tarikh mula pada format di dalam tahun dan bulan (YYMM) daripada

tarikh yang akan dicetak. Pilihan tarikh akan bermula dari bulan pertama

rekod pembayaran yang terdapat pada syarikat.

Klik “OK”untuk memaparkan laporan yang dikehendaki.

3.7 Pembekal

Fungsi Supplier adalah digunakan untuk mendaftarkan maklumat syarikat yang

menyediakan servis membekal ubat-ubatan, peralatan klinik. Kepentingan

fungsi ini adalah untuk merekod kuantiti ubat yang dibekalkan kepada klinik

tanpa membuat semakan secara manual untuk urusan mengira stok.

Untuk membuka fungsi ini. Klik pada “Maintenance” pada menu utama dan klik

pada ikon “Supplier”. Skrin seperti ini akan dipaparkan.

58

Skrin Supplier Maintenance

Langkah untuk mendaftarkan maklumat pembekal di dalam sistem.

i. Klik butang “New”. Kesemua ruangan “Supplier Details” akan dikosongkan

butang “New” akan menjadi butang “Commit”dan butang “Clear” akan

di buka dan butang “Update” akan dihilangkan.

ii. Masukkan maklumat pembekal (“Supplier”) dengan betul

a. “Supplier Code” – kod bagi pembekal

b. “Supplier Name” – nama syarikat pembekal.

c. “Address 1 / Address 2 / Postcode” – alamat surat menyurat

syarikat pembekal.

d. “Tel No / Fax No” – nombor telefon dan nombor faks syarikat

pembekal.

e. “Contact Person” – nama pegawai syarikat untuk dihubungi.

f. Status –

i. “Active” : Syarikat yang masih aktif menjadi pembekal dan

masih berurusan kepada klinik.

ii. “Not Active” : Syarikat yang bukan lagi sebagai pembekal

ubat-ubatan

59

iii. “Suspended” : Syarikat pembekal yang mempunyai masalah

apabila berurusan dengan klinik. Klinik perlu menghentikan

sebarang perjanjian perniagaan kepada pembekal ini.

g. “Remarks” : catatan kepada pembekal ini.

h. Klik butang “Clear” sekiranya untuk membatalkan kemasukan.

Sistem akan memaparkan maklumat seperti keadaan asal.

i. Klik butang “Commit” apabila semua maklumat telah siap

dimasukkan. Sistem akan menyenaraikan maklumat syarikat pada

senarai syarikat pembekal (Supplier List).

j. Setelah selesai memasukkan maklumat pembekal. Klik butang

“Update” untuk mengemaskini maklumat pembekal ke dalam

sistem.

k. Untuk memadam maklumat pembekal. Klik pada nama pembekal

kemudian klik butang “Delete” untuk memadam nama pembekal

tersebut.

3.8 Tempahan Stok

Fungsi “Inventory Order” untuk membuat tempahan ubat-ubatan dan peralatan

klinik daripada syarikat pembekal. Sebelum membuat sebarang tempahan. Ubat

yang terdapat di dalam senarai hendaklah disetkan dengan nama pembekal

pada skrin penyelenggaraan ubat (“Maintenance > Medicine”)

Untuk membuka fungsi ini. Klik pada “Toolbar” klik pada ikon “Stock Order”

kemudian skrin “Inventory Order” akan dipaparkan. Tempahan yang pertama

akan dipaparkan terlebih dahulu di dalam senarai tempahan.

60

Skrin Inventori Order

Langkah untuk membuat tempahan stok

i. klik butang “Create” button. Semua ruangan akan dikosongkan

ii. masukkan tajuk tempahan pada ruangan “Order Title”.

iii. Masukkan nombor invois pada ruangan “Invoice Title”

iv. Klik butang “…”untuk memilih nama pembekal. Pop-up yang akan

dipaparkan adalah senarai pembekal yang telah direkod pada menu

“Supplier” akan dipaparkan seperti berikut.

61

v. taip nama syarikat yang terdapat di dalam senarai atau pilih syarikat yang

dikehendaki. Klik dua kali atau pun klik butang Ok

vi. nama pembekal akan dipaparkan pada kotak “Supplier”.

vii. Pilih nama ubat yang dibekalkan oleh pembekal yang dipilih. Klik pada

butang ‘…’ untuk mengeluarkan senarai ubat yang hendak ditempah

daripada pembekal.

viii. paparan pop-up seperti ini akan dipaparkan. Pilih salah satu ubat yang

dikehendaki. Kemudian klik OK.

ix. masukkan kuantiti yang hendak ditempah pada kotak “Quantity”

x. masukkan catatan pada kotak “Remark” jika perlu.

xi. Klik butang “Add” untuk meletakkan maklumat tempahan di dalam jadual

tempahan di bawah.

xii. Ulangi proses yang sama jika hendak membuat tempahan barang yang lain

dari pembekal yang sama.

xiii. Anda boleh membatalkan tempahan dengan menekan butang “Cancel

Order”.

xiv. Setelah selesai membuat semua tempahan. Klik butang “Create Order”

untuk mengakhiri proses pesanan tempahan yang telah dibuat.

62

Fungsi- fungsi yang lain

i. “Print Order” : fungsi ini adalah untuk mencetak laporan tempahan

dengan klik pada senarai tempahan yang ingin dibuat kemudian klik

butang ini.

ii. “Update Order” : digunakan untuk mengesahkan maklumat jika terdapat

sebarang perubahan data tempahan.

iii. “Order Received” : jika pesanan tempahan telah diterima. Fungsi akan

dikemaskini secara automatic mengemaskini kuantiti ubat dan peralatan

yang telah diterima.

iv. “Cancel Order” : digunakan untuk membatalkan sebarang tempahan.

3.9 Tetapan Yuran

“Static Fee “ digunakan sebagai caj perkhidmatan sekiranya terdapat rawatan

tambahan seperti suntikan, kaunseling dan sebagainya.

Untuk membuka skrin “Fee Setup” klik ikon “Maintenance”, kemudian klik ikon

“Fee Setup” dan skrin seperti ini akan dipaparkan.

Skrin Tetapan Yuran

63

Langkah untuk membuat rekod Static Fee.

i. Klik pada butang “New”. Kesemua ruangan akan dikosongkan kecuali Fee ID

di mana sistem akan memaparkan nombor ID yang baru untuk rekod yang

baru. Butang “New” akan bertukar menjadi “Commit” sebagai butang

pengesahan apabila terdapat masukan rekod yang baru.

ii. Masukkan nama yuran yang baru pada bahagian “Description”.

iii. Masukkan jumlah yuran pada kotak “Fee Amount” .

iv. Masukkan catatan pada bahagian “Remarks”.

v. Klik butang “Commit” untuk membuat rekod.

vi. Klik butang “Clear” untuk memaparkan skrin pada keadaan asal.

vii. Untuk mengubah butiran rekod. Pilih rekod yuran, ubah di mana yang

dikehendaki kemudian klik butang “Update”.

viii. Untuk membuang mana-mana rekod “Static Fee”. Klik pada butang “Delete”

64

4.0 PENTADBIRAN

Fungsi Pentadbiran merangkumi pelbagai tugasan untuk menstabilkan sistem C-Magsys.

Fungsi ini boleh diakses pada ikon “Admin” pada menu utama seperti rajah di bawah.

Menu pentadbiran yang akan dipaparkan;

Admin

Staff

Reports

Configuration

Attendance

QMS

Password

65

4.1 Fungsi Log Masuk Dan Keluar Staf

Fungsi ini adalah untuk membuat rekod kedatangan staf untuk bekerja setiap

hari. Fungsi ini agak ringkas kerana dapat merekod kehadiran melalui sistem

computer seperti penggunaan “Punch Card”. Semua maklumat kehadiran boleh

dilihat dan dicetak pada fungsi “Staff Attendance Report” sebagai rujukan.

Untuk membuka laporan kehadiran ini. Klik pada menu Maintenance kemudian

klik pada pada ikon “Staff Login/ Logout”. Paparan pada sistem adalah seperti

rajah di bawah.

Skrin Log Masuk Dan Keluar Staf

Nota:

a. Maklumat Staf hendaklah dimasukkan terlebih dahulu pada Menu

“Administration” > “Staff”

b. Staf yang bertugas di klinik hendaklah membuat rekod kehadiran apabila

masuk waktu kerja dan selepas selesai waktu kerja pada hari yang sama.

66

Langkah untuk merekod kehadiran pada fungsi Login / Logout

i. Klik pada butang “…” untuk memilih nombor ID staf

ii. Masukkan Password

iii. Masukkan catatan pada bahagian remarks

iv. Klik butang Login untuk merekod masa kedatangan kerja

v. Klik logout setelah tamat bekerja.

4.2 Maklumat Staf

Fungsi ini adalah untuk mencipta profil untuk tujuan merekod maklumat pekerja

yang menggunakan sistem C-Magsys. Pada menu Admin klik pada ikon Staff

untuk membuka skrin “Staff Details” .

Skrin Maklumat Staf

67

Nota : maklumat staf akan disenaraikan pada bahagian “Staff List” dan tugasan

staf akan disenaraikan pada Task List seperti di dalam gambar. Setiap tugasan

staf adalah bergantung kepada nama staf yang terlibat mengikut tugasan

masing-masing.

Langkah untuk mencipta profil pengguna :

i. Klik pada butang “New” kesemua ruangan akan dikosongkan kemudian

butang “New” akan bertukar kepada butang “Commit”.

ii. “Staff ID” akan dijana secara automatik oleh sistem.

iii. ID hendaklah unik dan tidak sama dengan ID staf yang telah sedia ada.

iv. Tandakan √ pada tugasan yang akan dilakukan pada staf tersebut.

a. Tugas-tugas yang diberikan merupakan kuasa bagi staf sebagai

pengagihan tugas yang diberikan.

b.Tandakan √ pada senarai mengikut staf yang dipilih.

c. Setiap staf boleh memilih lebih dari satu tugasan mengikut

keperluan staf tersebut.

v. Tugasan-tugasan yang utama adalah seperti berikut:

i. SC015 – Tugasan “All Screen” ini adalah untuk seseorang

pengguna dapat melakukan semua tugasan dan

memantau setiap tugasan yang dilakukan oleh staf yang

lain.

ii. BT001 hingga BT004 – Butang untuk pengurusan

pembayaran dan farmasi.

iii. SP001 – Untuk pengguna yang boleh mendaftar

perundingan belakang-tarikh (back-dated consultation)

iv. SP002 – untuk pengguna yang boleh mengubah bahagian

perundingan tanpa mengira tarikh dan status.

Mesej ralat akan dipaparkan sekiranya pengguna yang tidak boleh membuka

sesuatu fungsi yang tidak ditanda pada pengguna tersebut.

vi. klik butang “Commit” untuk mengesahkan butiran yang dimasukkan.

vii. Klik butang “Clear” untuk membatalkan aktviti pendaftaran pengguna. Kesemua

ruangan akan dikosongkan kepada keadaan asal.

Fungsi yang lain.

i. Reset Password : untuk mengubah semula password kepada yang asal. Klik

nama pengguna pada bahagian “Staff List” nama staf yang dipilih akan

ditanda dengan warna ungu dan klik pada butang “Reset Password”

kemudian klik butang “Yes”. Katalaluan akan diubah semula kepada

68

“PASSWORD” dan nama pengguna (username) masih menggunakan nama

yang sama. Klik butang “Update” untuk mengesahkan pengemaskinian

yang telah dibuat.

ii. Update : digunakan untuk mengesahkan pengemaskinian terhadap

sebarang perubahan seperti mendaftar , tukar katalaluan dan segala

perubahan yang telah dibuat pada skrin.

iii. “Delete” : untuk memadam maklumat pengguna yang tidak bekerja lagi di

klinik.

4.3 Penukaran Katalaluan

Fungsi ini adalah untuk menukar kata laluan pengguna (kata laluan kepada

pengguna yang sedang log masuk sahaja). Pada skrin Admin klik ikon

“Password” untuk memaparkan skrin seperti di bawah.

Langkah-langkah untuk menukar katalaluan

i. Masukkan katalaluan yang digunakan sekarang.

ii. Masukkan katalaluan yang baru dan masukkan katalaluan yang sama pada

kotak pengesahan katalaluan.

iii. Klik butang “OK” untuk melengkapkan proses.

69

4.4 Tetapan Klinik

Tetapan klinik adalah untuk memasukkan butiran klinik bagi cawangan klinik

yang menggunakan sistem ini. Bagi tujuan keselamatan komersil. Kebanyakan

maklumat di skrin ini tidak boleh diubah dan berkeadaan tetap. Sila hubungi

sokongan teknikal C-Magsys untuk membuat sebarang pertukaran.

Pada menu utama klik butang “Admin” kemudian klik ikon “Configuration”.

Paparan akan dikeluarkan seperti rajah di bawah.

Skrin Tetapan Klinik

Nota : hanya maklumat di dalam kotak yang berwarna putih sahaja yang

dibenarkan untuk sebarang pengubahsuaian.

Langkah untuk mengubah parameter

a. ubah maklumat pada ruangan yang tertentu sekiranya diperlukan.

b.Klik butang “Update”

70

Antara fungsi yang lain.

i. “Enable Messenger” checkbox:

a. “C-Magsys Messenger” adalah fungsi yang terdapat di dalam

pengguna C-Magsys untuk berhubung di antara satu sama lain.

Penggunaan fungsi ini adalah sama seperti Yahoo Messenger ,

MSN Messenger tetapi fungsi ini hanya digunakan di dalam

sistem C-Magsys ini sahaja.

b.Tandakan √ “Checkbox” yang bertulis “Enable Messenger”

c. Klik butang “Update”

ii. “Print Brief Receipt Format”

a. Pada menu bayaran pesakit di kaunter. Terdapat fungsi untuk

mencetak resit untuk diserahkan kepada pelanggan.

b.Apabila menanda √ pada “Print Brief Receipt Format” resit akan

memaparkan garisan sebagai “Medication (ubat)” untuk semua

jenis perubatan yang diberikan kepada pesakit / pelanggan.

c. Sekiranya kotak ini tidak ditandakan kesemua “item” perubatan

akan dipaparkan

d.Klik butang “Update” untuk pengesahan setelah membuat

sebarang perubahan.

iii. “Doctor have to choose room during startup”

a. Pilihan ini adalah untuk kegunaan doktor sekiranya terdapat lebih

dari satu doktor yang ditugaskan untuk membuat consultation

pada satu masa dan menggunakan Q-Magsys

b.Apabila menanda pilihan ini , selepas doktor login sistem ini. Sistem

akan memberi pilihan kepada doktor tentang bilik dimana doktor

akan membuat perundingan dengan pesakit.

c. Apabila doktor memilih pesakit untuk sesi “consultation” , pada

screen Q-Magsys akan memaparkan mesej dimana pesakit perlu

masuk ke nombor bilik doktor seperti yang dinyatakan.

4.5 Tetapan Bilik Klinik

Fungsi ini digunakan untuk menentukan nombor bilik yang terdapat di dalam klinik

sebagai penentuan lokasi bilik di mana doktor itu sedang bertugas. Selepas klik pada

butang “Clinic Rooms” paparan seperti di bawah akan dipaparkan.

71

Langkah-langkah untuk menetapkan bilik di dalam klinik.

i. Klik pada “Room 1” atau “Room 2”

ii. Masukkan nama bilik pada ruangan Room Name (jika ada)

iii. Masukkan status bilik samaada “Yes” atau “No”

iv. Untuk memadam nama bilik sekiranya tidak diperlukan, klik butang

“Delete”

v. Klik butang “Update” jika selesai.

4.6 Tetapan Semula Runding Cara

a. Apabila terdapat perundingan yang masih berstatus “In Progress”. Rekod

pesakit ini dikunci untuk mengelakkan pengguna lain mengemaskini

rekod

b. Kadangkala jika terdapat kerosakan teknikal kepada computer rekod

yang dibuat kemungkinan akan hilang dan mekanisma “locked” akan

dikunci dan tiada siapa yang boleh mengubahsuai rekod tersebut

c. Anda juga boleh menggunakan fungsi ini untuk “unlock” rekod ini.

72

d. masukkan ID pesakit kemudian klik “Find”. Sistem akan menunjukkan

“Visit Date” dan “Status” sekiranya terdapat rekod “In Progress” untuk

ID pesakit itu.

e. Klik “Reset” untuk “Unlock” rekod

iv. Show Error Log : untuk memaparkan log jika berlaku sebarang ralat.

v. Show Access Log : untuk memaparkan rekod log akses pengguna di

dalam sistem.

4.7 Tetapan Giliran

Jika klinik anda mempunyai perisian Q-Magsys. Klinik tersebut boleh

menggunakan skrin ini untuk mengadakan fungsi perkataan bergerak dan

panggilan pesakit melalui suara

Pada menu “Admin” klik ikon “QMS” untuk membuka skrin ini;

Skrin Tetapan Giliran

73

Fungsi yang terdapat pada skrin ini

i. “Scrolling Text1” : boleh memasukkan 100 aksara perkataan untuk

memaparkan mesej yang pertama pada bahagian bawah Q-Magsys

ii. “Scrolling Text2” : boleh memasukkan 100 aksara perkataan untuk

memaparkan mesej yang kedua pada bahagian bawah Q-Magsys

iii. “Scrolling Text3” : boleh memasukkan 100 patah perkataan untuk

memaparkan mesej yang ketiga pada bahagian bawah Q-Magsys

iv. “Calling Text” : anda boleh memasukkan 100 aksara perkataan untuk

memaparkan mesej dimana nama pesakit itu akan dipanggil. Mesej ini

boleh digunakan untuk semua pesakit yang hadir untuk diberi rawatan.

Contoh : sekiranya anda menggunakan mesej yang bertulis “sila masuk

sekarang”. Nama pesakit adalah “Ahmad” mesej yang akan dipaparkan “Ahmad ,

sila masuk sekarang”.

v. skrin QMS header flash file : pilihan ini adalah untuk mengenalpasti fail

berjenis flash sebagai “header” pada skrin Q-Magsys.

vi. Calling audio : pesakit kebiasaannya akan dipanggil menggunakan bahasa

yang berbeza seperti bahasa melayu, bahasa inggeris , bahasa cina. Anda

boleh membuat rakaman suara dan boleh memilih bahasa yang sesuai

untuk dipaparkan pada skrin pesakit.

Note : computer mesti disambungkan dengan mikrofon jika hendak menggunakan

fungsi ini;

Contoh :

a. Klik pada “Malay”

b.Klik pada “Start Record” dan rakamkan suara “sila masuk sekarang”

c. Klik “Stop Record” jika selesai.

d.Buka skrin pesakit , pilih nama pesakit contoh : Ahmad , buka tab

“Misc” untuk panggilan bahasa kemudian klik “Update”

e. Apabila Ahmad akan dipanggil, suara akan dikeluarkan adalah

“Ahmad, sila masuk sekarang”.

vii. “Clear Patient Que” : fungsi ini akan memadam kesemua nama pesakit

yang di dalam giliran

viii. “ Save Setting “: klik butang ini sekiranya setelah selesai membuat semua

konfigurasi pada skrin QMS.

74

4.8 Salinan Pengkalan Data

C-Magsys dan Q-Magsys menggunakan pangkalan data yang sama. “platform”

yang digunakan adalah menggunakan MySQL iaitu pangkalan jenis sumber

terbuka. Anda digalakkan untuk membuat salinan pangkalan data ini setiap hari

terutamanya selepas tamat waktu bekerja (selepas pengiraan EOD) . Kelebihan

fungsi ini adalah untuk keselamatan sekiranya berlaku perkara yang tidak

diingini seperti kerosakan hard disk, virus dan lain-lain lagi.

Pada menu “Admin”, klik pada ikon “Backup”untuk membuka skrin ini.

Sistem akan menamakan fail untuk salinan pada kotak “Backup File Name” .

Nama fail tersebut akan dimasukkan bersama dengan tarikh fail tersebut.

Contoh CMagSysBckp120412.sql. sebaiknya adalah menggunakan media luaran

seperti external hardisk , pendrive untuk menyimpan pangkalan data ini.

75

Langkah untuk membuat salinan.

i. Masukkan media storan seperti pendrive, external hardisk pada

computer.

ii. Klik butang “…” untuk mencari lokasi media storan tersebut.

iii. Setelah memilih lokasi. Klik sekali sahaja pada butang “backup”.

iv. Kotak mesej akan dipaparkan setelah selesai.