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Integration von Microsoft-Office zu SAP Integration eMail / SAP für Outlook / LotusNotes
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biz²OfficeSynronizer.ppt
biz²OfficeSynchronizer V.5
Integration von Microsoft-Office zu SAP
Integration eMail / SAP für Outlook / LotusNotes
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Tel: +49 (0) 711 66188 500
Fax:+49 (0) 711 75878614
www.inpuncto-gmbh.com
Produktpräsentation
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 2
biz²BusinessSuite von inPuncto
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
Microsoft ® ist eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Coporation
biz²Archiver (SAP-Ablage und opt. Archivierung)
biz²Explorer (Abbildung virtueller Akten direkt in SAP
Strukturen, Thumnails, Formate)
biz²Scanner (Scan-on-demand Integration,
beliebige SAP Objekte)
biz²OfficeSynchronizer (Integration von MS-Office in SAP)
biz²ScanServer (Massenverarbeitung;
Papierbeleg-Erkennung)
biz²ExportServer (Offline Verfügbarkeit von
SAP Daten und Dokumenten)
biz²Viewer (einfacher Pixelviewer, Singleprint
eMailing, Massstab-Print)
biz²Validator (ergonomisches Workflow-Add-on))
biz²OfficeSynronizer.ppt
Kurzüberblick Highlights
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 4
Highlights
Klare Positionierung bei optionalem SAP EasyDM Einsatz
Es kann optional auch mit SAP
EasyDM gearbeitet werden
Bei der Speicherung einer
Datei aus der MS-Applikation
kann direkt auf die SAP
EasyDM- Strukturen
zurückgegriffen werden.
Positionierung:
* SAP EasyDM bezieht sich
auf das Filehandling
* b2OS synchronisiert auch
den Content in den
Dokumenten (!! bidirektional)
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 5
Sämtliche Zusatzdaten
(Klassifizierung / Objekt-
verknüpfungen) werden in
direkter SAP Kommunikation
vervollständigt (inkl. F4
Suchhilfen) – direkt aus MS-
Office
Hier: das eingecheckte
Dokument z.B. in einem Ordner
des SAP EasyDM
Highlights
Direkte SAP-Kommunikation aus MS-Office
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 6
Highlights
Ad-hoc Ergänzung von Dokumenten mit SAP Content
In ein Dokument lassen sich ad-
hoc SAP Felder direkt einfügen.
Diese lassen sich bidirektional
synchronisieren.
…oder Sie
generieren ein
Formular, welches
sich mit SAP-
Werten befüllt
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 7
Highlights
Vollständige Konsistenz (SAP, MS-Dokument)
Änderungen des Dokument Contents wird in SAP synchronisiert.
Änderungen des SAP-Contents werden im Dokument synchronisiert
…und sind z.B. auch in SAP EasyDM
wieder verfügbar.
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 8
Highlights
Einfache Formular-Generierung via MS-Office
Ein Worddokument (z.B. Template) wird über SAP instanziert.
…im Dokument sind die
synchronisierten Werte !
Bauen Sie Ihr Formularwesen
auf! -> Easy-to-use !!
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 9
Highlights
Gleiches Handling in anderen MS-Office Applikationen
…die bidirektionale
Synchronisation -> hier in Excel
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 10
Highlights
Schnelle Suche / Aufruf verwendeter Dokumente
Die Funktion "Letzte Originale" bietet
dem Benutzer den direkten Zugriff auf
seine letzten 5-10 Originale -> die SAP-
Suche über DISe entfällt.
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 11
Highlights
Komplette Berücksichtigung der SAP Konzepte
Zur Ansicht aus-
gecheckte Originale
können aus der MS-
Office Applikation heraus
"zur Bearbeitung"
umgeschaltet werden
Doppel-Klick
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 12
Highlights
Komfortables Arbeiten (in/out) mit Outlook/SAP
Bei Generieren von Mails können aus
Outlook heraus direkt DIS-
Originale an die Mail angehängt werden
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 13
Highlights
Persönliche Schnellzugriffe (SAP TA) direkt aus MS-Office
Hinterlegung von bis zu 3 SAP-
Transaktionen, die über Buttons in
der biz²OfficeSynchronizer-
Menüleiste aufgerufen werden
können -> benutzerspezifische
Funktionsfavoriten, direkter Aufruf
von SAP Transaktionen, die der
Benutzer oft benötigt
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 14
Highlights
Weitere Konfigurationsmöglichkeiten
Erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten für den
Benutzer im Optionsdialog. Administrator kann die
Konfigurationen für die Benutzer vorzubelegen /
einschränken. -> Firmenspezische Standardisierung
bei der Ablage von Dokumenten
– einstellbarer Präfix für Originalbeschreibungen -> hier
kann z.B. eine feste Unterscheidung von Dokumenten
getroffen werden, welche über den
biz²OfficeSynchronizer ins SAP gelangen ->
Standardisierung
– Einstellbares Format für einen Zeitstempel für die DIS-
Beschreibungen - dito
– Je nach Arbeitsweise des Benutzers kann er wahlweise
den biz²OfficeSynchronizer-Hauptdialog minimieren
oder in die Taskleiste platzieren -> Verbesserung des
benutzerspezifischen Handlings
– Wahlmöglichkeit für den Benutzer bei der Suche nach
Dokumenteninfosätzen über Standard F4-Suchhilfe
oder der Transaktion CV04N -> Verbesserung des
benutzerspezifischen Handlings
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 15
Insider-Wissen
Verwendung der neuesten Microsoft-Technologien (COM-AddIn) bei allen MS-
Office-Integrationen zu SAP führt zur wesentliche Verbesserungen in der
bidirektionalen Kommunikation zwischen SAP und MS-Vorlagen (Word/Excel) ->
Investitionssicherheit für Kunden
Falls Sie mehrere Originale der gleichen Dokumentart/typ in SAP anlegen wollen,
werden die Attribute (Objektverküpfungen, Beschreibungen) gepuffert und stehen
Ihnen bei der wiederholten Anlage von DIS'sen zur Verfügung -> Beschleunigung
bei der Dokumentanlage in SAP
Über den biz²OfficeSynchronizer gehandelte Originale "wissen", dass sie zu einem
DIS gehören. Damit sind z.B. automatischen Versionskorrektur, oder für
Datenermittlung bei Dokumenten einer Altdatenübernahme möglich
DIS-Beschreibung und Original-Beschreibung können im Info-Dialog des
biz²OfficeSynchronizer geändert werden, d.h. aus einer Applikationen MS-Office
heraus
Unterstützung konkurrierender Zugriffe verschiedener Benutzer schliesst die
gegenseitige Überschreibung von einem Dokument durch mehrere Benutzer aus.
-> es kann immer nur ein Benutzer das Dokument bearbeiten.
biz²OfficeSynronizer.ppt
biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung
Easy-to-use
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 17
biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung I
Menüs direkt in Word-
Befehlsleiste integriert
Durch „Anklicken“ wird
die Verbindung zu
einem SAP System
aufgebaut -> Standard
SAP Logon !
Grundphilosophie:
nach Anlegen des
Dokumentinfosatzes in
SAP, ist SAP das
führende System !
Daten können
zwischen SAP und
Word bidirektional
synchronisiert werden
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 18
biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung II
Customizing findet nahezu
ausschließlich im SAP
System statt
Volle SAP-Funktionalität
steht zur Verfügung
Kontextsenitive Menüleiste
– Auswahl Dokumententyp
– DIS anlegen,
versionieren, bearbeiten,
letzte Originale anzeigen,
– DIS bearbeiten,
anzeigen, suchen,
– DIS/Original speichern,
an DIS anknüpfen
– Datensynchronisation
– Funktionsfavoriten
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 19
Generierung eines neuen Dokumentes (Beispiel Word)
In Word wird das
Dokument erstellt
Auswahl der
Dokumentenart gemäß
SAP Customizing
Informationen des DIS,
dessen Klassifikation
und Verknüpfungen
können direkt mit dem
Dokument bidirektional
ausgetauscht werden
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 20
Anlegen eines neuen DIS in SAP
Gemäß der ausgewählten
Dokumentart /typ ist die
Eingabe von Objekt-
verknüpfungen,
Klassenmerkmalen und
von Beschreibungen
erforderlich
eine Unterscheidung von
Kann- und Mussfeldern
kann eingestellt werden
SAP-Suchhilfen sind
integriert
Optionale Ableitungsregeln
vereinfachen das Ausfüllen
Bei Outlook werden
bekannt Mail-Items direkt
in die Maske befüllt
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 21
Integrierte Standard SAP Suche
Aufruf der Standard SAP Suche
Eingabe und Bestätigung der Suchkriterien
Suchstrategie in Form von Favoriten speicherbar
Die Zuordnung des Originals zu einem bestehenden DIS ist ebenfalls mit Verwendung der Standard SAP Suchhilfe möglich
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 22
Auswahl der Objektverknüpfung
Direkte Auswahl der
gewünschten
Objektverknüpfung/en
Durch Auflösung von
SAP-Beziehungswissen
können weitere
Informationen (z.B.
Objektverknüpfungen)
ausgelesen und dem
Dokument
zurückgegeben werden
(projektspezifisch)
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 23
In SAP existiert jetzt bereits ein DIS
Ab diesem Zeitpunkt
existiert in SAP ein DIS
der mit dem Dokument
als Original verknüpft ist
Informationen über den
DIS können durch die
Taste Information
abgerufen werden
Durch die Taste „Reset“
können die Daten
gelöscht und das
Dokument einem anderen
DIS zugeordnet werden
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 24
DIS vollständig in SAP Business Logik eingebettet
Der DIS verfügt über alle
Objektverknüpfungen und
Klassifizierungsinformationen
Die in SAP definierte
Business-Logik wird somit
vollständig unterstützt.
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 25
Original einchecken an DIS inkl. Statuskontrolle
Original an DIS hinzufügen ->
einschecken
Gemäß der Dokumentart wird
das Statusnetz ausgelesen
Dem User werden die jeweilig
erlaubten Stati angeboten
Je Status kann eine
entsprechende
Ablagekategorie in SAP
gecustomized werden.
Optional: bei Status
„freigegeben“ kann
automatisch eine
Konvertierung (z.B. PDF)
stattfinden (via. PDF
Konverter in SAP)
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 26
Original in SAP eingecheckt – Öffnen von Originalen
Eingeschecktes
Orginal wird lokal
gelöscht
Anwender wird
informiert mit
– DIS Nr.
– DIS Art
– Teildokument
– Version
Letzte Originale des
Users lassen sich
direkt aus Word
heraus öffnen
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 27
Suche nach Dokumenten in SAP (Beispiel Word)
Aufruf der
Standard SAP
Suche nach
Dokumenten aus
MS Word
Eingabe der
Suchkriterien und
Suche ausführen
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 28
Dokumentliste nach Selektion
Standard SAP
Dokumentliste
Hieraus erfolgt
Selektion des DIS und
Übergabe des
Originals aus der
Ablage an MS Word
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 29
Weitere Bearbeitung (Beispiel Word) - Versionen
Beim Speichern
geänderter Originale im
„gesperrten“ Zustand
werden neue DIS-
Versionen angelegt und
die geänderten
Originale damit
verknüpft
Hier: Die SAP-Suche
über die Nr. bringt 2
diese als Resultat
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 30
Arbeiten mit MS-Word Vorlagen
biz²OfficeSynchronizer
unterstützt das
Arbeiten mit MS Word
– Vorlagen
Jedem Formularfeld
kann eine individuelle
Bedeutung (Eingabe-,
Ausgabefeld)
zugewiesen werden
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 31
Einsatz der SAP R/3 Wertehilfe aus MS Vorlage
Die Eingabe in
Formularfelder wird
durch den Einsatz der
SAP R/3 Wertehilfe
(„F4-Hilfe“) erleichtert;
die im Standard
zahlreich vorhandenen
Funktionen können
individuell ergänzt
werden
Ausgabefelder werden
in Abhängigkeit von
Eingabefeldern und
dem zugeordneten DIS
direkt mit Information
versorgt
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 32
Datensynchronisation zwischen SAP und MS Word
Hier wurde über die
Wertehilfe der
Auftrag ermittelt, der
Debitor wurde per
Hand eingegeben.
Durch die
Datensynchronisation
wird der vollständige
Name des Debitors
automatisch in ein
weiteres Feld des
Formulars
eingetragen.
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 33
Dokument (inkl. Original) in SAP vollständig
DIS und Original in
SAP angelegt (s.o.)
In SAP sind gemäß
den Angaben aus dem
Formular und dem
SAP Beziehungs-
wissen die Objekt-
verknüpfungen,
Klassifizierung etc.
ausgefüllt worden
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 34
Aufruf von Funktionsfavoriten
User können im
Optionsdialog ihre
spezifischen
Funktionsfavoriten
definieren (bis zu 3).
Direkter Aufruf der
SAP-Transaktionen
aus der Applikation
(hier Word mit zwei
Funktionsfavoriten)
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 35
MS Outlook Integration
biz²OfficeSynchronizer
unterstützt die Ablage
von Outlook-Mails in
SAP R/3
Gleiche Menü-
Einbindung wie in Word,
Excel, Powerpoint.
Zum Einchecken der
Mail in SAP muss die
Mail markiert werden
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 36
In SAP wird neuer DIS angelegt
Gleiche Funktionalität
und Handhabung bei
der Anlage eines
neuen DIS (s.o.)
Eingabemaske,
Objektverknüpfungen,
Standard SAP Suche
etc. (s.o.)
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 37
Mail wird eingecheckt und in Bestandteile aufgelöst
Mail wird direkt eingecheckt
Zur Speicherung eines Mail-Originals (CheckIn) wird diese in ihre Bestandteile zerlegt:
– Originalmail
– Originaltext
– Attachments
Das Verfahren ermöglicht einer Volltextsuche (z.B „TREX“) den DIS über Informationen zu finden, welche sich im Nachrichtentext oder in angehängten Dateien befinden
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 38
Komfortanzeige durch biz²Explorer
Durch das Zusatzprodukt
biz²Explorer sind alle
Originale am DIS direkt
sichtbar
biz²Explorer stellt die
Struktur, Thumbnails
sowie die
formatspezifischen
Viewer dar.
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 39
Neue Outlook-Mail mit Original aus SAP versenden
Der User möchte eine
neue Mail versenden -
mit ein oder mehreren
Originalen aus SAP
Mit „DIS-Original suchen
und an Mail anhängen“
kommt er direkt in den
SAP Such Dialog für
DISe
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 40
Neue Outlook-Mail mit Original aus SAP versenden
Nach Selektion des DIS
kann Original für die
Outlook-Mail ausgewählt
werden:
– Bei nur einem Original
am DIS erfolgt das
direkte Anhängen an
die Mail
– Bei mehreren
Originalen wird ein
Auswahlfenster zur
Markierung angeboten
– Mit „Übernehmen“
werden die Originale
an die Mail angehängt
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 41
biz²OfficeSynchronizer – natürlich auch für EXCEL
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 42
biz²OfficeSynchronizer – natürlich auch für POWERPOINT
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 43
LotusNotes Integration
biz²OfficeSynchronizer
unterstützt die Ablage
von LotusNotes-Mails in
SAP R/3
biz²OfficeSynchronizer
realisiert die Ver-
bindungen zu SAP R/3 in
dem biz²Office-
Synchronizer System-
Manager
Der Systemmanager ist
ein OutOfProcess
ActiveX-Server, welcher
durch den Aufruf seitens
des Client (b2OS - Notes
AddIn (DLL)) gestartet
wird
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 44
LotusNotes Integration
Wichtigster Bestandteil
hierbei ist die
Umsetzung der
asynchronen Funktionen
des Systemmanager in
synchrone Funktionen
für LotusScript.
Das b2OS - NotesAddIn
wurde als ActiveX – DLL
entwickelt.
Die markierte eMail kann
gemäß SAP Customizing
einer Dok.Art zugeordnet
werden.
Werte hieraus direkt aus
SAP!
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 45
LotusNotes Integration
Daten aus der Mail werden verwendet – weitere erforderliche Daten werden vervollständigt
F4 Suchhilfen stehen zur Verfügung
Funktionen
– Connect
– DisConnect
– Auswahl DokArt/DokTyp
– DIS anlegen
– DIS-Version
– LastDocument List anzeigen / Dokumente aufrufen
– DIS anzeigen
– DIS Suchen
– An DIS anhängen
– DIS Refresh
– DIS-Info anzeigen
– SAP GUI Anzeigen
– Transaktion 1 / 2 / 3 aufrufen
– Hilfe anzeigen
– DIS-Originale suchen und an Mail anhängen
– Info über DIS-Original anzeigen
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 46
LotusNotes Integration
Hier: der erzeugte DIS
mit den eMail
Bestandteilen
Gemäß Angaben der
Objektverknüpfung bzw.
Klassifizierung
entsprechende
Verbuchung
Bestandteile der eMail ->
T-Rex -> Volltextsuche
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 47
Keyfeatures der Archivierung von eMail in SAP I
E-Mail -> volle Ausnutzung DVS in SAP
Gezielte Archivierung von business-relevanten eMails in den gesamten ERP-
Kontext
Pauschale Archivierung ebenfalls möglich (ohne weitere Verwendung von
Objektverknüpfungen etc.)
Archivierung von eMail / Attachment -> Mail wird separiert in die Bestandteile
Mit SAP „T-Rex“ -> Verschlagwortung -> Volltext Suche
Umfangreiche Such-Mechanismen (Favoriten, Berechtigungsgruppen,…)
Bewusste, manuelle Archivierung durch Endanwender !
Single Instance -> Mails an Verteileradressen können nur 1x in SAP archiviert
werden
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 48
Keyfeatures der Archivierung von eMail in SAP II
eMail in SAP ist eigenständig ansprechbare Dateneinheit – auch nachfolgende
Zuordnungen zu anderen Business-Objekten möglich
Attachments wiederverwendbar - > z.B. ein bestimmtes Attachment muß
weitergesendet werden.
Speicherung / Archivierung gemäß SAP Customizing für die Ablagen/Repositories /
Speichermedien
eMails können vollständig aus der eMail-Box gelöscht werden.
SAP-technische Erweiterungen möglich (z.B. bestimmtes Verhalten bei
entsprechenden Klassifizierungsmerkmalen)
Bei entsprechendem Status des Dokumentes kann optional eine Konvertierung der
DIS-Originale in ein Langzeitarchivformat (z.B. PDF) erfolgen. Erfordert
zusätzlichen PDF-Konverter in SAP
biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 49
Ihr Ansprechpartner:
Dr. Frank Marcial
Tel: (0711) 66188 500
Fax: (0711) 75878614
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!