Lean implementatie leiderschap + as is to be

Lean implementeren

In twaalf stappen met aandacht voor • Leiderschap

• Perspectief kosten/baten

• Communicatie

• Tools

• Verandering verankeren 7 peilers

Kristof Vanderbist

Makelaar in kennis

Current state – Future state Expert

My Kingdom for a Horse

Hoe starten ?

My Kingdom for a Horse 2

1. Aligneer met de directie 2. Huidig cultuur of proces 3. Bepaal scope 4. Stel een team samen – trajectleider 5. Sensibiliseer 6. Bepaal wat waarde is voor de klant 7. Breng in kaart huidig proces en activiteiten – detail ? 8. Bepaal opportuniteiten 9. Evalueer totale plaatje 10. Communiceer 11. Start 12. Hou vol

Belang trajectleider : natuurlijk leiderschap : vooraf


1. Waarom – noodzaak ?

2. Investering

3. Denk in de toekomst : hoe

4. Wat is het voordeel voor de medewerkers

Visie

Ambassadeur

Model

Ondersteuner

1. Verkoop LEAN : wees enthousiast

2. Toon aan, voorbeelden eigen of andere organisaties, bezoeken

3. Doe kleine dingen als voorbeeld

4. Er is geen optie

1. Wees de verandering

2. Confronteer de kritikasters

3. Luister naar bezwaren en emotionele weerstand

4. Zorg ervoor dat het team niet verdeeld geraakt (intervisie)

1. Geef volle aandacht aan de stappen die wel lopen

2. Perfectie bestaat niet

3. Focus op mogelijkheden ipv tegenkantingen

4. Ga op zoek naar dominante coalitie en span ze voor je kar

Belang trajectleider : natuurlijk leiderschap : tijdens


1. Ontwerp organisatie, klantencultuur, werk systemen ter ondersteuning

2. Zeg welke rollen er nodig zijn om de visie te verwezelijken

3. Verwacht dat andere zullen botsen maar doorbijten

4. Zorg dat iedereen van het team de visie draagt

Visie

Ambassadeur

Model

Ondersteuner

1. Weet waarvoor je staat in discussies

2. Eis dat mensen meedoen

3. Zie en leer (benchmarking)

4. Communiceer vooruitgang

1. Definieer welke competenties nodig zijn, help & train

2. Ja maar wordt ja ondanks

3. Ga rond en help

4. Geef de insteek mee : “hoe” is belangrijk, niet “wat als”

1. Zet de pluim om de anderen hun hoed

2. Confronteer de met oude koeien

3. Laat fouten toe

4. Zoek evenwicht tussen stress, tijdsdruk en beloning

Belang trajectleider : natuurlijk leiderschap : na


1. Ga door met de visie

2. Benchmark met de beste van de klas

3. Wees afkering voor de boodschap: “ we zijn er”

4. Monitor

Visie

Ambassadeur

Model

Ondersteuner

1. Help de “nieuwe” leiders – training – coaching - mentoring

2. Leg een link met POP en evaluaties

3. Ga door met een transparant plan

4. Acties ipv actieplannen

1. Ga dagelijks/wekelijks langs

2. Ga in dialoog

3. Volg op en kijk naar non-verbale signalen

4. Is er balans met het dagdagelijkse werk ?

1. Wees dynamisch met veranderde markt en andere trajecten

2. Geef de ruimte en tijd om hun successen te kunnen promoten

3. Doe exit interviews

4. Moedig zelf sturing aan

Hoe starten ?


In kaart brengen proces

Hoe ? Voordelen Nadelen

Interview Snel Aftoetsen n+1

Lage betrokkenheid Juiste man ? Devil in de details

Proces map met post it of metaplan

Visueel Teamwerk Consensus Hoge betrokkenheid

Tijdrovend

Hoe kiezen ?


Evalueren proces & kies

Performantie +/-

Bottlenecks ? Doorlooptijdverkorting

Goesting

Competentie

Invloed andere projecten

Pensioen – Transformaties

Verlichting administratie – meer tijd voor klant- focus kerntaken

Opbrengst

Competitie

Klachten

Tijdsvreters

Gebrek structuur of standaard

Veranderende markt : meer flexibiliteit

p.8

AS IS Validatie Klantendienst

Activiteiten in kaart gebracht

Flow opmerkingen

Onderverdeling vanuit LEAN standpunt

Actieplan in grote lijnen

Behandeling vragen vanuit de klant (aanvragen, wijzigingen)

Opvolgen planning

Ingeven orders/afroepen

19%

14%

9%

Stellen van prioriteiten en communicatiefiltering

Vertrouwen in het proces verhogen

Introduceren van standaard informatie templates voor offertes / designs

Duidelijker zicht op stock en afnamepatroon

Gebruik/belang van planningslijst, formulieren… opnieuw toelichten

• Geen filtering van de vragen naar andere afdelingen en geen

eenduidige wijze om prioriteiten te stellen

• Weinig vertrouwen in de processen leidt tot de nood om alles op

te volgen

• Klantendienst genereert werklast die bij andere afdelingen

door de vele contactpunten (zie ook filtering)

• Nood aan meer proactieve benadering van de klant en :

standaarden, volledigheid formulieren, mee opvolgen van stock intern

en bij klant

Veel tijd gaat naar opvolging

Voorbeeld

Categorie Totaal

Communicatie 28%

Nazicht 55%

Operationele taken 17%

Totaal 100%

Implementatie


Evalueren proces & kies

Ontwikkel toekomstig proces

Hoe ? Voordelen Nadelen

Wit blad Grote doorbraak Klant centraal

Lage betrokkenheid Devil in the details

Proces map met post it of metaplan 5W+1H

Visueel Teamwerk Hoge betrokkenheid

Minder grote doorbraak Acceptatie eerder centraal

Implementatie


Kies juiste tools

Spaghetti Kanban Cell layout OEE

One piece flow

Lijn balancering

SMED Poka yoke

Visueel management

Kaizen Standaard

werk 3-1-3

Implementatie


Bepaal toekomstige performantie Maak onderscheid tussen ◦ Gemakkelijk – Moeilijk ◦ Goedkoop – Duur ◦ Zelf – Afhankelijk van derden

Prioriteiten Bepaal budget Maak actieplan : wie, wat, waar, wanneer en hoe Communicatieplan Doen, doen, doen ! Voorzie ondersteuning x+1->30 Evalueer performantie en betrokkenheid x+30,

x+60, x+90 en stuur bij

Implementatie


Overtuig ◦ Management met ROI (Return on investment) ◦ Medewerkers, na ventilatie, met tijd +

verantwoordelijkheid

Valkuilen ◦ Geen tijd ◦ Geen klant ◦ Geen ondersteuning management ◦ Geen communicatie ◦ Geen borging ◦ Geen peleton ◦ Vasthouden aan 1 oplossing

Veranderen

Visie Communicatie Competenties Beslissings

vrijheid Tools Actieplan Waardering

Duidelijkheid Betrokkenheid Zelfvertrouwen Initiatief Daadkracht Doelgerichtheid Enthousiast

Verwarring Weerstand Angst Machteloos Ergernis Chaos Onverschillig

7 ankerpunten

Indien deze aanwezig :

Indien deze niet aanwezig :

5 principes : focus op stap 1,2 en 3 bij start


1. Bepaal wat waarde is voor de klant

2. Elimineer alle activiteiten zonder toegevoegde waarde

3. Stroomlijn

4. Pull planning

5. Continu verbeteren : streven naar perfectie

Aanbevolen lectuur


1. Lean voor Dummies, N.J. Sayer

2. A Pratical Guide for implementing toyota’s 4P’s, J. K. Liker

It is not the strongest of the species that survives, nor

the most intelligent that survives. It is the one that is the most adaptable to change.

Charles Darwin Kristof Vanderbist

Ing. Biochemie Expertise in Kwaliteit & Validatie

Lean Six Sigma Black Belt +32 487 47 78 61

www.mykingdomforahorse.be

Spiritual

Lean implementatie leiderschap + as is to be