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uide
Salon IMEX America October 14-16, 2014
DOSSIER TECHNIQUE
CONTACT
Anne-Sophie Rabreaud
Manager - Meeting & Incentive Department
Atout France USA
Tel: 1-212-745-0961
ATOUT FRANCE ETATS-UNIS
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SOMMAIRE
1- POURQUOI PARTICIPER? p.3
- Un salon qui a fait ses preuves
- Les chiffres-clefs du salon
- Des hosted buyers ciblés
- Des partenariats clefs
- Las Vegas, une destination attractive
- Le Pavillon France en 2013
2- INFORMATIONS SUR LE SALON p.7
- Organisateur
- Renseignements pratiques
- Programme éducationnel en marge du salon
3- PAVILLON FRANCE p.9
- Un emplacement central
- Nombre de modules disponibles
- Animations
- Communication
4- INFORMATIONS PRATIQUES p.16
- Transport aérien Air France
- Hébergement sur place
- Documentation
5- COUTS DE PARTICIPATION p.18
- Tarifs
- Le coût inclut
- Inscriptions
- Modalités d’annulation
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1- POURQUOI PARTICIPER?
UN SALON QUI A FAIT SES PREUVES
Après 3 éditions à Las Vegas, IMEX America est reconnu par toute l’industrie comme étant
le salon incontournable sur le continent Nord-Américain.*
Selon une étude effectuée auprès de 1,000 hosted buyers ayant participé à l’édition 2012,
$3.3 milliards de chiffres d’affaires ont été générés ou espérés au cours du salon, soit
17.5% de plus que l’année précédente.
* Sources : DCI – Winning strategies, Meetings & Conventions
LES CHIFFRES-CLEFS DU SALON EN 2013
9 684 participants au total
Augmentation de 16.5% du nombre de participants au total (par rapport à 2012)
2 691 hosted buyers provenant de 40 pays
50 000 rendez-vous préprogrammés (augmentation de 27% par rapport à 2012)
9 500 buyers ayant participé aux rendez-vous de groupe
28 900 m² de surface totale d’exposition
2 694 exposants en provenance de 150 pays soit une augmentation de 12% par
Représentant majoritairement des destinations (67%) ou des chaines hôtelières
(20%)
200 événements organisés par les exposants
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DES HOSTED BUYERS CIBLES
En 2013, 2,691 hosted buyers en provenance de 40 pays ont participé à IMEX America, soit
12% de plus qu’en 2012 dont:
Hosted Buyers By Destination -
Top Ten Countries
U.S. 72%
Canada 5.5%
UK 4.5%
Brazil 4%
China 2.5%
Germany 2%
Mexico 1.5%
India 1.5%
Australia 1%
Argentina 1%
Other 4.5%
Des statistiques plus détaillées sur le profil des participants à l’édition 2013 d’IMEX America
sont disponibles ici.
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DES PARTENARIATS CLEFS
Outre la bonne réputation de son équivalent à Francfort, le succès d’IMEX America est
également dû aux partenariats clefs avec toutes les associations leaders dans l’industrie,
telles que :
- MPI, principal fournisseur de programmes éducationnels et partenaire stratégique
exclusif
- SITE
- DMAI (sponsor officiel du salon)
- PCMA, ICCA, ASAE, ACTE, etc
IMEX s’est également associé aux organisations leaders dans l’industrie, telles que CNTV
Cvent, Experient, GES, HCIBS, Meet Green - Official Sustainability Consultant, Show Gear,
etc.
LAS VEGAS, UNE DESTINATION ATTRACTIVE Las Vegas est la 8ème destination la plus visitée aux Etats-Unis. Son offre en termes
d’hôtels, de restaurants, de spectacles et casinos rendent la destination très attractive.
Quelques chiffres* :
- 380,000 employés dans l’industrie touristique
- 22,027 meetings, conventions et programmes incentives organisés par an, pour des
groupes de 10 à 100 000 personnes;
- + de 10.6 million sqft (environ 1,06 million m2) d’espace d’exposition, incluant 3 des
plus grands centres de congrès du pays:
- the Las Vegas Convention Center: 2.2 million sqft (200 000 m2)
- the Sands Expo and Convention Center: 1,8 million sqft (180 000 m2)
- the Mandalay Bay Convention Center: 1.7 million sqft (170 000 m2)
En 2013:
- 45 milliards $ dépensés par les touristes en
2013
- 39,668,221 touristes accueillis en 2013
- 150,593 chambres d’hôtels disponibles
- Taux d’occupation moyen de 84.3%
- 5,107,416 personnes venues assister à des
meetings / conventions
*Source: Las Vegas Convention and Visitor
Authority
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LE PAVILLON FRANCE EN 2013
Chiffres-clés
- 1 stand de 150 m² d’exposition, soit une augmentation de
10% par rapport à 2012
- 26 partenaires français
- 381 rendez-vous préprogrammés
- 16 présentations de groupe avec en moyenne 14 Hosted
Buyers par groupe soit 224 Hosted Buyers
- Au total + de 500 personnes sont venues visiter le Pavillon
France, tous ces contacts ont été envoyés aux prestataires
français présents.
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2- INFORMATIONS SUR LE SALON 2014
ORGANISATEUR DU SALON
IMEX, Regent Exhibitions
Site Web: www.imexamerica.com
RENSEIGNEMENTS PRATIQUES
- Dates du salon : du mardi 14 au jeudi 16 octobre 2014
- Lieu : The Sands Expo at The Venetian/Palazzo Hotel, Las Vegas
- Horaires du salon:
- Mardi 14 octobre : 10.00 am - 5.30 pm
- Mercredi 15 octobre : 10.00 am - 5.30 pm
- Jeudi 16 octobre : 10.00 am - 4.30 pm
PROGRAMME EDUCATIONNEL EN MARGE DU SALON Vous pouvez visualiser l’ensemble du programme en cliquant ici
Mardi 14 Octobre
Time Seminar Title
10:30am-11:00am Confident Condition: How to Be Consistently Cool, Calm and In Control
12:00pm-12:30pm Stop Hunger Now and Provide a Powerful CSR Program
12:30pm-1:00pm Customer-Centric Data, Big Loyalty
1:30pm- 2:00pm Haness the Force- To Go Where Few Have Gone Before
3:30pm-4:00pm Using Data to Drive Decision Making for Meetings
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Mercredi 15 Octobre
Time Seminar Title
11:00am-11:30am Sustainability: Value By Design
11:30am-12:00pm The Seven Deadly Sins of Managing People
12:00pm-12:30pm Social to Go: When Social Meets Mobile
12:00pm-12:30pm Sustainability Teams - Collaboration and Innovation
12:30pm-1:00pm Inside the Multi-Generational Reward Experience
12:45pm-1:15pm Not in My Hotel: Why You Need to Know About Human Trafficking
1:30pm-2:00pm No Longer Optional: CSR and the Meeting Sector
1:30pm-2:00pm Twelve Biggest Mistakes to Avoid When Owning a Business
2:30pm-3:00pm Convention Center Sustainability: Are You Leading or Lagging?
3:30pm-4:00pm Introduction to QR Codes and NFC for Events and Meetings
Jeudi 16 Octobre Time Seminar Title
11:30am-12:00pm Stop Talking Trash, Show Me Results
11:30am-12:00pm VAT to Charge or Reverse Charge?
12:30pm-1:00pm Collaborating With Event Partners
1:30pm - 2:00pm My Meeting Smells Better Than Your Meeting
2:00pm-2:30pm How to be Social at an Event
2:30pm-3:00pm Event ROI
3:30pm-4:00pm Build an Award Winning Event Marketing Campaign For Your Event
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3-PAVILLON FRANCE EN 2014
UN EMPLACEMENT CENTRAL
La France conservera l’emplacement stratégique dont elle bénéficiait en 2013, à l’entrée du
salon.
Le Pavillon France sera ouvert sur les 4 côtés, permettant à chaque exposant d’avoir une
visibilité directe sur une allée.
Vous trouverez ci-après une vue générale de l’espace France [visuels non contractuels] pour
l’édition 2014 et qui reprend les éléments clefs des éditions précédentes:
- Des couleurs lumineuses, dynamiques et visibles de loin
- Un espace bar
- Un espace dédié aux présentations faites aux hosted buyers
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CARACTERISTIQUES DU PAVILLON FRANCE:
- Un Pavillon de 130 m2
- Un espace ouvert sur les 4 côtés
- Une signalétique suspendue qui permettra d’identifier clairement le Pavillon France de loin
et des 4 côtés, notamment grâce aux visuels représentatifs de la destination
- Des modules spacieux
- Un espace accueil et bar d’un côté
- Un espace dédié aux présentations de groupes de l’autre côté
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NOMBRE DE MODULES DISPONIBLES
- 18 modules comprenant:
Une table
Un casier fermant à clef
4 chaises
- 1 signalétique individuelle comprenant :
Un visuel format portrait
Le nom de l’exposant
Une carte de France pour situer l’exposant
- 1 planning de rendez-vous pré-programmés
- 1 entrée catalogue
Affichage exposant
Une photo -format portrait- par exposant identique pour le recto et le verso est à envoyer
avant le 15 juin via le formulaire d’inscription. En cas de partage de module, une seule
photo sera acceptée.
Visuels de l’espace France en 2013
Attention!
Dans un souci d’homogénéité, il est rigoureusement interdit de modifier l’aspect des modules
ou de coller des autocollants sur les bandeaux d’identification. L’utilisation de stands
parapluie ou nappes n’est pas autorisée. L’emploi d’un mobilier différent de celui fourni par notre décorateur n’est pas admis.
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L’espace réserve
La réserve commune est implantée au centre du Pavillon France, donc à proximité
immédiate des modules. De plus, afin de pouvoir y déposer ses effets personnels, chaque
exposant dispose d’un casier avec clef.
N.B: Atout France n’est pas responsable des effets personnels laissés dans les casiers
individuels.
Badges d’accès au salon
Les cartes d’entrées du salon devront être retirées sur place la veille de l’ouverture du salon
lors de la mise en place des stands.
Catalogue
Pour paraitre dans le catalogue du salon, merci de remplir le formulaire d’inscription avant
le 15 juin 2014.
Ce document est nécessaire pour nous permettre d’enregistrer tous les exposants du
Pavillon France sur le site d’IMEX auquel les Hosted Buyers pourront accéder afin de prendre
des rendez-vous individuels.
Un code d’accès et un mot de passe -qui vous seront communiqués ultérieurement- vous
permettront de vous connecter au site web afin de gérer le profil de votre société.
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ANIMATIONS et COMMUNICATION
Afin de dynamiser l’espace France et d’attirer les hosted buyers sur le Pavillon, diverses
animations seront mises en place :
- Animation le mardi en fin de journée sur le salon à partir de 15h30
- Animation dans le cadre de l’European Party le mercredi (à l’instar de 2013)
- Bar : café, thé, viennoiseries, amuse bouche selon le thème des animations…
- Distribution de goodies France (stickers, pins…)
- Des présentations dynamiques faites aux groupes d’hosted buyers
Afin d’accroitre votre visibilité, vous avez la possibilité de sponsoriser l’une des animations
ou offrir des cadeaux promotionnels qui seront distribués sur le salon. Pour plus de
renseignements, merci de contacter : [email protected]
Animation sponsorisée par Chantilly, édition 2013
1- Sponsorisez les présentations destinées aux hosted buyers En 2013, 224 hosted buyers répartis en 16 groupes (14 personnes par groupe en moyenne)
ont assisté à des présentations France. Cette année, profitez de l’opportunité pour présenter
vos produits / services à une clientèle captive et intéressée par la destination.
Durée: 15 minutes dédiées à votre destination précédées de 5 minutes de présenta-
tion par Atout France.
Format: Vidéo ou présentation (powerpoint, prezi, etc). A déterminer
Cible: Hosted buyers qui assistent aux présentations de groupe
Nombre : Environ 15 personnes
Tarif: $ 400 HT pour 1 présentation auprès de 15 hosted buyers environ (15 min)
$ 700 HT pour 2 présentations Hosted Buyers (30 min)
$ 900 HT pour 3 présentations Hosted Buyers (45 min)
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Attention ! Atout France ne peut garantir le nombre exact de personnes assistant aux
présentations et ne peut être tenu responsable si certains hosted buyers appartenant à un
groupe ne se présentent pas. Les horaires de présentations aux groupes seront bloqués sur
votre planning de rendez-vous individuels.
Présentations de Marseille et Lyon, édition 2013
2- Participez au diner France
A l’instar de 2013, Atout France a l’intention d’organiser un diner France avec un groupe
d’hosted buyers (environ 30 pax).
Durée: Environ 2h30
Lieu : A déterminer - restaurant français à Las Vegas
Format: Diner assis. Changement de place entre chaque plat pour vous permettre de
discuter avec un maximum de clients.
Cible: Hosted Buyers. Profil des clients à confirmer (en
2013, l’accent était mis sur les associations)
Nombre : Environ 30 hosted buyers
10 prestataires français maximum
Tarif: $ 500 HT pour la participation d’une personne au diner
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COMMUNICATION
L’ensemble des partenaires présents sur le Pavillon France bénéficiera de la communication
faite par Atout France auprès des hosted buyers, notamment via :
- Insertion d’articles dans les enewsletters tourisme d’affaires et sur les pages de
meeting.rendezvousenfrance.com des bureaux Atout France à l’étranger (11 marchés
prioritaires du Cluster).
- Envoi de communiqués de presse aux principaux médias tourisme d’affaires
- Communication sur LinkedIn sur le groupe « France Meetings & Conventions » et sur
la page société « Atout France US ».
Si vous souhaitez valoriser votre offre, merci de nous faire parvenir vos communiqués de
presse -en anglais et en format Word- avant le 30 août. Atout France se réserve le droit
de sélectionner l’information pertinente pour le marché.
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4- INFORMATIONS PRATIQUES
TRANSPORT AERIEN AIR FRANCE (à la charge des participants)
Air France accorde à Atout France les tarifs spéciaux suivants :
PARIS / SALT LAKE CITY / LAS VEGAS Aller-Retour
PARIS / MINNEAPOLIS / LAS VEGAS Aller-Retour
Tarif: à partir de 1070 euros + frais de service 60.00 euros. Billet modifiable avec
réajustement éventuel et remboursable.
Les tarifs Atout France sont sujet à augmentation suivant les disponibilités sur les vols.
Il sera demandé à la réservation les éléments de passeport : numéro/lieu d'émission / fin de
validité / nationalité/ date de naissance ainsi que pour tous passagers voyageant à
destination des Etats-Unis de se connecter sur le site payant de l'ESTA pour obtenir son
autorisation de voyage électronique https://esta.cbp.dhs.gov/esta/
Si vous souhaitez utiliser Air France, nous vous demandons de bien vouloir :
- Effectuer vous-même et sans tarder vos réservations (pas de places préalablement
bloquées) auprès du Plateau Orsay Affaires :
Par e-mail : [email protected]
Par tél. 01 43 17 21 14, ou fax 01 43 17 20 66
Ce Plateau est le seul habilité à réserver et à émettre les billets à tarifs spéciaux Atout
France, via la fiche de transport que vous devez leur faire parvenir, copie Atout France par
mail ou fax dans les meilleurs délais.
Atout France donnera l’accord à Air France pour les changements de noms : aucun
changement ne sera accepté à moins de huit jours avant le départ.
- Effectuer le règlement de votre titre de transport, par carte bancaire uniquement.
Attention!
Lorsque vous appellerez le plateau d'Affaires Orsay pour réserver votre voyage, une date
limite d'émission du billet vous sera donnée simultanément et un récapitulatif reprenant ces
informations vous sera adressé par e-mail.
Le tarif communiqué sera valable jusqu'à cette limite (la facturation pro forma est donc
abandonnée). En conséquence les billets devront donc être émis et réglés avant la date
annoncée.
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HEBERGEMENT
IMEX America propose des tarifs préférentiels au Venetian / Palazzo Hotel :
- $219 + $20 resort fee + 12% state taxes, soit $274.85 si vous réservez avant le 8
août, puis $249 + $20 resort fee+ 12% state taxes, soit $301.28
- Vous trouverez plus de détails en cliquant ici
DOCUMENTATION
Nous vous conseillons de réduire au maximum le nombre de brochures que vous apporterez
sur le salon et de privilégier des supports électroniques (présentations sur tablettes, clefs
USB…) ou, mieux encore, d’envoyer vos informations en suivi après l’événement (format
que les visiteurs préfèrent de plus en plus). Sachez toutefois que les goodies utiles ou
originaux sont toujours appréciés.
Nous vous recommandons d’emmener avec vous vos brochures ou bien de les faire livrer à
votre hôtel directement.
A noter : la documentation restante ne sera pas récupérée en fin de salon.
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5- COUTS DE PARTICIPATION
TARIFS
Vous trouverez ci-après les tarifs et conditions d’inscriptions pour participer à IMEX America.
Tarif membre CTA
Non-membre CTA
Module
- classique - 1 société
- partagé entre 2 sociétés*
$ 8,950 HT
$ 4,875 HT
$ 10,290 HT
$ 5,605 HT
Visibilité additionnelle
- 1 Présentation Hosted Buyers (15 min)
- 2 Présentations Hosted Buyers (30 min)
- 3 Présentations Hosted Buyers (45 min)
- Participation diner Hosted Buyers (environ
30 clients)
$ 400 HT
$ 700 HT
$ 900 HT
$ 500 HT
$ 460 HT
$ 805 HT
$ 1,035 HT
$ 575 HT
Bénéficiez de -10% sur le tarif du module si vous participez à French Affairs (cible
loisirs – TO) qui aura lieu du 18 au 20 octobre à Las Vegas. Contact : nathalie.poto@atout-
france.fr
* Module partagé
Deux sociétés sont autorisées à partager le même module. Il appartient néanmoins aux
exposants qui souhaitent partager un module de trouver “leur binôme”. Atout France
n’acceptera pas d’inscription pour un demi-module seul.
RAPPEL:
Vous devez être membre d’Atout France pour exposer sur le Pavillon France. Pour plus
d’informations sur l’adhésion au GIE, merci de contacter : catherine.chabrier@atout-
france.fr.
Les adhérents membres du Cluster Tourisme d’Affaires bénéficient d’un tarif privilégié. Pour
toute information sur le Cluster Tourisme d’Affaires, merci de contacter directement :
Nous demandons aux agences présentes d’être immatriculées au registre des opérateurs de
voyages et de séjours en accord avec l’article L. 211-3 du code du tourisme (merci de nous
communiquer votre numéro). Les hôtels doivent être classés “nouvelles normes” Atout
France ou bien être en procédure de classement.
Pour plus d'informations, merci de consulter notre site.
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LE COÛT INCLUT
Pour le Module classique
Un module sur le Pavillon France
2 plannings de rendez-vous
Pour le Module partagé
Un module partagé avec un autre prestataire (il vous appartient de trouver ce prestataire)
1 planning de rendez-vous
Pour tous les exposants
L’accès aux animations
L’accès à l’espace bar
La possibilité de parler en direct aux hosted buyers venus pour la présentation France
La mise en avant de votre société dans la communication d’Atout France en amont
(enews…) et sur place (présentations aux hosted buyers)
Le fichier des hosted buyers venus sur le Pavillon France après le salon (en 2013 : + de
500 contacts)
Exposer sur le Pavillon France, c’est profiter de :
- Un emplacement-clef au cœur de la zone Europe
- Une signalétique individuelle avec des visuels
- Rencontres avec les groupes d’hosted buyers qui assistent aux présentations
France
- L’espace bar et les animations mis en place
- La communication faite par Atout France
- Vos produits/services sont associés à l’image France
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INSCRIPTIONS
Afin de valider votre inscription, nous vous demandons, avant le 15 juin 2014, de :
- retourner le bon de commande signé avec versement de l’acompte dû à
l’inscription.
- compléter le formulaire d’inscription en ligne
Les inscriptions se feront dans la limite des places disponibles (18 modules) avec une
priorité d’attribution aux membres du CTA (Cluster Tourisme d’Affaires). Seuls seront pris
en considération les bulletins d’inscription des adhérents :
- A jour de leur cotisation Atout France
- Accompagnés du chèque d’acompte requis ou de la notification du versement
bancaire
MODALITES D’ANNULATION
Selon les délais, des frais d’annulation resteront à la charge de l’exposant:
- 90 jours avant la manifestation: 60% du total
- 60 jours avant la manifestation: 100% du total
Chaque exposant doit impérativement s’inscrire lui-même en complétant le formulaire
d’inscription en ligne. Merci de nous indiquer sur votre inscription avec quel partenaire vous
partagez le module.
Attention!
L'encaissement de votre chèque d'acompte ne constitue pas une confirmation d'inscription.
Merci de vous assurer que nous avons bien reçu votre inscription par email à:
[email protected], ou par téléphone au 001-212-745-0961
