Maeci Presentation 11 Sept V2 Fr Quebec Septembre 2009.Pptx

Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.

Automatisation des Processus d’Affaire –

Preuve de Concept (PDC)

15 septembre 2009 – Vitrine Technologique

Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 2

Notre Approche Actuelle

Discussion de l’automatisation des processus d’entreprise (APE)

Survol des points-clés résolus avec le projet

Démonstration complète du processus utilisé par L’AECI utilisant la gamme Adobe LiveCycle ES

Discussion

2


Stages de Maturité des Formulaires Électroniques

Phase

Phase

Phase

Phase

Phase


Transformation et Automatisation

En 2007, les Affaires Étrangères et Commerce International Canada a lancé son agenda pour la transformation et la creation d’une Ministère moderne prêt pour le 21e siècle – il serait:

• Assez flexible afin de répondre aux beosins futurs ne perdant pas le focus sur la mission et les objectifs premiers du département

• Disposer des bonnes personnes aux bons endroits pour serveir les Canadiens et faire la différence dans le monde

• Capable d’innover continuellement


L’Énoncé de mission d’une Approche Meilleure-Pratique

• Garder le focus sur l'amélioration des procédures afin d'augmenter l'efficacité, réduire la manipulation répétée des données, générer des éconmies et s'aligner avec les initiatives écologiques en matière de technologie du gouvernement.

• Constamment faire l'effort d'innover et d'être créatif dans ses méthodes, afin d'améliorer les intéractions avec un impact aux systèmes qui sont internes et externes.

• Améliorer l'environnement de travail pour tous les utilisateurs de ces processus


APE– Trajectoire Opérationnelle

OPÉRATIONNEL

TACTIQUE

STRATÉGIQUE

(Pha

ses)

TRAJECTOIRE POUR VISION APE

(Temps)


• Des processus qui consomment trop de temps

Ce que MAECI veut réparer…

• Des systèmes qui n’enraient pas les erreurs • Les application déconnectées à plusieurs points d’entrée • Informer les gestionnaires sur la performance des processus • Réduire les émissions de CO2


Ce que FPP et MAECI avons fait…

En tant que preuve de concept (PDC), l’équipe FPP/AECI a complètement automatisé le processus d’embauche LES dans un environnement de développement. Ceci inclut l’intégration actuelle de tous les systèmes de données de l’AECI.


=HMRS

=IMS

=InfoBank

Les systèmes que nous avons intégrés…


Processus d’Embauche LES – Qu’est-ce que c’est?

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Le processus d’embauche automatisa… • Le recrutement et la gestion des postulants • L’embauche des employés, incluant les offres d’emploi et la prise en charge • L’établissement de normes supérieures en fait de gestion d’information pour les

nouveaux employés.

Incluant… • Acheminement des tâches pour approbation (workflow) • Intégration des données financière par le biais du système de paie • Production d’un rapport pour les gestionnaires par un outil réglable du style

Tableau de Bord

Les résultats obtenus sont… • Des économies directes pour les employés • Des économies directes en matière de matériaux et transports • L’augmentation de la justesse des données • L’augmentation de la prodcutivité, donc augmentation des opportunités • La réduction des émissions de CO2


Les Objectifs atteints

Implémentation d’un processus automatisé de façon intégral

La possibilité de gérer et résoudre les problèmes plus facilement

Prouver que la gamme Adobe LiveCycle peut s’intégrer à l’intérieur d’une infrastructure technologique gouvernementale.

Apprendre de la Preuve de Concept et appliquer les connaissance acquise dans les autres processus lors de l’implémentation de LiveCycle

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Le Processus d’embauche – Une représentation LiveCycle

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13 13

Approche architecture orientation-service (SOA)

BD Régionale Service d’Annuairs d’entreprise

Autres systèmes legacy

Interface de Service – Composantes de Base – Adaptateurs JCA – Web Serviceses

RESSOURCES

Fragement de

Formulaires Processus

Sous-processus

lettres

paragraphes

Courriel

Impression avec Code à Barres 2D

Protocoles Standards Internet

Moteur Système

Gestion des tâches

Invocation – Web Services, Java, API, Acces Distant, Courriel, Watched Folders

Contrôle des versions

Contrôle d’accès

Framework Modulaire

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……. Les services LiveCycle Les services du MAECI

Registre des Services

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Cré

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VÉHICULES DE SERVICES

Surveillance

EveFramework

DFAIT Internal

Utilisateur avec

internet

Utilisateurs sans

intenret

Ajouter / Créer / Mettr à jour et

Initier Procédures Internes

Utiliser ce qu’offre la gamme LiveCycle sans modifications majeur


LiveCycle WorkSpace – Nouvel outil pour employés

Un interface nettement améliorer afin de permettre la gestion efficace de l’information à l’AECI

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Suivi du processus en tout temps


Améliorer les données en les prenant directement à la source …

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Multiples point d’entrée

Pas toutes les procédures ou les utilisateurs ont accès à des outils Internets de haut niveau

L’accès aux processus doit se faire de plusieurs façons

À l’interne, les gens devraient pouvoir aider les candidats qui n’ont aucune expertise en informatique tout en permettant l’automatisation

Email Workspace 2D Barcode



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Montrer les informations appropriés selon le rôle de l’individu

Assignation selon le rôle de l’employé contrôlant ainsi l’accès aux formulaires et pour l’audit

Maximiser l’efficacité du personnel afin de distribuer les rôles selon les besoins du processus

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Utiliser les formulaires pour entrer l’information dans les applications d’entreprise.

Mise à jour dans HRMS, démarage du processus

Ajout dans IMS, et mise à jour

Intégration avec Infobank

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22



Peut s’inspirer des formulaires papiers exitants

Réorienter l’emphase sur les niveaux de service et rendre les employés plus productifs.

Facilité à créer des assistant de formulaire pour guider les utilisateurs lors de l’entrée de données.

Conforme aux normes Web 2.0 – intégration de multiples points d’entrées, extensible et toutes les composantes de la transactions se déroule sur le web sans aucun ajouts de technology.

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Module de Surveillance de l’activité des processus

Inspection de l’historique des données

Délégation des tâches pour alléger les embouteillage

Améliorer l’audit des données

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Une gestion de la correspondance axé sur les processus avec une capacité de contrôle de qualité

Assemblage dynamique et contrôllé des lettres à partir de gabarits définis.

Sélection des paragraphes, conditions de services et convention des utilisateurs flexibles.

Automatisation et pré-configuration du contenu des lettres.

Intégration progressive des données dans les systèmes clés du MAECI.

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Réduction fardeau des données Autonomisation des données à l’entrée

Arrêter la ré-entrée des données

Réduction de l’arriéré (gérance et regard sur la performance du processus)

Réduire les erreurs, le temps pour compléter et le support nécessaire

Faire place au changement Pratiques exemplaires pour des nouvelles approches

Conformité aux standards d’accessibilité comme NSI 2.0

Réduction de l’empreinte de carbone

Laissé aller les processus manuel utilisant le papier

Halte à l’impression sur papier et au transport

Gains de productivité verte

1 lb. pour chaque 100 formulaires à une page

PAPIER

1 lb. pour 2.5 km

de transport

TRANSPORT

15-30 mins par page de formulaire

À L’ENTRÉE

Ajouter 15-30 mins par page

RÉ-ENTRÉE

Réduction de 15 mins

par utilisateur

SUPPORT

Moyenne estimée: Réduction de l’équivalent d’une personne pour chaque 15000 formulaires traités

Opportunité: Améliorer la productivité jusqu’à 300%

Moyenne estimée : 30,000 lbs. en réduction de l’empreinte de carbone par année pour chaque 15,000 formulaires traités

Nos Services et Solutions GreenFORMS™

Réduction nette approximative de 500 kilo-tonnes de carbone après 5 ans.


Ou en sommes-nous avec MAECI?

OPÉRATIONNEL

TACTIQUE

STRATÉGIQUE

(Pha

ses)

TRAJECTOIRE POUR VISION APE

(Temps)


• Connaissances acquises – la Preuve de Concept

• Planifier l’implémentation des premiers processus en production

• Guider l’implémenration des prochains processus

• Calculer le retour sur investissement

• Déployer les eForms et les processus automatisés mondialement

Étape Définition DFAIT/GreenFORMS™


Démonstatrion des points-clés

Implémenter une solution LiveCycle intégrale dans un contexte concret Conversion des formulaires existants pour le processus LES

Créer facilement des gabarits à partir de modèles existants de correspondance.

Un système qui nécessite aucune entrée répétée des mêmes informations

Créer des opportunités afin de réduire les embouteillages Tous ré-acheminement et escalation des tâches sont configurables

Suvrveillance de la performance des processus par l’intermédiaire d’outils conviviaux

Prouver l’intégration de LiveCycle à l’intérieur de l’envionnement du MAECI Intégration à LDAP pour définir les utilisateurs du système

Intégration à HRMS/IMS afin d’ajouter, de mettre à jour et même d’initer des processus à l’intérieur de HRMS

Archivageet intégrations des documents dans InfoBank (RDIMS)

Apprendre de la Preuve de Concept et appliquer sur la prochaine phase du projet Ré-utiliser les sous-processus, l’intégration et les web services.

Le potentiel de migrer facilement au-delà des formulaires de papier

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Questions?


Réduction de manipulation de données

Rendre efficace l’entrée des données

Éliminer les entrées de données en double

Automatisation des processus.

Moins d’erreurs! Moins de soutien!

Relever le défi Documentation pour les nouveaux pré-requis

Adhérence aux normes NSI

Formulaires, documents et sites webs qui respectent les standards d’accessibilité

Réduction de la trace de carbone

Rendre désuet l’accumulation de données sur papier.

Arrêter d’imprimer pour envoyer des documents.

Augmenter la productivité

1 lb. par 100 pages de

formulaire

PAPIER

1 lb. par 2.5 km

de trajet

TRANSPORT

15 à 30 mins par page de formulaire

ENTRÉE

15 à 20 mins par page, par

formulaire

RÉ-ENTRÉE

Économise 15 mins par utilisateur

SOUTIEN

Approximation: Économiser 1 personne-année par 15 000 formulaires traités.

Opportunité: Augmenter la productivité de 300%

Approximation: Une réduction de 30,000 lbs. de carbone par année Les calculs sont estimés pour une base de 15,000 formulaires

Nos Services et Solutions GreenFORMS™

Réduction nette approximative de 500 kilo-tonnes de carbone après 5 ans.

Self Improvement

Maeci Presentation 11 Sept V2 Fr Quebec Septembre 2009.Pptx