Private Community Maker’s Guide

There are significant differences between Public and Private Google+ Communities and it is notpossible to change privacy settings after a Community has been created. For this reason it’simportant to understand the features and limitations of each type of Community.

Things to consider before creating your community:● What is the purpose of the community? Does it serve a unique need or are there

already 100 other Google+ Communities with a similar topic or goal?● What will you call the community? Did you “Google” the name to see if there might be

Trademark or Copyright issues? Did you use the “Community Search” feature to see ifany other communities have the same name? (This may not be an issue if you create aPrivate Community that is not listed in Community Search.)

● How will you attract and invite new members? Is it an exclusive community or isanyone welcome to join? This is a key issue that will impact whether a Public or Privatecommunity is the direction you want to take.

a. A Private community may place limits on growth because it is more difficult forcommunity members to send/share invitations to join the community.

b. A Private community provides the community owner with the greatest level ofmembership control. Think back to the purpose for your group when you decidehow membership and invitations will be handled.

c. The community owner, moderators and members can share the URL to aPrivate community to invite new members. If you create an unlisted Privatecommunity, the owner or moderators will need to invite members directly.

d. You can share the URL to a listed Private community via social networks, put it onyour web page, G+ profile, etc. and people can ask to join.

e. Remember that the tagline and about text for a private community will behidden from non­members, so when you share the URL include adescription of the community.

Things you will need when you create your community:1. Community name. Private Communities can be listed in Community Search, or you can

opt to “hide” your community from search.2. Tagline ­ a short description for your community.3. Community photo/image. Google+ communities use a vertical image format so you

may need to crop or re­size an existing square logo.4. About text that provides basic community information and guidelines.5. Up to 10 external links. You can use a Google Doc shared link as a way to provide

detailed community guidelines, or additional resource links. You can link to Google+ helptopics for basic issues. You can list up to 10 links under “About”. (Note: You don’t have toadd links right away, but it might be good to have some links to Google Help posts onCommunities etc. available from day one so you can direct new members to the linksand acclimate them to look there for help first before posting a question to the group.)

This document is a work­in­progress and may be updated without notice.  (rev. 07/31/2013)

Private Community Maker’s Guide

6. Discussion Categories. Think about typical discussion topics for your community andset up categories for them. As your community grows, this will help members select andview topics of interest. By default you new community will have All posts and Eventscategories. You can add, delete and rename categories later so just keep it simple tostart with.

7. Note that a community can be created and managed by a company page.

Things to consider as your community grows:

Community Moderators can help manage the community. You may want to pick one or twotrusted members for this role. Just remember that moderators have access to all of the groupsettings. They can not add other moderators, or delete the community ­ but they canmodify/delete categories, member posts, group image and description, etc. Don’t just addpeople as moderators, ask them first.

Invite new members but be careful not to spam your circles with community invitations. Whenyou first create your community, you may be tempted to broadcast invites far and wide. This isnot a good a good idea. Because of the rapid growth of communities, G+ members havebecome sensitized to repeated invitations and you may end up getting removed from circles oreven blocked for sending repeated invitations.

I suggest creating circles for specific groups of contacts, and sending personalized invitations tothem. Keep track of who you have invited by changing the circle name by adding the invite date,etc. Use Google Calendar to send yourself reminders as to when to resend invitations to specificcircles.

Create an FAQ document and put that link in the “About this community” section. You can usea Google Document that has links to helpful G+ resources that address common issues likenow to set notification emails. (Communities can generate a lot of emails).

Use a Google Form to create a Community Suggestion box. This makes it easy to organizemember suggestions.

Additional resources:

● Public Community Maker’s Guide● Managing a Google+ Community● Community Moderators (community)● Frequently asked questions about Google+ Communities

This document is a work­in­progress and may be updated without notice.  (rev. 07/31/2013)