Lean PMO as a change agent

Lean PMO as a Change

Agent

Madrid 21 de Abril de 2015

LEAN PMO AS A CHANGE AGENT

Me ha tocado la peor hora, lo se,

después de comer . . .


Prefiero estas caras… pero,me lo tengo que

ganar.


@PepeVazquezS

Agradecimientos

Sobre mi.

Donde trabajo

A qué me dedico

Cual es mi relación con Lean-Kanban


@PepeVazquezS

INDICE.

1. Introducción y algunas definiciones

2. Pirámide del cambio para introducirnos en LPMO.

3. Conceptos Lean y aplicación en PMO.

4. Lean PMO , cambio y liderazgo.

5. Lean PMO Journey Map.


@PepeVazquezS

1. Introducción y algunas definiciones.

Definiciones (CLASICAS)

Project Management = Organización de

recursos y actividades para entregar un ambito de trabajo

predefinido, dentro de unos tiempos y costes acordados,

usando las capacidades existentes para conseguir unos

beneficios que justifiquen el proyecto.

Vale, esa ya

me la sabía.


@PepeVazquezS



Program Management = organización de

recursos y actividades para definir, entregar y evolucionar

una colección de proyectos relacionados, que combinados,

responden a un objetivo de negocio y aumentan las

capacidades de la organización.Eehh?

¿ Y esto justo

después de

comer

¿VALOR?


@PepeVazquezS



Portfolio Management = gestión de un

rango diverso de proyectos y programas, relacionados o no

relacionados, para conseguir el máximo valor dentro de unos

recursos y unas restricciones presupuestarias.

Fijo que está

de coña este

tío….

Proyecto Programa Portfolio


@PepeVazquezS


Definiciones.

PERSONAS

VALORES

PRINCIPIOS

CULTURA


@PepeVazquezS


PMO = Project Management Office.

¿ Es percibida como un ente que

añade burocracia a la actividad de

Gestión de proyectos?


@PepeVazquezS

¿ Cuantos opinais asi?


@PepeVazquezS


Dos tipos de PMO

1 Las que gestionan los proyectos dentro de la PMO.

2 Las que supervisan, dan soporte metodológico y de

herramientas a los Jefes de Proyecto y reportan status

a la gerencia de las iniciativas, segun la estrategia y

objetivos.

A los efectos de esta charla, trabajaremos la de tipo 2


@PepeVazquezS

¿ PARA QUE TIENEN LAS

ORGANIZACIONES

UNA PMO?


@PepeVazquezS

“Una PMO es

un grupo/departamento/división de

personas dedicadas a mejorar la práctica y

los resultados de la Gestión de Proyectos.”

HAY PROBLEMASVisión general


@PepeVazquezS

“Una PMO es una organización dedicada a

asistir y ayudar a los JP a obtener mejores

resultados con sus proyectos.”

LOS PM NECESITAN AYUDA

Visión gerencia


@PepeVazquezS

“Una PMO es una organización que

centraliza, coordina y supervisa la gestión

de proyectos y/o programas bajo su

dominio.”

TENEMOS QUE CONTROLAR MAS A LOS PM

Visión gerencia


@PepeVazquezS

“Una PMO es un grupo de gente con la

mision de dar soporte a los PM en el

lanzamiento, implementación y finalización

de los proyectos.”

NO NECESITAMOS QUE NOS AYUDEN

Visión PM


@PepeVazquezS

POR TANTO

¿ Las organizaciones crean una

PMO para solucionar algun tipo

de problema en la ejecución y

entrega de proyectos ?


@PepeVazquezS



@PepeVazquezS

Aunque no es

necesariamente asi, en la

mayoría de los casos ocurre.

Ejercer mayor control sobre los proyectos.

Recopilar datos de situación.

Monitorizar los proyectos.

Reportar a la gerencia.


@PepeVazquezS

Es “percibida” por un PM como

un centro desde el que me van a

“fiscalizar” el proyecto, revisar

que sigo los procesos y escalar

en caso de problemas.


@PepeVazquezS



@PepeVazquezS

PMO es MAL ….


@PepeVazquezS

PMO

Hacemos lo que

Nos piden…

Hace falta un cambio


@PepeVazquezS

Y ADEMAS LA

ORGANIZACION SE PLANTEA


@PepeVazquezS

Nos hace falta una

herramienta para poder

administrar, mantener y

comunicar información de

los proyectos para

conocerlos y asi poder

mejorar.

Es verdad, pero

antes de eso

deberíamos

asentar ciertas

cosas


@PepeVazquezS

“Los principios son

atemporales,

las herramientas

evolucionan y

necesitan cambios.”

Y es aquí donde LEAN,como

filosofía empieza su protagonismo

Necesitamos unos valores y unos principios


@PepeVazquezS

3 puntos de arranque


@PepeVazquezS


@PepeVazquezS

1- DIRECCION ,

2- UN ENFOQUE CORRECTO,

3- ACCION


@PepeVazquezS

2.Pirámide del Cambio para implantación LeanPMO.


@PepeVazquezS

3. CONCEPTOS LEAN Y APLICACION EN UNA PMO.

Hosin Kanri- Gemba – Hansei –

Heiyunca.


@PepeVazquezS

¿Eehhhhh?

3. CONCEPTOS LEAN Y APLICACION EN UNA PMO


@PepeVazquezS

Hosin Kanri

• Hosin Kanri significa : direccion estratégica para alinear los

objetivos de la organización, las personas y los procesos.

Tambien significa :despliegue de políticas.

• Es el punto de partida para definir aspectos clave para la

organización: visión, misión, objetivos, medición, adaptación.

• Es un proceso participativo de planeación, partiendo de la

definición de la alta gerencia a nivel objetivos estratégicos.



@PepeVazquezS

Hosin Kanri como herramienta de la PMO

• Claridad en los objetivos que se definen para la LPMO.

• Trasladar a todos los actores relacionados con la LPMO la visión y la

misión :

• Participación de los actores para conformar juntos el modelo.

• “Participación Genuina” : E. Molini.

• Transparencia en las políticas de la LPMO y definición concreta de

las mismas.

• Publicación de un panel de “Políticas Explícitas” visible por todo

el mundo.



@PepeVazquezS

Gemba

Genba ' |現場|' es un Término

japonés que significa "en el sitio de

acción" o en la “escena del crimen".

“Las empresas no hablan con sus clientes, por miedo

a que les digan que se han equivocado.”.

Jeff Gothelf

LEAN UX



@PepeVazquezS

Gemba

GEMBA por tanto es el lugar de trabajo.

GEMBA Walk , es “el paseo” que los directivos y managers tienen

que dar por las “zonas de producción” para conocer los

problemas por si mismos.

APLICADO A LPMO: Conocer los problemas de las personas en

el lugar de trabajo y de vivir por uno mismo las situaciones.

3 . CONCEPTOS LEAN Y APLICACION EN UNA PMO


@PepeVazquezS

“Cuando entendemos como funcionan las cosas es cuando

somos capaces de mejorarlas”

• Tener claro el propósito.

• Conocer tu “Gemba”.

• Observar y escuchar.

• Extraer conclusiones

• Validar siempre

• Respetar siempre a la gente.

Gemba.



@PepeVazquezS

GEMBA como herramienta para la Lean PMO

• Ir y ver : salir de tu sitio, de tu mesa, de tu edificio.

• Entender los problemas por uno mismo.

• Vivir en persona la situación.

• Escuchar a los que tienen el problema.

• Ponerte en su lugar y empatizar.

• Entender sus emociones.

• Identificar las ineficiencias.

• Preguntar por las causas raiz.

• Ofrecer alternativas y dejar que resuelvan por si mismos



@PepeVazquezS

Hansei

• Hansei significa “Auto reflexión”.

• Reconocimiento de los propios errores como base para la

mejora.

• También significa, reconocimiento del éxito con modestia y

humildad.

• Practica de mejora continua



@PepeVazquezS

Hansei como herramienta para la Lean PMO

• Retrospectivas.

• No complacencia con los resultados.

• Small Steps , Never Stop.

El trabajo puede ser de dos tipos :

“ El trabajo que hacemos hoy, y el trabajo que tenemos que hacer

mañana para mejorar.”

• Transmisión de esta cultura desde la LPMO.



@PepeVazquezS

Heiyunka NIVELACION

• Hacer la demanda visible para nivelar la carga.

• Fomentar el Pull.

• Previsibilidad y anticipación del flujo de ordenes de

trabajo.

• Evitar los picos y aplanar la demanda todo lo posible.

• Ritmo sostenible.



@PepeVazquezS

Heyunka como herramienta para la Lean PMO

Identificar las iniciativas o proyectos por medio de un Backlog visual.

Arrancar solo aquellos proyectos que hayan pasado por una fase de

preparación,tengan definida la entrega de valor y hayan sido coordinados con

todos los stakeholders.

Conseguir desde la PMO una anticipación de la carga, visitando a los

usuarios que demandan el trabajo para obtener “potenciales”.

Gestionar el flujo de arranque de proyectos por medio de la anticipación y

ayuda en la preparación a los PM.



@PepeVazquezS

Heiyunka


NIVELACION


@PepeVazquezS



@PepeVazquezS


@PepeVazquezS

4. LEAN PMO, PERSONAS, CAMBIO Y LIDERAZGO.


@PepeVazquezS

¿ PROBLEMAS EN IT ?

Poca o escasa organizacion de procesos TI.

Falta de tiempo para llevar a cabo todas las funcionalidades de un proyecto.

Falta de priorización y cambio permantente de la prioridad.

Poca proactividad , y cultura reactiva.

Incorrecta planificación y/o entrega de valor tardía al Negocio.



@PepeVazquezS

¿ PROBLEMAS EN IT ?

Cuando se fija un plan, se acepta que todas las fechas intermedias se

pueden desplazar, pero no la fecha final.

Los compromisos intermedios no importan, siempre que se respete el hito

final.

Silos de conocimiento ,falta de visión global , exceso de burocracias..

Sobrecarga, exceso de trabajo en progreso, retrasos

Etc, etc.



@PepeVazquezS


Una Lean PMO implica un cambio en la manera de abordar proyectos en una organizacion.

LeanTransformation.“ El centro del cambio de toda organización

y de toda sociedad está en las personas”

Gary Hamel : “ Lo que ahora importa”


@PepeVazquezS


Mejorar es cambiar. Ser perfecto es cambiar a menudo.Winston Churchill.


@PepeVazquezS


Para dar el salto e iniciar la

transformación, primero hay que

entender las 7 etapas del cambio

Menudo marrón… nadie me

sigue.


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio 1. SOLEDAD


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio

2. SUFICIENCIA

Aqui estoy yo, porque

yo lo valgo…!!

¿Quien necesita un cambio?

¿ Que cambie que ?

Ni de coña baby !!


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio 3. RECHAZO FRONTAL


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio 4. CONFRONTACION

El cambio esbueno

Si tienes lo que hay que tener

dimelo a la cara


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio 5. RESIGNACION

Bueno, que le vamos a hacer, cambiaremos

Arrggg, valeeee, pero

no aprietestanto…..


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio 6. ACEPTACIONNo

podemoshacer otra

cosa…

Me esta inflando….

Bueno, al final esto será

bueno para todos


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio 7. EXALTACION

Biennn, Genial...

Ya lo decia yo, esto

mola

Jefe, todo Arreglado..


@PepeVazquezS


Liderazgo en la PMO

Modelo de Hersey- Blanchard.

Liderazgo situacional.

Un integrante de una

LeanPMO, estaría mas en

los cuadrantes superiores.

APOYAR

Estar cuando se le

necesita y supervisar en la

distancia la marcha de los

proyectos.

ENTRENAR ( Mentor)

Desde su experiencia y

conocimiento.

Visión amplia y estratégica.

Orienta y motiva.


@PepeVazquezS

Lean PMO Journey Map

RECORRIDO PARA CONSTITUIR UNA LPMO Y

MANTENER VIVO EL ESPIRITU


@PepeVazquezS

5. LEAN PMO: JOURNEY MAP.

Para poder despegar e iniciar la

carrera necesitamos un empujón.

Hay que cumplir tres requisitos.


@PepeVazquezS


1 Apoyo desde la dirección.




@PepeVazquezS


Entender la situación actual y

tener clara la visión

Para empezar :


@PepeVazquezS


PREPARAR EL VIAJE : Etapa 1.

• Visión y situación actual.

• Constituir el equipo.

1. Addicted to Change

2. Pos-it Warriors.

3. Kaizen lovers

4. Gemba walkers

5. A3 thinkers

6. Always searching for Waste

7. Flow, Pull and WIP evangelist.

8. Servant Leaders


@PepeVazquezS


PREPARAR EL VIAJE: Etapa 2.

• Con el equipo formado, lanzar una

sesión KAIZEN con otros PM de la

organización para que partiendo de la

situación actual se llegue a la

situación deseada definiendo cuales

serán las interacciones y las

atividades de valor de la LPMO.

Escuchar a los JP , recabar iniciativas de mejora

de los procedimientos actuales, iniciar un

calendario de quick wins, trazar la hoja de ruta

completa.


@PepeVazquezS



Definir las politicas de la

LeanPMo de manera

explicita y hacerlas

visibles.

1. Ofrecer a la gente un espacio para opinar sobre las

politicas. (plataforma de cambio)

2. Identificar resistencias al cambio y gestionarlas.


@PepeVazquezS



Seleccionar proyectos

para arrancar la LPMO y

aprender.(con más de un subproyecto y varios equipos a

coordinar)

1. Informar a toda la organizacion de lo que se pretende en los

pilotos.

2. Comunicar a los PM /otros actores implicados de los

proyectos piloto cual será su papel en la iniciativa y como

participará LPMO en ellos. ( esto es clave para gestionar

expectativas)


@PepeVazquezS


HACER EL VIAJE: Etapa 1.

Dar formación Lean-Kanban

a los pilotos.

Asegurar el Flujo de valor del

proyecto/s.

- Acompañar al PM

- Definir que medir y como.

- Kanban Board/s.

Flow – Wip - Pull

- Daily meeting.

…


@PepeVazquezS


HACER EL VIAJE: Etapa 2. (A3)

Problemas

Errores

Algo que hay que mejorar

Capturan el entendimiento

compartido de un problema

y lo representan en una hoja

de formato A3


@PepeVazquezS


HACER EL VIAJE: Etapa 3 : consejos de viaje

- Mecanismos simples.

- Procesos sencillos.

- Foco en entrega de valor , en

vez de en seguir procedimientos.

- Controlar el WIP. (Mura)

- Entender la variabilidad (Muri)


@PepeVazquezS


TERMINAR EL VIAJE :

- Retrospectiva global.

- Inventariar mejoras a realizar.

- Celebrar tanto logros como

fracasos.

- Hacer el album de fotos del

viaje y compartir, compartir,

compartir…..


@PepeVazquezS

¿Cual tiene que ser la percepción de

un PM tras este viaje ?


@PepeVazquezS

Lean Project Management Office.

Colabora en identificar mejoras en los proyectos que

gestiono, para entregar siempre valor a mis usuarios.

Asesora con las dependencias entre proyectos.

Anticipa cuando haya algun riesgo que pueda poner

en problemas los proyectos.


@PepeVazquezS

Aportan mejores formas de trabajar para eliminar

desperdicios y generar valor por medio de nuevos

modelos de Gestión Visual y herramientas Lean en mi

portfolio de proyectos.

Cuando tengo un problema encuentro apoyo y me

ayudan a identificar causas raiz para solucionarlo.

Lean Project Management Office.


@PepeVazquezS

La gente de la LPMO entiende nuestras dificultades

y actua de altavoz ante la dirección. Han logrado que

haya, más motivación y comunicación.

Lean Project Management

Office.


@PepeVazquezS

?


@PepeVazquezS

Fomentar un cambio de

Cultura de proyectos


@PepeVazquezS

Don’t look with your eyes, look with your

feet; Don’t think with your head, think with

your hands”.

To improve, remove!

Lean is about engaging everybody to do

things we could not do before

Small steps, Never STOP


@PepeVazquezS

Al final del viaje tenemos que

conseguir instaurar una

LPMO que :


@PepeVazquezS

• Identifique mejoras en el flujo de los proyectos y detecte cuellos de

botella.

• Se haga cargo de actividades que no aportan valor al proyecto pero

son necesarias ( MUDA tipo 1).

• Tenga en cuenta los objetivos a alto nivel para la priorización de

iniciativas ayudando en la entrega de valor temprana.

• Identifique desperdicios y comunique a PM. ( MUDA tipo 2)

• Detecte dependencias cruzadas con impacto en los plazos.

• Anticipe desviaciones mediante tendencias. (predictibilidad)

• Tome métricas de valor para los proyectos.

• Haga Mentoring de proyectos.

• Implante y divulgue métodos de Gestión visual de proyectos y

portfolios.

• Asesore en Definición, implantación y acompañamiento de los

tableros Lean de Proyectos.

• Facilite reuniones de mejora ( eventos Kaizen , Retrospectivas)


@PepeVazquezS

CONCLUSIONES Y MENSAJES

Una LPMO reporta a las organizaciones un enfoque nuevoy transformador para afrontar la estrategia de IT, actuandocomo agente favorecedor del cambio.

Mejorando la motivación y compromisoMayor transparencia y visibilidadMayor alineación de IT y negocioMenores tiempos de respuesta en la entrega de valorUn ritmo de trabajo sostenibleMayor eficiencia.Enfatizando en la cultura de mejora continua y eliminación de desperdicio.


@PepeVazquezS

Leadership & Management

Lean PMO as a change agent