Implementering af PPM I Arla ITBaggrund og resultat

Kort om mig selv

• Keld Ellesgaard, Arla Foods IT

• Projekt,-, program-, og porteføljeledelse siden 2003

• Ansvarlig for centralt IT PMO

• SAP udrulning

• Vejledning af PMere (business cases, stragisk alignment)

• Analyse af foretningsbehov

• Stakeholder alignment i fht. ”kundens” behov (f.eks. transparent portfolio)

• Defineret og implementeret portfolio management i IT, optimeret modeller løbende

• Drivende i fht. PPM tool implementering

• Forretningsplanning coach

08 May 20152

08 May 20153

• Baggrund, mål, system og leverandør

• Hvor var Arla IT´s

• Hvad fik vi ud af det

• Hvad er vigtigst i virksomhederne?

Agenda

• Gammel platform og ufleksibelt system

• Optimeret projektmodel

• Porteføjlestyring introduceret

• Manuel ad hoc opgave at få overblik

08 May 20154

Implementering af PPM værktøj i Arla Foods ITBaggrund

Hvor stod vi

08 May 20155

Implementering af PPM værktøj i Arla Foods ITBaggrund

Hvad var ITs mål/behov?

• Bedre ressourceoverblik

• System understøttet porteføljeproces

• Master data ét sted

• Brugervenligt system

• Nemt at tilpasse

08 May 20156

Implementering af PPM værktøj i Arla Foods ITSystem og leverandørvalg

Microsoft project server

• Genkendeligt user interface

• Ressourcestyring

• Intergration med office (mail system)

• Et alm. udbredt system hvor vi ikke er afhængige af specifikt konsulenthus

• Porteføljestyring

08 May 20157

Implementering af PPM værktøj i Arla Foods ITSystem og leverandørvalg

Projectum

• Talte forretningssprog og forstårprocesser omkring portefølje-, programmer- og projekter

• Kendte systemmæssige muligheder ogbegrænsninger

• Erfaring fra andre store kunder

• Lovede at vi ikke behøvede at se demmere når de var færdige med implementeringen

Portfolio managementResource managementProject status reporting

Implementering af PPM værktøj i Arla Foods IT

08 May 20159

Portfolio management

Krav til IT

• Gennemsigtig portefølje

• Governance

• Letbenet process

• Strategisk aligned portefølje

IT behov

• Master data samlet et sted -tidseffektivt

• 1-2-1 løsning af kørende løsning

Ny

ma

nu

el p

roce

s

IT b

ev

ov

Implementering af PPM værktøj i Arla Foods IT

08 May 201510

Rapportering

Projektstatus-rapportering

Krav til IT

• Gennemsigtighed i

hvor langt et projekt

er, hvornår et projekt

kan starte op / kan

lukkes, projekt /

porteføljestatus etc.

Next step

• Nedsætte tidsforbrug til rapportering

• ALLE master data et sted for at kunne vinkle rapporter ud fra differentierede behov

En type portefølje-rapport til alle

Ma

nu

el p

roce

s

IT b

ev

ov

• CFO• busines partnere• IT

Implementering af PPM værktøj i Arla Foods IT

08 May 201511

Ressourcestyring

Ad hoc efter behovInternt IT krav

• Tidsregistrering

• Ressource forecast

IT behov

• Proces for tidsregistrering

• Proces for forecast

• Ansvarsfordeling

• Væk fra ad hoc og til løbende overblik

Ma

nu

el p

roce

s

IT b

ev

ov

08 May 201512

Hvad har vi så fået

08 May 201513

• 1-2-1 løsning som ønsket

• PMO overblik

• Master data et sted med mulighed for differentieret rapportering

Portfolio management Optimized system solution

Porteføljestyring

PMO prioriteringsrapport

Forretningsrapporter baseret på centrale master data

PICS removed due to confidential data

08 May 201514

• Automatiseret for PMO

• Vi har skabt gennemsigtighed i PMO –samme grundlag i møder

• Levere overblikud fra flere vinkler hurtigere til vores forretning

RapporteringLøsning understøtter muligheden gennemsigtighed og fleksibilitet

Reporting

Closure projects On hold for now projects

GBS IT.Lone Rysgaard GBS IT.Lone Rysgaard

CDK GBS HR

CDK Transportation GBSHR Org Chart

GBS HR GBS IT.Jeanette Malkinson

Clarity - Carve out CUK

GBS IT.Jeanette Malkinson LRM IT - UK

CUK CUK Ortec

Buttercup - Warehouse solution GBS IT.Bent Handberg

Project Aylesbury CSE

GBS HR AFAB-Krogab IT integration

Lockerbie new production agreement (CHURN) GBS FI

GBS IT.Hans Gronnebaek Hansen Customer creation webforms

GBS IT GBSFI Phase II - SSC-Dashboard

BT WAN Setup - Global Solution GBSFI Phase II A2R

MSA CAPEX project services 2015 GBS IT

MSA AGV System EDI Financial Documents

GBS IT.Peter Hundborg

GBS FI

DDD HR Data Integration

Ansvarlig, projektfase, projektstatus

08 May 201515

• Tidsregisrering OK

• System til forecast OK

• Processen omkring ressourceforecast statdig uklar

• Ejerskab for processen har været uklar

• Nu top 10 pain

Resource managementLøsningen giver os muligheden

Ressourcer

Tidsregistrering

Forecast

PIC removed due to confidential data

Fik både forretning og IT indløst behovene

08 May 201516

08 May 201517

Alt er muligt men successfuld implementering er langt mere og andet end system...

Veldefineret proces

Gennemsigtighed hos stakeholders

Time to market

Klarhed over KPI´er

Valide master data

Guidelines

FORANKRING

Change

• Kend egne ønsker

• Skær scope og høst successer

• Skæv til god praksis

• Vælg leverandør der kan mere end systemet

• Virkshomhedsbesøg

• Værktøjsimplementering

Hvad er vigtigt når man vælger PPM tool?

08 May 201518

Hvis processen ikke virker får systemet skylden

Spg. eller bare sparingKeld Ellesgaard, Arla Foods IT, +45 8938 1852https://dk.linkedin.com/in/keldellesgaardkeld.ellesgaard@arlafoods.com

08 May 201519

Tak for jeres tid

Anchoring is time consuming- but that is what makes it work

”I don’t get it”

”I don’t like it”

”I don’t trust you”

Resistance levels