Veneto ESCAPE: il referto in un clic!

30/05/2013

POSTER SESSION @ FORUM PA 2013POSTER SESSION @ FORUM PA 2013

Arsenàl.IT , Centro Veneto Ricerca e Innovazione per la Sanità Digitale

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30/05/2013

2Vantaggi e risparmi: l’esperienza dei referti on line della Regione del Veneto

Vantaggi e risparmi: l’esperienza dei referti online della Regione

del Veneto

Ing. Federica Sandri, Arsenàl.IT

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La soluzione Veneto-ESCAPEIl processo di workflow

ConservazioneConservazione

CertificazioneCertificazione

Produzione del referto digitaleProduzione del referto digitale

ArchiviazioneArchiviazione

Distribuzione e IndicizzazioneDistribuzione e Indicizzazione

Cittadini

MMG-PLS

Sportelli territoriali

Cittadini

MMG-PLS

Sportelli territoriali

+ =

LOINC CDA2

XDS - XCA

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Veneto ESCAPE: il primo mattone verso l’innovazione

6

7

No

Sì, ma solo alcune tipologie di documento clinico

Sì, a tutto

La diffusione del servizio di scarico online

N= 906

N= 1579

Fonte: eHealth Benchmarking III, Final Report; Deloitte & Ipsos Belgium, Aprile 2011

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Servizio attivato/ in sperimentazione a livello regionale/provinciale

Servizio non ancora attivato

Lavori in corso o servizio parzialmente attivato

Fonte: Osservatorio Arsenàl.IT 2013

La diffusione del servizio di scarico online in Italia

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Europa – Italia – Veneto a confrontoDiffusione del servizio di scarico online nelle strutture pubbliche

Fonte: Europe Press, European Commision 2011, Osservatorio Arsenàl.IT 2013

10 Fonte “Osservatorio ESCAPE 2009”, Arsenàl.IT

attivo

incompleto/da riprogettare

non ancora attivato

2009: situazione di partenza del servizio in Veneto

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attivo

incompleto/da riprogettare

non ancora attivato

Fonte Cruscotto di monitoraggio, 2013 - Veneto ESCAPE, Arsenàl.IT

2012: stato del servizio al termine del progetto in Veneto

Aree Montane/Pedemontane

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Aree Metropolitane

Aree Rurali

Aree del Delta del Po

56% scarico online medio

75% scarico online medio

62 % scarico online medio

46 % scarico online medio

Fonte: Osservatorio Arsenàl.IT 2013

Distribuzione geografica dell’utilizzo del servizio in Veneto

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I punti di forza del progetto

Anagrafe unica assistiti Regione del Veneto

Utilizzo certificati di firma e autenticazione agli operatori sanitari

Firma digitale 100% Laboratori Analisi, in diffusione in Radiologia, Anatomia patologica, Pronto Soccorso, etc..

Architettura di archiviazione e pubblicazione dei documenti clinici (aziendale e sovraziendale):

Ad utilizzo interno visualizzazione da reparto, inserimento dei dati in cartella clinica di ricoveroAd utilizzo esterno utilizzo di portali web aziendali per lo scarico online da parte del paziente, invio dei referti a MMG e PLS, collegamento con farmacie, comuni, sportelli distrettuali

Conservazione sostitutiva per garantire piena validità legale dei documenti digitali

14

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Nello scenario della dematerializzazione sono stati valutati tutti gli elementi di progetto, in particolare:

Strutturazione del referto

Firma digitale

Archiviazione dei referti

Distribuzione interna

Distribuzione esterna

Conservazione legale

STATO DI STATO DI DIGITALIZZAZIONE DIGITALIZZAZIONE

DELLE AZIENDE DELLE AZIENDE SANITARIESANITARIE

I servizi di Veneto ESCAPE

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Nell’ambito dei referti di laboratorio strutturati, sono state introdotte le codifiche standard per un set rilevante di prestazioni. Per i risultati di laboratorio:

Logical Observation Identifiers Names and Codes è una codifica universale che offre un set standard di nomi e codici per identificare risultati clinici, soprattutto di laboratorio ma non solo.

La strutturazione del referto: utilizzo della Codifica

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AS1

AS2

AS1

AS2

AS1

Referto NON strutturato e NON codificato

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CDA2 + LOINC

AS1

AS2

AS1

AS2

AS1

Referto strutturato e codificato

Codici di Tariffario Regionale

Descrizione

90.04.5 ALANINA AMINOTRANSFERASI (ALT) (GPT) [S/U]90.09.2 ASPARTATO AMINOTRANSFERASI (AST) (GOT) 90.10.4 BILIRUBINA TOTALE 90.10.5 BILIRUBINA TOTALE E FRAZIONATA90.14.3 COLESTEROLO TOTALE 90.16.3 CREATININA [S/U/dU/La] 90.27.1 GLUCOSIO [S/P/U/dU/La] 90.28.1 Hb - EMOGLOBINA GLICATA90.37.4 POTASSIO [S/U/dU/(Sg)Er] 90.40.4 SODIO [S/U/dU/(Sg)Er]90.43.2 TRIGLICERIDI 90.44.1 UREA [S/P/U/dU]

90.44.3 URINE ESAME CHIMICO FISICO E MICROSCOPICO

90.62.2 EMOCROMO: Hb, GR, GB, HCT, PLT, IND. DE 90.75.4 TEMPO DI PROTROMBINA (PT) 90.82.3 TROPONINA I

Indicatori (5 ottobre 2012)

Numero di Aziende Sanitarie che hanno concluso l'attività relativa ai 16 codici di tariffario 20

Numero transcodifiche LOINC effettuate 2035

Numero nuovi codici LOINC richiesti 14

Stato di avanzamento delle transcodifiche in riferimento ai 16 codici di tariffario (%)

91%

333 codici LOINC

2035 codici interni di erogata

La strutturazione del referto: risultatiGruppo di esami più utilizzato e indicatori principali

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La metodologia, in particolare la collaborazione, ha permesso ilcompletamento del lavoro

Il LOINC copre un grande numero dei risultati che i laboratori veneti producono

L’attività ha dato l’occasione per aggiornare il proprio database

Sono emerse alcune criticità:

difficoltà nel passare alle unità di misura internazionali

corrispondenza LOINC: codici interni è n:m

differenze nella gestione delle singole voci del tariffario regionale tra un laboratorio e un altro

La strutturazione del referto: considerazioni

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Il servizio di firma digitale si è diffuso capillarmente in tutte le aziende a partire dai primi mesi dell’anno di esercizio

Ottima diffusione del servizio

Comprende la documentazione clinica interna ed esterna (referti di chimica clinica e microbiologia, radiologia, anatomia patologica e dei centri trasfusionali)

La firma digitale

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Infrastruttura diffusa

Tutte le Aziende Sanitarie hanno adeguato la propria infrastruttura sulla base delle linee guida standard di progetto (Struttura Repository)

L’archiviazione dei referti

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Distribuzione interna

Nella totalità dei documenti prodotti in regime interno, il 96% è stato consultato almeno una volta tramite vieweraziendale, cartella elettronica di reparto o altre soluzioni (integrazione con Order Entry,…)

Comprende i referti di chimica clinica e microbiologia, radiologia, anatomia patologica e dei centri trasfusionali

La distribuzione interna

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Analisi della sua diffusione nell’ambito regionale dal 2009 ad oggi

Primo elemento oggettivo rilevante:

EVOLUZIONE NELLEVOLUZIONE NELL’’UTILIZZO DEL UTILIZZO DEL SERVIZIO DI SCARICO online DEI SERVIZIO DI SCARICO online DEI REFERTI DA PARTE DEL CITTADINOREFERTI DA PARTE DEL CITTADINO

La distribuzione esterna

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Lo scarico online

Nel contesto dei referti di chimica clinica e microbiologia (specialità obiettivo del progetto) il 60% dei referti è stato scaricato online dal cittadino

La distribuzione esterna

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I canali di distribuzione

Il portale web dell’Azienda Sanitaria risulta essere il canale maggiormente utilizzato per lo scarico online dei referti

Le farmacie rappresentano il secondo canale: la loro distribuzione sul territorio e l’aumento dei servizi erogati al loro interno avvicineràsempre più cittadini allo scarico online

La distribuzione esterna

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Diffusione del servizio

Nel contesto dei referti di chimica clinica e microbiologia (specialità obiettivo del progetto) il 60% dei referti èsottoposto a conservazione legale

Alcune aziende entreranno pienamente a regime con il servizio entro marzo 2013

La conservazione legale

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Grazie alle rilevazioni del cruscotto è stata possibile l’analisi dei dati relativi all’impiego del servizio di scarico online dei referti, per ogni Azienda Sanitaria e a livello regionale

Al termine dell’anno di esercizio si evince che il panorama veneto dello scarico online presenta i seguenti tre andamenti:

Trend alto (>50%)

Trend medio (20-50%)

Trend basso (<20%)

L’utilizzo del servizio di scarico online

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Prospetto Valutazione della distribuzione percentuale dei trend individuati nelle Aziende Sanitarie venete

Sono state considerate le Aziende Sanitarie con il servizio attivo da almeno sei mesi dalla rilevazione

L’utilizzo del servizio di scarico online

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Motivazioni principali

Problematiche tecniche

Organizzative

Comunicazione e promozione del servizio

Il trend basso

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autenticazione/registrazione

flusso cassa e complicanze nel controllo delle esenzioni

difficoltà di utilizzo del servizio

lentezza del servizio

mancata comunicazione automatica dei disservizi

problematiche nella verifica del consenso (sia allo sportello che online)

Le problematiche tecniche del servizio di scarico online

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assenza di casse adiacenti al punto prelievi/accettazione

assenza della possibilità di effettuare il pagamento online

consegna delle credenziali su fogli separati

richiesta del consenso ad ogni evento

Le problematiche tecniche del servizio di scarico online

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Consegna delle credenziali

Le credenziali di accesso al referto online possono essere consegnate tramite:

modulo cartaceo separato

unico foglio del promemoria (preferibile)

Le indicazioni comunicate alle aziende prevedono la stampa delle credenziali sullo stesso foglio, utilizzato come promemoria

Le problematiche tecniche del servizio di scarico online

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Gestione del consenso

Secondo le specifiche di progetto, il consenso per attivare il servizio di scarico online dei referti è attivabile una tantum, ma non tutte le aziende hanno applicato questa indicazione

Le aziende con un trend alto rilevano il consenso una tantum

Le problematiche tecniche del servizio di scarico online

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Gestione dei flussi principali

È stata condotta un’indagine per censire i modelli adottati nelle Aziende Sanitarie relativamente al flusso accettazione/pagamento/ritiro e sono stati individuati tre modelli principali

Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online

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Gestione dei flussi principali

Il pagamento avviene sempre dopo il prelievo/consegna del campione e contestualmente al ritiro del referto: in questo caso lo scarico online èsottoutilizzato

Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online

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Gestione dei flussi principali

Il pagamento della prestazione (quota base) avviene prima del prelievo/consegna del campione

Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online

Modello Modello ottimaleottimale

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ULSS media

AO media

% prestazioni aggiuntiveper non esenti (CC, Micro)

2,75% 27,5%

N° di referti 8.384 136.364FTE/anno per la consegna 0,3 4,5Valore € 8.943 € 145.455

*FTE: Full Time Equivalent

Prestazioni aggiuntive: considerazioni sul flusso in caso di assenza del pagamento online

quantificare il costo umano per la consegna dei referti ove sono presenti prestazioni aggiuntive

Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online

40

Gestione dei flussi principali

Pagamento delle prestazioni confrontato con il trend di scarico online

Le aziende con un trend alto effettuano il pagamento prima del prelievo

Problematiche organizzative nel servizio di scarico online

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Aumento concreto nell’utilizzo del servizio

A partire dal primo bimestre, l’Azienda ULSS 20 ha progressivamente migliorato le % di scarico online, seguendo le indicazioni di progetto

Casi di successo: incremento nello scarico online

*Dati aggiornati marzo 2013

Le azioni intraprese:Revisione del workflow organizzativo (raccolta del consenso verbale, introduzione casse automatiche,…)

Formazione e sensibilizzazione degli operatori di sportello (corsi)

Potenziamento della campagna di comunicazione (monitor pubblicitari in sala d’attesa, ristampa periodica brochure,…)

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assenza di condivisione della strategia di comunicazione con la direzione aziendale

mancata o parziale attivazione della campagna di comunicazione

bassa distribuzione di materiale divulgativo (brochure, cartellonistica, etc.)

mancata o scarsa promozione del servizio da parte degli operatori

Le problematiche di comunicazione del servizio

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• 13 Brochure e locandine personalizzate per azienda

• 9 Conferenze stampa e 16comunicati

• 295 Articoli pubblicati

• 45 Partecipazioni congressuali

• 5 Canali social e 422 amici in Facebook

La campagna di comunicazione regionale “Meno file, più files!”

• 2 Pubblicazioni di progetto

• 2 Premi nazionali

• 1 Video istituzionale

• 80 Videotag e quasi 20.000visualizzazioni

• 1 Campagna sugli autobus

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45

Metodo

Analisi HTA

Approccio BPR – visual modeling (UML)

Prospettiva: Azienda Sanitaria

Scopo: quantificazione impatto economico-organizzativo nell’Azienda Sanitaria veneta media

NB: i risultati illustrati, in termini di risparmi, non sono comparabili con gli studi precedenti perché, mentre lo studio Bocconi ha valutato una soluzione allo stadio pre-market con i relativi maggiori costi di sviluppo e di diffusione, l’analisi effettuata nel caso di Veneto ESCAPE come oggetto soluzioni già presenti sul mercato quindi valuta la reale fase di market validation.

L’analisi organizzativa

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Analisi dei workflow di gestione dei documenti di:

Laboratorio

Radiologia

Anatomia Patologica

Centro Trasfusionale

L’analisi organizzativa

47

L’analisi organizzativa

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Raccolta dati su variazione impiego risorse

Personale Q.tà risparmiata (FTE)Anatomia PatologicaAmministrativo 1,2Medico 0,1CUPOperatore di sportello 14,4LaboratorioAmministrativo 10,1Medico di Laboratorio 1,7Pronto SoccorsoInfermiere 0,5Medico di PS 0,3RadiologiaAmministrativo 3,2Medico radiologo 1,3RepartoAmministrativo 0,0Medico 0,3Infermiere 0,0

33,1

Ipotesi di scarico del 100% dei referti per esterni

L’analisi organizzativa

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Raccolta dati su variazione impiego risorse

Strumenti tecnologiciTipo Q.tà risparmiata (unità)

Laboratorio Stampanti 1,0Centro Trasfusionale Stampanti 1,0Anatomia Patologica Stampanti 2,3Reparto Stampanti 2,3

6,7Spazi

Tipo Risparmio medioLaboratorio Armadi 2,0Radiologia Armadi 3,0Anatomia Patologica Archivio 9,0Reparto Archivio 12,0CUP Scrivania 1,5

27,5

L’analisi organizzativa

50

51

Beneficio per le aziende

Beneficio per i cittadini

Beneficio ambientale

L’analisi economica

52

L’analisi economica

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L’analisi economica

Beneficio a livello regionale€ 56.390.006 in 3 anni

Equivalente a€ 1,08 a referto*

Costo attività di consegna referti esterni (CUP)€ 460.000 **

Costo gestione subottimale del consenso€ 169.531 ***

* N° di referti firmati annualmente in Regione Veneto: 17.419.622

** 3 minuti * N° referti esterni azienda media; 14,4 FTE * € 32.000*** 0,5 minuti * (N° ref est consegnati al CUP – N° utenti che hanno

scaricato almeno 1 volta il referto)

L’analisi economica

54

Beneficio per i cittadini: €119.359.176

Risparmio a referto (stime valutate sulla base dell’analisi condotta da CeRGAS)

€12 trasporto e costo opportunità

N° referti per esterni/anno in Veneto

9.946.598(fonte: Cruscotto Veneto ESCAPE, dato 2011)

L’analisi economica

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Beneficio ambientale

TOTALE (referti, Verbali PS, LDO)Fogli di carta 42.964.959 Alberi 5.156 Toner 3.906

Fonti:N° di alberi per produrre 1 tonnellata di carta (AlbRecycled Papers-TheEssentialGuide. By

Claudia G. Thompson. Cambridge, MA: The MIT Press. 1992)Grammi di CO2 emessi da un’autoveicolo per km percorso: 160 (European Commission

Climate Action, http://ec.europa.eu/clima/policies/transport/vehicles/cars_en.htm)

Referti esterniCO2 (tonnellate) 11.470 PM10 (kg) 2.168

CO2 equivalente a:emissione di gas serra prodotti da 2249 auto in un anno

emissione di anidride carbonica generata al consumo energetico di 993 case per un anno

quantità di carbonio assorbito annualmente da 9,9 km2 di foresta di conifere

L’analisi economica

56

57

Operatori

Cittadini

Indagine qualitativa

Focus GroupInterviste in profondità

Osservazione sul campo (Punti prelievo e CUP)

Somministrazione questionari de visuonline

Interviste

L’analisi sociale

58

Fiducia complessiva negli sviluppi del processo

Per lo più “tecnica”, ma non supportata da una condivisione dei contenuti e degli obiettivi

Da un sistema consolidato ad un’innovazione tecnologica e strutturale

L’analisi sociale: la prospettiva degli operatori

59

46-65 anni (36%) autonomi (86%)confidenza nulla con tecnologia(43%)

sì (76%)

non possiede computer (13%) non è pratico (11%) preferisce avere un confronto diretto con gli

operatori (23%) altro (33%) come per esempio il dover

tornare per pagare il ticket o per ritirare esami di radiologia

Interviste* Interviste* (Casse, CUP,(Casse, CUP,……) )

*Per le aziende con la campagna di comunicazione attivata

L’analisi sociale: la prospettiva dei cittadini non utenti

60

46-65 anni (28%) scaricano autonomamente per sé (60%)scaricano con supporto di altri (40%)

molto soddisfatti (54%)molto facile da utilizzare (63%)

prenotazione visite (75%)consultazione dei precedenti o del proprio

storico clinico (49%)

Questionario Questionario onlineonline

L’analisi sociale: la prospettiva dei cittadini utenti

61

Lato operatori:comunicare capillarmente e in modo chiaro obiettivi della digitalizzazioneimplementare formazione e supporto agli operatori (non solo

relativamente ad aspetti tecnici, ma anche ai contenuti)scoraggiare mantenimento del “cartaceo”dotare i reparti di sistemi quanto più possibile integrabili tra loro

Lato cittadini:potenziare l'attività di comunicazione (tramite maggior visibilità al

materiale informativo a disposizione)esplicitare i vantaggi del serviziomaggiore promozione del servizio per informare il cittadino dell’esistenza

del servizio

Azioni di incentivo all’utilizzo del servizio

L’analisi sociale

REgioNs of Europe WorkINg toGether for HEALTH

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• Anagrafe unica assistiti Regione del Veneto;

• Utilizzo certificati di firma e autenticazione agli operatori sanitari;

• Firma digitale 100% Laboratori Analisi, in diffusione in Radiologia, Anatomia patologica, Pronto Soccorso, etc..;

• Architettura di archiviazione e pubblicazione dei documenti clinici (aziendale e sovraziendale):

• Ad utilizzo interno visualizzazione da reparto, inserimento dei dati in cartella clinica di ricovero;

• Ad utilizzo esterno utilizzo di portali web aziendali per lo scarico online da parte del paziente, invio dei referti a MMG e PLS, collegamento con farmacie, comuni, sportelli distrettuali;

• Conservazione sostitutiva per garantire piena validità legale dei documenti digitali;

FSEr: le funzionalità preliminari già realizzate

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