Tutorial Mail Merge Ms Word dan Ms Excel

TUTORIAL

MAIL MERGE Pada Ms. Word dan Ms. Excel

Tingkat Kesulitan Pemula Sedang Mahir

Penulis : Teuku Mahmuda TsanysaharAvicena

Editor : Arie Budiansyah M.EngPenerbit : Jurusan Informatika-Unsyiah

Banda Aceh, 2014

Modul tutorial ini dibuat sebagai bahanpelatihan komputer bagi aparat gampongpada kegiatan Iptek Bagi Masyarakat (IBM) didesa Rukoh-Banda Aceh dan Blang Krueng-Aceh Besar, Oktober 2014.

Tujuan Pelatihan ini adalah mempermudahaparat gampong dalam membuat suratundangan massal dan membuat kupon/tiketmassal untuk acara meugang, raskin, zakat,dan lain sebagainya.

Tim IBM Jurusan Informatika, 2014.

JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 2

DAFTAR ISI

1. Pendahuluan........................................................................................................................3

a. Apa Itu Mail Merge .....................................................................................................3

b. Manfaat Mail Merge ....................................................................................................3

2. Membuat Surat Massal .......................................................................................................4

3. Membuat Kupon/tiket Massal ..........................................................................................11


1. Pendahuluana. Apa Itu Mail Merge

Mail merge biasanya digunakan untuk membuat undangan/kupon/tiket dalam

jumlah banyak, sehingga tidak perlu mengetik satu per satu untuk membuat

undangan/kupon/tiket massal. Adapun bahan yang diperlukan adalah pertama,

sebuah komputer yang terinstal Aplikasi Ms. Word dan Ms. Excel, kedua template atau

form undangan/template, serta ketiga data peserta yang telah disiapkan di Ms. Excel.

b. Manfaat Mail Merge Untuk mempermudah membuat undanga/tiket/kupon massal.

Tidak perlu mengetik nama peserta undangan/tiket/kupon satu per satu

Undangan/tike/kupon dapat di-generate dalam waktu sektika.

Berikut tutorial yang kami sediakan agar mempermudah proses pembelajaran untuk membuat

mail merge.


2. Membuat Surat Massal

No. Keterangan Gambar instruksi

1. Buka Microsoft Excel

2. Bukalah file yang kamiberikan

-

3. Bukalah Microsoft Word

4. Bukalah file contoh surat yangkami berikan

5. Pilih file nya

Pembuatan DataExcel

Pembuatan

TemplateSurat

Menentukan

Komponen

Pengabungan

Data


6. Setelah keluar hasilnyapilihlah menu mailing

7. Lalu pilihlah select recipients

8. Karena data yang sudah adakita memilih yang ada padakotak merah di atas “ useexisting list” lalu ikuti tahapselanjutnya

9. Klik open lalu akan keluartabel seperti disamping laluklik ok

10. Lalu pilihlah menu star mailmerge dan pilih step by step


11. Lalu akan keluar menu disamping

12. Lalu pilihlah next

13. Lalu akan keluar menuselanjutnya lalu pilih moreitem


14. Sebelum memilih more itemarahkan cursor ketik kekomponen yang ingin diisikan komponen surat

15. Setelah cursor pada yangdiinginkan lalu pilihlah moreitem pada poin sebelumnya ,pilih komponen undangannama lalu klik insert danakan terlihat perubahan padasurat , seperti terlihat padagambar berikut

16. Setelah cursor pada yangdiinginkan lalu pilihlah moreitem pada poin sebelumnya ,pilih komponen undanganalamat lalu klik insert danakan terlihat perubahan padasurat , seperti terlihat padagambar berikut


17. Masukkan komponen lainnyayang anda inginkan laluseperti pada contoh berikut

18. Dan selanjutnya pilih next

19. Lalu akan keluar hasilnyasesuai keinginan , komponenyg tadi akan berubah menjadilist pada data dengan otomatis

20. Lalu klik next


21. Jika ingin lkangsung di printbisa langsung menekan print

22. Juga bisa di simpan untuk dicetak kemudian hari

Dengan menekan < Ctrl + S >


Hasil akhir surat massal

Hasil akan terlihat seperti di bawah ini

Pada gambar yang di tandai kotak merah adalah perubahan setelah akhir dari prosespenggabungan data penduduk dengan contoh surat,


3. Membuat Kupon/tiket Massal

Latar belakang Pekerja atau petugas gampong sering kali memiliki tugas untuk mencetakatau membagikan kupon/tiket Raskin, Meugang, Zakat, dan lain-lain yangakan dibagikan kepada sejumlah masyarakat gampong.

Permasalahan Biasanya kupon/tiket tersebut tidak memiliki identitas pemilik. Untukmembuat kupon/raskin sebanyak 100 orang penduduk gampong, biasanyapetugas gampongmengetikan satu per satu sehingga proses pembuatankupon/tiket lama.

Tujuan Dengan adanya kupon/tiket tersebut maka pembagian kupon/tiket akanmudah ter-identifikasi karena ada nama pemilik kupon. Keuntungan lainadalah menghindari atau mencegah adanya kupon/tiket palsu.

Solusi yang dicari Diperlukan suatu cara yang membuat kupon/tiket ini secara cepat dalamhitungan detik.Tugas mencetak dan membagikan kupon/tiket menjadimudah ter-identifikasi dan tepat sasaran.

Solusi yang ada Memanfaatkan fasilitas MailMerge pada Ms. Word yang menggunakan datayang telah disiapkan di Ms. Excel.

Apa yang dibutuhkan Pertama: Siapkan data masyarakat seperti: Nama, TTL, dan Alamat. Jika adano KTP maka data akan lebih valid. Data ini harus dikumpulkan terlebihdahulu ke dalam Ms. Excel. Jadi petugas gampong harus menyiapkansoftcopydata tersebut dalam Ms. Excel.Kedua:Menyiapkan template atau form kupon atau tiket diMs. Word. sesuaiselera anda. Contoh-contoh kupon/tiket bisa dilihat di internet ataumembuat sendiri dengan fasilitas tabel di Ms. Word.Ketiga:Menggunakan tool pada Ms. Word yang bernama MailMerge.Keempat: Berani mencoba tutorial ini.


Langkah-langkah pengerjaan kupun/tiket massal:

No. Keterangan Gambar1. Siapkan datamasyarakat sepertidibawah ini atauanda bisamenyiapkan datasesuai keinginananda.

4. Buka lembarkosong pada Ms.Word.5. Pilih Mailing -->Start MailMerg -->Labels, sepertigambar dibawahini.

6. Pilih 30 Per Page,dengan LabelInformationHeight:2,54 cm, Width:6,67 cm. Kemudianklik Ok.

7. Maka akanterbentuk tampilanseperti dibawah inisebanyak 3 cell perbaris sebanyak 30cell per halaman.


8. Buatlah form atautemplatekupon/tiketdengan cukupmengisikan 1 formsaja yaitu No,Nama, TTL, danAlamat, sepertidibawah ini.9. Pilih Mailings -->SelectRecipients -->UseExistingList.

10. Pilih file datamasyarakat yangtelah disiapkansebelumnya dalamMs. Excel.11. Letakan kursorpada fieldkemudian pilihMailings -->InsertMergeFieldsesuai dengannama fieldnya. Nomaka pilih No,Nama maka pilihNama, TTL makapilih TTL, Alamatmaka pilih alamat.


12. Letakan kursorpada cell pertama,kemudian pilihMailings -->UpdateLabels.Seperti gambardibawah ini.

13. Selanjutnya akanmuncul hasilnyaseperti dibawahini.

14. Kemudian langkahterakhir adalahklik Finish&Merge--> Edit IndividualDocuments,selanjurnya akanmuncul windowyang menanyakanMergeto NewDocument, pilih Alldan klik Ok.


Kesimpulan

Maka akan terbentuk kupon/tiket sebanyak 30 buah per halaman. Catatan: jika anda memiliki 1000record/baris data masyarakat pada Ms. Excel maka akan terbentuk 33 halaman dimana masing-masing halaman ada 30 kupon/tiket. Hitungannya adalah 30 dikali 33 = 999 record/kupon/tiket.Tugas selanjutnya adalah meng-print halaman tersebut dan memotong memnggunakan alat potongdi kedai potocopy. Nah, membuat 1000 kupon dalam hitungan detik, SAYA BISA!


Nama : Teuku Mahmuda Tsanysahar

Tempat / Tanggal lahir : Aceh Besar , 26 juli 1993

Alamat : jln . makam T.nyak arief , Ds.Meunasah Papeun , Aceh Besar

Jenis kelamin : Laki-Laki

No telp : 082366685525

Email : [email protected]

Hobi : bembaca , belajar

Nama : Avicena

Tempat / Tanggal lahir : Banda Aceh , 14 mei 1994

Alamat : sektor timur Darussalam Banda Aceh

Jenis kelamin : Laki-Laki

No telp : 085260572035

Email : [email protected]

Hobi : skate , meneliti


~Terimong Geunaseh~

Education

Tutorial Mail Merge Ms Word dan Ms Excel