BASES DE DATOS ACCESS

CARLOS EDUARDO CAMARGO BEDOYA

CEFIT

TÉCNICA EN SISTEMAS

ENVIGADO

2017

1. BASES DE DATOS ACCESS

CARLOS EDUARDO CAMARGO BEDOYA

Tutorial de creación bases de datos en Access paso a paso

Docente Dilly Dagnis Montes Ramírez

CEFIT

TÉCNICA EN SISTEMAS

ENVIGADO

2017

INTRODUCCIÓN 4

BASES DE DATOS ACCESS 5

CREACIÓN BASES DE DATOS 5

CREACIÓN DE TABLAS 8

LLAVES PRIMARIAS 9

VISTAS 12

RELACIONES 13

FORMULARIOS 15

INFORMES 16

PANEL DE CONTROL 16

CONSULTAS 21

INTRODUCCIÓN

Este es un tutorial que tratara de enseñarnos a utilizar correctamente la herramienta ofimática de Access.

Aunque se trata de un tutorial introductorio basaremos nuestro esfuerzo para que sea de fácil comprensión.

En él detallaremos el paso a paso, por medio de capturas de pantalla las funciones más básicas para los principiantes a esta gran herramienta ofimática.

BASES DE DATOS ACCESS

Es una herramienta que podremos ubicar en el Microsoft office. Access es un gestor de datos muy versátil, capaz de recopilar información con gran veracidad sobre un asunto o criterio particular.

CREACIÓN BASES DE DATOS

Lo primero que debemos hacer es ingresar a nuestra herramienta ofimática Access

cuando ingresemos a Access debemos seleccionar el tipo de base de datos que utilizaremos, en este caso será:

apenas le damos click a base de datos del escritorio en blanco nos saldrá la siguiente ventana

donde dice nombre de archivo, le pondremos en nombre que deseemos en mi caso se llamará tutorial, por ultimo damos click en crear y nos saldrá la siguiente ventana de trabajo

como podemos observar en la imagen anterior tenemos nuestra primera tabla de trabajo la cual podremos renombrar de las siguientes maneras

una manera puede ser, clickeando con el botón secundario de nuestro mouse sobre el icono que dice tabla 1 y nuevamente click sobre cambiar nombre

otra manera podría ser haciendo un click sobre la pestaña ver la cual desplegara 2 opciones vista hoja de datos y vista diseño, hacemos click en vista diseño

la cual nos hará aparecer una nueva ventana la cual llamare Tutorial Tabla 1 por motivos didácticos

CREACIÓN DE TABLAS

Para crear una tabla adicional nos dirigimos a la pestaña crear

a continuación de dar click en crear, damos un click sobre el icono que dice crear.

y nos aparece una nueva tabla que deje con el nombre que designa el programa en este caso sería Tabla 1, Tabla 2, Tabla 3………Tabla 20

para cambiar el nombre realizamos la acción que anteriormente se explicó.

LLAVES PRIMARIAS

para crear una llave primaria debemos dirigirnos la pestaña vistas

una vez ubiquemos esta pestaña damos click en la pestaña desplegable Ver

nos aparecerán 2 opciones por el momento, Vista Hoja de datos y Vista Diseño. en este paso elegiremos la opción Vista Diseño

en este momento nuestra tabla se verá así

es acá cuando podremos crear nuestra llave primaria. Tomare de ejemplo una base de datos con diferentes nombres para que se entienda mejor.

acá tenemos 2 tablas que se llaman Artículos y Pedidos, creemos la llave primaria en Vista diseño seleccionaremos nuestro campo que queremos que cumpla la función de llave principal, en mi caso se llamara CodArtic

como ven tenemos 3 campos: CodArtic, Descripción y PvP click en Vista diseño y aparecerán los 3 campos asi

no vamos a la primera columna y damos click derecho y se despliega el siguiente menú

hacemos click izquierdo sobre clave principal y aparecerá una llave al lado de nuestro campo seleccionado

y de esta manera establecimos CodArtic como nuestra llave principal.

los campos serán por decirlo así los títulos de nuestras tablas, se verá así

así se verá en vista diseño y con la siguiente imagen se verá en ver

los registros serán la información que pondremos en cada campo de nuestra tabla y los veremos reflejados así

VISTAS

tenemos 2 vistas: Vista hoja de datos y vista diseño

en Vista hoja de datos es donde trabajamos nuestra tabla y en Vista diseño es donde podemos modificar, eliminar o agregar campos en nuestra tabla.

RELACIONES

para hacer relaciones vamos a herramientas de bases de datos

hacemos click y se nos abrirá la siguiente ventana

agregamos las tablas a las cuales deseamos hacerle las relaciones y al arrastrar nuestro ítem a la otra tabla nos aparecerá una ventana así

las siguientes casillas deben estar seleccionadas

hacemos click en tipo de combinación y seleccionamos la opción 3 y aceptamos

para mejorar el ejemplo tome otra tabla anteriormente creada donde vemos las relaciones ya listas

FORMULARIOS

al tener las relaciones listas debemos hacer los formularios que se hacen así, click en Crear, formulario debemos estar sobre la tabla a la cual deseamos crearle el formulario en mi caso será Tutorial tabla 1

y nos parecerá asi

igual haremos con todas nuestras tablas de la base de datos guardamos y cerramos el formulario y le pondremos el nombre que deseemos y lo veremos así

INFORMES

luego crearemos los informes para esto debemos estar sobre el formulario desado, daremos click en Crear y click en informe

al hacerlo nos aparecerá una venta asi

cerramos y guardamos y tendremos nuestra tabla de informes.

PANEL DE CONTROL

para crear el panel de control vamos a la pestaña Archivo y click en opciones

en opciones damos click en personalizar cinta de opciones, donde dice

damos click y buscamos la opción

hacemos click en crear y se desplegará así

hacemos click en nuevo grupo

y aparecerá

luego buscamos en la ventana izquierda

lo seleccionamos y damos click en

y ahí nos quedó le damos aceptar y listo

ahora si podremos crear nuestro panel de control, click en Crear y en nuestro nuevo icono

nos aparecerá una ventana asi

damos click en modificar

luego en nueva

ahí podremos crearla

aceptamos y lo mismo con la tabla 2

aceptar, cerrar y cerrar

la veremos reflejada asi

CONSULTAS

ahora creemos consultas con parámetros nos ubicamos en informes sobre la tabla 1 y vamos a Crear – Asistente para consultas

hacemos click y aparecerá la siguiente ventana

la dejamos en asistente para consultas sencillas y aceptar

buscamos la tabla 1

agregamos todos los campos y quedara asi

siguiente y finalizar, nos aparecerá una ventana y se verá así

vamos a vista diseño y agregamos nuestra consulta

en el campo que dice Criterios abrimos una llave [ Aquí su consulta] y cerramos la llave

y para saber que nos quedó bien vamos a Vista hoja de datos y saldrá una ventana así

en esta ventana podemos buscar el parámetro que deseemos dentro de nuestra tabla o tablas.

fin del Tutorial básico de Access.