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TRANSFERENCIA DOCUMENTALSENA REGIONAL CAUCA
CENTRO COMERCIO Y SERVICIOS
TÉCNICO EN ASISTENCIA Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
DEYA CARMENZA LÓPEZ CALVACHE EDITH MARICELA MENESES MENESES
MELANIA ORTIZ SAMBONIFICHA 867939
YAMILÉ HIDALGOINSTRUCTORA
BOLÍVAR CAUCA MAYO DE 2015
INTRODUCCIÓNTÉ
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El Archivo General de la Nación(AGN) en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades públicas del nivel central del orden nacional. Las diapositivas hacen referencia a los pasos necesarios para realizar una transferencia documental, definida como la remisión de documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las tablas de retención documental (TRD) aprobadas.
OBJETIVOS:TÉ
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Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.
PASOS Y REQUISITOS PARA UNA TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
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Requisitos
preparación física
Diapositiva de la
documentación
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Requisitos:
existencia del comité de archivo en la entidad
tablas de retención documental debidamente avaladas por el comité de archivo de la entidad y aprobadas por el consejo directivo del archivo general de la nación(AGN) cuando sea el caso
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Eliminación del material metálico Identificación del material afectado
por biodeterioro. Revisión y foliación.
Unidades de Conservación y re almacenamiento
Amarre
Embalaje
Preparación física de la documentación:
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CONCLUSIONES
Después de haber analizado el proceso de Transferencia Documental podemos observar cómo se efectúa dicho proceso, se concluye que las transferencias son de máxima importancia para las entidades ya que son los mismos funcionarios en compañía del encargado de archivo quienes deben realizarlo de manera clara concisa dicho proceso mejorando así la calidad de servicio tanto interno como externo. .Para nosotros como aprendices nos sirvió para afianzar nuestros conocimientos y llevarlos a la práctica.
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BIBLIOGRAFIA
JULIA GODOY, IMELDA LÓPEZ, CLARA CASILIMAS Y OTROS Archivo General de la Nación «mini/manual no 4 tablas de retención y transferencias documentales :transferencias documentales »pág,21-27.
GRACIAS
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