TRAINING ICXHow to use eXchange

Timeline di un progetto iGCDP XPP (eXchange Program Policies) Raising: cos’è un TN form Promotion & Internal Positioning LC2LC Cooperation Selection process Interview Criteria Matching Preparation Reception Realization Reintegration Follow up

CONTENTS

REALIZATION (6 – 8 weeks)

PREPARATIONMATCHINGSELLING

iGCDP ProjectNovembre Dicembre Gennaio Febbraio

Marzo Aprile

FOLLOW UP

RA

• Contatti TN Takers• Contatti Sponsors• Firma contratti• Creazione Job

Description

SELL

ING

• TN form• LC2LC cooperation• Promo & Internal

Positioning

RAIS

ING

• Selection Process• Interviews• Acceptance Notes• Match OnlineM

ATCH

ING

• VISA Procedures• Accomodation &

Legal Papers• Booklet• Buddies• Expectations

PREP

ARAT

ION

• Reception• Tracking• Feedback Survey

REAL

IZAT

ION

• LC2LC mantaining• Satisfaction Survey

FOLL

OW

UP

Come coordinare TUTTI questi processi in un’unica, grande organizzazione internazionale?

XPPeXchange Program Policies

Le XPP sono un documento comune in tutti i 113 paesi AIESEC del mondo e definiscono LEGGI E REGOLAMENTI interni all’organizzazione.

Tali regolamenti sono utili a tutelare tanto lo stagista quanto il comitato ospitante durante l’intera procedura di exchange, e definiscono

tempistiche, modalità, gestione delle controversie… tutto!

Il mancato perseguimento delle XPP può portare a indagini interne ed eventuale sospensione/chiusura del comitato.

ER Contatti con enti esterni per acquisire TN takes, main partners e sponsors

COM Creazione eventi di progetto, gestione di agenda, relatori e contatti media

FIN Stipulazione del budget e monitoraggio costi&ricavi e cash flow

SELLINGIl SELLING coinvolge tutte le aree funzionale e i processi di sinergie!

Creazione del progetto

RAISING Cos’è un TN FORM?

Il TN Form è un documento di myaiesec.net. Esso rappresenta il CONTRATTO che lo stagista accetta, e ne definisce:

Dates & DurationJob Description Background requiredMeasurable ResultsPreparation RequiredWorking ConditionsLearning Points

Internal Positioning

Perché il network dovrebbe scegliere Torino?

Affinché sia scelta come meta da molti comitati nel mondo serve che abbia un buon positioning nel network! Cioè quando si nomina Torino devono venire in mente parole come : stage di “qualità”, comitato “accogliente” etc etc. Ovviamente da evitare il contrario =)

Come ottenere ciò?

Internal Promotion

Come promuovere all’interno del network?

1.MyAIESEC WIKILe WIKI servono non solo come fonte di istruzione, ma anche come output di congressi e come spiegazione di progetti ICX.

2.Gruppi Facebook AIESECerOltre che per uno scambio culturale, l’esistenza di questi gruppi è specialmente rivolta alla promozione di tn/ep form!

Questi sono i 2 principali canali di diffusione, ma non è detto che non ne esistano di altri!

LC2LC Cooperation

La cooperazione tra comitati avviene quando noi (ICX di Torino) prendiamo accordi con un OGX del mondo (es: OGX di Ufa, in Russia):

NOI promettiamo di riservare un TOT numero di TN form disponibili di un determinato progetto ai candidati di quel comitato in OGX ci proporrà

LORO promettono di proporci TOT numero di candidati EP che sono interessati a partecipare a questo progetto in Torino, e quindi ci promettono TOT EP matched della loro città!

SIMULAZIONE

MATCHINGMATCHING Selection Process

Il processo selettivo degli EP segue questi passi:

1.APPLICATION: il team riceve la candidatura dell’ EP interessato, supportata da CV e Motivation Letter

2.APPUNTAMENTO: attraverso le mail si prende appuntamento con l’EP per procedere all’intervista su Skype (*spreadsheet) tenendo conto del fuso orario del paese in cui si trova.

3.SKYPE INTERVIEW: si intervista l’EP su skype, con chiamata e possibilmente webcam.

4.XPP: secondo il regolamento, dobbiamo dare risposta all’EP, selezionato o meno, entro e non oltre 8 giorni dall’intervista!

Interview CriteriaL’intervista è supportata da domande standard che potete fare al candidato.

CONSIGLI:•Intervista sempre condotta da almeno due persone•Organizzarsi prima su come dividersi le domande e gli spazi, per non interrompersi a vicenda•Se l’EP fatica a rispondere, lasciategli tempo… il silenzio gli metterà ansia e pressione a sufficienza •Se una risposta non vi convince, andate a fondo: «Perché? In che senso?»•Durata massima: 40 minuti. Se avete un EP loquace, interrompetelo!

NB: Professionalità e cordialità sono le carte vincenti! Dovete trovare l’equilibrio tra il mettere il candidato a suo agio e mostrare serietà e rigore.

SIMULAZIONE

EP matched

Dopo aver selezionato l’EP più adatto al progetto, si passa a matcharlo ufficialmente su myaiesec.net. E’ una procedura legale che comporta 3 passaggi fondamentali:

EP ACCEPTANCE NOTE: è il documento standard che l’EP deve mandare al comitato ospitante. In esso si attesta ufficialmente la partecipazione a determinato progetto, specificandone nome, date e obbiettivi.

TN ACCEPTANCE NOTE: è il documento standard che il comitato ospitante deve mandare all’EP, una volta ricevuto il suo. In esso attesta che ospiterà lo stagista per l’esecuzione di determinato progetto, specificandone nome, date e obbiettivi.

EP matched

MATCH UFFICIALE: soltanto una volta avvenuto lo scambio di entrambe le AN tra l’EP e il comitato ospitante, si procede al match su myaiesec.net

PREPARATION VISA Procedures

Alcuni paesi del mondo richiedono l’ottenimento di un VISTO per entrare in Europa. Compito del comitato ospitante (da XPP) è di facilitare queste procedure, fornendo tutti i documenti utili da portare in ambasciata.

Tali documenti sono:

Invitation letterDichiarazione di residenza Riconoscimento giuridico di AIESEC ItaliaEndorsmentFotocopia carta d’identità del LCP

PREPARATION Accomodation

La maggior parte dei nostri prodotti prevede che vitto e alloggio siano garantiti dal comitato ospitante. Possiamo usare diverse tipologie di alloggio:

•Appartamento privato •Hosting Family•Residence – Hotel

CHECK IN PROCEDURE: al suo arrivo, lo stagista deve firmare un EP CONTRACT: è un documento che esplicita regolamenti e sanzioni dell’accomodation in cui è ospitato. Inoltre, lo stagista deve consegnare 50 Euro di DAMAGE FEE, che ci tutela nel caso di danni all’interno dell’accomodation, e che sarà restituita alla fine del progetto dopo aver controllato che tutto sia nella norma.

PREPARATION Welcome preparation

Accorgimenti per preparare l’accoglienza e l’esperienza dell’EP:

Assegnazione di un BUDDYBooklet di comitato e/o di progettoExpectations chatPreparazione della logistica degli arrivi

REALIZATION Reception

La Reception include tutti i primi passi logistici e di team dell’esperienza dell’EP appena arrivato nel comitato ospitante, e occupa la sua PRIMA SETTIMANA:

•Logistica degli ARRIVI (andare a prendere in aereoporto, accompagnare all’alloggio)•Check IN e legal management •Get to know the city (Reception weekend, visita della città)•SIM card italiana & abbonamento ai mezzi di trasporto pubblico•Meeting di expectations (team locale + internazionale)•Team building•Rapporto con il Buddy

REALIZATION Quality of iGCDP Projects

I 3 principali criteri che definiscono la qualità di un progetto iGCDP sono:

1.Rispetto del TN form, della Job Description e delle Working Conditions

2.Food & Accomodation provided

3.Integrazione all’interno del comitato ospitante!

REALIZATION Delivery & Reintegration

TRACKING: durante tutto il periodo di realizzazione, l’EP viene costantemente seguito e coordinato dal team locale e dal buddy. FEEDBACK SURVEY: modulo di feedback da far compilare all’EP dopo 2 e 4 settimane dal suo arrivo, per monitorare la sua soddisfazione e eventuali problemi.

CHECK OUT: alla fine del progetto, il giorno in cui lo stagista ha il volo per tornare a casa, si passa a controllare le condizioni dell’appartamento e si decide se restituire o meno la Damage Fee. Il buddy si deve inoltre occupare di facilitare lo stagista a tornare a casa, accompagnandolo e fornendogli tutte le informazioni di cui necessita.

FOLLOW UPIl Follow UP è il mantenimento di tutti i contatti aperti e ottenuti durante tutto lo svolgimento del progetto. Coinvolge quindi sponsors, partners, contatti, relatori, media partnership, professori… ma anche gli EP! La loro esperienza è la nostra pubblicità nel mondo, e contribuisce al nostro POSITIONING: come un circolo vizioso, determinerà i nostri prossimi raising e le prossime persone che accoglieremo.

SATISFACTION SURVEY: modulo di feedback da far compilare all’EP alla fine della sua esperienza, per trarre statistiche della qualità del progetto e migliorare il nostro prodotto verso la prossima realizzazione.

LC2LC Cooperation: feedback chiesti anche al comitato con cui abbiamo lavorato, in vista di una possibile nuova collaborazione.

Statistiche e contatti

DOMANDE