KONSEP SISTEM FAIL

OLEH:

ARKIB NEGARA MALAYSIA

KONSEP SISTEM FAILKONSEP SISTEM FAIL

KAEDAH FAIL(Filing Method)

KAEDAH REGISTRI(Straight Forward Alphabetic)

1. Kaedah Indexing2. Kaedah warna (colour coding)3. Kaedah Geografic4. Kaedah Universal Subject classification. 5. Kaedah Kelompok (Block Numeric)6. Kaedah soundeks7. dll

1.MENGKELAS

B A

HA G

IA

N

RE

G I ST

RI

PEWUJUDAN REKOD

SKIMA FAIL(Filing Scheme)

MANUAL FAIL

THESAURUS FAIL

Manusia

SUSUNAN FAIL(File Arrangement)

Peralatan

Peruntukan

Maklumat

UNIT-UNITFAIL

2.MENGINDEKS

3.MENYIMPAN &

MENGESAN

Prosedur

SISTEM

Sistem merupakan satu kumpulan bahagian-bahagian yang berkaitan bertindak bersama untuk mencapai satu matlamat.

Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang membentuk satu putaran.

Setiap sistem mempunyai satu paksi atau titik pusat.

BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR).

“A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.

SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.

ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.

TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

APA DIA FAIL

SISTEM FAIL

Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi yang berkait dengan:

Penciptaan Fail Penggunaan Fail Penutupan FailPemisahan Fail

Titikpusatnya ialah:

Unit Registri Bahagian Pendaftaran Surat Bahagian Registri

Bahagian Pendaftaran FailBahagian Pendaftaran MailBahagian RekodPusat Rekod

Fungsi asas Bahagian/Unit Registri:

Mengadakan Fail

Mentiadakan Fail

Mengedarkan Fail

Mengesan Kembali Fail

Memisahkan Fail

TUGAS UTAMA SISTEM FAIL

Proses:

MENGKELASMENGINDEKSMENYIMPAN

MENGESAN KEMBALI

KAEDAH FAILMenumpukan kepada cara mana setiap proses itu

dilaksanakan.

MATLAMAT SISTEM FAIL

Memberi maklumat (fail) yang betulkepada orang yang memerlukan

pada masa yang ditetapkandengan kos/perbelanjaan yang terendah

BAGAIMANA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT DI ATAS?

InputProsesoutput

MaklumatPeralatanPeruntukanManusiaProsedur: SKIMA FAIL Manual Thesaurus: -Housekeeping - Functional Pendaftaran Pergerakan

1. PENUTUPAN FAIL

i. Mengkelas ii. Mengindeks iii. Mengesan

2. PENYIMPANAN, PEMELIHARAAN & PENGGUNAA FAIL3. PEMISAHAN FAIL

MAKLUMT

Memberi maklumat(fail) yang betul. Kepada orang yang memerlukan. Pada masa yang ditetapkan. Dengan kos yang terendah.

MATLAMAT:

INPUT PROSES OUTPUT

KOMPONEN SISTEM FAIL

PENGKELASANErtinya:- - Proses intelektual dan deduktif yang mendahului kerja-kerja mengindeks

- Penyusunan maklumat atau segala surat-suratan yang diwujudkan ke dalam kumpulan-kumpulan yang seakan-akan sama maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan identitinya yang tersendiri

Contohnya: Housekeeping Functional

Tahap KeselamatanKod/Jenis

AKTIVITI PENGKELASAN

- Penyediaan Tesaurus

- Penyediaan Kod

- Penyediaan Skima

KAEDAH KELASIFIKASI

- Abjad (Alphabetic)

- Nombor (Numeric)

- Alphanumeric (Abjad + Nombor)

- Perkara

- Kronologi

- Geografi

- Warna

- Nama

- Dan Lain-lain

PENGKELASAN PERKARA

Perkara Ertinya:

Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama terbitan) atau satu frasa yang melambangkan sesuatu konsep.

Pengkelasan Perkara bermakna:

Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara-perkara yang telah ditetapkan.

MENGINDEKS (MENGFAHARASAT)

Ertinya:

- Menyediakan petunjuk

- Berdasarkan perkataan-perkataan yang dipilih dari tajuk fail

AKTIVITI MENGINDEKS

- Mengenalpasti perkataan utama yang berkaitan dengan perkara

- Menyusun mengikut abjad

KAEDAH MENGINDEKS

- Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail

- Memasukkan tajuk fail dalam borang doket Am 89 dan Am 89A

- Komputer

- Kod Indeks 3” x 5”

- Penyusunan Mengikut Abjad

- Penyusunan Mengikut Nombor

MENGESAN

Mendapatkan semula maklumatmengikut sistem yang telah disediakan

AKTIVITI MENGESAN

- Rujuk Indeks

- Kawal Edaran

- Penyusunan fail dalam kabinet/rak

KAEDAH MENGESAN

- Penggunaan Indeks Am 89 & Am 89 A atau Indeks Kad

- Penggunaan Kad Edaran Fail

- Penggunaan Komputer

- Penggunaan Senarai Fail atauBuku Daftar Fail

- Penggunaan Buku Daftar Surat

SIRI FAIL

Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan mengikut sesuatu skim diberi nombor Kod Khas untuk aktiviti tertentu atau disusun mengikut sistem fail atau disimpan sebagai satu unit kerana fail-fail atau dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai bentuk yang serupa atau kerana perhubungan yang lain yang timbul dari pengwujudan, penerimaan dan penggunaannya.