INTEGRATIVE DOCUMENT AND CONTENT MANAGEMENT: STRATEGIES FOR EXPLOITING ENTERPRISE KNOWLEDGE

Gloria A. Negrón Dones

CINF 6208: Sistemas computadorizados para el manejo integrado de documentos

9 de marzo de 2009

Preámbulo

Asprey y Middleton (2003) proponen un modelo para la integración de documentos y la administración de contenido.

Ofrecen un marco administrativo que se asocia con un modelo de sistemas de información que pretende ayudar las organizaciones a planificar e implementar una solución al manejo de documentos y su contenido.

El marco administrativo de Integrative document and content management (IDCM) incluye:

Planificación de procesos Planificación de proyectos Políticas Principios y procedimientos

Los mismos aseguran que los recursos documentales de una organización apoyen lamisión de la misma en una forma costo-efectiva.

PARTE 3

DEFINICIÓN Y REQUISITOS DE ANÁLISIS

Parte 3: Definición y requisitos de análisis

Esta parte introduce el marco conceptual para llevar a cabo las necesidades de análisis y para discutir los tipos de requisitos que se identifican para el usuario.

Parte 3: Definición y requisitos de análisis

Discute en detalle el proceso para identificar los requisitos funcionales para administrar los siguientes tipos de documentos: documentos impresos, documentos de oficina en formato digital, correo electrónico, tecnologías de reconocimiento e imágen de documentos, flujo de trabajo, dibujos técnicos e ingeniería y manejo de contenido del Web.

Parte 3: Definición y requisitos de análisis

Además discute los requisitos no funcionales de Integrative document and content management (IDCM), tales como, tamaño del sistema, requisitos administrativos y el ambiente tecnológico en la cual IDCM se va a implantar.

CAPÍTULO 10

ANÁLISIS DE NECESIDADES Y DEFINICIÓN DEL MARCO CONCEPTUAL

Introducción

Este capítulo analiza el marco conceptual que las empresas pueden usar para estructurar el análisis de las necesidades y la definición de un IDCM.

Objetivos del capítulo

Revisar la definición y los requisitos de análisis dentro del contexto de planificación de IDCM.

Discutir la importancia de la definición y los requisitos de análisis.

Revisar el proceso de definición y requisito de análisis.

Revisar las técnicas y herramientas que apoyan la definición y los requisitos de análisis.

Función de la definición y requisitos de análisis

La siguiente etapa de la fase 0 de planificación conceptual es la definición y requisitos de análisis.

Incluye la determinación, análisis, documentación, y la validación de los requisitos para IDCM.

Objetivos para la definición y requisitos de análisis

Corroborar el problema para solucionar el manejo de documentos.

Documentar el ambiente lógico actual que envuelven los pasos de análisis y documentación de los flujos de información, de los actuales repositorios de documentos y los requisitos de los metadatos.

Documentar el ambiente físico actual incluyendo una definición de la infraestructura de tecnología de la información (IT) como: hardware servidor/cliente, software, bases de datos, sistemas de comunicación y de redes.

Objetivos para la definición y requisitos de análisis

Definir el objetivo del ambiente físico de IT con relación a los requisitos de integración, estándares de información, operación interna de las redes/comunicaciones y la arquitectura informática de la empresa.

Reexaminar las opciones tecnológicas para la solución de un problema, estableciendo la solución preferida.

Justificación de la definición y requisitos de análisis

Dentro de los procesos de integración de un IDCM, la etapa de planificación es un elemento esencial en el ciclo de vida que conlleva el desarrollo del producto.

La configuración del software para IDCM debe estar personalizado para alcanzar las necesidades de la empresa.

Justificación de la definición y requisitos de análisis

Muchas organizaciones no conocen sus recursos informativos, considerando la importancia que tienen los documentos en las transacciones administrativas.

El retraso de la fase 1 en la implementación del IDCM puede ocurrir cuando una empresa no pone suficiente empeño en la definición y los requisitos de análisis.

Caso: Especificaciones dudosas Una compañía desea integrar su sistema de correo electrónico

a su sistema de manejo de documentos. El suplidor confirma que se puede lograr.

El contrato se adjudica al suplidor, pero más tarde, determina que no es capaz de ofrecer un producto de software que proporcione la integración entre el sistema de manejo de documentos (DMS) y el sistema de correo electrónico de la empresa.

Aunque la solución que provee el suplidor se puede integrar con otros sistemas de correo electrónico, el mismo no se puede integrar con el sistema de correo electrónico que utiliza la empresa.

En este caso la empresa debió señalar sus necesidades de una forma más específica, mencionando su ambiente (lógico y físico) cliente/servidor de correo electrónico y sus versiones de software.

Por otra parte, el suplidor debió ser más responsable en la investigación del ambiente de IT de su cliente.

Pasos a seguir para la definición y requisitos de análisis

1. Prepararse para el análisis de la definición y los requisitos de análisis

2. Determinación de necesidades

3. Análisis de las necesidades

4. Requisitos de documentación

5. Requisitos de validación

6. Promoción del proyecto

Enfoque de análisis sistémico

Se aplicará el siguiente enfoque de análisis sistémico al IDCM cuando una empresa tiene su metodología preferida para el proyecto de sistemas de información:

Enfoque de análisis sistémico: Procesos/actividades

Determinación de los requisitos. Se refiere a obtener los hechos sobre el modelo actual de negocio y el modelo actual del sistema, así como captar otros requisitos que puedan surgir.

Análisis de Requisitos. Es el proceso en el cual se analizan los hechos que se han reunido con el propósito de examinar las opciones que puedan confrontar las limitaciones que existen en el ambiente para el manejo de documentos.

Requisitos de Documentación. Abarca la preparación de requisitos que envuelve el modelo actual de negocio y el modelo actual del sistema. Se definen los requisitos para superar las limitaciones con el sistema existente y satisfacer las nuevas necesidades.

Requisitos de Validación. Abarca los procesos para autenticar los resultados de la labor realizada durante la determinación, análisis y definición.

Resumen

Este capítulo enfatiza la importancia de llevar a cabo un análisis completo de los requisitos y de la documentación detallada para la aplicación del IDCM en una empresa.

CAPÍTULO 11

LAS NECESIDADES DEL USUARIO

Introducción

Este capítulo extiende la discusión del capítulo anterior, para considerar un acercamiento que puede ser útil al momento de planificar el análisis de las necesidades del usuario en un proyecto IDCM.

Objetivos del capítulo

Discutir: el rol del análisis de las necesidades del usuario en el

contexto de IDCM el análisis y definición de los requisitos estratégicos para

sistemas de IDCM dentro del contexto de la planificación empresarial

la especificación de requisitos tácticos para la solución de un IDCM en el lugar, grupo de trabajo o el nivel de proceso administrativo de una empresa

la documentación de los requisitos operacionales haciendo referencia a las preocupaciones de preservación y archivo

requisitos a largo plazo para soluciones de IDCM

Considerar: los requisitos para señalar interfaces a los sistemas

empresariales

Análisis del rol de las necesidades del usuario

La definición y análisis de las necesidades del usuario es un componente importante en la iniciativa de un IDCM ya que establece algunos de los siguientes factores:

Análisis del rol de las necesidades del usuario

Permite que el equipo del trabajo aproveche la labor que se ha realizado durante la planificación del proyecto, alineando los requisitos del IDCM con la planificación estratégica de la empresa.

Proporciona al equipo de trabajo la oportunidad de analizar y definir los requisitos para mejorar los procesos empresariales utilizando sistemas de IDCM como un componente clave de la arquitectura de los sistemas de información.

Provee al equipo de trabajo la oportunidad de evaluar los requisitos inmediatos y revisar todos los requisitos del proceso empresarial.

Ayuda al equipo de trabajo a determinar la naturaleza del entorno corriente en el cual se encuentra el documento, incluyendo análisis de los registros y colecciones documentales, y determina la calidad de los datos y documentos.

Asiste, ayuda e identifica los tipos de herramientas que se utilizan y los tipos de formatos que serán necesarios para apoyar la solución del IDCM.

Análisis de las necesidades del usuario

El análisis de las necesidades del usuario seinteresa en cómo influye la búsquedade información a diferentes grupos depersonas. Toma en cuenta los siguientesfactores:

Análisis de las necesidades del usuario

Factor cognitivo: Se refiere a la confianza que tienen los usuarios en el sistema para proveer la información exacta, confiable y pertinente que se encuentra en los documentos.

Factor afectivo: Se refiere a cuán ansioso se ponen los usuarios con la gran cantidad de información que se puede recuperar. Quizás el sistema no tenga la habilidad para discriminar entre los documentos que sean pertinentes para el usuario.

Factor situacional: Se refiere al tiempo y esfuerzo que se utiliza para acceder a los documentos y el mismo justifica lo que finalmente se obtiene.

Requisitos estratégicos

Los requisitos estratégicos son relevantes enla planificación de las iniciativas empresarialesy los cambios organizacionales. A continuaciónuna lista de las necesidades del usuario en cuanto a los requisitos estratégicos:

Necesidades del usuario - Requisitos estratégicos

Visión de la empresa Declaración de la

misión Objetivos corporativos Valores

organizacionales Funciones de la

empresa

Iniciativas de la planificación

Asuntos novedosos Entorno documental Iniciativas para el

IDCM Resumen

Requisitos tácticos

Los requisitos tácticos para la solución del IDCM se relacionan a una variedad de funciones y procesos de la organización.Algunos de los requisitos más importantes son:

Necesidades del usuario - Requisitos tácticos

Interfaces del sistema. Se refiere a los requisitos para que la solución del IDCM pueda integrarse a otro sistema de la empresa.

Transición del sistema. Se refiere a los requisitos de la empresa para hacer la migración de datos de un registro de documentos existente a uno de IDCM.

Necesidades del usuario - Requisitos tácticos

Requisitos para cambios administrativos Se refiere a los requisitos relevantes que se relacionan con el grupo de compras y contratos. Puede existir una variedad de usuarios del IDCM que necesitan acceder a los documentos sin saber si los mismos se encuentran en el archivo del sistema o en el repositorio.

Necesidades del usuario - Requisitos tácticos

Requisitos de adiestramiento Un adiestramiento adecuado es fundamental para el buen funcionamiento del IDCM. Cuando se integra el sistema, se debe tener en cuenta a los usuarios para que ellos vean el IDCM como una mejora y no como impedimento. El adiestramiento debe comprender los siguientes usuarios:

Necesidades del usuario - Requisitos tácticos

• Usuario general – recibe el adiestramiento necesario para cumplir con los requisitos individuales del trabajo

• Usuario clave – Tiene un mayor nivel de adiestramiento y destrezas

• Escritorio de apoyo – Equipo que necesita adiestramiento en la administración del IDCM

• Administrador del sistema – Equipo técnico que debe estar adiestrado en la operación

Necesidades del usuario - Requisitos tácticos

Políticas

Las políticas se identifican durante el análisis de requisitos. Se deben resolver durante el desarrollo e implementación del IDCM. Esto es importante si la política sobre el manejo de documentos, no se ha formulado antes de comenzar el análisis de los requisitos del usuario.

REQUISITOS OPERACIONALES

Necesidades del usuario - Requisitos operacionales

Entorno del manejo del documento

Definición de perfil de usuario

Tipo y formatos de documentos

Registros de documentos

Colecciones de documentos

Requisitos para el manejo de documentos

Requisitos de archivo Preservación Requisitos de

migración Conversión a formato

digital o de imagen Resumen

Requisitos operacionales: Manejo de archivos

En algunas organizaciones, el manejo de archivos requiere que se le asigne una operación distinta y un análisis específico de los requisitos.

La preservación y almacenamiento de documentos en los archivos es cada vez mayor en las empresas.

Los sistema para el manejo de los archivos deben de prestar atención especial a las obligaciones legales de los documentos, el almacenamiento físico de los mismos, el control administrativo y su custodia, su periodo de retención, y su orientación testimonial e histórica.

Requisitos operacionales: Manejo de archivos

Algunos de los elementos esenciales de un documento electrónico corporativo son:

• Identificación singular• Autor• Dueño• Clasificación• Fecha de creación• Fecha de registro• Título• Periodo de retención• Palabras claves

Requisitos operacionales: Preservación

Otra área de operaciones que puede requerir análisis de necesidades, es el área general de preservación.

El propósito es tener disponible el acceso y almacenamiento a largo plazo, en formato digital.

Cuando los documentos se originaron en formato impreso, requieren un esfuerzo para convertir los datos a un medio digital que provea acceso inmediato.

Cuando los documentos se originaron en formato digital, requieren atender los asuntos de conversión para que los datos se conviertan a un formato viable que sea accesible.

Requisitos operacionales: Preservación

Los siguientes recursos se prestan para ser preservados en formato digital:

• Alfanumérico – bases de datos, software, documentos en Word, etc.

• Audio – música, historias orales, discursos, etc.

• Video – películas, animación, etc.• Gráficas – mapas, fotografías, clip art,

etc.• Multimedio y documentos compuestos

Requisitos operacionales: Migración de datos

Los requisitos para la migración de datos pueden componerse en escenarios diferentes:• Migración de datos de un sistema de

información existente que provee el manejo de documento o registro

• Migración de datos de una base de datos local

• Migración de secciones de un documento de un sistema de archivo existente

Requisitos operacionales: Conversión a formato digital o de imagen

La empresa puede considerar convertir a formato digital aquellos documentos inactivos.

Al considerar esta conversión se debe examinar la colección de documentos y el valor que el mismo tiene para convertirlo a formato digital o de imagen.

Por consiguiente, se debe considerar el tipo de documento, su volumen, tamaño, formato y las implicaciones para la captura de la imagen.

Resumen Aunque existe una tendencia en la industria de sistemas

de información de promover el concepto de una solución quesatisfaga las necesidades del usuario, en ocasiones se le da pocaatención al análisis depurado que requiere los requisitos delusuario. Por ejemplo: A veces hay falta de conocimiento en cuanto al esfuerzo que

requiere el alcance, definición, y el desarrollo de las necesidades del usuario.

Frecuentemente se confunde las necesidades del usuario con las necesidades del sistema de un IDCM

La administración dedica poco tiempo y asigna recursos con poca experiencia y destrezas para llevar a cabo un análisis completo de requisitos.

La falta para identificar, comprender, analizar y definir adecuadamente los requisitos del usuario puede representar un riesgo significativo para el proyecto.

Reflexión

Las organizaciones que no han implementado soluciones para manejar efectivamente sus documentos se arriesgan a perder clientes ya que no responden con la rapidez necesaria o con la información incorrecta.

Los programas que existen para administrar los documentos se deben integrar de acuerdo a un modelo que combina el marco administrativo (política, principios, procedimientos, planificación) y los sistemas de información, permitiendo una solución abarcadora.

Referencias

Asprey, L., & Middleton, M. (2008). Integrated document management for decision support. In F. Burstein & C. W. Holsapple (Ed.), Handbook on decision support systems 1. Brisbane, Australia: Springer Berlin Heidelberg.

Asprey, L., & Middleton, M. (2003). Integrative document and content management: Strategies for exploiting enterprise knowledge. Hershey, PA: Idea Group.

Taylor, S. (2004, May/June). An integrative document and content management planning model. [Review of the book Integrative document and content management: Strategies for exploiting enterprise]. The Information Management Journal, 69-70.

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