E MAIL

ETIQUETTEsB LEELA DHARMDHM (OU) 2014-16; AIHAROLL NO 1404-01-676031(INDIA)94904-68518; BOBBALEELADHAR@HOTMAIL.COM

INTRO

HISTORY

AUTODIN NETWORK1962MESSAGE SERVICE1,350 TERMINALS30 MILLION MSGS PER MONTH.APPROX LENGTH 3,000 CHARACTERS. SUPPORT - 18 LARGE COMPUTERIZED SWITCHES U.S. GEN SER ADM ADVANCED RECORD SYSFURTHER CONNECTED TO ROUGHLY 2,500 

TERMINALS.

HISTORY

HOST-BASED MAIL SYSTEMS.

 MIT'S [COMPATIBLE TIME-SHARING SYSTEM -CTSS] IN 1961.

1965 – MIT'S CTSS MAIL.1962 – 1440/1460 ADMIN  TERMINAL SYS.1968 – ATS/360.1972 – UNIX MAIL PROGRAM1972 – APL MAILBOX BY LARRY BREED………… AND ITS NOW A ROUTINE

HISTORYLAN BASED MAIL SYSTEMS.

CC:MAILLANTASTICWORD PERFECT OFFICEMICRO-SOFT MAILBANYAN VINESLOTUS NOTES

INTEROPERABILITY & FIRST E.MAIL

1971 THE FIRST ARPANET EMAIL WAS SENT.

PREVIEW

INTRO.

DEFINITION & NEED.

FORMAT / CONTENTS & TYPES.

DRAFTING, USES & PROBLEMS.

CONCLUSION.

DEFINITION

&

NEED

DEFINITION

E MAIL.   IS  A  METHOD  OF  EXCHANGING DIGITAL MESSAGES  FROM  AN  AUTHOR  TO ONE OR MORE RECIPIENTS.

ETIQUETTE.  IS  A  CODE  OF  BEHAVIOR  THAT DELINEATES  EXPECTATIONS  FOR SOCIAL BEHAVIOR  ACCORDING  TO  CONTEMPORARY, CONVENTIONAL  NORMS    WITHIN   A SOCIETY, SOCIAL CLASS OR GROUP.

NEED

COMMUNICATION.SOCIALISING.NETWORKING& MANY MORE…..

FORMAT / CONTENTS

&

TYPES

FORMAT / CONTENTSMESSAGE HEADER

MESSAGE-ID

 TO: REPLY OR REPLY ALL OR FORWARD.

BCC: BLIND CARBON COPY;

 CC: CARBON COPY.

SUBJECT.

ATTACHMENTS.

BODY

TYPES

1.WEB MAIL.

2.POP3 - POST OFFICE PROTOCOL .

3.IMAP - INTERNET MESSAGE ACCESS PROTOCOL.

4.  MAPI  -  MESSAGING  APPLICATION  PROGRAMMING INTERFACE  (MAPI)  IS  A  MESSAGING  ARCHITECTURE AND  A  COMPONENT  OBJECT  MODEL  BASED  API  FOR MICROSOFT WINDOWS.

DRAFTING,

USES

&

PROBLEMS

DRAFTING1. DON'T PUT SOMETHING IN AN EMAIL MESSAGE THAT YOU 

WOULD NOT WANT READ BY EVERYBODY.2. EMAIL CAN BE MISDIRECTED, EVEN WHEN YOU ARE CAREFUL. 

ALWAYS DOUBLE-CHECK YOUR LIST OF RECIPIENTS. 3. DON'T SEND ATTACHMENTS (E.G., WORD, EXCEL FILES) UNLESS 

THE RECIPIENT WANTS IT AND EXPECTS IT.4. DON'T TYPE IN ALL CAPITALS. THIS IS THE ELECTRONIC 

EQUIVALENT OF SHOUTING!5. DON'T SEND AN EMAIL WITHOUT A MEANINGFUL SUBJECT.6. DON'T OVERUSE CARBON COPIES. 7. DON'T IMMEDIATELY RESPOND TO MESSAGES THAT MAKE YOU 

ANGRY. 

DRAFTING8. DON'T GIVE YOUR USER ID OR PASSWORD TO ANOTHER 

PERSON. 9. DON'T MAKE CHANGES TO SOMEONE ELSE'S MESSAGE AND 

PASS IT ON WITHOUT MAKING IT CLEAR WHERE YOU HAVE MADE THE CHANGES.

10.  DON'T PRETEND YOU ARE SOMEONE ELSE WHEN SENDING MAIL, E.G. BY USING SOMEONE ELSE'S ACCOUNT TO SEND IT. 

11. RESTRICT YOURSELF TO ONE SUBJECT PER MESSAGE SO RECIPIENTS CAN USE THE "SUBJECT" FIELD TO MANAGE THE MESSAGES THEY HAVE RECEIVED.

12.  USE DISCRETION WHEN PRINTING . PURPOSE OF EMAIL - PAPERLESS MEDIUM.

13.  USE THE SPELL CHECKER .NEVER SEND EMAIL WITH SPELLING ERRORS .

14.  REPLY TO ORIGINAL MESSAGES. THIS HELPS THE RECIPIENT UNDERSTAND THE CONTEXT OF THE REPLY.

DRAFTING15. USE THE AUTO-SIGNATURE OPTION.16.  ENCOURAGE OTHERS TO COMMUNICATE WITH YOU BY EMAIL.17. SENDING E-MAIL IS NOT THE SAME AS TALKING TO A PERSON 

FACE TO FACE. 18. NEVER DELIVER A NEGATIVE MESSAGE BY EMAIL.19.  BE MORE POLITE THAN WHEN YOU SPEAK.20. USE FRIENDLY LANGUAGE, DESCRIPTIVE ADJECTIVES AND 

CAREFULLY CHOSEN WORDS.21. BE CAREFUL ABOUT YOUR GRAMMAR AND SPELLING IN YOUR 

EMAIL.22.  WHEN YOU’RE OUT OF THE OFFICE, SET UP AN AUTOMATIC 

RESPONSE THAT LETS PEOPLE KNOW YOU AREN’T RESPONDING TO YOUR EMAIL

USES

1.FLAMING.

2.EMAIL BANKRUPTCY.

3.IN BUSINESS.

4.MOBILE

PROBLEMS

1. ATTACHMENT SIZE LIMITATION

2. INFORMATION OVERLOAD

3. SPAMMING AND COMPUTER VIRUSES

4. EMAIL SPOOFING

5. EMAIL BOMBING

6. PRIVACY CONCERNS

7. TRACKING OF SENT MAIL

CONCLUSION