EJE TEMATICO No. 4

DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

Por

Neyla Constanza Lozano C.

Nelson Sosa C.

Diana Milena Lozano C.

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA

DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAUNIVERSIDAD DEL QUINDIO

2011

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DIGITALIZACION

DEFINICION Y TERMINOLOGIA BASICA

USOS Y APLICACIONES

VENTAJAS

REQUISITOS PARA EL PROCESO DE DIGITALIZACION

EL PROCESO DE DIGITALIZACION

TE

MA

RIO

QUE ES DIGITALIZAR

¿Qué significa digitalizar? Digitalizar es traducir información como textos, imágenes o sonidos, a un formato que puedan

entender los microprocesadores.

Otra manera de decirlo: Es la Acción de convertir información Analógica en información Digital.

INFORMACION ANALOGICA Y DIGITAL

La información digital es la única información que puede procesar una computadora, generalmente en el sistema binario, es decir unos (1) y ceros (0).

Se refiere a las magnitudes o valores que varían con el tiempo en forma continua (distancia, temperatura, velocidad, voltaje, frecuencia, amplitud, etc.) y pueden representarse en forma de ondas.

INFORMACION ANALOGICA INFORMACION DIGITAL

PROCESO DE DIGITALIZACION

Realidad- Señal de entrada continua (analógica)

Representación con números (dígitos) de cualquier elemento de la realidad

Al estar representado en números, cualquier imagen o sonido (o documento, en general) puede ser entonces almacenado en un medio informático (como un CD, DVD, el disco duro de una PC, etc.). Así, una imagen digitalizada se puede conservar y multiplicar indefinidamente sin perder calidad con el tiempo o en cada proceso de copiado. Lo mismo pasa con el audio y con el video.

Equipo de digitalización

FORMAS DE DIGITALIZAR

Existen diferentes formas de digitalizar información, generalmente depende del tipo de información. Por ejemplo, una fotografía en papel suele digitalizarse empleando un escáner.

En cambio, el sonido suele digitalizarse empleando un micrófono, que lo transmite a la placa de sonido, donde se digitaliza.

En cuanto a documentos de texto en papel, suelen digitalizarse empleando sistemas OCR, que reconocen los símbolos escritos y los convierten en caracteres editables en la computadora.

USOS Y APLICACIONES DE LA DIGITALIZACION

Uso a nivel corporativo. Organización, control y reducción

de documentos en papel

Permite nuevos usos de la información al facilitar una nueva forma de almacenamiento, organización y transporte

USOS Y APLICACIONES DE LA DIGITALIZACION

Entre las aplicaciones de la digitalización masiva de datos que pueden mejorar nuestra vida destacan las aplicadas en la medicina y en la seguridad pasiva de los automóviles.

Por ejemplo, la digitalización de nuestro historial médico, podría permitir el acceso a todos nuestros datos, grupo sanguíneo, radiografías, alergias a medicamentes, etc., en cualquier parte del hospital.

En el ámbito automovilístico destaca la digitalización aplicada a los sistemas de tracción y los mapas digitales interactivos basados en el geo-posicionamiento por GPS (Sistema de Posicionamiento Global).

USOS Y APLICACIONES DE LA DIGITALIZACION

Entre las aplicaciones del procesamiento digital de sonido se encuentran las aplicaciones Musicales como ecualizadores digitales, efectos de sonido

(distorsión, comprensión, eco...), especialización del sonido, CÓDECS de audio, etc.

Otros usos se encuentran en las bibliotecas para la creación de BIBLIOTECAS DIGITALES.

•Elevada capacidad de almacenamiento con un costo MINIMO. •Conservación optima de la información. •Permite a distintos usuarios acceder simultáneamente a la misma información a través de redes de datos. •Acceso inmediato a la información. •Automatización de procesos para la clasificación e indexación de documentación. •Permite generar bases de datos para realizar búsquedas, consultas, estadísticas, etc. •Distintas alternativas para guardar la información, haciendo posible la edición de la documentación o guardándola de forma inalterable. •Carga y procesamiento automático de información, construcción de bases de datos e informes.    

 

VENTAJAS DE LA DIGITALIZACION

Toda entidad que quiera DIGITALIZAR debe invertir recursos en:

REQUISITOS PARA LA DIGITALIZACION

1. CONOCIMIENTO: DISEÑO DE MODELOS DE GESTION DE DOCUMENTOS

2. INFRAESTRUTURA: EQUIPOS, HARDWARE Y SOFTWARE

3. CAPACITACION

REQUISITOS PARA LA DIGITALIZACION

INFRAESTRUCTURA FISICA

RED : Redes computacionales, televisión digital, teléfonos celulares digitales, líneas

telefónicas, redes de fibra óptica, redes inalámbricas y cualquier otro tipo de hardware, telecomunicaciones y servicios de protocolo de

Internet (IP).

APLICACIONES

Aplicaciones que hacen posible el uso de la infraestructura física para generar valor

agregado. Se incluyen en esta categoría todas las aplicaciones de software, los servicios de

almacenamiento remoto en Web, los navegadores y los programas multimedia, así como cualquier otro producto basado en bits y

bytes.

Equipos para la captura de información

LA INFRAESTRUCTURA y LAS APLICACIONES constituyen los fundamentos del proceso de digitalización

INFRAESTRUCTURA FISICA

REQUISITOS PARA LA DIGITALIZACION

EQUIPOS DE ESCANEO

SERVIDOR DE DATOS E IMÁGENES.

EQUIPOS DE GRABACIÓN Y VERIFICACIÓN.

IMPRESORAS.

EQUIPOS DE CONVERSIÓN DE CINTA MAGNÉTICA.

QUEMADORES DE CD’S.

LECTORES DE CÓDIGO DE BARRAS.

MOBILIARIO.

Equipos para la Captura de Información

· Groupware: Permiten compartir recursos y realizar tareas en las que intervienen más de una unidad. Son excelentes plataformas de distribución y mensajería electrónicas. Las más destacables son Lotus Notes, Microsoft Exchange y Novell Groupwise.

· Workflow; herramientas que permiten el diseño de flujos de trabajo de una empresa, indicando, quién debe realizar las tareas y asignando las mismas a los intervinientes siguientes. Es decir, mover la información a las personas apropiadas, siguiendo el orden adecuado y suministrando las herramientas idóneas que permitan procesar dicha información. Actualmente existe una gran variedad de aplicaciones Workflow en el mercado.

· Electronic Data Interchange (EDI); sistema de intercambio de datos, documentos de negocios, por vía telemática en un formato estándar. Se aplica en transacciones comerciales existiendo un operador que actúa como intermediario y verificador de las operaciones entre empresas. Los sistemas más extendidos en España son Odette ( sector automóvil), Aecom (distribución comercial), Edistel (telecomunicaciones), Edifarma (farmacia), Edisan (sanidad).

APLICACIONES USADAS PARA PROCESAMIENTO DE INFORMACION DIGITAL

APLICACIONES

APLICACIONES USADAS PARA PROCESAMIENTO DE INFORMACION DIGITAL

· Gestión Electrónica Documental; sistema de tratamiento de la documentación que combina la imagen con información textual asociada a ella, permitiendo el almacenamiento, recuperación y reproducción de los documentos de modo automatizado. Existen dos tipos de aplicaciones en este área que se encuentran íntimamente ligadas, pudiendo actuar (4) tanto separadamente como integrados dentro de la misma aplicación:

· Computer Output to Laser Disk (COLD); salida de ordenador a disco óptico. Permite la captura de la información desde el spool de impresión y su volcado e indización automática a disco óptico. Se utilizan para el almacenamiento y recuperación de los listados e informes generados por el ordenador central evitando el uso de papel .Son la evolución de los sistemas COM (salida de ordenador a microfilm).

· Sistemas de imagen; La captura de los documentos se realiza, fundamentalmente, a través del escáner. Se utiliza para el almacenamiento y recuperación de los documentos en formato papel, admitiendo también registros electrónicos (fax, ficheros generados en procesadores de texto, hojas de cálculo, O.C.R., etc.). El documento en papel, una vez escaneado, se transforma en formato electrónico (imagen) que es recuperable a través de las claves que se le adjudican y visualizable en la aplicación  

APLICACIONES

EL OCR

La tecnología OCR proporciona a los sistemas de reproducción por escáner y sistemas de imágenes la habilidad de convertir imágenes de caracteres en letra de máquina, en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por una computadora. Así, las imágenes de caracteres en letra de máquina son extraídas de un mapa de bits de la imagen reproducida por el escáner.

APLICACIONES USADAS PARA PROCESAMIENTO DE INFORMACION DIGITAL

APLICACIONES

EL ICRLa tecnología ICR proporciona a los sistemas de reproducción por escáner y sistemas de imágenes, la habilidad de convertir caracteres en letra manuscrita (no cursiva) en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por una computadora. Así, las imágenes de caracteres en letra manuscrita son extraídas de un mapa de bits de la imagen reproducida por el escáner. Existen diversos dispositivos de reconocimiento ICR en el mercado.

APLICACIONES

APLICACIONES USADAS PARA PROCESAMIENTO DE INFORMACION DIGITAL

EL PROCESO DE DIGITALIZACION

LA DIGITALIZACION ES SOLO UNA PARTE DE UN PROCESO MAYOR QUE GENERALMENTE COMPRENDE LA

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION ELECTRONICA DE

DOCUMENTOS (SGED)

EL PROCESO DE DIGITALIZACION CARECE DE EFICACIA, SI NO EXISTEN MODELOS DE GESTION DOCUMENTAL

DEFINIDOS , BASADOS EN LA ARCHIVISTICA TRADICIONAL

EL PROCESO DE DIGITALIZACION

Por esa razón, existen muchas maneras de representar la DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

1. Preparación de Documentos 5. Grabación de

Documentos

4. Indización de Documentos

3. Inspección de Documentos

2. Escaneo de Documentos

A

B

C

D

1. SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

Selección de las series documentales que van a ser DIGITALIZADAS y de

los TIPOS DOCUMENTALES que se

DIGITALIZARAN dentro de las series.

2. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS

Proceso Manual que implica retirar ganchos, clips, reparar,desencuadernar, arreglar lotes.

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE DIGITALIZACION

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE DIGITALIZACION

3. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

Manual: La digitalización manual implica la presencia de un operador que trabaje con una pantalla de ordenador. Requiere la captura de metadatos (indización) mediante digitación

Automática: A través de captura automática de metadatos, pueden digitalizarse varias páginas ,organizarlas en la pantalla en archivos con páginas individuales o múltiples, y guardarlas como TIFF (Tagged Image File Format) (Tagged Image File Format (TIFF): formato de gráficos de alta resolución basado en etiquetas. El formato TIFF se utiliza para el intercambio universal de gráficos digitales.) .

4. INSPECCIÓN DE DOCUMENTOS

Verificación de la calidad de la imagen, legibilidad, resolución, nitidez, arreglos, manipulación de imagen.

• PUEDE SER MANUAL O AUTOMATICA•SE DEBEN CREAR INDICES DE TEXTO, IMAGEN O AMBOS• DATOS DE IDENTIFICACIÓN• PALABRAS CLAVES• RELACIONES- REF. CRUZADAS• OCR /ICR

5. INDIZACIÓN DE DOCUMENTOS

• NECESIDADES DE LOS USUARIOS• NIVELES DE INDIZACION• TECNICAS DE INDIZACIÓN• CATALOGACION Y ANALISIS• TECNICAS DE ACTUALIZACION

Descrip

ción d

el

docu

mento

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE DIGITALIZACION

• AUTOMÁTICO• MAGNÉTICOS (TEMPORAL)• CD-ROM• MAGNETO OPTICOS• OPTICOS• ROCKOLAS• SERVIDORES - BASES DE DATOS

DOCUMENTALES

5. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

• CRITERIOS DE COMPRESION• SELECCION DEL FORMATO DEL

ALMACENAMIENTO• CRITERIOS DE RESPALDO• CRITERIOS DE CONSERVACION• CRITERIOS DE SEGURIDAD

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE DIGITALIZACION

CONCLUSIONES EL PROCESO DE DIGITALIZACION PRESENTA MUCHASVENTAJAS EN RELACION A QUE ES UN INSTRUMENTO MUY POTENTE DE DIFUSIÓN QUE ADEMÁS PROPORCIONA INMEDIATEZ

SIN EMBARGO REQUIERE INFRAESTRUCTURA DE HARDWARE Y SOFTWARE QUE EN ESTOS MOMENTOS NO ES ASEQUIBLE A TODO EL QUE QUIERA UTILIZARLA . EL PROCESO DE DIGITALIZACION SIGUE SIENDO COSTOSO

DE OTRA PARTE, EL PROCESO DE DIGITALIZACION POR SI MISMO NO RESULEVE LOS PROBLEMAS DE GESTION DE INFORMACION, EN CUANTO NO HAGA PARTE DE UN MODELO DE GESTION DE DOCUMENTOS ESTRUCTURADO EN UN ESTUDIO PREVIO DE LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN . AUNQUE HAN SIDO MUCHAS LAS ESTRATEGIAS O MODELOS DE GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS QUE HAN SIDO ESBOZADOS Y DESARROLLADOS, HOY POR HOY NO PODEMOS HABLAR DE APLICACIONES CONCRETAS QUE LLEVEN A CABO SU IMPLEMENTACIÓN PRÁCTICA

BIBLIOGRAFIA

MARTÍNEZ SERENO, Vicente . “Integración de sistemas de Gestión Electrónica Documental en la empresa: evaluación de costes y metodología de implantación”

OLARAN , Clotilde. Entrevista a la Jefa de Sección de la Biblioteca Foral de Bizkaia . "La principal ventaja de la digitalización es que es un instrumento muy potente de difusión, que alcanza cualquier rincón del mundo y además proporciona inmediatez“. EUSKONEWS (nº 336 – 2006-02-24/03-03)GÓMEZ DOMÍNGUEZ, David; PEIS REDONDO, Eduardo y RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. “Desarrollo e Implementación de un Sistema Piloto De Gestión De Documentos Electrónicos”Facultad de Biblioteconomía y Documentación – Universidad de Granada. Campus Universitario de Cartuja. Colegio Máximo, S/N. GRANADA. CP:18071