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w.flickr.co

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eeldingskr8/3638834128/

Presentazioni …..

www.luigimengato.com

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http://parliamone.forema.it

Aspettative …..

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• Dell’incontro

• Del percorso Formativo

Obiettivi

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Regole …..

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Le regole

1. Posta in Arrivo Vuota

2. Categorizzare Vs. archiviare.

3. Definire le priorità

4. Ridurre i tempi di risposta ….. non troppo.

5. Redigere messaggi efficaci

6. Ricercare le e-mail

7. Netiquette

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• Posta in arrivo: contenitore temporaneo

di messaggi non elaborati.

• Spostare i messaggi in “Posta in arrivo 2010”

(Stessi principi per la Posta Inviata)1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Tenere un messaggio in

Posta in Arrivo massimo 24 h

=

decidere cosa fare entro 24 h.

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• Mostra numero totale di elementi

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Prendete una decisione sul destino di ogni messaggio non appena lo leggete.

Non trovate scuse. Siate Implacabili.1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Posta in Arrivo

Fa parte del PdA ?

1. Cestino

2. 24 h max3. Posta in arrivo 2010

Calendario

Attività

Azione ?

SI

SI

NONO

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Stiamo vivendo il secondo diluvio.

Il primo diluvio è stato di acqua, il secondo è il diluvio

dell'informazione.

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sf.rai.it/aforism

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8

Il problema è di sapere che cosa si deve salvare, che cosa si deve mettere nell'arca. Pierre Lévy

Information Overload

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2) Categorizzare Vs. Archiviare

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• Tassonomia • Folksonomia

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URGENTE NON URGENTEIM

PO

RTA

NTE

Quadrante 1 Quadrante 2

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Quadrante 3 Quadrante 4

Matrice di Covey

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4) Ridurre i tempi di risposta …..

La verità è che costruisci la tua reputazione (brand) una risposta alla volta. Le persone si

fanno un’idea di voi in base al modo in cui rispondete.

Se siete lenti immaginano che siate incompetenti e in difficoltà.

Se rispondete nei giusti tempi daranno per scontato che siate competenti e padroni del

vostro lavoro.Michael Hyatt

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…. non troppo.

Se rispondete immediatamente (online) penseranno che non avete altro da fare e che non siate padroni del vostro tempo ma schiavi

dell’e-mail.

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Come ?

• Definite dei momenti precisi per la gestione della Posta (2 volte al giorno)

• Sbrigate i messaggi a blocchi

• Disattivate tutti gli avvisi di ricezione

• La regola “1 minuto”

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5) Redigere messaggi efficaci

Garbage In, Garbage Out (GIGO): se l’input è sbagliato la macchina restituisce un output inutile

http://en.wikipedia.org/wiki/Garbage_In,_Garbage_Out

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Comporre un nuovo messaggio:

1. Definitevi l’obiettivo del messaggio;

2. Usate un “Oggetto” corretto ed informativo;

3. Siate succinti

4. Mettete a dieta i messaggi

a) Allegati leggeri (ridimensionare le foto);

b) HTML ?

5. Organizzate il messaggio per punti

6. Chiarite perché i vari destinatari ricevono il messaggio (A: Cc: )

7. Non dimenticate gli allegati1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Rispondere ad un messaggio

• Rispondete all’interno del testo del mittente;

• Rispondete alle richieste di attività dando delle tempistiche;

• Modificate l’oggetto rendendolo specifico

• Non rispondere in tempo reale (online)

• Costringetevi a dormirci sopra (se necessario)

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6) Ricercare le e-mail

Outlook: Ctrl + Maiusc + T

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7) Netiquette

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… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste nel

gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.

Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli

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Le regole

1. 1 solo calendario (…meno calendari possibili)

2. Appuntamenti con noi stessi;

3. Definire ora di inizio, ma soprattutto ora di fine;

4. Pianificare il tempo;

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1 solo calendario( … meno calendari possibili)

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Il Calendario

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Overview sul tempo

+

-

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2. Appuntamenti con noi stessi

• Con noi stessi

• Con gli altri

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3. Definire ora di inizio, ma soprattutto ora di fine

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4. Pianificare il tempo

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Anno / Mese / Settimana / Giorno / Ora

1.•Come è andato il periodo precedente ?•Obiettivi raggiunti (si / No). Perché ?•Fatto tutto ciò che avevo previsto ?•Variabili non previste ?

2.•Cosa ho imparato ?•Quali strategia metto in atto per ….

3.•Definire nuovi appuntamenti.•Farsi una ToDo List delle Attività.•Studiare il tempo futuro (appuntamenti, attività)•Definire il tempo futuro

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• Grazie ed arrivederci