Drieluik: Naar klantgerichte studentbegeleiding - Steven Losekoot, Birgitta Klompenhouwer en Theo Bakker - HO-link 2014

Drieluik: Naar klantgerichte studentbegeleiding

Noordwijkerhout, 20 juni 2014

© 2014 Deloitte The Netherlands2 SAP number/Filename/Service Area/AUTHOR/assistant

11:00-11:30 11:50-12:50 13:30-14:00

© 2014 Deloitte The Netherlands3

Wie zijn er allemaal?


Luik 1: Theorie


Mechanisme 1 – Rites de passage (Van Gennep)

Bachelor MasterVanaf 2002 ?

Rites de passageVan Gennep (1909)

Een test in afzondering, waarna het individu wordt opgenomen in de gemeenschap.

Geboorte/doop, volwassenwording, huwelijk, overlijden

Prop DoctoraalVóór 2002

Implicaties1. Studenten doorlopen een fase van afzondering en opname in een gemeenschap. 2. Deze overgang lijkt steeds vroeger te moeten plaatsvinden.


Mechanisme 2 – Cognitieve dissonantie (Festinger)

BA MasterVanaf 2014 Matching

Cognitieve dissonantieFestinger (1957)

Als er een groot verschil is tussen gedrag en

overtuiging ontstaat er spanning, die ertoe leidt dat personen na zware beslissingen hun keuzes willen herbevestigen om onzekerheid te reduceren of dit juist uit de weggaan.

Bij grote beslissingen en levensmomenten: het kopen van een huis/auto, een huwelijk,een studiekeuze.

Implicaties1. Studenten hebben behoefte aan opheffing van spanning van studiekeuzes na die keuze.2. Bij spanning zal een deel advies opzoeken, een ander deel zal dit juist uit de weg gaan.


Mechanisme 3 – Studiesucces (Tinto)

StudiesuccesTinto (1975)

Twee groepen factoren zijn van invloed opstudiesucces:- Academische integratie- Sociale integratie

(Gebaseerd op suïcide theorie van Durkheim 1961)


Toelichting Studiesucces (Tinto)

Bron: Tinto, V., 1975, Dropout from Higher Education: A Theoretical Synthesis of Recent Research, Review of Educational Research, Vol 45 (1), p95. – kleuren toegevoegd en vertaald

Familie achtergrond

Individuelekenmerken

Voor-opleiding

Doelcommitment

Institutioneelcommitment

Doelcommitment

Institutioneelcommitment

Uitval beslissing

Sociale Integratie

AcademischeIntegratie

Studie-resultaten

Intellectueleontwikkeling

Interactiesmede-

studenten

Interactie met docenten

Toewijding Toewijding

Academische systeem

Sociale systeem


Mechanisme 4 – Studiesucces (Tinto)

StudiesuccesTinto (1975)

Twee groepen factoren zijn van invloed opstudiesucces:- Academische integratie- Sociale integratie

(Gebaseerd op zelfmoord theorie van Durkheim)

Implicaties1. Studiesucces of het gebrek daaraan vindt plaats binnen een systeem2. Hierin zijn een academische en een sociale dimensie te onderkennen die elkaar beïnvloeden3. Gedurende de studie beïnvloeden zij de toewijding van de student4. Beide dragen bij daarmee aan studiesucces5. Uitval kan gezien worden als een keuze


2. Onderwijs

Jr 2

Jr 3(+4)

F = formeel proces, gericht op overgang naar de volgende fase

Opbouw van de studieloopbaanInformele momenten bereiden de student voor op geformaliseerde overgangsmomenten naar de volgende fase

1. Oriëntatie

Aanmelding en toelating

F

Jr 1BSA/Prop

F3. Hoofdfase

basis

Toegang stage, minor

F 4. Hoofdfaseafstuderen

DiplomaF

WOMaster > PromotiePost AcademischWerk

Wat valt op?Elke fase heeft eerst een element dat gericht is op ontwikkeling van de student (voorlichting, onderwijs) dat vervolgens geformaliseerd wordt (gericht op het doorlopen van officiële procedures). De formalisering vormt de basis voor overgang naar de volgende fase. Steeds meer processen worden bij wet geformaliseerd: matching, BSA na het eerste jaar.

1

2

3

4


2. Onderwijs

Initiatief student

Initiatief onderwijsinstelling > studentbegeleiding

Jr 2

Jr 3(+4)


Opbouw van de studieloopbaanOnderwijsinstellingen geven studenten meer verantwoordelijkheid voor hun succes naarmate de studie vordert

1. Oriëntatie


F

Jr 1BSA/Prop

F3. Hoofdfase

basis



DiplomaF

Bac

helo

r


Wat valt op?Onderwijsinstellingen ontwikkelen de meeste activiteiten rond de start van de opleiding. Van studenten wordt verwacht dat zij verderop in de studie zelfstandiger beslissingen kunnen nemen. Studenten met minder kans op studiesucces (beperkte sociale of academische integratie) hebben juist baat bij continue begeleiding en spiegeling.

1

2

3

4


2. Onderwijs

Initiatief student

Versnipperde initiatieven, centraal en decentraal

Jr 2

Jr 3(+4)

Ter illustratieDe oriëntatie, aanmelding en toelating vanuit het perspectief van de student

1. Oriëntatie


F

Jr 1BSA/Prop

F3. Hoofdfase

basis



DiplomaF

Bac

helo

r


Heel veel keuzesWat kan en moet ik kiezen?

Kennismaking op schoolOpen dag Verkeerde keuze?

Website

Studielink

Collegekaart

IntroductieStudiefinanciering

OV-jaarkaartDigiD

Thuis wonen of op kamers?

Matching

Dyslexie, etc. Vrienden maken

Wat kan ik worden?

Taal- en wiskundetoets

Wat wil ik?Wat kan ik?

Bijbaantje of lenen?

Hier of ergens anders?Onderwijsinstellings-ID

StudiekeuzetrajectMeeloopdag

Wat vinden mijn ouders?

Wat zijn de regels?SLB

Collegegeld

Aanmaning

Dip

lom

a h

alen

13 © 2014 Deloitte The Netherlands

Dimensies

1. Het verloop van het contact tussen de onderwijsinstelling en de student

Verloop van het contact tussen onderwijsinstelling en studentEen wisselwerking op meerdere niveaus

Open aanbod

Formele vastlegging van

de uitkomst

Interactie met de student

Officiële interactie met de

student

Impliciete keuze van de student

Officiële keuze van de student

Opleiding StudentWisselwerking

a

b

Denkkaders:- …


Dimensies

1. Het verloop van het contact tussen de onderwijsinstelling en de student

2. Balans tussen meer informele en formele processen: opbouw van studentgerichte processen ter voorbereiding en procedurele processen gericht op overgang naar een volgende fase

3. De optimale positionering van studentbegeleiding op schakelmomenten (a) voor belangrijke keuzemomenten en (b) bij formele vastlegging van uitkomsten

Verloop van het contact tussen onderwijsinstelling en studentEen wisselwerking op meerdere niveaus

Open aanbod


de uitkomst


Officiële interactie met de

student



Voorlichting procedures


de uitkomst


Officiële toetsing door de instelling




Studentgerichtevoorbereiding

Formele overgangnaar de volgende fase

S

S

S

S

a

b

c

d

Denkkaders:- formeel / informeel- transitie- dissonantie


Concretisering - 1. Voorlichting & Inschrijving

De eerste fase in de studieloopbaan van de student is de voorlichting die wordt afgesloten met de formele inschrijving op een opleiding. Deze fase start met een studentgerichte kennismaking (de voorlichting), gevolgd door een formalisering van de relatie (door toelating en inschrijving). Ook vinden hier matchingsgesprekken plaats.

1. Voorlichting 2. Propedeuse

Onderwijs3. Hoofdfase

Voorbereiding verdieping4. Hoofdfase Verdieping

en diplomering

Algemene voorlichting

…

Aansluitings-progr./ online voorlichting

Deelnameopen dagen /

meelopen / etc.

Keuze/voorkeur

Aanmelding open dagen /

meelopen / etc.

Voorlichting inschrijving

Toelating / Inschrijving

Decanaat

Matching

studiekeuze

Definitieve aanmelding


Studentgerichtevoorbereiding

Formele overgangnaar de volgende fase

S

S

S

S

a

b

c

d

1. Voorlichting

1. Inschrijving

repeterend


Opbouw van de studieloopbaanDe SLB kent informele en formele aspecten en bijbehorende IT systemen

Oriëntatie Hoofdfase,afstuderen

Hoofdfase, basis

Propedeuse

1 2 3 4


Orientatie OnderwijsOnderwijs &

stagesOnderwijs &

stages

Aanmelding & toelating

BSA / Propedeuse

Toelating stage / minor / excellentie Diplomering

ELOSIS

ELOSIS

CRM / Intake /Student Informatie

Systeem

ELOSIS

Formeel

Informeel

IT

Bac

helo

r

Wat valt op?Informele en formele processen worden veelal bediend door andere functionarissen, afdelingen en systemen. Functioneel groeien deze systemen echter naar elkaar toe; dit geeft spanningen in de IT governance van onderwijsinstellingen.


HORA http://www.wikixl.nl/wiki/hora/


• Bedrijfsfunctiemodel: – Wat doet de organisatie?– Activiteiten geclusterd tot logische eenheden die soortgelijke kennis en

competenties vragen. – Onafhankelijk van hoe het wordt uitgevoerd.

• Informatiemodel: – Welke gegevens beheert de organisatie?– Gemeenschappelijke taal voor de meest gebruikte objecten waar instellingen

mee werken.

• Applicatiemodel: – Welke applicaties heeft een instelling nodig om haar processen te

ondersteunen?

HORA


Voorbeeld: Bedrijfsfunctie Deelnemerwerving


Voorbeeld: Bedrijfsobject Prospect


Voorbeeld: Applicatie CRM-systeem


Bedrijfsfuncties

Informatie

Applicaties

HORA & framework voor studentbegeleiding


Matching

© 2014 Deloitte The Netherlands

Meer informatie

24

Theo BakkerSenior Manager OnderwijsDeloitte Consulting

[email protected]

Birgitta KlompenhouwerBeleidsadviseur InformatiemanagementHogeschool Leiden

[email protected]

mailto:[email protected]



Luik 2: Workshop




Olga Optimaal – 18 jaar uit Utrecht

4. Hoofdfaseverdieping

3. Hoofdfase voorbereiding

verdieping

2. Propedeuse

Voorlichting

Inschrijving

Studieadvies


Diploma

F

F

F

F

Olga

Voorlichting en begeleiding

1. Voorlichting Jr 1

Jr 2

Jr 3

Vervolgopleiding

F = formeel, procedureel proces gericht op overgang naar de volgende fase – aan regels gebonden

Voorlichting op school gehadOpen dag bezocht Heeft zich ook elders georiënteerd

Website bezocht

Voor 1 mei aangemeld in SL

Collegekaart op tijd aangevraagd

Introductie was leuk!

Studiefinanciering op ordeDigiD op tijd aangevraagd

Blijft nog even thuis wonen Matchinggesprek ging goedDiploma:> 7,5 gemiddeld

Niet dyslectischVrienden ook al gemaakt

Een baan is mooi, maar de inhoud van de studie is wat telt!

Taal- en wiskundetoets gingen prima

Ouders hebben studiefonds

Wil al jaren deze studie doen Oudere broer studeert al 2 jaar,ouders hebben ook gestudeerd

Ouders staan achter keuze

Heeft een gesprek gehadmet een voorlichter Tutor is

een schat!

Betaalt netjes op tijd

Onderwijsinstelling


Tim Twijfel – 19 jaar uit Amsterdam



verdieping

2. Propedeuse

Voorlichting

Inschrijving

Studieadvies


Diploma

F

F

F

F

Tim



Jr 2

Jr 3

Vervolgopleiding


Voorlichting op school gehadOpen dag niet bezocht

Waarom verder kijken als ik de VU toch al ken?

Website bezocht

Voor 1 mei aangemeld in SL

Collegekaart aanvragen?

Introductie overgeslagen

Studiefinanciering op ordeDigiD op tijd aangevraagd

Lekker op kamersMatchinggesprek was niet zo goed

Diploma:> 6,5 gemiddeld

Niet dyslectisch

Vriendenal gemaakt

Een goede baan is het belangrijkste

Taal- en wiskundetoets ging ok (een 6,5 en een 6!)

Een bijbaantje om het allemaal te betalen

Ik heb eerst wat anders gedaan, maar dat was niks

Ouders hebben ook gestudeerd

Ouders hebben vragen over keuze

Hoezo voorlichter?Tutor iseen schat!

Betaalt zo veel mogelijk op tijd

Onderwijsinstelling


Petra Probleem – 20 jaar uit Schagen



verdieping

2. Propedeuse

Voorlichting

Inschrijving

Studieadvies


Diploma

F

F

F

F

Petra



Jr 2

Jr 3

Vervolgopleiding


Voorlichting op school gehadOpen dag niet bezocht

Waarom verder kijken als ik de UvA toch al ken?

Website bezocht

na 1 mei aangemeld in SL

Collegekaart aanvragen?

Introductie overgeslagen

Studiefinanciering op ordeDigiD was te laat en daardoor

In Schagen heb ik het ook leuk!Matchinggesprek was grote onzin

Diploma:6 gemiddeld

DyslectischVriendenzitten in Schagen

Een goede baan is het belangrijkste

Taal- en wiskundetoets ging best goed (een 5,5 en 6)

Ik leen wel wat ik nodig heb

Ik heb wat langer over het VWO gedaan en toen een jaar rechten, maar Economie past beter bij me.

Ik ben de eerste die bij ons studeert

Ouders hebben geen vragen

Hoezo voorlichter?Tutor? Welke tutor?

Betaalt zo veel mogelijk op tijd

Onderwijsinstelling



Formulier – Naar klantgerichte studentbegeleiding


Meer informatie

32


[email protected]


[email protected]




Luik 3: Praktijkvoorbeeld





Inleiding

Steven LosekootProgrammamanager OSDVrije Universiteit Amsterdam

1. Terugkoppeling workshop 1



3. Hoofdfase basis

2. Jaar 1

Voorlichting

1. Processen en onderlinge samenhang tussen fasen in de studie

2. Informatiesystemen en koppeling van informatiesystemen

3. Gegevens en onderlinge samenhang tussen fasen in de studie

Inschrijving

Studieadvies

Studieadvies 2

Diploma

F

F

F

F

Initiatief student

Initiatief VU > studentbegeleiding


Jr 2

Jr 3(+4)


Studentgerichte informatievoorziening - gericht is op het studiesucces van de student

Vervolg opleidingPost Academisch


Belangrijkste bevindingen Workshop 1

39

Samenhang in de studieloopbaan

1. Te sterke focus op werving, reparatie van uitval

• De oriëntatiefase is te sterk gericht op werving ipv transparante matching. Er is veel materiaal beschikbaar dat weinig/niet gebruikt wordt later in de studieloopbaan. Dit wordt gerepareerd met intake en BSA1 en BSA2.

• Formele processen aan het begin van de studie zijn goed ingeregeld (inschrijving en BAS), maar naarmate de studie vordert neemt de samenhang af en daarmee ook de informatievoorziening aan de student.

2. Afname samenhang in de studieloopbaan

• Er is te weinig gemeenschappelijk beleid op curriculumopbouw en studievertraging.

• Processen ten aanzien van uitzonderingen en processen dicht bij de student zijn nog niet uniform ingericht (intakegesprekken, bijzondere regelingen, stages, honourprogramma’s). De mate van informatisering is te laag.

• Doordat docenten geen toegesneden informatievoorziening hebben leidt ertoe dat processen tijdintensiever verlopen en de kans op fouten en uitzonderingen toeneemt. Dit uit zich in de moeite bij samenstelling van diploma’s.

3. Governance te sterk gericht op verantwoording

• Er is wel beleid op regels (en governance), maar de samenhang in uitvoering en data is laag. Dit duidt erop dat er op doel wordt gestuurd en niet op procedure = kwaliteitszorg. Voor sommige onderdelen, waar wettelijke verplichtingen zijn verbonden, is dit wel het geval (BSA).

4. Verzameling en ontsluiting van data te beperkt

• Dataverzameling vindt nog veel plaats via allerlei losse bestanden. Dit bevestigt de lage graad van ondersteuning van docenten en verzameling van data als doel voor verantwoording en sturing in plaat van concreet gebruik in processen.

• De IV is erg geisoleerd: data is niet vrij toegankelijk; risico is dat studenten zelf informatie gaan verzamelen.


De resultaten van de eerste workshop laten de sterke en zwakke punten zien over verschillende dimensies

40

3,4

1,0

2,0

2,7

2,6

2,5

1,0

2,0

2,0

2,4

3,0

1,0

2,2

2,3

2,7

1,7

1,0

1,9

2,0

2,4

0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0

Uitwisseling van gegevens

Data Analyse

Automatisering

Processen

3,6

1,0

2,9

2,7

3,2

4,0

1,0

3,2

2,9

3,3

1,9

1,0

1,0

1,4

1,0

2,6

1,0

1,1

2,5

2,7

0,00,51,01,52,02,53,03,54,04,55,0

Samenhang

Student

Docent

Governance

Voorlichting en inschrijving

Onderwijs-programmering

Diplomering

Alumni

Onderwijs en studieadvies

2. Wat



3. Hoofdfase basis

2. Jaar 1

Voorlichting

Inschrijving

Studieadvies

Studieadvies 2

Diploma

F

F

F

F

Initiatief student

Initiatief VU > studentbegeleiding


Jr 2

Jr 3(+uitloop)

Vervolg opleiding


Focusgebieden ten opzichte van de studieloopbaan

A

A

A

A

A B C

Formele momenten Verbetering aansluiting VO/WO Verbetering studieduur

Verbetering data-ontsluiting

D

C

Post Academisch

BA

B

C

D

Verlaging uitval

Verkorting studieduur


Focusgebieden

Focusgebied A – Verbetering en ontsluiting van formele momenten

Ontsluiting van inschrijf, formele uitslag intake, vrijstellingen, bijzondere regelingen, BSA, diploma.

Voordelen: Sterke koppeling met Governance, sterke bijdrage aan kwaliteitszorg.

Verbeterpunten: Intake, bijzondere regelingen, cijferinvoer docenten en diploma.

Focusgebied B – Verbetering aansluiting VO/WO cq instroom / voorkomen van uitval

Ontsluiting van oriëntatie, intake, tutoraat, vrijstellingen, bijzondere regelingen.

Voordelen: Verbetering studiesucces aan het begin van de studie, lagere werkdruk medewerkers

Verbeterpunten: Gebruik informatie CRM, stroomlijning en ondersteuning intake en tutoraat, cijferinvoer docenten, verhoging samenhang processen, structurering curriculum

Focusgebied C – Verbetering studierendement / studieduur

Ontsluiting van tutoraat, vrijstellingen, bijzondere regelingen, studievoortang/studieplan

Voordelen: Verbetering studiesucces later in de studie, lagere werkdruk medewerkers, beperktere scope

Verbeterpunten: Structurering curriculum, cijferinvoer docenten en diploma

Focusgebied D – Ontsluiting data aan student en derden

Ontsluiting van bestaande informatie via API’s

Voordelen: Integratie VU/UvA, ontwikkeling onderdelen oplossingen door studenten voor focusgebied C.

Verbeterpunten: API per informatie-object

43

D

A

B

C

44 VU – PID Studeren en Doceren © 2013 Deloitte The Netherlands

Opbouw projecten – vanaf zomer 2013Matching en studievoortgang


Meer informatie

45


[email protected]


[email protected]




Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte’s more than 200,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.

.