Embed Size (px)
DESCRIPTION
Workshop over time management, gebaseerd op het artikel Who's got the Monkey. Wie werkt er voor wie? Leer uw problemen te onderscheiden en daar te laten waar ze horen. Konden we problemen maar ruilen....... Iedereen weet altijd precies hoe die van een ander op te lossen.......
Citation preview
De Wet Van De Communicerende
Apen
Deel I
Workshop time managementCommunicatie
Gebaseerd op “who’s got the Monkey”
Ook een workshop boeken?
Neem contact op met 4D-Interim
Discover, Develop, Deploy, Deliver!!
+31 (0) 6 1107 9508
Business Rebuilders
Waarom?Hebben managers te weinig tijd,
en medewerkers te weinig werk.
Wil je baas altijd net dat waar jij geen tijd voor hebt.
Komt het niet goed als je het zelf niet doet
Time management
=
Management time
Over het verzorgen van apen.
Wat is tijd?
Tijd is geld ?
Of
Is Tijd kostbaar ?
Tijd vliegt ?
Of
Hebben we Tijd tekort ?
Tijd is een kwestie van prioriteit!
Management time:Boss imposed time (door de baas bepaald)
Opgelegd van bovenaf, hiervan afwijken heeftdirect consequenties.
System imposed time (door het systeem bepaald) Gevraagd door actieve ondersteuning van taken door het
systeem. Negeren hiervan heeft gevolgen, maar niet (altijd) direct.
Self imposed time (eigen bepaalde tijd) Wordt gebruikt doordat de manager taken zelf begint of
toezegt te doen. Deze wordt onderverdeeld in; Door ondergeschikten bepaalde tijd. Discretionaire tijd. (vrij in te delen tijd)
Heb je even?Op weg naar een staf meeting
• houdt een medewerker je aan
• vertelt je net genoeg om je te betrekken
• vertelt net niet genoeg om direct te beslissen
Wat doe je?• Bedankt dat je me dit verteld, het is heel belangrijk, ik heb
nu geen tijd, maar ik kom erop terug.
Herkenbaar?
Laten we het probleem vervangen door een (nu nog) onschuldig aapje.
Ondergeschikte opgelegde tijdWaar was de aap?
- Voor de ontmoeting?
- Na de ontmoeting?
Ondergeschikte opgelegde tijd
Later die dag….
De werknemer komt langs bij de manager om te vragen hoe het met zijn/haar probleem staat. (supervisie)
De manager antwoord: stuur me er even een mailtje over
Waar is de aap nu?
Ondergeschikte opgelegde tijd
De werknemer stelt snel een mailtje op en verstuurt deze.
De manager opent deze en leest hem vluchtig door.
Waar is de aap?
Ondergeschikte opgelegde tijd
Wat als er niet gelijk actie wordt ondernomen door de manager na de mail?
De aap wordt hongerig
Ondergeschikte opgelegde tijd
Hoe wordt tijd opgelegd:
Ik kom er later op terug
Stuur me even een mailtje
Laat me weten als ik kan helpen
Ik zal je een opzetje sturen
Wie werkt er voor wie?
4 werknemers
3 overspringende apen per dag
5 dagen in de week
=
60 schreeuwende apen per week
Ondergeschikte opgelegde tijd neemt bijna alle beschikbare eigen tijd in.
Wie werkt er voor wie?
Vrijdagmiddag:
- Manager druk bezig op kantoor met dichte deur
- Medewerkers staan buiten op de gang te wachten
Stel eens voor wat er allemaal over de manager gezegd wordt onder het wachten
Uiteindelijk geeft de manager aan niet voor maandag met antwoorden te kunnen komen
Wie werkt er voor wie?Wat is er gebeurd?
Maa
ndag
Dinsd
ag
Woe
nsda
g
Donde
rdag
Vrijd
ag0
2
4
6
8
10
12
14
Systeem
Baas
ondergeschikte vorige dag
Wie werkt er voor wie?Zaterdag morgen:
Manager komt terug op kantoor
Ziet op de tegenovergelegen golfbaan nog net zijn werknemers starten
Wie werkt er voor wie?
Wie werkt er voor wie?
Wat gebeurt er als de manager al zijn door ondergeschikten opgelegde tijd naar het weekend verplaatst?
De medewerkers gaan gebruik maken van de situatie en laten meer apen achter bij de manager
Hij werkt toch door op zaterdag en zondag en heeft de keus tussen een bureau vol apen en een boze partner.
Vastbesloten gaat de manager terug naar huis voor welverdiende eigen tijd met zijn familie
?
Wat kunnen we eraan doen?
Discretionaire (vrije) tijd vergroten
Ondergeschikte opgelegde tijd verkleinen
Betere controle over:
Baas opgelegde tijd
Systeem opgelegde tijd
Wie werkt er voor wie?
Maa
ndag
Dinsd
ag
Woe
nsda
g
Donde
rdag
Vrijda
g0
2
4
6
8
LeerprocesOndergeschikteSysteemBaas
Maa
ndag
Dinsd
ag
Woe
nsda
g
Donde
rdag
Vrijda
g0
2
4
6
8
Vrije TijdLeerprocesOndergeschikteSysteemBaas
Door de ondergeschikte opgelegde tijd niet te verbruiken krijgt de manager een even groot aandeel eigen tijd terug
Deze terug gekregen tijd kan hij vervolgens spenderen om de ondergeschikten te leren eigen apen te verzorgen
Resultaat
Door de ondergeschikten te leren zorgen voor de eigen apen heeft de manager meer tijd voor zijn eigen baas opgelegde en systeem opgelegde tijd.
Uiteindelijk zal de manager zelfs vrije tijd creëren voor nieuwe ideeën, educatie enz. enz.
Apen leren verzorgen
Maandag ochtend
De medewerkers hebben zich verzameld voor zijn kantoor
Deze worden één voor één binnen geroepen
De aap tussen hen ingezet
Samen wordt er gekeken naar de volgende stap voor de medewerker, evt een afspraak met vervolg.
Overbrengen van initiatiefDe drijfveer achter het apen verzorgen is dat de manager het initiatief teruglegt bij de medewerker en het daar weet te houden
4. Actie ondernemen en adviseren tegelijkertijd
3. Adviseren en overgaan tot actie
2. Vragen wat te doen
1. Wachten tot opdracht
5. Handelen uit eigen initiatief en rapporteren
Overbrengen van initiatief
Managers worden geacht niveau 1 en 2 nooittegen hun leidinggevende te doen.
1. Als de manager wacht tot de opdracht zal hij/zij nooit controle hebben over baas of systeem opgelegde tijd.
2. Als de manager vraagt wat te doen heeft deze wel controle over de tijd maar niet over de taken welke moeten worden uitgevoerd in deze tijd.
Overbrengen van initiatief
Neem controle over zowel tijd als de inhoud van de taken.
3. Adviseren en overgaan tot actie. (re-actief), wachten op bevestiging.
4. Actie ondernemen en tegelijkertijd adviseren. (pro-actief), vragen om bevestiging.
5. Handelen uit eigen initiatief en rapporteren. Acteren en evalueren
Overbrengen van initiatief
In relatie tot de medewerker is de taak van de manager tweeledig.
Verbannen van initiatief niveau 1 en 2. Daarmee dwing je de ondergeschikte om te
leren en beheersen.
Zorg voor een overeengekomen initiatief niveau en een gepland nieuw contactmoment. (niveau 3 en 4) Leren delegeren.
Plan regulier overleg en evalueer. (niveau 5) Laat aan je rapporteren.
5 gouden regels voor het verzorgen van apen.
1. Either feed the monkey or kill it.
2. Neem nooit meer apen aan dan je tijd hebt. Voedertijd max 5 – 15 min.
3. Stel vaste voedertijden in en ga niet achter verwaarloosde apen aan.
4. Apen voeder je altijd één op één, nooit per mail. Mail of documentatie is altijd ondersteunend.
5. Spreek samen een volgende voedertijd af. Spreek ook een volgend initiatief niveau af. Een afspraak maak of wijzig je samen.
Mail Sucks!!
Ook een workshop boeken?
Neem contact op met 4D-Interim
Discover, Develop, Deploy, Deliver!!
+31 (0) 6 1107 9508
Business Rebuilders
