CREACIÓN DE UNA BASE

DE DATOS EN MS-ACCESSJuan Carlos González Pérez

INFORMÁTICA EN EL LABORATORIO

BASES DE DATOS CON MS-ACCESS

• ¿Qué es una base de datos?

• Importancia de las bases de datos

• Ejemplos de bases de datos

• Motores de base de datos

• ¿Cómo se modela una base de datos?

Escuela de Microbiología - Universidad de AntioquiaE-Mail: jcarlos.gonzalez@udea.edu.co

©2011

¿Qué es una base de datos?

“Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso”

http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos

“Información almacenada de forma organizada para facilitar su recuperación”

IMPORTANCIA DE LA BASE DE DATOS

•La información se ha convertido en un activo importante para el desarrollo de cualquier actividad.

•La oportunidad de acceso a ella permite respuestas rápidas a inquietudes o problemas.

• Cuando se almacena mucha información las bases de datos son una herramienta excelente para tenerla organizada.

EJEMPLOS DE BASE DE DATOS

•Un directorio telefónico•Historias clínicas de un centro médico•El catálogo de una biblioteca•MARES (En la U. de A.)•Las bases de datos especializadas•Google y demás buscadores

SISTEMAS DE GESTION DE BASES DE DATOS

Existen muchas herramientas para crear y administrar bases de datos, algunos ejemplos son:

Oracle MySql Postgres

SQL server MS-Access

EJERCICIO

Antes de utilizar cualquier herramienta para crear una base de datos, ésta se debe modelar. El siguiente ejercicio ayudará a modelar una:

Se necesita crear una agenda de contactos y se desea almacenar en una base de datos.A continuación se desarrollan los pasos que permitirán modelar la base de datos:

EJERCICIO

1. Paso:Definir que datos se van a almacenar en la agenda de cada contacto

Nombre del contactoDirecciónTeléfonoEmailTipo de sangreSexoEmpresa donde trabajaTipo de empresaUniversidad donde estudiaPrivada o publica

Placa del vehículoTipoColorEstado civil del contactoProfesión

Estos datos se denominan CAMPOS

EJERCICIO

2. PasoIdentificar las tablas que albergarán los campos.

“En una base de datos los campos deben formar parte de TABLAS”.

Una forma de identificar que tablas debo crear y que campos le corresponden a cada una es la siguiente:

EJERCICIO

Se define para cada campo, de qué es característica:

Nombre del contactoDirección del contactoTeléfono del contactoEmail del contactoTipo de sangre del contactoSexo del contactoNombre de la empresaTipo de empresaNombre de la universidadTipo de universidad

Placa del vehículoTipo de vehículoColor del vehículoEstado civil del contactoProfesión del contacto

Las tablas que resultan: CONTACTOEMPRESAUNIVERSIDADVEHICULO

EJERCICIO

Se agrupan los campos en sus tablas correspondientes

CONTACTONombreDirecciónTeléfonoEmailTipo de sangreSexoEstado civilProfesión

EMPRESANombreTipo

VEHÍCULOPlacaColorTipo

UNIVERSIDADNombreTipo

EJERCICIO

3. Definir los campos clave

CONTACTONombreDirecciónTeléfonoEmailTipo de sangreSexoEstado civilProfesión

EMPRESANombreTipo

VEHÍCULOPlacaColorTipo

UNIVERSIDADNombreTipo

Toda tabla debe tener un campo que se caracterice por que su información sea única y que no cambie

Los campos clave permiten identificar y localizar un dato de manera ágil.

EJERCICIO

CONTACTOIdentificaciónNombreDirecciónTeléfonoEmailTipo de sangreSexoEstado civilProfesión

EMPRESANITNombreTipo

VEHÍCULOPlacaColorTipo

UNIVERSIDADNITNombreTipo

Se identifica que campo puede cumplir con dicha característica y si no existe, se crea.

La identificación, el NIT y la placa, son los campos clave de cada tabla porque no se repiten.

Es importante notar que el campo Placa ya existía en los campos iniciales. Los campos Identificación y NIT fueron agregados.

GLOSARIO

Base de datos: Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

Campo: Unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio.

Tablas: Unidad donde se agrupan los campos asociados a una misma característica. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales.

Registro: Es el conjunto de información referida a una misma persona, objeto o entidad. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: Permite identificar y localizar un registro de manera ágil.