UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS ESPE Taller de claseCOMPUTACION AVANZADAMicrosoft AccessIntegrantes: Rony BañoKaren Vallejo

QUE ES ACCESS• Microsoft Access es un sistema de

gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera.

¿PARA QUE SIRVE?• Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de administración de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y clientes.

COMPONENTES DE ACCESS• Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente. • Informes • Tablas • Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los

formularios e • Macros informes • Módulos

QUE ES UNA TABLA EN ACCESS• Es la forma mas simple, en ellas almacenamos los datos de

forma estructurada.• Una tabla es un objeto de base de datos que usa para

almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.

• Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.

• Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también se denomina normalmente una columna o un atributo.

• Un registro se compone de valores de campo, como Cantoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

COMO SE HACE UNA TABLA• Podemos crear tablas para una base de datos

nueva o para una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla

• Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla.

COMO SE SACAN PROPIEDADES DE UNA TABLA

• En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la tabla de manera predeterminada.

REGLAS DE VALIDACIÓN• Las reglas de validación restringen lo que los

usuarios pueden escribir en un campo determinado y, además, ayudan a asegurar que los usuarios de la base de datos especifican el tipo o la cantidad de datos correctos.

• Las reglas de validación se pueden considerar como un conjunto de capas: puede usar algunas capas o todas cuando tenga que asegurarse de que los usuarios escriben correctamente los datos.

REGLAS DE VALIDACIÓN• La regla de validación limita los

valores (no el formato) que se pueden introducir en un campo. Así nos aseguramos que ciertos campos cumplen los requisitos deseados.Las reglas de validación siempre han de cumplirse, para todos los registros que vayamos a introducir.Para construir las reglas de validación podemos utilizar los operadores de Access, que veremos en detalle en el capítulo de consultas. Veamos algunos ejemplos de reglas de validación

Cuando se selecciona un campo en el diseño de la tabla, se verá su propiedad Regla de validación en el panel inferior.

TIPOS DE VALIDACIÓN

•Tipos de datos    En general, los tipos de datos representan la primera capa de validación. Cuando se diseña una tabla de base de datos, se define un tipo de datos para cada campo de la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, los campos de tipo Fecha/Hora aceptan únicamente fechas y horas•Tamaños de campo    Los tamaños de campo son otra capa de validación. Por ejemplo, si se crea un campo que almacene nombres, se puede configurar de modo que acepte un máximo de 20 caracteres. •Propiedades de tabla    Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validación muy concretos. Por ejemplo, puede establecer la propiedad Requerido en Sí y, por consiguiente, obligar a los usuarios a especificar un valor en un campo.

• Máscaras de entrada    Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato europeo, como 14.04.2007.

TIPOS DE RELACIONES DE TABLA

Relación uno a varios Relación de varios a varios Relación uno a uno

QUE ES UNA CONSULTAForma de buscar y recopilar información

Para conseguir información detallada

De una base de datos

COMO SE HACE UNA CONSULTA

Ir a la ficha crear y pulsar el botón asistente de consulta

Se muestra el primer paso del proceso el cual nos permite escoger el tipo de consulta a realizar

Se elige la tabla que contiene la información que necesitamos y asignamos un titulo a la consulta

TIPOS DE CONSULTA

-Consultas de

comandosConsultas de eliminación

Consultas de actualizació

nConsultas de

alineaciónConsultas de creación de

tablasConsultas de parámetros

Consultas de buscar

duplicados

CRITERIOS A REALIZAR

Criterios para campos de

texto, Memo e hipervínculo

Criterios para campos de número,

moneda y autonuméricos

Criterios para campos de

fecha y hora

Criterios para los demás campos

REGLAS DE VALIDACIÓN DE LA CONSULTA

• Para agregar un criterio a una consulta, debe abrir la consulta en la vista Diseño. Luego, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no está aún en la cuadrícula de diseño, agréguelo al arrastrarlo desde la ventana de diseño de la consulta a la cuadrícula de campo, o bien al hacer doble clic en el campo (al hacer doble clic en el campo, lo agrega automáticamente a la siguiente columna vacía en la cuadrícula de campo). Por último, escriba los criterios en la fila Criterios

QUÉ ES UN FORMULARIO• Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces

que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

• Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.

• Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.

TIPOS DE FORMULARIO• Columna simple: El formulario obtenido

muestra todos los campos de un registro en una única columna.

• Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en columnas.

• Gráfico: se abre el asistente para gráficos.• Principal/subformulario: asistente para

usar varias tablas o consultas en un mismo formulario.

• Automático: crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al usuario.

SECCIONES DE UN FORMULARIOSecciones

de un formulario

Encabezado del

formulario

Encabezado de

página

Sección Detalle

Pie de página

Pie del formulario

GRACIAS POR SU

ATENCIÓN