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Direction Financière Evolution et Evaluation © Bertrand Maes

Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

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Page 1: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Direction FinancièreEvolution et Evaluation

© Bertrand Maes

Page 2: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Evolution de la Fonction Financière

Centre de Service Partagé

Centre d’Expertise

Business Unit 1

Business Unit 2

Business Unit 3

CFO

Evolution de la fonction financière

• Modèle pyramidal et en silo

• Forte composante transactionnelle

• Automatisation, simplification et standardisation des process

• Implication forte dans le pilotage et l’amélioration de la performance

• Maitrise des outils informatiques assurant la collecte d’informations financières et non financières

• Expertise renforcée pour accompagner l’internationalisation, la transformation et l’évolution réglementaire

Décision

Contrôle et Reporting

Transactions

Page 3: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Les objectifs de la Fonction Financière

Finance

Business Partner:

• Analyse et Amélioration de la performance

• Elaboration et mise en œuvre de la stratégie

• Prévision et anticipation

Cash:

• Prévisions

• Financement

• Allocation des ressources

• Optimisation de l’utilisation (BFR, Capex)

Contrôle, Conformité:

• Contrôle Interne

• Procédures

• Fiscalité

• Conformité juridique et réglementaire, RSE

Information financière et

opérationnelle

• Production

• Consolidation

• Analyse

Efficacité de la fonction finance

• Lean management

• Automatisation, Intégration

• Outsourcing, CSP

Risques:

• Evaluation

• Maitrise

Objectifs à plus forte valeur ajoutée grâce à l’évolution:- des Technologies - des Organisations- des Ressources

Page 4: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Direction FinancièreQuestionnaire d’évaluation

Page 5: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Fonction Financière

Financement & Trésorerie

Le questionnaire d’évaluation de la Fonction Financière a été préparé autour de 8 modules clés.

Stratégie & Risques

Pilotage & Amélioration

de la Performance

Management & Contrôle

Comptabilité & Process

Système Informatique

Pilotage de la Fonction

Financière

Conformité & Fiscalité

Page 6: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Stratégie & Risque

Stratégie & Risques

Participation de la fonction financière aux décisions stratégiques

Prise en compte des éléments financiers dans les prises de décisions

Capacité de la fonction financière à maitriser les opérations stratégiques

Cartographie des risques et menaces et mise en place d’actions correctives

Elaboration du plan stratégique et suivi de la mise en œuvre de ce plan

Relations investisseurs

Questions Oui Non

Stratégie - Elaboration

La Direction Financière participe-t-elle au processus stratégique ?

Le plan stratégique est-il accompagné de scénarios ou options chiffrés ?

Les décisions stratégiques sont-elles prises en tenant compte des impacts financiers ?

Quels sont les principaux critères financiers utilisés ? Profitabilité ? ROI ? EVA ?

Les prises de décisions stratégiques incluent-elle une évaluation de l'impact fiscal ? Et du risque de change ?

Les besoins de financement et d'investissements ont-ils été évalués ?

Stratégie - Mise en œuvre

Le plan stratégique est-il accompagné d'actions précises de mise en œuvre ?

Un suivi régulier des objectifs et du plan d'action stratégique est-il réalisé ?

La Direction Financière a-t-elle une capacité à maitriser des opérations stratégiques (acquisitions, cessions, restructurations, développement international, transformation) ?

Risques

Une cartographie des risques de l'entreprise a-t-elle été réalisée ? Pour les risques financiers ? Pour les risques opérationnels ?Des actions permettant de mesurer et de réduire ces risques ont-elles été mises en œuvre ? (process, assurance, contrôle, actions stratégiques)

Une évaluation de l'impact potentiel de ces risques est-elle réalisée régulièrement ? (ex. risque pays, risque de change,…)Le groupe dispose-t-il d'un comité d'audit et des risques ?

Page 7: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Financement & Trésorerie

Financement & Trésorerie

Prévisions de trésorerie

Optimisation de la trésorerie

Financement

Maîtrise des risques de changes

Relations bancaires

Relations investisseurs

Questions Oui Non

Trésorerie - Prévisions

Le groupe dispose-t-il de prévisions de trésorerie à moyen terme (18 à 36 mois) ? Ces prévisions permettent-elles de vérifier le respect des covenants ?

Et de prévisions court terme (13 semaines )?

Trésorerie - Optimisation

Les soldes de trésorerie sont-ils suivis quotidiennement ?

Les rapprochements bancaires sont-ils réalisés quotidiennement ?

Une centralisation des soldes de trésorerie est-elle réalisée ? Un suivi des limites de crédit internes est-il réalisé ?

Les prêts intercompagnies sont-ils couverts par des conventions de trésorerie ?

Financement

Le groupe dispose-t-il de réserves de financement lui permettant de faire face à des aléas temporaires (lignes de crédit CT confirmées) ?

Le groupe dispose-t-il de relations solides avec des banques historiques ?

Les opportunités de renégociation ou de remboursement anticipé des financements MT sont-elles étudiées régulièrement ?

Page 8: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Financement & Trésorerie

Questions Oui Non

Risque de change

Le groupe a-t-il procédé à une analyse des risques de change directs ou indirects (risque opérationnel, risque de transfert, risque bilantiel)

Des couvertures de change sont-elles mises en place ?

Le groupe s'appuie-t-il sur des conseil extérieurs pour la mise en place de ces couvertures de change ?

Des contrôles particuliers sont-ils appliqués pour la mise en œuvre et le suivi de ces risques de change et des couvertures correspondantes ?

Relations bancaires

Existe-t-il un cahier des conditions bancaires à jour ? L'application de ces conditions est-elle vérifiée ?

Le groupe utilise-t-il systématiquement une validation électronique des virements bancaires ?

Relations investisseurs

Le groupe a-t-il mise en place un programme structuré de relations investisseurs ?

Des cibles ou objectifs ont-ils été définis pour les activités de relations investisseurs ?

Page 9: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Pilotage & Amélioration de la Performance

Pilotage & Amélioration

de la Performance

Analyse de la Performance

Amélioration de la Performance

Reporting

Budget / Prévisions

Questions Oui Non

Analyse de la performance

Le groupe a-t-il mis en place des indicateurs opérationnels (KPI) permettant d'évaluer la performance de l'activité (ex.: performance commerciale, opérationelle, utilisation des

actifs, productivité, efficacité matière,…)?

Un process structuré et controlé de collecte et de consolidation des ces KPI est-il en place ? Ce process est-il automatisé ?

Les responsables opérationnels connaissent-ils les paramètres financiers clés de leur activité et comprennent-ils l'impact de leurs actions sur ces paramètres ?

Les responsables opérationnels connaissent-ils les principes comptables de base (ex.: comptabilisation des revenus) ?

Le groupe dispose-t-il de benchmark internes ou externes permettant d'évaluer la performance ?

Des analyses des marges et des couts sont-elles disponibles ? par activité ? par produit ? par client ?

Ces marges sont-elles basées sur les couts réels ?

Le groupe est-il capable de réaliser des scénarios prix/volume/… ? (yield management, sensitivity analysis)

Des outils de Business Intelligence ont-ils été mis en oeuvre?

Le BFR fait-il l'objet d'un suivi particulier ? Disposez-vous d'indicateurs vous permettant de suivre les différents éléments du BFR (stocks, clients, fournisseurs)

Amélioration de la performance

Un programme précis d'amélioration de la performance opérationnelle a-t-il été mis en oeuvre?

Ce programme est-il accompagné d'actions précises et chiffrées ?

Un suivi régulier de ce programme est-il réalisé ?

Des actions de réductions des coûts sont-elles mises en œuvre de façon structurées et suivies ?

Page 10: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Pilotage & Amélioration de la Performance

Questions Oui Non

Reporting

La production et la consolidation des données financières et non financières est-elle intégrée dans le même outil informatique ?

La production et la distribution du reporting est-elle automatisée ?

Les chiffres du reporting sont-ils basés sur les données comptables ou font-ils l'objet d'ajustements manuels dans des tableurs excel ?

Etes vous capable de produire votre reporting avant J+5 ?

Le reporting a-t-il été standardisé dans toutes vos filiales et BU ?

Le groupe dispose-t-il d'indicateurs visuels (code couleur,…) permettant d'identifier les donnés clés ou variances importantes dans votre reporting ?

Budget / Prévisions

La réalisation du budget nécessite-t-elle plus de 5 semaines ?

Le budget permet-il une analyse détaillée des résultats historiques et des objectifs pour les 12 prochains mois ? Ou est-il plus un enjeu politique ?

Le budget permet-il de mettre en place des actions précises à mettre en œuvre dans les 12 prochains mois ?

Le budget intègre-t-il un compte de résultat ? Un bilan ? Un cash-flow ? Des Capex ?

Des prévisions régulières sont-elles réalisées ? (rolling-forecast)

Des d'informations permettant d'anticiper sur l'évolution de l'activité (pipeline commercial, carnet de commande, demande client,...) sont-elles disponibles?

Un processus PIC/PDP (Sales & Operation Planning) a-t-il été mis en place ?

Page 11: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Management & Contrôle

Management & Contrôle

Management

Contrôle

Questions Oui Non

Management

Des réunions de gestion sont-elles organisées régulièrement entre les équipes financières et les responsables opérationnels ?

Ces réunions de gestion sont-elles suivies d'un compte rendu et d'un plan d'action ?

Les contrats clients et les contrats pluri-annuels font-ils l'objet d'une revue par la Finance avant signature ?

La Direction Financière a-t-elle un accès facile à l'ensemble des entités du groupe ? Ou existe-t-il des entités peu coopératives ou peu transparentes ?

La culture d'entreprise favorise-t-elle la transparence et la remontée des problèmes ?

Cherchez-vous à simplifier votre structure juridiques en réduisant le nombre de sociétés ? Tout en tenant compte des contraintes juridiques et fiscales.

Contrôle interne

Des procédures précisant les niveaux d'autorité et de délégation ont-elles été réalisées et mises en œuvre ? (procédures précisant les délégations pour signature de contrats

d'achats, de vente, de recrutement,…)

Les Capex font-ils l'objet d'un suivi régulier ? (approbation préalable des projets après analyse du ROI ?, suivi des engagements, des décaissements,…)

Les délégations de signature sur les comptes bancaires sont-elles à jour ?

Une formation spécifique sur les risques de fraudes (fraude au "président", fraude sur les moyens de paiement) a-t-elle été réalisée au sein de l'entreprise ?

Des procédures particulières pour éviter ces fraudes ont-elles été mises en place ?

Des contrôles particuliers ont-ils été mis en place sur les moyens de paiement ? (virement électronique vs. virement papiers ou chèque,…)

Le groupe a-t-il une procédure de contrôle des recrutements ? Et des procédures concernant les heures supplémentaires ? L'intérim ou les CDD ?

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Comptabilité & Process

Comptabilité & Process

Process Généraux

Cycle Ventes

Cycles Achats

Stock

Immobilisations

Comptabilité GénéraleQuestions Oui Non

Process généraux

Existe-t-il un planning de clôture mensuel ? Ce planning est-il partagé par l'ensemble des services financiers et opérationnels ? Un suivi de ce planning est-il réalisé ?

Ce planning précise-t-il les contrôles réalisés sur les comptes et la formalisation de ces contrôles ?

Les process comptables sont-ils formalisés sous forme de procédures ?

Ces procédures prévoient-elles le traitement des anomalies ?

Des réunions entre les différents services de la Direction Financières sont-elles organisées régulièrement ? Ces réunions sont-elles formalisées avec un agenda structuré

permettant de s'assurer que l'ensemble des sujets sont traités (évolution du business, point particulier à traiter dans les comptes, risques à suivre, avancement des projets

internes, ressources, calendrier,...)?

Le groupe a-t-il formalisé une procédure de Revue de Bilan afin de s'assurer de la qualité des données comptables ? Cette procédure précise-t-elle la régularité de ces revues et

le processus d'approbation ?

Cycle ventes

Les prix de ventes sont-ils validés par la Direction Financière ? Et les rabais ?

Chaque vente est-elle précédée d'un document contractuel (contrat, bon de commande, ordre de travail,…) ?L'ouverture d'un nouveau compte client fait-elle l'objet d'une évaluation du risque client ? et de la fixation d'un encours maximum ?Existe-t-il une procédure et des contrôles permettant de s'assurer de l'exhaustivité de la facturation ?Des controles particuliers ont-ils été mis en place pour valider la qualité de la facturation ? (application des règles tarifaires,…) Des controles sont-ils en place pour contrôler les rabais ? Et les avoirs ?Le groupe utilise-t-il des interfaces électroniques (EDI) pour l'émission de ces factures ?

Des actions de relance préventives sont-elles mises en place ?La balance agée est-elle revue régulièrement ? Cette revue fait-elle l'objet d'un compte rendu et de la mise en place d'actions correctives ?Existe-t-il une procédure de relance ?Les provisions clients reposent-elles sur une procédure ?Le groupe dispose-t-il d'une procédure permettant de bloquer les livraisons pour les clients présentant un retard de paiement significatif ?

Page 13: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Comptabilité & Process

Questions Oui Non

Cycle achats

Existe-t-il une procédure d'engagement de dépense permettant d'approuver les dépenses avant engagement ?

Les factures fournisseurs sont-elles toutes envoyées directement au service comptable ? Les fournisseurs doivent-ils mentionner un numéro de référence ou de commande ?

Les factures fournisseurs sont-elles enregistrées dès réception ?

Le groupe a-t-il pour habitude de mettre en concurrence tous ses fournisseurs par des appels d'offres ? Et de remettre en question les fournisseurs existants par des appels

d'offres réguliers ?

Existe-t-il une procédure permettant de vérifier la réalisation des livraisons de biens et de services et leur conformité avec la commande avant validation des factures ?

Existe-t'il une procédure permettant d'éviter une double facturation de livraisons ou prestations ?

La création d'un nouveau compte fournisseur est-elle soumise à des controles particuliers ? Le changement de coordonnés bancaires d'un fournisseur fait-il l'objet de controles

particuliers

Le groupe a-t'il mis en places des interfaces électroniques (EDI) avec ces principaux fournisseurs ? Ou des process de traitements automatiques des données (frais de

déplacements,…)?

Les documents sont-ils archivés électroniquement ?

Le groupe a-t-il une procédure de frais de déplacement et une procédure d'approbation des notes de frais?

Stock

Le groupe dispose-t-il d'un inventaire permanent des stocks ?

Et d'une valorisation basée sur les couts réels réalisée mensuellement ?

Page 14: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Comptabilité & Process

Questions Oui Non

Immobilisations

Le groupe dispose-t-il d'une procédure d'approbation des investissements ? Et d'un suivi des engagements ?

Des procédures permettant de garantir la sécurité physique des investissements est-elle en place? Des inventaires réguliers sont-ils réalisés?

Comptabilité générale

Le groupe a-t-il un manuel d'application des principes comptables utilisés (IFRS,…)

Les comptes sont-ils lettrés et justifiés mensuellement ?

Le groupe a-t-il une procédure standardisant et précisant les justifications à donner sur chaque catégorie de compte ?

Les comptes de charges à payer, factures à établir, produits constatés d'avance (accruals), avances reçues ou versées et provisions sont-ils justifiés mensuellement ?

Les comptes intercompagnie sont-ils réconciliés tous les mois ? Cette réconcilication est-elle automatisée ?

Les données comptables sont-elles fiables ? De nombreux ajustements sont ils postés après la cloture ?

Existe-t-il un process structuré et consolidé de suivi des engagements hors bilan ?

Des actions sont-elles mises en place pour réduire le nombre de transactions enregistrées dans la comptabilité générale pour favoriser les écritures automatisées dans les

comptabilité auxiliaires ?

Les écritures enregistrées en comptabilité générale sont-elles standardisées via des masques pré-établis ?

La comptabilité analytique est-elle source de nombreux ajustements ou corrections après enregistrement des écritures ?

Page 15: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Système Informatique

Système Informatique

Architecture

Pilotage et maintenance

Sécurité

Questions Oui Non

Disposez vous d'une architecture informatique unifiée permettant de couvrir l'ensembles des besoins opérationnels du groupe ? Ou de multiples outils fonctionnant en silos?

Le fonctionnement des éventuelles interfaces est-il controlé régulièrement ?

Disposez vous de compétences fonctionnelles et techniques vous permettant de maintenir et d'améliorer votre ERP ?

Avez-vous mis en place un plan d'amélioration de vous outils informatiques ? Ce plan fait-il l'objet d'un suivi régulier ?

Disposez vous d'une procédure de back-up des données et d'une procédure de reprise de l'activité (PRA) en cas de défaillance informatique ?

La procédure de PRA est-elle testé régulièrement ?

Une procédure de conservation et de stockage des données est-elle mise en œuvre?

Avez-vous mis en place des procédures permettant de sécuriser les données sensibles de l'entreprise ?

Page 16: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Conformité & Fiscalité

Conformité & Fiscalité

Conformité Juridique

Fiscalité

Conformité réglementaire

Assurance

Questions Oui Non

Conformité juridique

Existe-t-il un organigramme juridique du groupe à jour ? Et des fiches juridiques à jour sur les entités du groupe ?

L'ensemble des contrats signés par l'entreprise sont-ils regroupés dans une base centrale ?

Le groupe dispose-t-il d'un outil permettant de suivre ces contrats et les éventuelles dates de renouvellement automatique ?

Le groupe dispose-t-il d'un suivi centralisé des litiges ?

Les entités du groupe sont-elles à jour de leurs formalités juridiques (AG, conseil d'administration, …) ?

Fiscalité

Une stratégie d'optimisation fiscale a-t-elle été mise en œuvre ?

Une documentation de Prix de Transfert a-t-elle été réalisée ? Sa mise en œuvre et son respect sont-ils régulièrement vérifiés ?

Des contrats de prestations de services ont-ils été réalisés pour couvrir les opérations intra-groupe ?

La conformité fiscale des filiales internationales est-elle contrôlée par le groupe?

Une réconciliation de TVA est-elle réalisée mensuellement ? Puis conservée ?

Uune piste d'audit en matière de TVA est-elle disponible?

Conformité réglementaire

Pour chacun des pays ou le groupe opére, une liste des licences ou autorisations nécessaires à l'exploitation est-elle réalisée ?

Un suivi régulier de ces autorisations est-il régulièrement réalisé ?

Le groupe a-t-il mis en place un process de veille juridique et réglementaire permettant de s'assurer de la conformité de ses opérations ?

Un suivi des délais de paiement a-t-il été mis en place ?

Assurance

Avez-vous procédé à une évaluation de la qualité de la couverture en matière d'assurance ?

Une police d'assurance groupe est-elle en place ? Si le groupe est couvert par diverses polices locales, un contrôle centralisé des couvertures est-il réalisé ?

Page 17: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Pilotage de la fonction financière

Pilotage de la fonction

financière

Pilotage, Mesure de la Performance

Amélioration continue

Questions Oui Non

Le groupe dispose-t-il d'indicateurs de performance permettant d'évaluer et de suivre le fonctionnement de la Direction Financière ? (ex.: délai d'émission des factures clients,

taux d'avoir, nombre de transactions,…)

Le groupe réalise-t-il des benchmarks permettant de comparer le cout et les effectifs de la Direction Financière avec des sociétés équivalentes ?

Un projet d'amélioration continue de la Direction Financière (Lean Management, Root Cause Analysis, …) a-t-il été mis en place?

Ce projet intègre-t-il des objectifs de standardisation, de simplification, d'automatisation des process financiers ? Ainsi qu'une réduction des duplications et des facteurs de non

qualité ?

Le groupe favorise-t-il l'amélioration des systèmes informatiques existants ou la mise en œuvre de nouveaux outils ?

L'ensemble des équipes comptables ont-elles été regroupées sur un même site géographique ?

La possibilité d'externaliser ou de délocaliser une partie des ces équipes a-t-elle été étudiée?

Les équipes contrôle de gestion sont-elles proches des directeurs opérationnels ?

Un plan de formation spécifique à la fonction finance est-il mise en place?

Le groupe cherche-t-il à améliorer la documentation des process financiers (rédaction de procédures ou de détrompeurs) ?

Page 18: Direction financiere - Questionnaire d'evaluation

Direction FinancièreEvolution et Evaluation

© Bertrand MaesCFOEmail: [email protected]://fr.linkedin.com/in/bertrandmaes