10 Ascent Capture E Invoice

Una piattaforma integrata di cattura distribuita per la gestione del

processo di Acquisizione

Kofax Image Products

• Leader mondiale delle tecnologie di capture sin dal 1985• Ascent Capture software

per data e document capture

• VRS image processing• Schede Adrenaline e

Image Controls• Il braccio di sviluppo

tecnologico e produttivo di una azienda multi-nazionale, profittevole e quotata alla Borsa di Londra

Dicom Group: la maggior azienda di Information Capture…

Leader de facto nel Capture Software

Ascent Capture

Leader de facto nella tecnologia di image processing

VRS

La miglior tecnologia per processare dati non strutturati

Mohomine

Maggior fatturato nel segmento capture

£115m

Azienda di Capture con il maggior profitto

£10.3mOperating

Profit

Source: Strategy Partners

Rilascio Informazioni

Digitali Strutturate

Riconoscimento Validazione

Indicizzazione

Dati Grezzi Immagini

Dig

ital

Sou

rce

sN

on-D

igita

l

Sou

rce

s

e-formsE-MailsVideo

ImmaginiWeb

Content eDocument

Management

Database

Statistiche

Web

CustomerRelationshipManagement

ERP

Knowledge Management

VideoFax CartaVoce

Immagini

La Sfida:Migliorare L’Office Automation2

IT ApplicationsPartners

Mission Critical Data

Image Enhancement eInformation Capture Management

Scansione Miglioramento

CatturaConversione

Ascent CaptureThe Operating System of Capture

• Il leader mondiale del software di capture• Oltre 50.000+ licenze

• 50 distributori a valore aggiunto

• 700 rivenditori autorizzati56 nazioni

• 8 lingue

• Un processo di capture basato su XMLper tutti i documenti e files

• Acquisce tutto, dai documenti cartacei via scanner ai files elettronici, usando lo stesso valido processo

• Moduli Internet consentono cattura distribuita

• Si integra con content management, document management, CRM, ed altri sistemi enterprise

Il Costo dell’Acquisizione

Nella maggior parte delle applicazioni, l’acquisizione è una piccola parte dell’investimento iniziale….

…ma la maggiore delle spese operative

Ascent CaptureProcesso Tradizionale

Scan/Import Riconoscimento Validazione RilascioScanning documenti

cartacei

Importazione faxDocumenti elettronici

Pulizia Immagini

Form ID

OCR/ICR

OMR

Bar Code

Validazione ecorrezione dati

Data Entry da Immagine

Archiviazione immagini

Esportazione dati versodatabase, workflow

o documentmanagement

system

Ascent CaptureProcesso Tradizionale

• Benefici per il Cliente:• Rapida transizione delle informazioni basate su carta in

procedure aziendali elettroniche• Assicura accuratezza rinforzando le regole applicative• Riduce i costi tramite l’automazione• Riduce i costi e produce “immagini perfette” con

l’integrazione della tecnologia Kofax VRS• Supporta la più ampia gamma di scanner di produzione

correnti e futuri• Processa documenti b/n, toni di grigio e colore• Integrato Modulo di generazione PDF

Ascent Capture Processo Odierno

Scan/Import Recognize Validate Release

COLLECT

CONNECT

C U S T O M I SE

D I S T R I B U T E

Transportation forms Insurance claimsCorrespondenceLitigationInvoicesTax formsMedical forms

E-mailWord processing filesWeb forms

Ascent Capture Raccolta

COLLECT

CONNECT

C U S T O M I S E

D I S T R I B U T E

ScannersMFP’s

Fax Servers

HTML/XML

Office Docs

DigitalImages

Audio

Video

Mail Servers

COLLECT

CONNECT

C U S T O M I S E

D I S T R I B U T E

Ascent Capture Distribuzione

Ascent CaptureCapturing di Produzione Distribuito

• Benefici per il Cliente• Accelera i business processes

• Scansione remota dei documenti cartacei istantaneamente inviati alle procedure aziendali centrali

• Elimina il problema dei documenti persi• Riduce spese di fotocopia e stoccaggio remoto• Riduce I Costi eliminando la trasmissione fisica

Intranet ~ Internet ~ Extranet ~ TCP/IP WAN Intranet ~ Internet ~ Extranet ~ TCP/IP WAN

Tradizionale, Processo Ascent Capture Centralizzato

Con Ascent Capture Internet Server

Preparazione Documenti

cartacei

Scan Documenti

Riconoscimento Document1 (Bar Code, OCR, ICR,

OMR)

Completamenti Indici &

Validazione

Rilascio nel Content

Repository

Ascent Capture Internet Server

London MilanoNew York

Roma

Ascent Ricochet in Azione Sincronizzare i documenti

ServerRepository

Aziendale

Fotocopiatrici Digitali

in Rete

Directory di rete

Client

Scanner condiviso

in rete

Ascent Collection Server

AscentCollection

Server

MFPs

Recognition

Validation

Release

Ascent

Index scripting

COLLECT

CONNECT

C U S T O M I S E

D I S T R I B U T E

Ascent Capture customizzazione

Custom Modules

COM interface (OCX panels)

User Interface

Import Controller

Recognition scripting

Release Scripting

COLLECT

CONNECT

C U S T O M I S E

D I S T R I B U T E

Ascent Capture Connettività

ContentContentManagementManagement

CRMCRM

InformationInformationRetrievalRetrieval

EDMSEDMS

WorkflowWorkflow

DBMSDBMS

SAPSAPDominoDominoExchangeExchange

SiebelSiebel

EnterpriseEnterpriseInformationInformation

PortalPortal

MFP’s &Digital Senders

Fax Servers

HTML/XML

Office Docs

Digital Images

Audio

VideoCOLLECT

D I S T R I B U T E

Scan/Import Recognize Validate Release

CONNECT

C U S T O M I Z E

Scanners

Connect to Your Organization

CONNECT

CONNECT

Import Controller

Custom Modules

Release ScriptingUser Interface

Index scriptingRecognition scripting

ContentContentManagementManagement

InformationInformationRetrievalRetrieval

EDMSEDMS

CRMCRM

WorkflowWorkflow

DBMSDBMS

SAPSAPDominoDominoExchangeExchange

SiebelSiebel

EnterpriseEnterpriseInformationInformation

PortalPortal

Release Scripts Disponibili

• G-Soft Ge.DOC• Documentum• Hummingbird DM5, DOCS Fusion, DOCS

Open• FileNet Image Services, Content Services• EiStream• IBM Content Manager (NT, AIX, AS/400,

OS/390)• OpenText Livelink

Il nostro core business… Information Capture

Le informazioni risiedono in documenti e moduli

MARKETINGLeads & prospects

Info ClientiDati sulla

ConcorrenzaAnalisi

SERVIZIO CLIENTICorrispondenzaNuovi Account

Richieste di servizioGaranzie

HRModuli di Assunzoine

Resumes/CVsModuli per Benefit

Modulistica Sanitaria

VENDITEImputazione Ordini

ContrattiGestione Lead

PrevisioniProposte

FINANZIARIEFattureOrdini

Ricevute di CassaBolle di ConsegnaRimborsi Spese

CORPORATECorrespondenza

LegaliContratti

e-Documents Immagini DigitaliHTML/XMLE-Mail Fax

Documenti e moduli esistono in molti formatiDocumenti Cartacei



ConcorrenzaAnalisi








PrevisioniProposte




LegaliContratti



Documenti e moduli esistono in molti posti.

Un Dipartmento Uffici Globali

e-Documents Immagini DigitaliHTML/XMLE-Mail Fax

Documenti e moduli esistono in molti formatiDocumenti Cartacei



ConcorrenzaAnalisi








PrevisioniProposte




LegaliContratti



L’Informazione esistein molte forme…

• Contenuto Strutturato• L’informazione è prevedibile• La posizione dell’informazione è

prevedibile

• Contenuto Semi-Strutturato• L’informazione è prevedibile• La locazione dell’infomazione

NON è prevedibile


• Contenuto Non Strutturato• L’informazione NON è prevedibile• La locazione dell’informazione

NON è prevedibile


Ascent for InvoicesA4I

Esempio: Invoice Processing

Fax

Email

EDI

Paper

Inbound

Outbound

Information Capture

Payables Business Process

Classification, Extraction, Validation

Communication w/ sender

to resolve exception

ERP System

Confirmation of payment

processing

Co

mm

un

icat

ion

s

Infr

astr

uct

ure

Fax

Email

Tipi di Documenti •Strutturati

• Cosa estrarre e‘ conosciuto• Da dove estrarlo e‘ conosciuto• Ricette mediche, questionari, DDT

•Semi-Strutturati (Free Form)• Cosa estrarre e‘ conosciuto• Da dove estrarlo e‘ sconosciuto• Fatture passive, posta in arrivo

•Non Strutturati• Cosa estrarre e‘sconosciuto• Da dove estrarlo e‘sconosciuto

Manual AP Process• Annotate GL codes• Key invoices into ERP• Manual match of PO• Batch edit report• Manual corrections• Release batch for payment

Cost Center

Vendor

Cost Center with AP

Receipt & Sorting• Receive invoices• Sort invoices• Send to FTE for processing

Ci focalizziamo sul ROI e…

Perform Check Run

3 filers/runners

Perform Check Run

ERP/Financial System22 operatori

Impattano sulla bottom line del cliente…

22 keyers

Manual AP ProcessManual AP Process• Annotate GL codesAnnotate GL codes• Key invoices into ERPKey invoices into ERP• Manual match of POManual match of PO• Batch edit reportBatch edit report• Manual correctionsManual corrections• Release batch for paymentRelease batch for payment

Le nostre soluzioni danno ROI

Cost Center

Vendor

Cost Center with AP

Receipt & Sorting• Receive invoices• Sort invoices• Send to FTE for processing

Perform Check Run

3 filers/runners

Document MgmtSystem

0 filers/runners

Release Batchfor Payment

Receive & Scan Invoices

ERP/Financial System

5 operatori

Gestione fatture passive1. Classificazione

2. Estrazione delle informazioni / Fatture

Fatturex Note di creditox Ordinix Altro

DataImportoNumero OrdineFornitore

Solo le informazioni

incerte o le linee

vuote vengono

rigettate e quindi

corrette

manualmente

Le informazioni disposte su tabelle

vengono estratte automaticamente

come normali chiavi di‘indice

For Invoices

Invoice Management Workflow

3. Riconoscimento, classificazione ed

estrazione

needed data from each invoice: ie. Invoice

Number, Data, Supplier, Total Amount... even table

line items

4. Validazion

e Dati

manualmente o via database

lookup

2. Import

via Scanner, MFP or Fax

Server

Fornitore1 Fornitore2 Fornitore3

1. Fatture Passive

Un unico ” setup globale” estrae le stesse chiavi d’indice per ogni fattura con layout diverso, indipendentemente dalla locazione delle informazioni all’interno della pagina

5. Release

dati & immagini

in DMS / Workflow / CM

system

For Invoices

Componenti ... combinati

Scanning

Correction• Recognition Error• Missing Character

Repository Interface

Form Processing• Form ID• Form Registration• Local Image Processing• Voting ICR/OCR

Doc. PreProcessor• Ultrafast Form ID• Zone Registration• Form Structure Removal Recognition

• Multi Engine• Voting technology• Freeform

Validation• Logical rules• DB Check• Data Semantic• False Positive

Gestione automatica fatture passive: Benefits

• Permette di riassegnare personale amministrativo costoso a compiti amministrativi

• Riduce i costi del data entry manuale • Permette di archiviare le fatture in formato

digitale• Integrazione con sistemi ERP, Workflow o

Document Management (SAP, JD Edwards, Documentum…)

• Confronti fra dati fattura ordini di acquisto e dati di magazzino

• Risparmio tangibile (ROI)

In DICOM KOFAX, noi ci concentriamo su una necessità aziendale critica…

Raccogliere dati ovunque nella vostra organizzazione, trasformarle in informazioni utilizzabili, e rilasciarle nei vostri vitali sistemi enterprise.

Thousands of organizations rely on Kofax to transform information into a competitive advantage every day.

Migliaia di organizzazioni si affidano a DICOM KOFAX per trasformare informazioni in un vantaggio competitivo ogni giorno.

Grazie per il vostro tempo…

DICOM Group

Economy & Finance

10 Ascent Capture E Invoice