UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES
CARÁTULA
PROYECTO DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERIA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA - CPA
TITULO DEL PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE CONTROL EN LA GESTIÓN
DE INVENTARIOS EN EL INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO
BOLIVARIANO DE TECNOLOGÍA
Autores:
Franco Zerna Andrea Mirella
Escalera Gómez Marcos Luis
Milagro, Septiembre 2013
I
ACEPTACION DEL TUTOR
Por la presente, hago constar que he leído el proyecto de grado presentado por los
señores: FrancoZerna Andrea Mirella y Escaleras Gómez Marcos Luis, para optar al
título de Ingeniería en Contaduría Pública y Auditoría - C.P.A, y acepto asesorar a
los estudiantes, durante la etapa del desarrollo del trabajo hasta su presentación,
evaluación y sustentación.
Milagro, 01 de Septiembre del 2013
____________________________
MMIF. Leonardo FabianiOrbea
II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA INVESTIGACIÓN
El autor de esta investigación declara ante el Consejo Directivo de la Unidad
Académica Ciencias Administrativas y Comerciales de la Universidad Estatal de
Milagro, que el trabajo presentado es de nuestra propia autoría, no contiene material
escrito por otra persona, salvo el que está referenciado debidamente en el texto;
parte del presente documento o en su totalidad no ha sido aceptado para el
otorgamiento de cualquier otro Título o Grado de una institución nacional o
extranjera.
Milagro, a los 01 días del mes de Septiembre del 2013
___________________________ ___________________________
Franco Zerna Andrea Mirella Escaleras Gómez Marcos Luis
CI: 091917679-2 CI: 070220349-8
III
CERTIFICACIÓN DE LA DEFENSA
EL TRIBUNAL CALIFICADOR previo a la obtención del título de Ingeniería en
Contabilidad y Auditoría - C.P.A. Otorga al presente proyecto de investigación las
siguientes calificaciones:
MEMORIA CIENTIFICA [ ]
DEFENSA ORAL [ ]
TOTAL [ ]
EQUIVALENTE [ ]
_____________________________
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
_________________________ _________________________
PROFESOR DELEGADO PROFESOR SECRETARIO
IV
DEDICATORIA
Este proyecto quiero dedicarlo a todas las personas que han hecho posible mi
carrera, primero a Dios que me da la fortaleza y es mi guía en todo lo que haga, a la
Sra. Cira Campuzano que es mi segunda madre, siempre apoyándome en todo y
dándome aliento para seguir adelante, a mi padre el Sr. Fernando Sierra y a mi
madre Sra. Glenda Zerna que nunca me dijeron no a las metas que me propuse y al
amor que me brindan sin importar la distancia, a mi abuela la Sra. Silvia Zerna que
adoro por tanta enseñanza y dedicación que me dio al criarme como persona con
principios, virtudes, y responsabilidad, también a mis hijas Christel y Ma. Auxiliadora
que las amo y son mi fuente de inspiración, a mí esposo el Sr. César Rendón por la
paciencia, el apoyo y el amor incondicional que siempre me da.
Andrea Mirella Franco Zerna
V
DEDICATORIA
Este proyecto quiero dedicarlo a todas las personas que han hecho posible mi
carrera, primero a Dios que me da la fortaleza y es mi guía en todo lo que haga, al
Ing. Roberto Tolosano por la ayuda incondicional que me brinda día a día y a mis
hijas que son mi fuente de inspiración .
Marcos Luis Escaleras Gómez
VI
AGRADECIMIENTO
Como no agradecerle sobre todas las cosas a Dios creador de nuestras vidas sin
dejar de mencionar a nuestro tutor Mmif. Leonardo FabianiOrbea, que con paciencia
nos guio y ayudo a concluir este proyecto, requisito principal para obtener este
título.
Andrea Mirella Franco Zerna
Marcos Luis Escaleras Gómez
VII
CESIÓN DE DERECHOS DE AUTOR
Lcdo. Jaime Orozco Hernández, Msc.
Rector de la Universidad Estatal de Milagro
Presente.
Mediante el presente documento, libre y voluntariamente procedo a hacer entrega de
la Cesión de Derecho del Autor del Trabajo realizado como requisito previo para la
obtención de mi Título de Tercer Nivel, cuyo tema fue Implementación de los
procesos de control en la gestión de inventarios en Instituto Superior Tecnológico
Bolivariano de Tecnología que corresponde a la Unidad Académica de Ciencias
Administrativas y Comerciales
Milagro, 01 de Septiembre del 2013
___________________________ ___________________________
Franco Zerna Andrea Mirella Escaleras Gómez Marcos Luis
CI: 091917679-2 CI: 070220349-8
VIII
INDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema 2
1.2 Objetivos 8
1.3 Justificación 9
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1 Marco teórico 12
2.2 Marco legal 38
2.3 Marco conceptual 43
2.4 Hipótesis y variables 46
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipo y diseño de la investigación 49
3.2 La población y muestra 54
3.3 Tipos de investigación 56
3.4 Técnica de investigación 59
3.5 El tratamiento estadístico de la información 60
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
4.1 Análisis de la situación actual 61
4.2 Análisis comparativo, evolución, tendencia y perspectivas 62
4.3 Resultados 77
4.4 Verificación de hipótesis 78
CAPÍTULO V
PROPUESTA
IX
5.1 Tema 79
5.2 Fundamentación 79
5.3 Justificación 82
5.4 Objetivos 85
5.5 Ubicación 86
5.6 Factibilidad 86
5.7 Descripción de la propuesta 88
CONCLUSIONES 106
RECOMENDACIONES 107
BIBLIOGRAFÍA 108
LINKOGRAFÍA 109
ANEXOS
Anexo 1
Matriz marco lógico
Anexo 2
Balance proyectado
Anexo 3
Estado de resultados
Anexo 4
Formato de encuesta
Anexo 5
Tríptico
X
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1
Operacionalización de las variables 48
Cuadro 2
Población a investigar 56
Cuadro 3
Cumplimiento de los procesos 64
Cuadro 4
Opinión en el tiempo de recepción y entrega 65
Cuadro 5
Selección de proveedores 66
Cuadro 6
Adquisición de suministros y materiales 67
Cuadro 7
Abastecimiento de suministros y materiales 68
Cuadro 8
Actualización de manual de procedimientos 69
Cuadro 9
Gestión y control de inventario 70
Cuadro 10
Revisión periódica de suministros y materiales 71
Cuadro 11
Conocimiento en los procesos de gestión de personal 72
Cuadro 12
Entrega y recepción de suministros y materiales 73
Cuadro 13
Ubicación geográfica 86
Cuadro 14
Factibilidad técnica 89
Cuadro 15
Matriz FO-FA-DO-DA 95
Cuadro 16
XI
Reporte de ingreso de suministros y materiales 102
Cuadro 17
Formulario de ingreso de suministros y materiales 103
Cuadro 18
Traspaso interno de suministros y materiales 104
Cuadro 19
Formulario de traspaso interno de suministros y materiales 105
Cuadro 20
Formulario de acta de entrega y recepción 106
Cuadro 21
Costo de muebles y enseres 107
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1
Abastecimiento en compras de suministros y materiales 11
Figura 2
Procesos de gestión 21
Figura 3
Objetivo en la evaluación del riesgo 27
Figura 4
Componente información y comunicación 27
Figura 5
Base de valuación 30
Figura 6
Cumplimiento de los procesos 64
Figura 7
Opinión del tiempo de recepción y entrega 65
Figura 8
Selección de proveedores 66
Figura 9
Adquisición de suministros y materiales 67
XII
Figura 10
Abastecimiento de suministros y materiales 68
Figura 11
Actualización de manual de procedimientos 69
Figura 12
Gestión y control de inventario 70
Figura 13
Revisión periódica de suministros y materiales 71
Figura 14
Conocimiento en los procesos de gestión de personal 72
Figura 15
Entrega y recepción de suministros y materiales 73
Figura 16
Estructura del modelo educativo y pedagógico del I.T.B. 94
XIII
RESUMEN
La presente investigación tiene como objetivo: Implementar procesos de
control en la gestión de inventarios en el Instituto Superior Tecnológico
Bolivariano de Tecnología ejercicio fiscal 2013 en Guayaquil, Provincia del
Guayas. Con la finalidad de prevenir, corregir, detectar falencias o errores en la
planeación, organización y dirección de los diferentes departamentos del I.T.B.
Eliminar diferencias entre el stock físico y el del sistema contable. Este
proyecto se justifica porque evitara las perdidas por concepto de generación
de diferencias del stock físico y el del sistema contable producto de los errores
en la toma física de datos y fallas en el ingreso de datos al sistema además de
la falta de Procesos de control en la gestión de inventarios. Para el efecto, se
han realizado encuestas y entrevistas al personal que realiza la función, cuya
información ha sido analizada e interpretada para poder obtener los resultados
que permitan identificar las causas y efectos del problema. acorde a lo que
exigen las normativas nacionales e internacionales, por lo que se evitara
pérdidas económicas, con ese ahorro se podrá invertir en recursos materiales
y humanos para el bienestar de la organización, de su personal y de sus
clientes, a los que se les garantiza un mejor servicio, lo que motiva a los
autores de la presente investigación a sugerir la Implementación de procesos
de control en la gestión de inventarios en el I.T.B. dada la importancia que
reviste y su factibilidad económica.
XIV
ABSTRAC
Thisresearch aims to: Implement Controlprocessesininventory managementat
theTechnological InstituteofTechnologyBolivarianfiscal year2013inGuayaquil,
GuayasProvince. In order toprevent, correct, detect flawsor errorsin the
planning,organization and managementof the various departmentsof
theITBCleardifferencesbetween thephysicalstockandtheaccountingsystem.
This projectis justified becausethelossesavoidedgeneration
conceptdifferencesofphysicalstockandaccountingsystemproduct of
thephysicalmaking errorsand flaws indataentry ofdata into the systemand the
lackofcontrolprocessesinventory management. To this end, we have
conducted surveys andinterviews with staffthat performs the function,
whoseinformation was analyzedand interpretedin order toget the resultsto
identifythe causes andeffects of the problem. Soas to avoideconomic losses,
with that savingsmay be invested inhuman and materialresourcesfor the
welfare ofthe organization, its staff and its customers, who are guaranteed
abetter service,what motivatesthe authorsof this investigationto suggest
theimplementationofcontrol processesininventory managementin
theITBgiventhe importanceandeconomic feasibility.
1
INTRODUCCIÓN
La base de toda institución educativa que provee Títulos profesionales y a su vez
comercializan sus materiales ya sean estos suministros y materiales para la compra
y venta de dichos bienes; por ello la importancia de los procesos de control en la
gestión de inventarios esto ayuda al correcto manejo del inventario por parte de la
misma. Este manejo contable permitirá al I.T.B. mantener el control oportuno en los
departamentos administrativos como al final del periodo contable una confiabilidad
de la situación económica del Instituto.
El inventario constituye una cuenta de vital importancia en las partidas del activo
corriente que están listas para la venta, valorada al costo de adquisición al
proveedor, que además deben de ser consideradas en el estado de pérdidas y
ganancias.
Actualmente con la globalización, las empresas no se pueden estancar porque si no
desaparecería o serian absorbidas por otras más grandes y fuertes financieramente.
El documento contiene en forma resumida una descripción de requisitos,
definiciones que observaran los Auditores, Contadores y Directivos del I.T.B. para el
control de los inventarios y preparación de los Estados Financieros, con base en
metodologías confiables y eficaces.
Por esta razón se considera que el método que se desea implementar para los
procesos de control en la gestión de inventario será una guía útil de cómo se debe
preparar y mantener los inventarios en los departamentos administrativos y bodega
por los encargados de controlar el inventario en el Instituto.
Los métodos del los procesos de control en la gestión de inventarios representan
una herramienta indispensable para toda institución, porque así nos permite cumplir
con las funciones y procesos de una manera clara y sencilla. Entre los elementos
más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo
al optimo control y costeo de los inventarios en la bodega, porque facilitan la
2
verificación rápida por el personal, proporcionan la orientación precisa que requiere
la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito
operativo o de ejecución, pues son una fuente en la cual se trata de mejorar y
orientar los esfuerzos de un empleado.
Capitulo l.- Se describe en forma global el problema la carencia de los procesos de
control en la gestión de los inventarios, así como el objeto a estudio, el objetivo
general y los objetivos específicos que se establecen para llevar a cabo de manera
idónea de este trabajo. Por otra parte se destaca la delimitación y justificación de la
investigación.
Capítulo II.- Busca familiarizar al lector con la estructura y composición referente a
los antecedentes de investigación que aportan la información precisa, con respecto
al marco teórico, donde se hace una breve descripción de los conceptos bases
correspondientes a los métodos de procesos de control, son conocimientos
mencionados a enfocar primordialmente con el problema a resolver por último un
listado de términos básicos que complementan la información.
Capítulo III.- Se trata sobre el marco metodológico; se narra el diseño y su
modalidad de investigación se detalla los tipos de métodos y técnicas de
investigación utilizada en la elaboración del diseño y se operacionalizan las
variables, utilizando las encuestas y las entrevistas.
Capítulo IV.- Se hace las encuestas y entrevistas; donde se realiza el análisis e
interpretación de los resultados, el análisis de la situación actual y se verifica la
factibilidad, plan de ejecución, el impacto y evaluación del presente proyecto.
Capitulo V.- Se hace a la propuesta las conclusiones y recomendaciones encierran
una serie de notas importantes resultado del estudio llevado a cabo, en ellas se
refiere o deduce el conocimiento que resulta del capítulo anterior es la parte más
importante del trabajo. Las recomendaciones constituyen la expresión de lo que a
juicio del investigador parece más conveniente y práctico, proponer, sugerir o
recomendar soluciones o posibilidades objetivas de solución a los problemas de la
investigación.
3
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.1. Problematización
El Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología (ITB) ubicado Víctor
Manuel Rendón 236 y Pedro Carbo de la ciudad de Guayaquil Provincia del Guayas,
se dedica a ofertar carreras tecnológicas de nivel superior en la región y el país.
El ITB, está requiriendo del análisis de los proceso de control en la gestión de
inventarios, debido a que se ha detectado una desorganización en el control de los
mismos, permitiendo que la empresa no cuente con los suministros y materiales
necesarios para desarrollar óptimamente sus funciones departamentales.
Dentro del concepto multidimensional de la calidad, la bases juega un papel muy
importante, en correlación con el fruto de las metas institucionales, por esta razón el
registro de los bienes es un paso muy importante dentro de las instituciones
educativas, y que deben de ser planteado para dar una seguridad razonable, en
proporción con el logro de los objetivos previamente establecidos en aspectos
básicos como: garantía y validez de las operaciones.
Para presentar un proceso ordenado, organizado pero a la vez flexible para afrontar
los cambios que continuamente se forman en el desarrollo de sus operaciones
diarias esenciales al que hacer pedagógico y dar seguridad de los reportes
financieros y cumplimientos de leyes, políticas y reglas, que enmarcar la acción
administrativa financiera.
4
Desde tiempos remotos, los egipcios y demás pueblos de la prehistoria, enseñaban
almacenar grandes cantidades de suvenir para ser usados en los tiempos de sequía
o de calamidades.
Es así como nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a
las etapas de iliquidez. Que le afirmaran la subsistencia de la vida y de sus
actividades normales.
Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para
sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. Como es de saber; la base de
toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicio; de aquí viene la
importancia del manejo de inventario por parte de la misma.
Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así
como también, conocer al final del periodo contable un estado confiable de la
situación económica de la empresa.
A continuación, se muestra la estructura administrativa del proceso de
abastecimiento por compras del ITB.
El Instituto presenta entre sus problemas un inoportuno proceso de selección de
proveedores, para poder adquirir suministros y materiales, lo que provoca
Modificador (Compras)
Comprometidos (Proveedores)
Objetivos (Logística)
Proceso de
Abastecimiento y
Compras ITB
Entrada Mercadería
Salida Mercadería
Sustento (Administrativo)
5
desconocimiento del costo de venta de cada uno para su adecuado control, lo cual
no permite cubrir la demanda interna de recursos y satisfacer las necesidades.
En el siguiente gráfico hacemos referencia, de cómo se está llevando a cabo en la
actualidad de manera incompleta los procesos de selección al momento de realizar
una compra.
Así mismo, la falta de un plan anual de compras para abastecer a los departamentos
administrativos y académicos y la poca coordinación entre las áreas involucradas, se
ha detectado que al realizar el control de los productos se efectúa con un listado de
precios desactualizado, lo cual representa pérdidas para la empresa.
La inexistencia de un manual de procedimientos para la gestión y control de
inventarios produce que el área administrativa y académica acarree y declinen el
desempeño sobre el manejo del abastecimiento y distribución de los suministros y
materiales, esto provoca que las áreas queden desabastecidas de insumos.
La poca frecuencia de la revisión del inventario y su valor en libros contables, se
debe a la ausencia de procedimientos de inventarios, que identifique los productos
necesarios para el óptimo desempeño de los departamentos que hacen falta, los
mismos que son necesarios para cumplir con el requerimiento de nuestros clientes y
así poder brindar un servicio de calidad.
Otras de las deficiencias es el desconocimiento operativo del personal para el
abastecimiento y distribución de los suministros y materiales, por lo cual existen
diferencias al momento de verificar los valores en libros contables, de la falta de
Caracterización de la situación de los inventarios en la organización
Análisis de la demanda Selección de productos
Nivel de dependencia Grado de desconocimiento
Proyección de la demanda
Independiente
Dependiente
Demanda
Aleatoria
Demanda
Determinante
6
procesos de control de inventarios para que cada uno de ellos cumpla con su
función de una manera adecuada.
Los procesos de negocio utilizan información para caracterizarse o ultimar sus
actividades. La investigación, a diferencia de los recursos, no se consume en el
transcurso de los días, más bien se utiliza como parte del proceso de
transformación. La información puede provenir de fuentes externas, de clientes, de
unidades organizacionales internas e incluso puede ser el producto de otros
procesos.
Por esta razón, debemos considerar aspectos importantes, como el interés,
sostenimiento, sustitución, revisión, dirección e implicaciones financieras que tienen
los suministros y materiales dentro del instituto.
Actualmente, el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología, no cuenta
con un instrumento que le permita llevar el control de todos sus suministros y
materiales, y como consecuencia existe también un mal registro en la adquisición, el
control, asignación, ocasionando faltantes en el momento de la verificación física, lo
que origina pérdidas económicas para la institución.
1.1.1. Delimitación del problema
País: Ecuador
Provincia: Guayas
Cantón: Guayaquil
Parroquia: Rocafuerte
Dirección: Víctor Manuel Rendón 236 y Pedro Carbo
Actividad: Educación Superior
Áreas: Inventario
Universo: Administrativo Instituto Tecnológico Bolivariano
Tipo de Investigación: Exploratoria
7
La investigación es exploratoria porque es un problema que se suscita por primera
vez, se necesita saber con claridad de donde proviene y desde cuando se inició para
así buscar soluciones inmediatas para la institución.
1.1.2. Formulación del problema
Evaluación del problema
Mantener al tanto a los directivos la importancia del análisis de los procesos de
control en la gestión de inventario en la institución, especialmente en las áreas de
administración, contabilidad, financiero, lo que permitirá obtener mejores resultados.
¿En qué incide los inadecuados procesos de control en la gestión de suministros y
materiales Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
De la relación entre la situación actual y la deseable, surge la siguiente formulación:
Delimitado: Se concreta en el área de inventario con la finalidad de mejorar y
manejar los recursos del Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología en
forma eficiente.
Claro: Se puede manejar eficientemente lo planificado en las áreas creadas.
Evidente: Se aplicaran fácilmente lo planificado a cada uno de los departamentos.
Concreto: La solución del problema es precisa y directa para todos los involucrados
destinando de una manera óptima de los ingresos.
Relevante: Apunta a optimizar mejor los recursos y el manejo de cada una de las
áreas.
Coherente: Relación lógica entre las áreas que se van a implementar y la
metodología que consiste en la aplicación de los distintos planes para el manejo
eficiente de los inventarios.
Original: Los procedimientos que se han aplicado no han resuelto el problema en su
totalidad, por ello es necesario un nuevo enfoque para emplearse en los
departamentos mencionados en los periodos venideros.
8
Contextual: Este es un tema de vital importancia ya que con la implementación de la
planificación y control se administrara y destinara a mejorar los recursos.
Factible: Permitirá mejorar, la administración de los recursos del Instituto. El
problema está dentro del tiempo requerido para ejecutarlo y con recursos
alcanzables, es decir mediante la aplicación de procedimientos que llevados a la
práctica, permitan efectuar un adecuado control que conlleve al Instituto a optimizar
sus recursos y lograr sus objetivos.
Variable: Son fáciles de identificar en el contexto de la formulación planteada.
1.1.3. Sistematización del problema
1 ¿Cómo los procesos de selección de proveedores afectan en la adquisición de
los suministros y materiales Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de
Tecnología?
2 ¿En que afecta un plan anual de compras en el abastecimiento de suministros y
materiales en los departamentos administrativos y académicos del Instituto
Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
3 ¿Cómo interviene en la gestión y control de inventarios la falta de un manual de
procedimientos para el abastecimiento y distribución de los suministros y
materiales en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
4 ¿Por qué la poca frecuencia de revisiones de los suministros y materiales
interviene en la gestión de inventarios y la desactualización de los valores en
libros contables en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
5 ¿Cómo el desconocimiento operativo del personal influye en el abastecimiento y
distribución de los suministros y materiales en el Instituto Superior Tecnológico
Bolivariano de Tecnología?
1.1.4. Determinación del tema
Análisis de los procesos de control en la gestión de inventarios Instituto Superior
Tecnológico Bolivariano de Tecnología, ubicado en la ciudad de Guayaquil.
9
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. Objetivo General
Analizar las causas y consecuencias mediante la gestión de inventario en el Instituto
Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología para la mejora de los procesos de
control de los suministros y materiales.
Objetivos Específicos
Identificar los procesos de selección de proveedores para la adquisición de
suministros y materiales.
Investigar las deficiencias operativas existentes en los departamentos
administrativos y académicos para el abastecimiento de suministros y
materiales
Examinar los procedimientos de abastecimiento y distribución de los
suministros y materiales.
Cuantificar la frecuencia de revisiones de los suministros y materiales que se
desarrollan en el proceso de la gestión de inventarios y la actualización en
libros contables
Identificar las falencias operativas del personal en el procedimiento de
abastecimiento y distribución de los suministros y materiales.
1.3. JUSTIFICACIÓN
El objetivo de analizar los procesos de control en la gestión de inventarios dentro de
la organización, es que se pueda establecer una correcta administración de la
mercadería, para así ejecutar las actividades de inventarios, es por eso, que su
aplicación resulta ser práctica para comprobar la eficiencia y la productividad al
momento de establecerlos.
Esta implementación puede ser todo un reto, es un proceso continuo para detectar
las deficiencias que puedan ser corregidas y aumentar la calidad del producto o del
servicio que se vende. Además, contribuye al desarrollo de la empresa y al
fortalecimiento de todas sus áreas para lograr cumplir sus objetivos propuestos.
10
Debido a los problemas actuales que se presentan en el inventario de la empresa,
se ha visto la necesidad de analizar un proceso cuyo objetivo será reducir el tiempo
y los costos, para así poder obtener la cantidad de pedido que se requiere para
cubrir la demanda del producto.
Esto permitirá prácticamente que cualquier persona involucrada con la gestión
pudiera realizar la tarea de solucionar el problema.
Dentro del conocimiento multidimensional de la eficacia, que se maneja en la
acreditación institucional, las instalaciones representan un rol muy interesante en
función con el beneficio de las metas institucionales, por esta razón el análisis en la
gestión de inventarios es muy importante, para así poder adquirir los suministros y
materiales de manera controlada, haciendo de este un proceso muy significativo
dentro de las instituciones educativas, y que deben de ser bosquejado para dar una
seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos anticipadamente
establecidos en aspectos básicos como garantía y validez de las operaciones, para
formular un proceso ordenado, organizado pero a la vez flexible para afrontar los
cambios que continuamente se generan en el desarrollo de sus actividades diarias
inherentes al que hacer educativo y dar confiabilidad de los reportes financieros y
cumplimientos de leyes, normas y regulaciones, que enmarcar la actuación
administrativa financiera.
Los favorecidos de este proyecto en primer lugar son los empleados, que tendrán
concretadas las tareas a realizarse en el desempeño de sus funciones asignadas,
perfeccionando su tiempo y realizando una actividad que les servirá de motivación,
que influirá de manera positiva en su vida personal.
En la actualidad se necesita de una herramienta que le permita llevar el control de
todos sus suministros y materiales, y como resultado un apropiado registro en la
adquisición, la subsistencia, y asignación, suprimiendo los faltantes en el momento
de la verificación física, que ocasionan pérdidas económicas para la institución.
En el siguiente grafico se puede observar, que desde el año 2012 hasta la fecha, se
viene arrastrando una falta de abastecimiento de suministros y materiales, el cual
11
nos indica que no se está llevando adecuadamente un registro, una proyección al
momento de realizar la compra, haciendo una revisión minuciosa en sus inventario.
Figura 1: Abastecimiento en compras de suministros y materiales
Fuente: Dpto. Talento Humano I.T.B
Modificador – Compras: En el inventario interactúan las compras, las ventas y la
contabilidad, la estructuración de este módulo tiene alcance total, para esto se
requiere, configurar un patrón básico en la conformación o creación de ítems por
producto, en donde se definen las áreas administrativas de más consumos de
suministros y materiales.
Comprometidos- Proveedores: La manera de cómo se selecciona a cada uno de los
proveedores para la adquisición de suministros y materiales, es ubicando al que más
crédito proponga, sin preocuparse si despachara o no a tiempo el requerimiento que
se ha previsto, esto presenta una gran falencia como es el desabastecimiento
continuo de las áreas, viéndose obligados hacer gastos extras a diario hasta que
llegue lo que se solicitó.
Oct,Nov,Dic 2012
Ene,Feb,Mar 2013
Abr,May,Jun 2013
2.1%
1.5%
1.8%
0.9%
1.1%1.2%
0.8%0.6%
0.4%
Abastecido
Medianamente abastecido
poco abastecido
12
Objetivo Logístico: Para todas las áreas involucradas existe una solicitud previa
antes de hacer un pedido general al proveedor, el cual no se entrega a tiempo y es
ahí donde queda ese vacío o desabastecido el departamento, durante ese lapso de
tiempo para q se abastezcan las demás se ha tenido que asignar, parte de lo que
queda para cubrir esa área hasta que se pueda hacer un nuevo requerimiento.
13
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1. Marco teórico
2.1.1. Antecedentes históricos
El Instituto es reconocido por el Consejo Nacional de Educación Superior
(CONESUP) mediante Resolución 09-030 de fecha 1 de diciembre del 2000. Previo
a este reconocimiento, el Instituto tuvo Registro Institucional Nro. 09-030 concedido
por el por el misma entidad reguladora, bajo la denominación de Instituto Técnico
Superior Megacompu.
Sin embargo, su trayectoria es mucho mayor. Inicia con la cesión de derechos que
realiza el Sr. Antonio Gregorio Gutiérrez Peñafiel del Instituto Técnico Superior
Particular Mastercomp con sede en la ciudad de Milagro, creado por resolución 2763
del Ministerio de Educación y Cultura del 24 de Junio de 1996, posteriormente la
Dirección Provincial de Educación y Cultura en acuerdo No. 0068 del 12 de octubre
de 1999 autoriza el cambio de nombre a Instituto Técnico Superior Particular
Megacompu.
Inmediatamente la Subsecretaria Regional de Educación con acuerdo No. 0474 del
28 de junio del 2000 resuelve el acuerdo No.0068 expedido por la Dirección
Provincial de Educación y Cultura del 12 de octubre de 1999; la cesión de derechos
faculta el cambio de domicilio del cantón Milagro a la ciudad de Guayaquil;
registrando al señor Lic. Gonzalo Enrique Jarrín Mora como Rector.
14
Previo a la realización de este proyecto, los autores han creído necesario realizar
una búsqueda de antecedentes en las bibliotecas del Instituto Superior Tecnológico
Bolivariano y en los otros centros de educación del país con miras a identificar
trabajos similares.
El origen del Control Interno, inicia desde la partida doble, que consiste en registrar
un valor en por lo menos dos cuentas el valor debe ser igual en una y otra cuenta,
en una cuenta se registra su débito y en la otra el crédito, que fue una de las
medidas de control.
El facultar funciones dentro de la empresa conjuntamente con la creación de
procedimientos que aumente o disminuyera el fraudes o errores, debido a esto las
empresas se ve en la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los
inventarios viéndose en la necesidad de crear e implementar y renovar los sistemas
de procesos de control como resultado al crecimiento operativo dentro de las
organizaciones.
Las empresas cualquiera que sea su actividad al momento de contar con controles
internos en sus operaciones, llevará a conocer la situación real de las mismas. La
planificación es uno de las bases más importante para llevar un adecuado control, ya
que permite verificar que las actividades se ejecuten.
El control interno alcanza el plan de organización en todos los métodos o
procedimientos de manera coherente a las necesidades que requiera el negocio,
para resguardar y cuidar sus inventarios
Todas las organizaciones mantienen inventarios. Los inventarios de una compañía
están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los
suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados.
Los inventarios son de gran importancia especialmente en las empresas privadas,
por representar una parte en los estados financieros y debido a que su inversión
puede ser fundamental para obtener una pérdida o una ganancia en las empresas
dedican a la comercialización de dichos inventarios.
15
El Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología con domicilio principal en
la ciudad de Guayaquil, se fundamenta principalmente en la teoría y práctica de la
formación profesional, que es responsabilidad profesional del instituto.
Con el modelo educativo se desagrega el modelo curricular, el modelo pedagógico y
el modelo didáctico, considerando en proceso de formación metodológica
profesional de cada carrera.
En la actualidad, el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología se
encuentra ubicado en Víctor Manuel Rendón 236 y Pedro Carbo en la ciudad de
Guayaquil, la actividad principal de esta institución privada sin fines de lucro es la
enseñanza superior teniendo una vinculación con la comunidad y su ámbito es
nacional.
2.1.2. Antecedentes Referenciales
Se examinaron diferentes textos, estudios y libros relacionados con el tema control
de suministros y materiales; revistas, publicaciones y tesis de grado en las
bibliotecas locales, los antecedentes que a continuación se mencionan,
proporcionan a la investigación una base teórica que sustenta el problema
planteado.
16
Mundial
Empresa: Universidad Argentina de la Empresa (UADE)
Proyecto: Educación superior nacionales e internacionales
Estrategia para el
Crecimiento:
Fue fundada hace 50 años por la Cámara de Sociedades Anónimas.
UADE pretende brindar día a día su mejor aporte en pos del progreso
social y económico del país, a través de un firme compromiso con la
misión de brindar una mejor educación para cada vez más alumnos.
La Universidad ofrece carreras acreditadas, nacional e internacionalmente
por las siguientes prestigiosas instituciones nacionales e internacionales:
CONEAU: acreditación de las carreras Ingeniería en Alimentos, Ingeniería
Electromecánica e Ingeniería Industrial. Cabe destacar que esta última
recibió la acreditación por seis años, convirtiéndose en una de las dos
carreras mejor evaluadas en el área metropolitana de Buenos Aires.
URL: http://www.uade.edu.ar/acerca-de-uade/
Latinoamericana
Empresa: Compañía de Inventarios S.A.
Proyecto: Control de Inventario
Estrategia para el
Crecimiento:
Hacer nuestro trabajo con el mayor profesionalismo y con el sentido ético que este tipo de negocio requiere, cumpliendo con los procedimientos en un 100%.Tener el compromiso personal necesario para poder seguir esta misión. Ser la mejor empresa de control de inventarios del mercado Argentino, satisfaciendo a nuestros clientes a través del mejor servicio, con personal calificado y con la tecnología de punta.
URL: http://www.companiadeinventarios.com/Empresa/empresa.htm
Local
Empresa: Universidad Politécnica Salesiana
Proyecto: Plan Operativo
Estrategia para el
Crecimiento:
La Universidad Politécnica Salesiana (UPS), a través de la Unidad de Planeación, Evaluación y Acreditación, presenta el Plan Operativo Anual 2013, que contiene los resultados esperados y las metas a alcanzar durante el próximo año, mismas que aportan al cumplimiento de los objetivos estratégicos definidos en la Carta de Navegación vigente.
El POA ha sido elaborado en base de las prioridades establecidas por el señor Rector, P. Javier Herrán, Vicerrector General, Vicerrector Académico y Vicerrectores de Sede, considerando el nivel de ejecución del POA 2012, la Ley Orgánica de Educación Superior y el Plan Nacional de Desarrollo.
URL: http://www.ups.edu.ec/plan-operativo
17
Antecedente 1
Título: Modelo de gestión de inventarios para la Empresa "MARTEC CIA. LTDA"
Autor: Vásquez Yánez, Wilson Raúl Ing. Buenaño Cabrera, Manuel
Palabras clave: Inventarios Gestión Costos Compras Suministros Desarrollo Humano
Fecha de publicación
mar-2012
RESUMEN: En un gran porcentaje de empresas tienen problema con la gestión que se realiza en los inventarios a no ser optima o indique resultados favorables para la empresa, no solo en Ecuador sino a nivel mundial, motivo el cual es de gran importancia mejora los resultados de forma eficiente y eficaz, provocando esto a tener inventarios en las bodegas de las empresas los cuales deben tener una gran importancia en su control y gestión. Con una correcta gestión de inventarios se debe: satisfacer a la demanda de manera correcta y oportuna, conocer al final del período un estado confiable de la situación económica de la empresa, correcto registro del inventario, suficiente inventario, establecimientos de mínimos y máximos de manera adecuada, buena calidad del producto, y que no exista sub.almacenamiento ni sobre almacenamiento. En la presente investigación se realizo un seguimiento de la gestión de inventarios que se realiza, tanto en el manejo de las bodegas como en la forma de abastecerlas con análisis de costo beneficio que ayudara a optimizar los recursos de la empresa con el único objetivo de tener mejores resultados. El aplicar la metodología se puede concluir que, el aplicar un modelo de gestión de inventarios es muy importante tanto para la micro, pequeña, mediana y grande empresa, es eficiente puesto que permite mantener información de calidad y oportuna, permitiendo minimizar costos y generar mayor volumen de ventas ya que es la parte fundamental de cualquier negocio, incrementar las utilidades, beneficiando no solo a la empresa sino a la sociedad en general.
URL: http://www.dspace.uce.edu.ec/handle/25000/376
Aparece en las colecciones
Tesis - Administración de Empresas
18
Antecedente 2
Título: “Sistema de Gestión para el Control Interno de Inventarios en la empresa agrorab Cía. Ltda.”
Autor: Vega Castillo, Jenny Esperanza
Palabras clave: Sistema de Gestión
Control Interno
Inventario
Fecha de publicación
24-feb-2012
RESUMEN: La propuesta de un Sistema de Gestión para el control interno de inventarios en la empresa Agrora Cía. Ltda ", muestra en su Capítulo I las características de la Empresa Agrícola Roger Amores: sus fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas, estrategias, y cuellos de botella que surgen en el desarrollo y crecimiento del sector. En el Capítulo II se detalla las políticas y procedimientos internos que está aplicando la empresa Agrora Cía. Ltda. Actualmente. El Capítulo III detalla la propuesta del Sistema de Gestión. En el Capítulo IV contiene una evaluación de los procesos de control y reorganización aplicados por medio de la reingeniería de procesos y recopilación de criterios de los miembros de la organización. En el Capítulo V se detalla las conclusiones a las que se llega luego de realizar el trabajo de investigación y las recomendaciones que la empresa debe tomar en cuenta para mejorar sus procesos. Creo sólidamente que lo que he planteado es una contribución al desarrollo profesional de las organizaciones pues será una herramienta de gran ayuda para aquellas que deseen aplicar un sistema de gestión que sirva de cimiento para construir la excelencia en sus procesos de control interno para el área de inventarios.
URL: http://dspace.ups.edu.ec/handle/123456789/1446
Aparece en las colecciones
Contabilidad y Auditoria - Tesis de Pregrado
19
Antecedente 3
Título: "Diseño de un Sistema de Control y Gestión del Inventario de Producto Terminado para una Empresa Productora de Fertilizantes Simples y Compuestos"
Autor: Trujillo Coloma, Leo Alexander
Palabras clave: diseñar un sistema de gestión establecer políticas de inventario
Fecha de publicación
2006
RESUMEN: El siguiente proyecto de tesis trata sobre el diseño de un sistema de gestión y control de los inventarios de producto terminado, en una empresa productora de fertilizantes simples y compuestos de la ciudad de Guayaquil. Hoy en día la empresa en estudio, ha diversificado su maletín de servicios y productos dentro de las mismas instalaciones, lo que ha generado una reducción de espacio en las áreas destinadas al almacenamiento del producto terminado, como son los sacos de fertilizante simples y compuestos. Además, existe un desbalance entre las cantidades de producción y la demanda del fertilizante, hecho que se refleja en los altos niveles de inventario. Este escenario ha obligado a la empresa a tener un mayor control y gestión de los inventarios de producto terminado.se elaborará el diseño de gestión del inventario de producto terminado, en base al modelo visto en el marco teórico y ajustado al escenario actual de la empresa. El resultado esperado de esta tesis, es reducir un 30% la inversión financiera del inventario de producto terminado tanto de fertilizante simple como compuesto.
URL: http://www.dspace.espol.edu.ec/handle/123456789/13836
Aparece en las colecciones
Tesis de Grado - FIMCP
20
2.1.3. Fundamentación
Toda empresa requiere de procesos de control para la gestión de los inventarios
para mejorar las deficiencias que existe en dicha área.
El control permite observar la situación real de la empresa para corregir las
desviaciones a través indicadores y lograr la verificación de los resultados, utilizando
técnicas específicas, métodos o procedimientos con el propósito de indicar las
debilidades y problemas que se presente, con el fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente, mejorar la productividad del mismo.
Los administradores de operaciones de todo el mundo reconocen que la buena
administración del inventario es crucial. Por un lado, una empresa reproduce sus
costos disminuyendo el inventario.
Por otro, la falta de un artículo interrumpiría la producción y los clientes quedarían
insatisfechos cuando hay faltantes de un artículo.
En consecuencia, las compañías deben encontrar el equilibrio entre inversión en
inventario y servicio al cliente. Sin un inventario bien administrado es imposible
lograr una estrategia de bajo costo.
El proceso administrativo sirve como herramienta para los distintos profesionales en
la consecución de los objetivos de la empresa.
Un proceso está formado por suministros y materiales, métodos y procedimiento,
recursos humanos, maquinaria, equipo y medio ambiente.
Figura 2: Proceso de Gestión
Fuente: José Antonio Pérez Fernández (1994) Libro: “Gestión de cálida Empresarial”
21
Limites, elementos y factores de un proceso
Los procesos han sido desde siempre, es la forma más natural de organizar el
trabajo; otra cosa bien distinta es que los tuviéramos identificados. Para ello y en
lugar, hemos de:
Determinar sus límites para, asignar responsabilidades en función de su nivel.
Identificar sus elementos y factores para determinar sus interacciones y hacer
posible su gestión.
Límites de un proceso
No existe una interpretación equilibrada sobre los límites de los procesos, por cuanto
varían mucho con el tamaño de la empresa. Lo importante es adoptar un
determinado criterio y mantenerlo a lo largo del tiempo. Parece lógico que:
Los límites del proceso determinen una unidad adecuada para gestionarlo, en
sus diferentes niveles de responsabilidad.
Estén fuera del departamento para poder interactuar con el resto de procesos
(proveedores y clientes).
El límite inferior sea un producto con valor.
Elementos del proceso
(José Perez Fernandez, 2004)
a) “Un imput. (entrada principal), producto con unas
características objetivas que responda al
estándar o criterio de aceptación definido: la
factura del suministrador con los datos
necesarios.
b) La secuencia de la actividad propiamente dicha
que precisan de medios y recursos con
determinados requisitos para ejecutarlos siempre
bien a la primera; una persona con la
22
competencia y autoridad necesaria para asentar
el compromiso de pago, hardware o software e
información sobre qué procesar y cómo (calidad)
y cuando entregar el output al siguiente eslabón
del proceso administrativo.
c) Un output (salida), producto con la calidad
exigida por el estándar del proceso; el impreso
diario con el registro de factura recibidas, importe
vencimiento, etc.
d) Un sistema de control conocido con indicadores
de funcionamiento del proceso y medidas de
resultados del producto del proceso y del nivel de
satisfacción del usuario (interno muchas veces)”.
Planificación
(RIBES, 2006)
“Es la primera etapa del proceso administrativo y es
muy importante hacer una planificación de los
objetivos y de cómo alcanzarlos. La planificación y el
control son inseparables, una acción no planeada no
se puede controlar.
Con la planificación pretendemos un cambio de una
situación anterior a otra posterior, estamos
previniendo los resultados que queremos alcanzar
en el futuro, de ahí su gran importancia”.
Organización
Esta etapa tiene una gran relevancia, es en esta parte donde podemos realizar más
actividades y donde podemos mejorar la practica asistencial, con el conocimiento de
todo lo que implica cada una de las fases que se incluyen dentro.
23
Es una etapa del proceso administrativo, en la que justamente se persigue el
establecimiento de fórmulas de coordinación y relación de las personas y los medios,
de manera que el plan se lleve de forma eficaz y eficiente.
Control
Como hemos dicho al principio, el proceso administrativo sigue un proceso continuo,
interrelacionado, con intercambio continuo de información lo que indica que, aunque
sea la última etapa del proceso administrativo, no es la menos importante. Existe
una retroalimentación en todo el proceso administrativo y por tanto, es muy
importante evaluar y controlar si se están llevando a cabo las actuaciones conforme
a lo planificado.
Diseños De Procesos
(Lee J. Krajewski, 2000)1
“Los cincos principales procesos corresponden a
amplias cuestiones de estrategia. La siguiente
cuestión, en la administración de procesos, consiste
en determinar cómo se debe realizarse exactamente
cada proceso. Existen dos enfoques diferentes, pero
complementarios, diseñar procesos la reingeniería
de procesos y el mejoramiento de procesos”.
Reingeniería de procesos
(Lee J. Krajewski, 2000)
“Es el estudio básico y el cambio radical del diseño
de procesos, para mejorar drásticamente el
rendimiento en términos de costos, calidad, servicio
y rapidez. La reingeniería de procesos es una
1Lee J. Krajewski,Larry P. Ritzman; Administración de operaciones: Estrategia y análisis,Pearson Educación, 2000 P 44
24
especie de reinversión, más que un mejoramiento
gradual”.
Procesos críticos
El interés al aplicar la reingeniería debe centrarse en los procesos fundamentales del
negocio del negocio, y no en departamentos funcionales como los de compras o
marketing. Enfocado su atención en los procesos, los administradores son capaces
de descubrir oportunidades de suprimir actividades innecesarias de trabajo y
supervisión, en el lugar de preocuparse por defender su territorio.
Liderazgo fuerte
Los altos ejecutivos deben aportar un liderazgo fuerte para que la reingeniería tenga
éxitos. Si no es así, el escepticismo, la resistencia ya habíamos intentado antes y las
fronteras entre las áreas funcionales pueden impedir los cambios radicales.
Equipos interdisciplinarios
Un equipo constituido por miembros de cada una de las áreas funcionales afectadas
por el cambio de procesos se encarga de llevar a cabo el proyecto de reingeniería.
La reingeniería funciona mejor en lugares de trabajo con alta participación donde los
equipos auto dirigidos y las política de conferir poder o faculta a los empleados.
Análisis de procesos
Un equipo de reingeniería debe conocer varias cosas acerca del proceso actual: que
produce, cuan bien se desempeña y que factores lo afectan. El equipo debe
examinar todos los procedimientos que intervienen en el proceso, en toda la
organización, grabando cada paso, investigando por qué se hace así y eliminándolo
después si no es verdaderamente necesario. También es valiosa la información
sobre la posición relativa frente a la competencia, proceso a proceso.
Mejoramiento de proceso
(Lee J. Krajewski, 2000)
25
“Es el estudio sistemático de las actividades y los
flujos de cada proceso a fin de mejorarlo. Su
propósito es aprender los números, entender los
procesos y desentrañar los detalles. Una vez que
se ha comprendido realmente un proceso, es posible
mejorarlo”.
Control Interno
Para (ESTUPIÑÁN, Control Interno y fraude, 2006)2
“Control interno es un proceso, ejecutado por la junta
directiva o consejo de administración de una entidad,
por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del
personal, diseñado específicamente para
proporcionarles seguridad razonable de conseguir
en la empresa las tres siguiente categorías de
objetivos:
Efectividad y eficacia de las operaciones
Suficiencia y confiabilidad de la información
financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables”.
Es un proceso que hace parte de los demás sistemas y procesos de la empresa
incorporando en la función de administración y dirección, no adyacente a éstos.
Orientado a objetivo es un medio, no un fin en sí mismo.
Es concebido y ejecutado por personas de todos los niveles de la organización a
través de sus acciones y palabras.
Proporciona una seguridad razonable de que lograrán los objetivos definidos.
2Estupiñan, Rodrigo: Control Interno y fraude, Eco Ediciones, Bogotá, 2006
26
Componentes
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan de
la forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los procesos
administrativos, los cuales se clasifican:
a) Ambiente de control
Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad
del personal con respectos al control de sus actividades.
b) Evaluación de riesgos
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la
base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo,
se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos
específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la
organización como el interno de la misma.
Figura 3: Objetivo en la evaluación del riesgo
DE CUMPLIMIENTO
DE OPERACIÓN ENTE ECONOMICO
DE INFORMACIÓN
Fuente: Estupiñán Rodrigo (2006) “Control Interno y fraude”.
c) Actividad de control
Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para
cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están
expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos.
Objetivos en la
evaluación del
riesgo
CONTROLES
INTERNOS
CONTROLES
EXTERNOS
27
d) Información y comunicación
Los sistemas de información están diseminados en todo el ente y todos ellos
atienden a uno o más objetivos de control. De manera amplia, se considera que
existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de
información.
Figura 4: Componente información y comunicación
Fuente: Estupiñán Rodrigo (2006) Libro: “Control Interno y fraude”
Control Interno Administrativo
Existe un solo sistema de control, el administrativo, que es el plan de organización
que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos
operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un medio
adecuado, al logro del objetivo administrativo de:
Mantenerse informado de la situación de la empresa.
Coordinar sus funciones.
Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos.
Mantener una ejecutoria eficiente.
Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas.
Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las
exigencias del mercado.
28
Compras.- Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de
compras en general.
Financiación.- Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión
(corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios
(almacenamiento, antigüedad, riesgos, entre otros).
Inventarios
Conjunto de bienes corpóreos, tangible y en existencia, propios y de disponibilidad
inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos en proceso)
y venta (mercancías y productos terminados).
Principios
1. Separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable.
2. Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y no de
revisión.
4. La base de valuación de inventarios será constante y consiste.
Objetivos
1. Prevenir fraudes de inventarios.
2. Descubrir robos y sustracciones de inventarios.
3. Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de inventarios.
4. Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador.
5. Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios.
6. Detectar desperdicios y filtraciones de inventario.
29
Valuación de inventarios
Los inventarios de mercancías, materia prima, productos en procesos y productos
terminados se valúan generalmente a precio de costo o mercado, el que sea más
bajo.
Ahora bien, el precio de costo puede ser de adquisición y de producción. El costo de
adquisición, conocido también como costo de compra, puede ser costo promedio,
costo PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), costo UPES (últimas en entrar,
primera en salir), costo específico, etc. El costo de producción, conocido también
como costo de fabricación o transformación, puede ser absorbente y marginal, a su
vez, puede ser de costo histórico, costo estimado y costo estándar.
Figura 5. Base de Valuación
Fuente: Abraham Perdomo Moreno (2004) Libro:” Fundamentos de Control Interno”
1. Precio de mercado, aquel que permite reponer el inventario en una fecha
determinada; es aplicable únicamente cuando es inferior al precio de costo.
2. Costo de adquisición. El costo de compras de mercancías, materia primas,
materiales, etc., se forma por el precio neto de factura más los gastos de
compra.
3. Costo promedio, cuando se divide la suma del importe del inventario inicial
más el costo de compra de cada artículo, entre la suma de unidades
compradas más las unidades del inventario inicial.
4. Costo PESP (primeras en entrar, primeras en salir) cuando el precio del
inventario se forma con el precio de costo de las últimas compras, es decir,
30
cuando se sigue el criterio de que las compras son para reponer existencias
consumidas o vendidas, por lo que, el inventario queda valuado a precios
actuales.
5. Costo UPES (últimos en entrar, primeras en salir) cuando el precio del
inventario se forma con el precio de costo de las primeras compras, es decir,
cuando sigue el criterio de que las mercancías, productos terminados, etc.,
que primero se venden, son las últimas que se han comprado, por lo que el
inventario queda valuado a precios pasados.
6. Costo específico, cuando los artículos son de fácil y plena identificación, es
decir, cuando los artículos del inventario se identifican finalmente contra las
facturas que indican su costo de compra, asignándoles específicamente su
costo correspondiente.
Inventario
(PÉREZ, 2006)
“Los inventarios se crean con la finalidad de servir a
los clientes y de permitir el flujo productivo. Por esta
razón, la empresa se ve en la necesidad de disponer
de una cantidad conveniente de mercadería (stock)
que compense las posibles oscilaciones relativas a la
demanda y al plazo de entrega de los proveedores
principalmente”.
Tipos de inventario
Inventario de materia primas: La industria necesita artículos y materiales para
producir. Estos elementos (materias primas) son adquiridos en grandes cantidades
para su posterior manipulación y necesitan estar almacenadas con el fin de poder
disponer de ellos con comodidad.
31
Se denominan inventarios de materia prima a aquellos que están constituidos por
los productos que van a ser procesados. Los inventarios de este tipo transmiten
información relativa a la producción prevista y a su estacionalidad, a la eficiencia de
la planificación y la seguridad de las fuentes de suministros.
Inventarios de mercancías: Estos incluyen los bienes adquiridos por las
empresas, que van a ser vendidos sin someterse a procesos de
transformación.
Inventario de productos en proceso: Están formados por los bienes en
proceso de manufactura, es decir, por aquellos artículos que están siendo
utilizados durante el proceso de producción. Se trata de productos
parcialmente terminados.
Inventario de productos terminados: Se trata de inventarios que agrupan
todos aquellos productos transformados y manipulados por la empresa
mediante los procesos de producción. Estos productos se almacenan a la
espera de ser vendidos.
Inventarios de materiales y suministros: Están constituidos por los
elementos necesarios para la elaboración de los productos. Entre dichos
elementos destacan: las materias primas secundarios, que diferencian por
industrias.
Funciones del inventario
El inventario da servicio a varias funciones que agregan flexibilidad a las
operaciones de la empresa. Las cuatro funciones del inventario son:
1. Desarticular o separar varias partes del proceso de producción. Por ejemplo,
si las existencias de una empresa fluctúan, quizá sea necesario un inventario
adicional para desarticular los procesos de producción de los proveedores
2. Separar a la empresa de las fluctuaciones en la demanda y proporciona un
inventario de bienes que ofrezcan variedad a los clientes. Este tipo de
inventarios son típicos de las tiendas.
3. Aprovechar los descuentos por cantidad, ya que las compras en grandes
cantidades disminuyen el costo de los bienes y su entrega.
32
4. Proteger contra la inflación y el aumento de precios. (RENDER, 2004)3
Administración de Inventario
Los administradores de operaciones establecen sistemas para el manejo de
inventarios. Los aspectos de tales sistemas:
Exactitud en los registros
Las buenas políticas de inventarios pierden sentido si la administración no sabe que
hay en su inventario. La exactitud de los registros es un elemento esencial de todo
sistema de producción e inventarios. Esta precisión en los registros permite a las
organizaciones centrarse en los artículos que necesitan, en lugar de aceptar que
haya un poco de todo en su inventario. Solo cuando la organización sabe con
exactitud con qué cuenta, toma decisiones concretas de órdenes, programación y
embarque.
Para asegurar la precisión, el registro de entradas y salidas debe ser bueno, como
tiene que serlo la seguridad del almacén. Un almacén bien organizado se caracteriza
por acceso restringido, buen manejo y áreas de almacenamiento para alojar
cantidades fijas de existencias.
Conteo cíclico
Aunque la organización haya realizado esfuerzos considerables para registrar con
precisión su inventario, dichos registros deben verificarse mediante una auditoria
continúa. Históricamente muchas empresas llevaban a cabo inventarios físicos
anuales. No obstante, esta práctica suele significar el cierre temporal de las
instalaciones y que personas sin experiencia cuenten partes y materiales. En su
lugar, los registros del inventario deben verificarse con una comprobación del ciclo.
Esta técnica utiliza la clasificación del inventario desarrollada en el análisis ABC. Con
los procedimientos de conteo cíclico, periódicamente se cuentan los artículos, se
verifican los registros y se documentan las imprecisiones. Se rastrea la causa de las
3Render, Barry: Principios de administración de operaciones, Pearson, México, 2004
33
imprecisiones y se toman las medidas correctivas para asegurar la integridad del
sistema de inventario.
Minimización de los costos
La meta de casi todos los modelos de inventarios es minimizar los costos totales.
Con las suposiciones dadas, los costos significativos son los costos de preparar (o
de ordenar) y el costo de mantener (o de manejarlo). Los demás costos de ordenar y
mantener, minimizaremos el costo total.
Puntos de reorden
Una vez decidido cuanto ordenar, analicemos la segunda pregunta del inventario,
cuando ordenar. Con los modelos de inventario sencillos se supone que la recepción
de la orden es instantánea. En otras palabras suponen que una empresa colocará
una orden cuando el nivel de inventario de un artículo dado llegue a cero y que los
artículos solicitados se recibirán de inmediatos. No obstante, el tiempo que
transcurre entre la colocación de la orden y su recepción denominado tiempo de
entrega o tiempo de abastecimiento, toma desde unas cuantas horas hasta varios
meses.
Métodos de evaluación de inventarios
Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación; cada uno
tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al otro.
El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos, mientras que
el método de valuación de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de
venta y el de valorar o valuar el inventario final.
Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy diferente es la
determinación del costo de cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario
final de un periodo.
Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario periódico e inventario
permanente. En cambio existen múltiples métodos de valuación de
inventarios. Peps,Upes, Promedio ponderado, Retail, etc.
34
Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y el valor del
inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo que quiere decir que si
hablamos de métodos de valuación de inventarios, nos estamos refiriendo
necesariamente al sistema de inventarios permanente.
La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios periódico no se
hace con los métodos de valuación de inventarios, sino mediante el llamado juego
de inventarios, que no es otra cosa que tomar el inventario inicial, sumarle las
compras y restarle el inventario final.
Costo
Es el valor en efectivo o equivalente de un recurso necesario para manufacturar un
bien o brindar un servicio. El objetivo de costo puede ser cualquier cosa, como
productos, departamentos, proyecto, actividades y demás, para los cuales se miden
y se asignan los costos.
Control de los inventarios
Según Olavarrieta De La Torre4 (2000)
”El control de los inventarios tiene dos aspectos
totalmente diferentes, el primero es el del control
físico de los bienes que se guardan en las
instalaciones de la empresa o fuera de ella, el
segundo se refiere al control del nivel de los
inventarios”.
Control físico, almacenes
El control físico de los inventarios se refiere al cuidado requerido para la
conversación y la integridad de las cosas que posee la empresa. Este conjunto de
bienes puede estar en los almacenes, en el piso de la fábrica, o sino trasladado.
El objetivo del control físico de los inventarios es:
4Olavarrieta De La Torre, Jorge: Conceptos generales de productividad, sistemas, normalización y competitividad para la
pequeña y mediana empresa, Universidad Iberoamericana, México, 2000.
35
Evitar las pérdidas y sustracciones no autorizadas.
Evitar el deterioro.
Mantener al día registros exactos de la existencia de todos y cada uno de
los artículos que se llevan en inventario.
Inventarios físicos. Inventario perpetuo. Inventario por muestreo
Parte del control físico de los inventarios son los inventarios físicos, o sea el
recuento que se lleva a cabo para verificar las existencias.
Los procedimientos contables generalmente admitidos obligan a que por lo menos
una vez al año se lleve a cabo un inventario físico en los almacenes de la
empresa.
El objetivo de ese inventario físico es respaldar los estados financieros.
El inventario físico con fines contables está perfectamente definido en cuanto sus
procedimientos, fecha, duración recopilación de datos, procedimientos de la
información y generación de reportes.
Control del nivel de inventarios
(OLAVARRIETA DE LA TORRE, 2000)
“El control efectivo de los inventarios consiste en el
equilibrio entre lo que tiene en inventario y las
necesidades de producción y ventas. Si se
presentan faltantes para la producción, está se
interrumpe. Si se tienen faltantes en el inventario de
producto terminado, no se puede cumplir con los
pedidos de los clientes.
Por lo tanto, el control de inventario involucra la
planeación de la producción, las compras y el
pronóstico de las ventas. Con el fin de evitar los
faltantes en los inventarios, y de tener óptima
rotación de los mismos, se han desarrollado
36
técnicas, algunas de las cuales ya han sido
mencionadas con respecto a la función de
compras”.
GESTIÓN
La gestión está formada por las actividades de: Información, decisión, acción y
Control, todas ellas formando parte de un ciclo en permanente retroalimentación,
que permite crecer y alcanzar los objetivos propuestos por las organizaciones.
Para facilitar la comunicación, el proceso de gestión, se subdivide estructuralmente
en grupos más pequeños, los cuales interactúan de forma más habitual por cercanía
física, por funciones, por dependencia funcional / organizacional, o por intereses
comunes, ya sean formales o informales. (G.Llorens)
RENDIMIENTO ECONÓMICO
Es una medida importante de la actividad realizada, no constituye, por sí sola, una
medida de síntesis global, pues para tenerla, es necesario relacionar los beneficios
con la inversión necesaria para obtenerlos. En este sentido, la relación entre la cifra
de beneficios y el capital invertido para crear esos beneficios es una de las medidas
más válidas y ampliamente utilizadas. (RUBIO)
2.2 MARCO LEGAL
Norma Internacional de Contabilidad nº 2 (NIC 2)
Existencias
Objetivo
1. El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias.
Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste
que debe reconocerse.
2. Como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios
sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de
ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio,
37
incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto
realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan
para atribuir costes a las existencias. (Normas Internacional de contabilida)
Alcance
2. Esta Norma será de aplicación a todas las existencias, excepto a:
(a) la obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los
contratos de servicio directamente relacionados (véase la NIC 11, Contratos de
construcción);
(b) los instrumentos financieros; y
(c) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas
en el punto de cosecha o recolección (véase la NIC 41, Agricultura).
3. Esta Norma no será de aplicación para la valoración de las existencias
mantenidas por:
(b) Intermediarios que comercien con materias primas cotizadas, siempre que
valoren sus existencias al valor razonable menos los costes de venta. En el caso de
que esas existencias se contabilicen por un importe que sea el valor razonable
menos los costes de venta, los cambios en dicho importe se reconocerán en el
resultado del ejercicio en que se produzcan los mismos.
4. Las existencias a que se ha hecho referencia en el apartado (a) del párrafo 3 se
valoran por su valor neto realizable en ciertas fases de la producción. Esas
existencias se excluyen únicamente de los requerimientos de valoración
establecidos en esta Norma.
5. Los intermediarios que comercian son aquéllos que compran o venden materias
primas cotizadas por cuenta propia o bien por cuenta de terceros. Las existencias a
que se ha hecho referencia en el apartado (b) del párrafo 3 se adquieren,
principalmente, con el propósito de venderlas en un futuro próximo y generar
ganancias procedentes de las fluctuaciones en el precio o un margen comercial.
Cuando esas existencias se contabilicen por su valor razonable menos los costes de
38
venta, quedarán excluidas únicamente de los requerimientos de valoración
establecidos en esta Norma.
Principios Contables Generalmente Aceptados
Los 14 principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A.) aprobados por
la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad y la VII Asamblea nacional de
graduados en ciencias económicas efectuada en Mar del Plata en 1965, se enuncian
de la siguiente forma:
Equidad
La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en la
contabilidad, dado que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden
encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto.
Ente
Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o
propietario es considerado como tercero.
Bienes Económicos
Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes
materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles de
ser valuados en términos monetarios.
Moneda de Cuenta
Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea
para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita
agruparlos y compararlos fácilmente.
39
Empresa en Marcha
Salvo indicación expresa en contrario se entiende que los estados financiero
pertenecen a una "empresa en marcha", considerándose que el concepto que
informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya
existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura.
Valuación al Costo
El valor de costo –adquisición o producción- constituye el criterio principal y básico
de la valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados
"de situación", en correspondencia también con el concepto de "empresa en
marcha", razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio.
Ejercicio
En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo
en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para
cumplir con compromisos financieros, etc.
Devengado
Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado
económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han
cobrado o pagado.
Objetividad
Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto,
deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea
posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta.
40
Realización
Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea
cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de
la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado
fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación
Prudencia
Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo,
normalmente se debe optar por el mas bajo, o bien que una operación se contabilice
de tal modo que la alícuota del propietario sea menor.
Uniformidad
Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas
para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados
uniformemente de un ejercicio al otro.
Materialidad (significación o importancia relativa)
Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y de las normas
particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico.
Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no
es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en
cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales
como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de
las operaciones.
Exposición
Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y
adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación
financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.
41
Los principios se clasifican en cuatro áreas:
Equidad
El principio de equidad se encuentra en el área 1, porque es el principio general y
fundamental para los demás principios.
Ente, bienes económicos, empresa en marcha, ejercicio.
Estos 5 principios se encuentran en el área 2, porque reflejan el medio
socioeconómico. En otras palabras, estos principios hacen referencia a todo lo que
tiene que ver con la empresa y el medio económico-social.
Valuación al costo, devengado, realización.
Estos principios se caracterizan por referirse a la valuación, por tanto corresponde a
todo lo referido a compromisos de pago, cobro y valorización de activos.
2.3. MARCO CONCEPTUAL
ACTIVO: Recurso controlado por la empresa, con el fin de obtener en el futuro
beneficios económicos.
ADMINISTRACIÓN: Actividad que ejerce la acción de gobernar, dictar, disponer y
hacer cumplir las leyes o reglamentos establecidos, tiene como objetivo implementar
nuevas ideologías con el fin de mantener un buen funcionamiento.
ADQUISICIONES: Obtener a base de nuestro propio esfuerzo el bienestar
económico ya sea bienes, dinero o alguna meta propuesta.
ALMACEN: Es donde se puede almacenar los productos.
AMBIENTE DE CONTROL: Conjunto de acontecimiento que se puntualiza al
ejecutar la entidad desde la perspectiva de control interno.
AMBIENTE DE TRABAJO: Esfuerzo humano al realizar una actividad productiva.
42
ANALISIS DE INVENTARIO: Técnica que sirve para determinar el nivel inmejorable
de inventarios que se deben conservar en cualquier situación específica.
ANÁLISIS: Examen minucioso de los hechos para conocer sus elementos
establecidos, sus características representativa, así como sus interrelaciones y la
relación de cada elemento de él.
CONTROL DE INVENTARIO: Técnica que permite cuidar la existencia de los
productos a los niveles anhelados.
CONTROL INTERNO.- Conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados
por una organización y su objeto principal es salvaguardar y preservar el patrimonio
de la institución impide el gasto de fondos y ofrece la seguridad de que no se
negociara obligaciones sin autorización.
CONTROLAR: Supervisar, dirigir, persona que se encarga del debido cuidado, ya
sea este dentro de la institución o lugar asignado.
COORDINACIÓN: Mantener un esquema a seguir logrando el debido control ante
una situación.
DISTRIBUIDORA.- Empresa encargada de la compra y venta de productos para la
distribución y comercialización al por menor y mayor.
EFICACIA.- Nivel de cumplimiento de los objetivos trazados.
EFICIENCIA.-Relación entre los insumos o recursos utilizados y la producción de
bienes y servicios.
GASTOS OPERACIONALES.-Repartición efectuada por una entidad económica
durante el periodo operativo, es cuando la entidad se organiza para iniciar sus
operaciones.
GASTOS.- Recursos utilizados en bienes o servicios con la finalidad de alcanzar el
objetivo de la empresa.
43
HERRAMIENTA.- Objeto que es elaborado para facilitar las tareas y actividades de
proceso.
INVENTARIO DE MERCADERIA.- Bienes que le pertenecen a la empresa.
INVENTARIO.- Provisión de materiales y de subcomponentes que tiene por objetivo
facilitar la producción o satisfacer la demanda de los clientes.
MANUALES.- Documento que sirve de guía en la que se describen las políticas y
procedimientos, permitiendo el buen funcionamiento interno.
MARGEN.- Ganancia obtenida en relación al monto de la venta.
MERCADERÍA: Es todo aquello que se puede vender o comprar, además puede ser
controlada.
PÉRDIDAS.- Carencia o falta de algo que requiere la empresa.
RECURSO.- Medio a que se recurre para algo, retorno de una cosa al lugar de
donde salió. Memorial, solicitud, petición por escrito. Elementos que una colectividad
puede echar mano para acudir a una necesidad, o llevar a cabo una empresa.
REGLAMENTO.- Leyes o normas a seguir que por una autoridad, para la ejecución
de una actividad.
RENTABILIDAD.- Capacidad que tiene algo para generar suficiente utilidad o
ganancia.
SERVICIOS.- Conjunto de actividades que buscan responder a una o más
necesidades de un cliente. Se define un marco en donde las actividades se
desarrollarán con la idea de fijar una expectativa en el resultado de estas.
Es el equivalente no material de un bien. La prestación de un servicio no resulta en
posesión y así es como un servicio se diferencia de proveer un bien físico.
44
SISTEMA DE INVENTARIO.- Permiten determinar el costo de la mercadería
vendida.
2.4. HIPÓTESIS Y VARIABLES
2.4.1 Hipótesis General
HG: El cumplimiento de los procesos mejora el tiempo de recepción-entrega.
2.4.2 Hipótesis particulares
HP1: El proceso de selección de los proveedores optimiza la adquisición de
suministros y materiales.
HP2: La eficiencia operativa de las unidades administrativas aporta a su
abastecimiento oportuno.
HP3: La actualización del manual de procedimiento para el abastecimiento incide en
la gestión de control de inventarios.
HP4: HP5:
La revisión periódica de los suministros y materiales mejora la gestión de
inventarios.
El desconocimiento de los procedimientos operativos en el personal interrumpe
al abastecimiento y distribución de las unidades administrativas.
45
2.4.3 Declaración de Variables
Hipótesis General
HPG
V.I. Procesos de control
V.D. Gestión de suministros y materiales
Hipótesis Particulares
HP1
V.I. Procesos de selección de proveedores
V.D. Adquisición de los suministros y materiales.
HP2
V.I. Plan anual de compras
V.D. Abastecimiento de suministros y materiales.
HP3
V.I. Gestión y control de inventarios
V.D. Manual de procedimiento para el abastecimiento y distribución.
HP4
V.I. Revisiones de los suministros y materiales.
V.D. Gestión de inventarios.
46
2.4.4. Operacionalización de las Variables
Cuadro 1. Operacionalización de las variables.
VARIABLE TIPO DE
VARIABLE INDICADOR CONCEPTUALIZACIÓN
Procesos de Control
Gestión de suministros y materiales.
Independiente Dependiente
Porcentaje de cumplimiento de los procesos de control. Tiempo promedio de la entrega y recepción mensual.
Direccionamiento de almacenaje de productos. Frecuente rendimiento económico.
Hipótesis 1 Procesos de selección de proveedores.
Adquisición de los suministros y materiales.
Independiente Dependiente
Nivel de cumplimiento del proceso de selección de proveedores. Frecuencia mensual de las adquisiciones. .
Análisis procedimientos para determinar los ingresos y el costo de producción. Ejecución de un plan anual de compras y un suficiente stock de productos.
Hipótesis 2 Plan anual de compras
Abastecimiento de suministros y materiales.
Independiente Dependiente
Porcentaje representación mensual de las compras. Porcentaje de unidades administrativas abastecidas.
Instrumento de planificación con la actualización del listado de precios. Adecuado control en el abastecimiento de insumos.
Hipótesis 3 Gestión y control de inventarios. Manual de procedimientos para el abastecimiento y distribución.
Independiente Dependiente
Tiempo promedio de la entrega y recepción mensual. Número de actualizaciones del manual de procedimientos.
Incrementa la rentabilidad de la empresa. Políticas y estrategias para mejorar las actividades.
Hipótesis 4 Revisiones de suministros y materiales. Gestión de inventarios.
Independiente Dependiente
Frecuencia de revisiones de los inventarios. Tiempo promedio de la entrega y recepción mensual.
Verificación de los productos para cubrir la necesidad de los departamentos. Permite alcanzar los objetivos planeados.
Hipótesis 5 Desconocimiento Operativo Abastecimientoy distribución.
Independiente Dependiente
Nivel de conocimiento de los procesos de gestión del personal operativo. Porcentaje de unidades administrativas abastecidas.
Capacitación para el personal involucrado. Adecuado control en el abastecimiento de insumos.
Elaborado por: Andrea Franco y Marcos Escalera
47
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
2.1 TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Podemos definir la investigación como un procedimiento reflexivo, sistemático,
controlado y crítico, que permiten descubrir nuevos hechos o datos, relaciones o
leyes, en cualquier campo del conocimiento humano.
Según Ernesto Rodriguez5 ( 2005)
“La investigación científica consiste en una serie de
etapas a través de las cuales se busca entender,
verificar, corregir y aplicar el conocimiento, por
medio de la aplicación del método científico
procurando tener información importante y
fidedigna”.
Algunos métodos son comunes a muchas ciencias, pero cada ciencia tiene sus
propios problemas y por ende sus propias necesidades en donde será preciso
emplear aquellas modalidades de los métodos generales más adecuados a la
solución de los problemas específicos.
El método es un orden que debe imponer a los diferentes procesos necesarios para
lograr.
Para realizar nuestro investigación, hemos utilizado las siguientes herramientas en el
proceso investigativo.
5RODRÍGUEZ, Ernesto: Metodología de la Investigación, Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, México, 2005
48
Según su finalidad:
Para Diaz Mario de Miguel6 (2012)
“La investigación aplicada es aquella que es
efectuada con la intencion de resolver problemas
específicos que se presentan en la sociedad; bien
puedan ser éstos relacionados con la economía,
derecho o ingeneria”.
Los resultados de estas investigaciones tendrían aplicaciones inmediatas a los
problemas que experimenta una organización y de los cuales una acción o una
decision debe ser tomada.
SEGÚN SU OBJETIVO
El proyecto se apoya en la Investigación Descriptiva, según Leiva (2005):
“El método descriptiva consiste en la observación
actual de hechos, fenómenos y casos. Se ubica en
el presente, pero no se limita a la simple recolección
y tabulación de datos, sino que procura la
interpretación racional y el análisis objetivo de los
mismos, con alguna finalidad que ha sido
establecida previamente”.
La investigación descriptiva nos ayuda:
1. Descripción del problema.
2. Definición y formulación de hipótesis.
3. Recolección de datos
4. Ofrece la posibilidad de vislumbrar relaciones.
5. Tener una idea concreta.
6. Selección de técnicas de recolección de datos:
6Díaz Mario de Miguel. Obra “Modalidades de enseñanza centradas en el desarrollo de
Competencias”. Año 2012.
49
SEGÚN SU CONTEXTO
Según LÓPEZ (2002)
“La investigación de campo es la que se efectúa en
el lugar y tiempo en que ocurren los fenómenos
objetivos del estudio. En este caso, el investigador
entra en contacto directo con la realidad explorada”.
El estudio a realizar es una investigación de campo consiste en la recolección de
datos directamente de los sujetos investigativos, o de la realidad donde ocurren los
datos primarios, sin manipular o controlar las variables.
La investigación de campo se presenta mediante la manipulación de una variable
externa no comprobada, en condiciones rigurosamente controladas, con el fin de
describir de qué modo o por qué causas se produce una situación o acontecimiento
particular.
Podríamos definirla investigación pura como el proceso que, utilizando el método
científico, permite obtener nuevos conocimientos en el campo de la realidad social.
La investigación aplicada estudia una situación para diagnosticar necesidades y
problemas a efectos de aplicar los conocimientos con fines.
Este tipo de investigación se basa en referencias que proceden de informaciones,
encuestas y cuestionarios.
SEGÚN EL CONTROL DE LAS VARIABLES
La investigación que realizaremos en nuestro trabajo es la de tipo no experimental,
la cual incluye muchos métodos que describen relaciones entre variables.
La investigación no experimental.- Por medio de diferentes métodos detalla
relaciones entre variables, no crean ni pueden comprobar, relaciones entre las
variables, tampoco se conciben hipótesis acerca de relaciones de causa y efecto de
ninguna índole.
50
Cualitativa.- Según Báez (2009)
“ofrece al investigador métodos y herramientas
variables confiables para hacer de la investigación
una fuente de información para toma de decisiones u
para aportar información relevante al
comportamiento de un mercado especifico.7”
Cuantitativa.- Según Cook (2009)
“Es el estudio e investigación de fenómenos
sociales, se designa por método cuantitativo el
procedimiento utilizado para explicar eventos a
través de una gran cantidad de datos.8”
Comparación entre las investigaciones cualitativa y cuantitativa
Investigación Cuantitativa Investigación Cualitativa
Estudio de lo Externo. Estudio lo interno.
Se va a los hechos. Busca la comprensión.
Se destaca por la precisión Se va a lo virtual.
Prefiere lo formal. Se destaca porque es menos precisa
Uso de numero : busca la cantidad
(cuanto, frecuencia, intensidad)
Uso de palabras: busca la
cualidad(naturaleza, esencia)
Elaborado por: Andrea Franco y Marcos Escaleras
Con el cuantitativo se investigan fenómenos sociales, donde se manejan una gran
cantidad de datos, y la cualitativa el investigador utiliza herramientas y variables
confiables; los resultados de estas investigaciones son bases de información para
toma decisiones o para aportar información relevante al comportamiento de un
mercado especifico.
Por lo expuesto, la investigación a desarrollar será de características cuali-
7Baez, Juan& de Tuleda , Peréz : Investigación Cualitativa,EdiscEditorial,Madrid ,2009,pg 31
8Cook,Thomas: Métodos Cualitativos y Cuantitativos en investigación evaluativa,2009 , pg 45
51
cuantitava, se manera una gran cantidad datos y el resultado de la misma se tomara
en cuenta para las decisiones a tomar para resolver el problema planteado.
Tipos de investigación
En nuestra investigación la vamos utilizar con el fin de recopilar documentos que
existente sobre la problemática planteada, es la primera vez que en el Instituto
Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología, se va realizar una investigación con
el fin de mejora de control de activos fijos.
Explorativos: Indaga desde una perspectiva innovadora ayuda a identificar
conceptos promisorios.
Descriptivos: Define variables, miden conceptos.
Correlaciónales: Ofrecen predicciones, explican la relación entre variables.
Explicativos: Determinan las causas del fenómenos, genera sentido de
entendimiento.
Descriptivos: La investigación descriptiva nos permite describir los bienes
existentes, la manera actual de cómo se llevan los registros, de las adquisiciones,
mantenimiento de los mismos y detallar las falencias en los procesos y las
consecuencias negativas para la institución.
Explicativos: Según Roberto Hernández (2009)
“Va más allá de la descripción de conceptos o
fenómenos o del establecimiento de relaciones entre
conceptos; es decir están dirigidos a responder por
las causas de los eventos y fenómenos físicos o
sociales9.”
Se describir las causas y consecuencias de la carencia de la falta de control en los
inventarios.
Correlaciónales: Según Roberto Hernández (2009)
9HÉRNANDEZ ,Roberto : Metodología de la investigación, Interamericana Editores S.A, Mexico,2009 ,pg 108
52
“Asocia variables mediante un patrón predecible
para un grupo o población10.”
3.2. LA POBLACIÓN Y LA MUESTRA
3.2.1 Características de la población
Una vez identificado el inconveniente realizada la investigación, formuladas y
delimitadas las variables, es preciso establecer los elementos o personal con los que
se va a llevar a cabo el estudio o investigación. Esto conlleva a definir el ámbito de la
investigación definiendo una población de estudio y seleccionando la muestra.
3.2.2 Delimitación de la población
Partiendo de los conceptos anteriores, se deduce que, la población a estudiar en
una investigación se refiere a los sujetos involucrados directamente en el área de
estudio, el tamaño que tiene una población es un factor de suma importancia en el
proceso de investigación estadística, y este tamaño vienen dado por el número de
elementos que constituyen la población, según el número de elementos la población
puede ser finita o infinita.
Muestra: Según Malhotra (2009)
“Se refiere el número de elementos que se incluirán
en el estudio11.”
Población Infinita: Según Roberto Hernández (2009)
“Es aquella es la que el número de sus elementos no
se encuentra delimitados o el número es
inmensamente grande12.”
10 HÉRNANDEZ ,Roberto : Metodología de la investigación, Interamericana Editores S.A, Mexico,2009 ,pg 104 11
Malhotra,Naresh : Investigación de mercado , Editorial Pearson , Mexico 2009, pg 318.
53
Cuando el número de elementos que integra la población es muy grande, se puede
considerar a esta como una población infinita.
Población Finita: Según Roberto Hernández (2009)
“El número de los elementos que integran la
población se encuentra delimitada13.”
Una población finita es aquella cuyos elementos en su totalidad son identificables
por el investigador, por lo menos, desde el punto de vista del conocimiento que se
tiene sobre la cantidad total.
La población base de nuestro estudio es finita por ser una muestra limitada, está
integrada por las ochenta y seis 86 personas que conforman Instituto Superior
Tecnológico Bolivariano de Tecnología, donde esta población está conformada por
administrativos.
La investigación no experimental, pretende aparentar los efectos de un examen, si
se lo ha podido realizar, no tiene la obligación de aceptar investigaciones que no
considere como creíbles, puesto que el investigador debe contar con fuentes que le
den confianza para aceptarlas en su trabajo.
3.3 Tipos de investigación
Según el diseño.- Nos basaremos en la investigación cuantitativa para que exista
una generalización y se utilice un mismo lenguaje, nuestra intención es demostrar el
adecuado control de los recursos de la empresa.
La investigación como técnica cuantitativa se utiliza en las cantidades de los
presupuestos, que cuantifican los objetivos en unidades monetarias, unidades de
producción, porcentaje, etc., está sometida a un desarrollo esencialmente idéntica a
cualquier nuevo ejemplo de investigación.
Está dividida de la siguiente manera:
12
Hernández ,Roberto : Metodología de la investigación, Interamericana Editores S.A, Mexico,2009 ,pg 241 13
Hernández ,Roberto : Metodología de la investigación, Interamericana Editores S.A, Mexico,2009 ,pg 241
54
Cuadro 2.
Fuente: Dpto. Talento humano I.T.B 2013
Muestra.- Es un grupo representativo de la población que demarca rigurosamente,
la porción escogida, el estudio procura que los resultados hallados en las muestras
logren representar al total de la población, también la muestra debe ser
descriptivamente específica.
3.3.1 Tipo de muestra
Para nuestro tema el tipo de muestra es probabilística consiste en los que todos los
individuos tienen la misma oportunidad de intervenir en la investigación y ser
elegidos para formar parte de una muestra, todas las posibles muestras tienen la
misma probabilidad de ser seleccionadas.
Muestra representativa
Según. Héctor Daniel Lerma 14 (2004)
“La muestra de la investigación es de tipo
representativa, cuando están compuestas por una
variedad de secciones que las transformen en mini
universos.”
14
Lema, Hector, Daniel: ,Ecoc, Bogotá, 2004. PP 74-75
Nª Nombre de departamento F M
1 Rectorado 1 1
2 Dirección financiera 3 2 5
3 Dirección T.I.C`S 3 2 5
4 Departamento Bienestar estudiantil 4 4
5 Secretaria General 6 6
6 Admisión-Información 4 4
7 Dirección administrativa 24 16 40
8 Departamento de mantenimiento 1 16 17 Total de población 49 37 86
55
3.3.2. Tamaño de la muestra
Cuando se conoce el total de la población se trata de una población finita.
Fórmula para calcular la el tamaño de la muestra cuando la población es finita.
𝑛Npq
𝑁−1 𝐸2
𝑍2 + 𝑝𝑞=
n: tamaño de la muestra.
N: tamaño de la población.
p: posibilidad de que ocurra un evento, p=0,5.
q: posibilidad de no ocurrencia de un evento, q=0,5.
E: error, se considera el 5%; E=0,5.
z: nivel de confianza, que para el 95%,Z=1,96.
3.3.3 Proceso de selección
Nuestro tema está dado por la selección probabilística de muéstrales, esta técnica
permite la selección de las unidades de estudio después de seleccionar la primera
unidad de estudio, para obtener la información recolectada y analizar los factores
que la originan, la información que se recopile mediante encuestas y entrevistas,
observación u otro tipo de investigación, mediante el cual el investigador tendrá
como finalidad otorgarnos un resultado.
Etapas de la encuesta:
Planteamiento de objetivos de la encuesta.
Población objetivo.
Elección del marco de muestreo.
Establecimiento del método de medición.
56
Instrumento de medición.
Se deberá también tener en cuenta:
Orden de las preguntas.
Contenido de las preguntas.
Redacción de las preguntas.
Diseño de muestreo.
Selección y adiestramiento de los investigadores de campo.
Prueba piloto.
Organización del trabajo de campo.
Organización y manejo de datos.
Análisis de los datos.
3.4 LOS MÉTODOS Y LAS TÉCNICAS
3.4.1 Métodos teóricos
Método Deductivo: SegúnLÓPEZ, (2002)
“Las deducciones, parte de la observación de
fenómenos universales o generales, para identificar
casos particulares.”
Este método se basa en el razonamiento que parte de conclusiones frecuentes a
individuales, este analiza, postulados, teoremas, leyes, comprobados universalmente
y los aprovecha para y utilizar en la solución de problemas particulares.
Método Inductivo: SegúnLÓPEZ, (2002)
”Se basa en la observación de fenómenos, para
conocer cada una de sus partes y establecer su
relación.”
3.4.2 Métodos empíricos
Método la observación.- SegúnEYSSAUTIER DE LA MORA (2006)
57
“Observar es la acción de mirar detenidamente una
cosa para asimilar en detalle la naturaleza
investigada, su conjunto de datos, hechos y
fenómenos”.
Es la manera lógica de obtener informes nuevos es por la observación de la
conducta de modo discreto, sin que las personas sientan que están siendo
estudiados. Al no perder de vista ninguna referencia sobre la actitud de la población
tenemos información directa.
Este método nos permite conocer todo lo que nos rodea de lo más pequeño a lo
más grande, ha sido utilizado, desde el comienzo de la humanidad de manera
natural o por el uso del microscopio, para alcanzar conocimiento.
3.4.3 Técnicas e instrumentos
La Entrevista.- Según ARAGÓN,15 (2004)
“Es la comunicación e interaccion humana de
carácter interpersonal e intergrupal, que se establece
con la finalidad, muchas veces implicitas, de
intercambiar experiencias e informacion mediante el
dialogo, la expresion de puntos de vista basados en
la experiencia y el razonamiento, el planteamiento
de preguntas”.
Tiene objetivos prefijados y conocidos, al menos por el entrevistador
En la asignación de roles, el control de la situación o entrevista lo tiene el
entrevistador.
la manifestación de toda la gama de canales de comunicación humanos.
15
Aragón, Laura: Fundamento teórico de la evaluación psicológica, Pax México, México, 2005 PP 183
58
3.5 TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LA INFORMACIÓN.
En el desarrollo de nuestro proyecto una vez aplicadas las técnicas de investigación
respectivas de la cual hallamos datos relevantes, se realizará el análisis
correspondiente de la problemática de encontrada en los inventarios del Instituto
Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología, teniendo presente las observación
y opiniones del personal que intercedió.
De esta manera, logremos obtener un mayor control en la entrada y salida de la
mercadería con su respectiva autorización y el debido soporte, aplicando las
respectivas políticas de procedimientos, para obtener un control en los inventarios,
se evaluará las opiniones y sugerencias del personal de cada departamento,
optimizar los recursos y realizar las tareas a tiempo.
En el procesamiento de los datos se utilizará el software SPSS V.16, y como
herramienta para la elaboración de gráficos Excel, optimizando de esta forma los
recursos de producción de la información.
59
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS
4.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
El I.T.B con el transcurso de los años fue creciendo de manera empírica, debido al
limitado conocimiento en administración de negocios de su propietario, lo que no
impidió que el instituto crezca gracias a la facilidad de solucionar inconvenientes que
se presentaron.
La visión del propietario y administrador del I.T.B siempre fue colocarse como líder
incentivando al estudiante a obtener una carrera, pero la mayoría de las personas no
tenían conocimiento de estas, inclusive llegaron a creer que el negocio era no
confiable, pero con el pasar del tiempo, se logró mejorar la imagen del instituto.
Los primeros clientes del I.T.B eran personas que se dedicaban a la labor contable,
administrativa puesto que en antes el cantón Milagro y sus alrededores, existía una
mayor demanda de estudiantes de carreras administrativas, contables y de medicina
en esta época era vender por vender, sin pensar en la carrera que escogerían, de
una u otra manera se pensaba en lo rentable que era este negocio y mucho
empirismo fue practicado.
En 2000, el propietario impulsó a su familia con una visión de crecimiento en la
educación, creando una sucursal en Boyacá 2022 y Aguirre como punto estratégico
para la ciudad de Guayaquil.
En la actualidad, cuentan con 2 sucursales una Rocafuerte y Panamá y otra en
Padre Solano 324 y Panamá, funcionando como matriz la de Víctor Manuel Rendón
60
236 y Pedro Carbo en el cantón Guayaquil, Las ventas anuales para el año 2009
llegaron a colocarse en $763.180,71 ; mientras que en el 2010, crecieron un 0.3%
con una cifra de $1`048,874.93 sus ventas; en el 2011, alcanzaron el 0.5% en
relación con el año anterior; en el 2012 incrementaron sus ventas en un 0.6%, se
estima que para el 2013 sus ventas se incrementarán entre el 7% y 10%.
Se evidencia además falencias de conocimientos administrativos en cierto personal
de trabajo que no brindan una adecuada atención al cliente. También se puede
observar que no mantienen una infraestructura idónea, para el mejor
desenvolvimiento en el área laboral debido a que la organización de la mercadería
existente no es la apropiada.
El I.T.B presenta una organización inadecuada, pues carece de manual de funciones
por esta razón tienen poco desarrollo. El personal administrativo no mantiene una
capacitación al 100%, por lo que se detectó una mala administración del tiempo, de
las actividades y de los recursos en cuanto al personal que labora, sin embargo por
la necesidad de atraer clientes se promueve asesoramiento a los estudiantes en el
momento de la matriculación, pero su objetivo es potenciar la promoción de
matrículas.
El fin del proyecto trata de dar una mejor administración y organización tanto interna
como externa, para que puedan seguir creciendo y con el tiempo sean una de las
instituciones nacionales de educación superior de calidad, con un gran número de
alumnos y se diferencien por la atención única al cliente.
4.2 ANÁLISIS COMPARATIVO, EVOLUCIÓN, TENDENCIA Y PERSPECTIVAS
Se ha considerado que los suministros y materiales utilizados en el trabajo, a través
de encuestas y entrevistas, dirigidos a los administradores, empleados del I.T.B, nos
ha permitido adquirir conocimientos fundamentales e información básica, para ello
esta información fue tabulada en el programa estadístico SPSS versión 16 en la
cual, se procede con los siguientes pasos.
61
a) Aplicación de los instrumentos.
b) Recolección de datos.
c) Selección de la información.
d) Tabulación de la información.
e) Diseño de cuadros, gráficas.
f) Análisis e interpretación de resultados.
62
PREGUNTA 1.
Cómo considera usted al cumplimiento de los procesos de control de los suministros
y materiales en el I.T.B:
CUADRO 3. .Cumplimiento de los procesos
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
Figura 6. Cumplimiento de los procesos.
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
ANÁLISIS:
Observamos que de cada 100 habitantes el 88% consideran que son Muy
inadecuados los procesos de control de suministros y materiales y 7% es Algo
adecuados. La alternativa Poco inadecuados en esta variable corresponde al 2%,
siendo insignificante para el análisis al igual que el 1%.de las dos alternativas
restantes.
INTERPRETACION:
De la información obtenida, se puede interpretar que en su mayoría, la población
está consciente queelcumplimiento de los procesos de control de los suministros y
materiales en el I.T.B son muy inadecuados.
Muy adecuados
Algo adecuados
Ni adecuado,Ni inadecuado
Poco inadecuados
Muy inadecuados
1%
7%
1%
2%
88%
Alternativas Encuestados Porcentaje
Muy inadecuados 72 88
Poco inadecuados 2 2
Ni adecuado, Ni inadecuado 1 1
Algo adecuados 6 7
Muy adecuados 1 1
Total 82 100
63
PREGUNTA 2.
Según su opinión: cree que el tiempo de recepción y entrega mejora con el
cumplimiento de los procesos
CUADRO 4. Opinión en el tiempo de recepción y entrega.
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
Figura 7.Opinión en el tiempo de recepción y entrega
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
ANÁLISIS:
Observamos que de cada 100 habitantes el 97% consideran que están Totalmente
de acuerdo o De acuerdo que el tiempo de recepción y entrega mejora con el
cumplimiento de los procesos, mientras que el 2% es indiferenteen esta variable,
por tanto es insignificante para el análisis al igual que el 1%.de la alternativa
restantes.
INTERPRETACION:
De la información obtenida, se puede interpretar que gran parte de la población está
consciente que el tiempo de recepción y entrega mejora con el cumplimiento de los
procesos.
Indiferente
En desacuerdo
De acuerdo
Totalmente De acuerdo
2%
1%
27%
70%
Alternativas Encuestados Porcentaje
Totalmente de acuerdo 57 70
De acuerdo 22 27
En desacuerdo 1 1
Indiferente 2 2
En total desacuerdo 0 0
Total 82 100
64
PREGUNTA 3.
Cree usted: que es indispensable el proceso de selección de proveedores.
CUADRO 5. Selección de proveedores.
Alternativas Encuestados Porcentaje
Totalmente De acuerdo 57 70
De acuerdo 19 23
Ni de acuerdo, Ni desacuerdo 4 5
En desacuerdo 2 2
Totalmente en desacuerdo 0 0
Total 82 100
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
Figura 8.Selección de proveedores.
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
ANÁLISIS:
Observamos que de cada 100 habitantes el 93% consideran que están Totalmente
de acuerdo o De acuerdo que es indispensable los procesos de selección de
proveedores, mientras que La alternativa Ni de acuerdo, Ni desacuerdo en esta
variable corresponde al 5%, y con el 2% En desacuerdo que esinsignificante para el
análisis en la alternativa restante.
INTERPRETACION:
De la información obtenida, se puede interpretar que la mayoría de la población está
Totalmente de acuerdo o De acuerdo y consciente que es indispensable el proceso
de selección de proveedores.
En desacuerdo
Ni deacuerdo, Ni desacuerdo
De acuerdo
Totalmente De acuerdo
2%
5%
23%
70%
65
PREGUNTA 4.
En el I.T.B. la correcta selección de proveedores optimiza la adquisición de
suministros y materiales:
CUADRO 6. Adquisición de suministros y materiales.
Alternativas Encuestados Porcentaje
Totalmente de acuerdo 51 62
De acuerdo 22 27
Ni de acuerdo, Ni desacuerdo 4 5
En desacuerdo 4 5
Totalmente en desacuerdo 1 1
Total 82 100
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
Figura 9.Adquisición de suministros y materiales.
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
ANÁLISIS:
Observamos que de cada 100 habitantes el 89% consideran que están Totalmente
de acuerdo o De acuerdo que la selección de proveedor optimiza la adquisición de
suministros y materiales, mientras que el 5%está Ni de acuerdo, Ni desacuerdo,
para la variable En desacuerdo con el 5%, y con el 1% la alternativa restante que es
insignificante para el análisis.
INTERPRETACION:
De la información obtenida, se puede interpretar que gran parte de la población del
I.T.B., cree que la correcta selección de proveedores optimiza la adquisición de
suministros y materiales.
Totalmente desacuerdo
En desacuerdo
Ni de acuerdo, Ni …
De acuerdo
Totalmente de acuerdo
1%
5%
5%
27%
62%
66
PREGUNTA 5.
Considera que: la eficiencia operativa ayuda en el abastecimiento de suministros y
materiales.
CUADRO 7. Abastecimiento de suministros y materiales.
Alternativas Encuestados Porcentaje
Totalmente de acuerdo 56 68
De acuerdo 23 28
Ni de acuerdo, Ni desacuerdo 2 2
En desacuerdo 1 1
Totalmente en desacuerdo 0 0
Total 82 100
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
Figura 10.Abastecimiento de suministros y materiales.
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
ANÁLISIS:
Observamos que de cada 100 habitantes el 96% consideran que está Totalmente
de acuerdo o De acuerdo que la eficiencia operativa ayuda a abastecimiento de
suministros y materiales, mientras que laLa alternativa Ni de acuerdo, Ni
desacuerdoque corresponde al 2%, es insignificante para el análisis al igual que el
1%.de la alternativa restante.
INTERPRETACION:
De la información obtenida, se puede interpretar que la mayoría de la población del
I.T.B. considera que la eficiencia operativa ayuda al abastecimiento de suministros y
materiales.
68%
28%
2% 1%
Totalmente de acuerdo De acuerdo Ni de acuerdo, Ni desacuerdoEn desacuerdo
67
PREGUNTA 6.
Considera usted que: la falta de actualización de un manual de procedimientos anual
inciden en las tomas de decisiones en los requerimientos.
CUADRO 8. Actualización del manual de Procedimientos
Alternativas Encuestados Porcentaje
Siempre 46 56
Casi siempre 24 29
Alguna vez 6 7
Rara vez 4 5
Nunca 2 2
Total 82 100
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
Figura 11.Actualización del manual de Procedimientos
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
ANÁLISIS:
Observamos que de cada 100 habitantes el 85% consideran que, Siempre o Casi
siempre, la falta de actualización de un manual de procedimientos anual inciden en
las tomas de decisiones en los requerimientosy el resto con el 7% que corresponde
Alguna vez, mientras quela alternativa Rara vez con el 5%, y por ultimo con el 2%
la alternativa Nunca quees insignificante para el análisis.
INTERPRETACION:
De la información obtenida, se puede interpretar que en la mayoría de la población
del I.T.B. creen que la falta de actualización de un manual de procedimientos anual
inciden en las tomas de decisiones en los requerimientos.
Siempre Casi siempre
Alguna vez Rara vez Nunca
56%
29%
7% 5% 2%
68
PREGUNTA 7.
Considera usted que: el abastecimiento de suministros y materiales incide en la
gestión y control de inventario.
CUADRO 9. Gestión y control de inventario.
Alternativas Encuestados Porcentaje
Totalmente de acuerdo 47 57
De acuerdo 24 29
Ni de acuerdo, Ni desacuerdo 10 12
En desacuerdo 0 0
Totalmente desacuerdo 1 1
Total 82 100
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
Figura 12. Gestión y control de inventario.
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
ANÁLISIS:
Observamos que de cada 100 habitantes el 86% consideran que está Totalmente
de acuerdo o De acuerdo que, el abastecimiento de suministros y materiales incide
en la gestión y control de inventario, y enla alternativa Ni de acuerdo, Ni
desacuerdoque corresponde al 12%, mientras que el 1% es quees insignificante
para el análisis.
INTERPRETACION:
De la información obtenida, se puede interpretar que la mayoría de la población del
I.T.B. Considera que, el abastecimiento de suministros y materiales incide en la
gestión y control de inventario.
Totalmente de acuerdo
De acuerdo Ni de acuerdo, Ni desacuerdo
Totalmente desacuerdo
57%
29%
12%1%
69
PREGUNTA 8.
Usted cree que: la revisión periódica de los suministros y materiales ayudan en el
proceso de control de los inventarios.
CUADRO 10. Revisión periódica de los suministros y materiales.
Alternativas Encuestados Porcentaje
Totalmente de acuerdo 59 72
De acuerdo 19 23
Ni de acuerdo, Ni desacuerdo 2 2
En desacuerdo 2 2
Totalmente en desacuerdo 0 0
Total 82 100
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
Figura 13. Revisión periódica de los suministros y materiales.
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
ANÁLISIS:
Observamos que de cada 100 habitantes el 95% consideran que están Totalmente
de acuerdo o De acuerdo que la revisión periódica de los suministros y materiales
ayudan en el proceso de control de los inventarios, la alternativaNi de acuerdo, Ni
desacuerdo corresponde al 2%, por tanto es insignificante para el análisis al igual
que el 2%.de las alternativa restante.
INTERPRETACION:
De la información obtenida, se puede interpretar que en su mayoría la población del
I.T.B. cree que la revisión periódica de los suministros y materiales ayudan al
proceso de control de los inventarios.
2%
2%
23%
72%
En desacuerdo
Ni de acuerdo, Ni desacuerdo
De acuerdo
Totalmente de acuerdo
70
PREGUNTA 9.
Considera Usted que: el conocimiento en los procesos de gestión del personal
operativo tiene que ser el adecuado.
CUADRO 11. Conocimiento en los procesos de gestión de personal
Alternativas Encuestados Porcentaje
Totalmente de acuerdo 57 70
De acuerdo 20 24
Ni de acuerdo, Ni desacuerdo 4 5
En desacuerdo 0 0
Totalmente en desacuerdo 1 1
Total 82 100
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
Figura 14. Conocimiento en los procesos de gestión de personal
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
ANÁLISIS:
Observamos que de cada 100 habitantes el 94% Totalmente de acuerdo o De
acuerdo que el conocimiento en los procesos de gestión del personal operativo
tiene que ser el adecuado y 5% es Ni de acuerdo, Ni desacuerdo, mientras que el
1% de la alternativa Totalmente en desacuerdo es insignificante para el análisis.
INTERPRETACION:
De la información obtenida, se puede interpretar que la mayoría de la población del
I.T.B considera que el conocimiento en los procesos de gestión del personal
operativo tiene que ser el adecuado.
Totalmente en desacuerdo
Ni de acuerdo, Ni desacuerdo
De acuerdo
Totalmente de acuerdo
1%
5%
24%
70%
71
PREGUNTA 10.
En su opinión: el tiempo de entrega y recepción de los suministros y materiales
satisface las necesidades de las unidades administrativas.
CUADRO 12. Entrega y recepción de los suministros y materiales.
Alternativas Encuestados Porcentaje
Totalmente satisfecho 51 62 Satisfecho 13 16
Ni satisfecho, Ni insatisfecho 3 4
Insatisfecho 14 17 Totalmente insatisfecho 1 1
Total 82 100
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
Figura 15.Entrega y recepción de los suministros y materiales.
Fuente: Encuesta aplicada a los administradores, empleados del I.T.B.
ANÁLISIS:
Observamos que de cada 100 habitantes el 78% consideran que están Totalmente
satisfechos o Satisfecho que el tiempo de entrega y recepción de los suministros y
materiales satisface las necesidades de las unidades administrativas,mientras que el
y 17% está Insatisfecho. Seguidocon el 4% en la variable Ni satisfecho, Ni
insatisfecho y con el 1% Totalmente insatisfecho que es insignificante para el
análisis.
INTERPRETACION:
De la información obtenida, se puede interpretar que gran parte de la población en
su opinión está de acuerdo que el tiempo de entrega y recepción de los suministros
y materiales satisface las necesidades de las unidades administrativas.
Totalmente satisfechoSatisfechoNi satisfecho, Ni insatisfechoInsatisfechoTotalmente insatisfecho
62%
16%4%
17%1%
72
ENTREVISTA
Esta entrevista fue realizada a 2 personas de los departamentos más
representativos en el I.T.B. con la finalidad de que se valide toda la información dada
en la misma.
Nombre/Apellido: Narcisa Suarez
Cargo: Jefa del departamento de admisión
Empresa/Institución: Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología.
1.- ¿Cómo los procesos de selección de proveedores afectan en la adquisición
de los suministros y materiales Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de
Tecnología?
Se puede generar desorganización y afecta directamente al personal que ha
requerido de algún suministro para poder realizar sus labores diarias, por tal motivo
es importante seleccionar a un buen proveedor que ofrezca producto de buena
calidad y que realice la entrega dentro del periodo determinado.
2.- ¿En que afecta un plan anual de compras en el abastecimiento de
suministros y materiales en los departamentos administrativos y académicos
del Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
El plan anual de compras facilita la entrega inmediata de los suministros que se
solicita, sin embargo perjudica en el caso de requerir suministros que no conste en el
plan, lo que haría tardar el proceso.
3.- ¿Cómo interviene en la gestión y control de inventarios la falta de un
manual de procedimientos para el abastecimiento y distribución de los
suministros y materiales en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de
Tecnología?
Si no existiera un manual de procedimientos no habría control de los suministros
que se encuentran en stock o los que hayan sido repartidos en cada departamento y
esto genera una desorganización al momento de que el personal solicite de algún
suministro.
73
4.- ¿Por qué la poca frecuencia de revisiones de los suministros y materiales
interviene en la gestión de inventarios y la desactualización de los valores en
libros contables en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de
Tecnología?
Si no se lleva un control frecuente no se lograra saber exactamente qué es lo que
posee el I.T.B. en cuanto a suministro y es posible que se realicen compras
innecesarias creyendo que el producto no se encuentra en stock o viceversa debido
al poco control de inventario.
5.- ¿Cómo el desconocimiento operativo del personal influye en el
abastecimiento y distribución de los suministros y materiales en el Instituto
Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
El departamento encargado de control y gestión de inventario debe de tener
conocimiento de lo que realiza cada departamento para saber qué tipo de
suministros van a utilizar.
Nombre/Apellido: Alexandra Cevallos
Cargo: Asistente del departamento de Talento Humano
Empresa/Institución: Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología.
1.- ¿Cómo los procesos de selección de proveedores afectan en la adquisición
de los suministros y materiales Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de
Tecnología?
Afectan en los tiempos de entrega.
2.- ¿En que afecta un plan anual de compras en el abastecimiento de
suministros y materiales en los departamentos administrativos y académicos
del Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
Durante el año puede realizarse unas variaciones por aumento de personal por
departamento.
74
3.- ¿Cómo interviene en la gestión y control de inventarios la falta de un
manual de procedimientos para el abastecimiento y distribución de los
suministros y materiales en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de
Tecnología?
La gestión y control de inventario al no haber un manual de procedimientos para el
abastecimiento ocasiona que se retrasen por no regirse a una distribución.
4.- ¿Por qué la poca frecuencia de revisiones de los suministros y materiales
interviene en la gestión de inventarios y la desactualización de los valores en
libros contables en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de
Tecnología?
No hay un proceso adecuado ni de selección debido de proveedores.
5.- ¿Cómo el desconocimiento operativo del personal influye en el
abastecimiento y distribución de los suministros y materiales en el Instituto
Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
Debido a que no existe un manual donde se siga mediante fecha y proceso de
entrega de suministros y materiales.
75
4.3 Resultados
La implementación de procesos de control en la gestión de inventarios es con la
finalidad de prevenir, corregir, detectar falencias o errores en la planeación,
organización y dirección de los departamentos involucrados.
Por otra parte, se alcanzó la aceptación del personal del I.T.B, enfatizando la
importancia de la visión institucional, están conscientes queelcumplimiento de los
procesos de control de los suministros y materiales en el I.T.B son muy
inadecuados.
La población investigada, está totalmente de acuerdo que el tiempo de recepción y
entrega mejora con el cumplimiento de los procesos.
Casi en su conjunto, el personal del I.T.B. Totalmente de acuerdo y consciente que
es indispensable el proceso de selección de proveedores.
La mayoría de los entrevistados cree que la correcta selección de proveedores
optimiza la adquisición de suministros y materiales.
Al menos gran parte del personal considera que la eficiencia operativa ayuda al
abastecimiento de suministros y materiales.
El Personal del I.T.B, creen que la falta de actualización de un manual de
procedimientos anual inciden en las tomas de decisiones en los requerimientos.
En su mayoría los entrevistados consideran que, el abastecimiento de suministros y
materiales incide en la gestión y control de inventario.
Además, los administradores, trabajadores y de más personal, creen que la revisión
periódica de los suministros y materiales ayudan al proceso de control de los
inventarios
La mayoría de la población del I.T.B considera que el conocimiento en los procesos
de gestión del personal operativo tiene que ser el adecuado.
76
Finalmente, se puede interpretar que la mayoría de la población en su opinión está
de acuerdo que el tiempo de entrega y recepción de los suministros y materiales
satisface las necesidades de las unidades administrativas.
77
4.4 VERIFICACION DE HIPÓTESIS
Los resultados obtenidos en el cuadro y gráficos estadísticos se puede determinar
que la hipótesis planteada queda comprobada por cuanto la ausencia de proceso en
la gestión de inventarios en el I.T.B. incide negativamente en el fortalecimiento
institucional.
Hipótesis Verificación
El cumplimiento de los procesos mejora el
tiempo promedio de la entrega-recepción.
Se comprobó con la pregunta # 2 que el
tiempo de recepción y entrega mejora los
cumplimientos de los procesos de control
de inventarios.
El proceso de selección de los proveedores
optimiza la adquisición de suministros y
materiales.
Según la contestación del personal en la
pregunta # 4 determinamos que un 89%,
opinan que la selección de los proveedores
optimiza la adquisición de suministros y
materiales.
La eficiencia operativa de las unidades
administrativas aporta a su abastecimiento
oportuno.
La hipótesis se comprobó con la pregunta
#5 de acuerdo con los datos obtenidos en
la encuesta al personal del instituto se
pudo evidenciar que la eficiencia operativa
ayuda al abastecimiento de suministros y
materiales.
La actualización del manual de procedimientos
para el abastecimiento incide en la gestión y
control de inventarios.
Se pudo confirmar esta hipótesis en la
pregunta #6 donde la mayoría de los
encuestados que la actualización un
manual de procedimientos inciden en la
gestión de inventarios.
La revisión periódica de los suministros y
materiales mejora la gestión de inventario.
Pudimos comprobar la hipótesis mediante
la pregunta # 8 donde la mayoría de los
encuestados establecen que la revisión
periódica de suministros y materiales
ayuda a la gestión de inventario.
El desconocimiento de los procedimientos
operativos en el personal interrumpen al
abastecimiento y distribución de las unidades
administrativas
Se pudo confirmar esta hipótesis en la
pregunta #9 donde la mayoría de los
encuestados considera el conocimiento en
los procesos de gestión del personal debe
de ser el adecuado.
Elaborado por: Andrea Franco y Marcos Escaleras
78
CAPITULO V
PROPUESTA
5.1 TEMA
Implementaciónde los procesos de control en la gestión de inventarios en el Instituto
Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología.
5.2 FUNDAMENTACIÓN
Dentro del cantón Guayaquil, se ubica el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano
de Tecnología, en donde se incentivan diferentes carreras de estudios de segundo
nivel a personas que necesitan de estos títulos para su desarrollo profesional.
Mediante los análisis realizados en la información procesada en los cuadros y
gráficos de las encuestas nos evidencia la carencia de una adecuada administración
en el I.T.B, por lo que se justifica realizar la propuesta en implementar procesos de
control de inventario, el cual nos permitirá identificar los movimientos de inventario,
el almacenamiento de los suministros y materiales, así como el flujo de información
asociado, para la toma de decisiones y permitirá determinar y coordinar de manera
optima la gestión comercial obteniendo una mejor rentabilidad.
Adicionalmente en este diseño será complementado con las capacitaciones al
personal, que es un apoyo en la automatización de procesos como: el control de
inventarios, identificación de productos, y entre otros, que permitirá incrementar la
productividad, mejorar los procesos, eliminar el error humano, ahorro y tiempo.
79
Mediante el sistema control de inventario facilitará el proceso de compras
determinando los ítems que se requiere cubrir por la demanda local y contribuirá a la
seguridad de evitar el robo hormiga, mitigará la merma y desperdicios, reduciendo el
impacto negativo sobre la rentabilidad del negocio. El control interno son las
políticas, procedimientos, prácticas y estructuras organizacionales diseñadas para
proporcionar razonable confianza en que los objetivos de los negocios serán
alcanzados y que los eventos indeseados serán prevenidos o detectados y
corregidos.
El control interno es un proceso efectuado por la administración, la dirección y el
resto del personal del instituto, diseñado para proporcionar una razonable seguridad
con miras a la realización de objetivos en las siguientes categorías:
La efectividad y la eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información.
Respeto de las políticas y regulaciones aplicadas.
Según Dr. Juan M. Aguirre Ormaochea (2010).
El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas
directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una
eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la
empresa (SALVAGUARDAR los activos, fidelidad del proceso de información y
registro cumplimiento de políticas definidas).
De su parte los procesos de control administrativo según James A. Cashin, Paul D.
Neuwirth y Jhon F. Levy (2009) dice:
“El control administrativo incluye el plan de
organización y los procedimientos y registros
relacionados con los procesos de división que llevan
80
a la autorización de las transacciones por parte de la
dirección.”
Significa, que toda autorización desempeña una labor de gestión inmediatamente
relacionada con el compromiso de conseguir los propósitos de la empresa y
establecer el lugar de partida para el control contable.
Esto que esta creado para facilitar seguridad en las actividades que se ejecutan con
la aprobación de los funcionarios además faculta realizar los estados financieros de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
De acuerdo al libro: como simplificar los trabajos contables de H. Bourgeois,
segunda edición, 2005, señala.
“El control interno debe permitir el control reciproco
de los trabajos, de manera que se puede reducir el
riesgo y defraude.”
Esto es para que se ejerza eficazmente aun es necesario que existan las reglas:
este será precisamente el objeto de código de procedimientos internos a definir.
Puesto que es un servicio de información y legitima de sus inscripciones los actos de
los servicios operacionales y servicios de protección, el servicio contable tiene un
papel predominante en el control reciproco de trabajos. No debe contentarse con
registrar, cualquier documento justificativo, sino únicamente aquellos que han sido
establecidos o emitidos conforme a una regla fijada por el código de procedimientos
internos.
El control contable según Catácora en el libro enciclopedia de la Auditoria, Agosto de
(1998) dice:
“Con relación al contable se puede decir que
comprenden de métodos y procedimientos
relacionados con la autorización de transacciones,
tal es el caso de los registros financieros y
contables.”
81
Quiere decir que está diseñado para proporcionar seguridad en las transacciones
que se realizan con la autorización de los directivos, esto también permite preparar
los estados financieros de acuerdo con los principios de Contabilidad Generales
Aceptados.
Fundamentación Práctica
Los siguientes pasos básicos para demostrar prácticamente las mejoras a
implementar procesos de control de inventarios dentro del alcance se ha establecido
realizar el análisis de la situación actual a los cargos que intervienen en el proceso
control interno en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología, con la
colaboración directa de los departamentos involucrados
Se deben realizar análisis mensuales del inventario de activos fijos, a fin de verificar
existencias reales.
Se debe contar con un respaldo, una documentación.
Se deben efectuar evaluaciones para poder controlar.
Con las actividades a implementar evitaremos errores en el control del inventario ya
que se realizara minuciosamente análisis de sus movimientos. Así nuestro objetivo
es llevar un buen control para mayor seguridad de pagos.
5.3 JUSTIFICACIÓN
Este proyecto tiene como finalidad de mantener en control de los suministros y
materiales del instituto superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología y para
determinar al final de cada periodo los valores del patrimonio y los resultados
económicos del ejercicio; pero el papel del control actualmente va mucho más lejos,
pasado de ser un simple colector de datos históricos a un eficiente medio de gestión
que le proporciona un instrumento concreto para tomar decisiones dado que por no
82
poseer procesos de control de inventarios de suministros y materiales ocasiona que
las personas que trabajan no tenga conocimiento sobre procesos que permitan
controlar ,ubicar y realizar los pedidos de estos en la institución .
Lo expuesto anteriormente nos da la pauta para citar la problemática del
“INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO BOLIVARIANO DE TECNOLOGIA”,
misma que desde su creación en el año 2005 ha logrado un significado crecimiento
económico gracias al buen emprendimiento, sin embargo no dispone de procesos de
control de inventarios de suministros y materiales, convirtiéndola en un ente
vulnerable al descontrol el cual nos motivó a que se seleccione como tema de tesis
de grado Análisis de los procesos en la gestión de inventarios e implementarlo para
controlar el movimiento de los suministros y materiales en el “INSTITUTO
SUPERIOR TECNOLOGICO BOLIVARIANO DE TECNOLOGIA.” donde trataremos
de poner en práctica los conocimientos adquiridos en las aulas universitarias para un
mejor desempeño contable de esta Institución educativa.
A continuación, se expone algunos escenarios considerados para análisis del
proyecto:
Escenario 1: Tecnológico
Se contará con un software de trabajo para almacenamiento de datos de los
proveedores y principalmente de clientes, facturación, compras, productos,
inventarios, contabilidad y manejo del recurso humano. Aparte de eso se utilizara
tecnología que pueda ser modificada para una mejor atención al cliente.
Dentro de este escenario se ha considerado implementar una línea de atención al
cliente para acoger sus quejas, sugerencias.
Escenario 2: Socio – cultural
El nivel socio – cultural para este tipo de negocio no posee ningún tipo de
restricciones, cualquier persona, sin importar la edad, color de piel, estatus social y
83
etnia, está capacitado para la acción de los Análisis en la Gestión de los Procesos
de Inventarios del I.T.B.
Escenario 3: Competencia
En la actualidad, la competencia es fuerte, pero con el Análisis de la gestión de los
procesos de inventarios del I.T.B y de forma organizacional, estamos seguros que
impulsaremos a la creación de profesionales potenciales, para la cual pretendemos
posicionarnos como principales proveedores en el ámbito académico.
Escenario 4: Empresa
Con un bajo presupuesto inicial y una escasa publicidad, se ha comenzado a
elaborar el respectivo análisis financiero para sustentar la rentabilidad y los niveles
de financiamiento a la cual el I.T.B estará sujeto.
Son todos los alumnos de las diferentes provincias y ciudades con sus alrededores;
en los que se realiza las capacitaciones según la carrera que desee, el tipo de
cliente, y la necesidad que tengan.
Tenemos personal de bodega que también brindan el mantenimiento del edificio y la
limpieza, estas personas también trasladan la mercadería y son ubicadas en la
bodega de cada sucursal dependiendo de las zonas, de eso también dependen las
ventas y los ingresos que tiene cada institución.
Los despachos de las compras se hacen a través de negociación, según el volumen
de las compras que hagan pedido, por lo general van con descuento cuando es
temporada escolar.
Hay otras instituciones con menores volúmenes de compras, a las cuales se hace
pedido a la semana o al diario.
Se lo realiza de una manera persona a persona, logrando obtener favorables
comentarios de los clientes hacia la institución, que respaldan su eficiencia y
servicio.
84
Se realizan publicidades por medio radial, pero no es muy frecuente también se
reparte trípticos con información de las principales carreras. (Ver anexos)
5.4 OBJETIVOS
5.4.1 Objetivo general de la propuesta
Implementar procesos de control en la gestión de inventario a través de
capacitaciones a los empleados para así optimizar las operaciones mejorando la
administración y rentabilidad del I.T.B.
5.4.2. Objetivos específicos de la propuesta
Optimizar los procesos en la gestión de control en la recepción y entrega de los
suministros y materiales.
Determinación y diseño de los procesos, para la adquisición, registro, de los
suministros y materiales.
Levantamiento de un inventario físico de los suministros y materiales.
Estructurar los procesos de control en los diferentes departamentos.
Movimiento físico y económico de los suministros y materiales, a través de un
seguimiento de los mismos y así de esta forma conocer la ubicación y el uso que
se le está dando en la institución.
5.5 UBICACIÓN
En la actualidad, el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología se
encuentra ubicado en Víctor Manuel Rendón 236 y Pedro Carbo en la ciudad de
Guayaquil.
E-mail: [email protected]
Teléfono: 2 307028 - 2306863
Ruc: 0992180021001
Actividad de la Institución: Educación Superior
85
Cuadro 13: Ubicación Geográfica.
Fuente: Google map.
5.6. FACTIBILIDAD
Este proyecto está fundamentado sobre la base del desarrollo de procesos de
controles internos que vienen orientándose en el enfoque de las actividades que se
llevan a cabo diariamente, para obtener un flujo rápido de información fiable sobre
los suministros y materiales que posee el I.T.B, otorgando respuestas inmediatas a
las necesidades de adquisición de los mismos .
El I.T.B. cuenta con un organigrama establecido basado en las exigencias del
SENECYT y excelente calidad en la educación.
Los resultados obtenidos demostraron que existe deficiencia en el proceso del
control de los suministros y materiales del instituto.
Al aplicar procesos de control en el área de inventario para que tengan información y
recursos existente con los que pueda trabajar para beneficio del instituto. Determinar
la influencia de los mecanismos de control y por lo tanto no se vea afectada el área
financiera.
86
Propuesta de un control para optimizar las operaciones de administración y
contabilidad.
Se identifican cinco elementos de procesos de control que se relacionan entre si al
estilo de la gestión del instituto que son:
1. Entorno de control.
2. Evaluación del riesgo
3. Actividades de control
4. Información y comunicación.
5. Supervisión y monitoreo.
A continuación detallamos organigrama de Departamento Administrativo Y
Departamento Financiero.
Gestión de inventario
de suministros y
materiales
Gestión de recursos
humano administrativo
de servicios y docente
Gestión de Bodega,
mantenimiento
integral y servicios
de limpieza
Departamento
administrativo
Tesorería Presupuesto Contabilidad
Departamento financiero
87
Departamento administrativo
Realizar la adquisición de mercadería, activos fijos, materiales, suministros,
equipos de oficina y cómputo.
Llevar el registro de la adquisición de activos fijos.
Mantener actualizada la base de datos de los proveedores.
Aprobar los requerimientos de mercadería y de compras.
Realizar la inspección física de mercadería, materiales y suministros.
Negociar y dar seguimiento a todo el proceso de pago a proveedores.
Analizar el vencimiento de las obligaciones con los proveedores y aprobar sus
requerimientos de pago.
Revisar la nómina para su pago quincenal y mensual.
Revisar los décimos para su pago.
Contratar y supervisor las obras de adecuación y mantenimiento del ITB
Realizar y supervisar todos los eventos de la institución (Actos solemne y festivo,
etc.)
Supervisar al Personal de limpieza, mensajería y guardianía.
Custodia los archivos relativos al departamento.
Departamento financiero
Registrar todas las operaciones económicas y financieras del ITB de acuerdo a
los principios de contables y a las normas vigentes.
Elaborar y presentar los estados financieros.
Emitir reportes contables semanales, mensuales y anuales.
Asesorar al Rector en el análisis y toma de decisiones financieras.
Cumplir con las obligaciones tributarias.
Registrar las compras realizadas y su respectiva contabilización con cargo al
gasto o a los activos.
Controlar los activos fijos y sus depreciaciones.
Controlar, custodiar y manejar la chequera de la Institución educativa Superior.
Llevar el registro de todos los anticipos y préstamos de los empleados y
docentes.
Formalizar el pago de la nómina de los empleados y docentes.
88
Custodiar los documentos relativos a su área.
Factibilidad Legal
El Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología está constituido en el
Ecuador en el año 1996; con el registro del SENECYT # 2397; se encuentra ubicado
en Víctor Manuel Rendón 236 y pedro carbo, es una institución de educación
superior.
El ITB está legalmente constituido y está regida por la Secretaría Nacional de
Educación Superior Ciencia y Tecnología , la investigación tiene como sustento legal
la constitución de la República de Ecuador , articulados con el Plan Nacional de
Desarrollo para el Buen Vivir Ley Orgánica de Educación Superior ( LOES) .
Leyes que pueden regir las actividades en el marco legal – Jurídico.
Factibilidad Técnica
El instituto, debe de adquirir talento humano y nuevas tecnologías, con el fin de
efectuar la investigación.
Cuadro 14: Factibilidad Técnica.
Asesor técnico en Inventarios Richard San Lucas
Sistemas Informáticos SGA-C
Sistema de Gestión Académico –
Contabilidad.
Toma de Inventario Físico y contable
Factibilidad Presupuestaria
Balance General
El Balance General está proyectado a 5 años y refleja cómo estarán distribuidos los
bienes (activos), cuánto se adeudará (pasivos), si las deudas son a corto o largo
plazo, cuánto dinero se proyecta invertir, con todos estos datos tenemos la siguiente
situación financiera: (ver anexos).
89
Estado de resultado
El estado de resultado nos podrá indicar todas las cuentas de ingresos y gastos
proyectados a 5 años. (Ver anexos).
5.7 DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
Figura 1 Logo:
Eslogan: Aquí formamos profesionales de éxito
Visión
Ser una institución de educación superior acreditada con bases: filosóficas,
propositivas, científicas e innovadoras; formando profesionales con sólidos
conocimientos tecnológicos que aporten el desarrollo global, generando un
crecimiento sostenible y de protección al medio ambiente.
90
Misión
Formamos profesionales técnicos y tecnológicos emprendedores, que aportan con
excelencia académica al desarrollo global sustentable, capaces de satisfacer
competencias laborales que demandan los sectores productivos.
Valores
Responsabilidad: Compromete a las autoridades la capacidad para admitir y
aceptar las consecuencias que se deriven de los actos realizados por el
Instituto en su entorno académico, profesional y social.
Eficiencia: Todos los miembros de la Institución tienen el derecho y el deber
de participar en los diversos procesos y de contribuir a su desarrollo y
perfeccionamiento, aportando en la toma de las decisiones fundamentales con
los recursos técnicos, tecnológicos disponibles.
Liderazgo: Característica principal que permite generar y desarrollar las
capacidades profesionales y sociales en sus estudiantes, así como también el
de ser conductor de pensamiento tecnológico en lo local y lo regional.
Emprendimiento: Forjamos emprendedores y agentes de cambio que
contribuyan al desarrollo de la riqueza nacional a través de proyectos
innovadores, creación de sus propias empresas.
Honestidad: Valor fundamental que conduce al Instituto Superior Tecnológico
Bolivariano de Tecnología en todos los actos y decisiones de estudiantes,
docentes, trabajadores y actividades con transparencia, la decencia y el
decoro.
Compromiso Social: Desarrollamos del talento humano en los diferentes
niveles y áreas del conocimiento mediante aprendizajes que vinculan la
sociedad, tecnología y ciencia con identidad nacional y adhesión social.
91
Políticas institucionales
1. La eficiencia y eficacia del Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de
Tecnología (ITB) estarán condicionadas a los requerimientos del país y la
región, a la factibilidad para el desarrollo; a la posibilidad de obtención de
recursos para apoyarlos y garantizar su excelencia, así como a la
competitividad y a las competencias distintivas de la institución.
2. El personal docente del ITB deberá poseer título o grado académico de cuarto
nivel y mínimo título terminal de tercer nivel, así como procesos permanentes
de mejoramiento continuo de calidad académica, desarrollando la
investigación científica y tecnológica.
3. El nivel de desempeño permitirá los ascensos y estímulos que recibirán los
diversos estamentos institucionales y el manejo de los recursos financieros
reflejará el cumplimiento de la normativa vigente y la transparencia
administrativa.
4. Fortalecimiento de la interacción social e impacto del I.T.B. en su comunidad
procurando el reconocimiento y acreditación social.
Objetivos institucionales
1. Desarrollar los procesos de gestión administrativa en todas las carreras que
oferta el Instituto para garantizar su excelencia, la competitividad y las
competencias Institucionales.
2. Perfeccionar continuamente la calidad académica, investigativa, científica y
tecnológica para garantizar el cumplimiento de los recursos y necesidades
locales, regionales y nacionales.
92
3. Fomentar la investigación científica y tecnológica en las áreas del conocimiento
propias de su actividad académica, a través de docentes y estudiantes
investigadores.
4. Desarrollar programas de vinculación con la comunidad a través de proyectos
que den solución a problemas existentes de la sociedad.
5. Incentivar el trabajo sinérgico multidisciplinario, interdisciplinario y
transdiciplinario entre la sociedad y el Instituto para obtener acreditación y
reconocimiento social.
93
Figura 16: Estructura del modelo educativo y Pedagógico del instituto superior
tecnológico bolivariano de tecnologías
INSTITUTO - SOCIEDAD
Fuente: Departamento de admisión del I.T.B.
Visión Misión
I.T.B
MODELO EDUCATIVO
Paradigma Socio-Crítico e Interpretativo
NECESIDADES SOCIALES DEL PAÍS Y
LA REGIÓN .Problemas de la carrera . Objetivos de la Carrera . Objeto de la Carrera
COMPETENCIAS BÁSICAS
Y PROFESIONALES DE LA
CARRERA
PROYECCIÓN DE FORMACIÓN DE FORMACIÓN DE PROFESIONALES DE TERCER Y CUARTO NIVEL:
. Líderes Transformadores . Emprendedores . Creativos . Innovadores de su realidad.
MODELO PEDAGÓGICO
Constructivismo-Social
MODELO DIDÁCTICO
Constructivismo-Social
MODELO CURRICULAR Diseño Curricular Basado en
Competencias
Diseño Macro-Curricular . Núcleo del conocimiento . Habilidades Generalizadas . Valores Profesionales
Malla Curricular
Diseño Micro-Curricular
. Fundamentación de la asignatura. . Caracterización de la asignatura . Objetivos-Competencias . Contenidos (C.H.V.) . Metodología y sistema de evaluación. . Bibliografía
Pedagogía por Procesos:
. Síncresis
. Análisis
. Síntesis
Pedagogía Crítica
. Pensamiento cuestionador
. Pensamiento Analítico
. Pensamiento Sistémico y sistemático. . Pensamiento reflexivo. . Pensamiento crítico y creativo
Proceso Didáctico-Clase. Anticipación . Construcción de conocimientos y significados . Consolidación del nuevo conocimiento
Contenidos de Aprendizaje
. Sistema de conocimientos. . Sistemas de habilidades . Sistema de Valores
Tareas: . Investigativas . De Ejercicio práctico y/o
prácticas pre-profesionales
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
. Filosófica-Epistemológica
. Pedagógica
. Psicológica
. Sociológica
94
Cuadro 15: Matriz FO-FA-DO-DA
Estrategia
OPORTUNIDADES
Rápido crecimiento.
Gran cantidad de
alumnos.
Mercado en expansión.
Proveedores.
AMENAZAS
Amplia cantidad de
instituciones que ofrecen
las mismas carreras.
Incremento en número
de competidores.
Mercadería solicitada de
difícil obtención.
Nuevas tecnologías.
FORTALEZAS
Capital.
Poder de negociación
con los proveedores
Líneas de atención.
Servicio de admisión
de carreras.
Alta variedad de
carreras.
Constante publicidad
radial, escrita.
ESTRATEGIAS FO
Posicionarnos como principales proveedores en el ámbito académico.
Desarrollar programas en atención al cliente.
Mejorar los recursos.
Beneficiarse de acuerdos comerciales.
Impulsar la fiabilidad con los clientes.
Generar un mejor servicio al cliente para captar su atención.
ESTRATEGIAS FA
Mejorar la calidad y el servicio.
Analizar la adquisición de nuevas tecnologías.
Implementar políticas de control.
Desarrollar estrategias de negociación con los proveedores para mantener precios.
DEBILIDADES
Bajo margen de
utilidad.
Alta competencia.
No hay políticas
organizacionales.
Escaso trato con el
cliente.
ESTRATEGIAS DO
Seleccionar personal con experiencia.
Aprovechar acuerdos comerciales
Optimizar los recursos financieros, tecnológicos y humanos.
Generar política de asignación de precios.
ESTRATEGIAS DA
Fomentar la confianza con los clientes.
Aprovechar los recursos existentes al máximo.
Generar planes estratégicos de negocios.
Mantener satisfechos a los clientes.
Fuente: Proyecto de factibilidad I.T.B.
95
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Proceso de control en la gestión de inventarios del I.T.B.
Recepción o ingreso de suministros y materiales.
Los suministros y materiales que adquiera la entidad ingresaran físicamente a través
del almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza física de los
mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo
cual ayudara a mantener un control eficiente de lo adquirido.
Este proceso de recepción o ingreso debe cumplir con los siguientes controles.
1. Tendrá que disponer en su totalidad de los registros de los suministros y
materiales, para que cuenten con una planificación adecuada por parte del
responsable de la administración de los mismos, por lo cual deberá tener todos
los datos con los que le fueron entregados.
2. Receptar copias certificadas de la documentación que respalda la compra
deberá controlar tomando en cuenta que existe la factura, y acta de entrega
recepción entre el proveedor y la bodega o quien haga sus veces, comprobante
de ingreso del material a la bodega, comprobante de egreso en caso que se
haya entregado al responsable.
3. Al constatar físicamente la existencia de los suministros y materiales deberá
controlar al revisar que sus características concuerden con las descritas en el
contrato o factura que respalde la compra conciliando que exista las siguientes
evidencias: clasificación, color, serie, dimensiones, código, valor, otras
características generales de acuerdo a la naturaleza del bien.
4. Al elaborar el registro de control del mismo, de acuerdo al formato establecido
para el efecto, lo mismo que contendrá la información registrada en los
documentos.
96
5. Deberá existir una copia del acta de recepción y entrega en el área financiera
para su registro del control contable.
6. Entre los documentos de evidencias de control deberá existir el acta de entrega
recepción legalmente firmada, valorada y entregada.
7. Una copia del acta de entrega recepción deberá disponer de la unidad
administrativa.
8. Se elabora el código de cada activo para un mejor control en la identificación,
revisión.
97
FLUJO DEL PROCESO DE CONTROL PROPUESTO PARA LA
RECEPCIÓN DE LOS SUMINISTROS Y MATERIALES DEL I.T.B
FIN
RECEPTAR LOS SUMINISTROS Y
MATERIALES
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
CONTROL EN CONSTATACION DEL
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
ELABORAR LAS ACTAS DE INGRESO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
CODIFICAR EL BIEN RECIBIDO
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
ELABORAR LAS ACTAS DE INGRESO A
BODEGA
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
CONTROL DE REGISTRO DEL BIEN EN EL
KARDEX
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
INICIO
98
Distribución de los suministros y materiales a los departamentos
La custodia permanente de los suministros y materiales, permite salvaguardar
adecuadamente los recursos de la identidad, fortaleciendo los controles
internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines
que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran
en riesgo de deterioro.
A continuación algunos lineamientos de control que debe llevar a cabo en el
proceso sobre traspaso de los suministros y materiales al usuario o funcionario.
El instituto tecnológico bolivariano deberá llevar y actualizar las actas de
entrega- recepción de todos los suministros y materiales que se adquieren en
la institución.
Para un mejor control de los suministros por el funcionario que recibe se le
deberá entregar adjuntada acta entrega recepción una guía o instructivo del
uso custodia del material para evitar daños.
Deberá existir el requerimiento de entrega de los suministros y materiales al
funcionario correspondiente que debe disponer el administrador de bodega y
así controlar la entrega de los mismos.
Se deberá controlar la existencia de los suministros y materiales en bodega
solicitado por el administrativo de la bodega.
A la entrega de los suministros y materiales de bodega al usuario o empleado
se le deberá mantener un control a través del acta de entrega- recepción
legalmente firmada.
Mantener el control del registro de la salida de los suministros en el kardex.
99
FLUJO DEL PROCESO DE CONTROL DE INVENTARIO PROPUESTO
PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS SUMINISTROS Y MATERIALES EN EL
I.T.B
INICIO
FIN
REVISAR PEDIDO
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
CONSTATAR LA ENTREGA
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
CONTROLAR EL DESPACHO
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
VERIFICAR LA ENTREGA Y RECEPCIÓN DE
LOS SUMINISTROS Y MATERIALES
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
ELABORAR ACTAS DE INFORME
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
100
Diseños de hojas de control
A continuación se presentan los formularios para el registro del control de los
suministros y materiales. De acuerdo con la naturaleza y requerimiento de
información y procurando limitar el número de ejemplares (original y dos
copias) estrictamente necesario, se registrara la firmas de aprobación
imprescindibles para su procesamiento.
Los formularios deben ser suficientemente claros para facilitar su comprensión,
correcta utilización, claridad, y rapidez en los trámites internos y externos en
cada uno de los procesos administrativo de entidad.
Ingresos de suministros y materiales
Permite registrar el ingreso de los suministros y materiales a la entidad ya sea
por compra y por reposición; este documento será elaborado por el Instituto
Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología.
101
Cuadro 16: Reporte de ingreso de suministros y materiales
Requisitos Formas de llenar
No. Dígitos que identifican reporte de ingreso, estos debe ser
prenumerado y tener secuencia ascendente.
FECHA Año, mes y día en que se elabora el reporte de ingreso
de suministros y materiales.
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
Nombre del administrador que recibe los suministros y
materiales.
ORIGEN DEL BIEN Se marcara con una “X” en el casillero
DOCUMENTOS
HABILITANTES
Se registraran los números que edifiquen a los
comprobantes sustentatorios del desembolso como:
factura, comprobantes de egreso, oficio con el que se
efectúa la donación, transferencia y reposición del bien.
DESCRIPCION Nombre, características del bien.
VALOR Costo del bien adquirido o transferido según el caso.
CONTABILIZACIÓN DEBE y HABER: dígitos que identifican a la cuenta de
mayor, subcuenta de mayor y auxiliar de la subcuenta.
CONTROL
CONTABLE
Firma del contador que realiza la afectación del ingreso.
ADMINISTRADOR DE
BIENES
Firma del empleado responsable (administrador) de la
adquisición de los suministros y materiales, con el fin de
dejar constancia de la entrega de los mismos.
OBSERVACION Cualquier novedad que se presente al momento de
recibirlos.
Fuente: Diseño de propuesta I.T.B
102
Cuadro 17: Formulario de ingreso de suministros y materiales
FORMULARIO -REGISTRO DE INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES N0.001
ORIGEN/DOC.SUSTENTO PROVEEDOR FECHA
COMPRA T.GRATUITA REPOSISCIÓN OTROS Año:
FACT No. Acta No. Acta No. Nombre Cod Mes:
Dia:
Unidades Descripción Costo Unita
Costo Total
Departamento Administrativo
Departamento de Bodega Responsable:
Responsable:
Fuente: Diseño de propuesta I.T.B
Traspaso interno de suministros y materiales
Permite registrar en control interno de suministros y materiales, que se da en
las distintas unidades administrativas, así como también al nivel del usuario.
103
Cuadro 18:Traspaso interno de suministros y materiales
Requisitos Formas de llenar
No. Dígitos que identifican al formulario de traspaso, el mismo
que es premunerado en secuencia ascendente,
FECHA Año, mes y día en que se traspasó de los bienes.
DEPARTAMENTO QUE ENTREGA Nombre del departamento que tiene el material y procede a
entregar a otro departamento.
DEPARTAMENTO QUE RECIBE Nombre del departamento que recepta el suministro o
material transferidos desde el otro departamento.
TRASPASO Se marcara con una “X” en el casillero correspondiente,
cuando sea pedido o reposición.
CODIGO ANTERIOR: Se registrara el código que conste en la
etiqueta de identificación del bien en el departamento
administrativo, actual: Se registrara el código anterior
cambiando solamente los dígitos del departamento
administrativo que recibe el bien,
DESCRIPCION Nombre y características de los suministros y materiales.
VALOR Costo y sujetos al traspaso.
DEPARTAMENTO QUE ENTREGA Firmas de responsabilidad del control de los suministros y
materiales en el departamento que entrega
DEPARTAMENTO QUE RECIBE Firmas de responsabilidad del control de
los suministros y materiales en el departamento que recibe
y del Jefe del Departamento, convocando conocimiento del
hecho.
ACTIVOS FIJOS Firmas de responsabilidad del control y
custodia de los suministros y materiales.
OBSERVACION Cualquier novedad que se presente al momento de recibir.
Fuente: Diseño de propuesta I.T.B
104
Cuadro 19 Formulario traspaso interno de suministros y materiales.
FORMULARIO DE MOVIMIENTO INTERNO DE SUMINISTROS Y MATERIALES N0.035
TIPO: DIAS: FECHA
PEDIDO: Entrega: Recibe: Año:
REPOSICIÓN: Departamento: Departamento: Nombre Cod Mes:
Día:
Unidades Descripción Costo Unita
Costo Total
UNIDADES INTERVINIENTES
ENTREGA: Recibe:
Firma y No. Ci.
Firma y No. Ci.
Fuente: Diseño de propuesta I.T.B
Control de suministros y materiales
Ayuda a mantener el control individual de los suministros y materiales del
Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología, sus valores, sus
movimientos y sus traspasos.
105
Cuadro 20: Formulario de Acta de entrega-recepción
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
No.0067
En la ciudad de Guayaquil a los_______ días del mes____ de ____, se procede a realizar del área o departamento el acta de entrega-recepción entre el Sr. __________Departamento del Área Administrativo quien entrega al Sr.____
Del área o departamento, quien recibe los suministros y materiales que se describen a continuación.
AREA O DEPARTAMENTO____________________________________________
UNIDADES DESCRIPCIÓN TOTAL
Fuente: Diseño de propuesta I.T.B
Levantamiento del inventario por departamento
Mantener el registro y control de los suministros y materiales a nivel de cada
departamento, así como también efectuar las constataciones físicas.
5.7.1 Actividades
Elaboración de los documentos para el control de la implementación de la
propuesta.
Aplicación de los instrumentos.
Realización de informe.
Sociabilización de los resultados de procesos de control.
Localizar un suministro o material en cualquier momento.
Proporcionar de manera detallada un reporte con el responsable y los
suministros y materiales que tiene a su cargo.
106
Proporcionar un reporte de los suministros y materiales dados de baja por la
institución.
Contar con información oportuna sobre cantidades de suministros y
materiales que posee la bodega.
Reducir los costos administrativos.
5.7.2 Recursos , Análisis financiero
Cuadro 21: Costos de muebles y enseres
DETALLE COSTO
UNITARIO $
COSTO
TOTAL $
1 Juego de muebles para recepción 510 510
6 Perchas 145 870
2 Fluorescentes 30 60
2 Ventiladores 55 110
1 Letrero 4m x 2.50 m 40 40
2 Regletas 15 30
1 Escritorio 350 350
1 Silla ejecutiva 90 90
1 Silla para secretaría 35 35
4 Sillas para atención 12 48
Capacitaciones a empleados 215 18.490
TOTAL $20.635,00
5.7.3 Impacto
El proyecto persigue fines positivos a través del Implementación de los
procesos de control en la gestión de inventarios en el I.T.B el cual los impactos
que generará el mismo, será:
Social y cultural.- Las personas se sentirán más relacionadas con el tema y
cada día muchos más alumnos se unirán al propósito del I.T.B que es crear
profesionales con aspiraciones buenas a futuro, porque toda la población
conocerá de los beneficios que les otorgará el mismo; mostrando un cambio en
su vida al estudiar y confiar en este Instituto.
107
Beneficio Económico.- Cada vez que las personas se matriculen en nuestro
instituto, ellas irán viendo los beneficios, dado que al incrementarse las ventas,
los costos se reducirán proporcionalmente al volumen de alumnos que se haga,
dada la demanda.
5.7.4 Cronograma
MESES JUNIO JULIO AGOSTO SEP
SEMANAS
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1
Seminario de metodología de
la investigación
Recopilación de datos
Diseños de tesis
Elaboración de técnicas de
Investigación
Plan de tabulación
Trabajo de campo
Análisis y tabulación de los
Datos
Elaboración del informe final
Presentación del informe
5.7.5 Lineamiento para evaluar la propuesta
Para evaluar la propuesta nos remitimos al criterio del valor actual neto y el
criterio de la tasa interna de retorno.
El primero plantea que el proyecto debe ponerse en marcha si su valor actual
neto (VAN) es igual o superior a cero, en el caso del proyecto el VAN es de $
21.033.68
El criterio de la tasa interna de retorno (TIR) evalúa el proyecto en función de la
tasa única de rendimiento por período, lo que hace que la totalidad de los
beneficios actualizados sean exactamente iguales a los desembolsos
expresados. El TIR del proyecto es de 79.23 % el cual representa la tasa de
rentabilidad del proyecto que el inversionista recibirá.
108
CONCLUSIONES
Hemos podido constatar que la falta de procesos de control en la gestión
de inventario es importante para la toma de decisiones para la selección
de proveedores.
Determinamos la falta de aplicación de proceso de control dificulta el mal
manejo del control de los inventarios de suministros y materiales se ve
lamentablemente afectado en su contabilización.
De las deficiencias del control de los suministros y materiales en el
proceso de ejecución en el área de bodega, concluimos que no existe una
capacitación para sus empleados.
Se encontró que no existe un manual de procedimientos lo cual no ayuda
en el proceso operativo de los diferentes departamentos.
La falta de selección de proveedores afecta directamente en el control de
suministros y materiales por no tener comunicación o búsqueda de
mejores costos.
Recomendaciones:
Implementar los procesos de control de los suministros y materiales para
fortalecer la toma de decisiones en la selección de proveedores.
Para llevar los procesos de control adecuadamente se debe un conteo de
existencias físicas de los inventarios de suministros y materiales.
Realizar capacitaciones para los empleados de los diferentes
departamentos involucrados para evitar desconocimiento del manejo
operativo de cada uno de los empleados del I.T.B.
109
Procurar que el control de inventarios de los suministros y materiales se
realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se
mueve una gran variedad de suministros y materiales.
Realizar un plan anual de para optimizar la eficiencia operativa.
Se debe de empezar a elaborar un listado de proveedores potenciales
con los que se pueda negociar mejores costos de los suministros y
materiales y con esto mejorar el tiempo de recepción y entrega.
110
BIBLIOGRAFIAS
Lee J. Krajewski,Larry P. Ritzman; Administración de operaciones:
Estrategia y análisis,Pearson Educación, 2000 P 44
Estupiñan, Rodrigo: Control Interno y fraude, Eco Ediciones, Bogotá,
2006
Perdomo, Abraham: Fundamentos de control Interno, 2004, México
Render, Barry: Principios de administración de operaciones, Pearson,
México, 2004
Olavarrieta De La Torre, Jorge: Conceptos generales de productividad,
sistemas, normalización y competitividad para la pequeña y mediana
empresa, Universidad Iberoamericana, México, 2000.
RODRÍGUEZ, Ernesto: Metodología de la Investigación, Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco, México, 2005
Díaz Mario de Miguel. Obra “Modalidades de enseñanza centradas en el
desarrollo de Competencias”. Año 2012.
Baez, Juan&deTuleda , Peréz : Investigación
Cualitativa,EdiscEditorial,Madrid ,2009,pág. 31
Cook,Thomas: Métodos Cualitativos y Cuantitativos en investigación
evaluativa,2009 , pág. 45
Quezada, Nel: Metodología de la Investigación, Editorial Macro , Perú,
2010, pág. 23
Hernández ,Roberto : Metodología de la investigación, Interamericana
Editores S.A, Mexico,2009,pág 102
Malhotra,Naresh : Investigación de mercado , Editorial Pearson , Mexico
2009, pág 318.
Hernández ,Roberto : Metodología de la investigación, Interamericana
Editores S.A, Mexico,2009 ,pág 241
Hernández ,Roberto : Metodología de la investigación, Interamericana
Editores S.A, Mexico,2009 ,pág 241
Lema, Hector, Daniel: ,Eco, Bogotá, 2004. PP 74-75
Aragón, Laura: Fundamento teórico de la evaluación psicológica, Pax
México, México, 2005 PP 183
111
LINCOGRAFIAS
http://www.ups.edu.ec/plan-operativo
http://www.dspace.uce.edu.ec/handle/25000/376 Tesis - Administración de Empresas
http://dspace.ups.edu.ec/handle/123456789/1446 http://www.dspace.espol.edu.ec/handle/123456789/13836 http://www.dspace.espol.edu.ec/handle/123456789/13836
ANEXOS
MATRIZ DE MARCO LÓGÍCO
PROBLEMA/SUBPROB SISTEMATIZACIÓN DEL
PROBLEMA
OBJETIVOS HIPOTESIS
VARIABLES INDEPENDIENTES VARIABLES DEPENDIENTES
DETALLE INDICADORES DETALLE INDICADORES
Inadecuados procesos de control para la gestión de los materiales en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología.
¿En que inciden los inadecuados procesos de control en la gestión de suministros y materiales en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
Analizar las causas y consecuencias provocadas por los inadecuados procesos de control de los suministros y materiales.
El cumplimiento de los procesos mejora el tiempo promedio de la entrega-recepción.
Procesos de control.
Porcentaje de cumplimiento de los procesos de control.
Gestión de suministros y materiales.
Tiempo promedio de la entrega-recepción mensual.
Inoportunos procesos de selección de suministros y proveedores para adquirir los suministros y materiales.
¿Cómo los procesos de selección de proveedores afectan en la adquisición de los suministros y materialesInstituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
Identificar los procesos de selección de proveedores para la adquisición de suministros y materiales.
El proceso de selección de los proveedores optimiza la adquisición de suministros y materiales.
Procesos de selección de proveedores.
Nivel de cumplimiento del proceso de selección de proveedores.
Adquisición de los suministros y materiales.
Frecuencia mensual de las adquisiciones.
Falta de un plan anual de compras para abastecer los departamentos administrativos y académicos.
¿En que afecta un plan anual de compras en el abastecimiento de suministros y materiales en los departamentos administrativos y académicos del Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
Investigar las deficiencias operativas existentes en los departamentos administrativos y académicos para el abastecimiento de suministros y materiales.
La eficiencia operativa de las unidades administrativas aporta a su abastecimiento oportuno.
Plan anual de compras.
Porcentaje de representación mensual de las compras.
Abastecimiento de suministros y materiales.
Porcentaje de unidades administrativas abastecidas.
Inexistencias de un manual de procedimientos para la gestión y control de inventarios.
¿Cómo interviene en la gestión y control de inventarios la falta de un manual de procedimientos para el abastecimiento y distribución de los suministros y materiales en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
Examinar los procedimientos de abastecimiento y distribución de los suministros y materiales.
La actualización del manual de procedimientos para el abastecimiento incide en la gestión y control de inventarios.
Manual de procedimientos para el abastecimiento y distribución.
Numero de actualizaciones del manual de procedimientos para el abastecimiento.
Gestión y control de inventarios.
Tiempo promedio de la entrega-recepción mensual.
Poca ausencia en la revisión de inventario y su valor en libros contables.
¿Por qué la poca frecuencia de revisiones de los suministros y materiales interviene en la gestión de inventarios y la desactualización de los valores en libros contables en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
Cuantificar la frecuencia de revisiones de los suministros y materiales que se desarrollan en el proceso de la gestión de inventarios y la actualización en libros contables.
La revisión periódica de los suministros y materiales mejora la gestión de inventario.
Revisiones de los suministros y materiales.
Frecuencia de revisiones del inventario.
Gestión de inventarios.
Tiempo promedio de la entrega-recepción mensual.
Desconocimiento operativo del personal para el abastecimiento y distribución de los suministros y materiales.
¿Cómo el desconocimiento operativo del personal influyen en el abastecimiento y distribución de los suministros y materiales en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología?
Identificar las falencias operativas del personal en el procedimiento de abastecimiento y distribución de los suministros y materiales.
El desconocimiento de los procedimientos operativos en el personal interrumpen al abastecimiento y distribución de las unidades administrativas.
Desconocimiento operativo.
Nivel de conocimiento de los procesos de gestión del personal operativo.
Abastecimiento y distribución.
Porcentaje de unidades administrativas abastecidas.
1. Como considera usted: al cumplimiento de los procesos de control de los suministros y materiales en
el I.T.B.
Muy inadecuados
Poco inadecuados
Ni adecuado, Ni inadecuado
Algo adecuado
Muy adecuados
2. Según su opinión: cree que el tiempo de recepción y entrega mejora con el cumplimiento de los
procesos.
Totalmente de acuerdo
De a cuerdo
En desacuerdo
Indiferente
En total desacuerdo
3. Cree usted que: es indispensable el proceso de selección de proveedores.
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo ni desacuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
4. ¿En el I.T.B. la correcta selección de proveedores optimiza la adquisición de suministros y materiales?
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo ni desacuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
5. Considera que: la eficiencia operativa ayuda en el abastecimiento de suministros y materiales.
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo ni desacuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
COMERCIALES CARRERA INGENIERIA COMERCIAL
Encuesta dirigida a todo el personal que conforma los diferentes departamentos administrativos del Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología, con el objetivo de “Analizar los procesos de control en la gestión de inventarios en el Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de Tecnología”
6. Considera usted: que, la falta de actualización de un manual de procedimientos anual inciden en las
tomas de decisiones en los requerimientos.
Siempre Casi siempre Rara vez Alguna vez Nunca
7. Considera usted: que el abastecimiento de suministros y materiales incide en la gestión y control de
inventario.
Totalmente de acuerdo De acuerdo Ni de acuerdo ni desacuerdo En desacuerdo Totalmente en desacuerdo
8. Usted cree: que la revisión periódica de los suministros y materiales ayudan en el proceso de control
de los inventario
Totalmente de acuerdo De acuerdo Ni de acuerdo ni desacuerdo En desacuerdo Totalmente en desacuerdo
9. Considera Usted: que el conocimiento en los procesos de gestión del personal operativo tiene que ser
el adecuado.
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo ni desacuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
10. n su opinión: el tiempo de entrega y recepción de los suministros y materiales satisface las
necesidades de las unidades administrativas.
Totalmente satisfecho
Ni satisfecho, Ni insatisfecho
Insatisfecho
Satisfecho
Totalmente Insatisfecho