fredag den 25 februari 20112
Taktiskt inköp 4 poäng
Svante Axelsson Mobil: 070-623 64 59
E-mail: [email protected]
3
Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy
Leverage items(Competitive
procurement)
Strategic items(Partnership)
Standard items(System agreement +
e-business solution)
Bottleneck items(Reliable supply +
search
alternative)
High
Low
Financial
impact
HighLow Supply risk
Source: van Weele, Purchasing and Supply
Chain Management, 2002
Inköps övergripande roller
A van Weele
• Cost(Kostnadsminskning)
• Value (Kundvärdeskapande)
• Risk
(Riskhantering)
Björn Axelsson
• Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning)
• Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande)
• Strukturroll
(Påverka leverantörsmarknaden)
Cost of purchased goods
Cost for salary
Other costs
Revenue
TotalCost of sold products
Net income before depreciation
Interest-Income
Net profit after depreciation Profit
margin
ROI
RevenueDepreciation
Receivables
Revenue
CashFixed assets
Current assets
Capital employed
Store + GIP
Capital Turn over
+
+
+
+
+ +
-
-
x
CEO/CFO – Map DuPont model
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing process
Define need:Product or service technical demandAlternative solutionsVolumes actual total and in timeSupply, lead-times and flexible demandPrice, payment- delivery-termsCSR demandTrade offs – balance different internal and external demandsOthers: Spare parts, serviceTooling - conditionsCall off quantitiesCurrency, price variation terms
Defineneed
Alternativesolutions Specification
FunctionalQualityaspects
Analysing-Tools
Needsanalysis process
Supplier Market “as is”
Informationmeans
Supplier
evaluation
DevelopSuppliermarket
Navigate in the global market:
- Open door for information
- Fairs, exhibitions, invitation on home page
- Advertising
- Catalogues
- Supplier catalogues
- Colleges in purchasing
Supplier Marketanalysis
Supplier
evaluation
DevelopSuppliermarket
Agreement Process covers:
- Request for information
- Prequalification of suppliers (optional)
- Dialogue with suppliers and Negotiations
- Set up and Decision re Supplier(s)
- Conditions
- Supply plan
- Quality assurance process
- Documentation requirement
RFI &
Pre- Q
RFQOfferEvaluation
Supplier
choiceNegotiation Agreement
Agreementprocess
Supplier
evaluation
DevelopSuppliermarket
Supply Process covers:
- Call offs /Order
- Order acknowledgement
- Supply plan and re-planning
- Logistics, incl. Transport, storage and documentation
- Receiving and inspection (Quality, number, timeliness)
- Check vs. conditions
Supplyprocess
Call of & Order-Acknowledge-
ment
Supply &
RecivingReplanning
Changes
Quality-
check
Supplier
evaluation
DevelopSuppliermarket
Payment & follow up Process covers:
- Payment against conditions
- Statistics on process efficiency
- Statistics on supplier performance
- Feed back to supplier
- Information internally
- Improvement plans
Payment &follow up
process
PaymentSupplier
performanceProcess
efficiency
Development
plans
Mätning &Uppföljningav Inköps-processen
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing process
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing processvsStrategic, Tactic and Operative procurement
Strategic
Tactic Operative
Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele
fredag den 25 februari 201114
Internal
customer
Avgöra
Produkt
spec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leverans
hantering
Leve-
rantör
Purchasing function
Tactical purchasing Operative purchasing / order
Sourcing Supply
Procurement
Buying
Upphandlingsprocess
Vilka steg som upphandlingen skall
passera. Oftast finns inom en organisation
en generisk upphandlingsprocess som
sedan anpassas för den enskilda
upphandlingen. Mindre omfattningar och
enklare produkter genomförs med fördel
med en förenklad process.
Upphandlingsprocess
Ett enkelt exempel följer nedan:
UpphandlingsprocessenI det traditionella inköpet är upphandlingsprocessen ofta av just denna
sekventiella karaktär. I det moderna inköpet, som är mer tvärfunktionellt, består
processen ofta av parallella aktiviteter. Exempelvis innebär köp av en
OEM/ODM-produkt att konstruktionsarbete löper parallellt med
avtalstecknanden i flera steg.
Upphandlingsprocessen
Vid planeringen är det viktigt att ta hänsyn till anbudsgivarnas egen process och
tidsbehov. Inköparen bör därför tänka igenom vilka steg som finns på
anbudsgivarsidan, exempelvis:
Strategiskt inköp är den högsta ansvarsnivå och i princip
alltid en centraliserad funktion ibland en global funktion. Det
strategiska inköpet kan vara representerat i företagsledningen.
Följande ansvar brukar ligga inom strategiskt inköp:
• Utformning av olika typer av (interna och externa) policys
• Utformning av anskaffningsprocesser
• Delegering av arbetsuppgifter och utformning av
arbetsbeskrivningar
• Utveckling av system och planer för leverantörsutveckling
• Beslut om större upphandlingar, outsourcingaktiviteter,
investeringar
• Upphandling/tecknande av långtidsavtal, partnerskapsavtal etc
• Sortiments- och leverantörsstrategier
Taktiskt v/s strategiskt inköp
Tydliga begrepp inte etablerade och de används om vart annat.
En tankemodell är att se på tidsfaktorn:
Operativt 0 - 0,5 år
Taktiskt 0,5 - 2 år
Strategiskt 2 år >
fredag den 25 februari 201120
Taktiskt inköp effektuerar den strategiskt utstakade vägen
genom att välja produkter och leverantörer och lägga upp
logistiska flöden. Taktiskt inköp kan vara såväl centraliserat
som decentraliserat, men oftast centraliserat. Följande
ansvar brukar ligga inom taktiskt inköp:
• Omförhandling/tecknande av ramavtal på årsbasis
• Program för konstruktionsförbättringar eller standardisering
• Leverantörsutvärdering med syfte att förbättra
leveranskvaliteten
• Program för minskning av leverantörsbasen
• Program för leverantörsutveckling
Operativt inköp har den dagliga kontakten med
leverantörerna. Operativt inköp är ofta en
decentraliserad funktion. Följande aktiviteter är
vanliga inom operativt inköp:
• Orderläggning
• Leveransbevakning
• Problemhantering avseende fakturor, fel och
brister
• Bevakning av leverans- och leverantörsutfall
Taktiskt Inköp
• Disciplinen taktiskt inköp omfattar arbetet med att effektuera organisationens inköpsstrategier och optimera anskaffningslösningar.
• Ofta handlar det om att effektivisera logistiken kring den externa anskaffningen, men det kan också innebära att utveckla leverantörer, organisation eller programverktyg.
Taktiskt Inköp, forts
• Det taktiska inköpet var länge en del av det strategiska inköpet, eftersom mycket styrs i de avtal som tecknas med leverantörerna men numera har taktiskt inköp alltmer utvecklats till en egen disciplin.
• Det strategiska inköpet måste förstås fortfarande vara samordnat med det taktiska. Taktiskt inköp är i större utsträckning decentraliserat än vad strategiskt inköp är och arbetar på kortare sikt.
fredag den 25 februari 2011
Taktiskt inköpares vardag
Marknadsbevakning. (förmedla internt)
Utmana specifikationer
Offertförfrågan /-utvärdering.
Leverantörsbedömning
Kontraktsförhandling / -skrivning
Leverantörsutvärdering.
Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling)
Inköps roll vs Kravspecifikationen
• Ifrågasätta
• Utmana
• Föreslå alternativ
1. Kvalitetsnivå
2. Omfattning
3. Låsning till leverantör
4. Standard vs Specifik
5. Sortimentsbegränsning (nyttja de som finns)
Styrning av Taktiskt Inköp - InköpspolicyInköpspolicyn är ledningens viktigaste verktyg för styrning av
inköpsverksamheten. I en decentraliserad inköpsorganisation får denna policy stor betydelse, eftersom det handlar om att få en mängd olika enheter att gå i samma riktning. Inköpspolicyn kan dels kommunicera interna mål och regler, dels vilka krav som ställs på leverantörer. En inköpspolicy brukar innehålla några av följande element:
• Leveranspolicy (beställningsprocess, leveransplanering)
• Kvalitetspolicy (kvalitetsförbättringar)
• Materialkostnadspolicy (styrning av materialkostnader och priser, kostnadsreduktioner)
• Leverantörspolicy (sourcingaktiviteter, leverantörsförbättringar)
• Kommunikationspolicy (interna och externa kontakter)
• Uppförandekod, s.k. social policy (sociala och etiska krav)
Inköpspolicy - Intern
En inköpspolicy delas upp i intern och extern del. I en del fall finns det kopplingar till av organisationen tillämpade nyckeltal. Den interna delen brukar innehålla målsättningar för organisationen, exempelvis:
• Affärsmässighet
• Kostnadsreduktion
• Ledtidsförbättringar, rättidighet
• Konkurrensutsättning
• Etiska förhållningsregler
Inköpspolicy - Extern
Den externa delen av en inköpspolicy innehåller främst leverantörspolicy samt uppförandekod (s.k. 'code of conduct'). Det kan också finnas inslag av kvalitetspolicy. Den externa delen av en inköpspolicy beskrivs på en del företag i en leverantörshandbok eller leverantörsportal. Vanligen beskrivs mål och medel för förbättringsprogram avseende produkter, kvalitet och kostnader. Det är dock viktigt att understryka att inköpspolicyn endast skall vara ett övergripande dokument. Processer, detaljregler mm arbetas hellre in i en handbok, kvalitetsavtal eller motsvarande.
Uppförandekod
• Uppförandekoden används gentemot leverantörerna för att styra dessa mot sociala och etiska regler som anses särskilt viktiga. Ofta skrivs också in i avtal att de ska följa uppförandekoden, exempelvis genom ett så kallat leverantörskvalificeringsavtal.
Man bör även ta in i vilken utsträckning detta gäller i 2, 3 el 4 nivåns underleverantörer
Code of conductDe vanligaste kraven i en uppförandekod, 'code of conduct' för leverantörer brukar vara:
• All anställning hos leverantören skall vara frivillig
• Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder
• Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka.
• Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar
• Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal
• Alla anställda måste behandlas humant
• Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut
• Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler
• Leverantören måste ha en beredskapsplan
• Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler
• Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.
Marknaden
Vad är marknaden?
En marknad är summan av alla affärer som görs i ett definierat område/bransch.
Vilka marknadssegment finns det?
• Det finns ….. St (DBP)
Marknad
• Typer av marknad
• Geografiska marknader
• B2B vs Konsumentmarknad
• Macroekonomi
Markets
•Analyze
• Local vs Global
• Regulated vs Free
• Competitive Porters 5 Forces
• Shortage or surplus
Supplier markets
•Make use of vs Interfere
• Present, latent suppliers and potential suppliers
•Supplier development improvements in present fields
•Develop capable suppliers into new fields
• Create new suppliers
Göra Affärer
Vad är det?
• Krävs köpare och säljare
• Två (eller fler) parter vars mål kan mötas så att de önskar göra en affär.
• De har (ofta – inte alltid) motstridiga intressen på ett antal områden
1. Fördelning av resurser
2. Kvalitetsnivå
3. Prioriteringar
• En process
• Många aktörer (på båda sidor)
• Se möjligheter
• Vara medveten om risker
• Kunna hantera riskerna
• Kunna sluta avtal
Göra Affärer
Marknad
• Lokal marknad
• Regional marknad
• Global marknad
Marknad
• Komponent marknad
• Tjänste marknad
• Råmateriel marknad
• osv
40
Olika marknadsstrukturer
• Monopol
• Oligopol
• Viss konkurrens
• Perfekt konkurrens
Vad har vi lärt oss
• Vad är och hur definieras Inköp?
• Hur påverkar Inköp organisationens resultat?
• Offentlig upphandling
• Hur styrs Operativt Inköp och vilka operativa processer finns tillgängliga?
• Leverantörsmätning
• Marknaden
• Affärer - kontext
Kort om Effso
Effso utvecklar Inköpsorganisationer
genom att:
• Hjälpa till med rekrytering
• Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar
• Träna befintlig personal genom workshops
• Tillhandahålla en verktygslåda
• Stå för drift av inköp av indirekt material
Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP