SAP Extended ECM
Application Governance & Archiving for SharePoint
Marc WOLFFAssocié fondateur Certified CDIA+
Michaël Fréchet Sylvain HubertConsultant
AEROW - EXPERTS ECM
Notre but :
vous aider à tirer le meilleur de l’ECM
Comment :
En industrialisant tous vos flux de documents pour de meilleurs workflow et archivage
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AEROW - Experts ECM
AEROW est composé de 100+ consultants Experts en ECM.La société est divisée en pôles Intégration & Conseil
EMC Documentum SAP – Opentext MICROSOFT SharePoint & BI Numérisation (EMC Captiva, Kofax, BSV, Readsoft) Editique (HP Exstream Dialogue, EMC Doc Sciences, Streamserve)
AEROW travaille principalement avec des grands comptes en France et à l’internationalwww.aerow.fr - Siège social : 26, rue de la Trémoille 75008 Paris www.aerow.mu Business Park Grand Baie Mauritius Island
Evolution du CA en K eur
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Evolution des Effectifs
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AEROW: Pionnier du partenariat SAP - OpenText
AEROW choisit scrupuleusement ses partenariats technologiques. Nous étions partenaires Open-Text avant l’accord commercial mondial avec SAP. Nous sommes un revendeur intégrateur actif des gammes SAP by Opentext
Autour des solutions SAP et Opentext :SAP Document Archiving by OpentextSAP Document Access by OpentextSAP Extended ECM by OpentextSAP Invoices Management by OpentextSAP Employee File Management by Opentext
Nous revendons aussi la solution Opentext TCP (Transactional Content Process)
AEROW - Nos Clients fidèles
Nos Missions :ExpertiseDéfinition d’architecture InstallationParamétrage IntégrationSupportTMA
AEROW - La meilleure équipe en France
Une équipe de 20 consultants dédiés autour de 3 architectes ex-Service Professionnel OpenText depuis 10 ans
Scenarii d’archivage actuels
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Scénarii actuels
Suite SAP by Opentext
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Suite SAP by OpenText
Archivage de données SAPArchivage d’étatsArchivage de documents SAPSAP Archivelink, DMS/PLM, GOS
SAP Document archiving
Doculink for SAP
SAP Document Access
Gestion étendue des document via LivelinkEnterprise ServerRecords managementCollaboration….
SAP Extended ECM
Gestion étendue des document via LivelinkEnterprise ServerRecords managementCollaboration….
SAP Invoice Mgmt
Gestion étendue des document via LivelinkEnterprise ServerRecords managementCollaboration….
SAP Employee folder
Digital AssetMGMT
SAP Extented ECM by Opentext
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Open Text Enterprise Library Services
SAP Extended ECM by OpenText
Livelink ECM –Content Lifecycle
Management
SAP Document
Access by Open Text
SAP Extended ECM by Opentext
SAP business solution Complementary to SAP software offerings Developed in accordance with SAP development guidelines Powered by SAP NetWeaver certified U.S. Dept. of Defense 5015.2 certified
SAP Extended ECM by OpenText
Data and Document Archiving
CollaborationCollaboration
Records ManagementRecords Management
Document ManagementDocument Management
E‐mail‐Integration Integration SAP GUI SAP Portal
Capture & Imaging Document WorkflowDocument Workflow
Extend
ed ECM
Utilisateur SAP Utilisateur ECM
SAP Extended ECM by OpenText
Le document est stocké dans SAP Extended ECM et accessible
depuis les deux interfaces utilisateurs
SAP Extended ECM by OpenText
Création & acquisition Collaboration &Management
Documents utilisateur
Papier / Fax
Dessins
Rapports
Audio Video
Vérification
Collaboration
Approbation
VersionModifications
Enterprise Library Services
Retention DispositionArchiveEnrichissement des méta-données
Recherche
Document Access
Download E-mailPrint
Vues arborescentesRecherche Utilisateurs
SAP Extended ECM by OpenTextBusiness Workspaces
Workspacescreation
SAP Extended ECM by OpenTextInterfaces utilisateur
17
Slide 17
Workspace
Generic Object Services (SAPGUI) DocuLink for SAP (SAPGUI)
SAP Portal (WebDynpro)
Transaction Integration (SAPGUI)
MS Outlook MS Windows ExplorerExtended ECM Web UI
SAP CRM
SAP Extended ECM by OpenTextInterface utilisateur WEB
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SAP Extended ECM by OpenTextAccès depuis le SAP GUI
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SAP Extended ECM by OpenTextBusiness Workspace – Création
Création Automatique
Lors de la création de l’objet SAP A partir d’un report SAP
Manuelle Depuis l’interface WEB d’Extended ECM Depuis l’interface SAP GOS
Mise à jour automatique des données Livelink lors de la mise à jour de l’objet SAP
Scénarii Early Workspace scenario – Création du Workspace avant la création del ‘objet SAP Late Workspace scenario – workspaces créés à la demande pour des objets SAP
existants Synchronized Workspace scenario - Création du workspace lors de la création de
l’objet SAP
SAP Extended ECM by OpenTextBusiness Workspace – Création - Template
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SAP Extended ECM by OpenTextBusiness Workspace – Droits
22
Gestion par utilisateurs et/ou par groupes
9 niveaux de sécurité
Mécanismes d’héritage
Synchronisation SAP
SAP Extended ECM by OpenTextBusiness reference
SAP Extended ECM by OpenTextBusiness reference
Réf GEN T 792306 Page
SAP Extended ECM by OpenTextBusiness reference
SAP Extended ECM by OpenTextBusiness reference
SAP Extended ECM by OpenTextRecords Management
Le Records management permet de : Gérer le cycle de vie de tous les documents Prouver que tous les enregistrements sont
gérés Retrouver facilement l’information (y compris
papier) Bloquer l’information pendant une enquête ou
un audit Identifier les informations vitales
Etapes1. Capture : depuis plusieurs applications : SAP,
Livelink, Exchange, MOS, …
2. Classement & Classification afin de déterminer les règles de rétention et stockages : manuelle ou automatique
3. Disposition : application et validation des régles: automatique, manuelle, contrôlée (workflow).
4. Recherche de l’information, Gel (audit), Export
SAP Extended ECM by OpenTextCase Management
Un évènement (SAP ou Manuel) crée un dossier documentaire
Création basée sur des règles « métier » et des
modèles
Découverte et préparation de dossier (Modification du processus
modèle, création de nouveaux documents, références à des
documents existants …)
Dossier terminé (décision généralement prise par le métier ou une application
maitre)
Archivage/ Records Management – pour un
archivage long term ou des contraintes réglementaires
Traitement de dossier (Rôles définis
en fonction des phases)
SAP Extended ECM by OpenTextCase Management
OpenText Application Governance& Archiving for Microsoft
SharePoint
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Fonctionnalités
Gestion du cycle de vie du contenu de Sharepoint Archivage de document Interactif /Automatique Archivage de site Record mangement
Interface utilisateur Navigation au sein du serveur Livelink Travailler dans Sharepoint avec des objets Livelink Rechercher des documents Livelink
Gestion des sites Sharepoint Archivage Déploiement
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Archivage interactif de document
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Les documents et répertoires peuventêtre archivés
Un document peut être archivécomme une nouvelle version d‘undocument déjà archivé
Peut être activé par site ouglobalement
Archivage automatique
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Documents archivés via untraitement batch
Transparent pour les utilisateurs
Profils d‘archivage assignésà des sites ou librairies
Action RM Classification Destination Structure Version
Requête afin de déterminerles documents à archiver
Copie synchronisée
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Archive Version 1
SharePoint Enterprise Library
Version 1
Archive automatically
Version 1
Version 2
Version 2
Les documents archivés restent dans Sharepoint
Possible avec l‘archivage automatique et manuel
Synchronisation des modifications au travers d‘un job
Les copies synchronisées peuvent être remplacées par un lien
Archivage de site
Scenario:
Les utilisateurs travaillent „normallement“ avec les sites Sharepoint
Les sites sont archivés quand ils ne sont plus utilisés
Les sites inactifs peuvent être supprimés de Sharepoint
Comment l‘archivage de sites fonctionne?
Les documents des librairies sont archivés.
Optionnellement: Le fichier d‘export des sites peut être archivé -> La restauration du site
Extension: La liste des documents peut être exportée et archivée (Exemple SDK)
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Archivage de site
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Restauration
Archivage Interactif
Profil d’archivage
Interface utilisateur
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Propriétés du document Livelinkaccessibles depuis Sharepoint
Enterprise Library Web Part
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Web View, Explorer View, Full Page View Gestion des objets Livelink Menus contextuels paramétrables Configuration des colonnes visualisables Configuration avancée de la racine Copie de documents,
folders vers SharePoint ,création de liens
Création de d‘espace de travail SharePoint
Web part
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Gestion des objets physiques
LiveReport & Workflow Inbox Web Parts
Recherche
Recherche fédérée Search Center extension, EL Search index Web part : Enterprise Library Results Advanced Enterprise Library Search
Enterprise Library Content Source Documents Enterprise Library indexés
dans SharePoint Resultat intégré au resultat Sharepoint Transparent pour les utilisateurs
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Déploiement de sites
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Définition Des métadonnées Des types
Creation de scripts de
déploiement De groupes
Console de déploiement
Creation de sites Gestion du cycle de
vie
Groupe de site Sites déployés
Site Deployment Console
Sites with Metadata
Sites with Metadata
Site Types, beyond Metadata
SharePoint Template Metadata Schema Folder Plan Access Control Feature Activation Parent Site Archiving Profile Workflows for all
Lifecycle steps
Site Group Console
SAP Extended ECM&
OpenText Application Governance& Archiving for Microsoft
SharePoint
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Extended ECM et SharePoint Workspaces dans SharePoint & SAP
Méme espace de travail dans SAP et Sharepoint
Extended ECM et SharePoint
Navigation depuis Sharepoint dans les xECM for SAP Business Workspaces Travail avec les éléments des Business Workspaces Archivage de contenu Sharepoint dans les Business Workspaces Integration de la recharche Ouverture des objets SAP depuis SharePoint
Business Workspaces : navigation
Business Workspaces : propriétés
Ajout d‘un document SharePoint Document
Interface SAP
Recherche
Assistance à la maitrise d‘ouvrage
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Assistance à la maitrise d’ouvragePérimètre
Périmètre fonctionnel : Nous vous conseillons de limiter le périmètre dans un 1er temps à un flux
fonctionnel Gestion dématérialisée des contenus des marchés : transmission,
validation et archivage des documents Technique : Solution logicielle choisie : SAP Extended ECM et OpenText AGA for MS
Sharepoint Existant ERP : SAP Intranet actuel : logiciel libre / futur Sharepoint
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DémarcheEtude
Collecte des informations au travers d’ateliers et interviews Analyse de l’existant Recueil du besoinEtude Faisabilité & des possibilités offerte par la solution technique retenue Définition de scénarii possibles
Avantages et inconvénients Evaluation des ressources humaines et financières Evaluation des gains quantitatifs et qualitatifs Elaboration d'un calendrier prévisionnel Analyse des risques et freins potentiels, définition des mesures d'anticipation Etude d’impact organisationnel (conduite du changement)
Présentation des scenarii au travers d’ateliers de définir un scenario Maquettage des principaux points
Rédaction des spécifications générales et détaillées de la solution retenue
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Démarche Réalisation & conduite du changement
RéalisationPréparation de la recette des composants Définition et élaboration du plan de test, des jeux d'essai et scénarios de tests Définition des processus de valorisation et de gestion de la base de test Plan de test Jeux d'essai, scénarios de tests
Vérification des composants Exécution des plans de tests et jeux d'essai pour vérification de la conformité et du bon
fonctionnement des composants Contrôle de la documentation
Conduite du changementRéalisation et exécution d'un plan de communication auprès des acteurs concernés par le projetFormation des services utilisateurs
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Equipe AEROW
Aerow dispose d’une équipe de consultants : Maitrisant les logiciels utilisés et à mettre en place. Ayant de l’expérience dans l’assistance à maitrise d’ouvrage et la
conduite du changement. Ayant la connaissance de l’existant UGAP en terme d’archivage de
document.
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Thank you!
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