Producción de Documentos en
MS Publisher 2013 usando Mail Merge
Dra. Ericka Rodríguez-Quiñones
4ta Jornada del Profesional Administrativo
APEC
Objetivos
• Al finalizar el taller, los participantes:
– crearán una tarjeta postal (post card) para APEC.
• Reemplazarán el texto existente por información de
APEC.
• Cambiarán el logo por el de APEC.
• Brindarán formato (sencillo) a la publicación.
– unirán (merge) esta publicación a una lista de
direcciones (mailing list) de la Directiva de APEC.
• Crearán el banco de datos.
• Conectarán el banco de datos a la publicación.
Creación de una tarjeta postal
• Pasos:
– Acceder a Publisher
– En el buscador (search for online templates)
escribir postcards
– Del menú de categorías, seleccionar business
Creación de una tarjeta postal
• Pasos:
– De las opciones que se presentan, seleccionar la
siguiente:
Creación de una tarjeta postal
• Debe tener al momento esta pantalla:
Creación de una tarjeta postal
• Reemplazar la información por:
Creación de una tarjeta postal
• Reemplazar la información por:
Creación de una tarjeta postal
• Cambiar el logo por
el de APEC
– Save
– Update publication:
Creación de una tarjeta postal
• Producto:
Creación de una tarjeta postal
• Producto:
Creación de una tarjeta postal
• Formato (Menú de Page Design):
Creación de una tarjeta postal
• Formato (Menú de Format):
Creación de una tarjeta postal
• Formato (Menú de Insert):
Mail Merge: Definiciones
• Mail Merge: Se refiere al proceso de
combinar una fuente de datos (data source)
con una publicación para imprimir
individualmente un grupo de publicaciones.
• Data Source (Fuente de datos): Se refiere a
un archivo electrónico donde se guardan los
nombres, direcciones y otra información
sobre los individuos que han de recibir copia
de la publicación.
Mail Merge: Definiciones
• Record (archivo): Se refiere a la información
de cada persona, la cual está contenida en la
fuente de datos.
• Field (campo): Se refiere a cada pieza de
información contenida en un record individual;
por ejemplo: nombre, dirección residencial,
nombre de la ciudad, entre otra.
Mail Merge: Definiciones
• Un grupo de campos relacionados componen
un archivo y un grupo de archivos, componen
una fuente de datos (data source).
• Una de las funciones principales del proceso
de mail merge, es crear correos en masa,
donde se puede enviar la misma publicación
a varias personas.
Mail Merge
• Los pasos básicos para el proceso de mail
merge son:
– crear la publicación.
– crear u obtener la fuente de los datos (data
source).
– unir (merge) la publicación con la fuente de datos
(data source).
– imprimir y distribuir la publicación.
Mail Merge: Crear una Fuente
de Datos
• Usted puede distribuir su
tarjeta postal de APEC al
utilizar este proceso.
• Una vez usted crea la
publicación, el próximo paso
es crear la fuente de datos o
utilizar una ya existente.
Mail Merge: Crear una Fuente
de Datos
• En el Tab de
Mailings, del
grupo de Start,
de un click en
Select Recipients.
• Del sub menú
que sale, de un
click en Type
New List.
Mail Merge: Crear una Fuente
de Datos
• Sale una caja de diálogo de nombre New
Address List.
Mail Merge: Crear una Fuente
de Datos
• Esta caja de
diálogo, trae
columnas ya
definidas, las
cuales pueden
ser editadas al
utilizar la
opción de
Customize
Columns.
Mail Merge: Crear una Fuente
de Datos (eliminar un campo)
Eliminar
estos
campos
Mail Merge: Crear una Fuente
de Datos
• Para hacer las entradas de las direcciones,
debe utilizar Tab para moverse de un campo
a otro campo y Shift + Tab para volver hacia
atrás.
• Cuando desee dejar un campo en blanco,
muévase con Tab hacia el próximo campo.
• Una vez termine el último campo de la
primera fila, presione New Entry para hacer
una nueva entrada.
Mail Merge: Crear una Fuente
de Datos (Hacer entradas)
Mail Merge: Crear una Fuente
de Datos (Hacer entradas)
Directiva
APEC
Mail Merge: Crear una Fuente
de Datos (Hacer entradas)
Mail Merge: Crear una Fuente
de Datos (Hacer entradas)
Mail Merge: Conectar el Data
Source con la Publicación
• Una vez se crea el Data Source, usted está
listo para conectar esta fuente con la
publicación.
• Teniendo la publicación en pantalla, en el
Tab de Mailings, en el grupo de Start, dar
un click en Select Recipients.
• De la lista, seleccionar lo que dice Use
Existing List (se utilizará el Data Source
creado con algunos de los miembros de la
Directiva APEC).
Mail Merge: Conectar el Data
Source con la Publicación
• Al seleccionar Use
Existing List saldrá una
ventana de diálogo como
la que se muestra.
• Dar un click en NO, ya
que usted desea utilizar
la lista que creó
previamente. Si da un
click en YES, usted se
puede conectar con otro
Data Source.
Mail Merge: Conectar el Data
Source con la Publicación
• En el grupo de Start, dar
un click en el botón de
Mail Merge, y de la lista
seleccionar Step by Step
Mail Merge Wizard.
Mail Merge:
Conectar el Data
Source con la
Publicación
• Aparecerá una ventana
de diálogo de nombre
Mail Merge.
Mail Merge: Conectar el Data
Source con la Publicación
• En el post card de APEC, dar un click en donde dice
Mailing Address Line 1.
Mail Merge: Conectar el Data Source
con la Publicación
• En la parte inferior de la ventana de diágolo de Mail
Merge, donde dice More Items, dar un click en
Address Block. Sale la ventana de diálogo de Insert
Address Block.
Mail Merge: Conectar el Data Source
con la Publicación
• En la ventana de diálogo de Insert Address Block, a
la izquierda, asegúrese que los cuatro encasillados
estén seleccionados y que esté escogido el formato
de nombre Mr. Joshua Randall Jr.
Mail Merge: Conectar el Data Source
con la Publicación
• En el área de Preview, mediante las flechas direccionales,
puede observar cada dirección entrada mediante la creación
del data source.
• De un click en OK para insertar el bloque de dirección en la
publicación.
Mail Merge: Conectar el Data Source
con la Publicación
• Aparecerá en la pantalla lo que se muestra a continuación:
Mail Merge: Conectar el Data Source
con la Publicación
• En la parte inferior del panel de diálogo de Mail Merge, en los
pasos 2 y 3, dar un click en Next: Create Merged Publications:
Mail Merge: Conectar el Data Source
con la Publicación
• Ahora, usted decidirá cómo
producirá su publicación:
usted puede unir el archivo a
una nueva publicación,
imprimir las páginas unidas o
añadir las páginas unidas al
final de la publicación
existente, lo cual también
crea un nuevo archivo.
• Seleccione lo que dice Merge
to a new publication.
Mail Merge: Conectar el Data Source
con la Publicación
• Note que se creó una nueva publicación.
• Puede grabar el documento como Post Card APEC.
Gracias…
Compromiso
Cuando hemos hecho
nuestro máximo esfuerzo,
podemos esperar el
resultado en paz. J. Lubbock
Pasión
No puedes lograr el éxito
verdadero a menos que
ames lo que haces. Dale Carnegie
Confianza
Si piensas que puedes, o
piensas que no puedes,
siempre tendrás la razón. Henry Ford
Perfección
Cuando consideres que
aquello que has realizado
está bien hecho, haz algo
más: Mejóralo. Thomas A. Edison
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