ORDENACION DOCUMENTALORDENACION DOCUMENTAL
DORA DUQUE MOLINADORA DUQUE MOLINA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto Conjunto de acciones orientadas de acciones orientadas a la: a la: clasificación, clasificación, ordenación y ordenación y descripción descripción de los documentosde los documentos de una institución, de una institución, como parte integral de los procesos como parte integral de los procesos archivísticosarchivísticos
CLASIFICACION DOCUMENTALCLASIFICACION DOCUMENTAL
INSTRUMENTO TECNICO QUE INSTRUMENTO TECNICO QUE REFLEJA LA ESTRUCTUA DE UN REFLEJA LA ESTRUCTUA DE UN ARCHIVO CON BASE EN LAS ARCHIVO CON BASE EN LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE CADA DEPENDENCIA.CADA DEPENDENCIA.
PRINCIPIOSPRINCIPIOS
LEGISLACIONLEGISLACION, , ESTRUCTUA,ESTRUCTUA, PROGRAMAPROGRAMA SON LOS LINEAMIENTOS PARA LA SON LOS LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES.Y ENTIDADES.
LEGISLACIONLEGISLACION
Ley 4 de 1913Ley 4 de 1913. . Sobre régimen político y Sobre régimen político y municipalmunicipalArtículo 289.Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.
Ley 80 de 1993Ley 80 de 1993Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.ocurrencia de los mismos.
La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción
penal prescribirá en veinte (20) añospenal prescribirá en veinte (20) años..
ESTRUCTURAESTRUCTURA
ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL DE LA ENTIDADDE LA ENTIDAD
PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJOORGANISMO QUE LO PRODUJO
PROGRAMAPROGRAMA
CUADRO GENERAL DE CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA.CLASIFICACION ARCHIVISTICA.
PRODUCCION, CIRCULACION, USO,PRODUCCION, CIRCULACION, USO,
CONSERVACION, SELECCIÓN Y CONSERVACION, SELECCIÓN Y ELIMINACIONELIMINACION
OBJETIVOOBJETIVO
MEJORAR LA ORGANIZACIÓN, MEJORAR LA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION Y MANEJO DE LOS CLASIFICACION Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS.DOCUMENTOS.
VENTAJASVENTAJAS
PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJOORGANISMO QUE LO PRODUJO
FACILITAR LA LOCALIZACION FACILITAR LA LOCALIZACION CONCEPTUAL, ES DECIR LA CONCEPTUAL, ES DECIR LA INFORMACION CONTENIDA.INFORMACION CONTENIDA.
FACILITAR LA LOCALIZACION DE CADA FACILITAR LA LOCALIZACION DE CADA DOCUMENTO O EXPEDIENTE PARA SU DOCUMENTO O EXPEDIENTE PARA SU CONTROL Y MANEJO.CONTROL Y MANEJO.
Transferenc
ia
ESTRUCTURA ARCHIVISTICAESTRUCTURA ARCHIVISTICA
FONDO
SECCION SECCION SECCION
SUBSECCION
SERIE
SUBSERIE
UNIDAD DOCUMENTAL
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE
UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA
SUBSECCION
SERIE
SUBSERIE
EN RESUME LA CLASIFICACIONEN RESUME LA CLASIFICACION
ES DIVIDIR O SEPARAR UN ES DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO DE ELEMENTOS CONJUNTO DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO CLASES, ESTABLECIENDO CLASES, GRUPOS O SERIES DE TAL GRUPOS O SERIES DE TAL MANERA QUE DICHOS MANERA QUE DICHOS GRUPOS QUEDEN GRUPOS QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO INTEGRADOS FORMANDO PARTE DE UNA ESTRUCTURA PARTE DE UNA ESTRUCTURA DE UN TODO = FONDODE UN TODO = FONDO
EJEMPLOEJEMPLO
CODIGO 01CODIGO 01 ACTASACTAS SERIESERIE 01 Actas del Comité de Archivo01 Actas del Comité de Archivo 02 Actas del Comité Paritario de salud 02 Actas del Comité Paritario de salud OcupacionalOcupacional 03 Actas del Comité de Compras adquisición 03 Actas del Comité de Compras adquisición y licitacióny licitación
CLASIFICACION DE DOCUMENTOSCLASIFICACION DE DOCUMENTOS
Seleccionar y clasificar los documentos en:Seleccionar y clasificar los documentos en:
DOCUMENTOS DE ARCHIVODOCUMENTOS DE ARCHIVO
DOCUMENTOS DE APOYODOCUMENTOS DE APOYO
SISTEMAS DE CLASIFICACIONSISTEMAS DE CLASIFICACION
- MATERIAMATERIA- ASUNTOSASUNTOS- ACCIONESACCIONES- FUNCIONALFUNCIONAL- ORGANICOORGANICO- ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONALESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL (LA (LA
QUE SE REALIZA POR FUNCIONES Y POR QUE SE REALIZA POR FUNCIONES Y POR ACCIONES.ACCIONES.
(Esta ultima es la mas recomendada)(Esta ultima es la mas recomendada)
NORMATIVIDAD TECNICANORMATIVIDAD TECNICA
IDENTIFICACIONIDENTIFICACIONJERARQUIZACIONJERARQUIZACIONCODIFICACIONCODIFICACION
Se debe identificar cada una de las unidades Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:documentales así:
– Código de la OficinaCódigo de la Oficina
– Código de la SerieCódigo de la Serie
– Código de la SubserieCódigo de la Subserie
– Nombre del ExpedienteNombre del Expediente
LA ORDENACIONLA ORDENACION
ES LA OPERACIÓN ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN DE UNIR UN CONJUNTO DE CONJUNTO DE DOCUMENTOS, DOCUMENTOS, RELACIONANDO RELACIONANDO UNOS CON OTROS UNOS CON OTROS DE ACUERDO A UNA DE ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN UNIDAD DE ORDEN ESTABLECIDA DE ESTABLECIDA DE ANTEMANO.ANTEMANO.
Historias Laborales
98.495.783
41.694.906
49.698.323
SISTEMAS DE ORDENACIONSISTEMAS DE ORDENACION- NUMERICONUMERICO ( ORDINAL Y EL ( ORDINAL Y EL
CRONOLOGICO)CRONOLOGICO)
- MIXTOS MIXTOS ( ALFANUMERICO, ORDINAL, ( ALFANUMERICO, ORDINAL, CRONOLOGICO)CRONOLOGICO)
- ALFABETICOS ALFABETICOS ( TEMATICO, ( TEMATICO, ONOMASTICO Y TOPONIMICO) ONOMASTICO Y TOPONIMICO)
TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION
ALFABETICO GENERAL ALFABETICO GENERAL
EjemploEjemplo
ABADIA GOMEZ GIRALDOABADIA GOMEZ GIRALDO
ABADIA MARTINEZ LOPEZABADIA MARTINEZ LOPEZ
ABADIA MARTINEZ RESTREPOABADIA MARTINEZ RESTREPO
TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION
NUMERICO SIMPLENUMERICO SIMPLE
EJEMPLOEJEMPLO
1 CONTRATOS1 CONTRATOS
2 CONVENIOS2 CONVENIOS
3 RESOLUSIONES3 RESOLUSIONES
TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION
NUMERICO COMPUESTO 1.1.-1.2, 1.3)NUMERICO COMPUESTO 1.1.-1.2, 1.3)
EJEMPLOEJEMPLO1.1. 1.1.11.1.1 1.2.11.2.12.2. 2.1.12.1.1 2.1.22.1.2
TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION
- CRONOLOGICOCRONOLOGICO
- EJEMPLOEJEMPLO- ENERO 2008ENERO 2008- FEBRERO 2008FEBRERO 2008- MARZO 2008MARZO 2008
Informes de Gestión
2001
2002
2003
TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION
DECIMALDECIMAL
EJEMPLOEJEMPLO- 11.0,11.0,- 111.2111.2- 111.3111.3
TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION
GEOGRAFICO GEOGRAFICO
EJEMPLOEJEMPLO ANTIOQUIAANTIOQUIACALDASCALDASCUNIDAMARCACUNIDAMARCAMETAMETAVAUPESVAUPES
TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION
ASUNTOS O MATERIAS ASUNTOS O MATERIAS
EJEMPLOEJEMPLO
CONTRATOSCONTRATOS
COTIZACIONES, COTIZACIONES,
POLIZASPOLIZAS
PROYECTOSPROYECTOS
TIPOS DE ORDENACIONTIPOS DE ORDENACION
- ONOMASTICOONOMASTICO
- EJEMPLOEJEMPLO
- ANGELANGEL- BARRERABARRERA- CANOCANO- LOPEZLOPEZ
IMPORTANTEIMPORTANTE
LA SERIE DOCUMENTAL : ES UN LA SERIE DOCUMENTAL : ES UN CONJUNTO DE EXPEDIENTES DE CONJUNTO DE EXPEDIENTES DE ESTRUCTURA Y CONTENIDO ESTRUCTURA Y CONTENIDO HOMOGENEO DE UN MISMO ORGANO HOMOGENEO DE UN MISMO ORGANO O SUJETO PRODUCTOR, RESULTADO O SUJETO PRODUCTOR, RESULTADO DEL EJERCICIO DE SUS DEL EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES O FUNCIONES ATRIBUCIONES O FUNCIONES ESPECIFICAS.ESPECIFICAS.