SCS Global Services Manual
PT SCS SVLK Hutan dan Industri
MANUAL PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL
PT Scientific Certification Systems Mayapada Tower 11th FI. JI.
Jend Sudirman Kav 28. Jakarta 12920, Indonesia
Phone: +62 (021) 5289-7466 Fax: +62 (021) 5795 7399 www.SCSglobalServices.com
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 1 of 11
Daftar Isi
1 Tujuan 2
2 Cakupan 2
3 Acuan 2
4 Pengertian dan Istilah 3
5 Prosedur 3
5.1. Mekanisme Penerbitan, Perpanjangan, Penggantian, dan Pembatalan Dokumen V-Legal ......... 3 5.2. Penolakan Penerbitan Dokumen V-Legal ................................................................................... 12 5.3. Persyaratan Umum Dokumen V-Legal ........................................................................................ 12 5.4. Spesifikasi Blanko V-Legal ........................................................................................................... 13 5.5. Monitoring dan Evaluasi ............................................................................................................. 14
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 2 of 11
1 Tujuan
Manual ini disusun untuk memberikan acuan dan panduan dalam permohonan, penerbitan,
perpanjangan, penggantian, pembatalan, penerbitan dan pelaporan Dokumen V-Legal sesuai dengan
Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja PHPL dan Verifikasi yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri
Kehutanan No. 43/Menhut-II/2014 Jo. No. P.95/Menhut-II/2014 tentang Standard dan Pedoman
Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin
atau pada Hutan Hak.
2 Cakupan
Manual ini meliputi kegiatan permohonan, penerbitan, perpanjangan, penggantian, pembatalan,
penerbitan dan pelaporan Dokumen V-Legal sesuai dengan Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja
PHPL dan Verifikasi yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri Kehutanan No. 43/Menhut-II/2014 Jo.
No. P.95/Menhut-II/2014 tentang Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi
Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau pada Hutan Hak
3 Acuan
3.1 Peraturan Menteri Kahutanan No. P.55/Menhut-II/2006 tentang Penatausahaan Hasil hutan yang
Berasal dari Hutan Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan
Menteri Kehutanan No. P.45/Menhut-II/2009.
3.2 Peraturan Menteri Kahutanan No. P.30/Menhut-II/2012 tentang Penatausahaan Hasil Hutan yang
berasal dari Hutan Hak.
3.3 Peraturan Menteri Perdagangan No. 97/M-DAG/PER/12/2014 tentang Ketentuan Ekspor Produk
Industri Kehutanan.
3.4 Peraturan Menteri Kehutanan No. 43/Menhut-II/2014 Jo. No. P.95/Menhut-II/2014 tentang
Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas
Kayu pada Pemegang Izin atau pada Hutan Hak.
3.5 Keputusan Menteri Kehutanan No. SK.641/Menhut-II/2011 tentang Penetapan Tanda V-Legal.
3.6 Keputusan Menteri Kehutanan No. SK.418/Menhut-VI/2012 tentang Sistem Informasi Verifikasi
Legalitas Kayu.
3.7 Peraturan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan No. P.14/VI-BPPHH/2014 jo No. P.1/VI-
BPPHH/2015 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan
Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK).
3.8 Peraturan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan Nomor: P.15/VI-BPPHH/2014 tentang
Mekanisme Penetapan Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu (LVLK) sebagai Penerbit Dokumen V-Legal
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 3 of 11
4 Pengertian dan Istilah
SCS PT Scientific Global Services Indonesia
LVLK Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu
S-LK Sertifikat Legalitas Kayu
LIU License Information Unit
LMK Laporan Mutasi Kayu
HS Code Harmonised Standard Code
NPWP Nomor Pokok Wajib Pajak
RPBBI Rencana Pemenuhan Bahan Baku Industri
IUIPHHK Izin Usaha Industri Primer Hasil Hutan Kayu
ETPIK Eksportir Terdaftar Produk Industri Kehutanan
5 Prosedur
5.1. Mekanisme Penerbitan, Perpanjangan, Penggantian, dan Pembatalan Dokumen V-Legal
5.1.1. Penerbitan Dokumen V-Legal Bagi Pemegang S-LK dan Seluruh Pemasoknya telah Memiliki S-
PHPL atau S-LK atau DKP
5.1.1.1. Permohonan penerbitan V-Legal dilakukan setelah pemohon menandatangani kontrak
penerbitan Dokumen V-Legal dengan LVLK SCS yang berlaku setelah pemohon memiliki
sertifikat S-LK yang diterbitkan oleh LVLK SCS. Masa berlaku kontrak adalah sepanjang masa
sertifikasi.
5.1.1.2. Penerbitan dokumen V-Legal dilakukan berdasarkan permohonan yang dilakukan oleh
petugas dari pemohon / pemegang izin yang telah didaftarkan sebagai orang yang
bertanggung jawab untuk mengajukan/menandatangani Permohonan Penerbitan Dokumen
V-Legal yang dibuktikan dengan surat penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan
yang tercantum dalam akta notaris.
5.1.1.3. Pemegang izin dapat mengajukan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal kepada LVLK
SCS selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum ekspor dengan cara mengisi blanko
Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dan melampirkan salinan packing list dan/atau
salinan invoice barang yang akan di ekspor, serta dilampiri data pemasok bahan baku yang
digunakan untuk produksi barang yang akan di ekspor.
5.1.1.4. Pemegang izin mengirimkan salinan dokumen LMK atau laporan persediaan, dokumen/daftar
pesanan produk, rekapitulasi dokumen angkutan dari pemasok dan salinan dokumen S-PHPL
atau S-LK atau DKP dari pemasok terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor
setiap bulan untuk memperbaharui data pasokan neraca stok kayu.
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 4 of 11
5.1.1.5. Rekapitulasi penerimaan dokumen angkutan dari pemasok yang dikirimkan kepada LVLK SCS
harus memuat informasi mengenai jenis kayu/spesies dan nomor S-PHPL atau S-LK atau DKP
dari pemasok.
5.1.1.6. Jika diperlukan, LVLK SCS dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap
produk yang diekspor.
5.1.1.7. LVLK SCS membuat neraca kayu yang memuat kecukupan volume pasokan dan pemakaian
bahan baku dengan memperhatikan faktor rendemen dalam proses producksi. Neraca stok
kayu digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal.
5.1.1.8. LVLK SCS akan meninjau kelengkapan setiap permohonan dokumen V-Legal dari pemegang
izin dan memastikan bahwa dokumen telah lengkap dan benar sebelum dikirimkan ke LIU.
5.1.1.9. Total volume atau berat yang tercantum pada Dokumen V-Legal merupakan batas maksimal
yang diperoleh dari data packing list.
5.1.1.10. LVLK SCS akan mengirimkan permohonan dokumen V-Legal ke sistem LIU dengan cara
pengisian manual webform V-Legal di website SILK.
5.1.1.11. Pengisian webform dilakukan setelah Penentu Kebijakan Penerbitan Dokumen V-Legal
dengan kualifikasi auditor VLK menyetujui pengajuan dan pengisian webform dilakukan oleh
staff tetap LVLK SCS.
5.1.1.12. Dalam Hal pemohon menerima kayu bulat dari IUPHHK-HA/HT/RE atau Hak Pengelolaan atau
Hutan Hak tanpa disertai dengan SPHPL/S-LK/DKP sampai dengan tanggal 31 Desember 2014,
dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.
5.1.1.13. Dalam hal pemohon menerima kayu bongkaran/ kayu bekas (daur ulang) termasuk sampah
kayu bukan dari kayu lelang yang dilengkapi surat keterangan/ berita acara dari Dinas
Kabupaten/Kota yang membidangi kehutanan atau dari Aparat Desa/Kelurahan merupakan
DKP dan terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.
5.1.1.14. Dalam hal ETPIK menerima kayu olahan dari Hutan Hak yang dilengkapi S-LK atau DKP,
terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.
5.1.1.15. Sistem LIU akan memvalidasi dan memverifikasi nomor ETPIK, HS Code dan nomor NPWP
yang tercantum dalam dokumen surat permohonan Dokumen V-Legal pemohon sesuai
dengan data informasi yang ada di system LIU. Apabila sesuai, system LIU akan memberikan
nomor dokumen V-Legal dan mengirimkannya ke LVLK SCS dalam format PDF siap cetak.
5.1.1.16. LVLK SCS akan melakukan pencetakan dokumen V-Legal yang diterima dari Sistem LIU
menggunakan blangko dokumen V-Legal untuk ditandatangani dan diberi cap basah.
Dokumen V-Legal dicetak rangkap 7 (tujuh) dengan perincian sebagai berikut:
a. Lembar ke-1 original – warna putih : untuk Competent Authority
b. Lembar ke-2 – warna kuning : untuk Pabean Negara Tujuan
c. Lembar ke-3 – warna putih : untuk Importir
d. Lembar ke-4 – warna putih : untuk LVLK
e. Lembar ke-5 – warna putih : untuk Eksportir
f. Lembar ke 6 – warna putih : untuk LIU
g. Lembar ke 7 – warna putih : untuk Pabean Indonesia
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 5 of 11
5.1.1.17. LVLK SCS akan mengirimkan dokumen V-Legal dalam format pdf siap cetak kepada pemohon
untuk dicetak sendiri pada kertas V-Legal yang telah dicap basah kepada pemohon (lembar
ke-1, 2, 3, 5 dan 7), lembar ke-6 akan dicetak dan dikirimkan ke LIU setiap 1 (satu) minggu
sekali setiap hari senin dan lembar ke-4 akan disimpan di LVLK SCS sebagai arsip.
5.1.1.18. LVLK SCS akan menerbitkan dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung
sejak diterimanya permohonan dan dipenuhinya persyaratan secara lengkap. Dalam hal
diperlukan pemeriksaan fisik secara sampling maka LVLK SCS akan menerbitkan Dokumen V-
Legal selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan pemeriksaan fisik.
5.1.1.19. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal dinyatakan ”tidak memenuhi”, LVLK
SCS tidak menerbitkan Dokumen V-Legal dan LVLK membuat Laporan Ketidaksesuaian untuk
disampaikan ke Pemegang Ijin dan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan.
5.1.1.20. LVLK SCS menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal Bina Usaha
Kehutanan melalui Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu selambat-lambatnya 24 (dua puluh
empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan.
5.1.1.21. LVLK SCS mempublikasikan ringkasan publik mengenai penerbitan Dokumen V-Legal dan
Laporan Ketidaksesuaian, dan melaporkan kepada Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan
setiap 3 (tiga) bulan dengan tembusan kepada KAN, Direktur Jenderal Perdagangan Luar
Negeri, Kementrian Perdagangan dan Direktur Jenderal Industri Agro, Kementerian
Perindustrian.
5.1.1.22. Pemegang izin wajib menyerahkan dokumen PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang), Packing
List dan Invoice selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender setelah realisasi ekspor
atau terbitnya PEB kepada LVLK atau menyerahkan rekapitulasi PEB setiap bulan kepada LVLK
SCS.
5.1.1.23. Laporan PEB yang sudah diterima LVLK SCS akan disampaikan pada Unit Informasi Verifikasi
Legalitas Kayu paling lambat tanggal 10 setiap bulannya.
5.1.1.24. LVLK akan menyimpan semua penerbitan Dokumen V-Legal beserta dengan dokumen
pendukungnya minimal selama 4 (empat) tahun.
5.1.2. Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui Inspeksi Bagi Pemegang Izin Sudah Memiliki S-LK Namun
Masih Menggunakan Bahan Baku Berbentuk Produk Olahan Dari Pemasok Yang Belum Memiliki
S-LK Atau DKP Atau Pemegang Izin Yang Belum Mendapat S-LK Namun Seluruh Pemasoknya
Telah Memiliki S-PHPL Atau S-LK Atau DKP
5.1.2.1. Pemegang izin membuat kontrak kerja inspeksi dengan LVLK SCS dengan masa berlaku hanya
sampai dengan tanggal 30 Juni 2015.
5.1.2.2. Bagi pemegang izin yang sudah memiliki S-LK tetapi pemasoknya belum memiliki S-LK atau
DKP, pemegang izin mengajukan permohonan inspeksi kepada LVLK SCS dengan mengisi
blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dilampiri salinan invoice dan/atau salinan
invoice barang yang diekspor dan dokumen pasokan bahan baku (seluruh dokumen angkut)
untuk pemasok yang belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP.
5.1.2.3. Bagi pemegang izin yang belum mendapat S-LK namun seluruh pemasoknya telah memiliki S-
PHPL atau S-LK atau DKP, pemegang izin mengajukan permohonan inspeksi kepada LVLK SCS
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 6 of 11
dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dilampiri salinan invoice
dan/atau salinan invoice barang yang diekspor, salinan dokumen pengakuan sebagai ETPIK
atau ETPIK Non Produsen, dokumen pasokan bahan baku (seluruh dokumen angkut), salinan
S-PHPL atau S-LK atau DKP pemasok yang masih berlaku, LMK atau laporan persediaan,
perhitungan rendemen, dan RPBBI (khusus IUIPHHK) periode 3 (tiga) bulan terakhir.
5.1.2.4. LVLK SCS menunjuk manajemen representative melalui surat tugas dan menyusun jadwal
inspeksi dan nama inspektor yang berkualifikasi Auditor VLK atau memiliki pengalaman
melakukan audit dan/atau inspeksi di bidang kehutanan sesuai dengan kebutuhan dan
mengirimkan informasi tersebut kepada pemohon selambat-lambatnya 24 (dua puluh
empat) jam sebelum pelaksanaan inspeksi.
Pelaksanaan Inspeksi bagi bagi pemohon yang sudah memiliki S-LK tetapi pemasoknya belum
memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP
5.1.2.5. Pelaksanaan inspeksi bagi pemohon yang sudah memiliki S-LK tetapi pemasoknya belum
memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP mencakup inspeksi terhadap bahan baku dari pemasok
yang belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP meliput:
a. Pemeriksanaan dokumen pasokan bahan baku dari pemasok yang belum memiliki S-PHPL
atau S-LK atau DKP dan kesesuaiannya dengan LMK atau laporan persediaan.
b. Pemeriksanaan sebagaimana dimaksud butir 1 dilakukan pada seluruh pemasok pemasok
yang belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP. Dalam hal asal usul pasokan kayu dari
hutan hak, maka verifikasi dilakukan secara sampling.
5.1.2.6. Inspeksi dilaksanakan oleh 1 (satu) atau lebih inspector dan dilakukan maksimal selama 3
(tiga) hari kalender.
5.1.2.7. Inspektor menyelesaikan laporan setelah kegiatan inspeksi dilakukan sesuai dengan format
laporan inspeksi.
5.1.2.8. Laporan inspeksi ditandatangani oleh inspector dan management representative pemohon
dan dicantumkan informasi waktu penandatanganan laporan. Berdasarkan laporan inspeksi,
Inspektor membuat rekomendasi hasil inspeksi untuk diteruskan kepada LVLK SCS.
5.1.2.9. Dalam hal inspector yang bertugas tidak berkualifikasi Auditor VLK, maka rekomendasi hasil
inspeksi dilakukan oleh penanggung jawab LVLK. Penanggung jawab LVLK dimaksud harus
berkualifikasi auditor VLK.
5.1.2.10. LVLK SCS melakukan verifikasi atas laporan inspeksi yang telah disahkan.
5.1.2.11. Laporan inspeksi dan rekomendasi hasil inspeksi digunakan sebagai data pokok untuk
penerbitan Dokumen V-Legal.
Pelaksanaan inspeksi bagi ETPIK yang belum mendapat S-LK tetapi seluruh pemasoknya telah
memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP
5.1.2.12. Pelaksanaan inspeksi bagi pemohon yang belum mendapat S-LK tetapi seluruh pemasoknya
telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP dilakukan terhadap perizinan, bahan baku, proses
produksi dan pemasaran.
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 7 of 11
5.1.2.13. Inspeksi perizinan melalui verifikasi dokumen pemohon yang dilakukan setelah
penandatanganan kontrak. Dalam hal terdapat perubahan dokumen ETPIK, maka perubahan
tersebut harus dilaporkan pada LVLK SCS.
5.1.2.14. Inspeksi terhadap asal usul bahan baku meliputi:
a. Pemeriksaan LMK atau laporan persediaan minimal 3 (tiga) bulan terakhir dan dilakukan
pemeriksaan silang dengan dokumen pasokan bahan baku.
b. Pemeriksaan dokumen pasokan bahan baku minimal 3 (tiga) bulan terakhir untuk seluruh
dokumen angkutan yang diterima.
c. Pemeriksaan salinan S-PHPL atau S-LK untuk seluruh pemasoknya atau kebenaran DKP dari
pemasok yang dipilih secara sampling.
5.1.2.15. Inspeksi terhadap proses produksi meliputi pemeriksaan alur proses produksi, jenis produk
yang dihasilkan, jenis produk yang dijasakan (bila melakukan penjasaan produksi), dan
perhitungan rendemen. Inspektor melakukan pemeriksaan keseimbangan penerimaan
bahan baku, penggunaan bahan baku, hasil produksi melalui pendekatan nilai rata-rata
rendemen bulanan yang dicapai minimal dalam 3 (tiga) bulan terakhir.
5.1.2.16. Inspeksi terhadap pemasaran meliputi pemeriksaan seluruh dokumen pengiriman kayu atau
produk baik untuk tujuan domestic maupun ekspor minimal 3 (tiga) bulan terakhir.
5.1.2.17. Inspeksi dilaksanakan oleh 1 (satu) atau lebih inspector dan dilakukan maksimal selama 3
(tiga) hari kalender.
5.1.2.18. Inspektor menyelesaikan laporan setelah kegiatan inspeksi dilakukan sesuai dengan format
laporan inspeksi.
5.1.2.19. Laporan inspeksi ditandatangani oleh inspector dan management representative pemohon
dan dicantumkan informasi waktu penandatanganan laporan. Berdasarkan laporan inspeksi,
Inspektor membuat rekomendasi hasil inspeksi untuk diteruskan kepada LVLK SCS.
5.1.2.20. Dalam hal inspector yang bertugas tidak berkualifikasi Auditor VLK, maka rekomendasi hasil
inspeksi dilakukan oleh penanggung jawab LVLK. Penanggung jawab LVLK dimaksud harus
berkualifikasi auditor VLK.
5.1.2.21. LVLK SCS melakukan verifikasi atas laporan inspeksi yang telah disahkan.
5.1.2.22. Laporan inspeksi dan rekomendasi hasil inspeksi digunakan sebagai data pokok untuk
penerbitan Dokumen V-Legal.
Pelaksanaan inspeksi bagi ETPIK non produsen yang belum mendapat S-LK tetapi seluruh pemasoknya
telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP
5.1.2.23. Pelaksanaan inspeksi bagi ETPIK non Produsen yang belum mendapat S-LK tetapi seluruh
pemasoknya telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP dilakukan terhadap perizinan,
pemasok, dan persediaan produk.
5.1.2.24. Inspeksi perizinan meliputi verifikasi dokumen ETPIK non produsen dilakukan setelah
penandatanganan kontrak. Jika terdapat perubahan dokumen ETPIK non produsen maka
wajib melaporkan perubahan tersebut kepada LVLK.
5.1.2.25. Inspeksi pemasok meliputi pemeriksaan salinan S-LK yang masih berlaku dan/atau DKP untuk
seluruh pemasoknya.
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 8 of 11
5.1.2.26. Inspeksi persediaan produk meliputi pemeriksaan daftar persediaan produk ETPIK non
produsen dan dokumen angkutan dari pemasok.
5.1.2.27. Pelaksanaan inspeksi dapat dilakukan oleh lebih dari 1 (satu) orang inspector dan dilakukan
maksimal selama 3 (tiga) hari kalender.
5.1.2.28. Inspektor menyelesaikan laporan setelah kegiatan inspeksi dilakukan sesuai dengan format
laporan inspeksi.
5.1.2.29. Laporan inspeksi ditandatangani oleh inspector dan management representative pemohon
dan dicantumkan informasi waktu penandatanganan laporan. Berdasarkan laporan inspeksi,
Inspektor membuat rekomendasi hasil inspeksi untuk diteruskan kepada LVLK SCS.
5.1.2.30. Dalam hal inspector yang bertugas tidak berkualifikasi Auditor VLK, maka rekomendasi hasil
inspeksi dilakukan oleh penanggung jawab LVLK. Penanggung jawab LVLK dimaksud harus
berkualifikasi auditor VLK.
5.1.2.31. LVLK SCS melakukan verifikasi atas laporan inspeksi yang telah disahkan.
5.1.2.32. Laporan inspeksi dan rekomendasi hasil inspeksi digunakan sebagai data pokok untuk
penerbitan Dokumen V-Legal.
Penerbitan Dokumen V-Legal
5.1.2.33. Sesuai hasil rekomendasi Pengambil Keputusan bahwa hasil inspeksi dinyatakan terbit
Dokumen V-Legal, maka LVLK SCS akan mengirimkan permohonan dokumen V-Legal ke
system LIU dengan menggunakan cara Webform di Website LIU.
5.1.2.34. Sistem LIU akan memvalidasi dan memverifikasi nomor ETPIK, HS Code dan nomor NPWP
yang tercantum dalam dokumen surat permohonan Dokumen V-Legal pemohon sesuai
dengan data informasi yang ada di system LIU. Apabila sesuai, system LIU akan memberikan
nomor dokumen V-Legal dan mengirimkannya ke LVLK dalam format PDF siap cetak.
5.1.2.35. LVLK akan melakukan pencetakan dokumen V-Legal yang diterima dari Sistem LIU
menggunakan blangko dokumen V-Legal untuk ditandatangani dan diberi cap basah.
Dokumen V-Legal dicetak rangkap 7 (tujuh) dengan perincian sebagai berikut:
a. Lembar ke-1 original – warna putih : untuk Competent Authority
b. Lembar ke-2 – warna kuning : untuk Pabean Negara Tujuan
c. Lembar ke-3 – warna putih : untuk Importir
d. Lembar ke-4 – warna putih : untuk LVLK
e. Lembar ke-5 – warna putih : untuk Eksportir
f. Lembar ke 6 – warna putih : untuk LIU
g. Lembar ke 7 – warna putih : untuk Pabean Indonesia
5.1.2.36. LVLK akan mengirimkan dokumen V-Legal dalam format PDF siap cetak yang telah
ditandatangani dan dicap basah kepada pemohon (lembar ke-1, 2, 3, 5 dan 7), lembar ke-6
dikirimkan ke LIU dan lembar ke-4 akan disimpan di LVLK SCS sebagai arsip.
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 9 of 11
5.1.2.37. LVLK SCS akan menerbitkan dokumen V-Legal selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam
setelah laporan inspeksi disahkan oleh Pengambil Keputusan.
5.1.2.38. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal dinyatakan ”tidak memenuhi”, LVLK
SCS tidak menerbitkan Dokumen V-Legal dab LVLK SCS membuat Laporan Ketidaksesuaian
untuk disampaikan ke Pemegang Ijin dan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan.
5.1.2.39. LVLK SCS menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal Bina Usaha
Kehutanan melalui Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu selambat-lambatnya 24 (dua puluh
empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan.
5.1.2.40. LVLK SCS mempublikasikan ringkasan publik mengenai penerbitan Dokumen V-Legal dan
Laporan Ketidaksesuaian, dan melaporkan kepada Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan
setiap 3 (tiga) bulan dengan tembusan kepada KAN, Direktur Jenderal Perdagangan Luar
Negeri, Kementrian Perdagangan dan Direktur Jenderal Industri Agro, Kementrian
Perindustrian.
5.1.2.41. Pemegang izin wajib menyerahkan dokumen PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang), Packing
List dan Invoice selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender setelah penerbitan
Dokumen V-Legal.
5.1.2.42. LVLK SCS dan pemegang izin akan menyimpan semua penerbitan Dokumen V-Legal beserta
dengan dokumen pendukungnya minimal selama 4 (empat) tahun.
5.1.3. Mekanisme Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui SILK Online
5.1.3.1. Bagi ETPIK atau ETPIK non produsen yang hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal
dinyatakan “MEMENUHI”, LVLK SCS menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3
(tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan dipenuhi persyaratan secara lengkap.
Dalam hal penerbitan Dokumen V-Legal memerlukan kegiatan inspeksi dan/atau
pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang akan diekspor, maka LVLK
menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan
inspeksi dan/atau pemeriksaan fisik.
5.1.3.2. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-legal dinyatakan “TIDAK MEMENUHI”, LVLK
tidak menerbitkan Dokumen V-legal dan LVLK membuat Laporan Ketidaksesuaian untuk
disampaikan kepada ETPIK atau ETPIK Non-Produsen dan Direktur Jenderal.
5.1.3.3. LVLK SCS menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal melalui Unit
Informasi Verifikasi Legalitas Kayu selambatlambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung
sejak keputusan ditetapkan.
5.1.3.4. ETPIK atau ETPIK Non-Produsen menyerahkan salinan PEB selambat-lambatnya 30 (tiga
puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya Dokumen V-Legal.
5.1.3.5. Dokumen V-Legal yang tidak dapat dipastikan penggunaannya dalam waktu 30 (tiga puluh)
hari kalender sejak tanggal terbitnya karena tidak dikirimkan salinan PEB yang dibuktikan
dengan pengiriman salinan PEB kepada LVLK SCS, maka pelayanan penerbitan Dokumen V-
Legal selanjutnya ditunda sampai dengan ETPIK atau ETPIK Non-Produsen menyampaikan
laporan PEB yang diminta.
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 10 of 11
5.1.3.6. Laporan PEB yang sudah disampaikan kepada LVLK SCS wajib dilaporkan Rekapitulasi Laporan
PEB paling lambat tanggal 10 setiap bulannya kepada Unit Informasi Verifikasi Legalitas
Kayu .
5.1.4. Mekanisme Penerbitan Dokumen V-Legal Secara Manual
5.1.4.1. Dalam hal Sistem Informasi Legalitas Kayu tidak berfungsi karena kahar (force majeure), LVLK
SCS dapat menerbitkan Dokumen V-Legal secara manual.
5.1.4.2. Keadaan kahar antara lain berupa bencana alam, kebakaran, pemadaman listrik dan
pencurian peralatan dan/atau kerusakan dan tidak berfungsinya sarana dan prasarana
pendukung system aplikasi Sistem Informasi Legaltias Kayu selama lebih dari 4 (empat) jam.
5.1.4.3. Keadaan kahar dinyatakan oleh Pejabat berwenang, sedangkat kebakaran dan kerusakan
melalui surat edaran Direktur Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan dan disampaikan
kepada LVLK, Inatrade, INSW dan competent authority/pejabat yang berwenang di Negara
tujuan.
5.1.4.4. Penerbitan Dokumen V-Legal dilakukan dengan mengisi Dokumen V-Legal yang
diperuntukkan untuk penerbitan secara manual dengan tulis tangan, mesin ketik maupun
dengan alat elektronik lainnya dan ditandai dengan stempel “MANUAL” di sebelah kanan
atas dengan ditandatangani pejabat yang diberi kewenangan oleh LVLK serta dibubuhi cap
LVLK. Pejabat tersebut adalah pejabat yang specimen tanda tangannya telah disampaikan
pada Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu.
5.1.4.5. Penerbitan Dokumen V-Legal dilakukan dengan persetujuan staff LVLK SCS yang berkualifikasi
sebagai auditor SVLK dan pengisian form dilakukan oleh staff tetap LVLK SCS.
5.1.4.6. Dokumen V-Legal dalam bentuk manual yang telah diterbitkan oleh LVLK SCS disampaikan
kepada LIU, Inatrade dan INSW.
5.1.4.7. Dalam keadaan kondisi kahar telah berakhir yang disampaikan melalui surat edaran dan/atau
pemberitahuan secara elektronik oleh pejabat yang berwenang, maka penerbitan Dokumen
V-Legal secara manual tidak berlaku lagi.
5.1.4.8. Setelah SILK on-line kembali berfungsi, maka LVLK SCS melakukan entry Dokumen V-Legal
yang dibuat secara manual.
5.1.4.9. Dokumen V-Legal tidak boleh diterbitkan terhadap hasil produksi yang berasal dari kayu
lelang.
5.1.5. Perpanjangan Dokumen V-Legal
5.1.4.1. Jika terjadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya yang ada di luar kendali
pemegang izin yang terjadi setelah produk melalui pabean Indonesia, LVLK SCS dapat
memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal selama-lamanya 2 (dua) bulan.
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 11 of 11
5.1.4.2. Pemegang izin dapat mengajukan surat permohonan perpanjangan waktu Dokumen V-Legal
kepada LVLK SCS dengan disertai dengan alasan perpanjangan dan melampirkan copy
Dokumen V-Legal Lembar ke-5.
5.1.4.3. LVLK SCS akan melakukan verifikasi terkait kebenaran alasan perpanjangan yang diajukan
oleh pemegang izin.
5.1.4.4. Apabila hasil verifikasi menyatakan diterima, LVLK SCS akan memperpanjang masa berlaku
Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan
dan alasan terjadinya force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya dan dilaporkan ke
LIU.
5.1.4.5. Dokumen V-Legal perpanjangan waktu harus berisi informasi dan referensi yang sama
dengan Dokumen V-Legal yang diperpanjang dan diberi tanda “Validated On” pada kotak 18
dan dilaporkan kepada LIU dan otoritas pabean Indonesia. Laporan kepada LIU disampaikan
1 (satu) minggu sekali setiap hari senin.
5.1.4.6. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut tidak dapat
diterima, maka LVLK SCS tidak memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal.
5.1.6. Penggantian Dokumen V-Legal Karena Hilang atau Rusak
5.1.5.1. Dalam hal terjadi kerusakan atau kehilangan Dokumen V-Legal Lembar ke-1 dan/atau Lembar
ke-2, Pemegang Izin atau Perwakilan Resminya dapat mengajukan permohonan penggantian
Dokumen V-Legal dengan cara membuat Surat Permohonan Penggantian Dokumen V-Legal
yang memuat alasan penggantian dengan melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-5.
5.1.5.2. LVLK SCS akan melakukan verifikasi tentang kebenaran alasan penggantian tersebut.
5.1.5.3. Apabila hasil verifikasi menyatakan alasan penggantian dapat diterima, maka LVLK SCS akan
menerbitkan penggantian Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam
terhitung sejak diterimanya permohonan penggantian dan melaporkannya ke LIU.
5.1.5.4. Dokumen V-Legal pengganti harus berisi informasi dan referensi yang sama dengan Dokumen
V-Legal yang digantikan, dan diberi tanda ”Replacement License” pada kotak 18 dan
dilaporkan ke LIU setiap 1 (satu) minggu sekali setiap hari senin.
5.1.5.5. Dengan diterbitkannya Dokumen V-Legal pengganti, maka Dokumen V-Legal yang
hilang/rusak dinyatakan tidak berlaku.
5.1.5.6. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut tidak dapat
diterima, maka LVLK SCS tidak mengganti Dokumen V-Legal.
5.1.7. Pembatalan Dokumen V-Legal
5.1.6.1. Dalam hal terjadi gagal ekspor, Pemegang Izin harus segera melaporkan kepada LVLK SCS
untuk mengajukan permohonan pembatalan Dokumen V-Legal dengan membuat Surat
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 12 of 11
Permohonan Pembatalan Dokumen V-Legal yang memuat alasan pembatalan serta
melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-1, 2, 3, 5 dan 7.
5.1.6.2. Dalam hal terjadi barang yang diekspor hilang atau rusak sebelum sampai di negara tujuan,
maka Dokumen V-Legal lembar ke-1, 2, 3, 5 dan 7 dikembalikan kepada LVLK SCS.
5.1.6.3. LVLK SCS akan melakukan verifikasi terhadap kebenaran gagal ekspor tersebut yang
dilakukan oleh staff LVLK SCS dengan kualifikasi auditor SVLK.
5.1.6.4. Apabila hasil verifikasi dinyatakan terjadi gagal ekspor, maka LVLK SCS membatalkan
Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya laporan
pembatalan dan melaporkannya ke LIU dan otoritas pabean Indonesia. Laporan kepada LIU
disampaikan 1 (satu) minggu sekali setiap hari senin.
5.1.6.5. Dalam hal hasil verifikasi dinyatakan tidak terjadi gagal ekspor, maka LVLK SCS tidak
membatalkan Dokumen V-Legal.
5.2. Penolakan Penerbitan Dokumen V-Legal
5.2.1. LVLK SCS dapat menolak untuk tidak menerbitkan Dokumen V-Legal pemohon jika:
a. LVLK SCS bukan penerbit Sertifikat Legalitas Kayu pemohon
b. Dokumen permohonan penerbitan Dokumen V-Legal dari pemegang izin bersertifikat LK
tidak lengkap dan tidak lulus verifikasi Pengambil Keputusan
c. Hasil inspeksi permohonan penerbitan Dokumen V-Legal yang dilakukan oleh inspektor
tidak memenuhi persyaratan untuk diterbitkannya Dokumen V-Legal (tidak memenuhi).
5.2.2. Apabila hasil verifikasi data pada surat permohonan pengajuan Dokumen V-Legal tidak
memenuhi persyaratan, maka LVLK SCS akan meminta pemegang izin untuk merevisi atau
melengkapi permohonan tersebut. Jika permohonan masih belum lengkap atau data yang ada
pada blangko permohonan tidak lolos verifikasi, termasuk juga Pemegang Izin yang tidak
bersertifikat LK yang tidak lulus inspeksi, maka LVLK SCS akan menerbitkan Laporan
Ketidaksesuaian untuk dikirimkan kepada pemohon dan Direktur Jendral Bina Usaha Kehutanan.
5.3. Persyaratan Umum Dokumen V-Legal
5.3.1. Dokumen V-Legal dan lampiran Dokumen V-Legal berbentuk kertas dan/atau dalam bentuk
elektronik.
5.3.2. Pengisian Dokumen V-Legal menggunakan bahasa Inggris, seluruhnya dalam huruf kapital
kecuali untuk penulisan nama ilmiah spesies, dilakukan dengan cara mengisi seluruh bagian
(tamper-proof) sedemikian rupa sehingga tidak memungkinkan dilakukan pengisian selain oleh
LVLK, dan tidak boleh terdapat hapusan, tindisan atau perubahan.
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 13 of 11
5.3.3. Penerbitan dokumen V-Legal dilakukan LVLK SCS dengan cara manual di website SILK dengan
instruksi pengerjaan sesuai dengan Lampiran 1 “Mekanisme Proses Pengerjaan Pengajuan
Dokumen V-Legal”.
5.3.4. Dokumen V-Legal ditandatangani (dapat berbentuk tanda tangan elektronik) oleh petugas LVLK
yang ditunjuk dan dibubuhkan cap LVLK dengan menggunakan stempel biasa.
5.3.5. Dalam hal isian untuk produk yang diekspor tidak mencukupi pada kotak 9, maka dokumen V-
Legal dilengkapi lampiran yang memuat keterangan atau informasi rincian produk yang meliputi
deskripsi komersial, Kode HS, nama umum dan ilmiah, negara panen dan kode ISO untuk negara
panen.
5.3.6. Dokumen lampiran merupakan satu kesatuan dengan Dokumen V-Legal dengan spesifikasi sama
dengan Dokumen V-Legal, ditandatangani dan dicap sebagaimana Dokumen V-Legal
5.3.7. Dokumen V-Legal berlaku selama 4 (empat) bulan sejak tanggal diterbitkan.
5.3.8. Dokumen V-Legal dalam bentuk elektronik disampaikan LVLK kepada SILK untuk didistribusikan
kepada (a) Sistem INATRADE di Kementrian Perdagangan; (b) Otoritas pabean Indonesia melalui
sistem Indonesia National Single Window (INSW) dan apabila diperlukan kepada (c) Otoritas
kompeten negara tujuan ekspor.
5.4. Spesifikasi Blanko V-Legal
5.4.1. Blanko V-Legal dan Blanko lampiran Dokumen V-Legal menggunakan kertas ukuran A4 standar,
dicetak menggunakan format sebagaimana lampiran Q Perdirjen Bina Usaha Kehutanan No.
P.14/VI-BPPHH/2014 jo No. P.1/VI-BPPHH/2015 tentang Standard dan Pedoman Penilaian
Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu dengan Tanda V-Legal
timbul serta memiliki tanda air (watermark).
5.4.2. Dokumen V-Legal dalam bentuk kertas dibuat 7 (tujuh) rangkap, dengan peruntukan sebagai
berikut :
a. Lembar ke-1 original – warna putih : untuk Competent Authority
b. Lembar ke-2 - warna kuning : untuk Pabean Negara Tujuan
c. Lembar ke-3 – warna putih : untuk Importir
d. Lembar ke-4 – warna putih : untuk LVLK
e. Lembar ke-5 – warna putih : untuk Eksportir
f. Lembar ke 6 – warna putih : untuk LIU
g. Lembar ke 7 – warna putih : untuk Pabean Indonesia
5.4.3. Dokumen V-Legal lembar ke-1 dan ke-2 disampaikan kepada negara tujuan tempat pelabuhan
bongkar melalui importir bersamaan dengan dokumen lainnya terkait pengapalan/ekspor-
impor.
Version 1-2 (Desember 2014) | © SCS Global Services Page 14 of 11
5.5. Monitoring dan Evaluasi
5.6.1. LVLK SCS melakukan monitoring dan evaluasi terhadap mekanisme dan pelaksanaan penerbitan
Dokumen V-Legal untuk memastikan kepatuhan terhadap ketentuan penerbitan Dokumen V-
Legal sesuai ketentuan dari Kementerian Kehutanan dilakukan setahun satu kali bersamaan
dengan kegiatan internal audit.
5.6.2. Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Pengambil Keputusan yang ditunjuk oleh SCS.
5.6.3. Hasil dari monitoring dan evaluasi berupa laporan dengan penjelasan temuan, tindakan
perbaikan yang harus dilakukan untuk menutup temuan.
5.6.4. Hasil monitoring dan evaluasi diserahkan pada Direktur SCS paling lambat 5 (lima) hari kerja
sejak evaluasi selesai dilaksanakan.
5.6. Sub Kontrak
5.7.1. Dalam hal LVLK SCS tidak dapat menjadi penerbit dokumen V-Legal, LVLK SCS melakukan
kerjasama penerbitan Dokumen V-Legal dengan LVLK lain yang telah terakreditasi oleh KAN dan
ditetapkan sebagai penerbit Dokumen V-Legal oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan
Kehutanan.
5.7.2. Kerjasama dilakukan setelah LVLK SCS melakukan verifikasi dengan LIU bahwa LVLK tersebut
benar merupakan LVLK penerbit Dokumen V-Legal.
5.7.3. Kontrak kerjasama Penerbitan Dokumen V-Legal dibuat antara pimpinan LVLK SCS dengan LVLK
penerbit Dokumen V-Legal selama jangka waktu satu tahun atau hingga LVLK SCS ditetapkan
sebagai penerbit dokumen V-Legal dengan sepengetahuan Direktur bidang pengolahan dan
pemasaran hasil hutan.
5.7.4. Dalam hal LVLK SCS telah ditetapkan menjadi penerbit Dokumen V-Legal, penerbitan Dokumen
V-Legal bagi ETPIK dan ETPIK Non Produsen dikembalikan dari LVLK lain yang menjalin kontrak
kerjasama penerbitan Dokumen V-Legal dengan LVLK SCS kepada LVLK SCS atas sepengetahuan
Direktur bidang pengolahan dan pemasaran hasil hutan.
5.7. Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui IT Webservice
5.7.1. Langkah-langkah pengajuan untuk penerbitan Dokumen V-Legal melalui IT webservice diatur
dalam manual Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui IT Webservice.