Jeanne Darche Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des LaurentidesYannick Richard Leader de pratique GED Open Source, Savoir-faire Linux
La gestion des archives avec Alfresco, vue par une archiviste et responsablede gestion documentaire
Prsentation Alfresco
Fonctionnalits de base
Module de Records Management
Dmonstration
Alfresco RM
Programme
Merci de noter vos questions la fin de chaque partie!!!!!!!!!!!!!!!!
La prsentation va se faire dans un environnement windows pour montrer l'edition online avec IE et la synchronisation du bureau avec Alfresco
Prsentation d'Alfresco
Fond en 2005 par John Newton et John Powell
Les avantages d'Alfresco :
Compatibilit multiple
Forte communaut
Intgration et respect des standards
Interoprabilit avec d'autres applications
Large ventail de partenaires
Alliances technologiques travers le monde
Extensions
Personnalisation
Alfresco RM
Histoire
John Newton est un des cofondateurs de Documentum (societe commerciale historique dans la gestion de contenu)
Compatible avec de nombreux OS, serveur d'applications et BD
intgration et respect des standards: seul produit open-source dans la catgorie ECM du Magic Cadrant de Gartner au ct de Microsoft, IBM et OpenText
Seul vendeur avec un produit open-source dans la magic quadrant
Large ventail de partenaires pour l'implantation dont fait partie titre de francophone SFL.
Alfresco RM
Cadran magique de Gartner
Alfresco est positionn comme visionnaire dans la catgorie ECM
Alfresco est positionn comme visionnaire dans la catgorie ECM depuis les dernires 5 annes.
Seul vendeur avec un produit open-source dans la magic quadrant
Prsence dans le quadrant visionnaire due:Standards ouverts
Interoprabilit avec d'autres applications avec CMIS
Forte communaut
Large ventail de partenaires pour l'implantation
Alliances technologiques travers le monde (CRM, WCM, capture)
Implication en mode infonuagique, le mode hybride et les solutions mobiles
Gestion des documents (GED/GID)
Gestion centralise et flexible des contenus et des permissions
Gestion des enregistrements (RM)
Plan d'archivage et de conservation, enregistrements papier
Plate-forme collaborative
Forums, wiki, calendriers,
Plate-forme de publication
Alfresco RM
Qu'est-ce que Alfresco?
La gestion des documentsMode d'acces aux documentsOperations possibles sur les documentsMode de stockage des donnees
Alfresco RM
Qu'est-ce que Alfresco?
La gestion des documentsMode d'acces aux documentsOperations possibles sur les documentsMode de stockage des donnees
Alfresco RM
Qu'est-ce que Alfresco?
La gestion des documentsMode d'acces aux documentsOperations possibles sur les documentsMode de stockage des donnees
Alfresco RM
Rfrences au Qubec / Canada / International
Alfresco Edition Communautaire
Version avec les dernires fonctionnalitsSupport de la communaut
Alfresco One Entreprise
Souscription au support / temps de rponse garanti
Clustering (haute disponibilit)
Offre de support par l'intermdiaire de partenaires locaux (francophones)Administration via l'interface graphiqueIntgration avec SalesforceConnecteurs spcifiques additionnels (Oracle, MS SQL, ...)
Alfresco RM
Produits
Lien avec le support / partenaire francophone
Alfresco RM
Alfresco Communautaire vs Entreprise
Edition CommunautaireEditionEntreprise
Fonctionnalits identiquesMme code de base
Tests basiquesAssurance qualit rigoureuse
Support de la communautSupport applicatif
Versions majeures seulementVersions de maintenance, correctifs, service packs
Support par forumsPas d'engagement de temps de rponseVersions de maintenanceTemps de rponse garanti
Module de Records Management
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Module complmentaire Alfresco
Permet de crer un espace ddi aux utilisateurs habilits
Utilise les fonctionnalits d'Alfresco (workflow)
Peut tre utilis pour obtenir une conformit des normes varies (DoD 5015.02, ISO 15489, ISO 16175, loi sur les archives du Qubec, )
Certifi DoD 5015.02 en juin 2013
Seule solution open source certifie
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Archivages d'enregistrements physiques et digitaux
Enregistrements digitauxavec des formats multiples:Images,
PDF,
Pages HTML, ...
Dossier peut contenir des enregistrements physiques et digitaux
Archivage accessible par l'interface share, CIFS, courriels, etc ...
On peut afouter des metadonnes additionnels un enregistrement pour:des pdfdes scansdes photos numriquesdes pages webdes mtadonnes personnalises
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Gestion de la conservation et du sort final des enregistrements
Intgr aux catgories du plan de classification
Possibilit de dfinir plusieurs tapes:Cutoff Dclasser
Transfer - Transfrer
Retain - Conserver
Destroy - Destruction
Rgles de conservation
Transition d'une tat un autre bas sur un venement ou une dateOn peut dfinir des venements personnaliss dans l'espace d'administration dusite rm
Au Qubec, cut off= dclasser et non limiterLes archivistes utilisent dclasser , transfrer, dtruire et archiver (perptuel)
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Evnements manuelsDfinies par un utilisateur avec les permissions adquates
Peuvent tre intgrs aux rgles de conservation
Dclenchs par tout utilisateur habilit
Evnements systmeAction lance automatiquement (limiter, transfrer, etc )
Possible d'ajouter de multiples vnements
Evnements
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Recherches surContenu du record et ses mtadonnes
Les rgles de conservation
Valeurs calcules (par ex: dates)
Statut du record
Rsultats configurablesParamtrage de la vue (par ex: colonnes slectionnes, valeurs afficher, ...
Sauvegarde des types de recherches et gnration des rapports
Recherches
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Suivi de toutes les actions avec l'audit
Filtrage parvnement
Utilisateur
Date
Les traces d'audit peuvent tre archives et dclares en tant que record
Audit et traabilit
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Gestion RM ''en place''Automatisation du remplissage des mtadonnesStructuration par moteur de rgles
Automatisation des mtadonnes et dclaration automatique
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Gestion RM en place
Gestion en place Pas besoin de maitriser des plans de classement complexes Dclaration depuis n'importe quel endroit Accs facilit aux fichiers Plus besoin de conserver une copie pour soi
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Dclaration Automatise
Le systme peut automatiquement dclencher la cration d'un enregistrement et sa dclaration en se basant sur des dclencheurs:Changements d'attributs
Changements de localisation
Dclaration automatise Intgration dans les processus de l'entreprise Dfinition de rgles Masquer la complexit du RM aux utilisateurs Meilleure matrise des enregistrements
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Automatisation et structuration par moteur de rgles
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Site Records Management
SiteContrats
SiteFactures
SiteRessourcesHumaines
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Site Records Management
Plan multi-niveaux
Records Series Sries
Records Categories Catgories
Record Folders Dossiers
Mtadonnes mtier personnalises
C'est sur les catgories que sont appliqus le calendrier de conservation pour les rpertoires ou les documents
Souplesse / pas de limitation
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Site Records Management
Priode de rtention
Edition / versionDclaration commedocument d'archivesDclasserCrationActivit
Temps
Disposition finale:Conservation TransfertDestructionCycle de vie d'un document
Alfresco RM
Module Alfresco RM
Alfresco RM
Alfresco RM
Dmonstration
Cette prsentation s'appuie sur des exemples ou des noms de personnes fictifs
Alfresco RM
Avertissement
La prsentation qui suit va faire intervenir des organisations ou des personnes dont le nom vous est peut-etre familier. Cependant, toute ressemblance ou similitude avec des personnages et des faits existants ou ayant exist ne saurait tre que coincidence fortuite
Alfresco RM
Jacques Sablier Directeur
Silvia MorettoArchiviste
Eric DufourCharg de projet
Alfresco RM
Vue globale
La prsentation qui suit va faire intervenir des organisations ou des personnes dont le nom vous est peut-etre familier. Cependant, toute ressemblance ou similitude avec des personnages et des faits existants ou ayant exist ne saurait tre que coincidence fortuite
Alfresco RM
Site Contrats
Site Gestion d'Archivage Electronique
Projet 1234561. Soumission2. Feuilles de temps3. Factures4. Autres documents5. Courriels
1000 - Administration
Documents d'archivesen attentenon classs
2000 Affaires lgislativeset juridiques
3000 - Gestion des ressources humaines
4000 - Gestion des ressources financires
5000 - Gestion des ressources matrielles
6000 - Communications
Alfresco RM
Analyse du processus Contrat
Alfresco RM
Analyse du flux documentaire RH
Espace de partage et de collaboration
dition en ligne de documents
Espace d'archivage de documents Plan de classification
Calendrier de conservation
Processus complexes
Engin de recherche performant
Archivage des courriels
Alfresco RM
Dtermination des besoins spcifiques
Alfresco RM
Plan de la dmonstration
Prsentation RM
Processus contrat
Flux documentaire RH
Cas pratique Dclassement/Destruction
Jeanne Darche Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des LaurentidesYannick Richard Leader de pratique GED Open Source, Savoir-faire Linux
La gestion des archives avec Alfresco, vue par une archiviste et responsablede gestion documentaire
Questions?