© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Controlling HR
w Centrum Usług Wspólnych
Brygida Ołdakowska
BPO Partner
Warszawa, Listopad 2014
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Co to jest controlling HR ?
Controlling Personalny jest częścią całego systemu
zarządzania firmą. Jest stosowany w celu możliwie
najlepszego wykorzystania pracowników.
Obejmuje planowanie, kontrolę i dostosowanie krótko
i średnioterminowych wskaźników w obszarze
personalnym.
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Co to jest controlling HR ?
Controlling Personalny interpretuje i przekłada elementy miękkie i subiektywne
na wskaźniki biznesowe.
Elementy miękkie i subiektywne:
- Kompetencje
- Oczekiwania
- Motywacja
- Zaangażowanie
- Identyfikacja z wartościami firmy
Wskaźniki biznesowe:
- Wydajność
- Produktywność
- Efektywność
- Jakość
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Obszary zainteresowania controllingu HR (1/3)
• zależności pomiędzy strategią personalną a innymi
strategiami organizacji,
• posiadanego przez firmę potencjału społecznego,
• posiadanych przez pracowników kwalifikacji pod
kątem wykonywania obecnych i przewidywanych
zadań,
• wpływu planów rozwojowych organizacji na zmianę
wymagań w zakresie kwalifikacji zawodowych
pracowników ,
• zdolności systemu personalnego oraz stosowanych
czynników motywacji do pobudzania oczekiwanego
poziomu zaangażowania pracowników.
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Obszary zainteresowania controllingu HR (2/3)
• prawidłowości decyzji dotyczących polityki personalnej
podnoszących koszty zatrudnienia,
• zwrotu z inwestycji w kapitał ludzki,
65% 12%
10% 7% 6%
Struktura kosztów prowadzenia działalności w BPO/SSC
koszty bezpośrednie(wynagrodzenia)
powierzchnia biurowa
administracja
wyposażenie itelekomunikacja
Inne koszty prowadzeniadziałalności
Źródło: Raport ABSL: 2014 Business Services Sector in Poland
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Obszary zainteresowania controllingu HR (3/3)
• rozwijania talentów,
• reakcji pracowników na zmiany,
• postaw pracowniczych reprezentowanych przez
pokolenie X i Y
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Pokolenie Y (urodzeni 1980-2002)
Pokolenie Y:
75% siły
roboczej
w 2025 r.
Pokolenie Y:
pracownicy i
liderzy w 3
kolejnych dekadach
Pokolenie Y:
Rotacja w CUW:
13-18%
Pokolenie Y:
85% pracowników
CUW rozważa zmianę
pracy i miejsca
zamieszkania jeśli oferta
będzie atrakcyjna
Pokolenie Y:
Nie ma granicy
czasu pracy i czasu
wolnego
Źródło: Raport ABSL: 2014 Business Services Sector in Poland
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Pokolenie Y: wyzwanie dla controllingu personalnego
• Czy zdarzyło się że nowy pracownik w ogóle nie przyszedł do pracy lub zrezygnował po kilku
dniach?
• Czy pracownicy oczekują, że będą mogli wychodzić w czasie pracy na swoje prywatne zajęcia?
• Czy podczas rekrutacji kandydaci sugerowali, że w negocjacjach będą uczestniczyć ich rodzice?
Lub czy zdarzyło Ci się wyjaśniać nieobecność pracownika z jego rodzicami?
• Czy obecna strategia rozwoju i awansu zawodowego okazuje się nieatrakcyjna dla pracowników?
• Czy Twoi pracownicy prowadzą swoje inne biznesy, również w czasie kiedy pracują u Ciebie i
uważają to za naturalne i etyczne?
Oto pokolenie Y!
Przygotuj się na zmiany.
Poszukiwanie pracowników reprezentujących postawy pokolenia X będzie
coraz mniej skuteczne.
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Wyzwanie dla controllingu personalnego
Rekrutacja Ogłoszenia w gazetach i na
portalach
Przesłuchanie + testy
Zatrudnienie
Szkolenie
Ocena
Promocja
Rozpoznawalność przez media
społecznościowe
Praktyki, projekty, staże
Środowisko pracy sprzyjające samodoskonaleniu
Szybka adaptacja nowych pracowników
- przejrzysta struktura organizacyjna
- komunikacja strategii i celów
Oceny
pracownicze
Nadzór
Model: podwładny / przełożony Współpraca
kultura dostępności i dialogu
dzielenie się wiedzą i odpowiedzialnością
Styl
zarządzania
Roczne Ciągłe
Pokolenie X Pokolenie Y
Talenty
Źródło: https://www.linkedin.com/pulse/article/20141028151414-2459096--almost-everything-we-think-about-managing-
talent-is-wrong-here-s-why?trk=tod-home-art-list-large_0
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Cechy controllingu HR
Controlling personalny jest stosowany w celu możliwie najlepszego
wykorzystania potencjału pracowników oraz takiego ich kształtowania,
aby uzyskać maksymalne korzyści dla przedsiębiorstwa.
Do podstawowych cech controllingu HR zaliczamy:
• traktowanie personelu jako istotnego składnika aktywów
przedsiębiorstwa,
• traktowanie pracowników jako źródła konkurencyjności organizacji,
• odejście od postrzegania personelu wyłącznie jako źródła kosztów,
• scalanie strategii personalnej z ogólną strategią firmy,
• aktywne włączanie menedżerów liniowych w proces zarządzania
personelem i dialogu z pracownikami.
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Planowanie zatrudnienia oraz zwiększenie efektywności jako
kluczowe elementy kontrolingu HR w Centrach Usług
Wspólnych
Planowanie zatrudnienia dla zwiększenia
wydajności pracy oraz zwiększenie
produktywności to kluczowe zadania w
kontroli kosztów osobowych
przedsiębiorstwa. Controlling personalny
pozwala wspomagać te działania.
Planowanie zatrudnienia i zwiększanie
produktywności poprzez controlling
personalny zapewnia lepszą, pełniejszą
informację, która może być
wykorzystana do pełniejszej i bardziej
świadomej kontroli kosztów osobowych
przedsiębiorstwa.
Źródło: Raport ABSL: 2014 Business Services Sector in Poland
Dynamika zatrudnienia w CUW
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Controlling personalny w planowaniu zatrudnienia
Podstawowym zadaniem controllingu personalnego w planowaniu zatrudnienia
jest określenie wymagań dla stanowisk i komórek organizacyjnych.
Wymagania dla stanowisk i komórek organizacyjnych w CUW zależą od:
profilu świadczonych usług
zasięgu geograficznego prowadzonej działalności
modelu struktury organizacyjnej
Ciągła ocena potrzeb kadrowych opiera się na strategii dalszego rozwoju
przedsiębiorstwa.
Kolejny krok to nadzór nad poprawnością procesu planowania
i ostateczna kontrola oraz ocena realizacji planów zatrudnienia.
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Controlling personalny w planowaniu zatrudnienia
Mierniki ilościowe określają:
• wskaźniki przyjęć i zwolnień,
• wielkość zatrudnienia według grup zawodowych,
• planowaną wielkość zatrudnienia,
• dynamikę zmian w poziomie i strukturze zatrudnienia,
• rzeczywistą i planowaną wydajność pracy,
• rzeczywisty i planowany fundusz czasu pracy,
• planowany i rzeczywisty wzrost produkcji,
• planowaną i rzeczywistą liczbę godzin nadliczbowych,
• tempo wzrostu zatrudnienia w stosunku do wzrostu produkcji.
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Controlling personalny w planowaniu zatrudnienia
Mierniki jakościowe polegają na uzyskaniu odpowiedzi na zestaw pytań:
• Czy sytuacja na rynku pracy ma wpływ na plany rozwoju przedsiębiorstwa?
• Kto w przedsiębiorstwie zajmuje się zarządzaniem personelem?
• Czy potrzeby personalne są zgłaszane z wyprzedzeniem?
• Jakie są mocne i słabe strony określonego planowania zatrudnienia?
• Jakiego rodzaju plany są opracowywane?
• Czy istnieją powiązania pomiędzy planem ogólnym przedsiębiorstwa a planami
personelu?
• Jakie są przyczyny nadmiarów i niedoborów pracowników?
• Jakie są najczęstsze przyczyny zakłóceń w realizacji planów zatrudnienia?
• Czy występuje kontrola realizacji planów zatrudnienia?
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Controlling personalny w zwiększaniu produktywności pracy
• Controlling personalny umożliwia analizę
wydajności pracy na poziomie przedsiębiorstwa,
komórek organizacyjnych, stanowisk i indywidualnej
wydajności pracowników w kolejnych okresach.
• Pozwala na zbadanie adekwatności metod pomiaru
wydajności pracy, wielkości i dynamiki wydajności
ogólnej i indywidualnej, wpływu czynników na
wydajność pracy oraz wpływu wydajności na wyniki
działalności podmiotu gospodarczego.
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Mierniki ilościowe określają:
• wydajność pracy na jednego pracownika,
• wydajność pracy na przepracowaną roboczogodzinę,
• wskaźnik wykonania norm ogółem w przedsiębiorstwie, w ramach
komórek organizacyjnych i stanowisk roboczych,
• wskaźnik wykonania norm przez pracowników,
• liczbę godzin normatywnych przepracowanych przez jednego
pracownika,
• wpływ technicznego uzbrojenia stanowisk pracy na wzrost
produktywności,
• wpływ lepszego wykorzystania czasu na wzrost produktywności,
• wpływ zmian w zatrudnieniu na wzrost produktywności.
Controlling personalny w zwiększaniu produktywności pracy
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Controlling personalny w zwiększaniu produktywności pracy
Mierniki jakościowe polegają na uzyskaniu odpowiedzi na zestaw pytań:
• Jakie parametry są używane do mierzenia efektywności pracy?
• Według jakich mierników obliczana jest wydajność i produktywność
pracy?
• Czy dynamika wydajności badana jest na przestrzeni roku i w dłuższych
okresach?
• Czy sporządzane są plany wydajności i jakich okresów one dotyczą?
• Jakie są trendy w wydajności pracy?
• Czy prowadzi się ocenę zmian w wydajności w powiązaniu
z miernikami służącymi do ogólnej oceny efektywności przedsiębiorstwa?
• Jak silna jest korelacja między poziomem zaangażowania pracowników i
produktywnością pracy?
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Podział kompetencji w Centrum Usług Wspólnych
• Wybierz adekwatny model struktury organizacyjnej
• Zorientowany na procesy
• Zorientowany na klienta
• Właściwie określ wymagania stanowiskowe i kompetencje
• Wymagania kompetencyjne dotyczą również Ciebie. Doskonal swój
styl zarządzania
• Konsekwentnie dziel zadania adekwatnie do kompetencji
• Stwórz możliwości do samokształcenia
• Rozliczaj z powierzonych zadań
• Ufaj swoim pracownikom i nagradzaj efekty
© 2013 Grant Thornton. All rights reserved.
Centrum Usług Wspólnych
Dziękuję za uwagę
Monika Smulewicz
HR & Payroll Partner
T +48 22 205 49 00
T +48 603 446 692
Brygida Ołdakowska
BPO Partner
T +48 61 62 51 398
T +48 693 140 535
Współpraca