Transcript
Page 1: GOOGLE DRIVE DOCS - Loudoun County Public Schools · EDIT AND FORMAT A DOCUMENT ADD AND EDIT TEXT Rename your document: At the top of the page, click Untitled document, enter a new

GOOGLE DRIVE & DOCS CONTENTS  

Logging In ................................................................................................................................................................................................... 1 

Creating & Saving Files ............................................................................................................................................................................... 1 

Uploading Files to the Drive ....................................................................................................................................................................... 2 

Edit and Format A Document .................................................................................................................................................................... 3 

Share and collaborate ................................................................................................................................................................................ 4 

Definitions .................................................................................................................................................................................................. 7 

 

 

LOGGING IN 

All PFHS students have a Google account specifically for school assignments. You can save files to the Google 

Drive, so you won’t lose them when the server crashes at school, plus you can access it from home or from 

school. To log in, go to: https://www.google.com/drive/  

USERNAME: [email protected] [for example, [email protected]

PASSWORD: lcps2016   If you have never logged on before. If you already logged  

           on to Google with this account, put in the password you  

           created. 

CREATING & SAVING FILES 

While in Google Drive, click on NEW. You will be able to pick what kind of document 

you want to make. 

Editing documents is very similar to what you do in Word or PowerPoint. The tool bar 

across the top will be familiar (see below). 

As soon as you create a new file, create a name for it. Put the curser in the top left of 

the window, where it says Untitled document. Type in the name you want to give it. 

The files you create will automatically save to your Drive, as you type.  

Page 2: GOOGLE DRIVE DOCS - Loudoun County Public Schools · EDIT AND FORMAT A DOCUMENT ADD AND EDIT TEXT Rename your document: At the top of the page, click Untitled document, enter a new

You can also save the documents to your computer, 

if you want. Click on File‐Download As. Pick what 

type of document you want to save it as. It will 

automatically download into your   

folder with the same name you gave it originally. 

Now you can open it in a normal program. 

 

 

 

 

 

UPLOADING FILES TO THE DRIVE 

Have files you want to save to Google Drive, so you can access them at home (or make sure that they aren’t 

lost to the school servers)? It’s easy! 

Open the folder on your computer that has the file you want to copy. Put the browser window with your 

Google Drive open on it next to it. Now you have both side‐by‐side like above. Click on the file you want to 

copy, then (with your finger still holding down the button) drag that file into your Drive. A blue note will pop 

up saying ‘Drag files to instantly upload them to My Drive’. Let go of the button. Your file will now upload to 

the Drive, so you can access it from anywhere.  

Page 3: GOOGLE DRIVE DOCS - Loudoun County Public Schools · EDIT AND FORMAT A DOCUMENT ADD AND EDIT TEXT Rename your document: At the top of the page, click Untitled document, enter a new

EDIT AND FORMAT A DOCUMENT 

ADD AND EDIT TEXT 

Rename your document: At the top of the page, click Untitled document, enter a new title, and click OK. 

Add or edit text: Just click in the page and start typing. 

 

ADD COLORS  AND STYLES 

To change margins, page color, and orientation, click File > Page setup. Use the toolbar to customize your document further. Here are some highlights: 

 

 

Page 4: GOOGLE DRIVE DOCS - Loudoun County Public Schools · EDIT AND FORMAT A DOCUMENT ADD AND EDIT TEXT Rename your document: At the top of the page, click Untitled document, enter a new

ADD PICTURES, LINKS, TABLES, AND MORE 

 

The Insert menu lets you add different features to your document. Here are the highlights:  Image—Insert an image from your computer, the web, or Drive.  Link—Add a link to another page or to a header or bookmark in the same document.  Drawing—Create shapes, pictures, and diagrams right in your document.  Table—Select the number of columns and rows to create a table.  Bookmark—Add shortcuts to specific places within your document.  Table of contents—Create an auto‐generated table of contents that links to each heading in your document that has a heading style applied. 

 

CREATE PAGE COLUMNS 

If you’re working on an academic paper or another large document, you can organize your text in columns. 

 

To create page columns 1. Click Format > Columns. 2. Select the number of columns you want. 3. (Optional) To adjust the spacing, or add 

lines between column, click Format > Columns > More options. 

4. Click Apply. 

 

SHARE AND COLLABORATE 

To work on your document with teammates or even people outside of your company, just share it. People can make changes at the same time, and you can see their changes as they happen. 

 

 

Page 5: GOOGLE DRIVE DOCS - Loudoun County Public Schools · EDIT AND FORMAT A DOCUMENT ADD AND EDIT TEXT Rename your document: At the top of the page, click Untitled document, enter a new

SHARE WITH YOUR TEAM 

To share a file you own or can edit: 1. Open the file you want to share. 2. Click Share. 3. Enter the email addresses or Google Groups 

you want to share with. 4. Choose what kind of access you want to grant 

people: o Can edit—Collaborators can add and edit 

content as well as add comments. o Can comment—Collaborators can add 

comments, but not edit content. o Can view—People can view the file, but not 

edit or add comments. 5. Click Send. 

Everyone you shared the document with receives an email with a link to the document.  

ADD COMMENTS  AND REPLIES 

If you can’t collaborate in real time, you can leave feedback and questions on the side of the document for team members to look at when they open the file. 

 

1. Select a section of text. 2. On the toolbar, click Add comment  . 3. Add your notes and click Comment. 

If a comment is important for a specific collaborator to see, enter +followed by their address. They’ll get an email with your comment, along with a link to the document. They can then reply to your comments to answer questions or start a discussion. 

 

When you’re done with a comment, click Resolve. 

 

 

SUGGEST EDITS 

You can also propose changes directly in the document without editing the text by suggesting an edit. Your suggestions won’t change the original text until the document owner approves them. You must have edit or comment access to the document to suggest changes. 

In the top corner, make sure you’re in Suggesting mode, which may 

also appear as   

Page 6: GOOGLE DRIVE DOCS - Loudoun County Public Schools · EDIT AND FORMAT A DOCUMENT ADD AND EDIT TEXT Rename your document: At the top of the page, click Untitled document, enter a new

To suggest an edit, simply begin typing where you think the edit should be made in the document. Your suggestions appear in a new color, and text you mark to delete or replace is crossed out (but not actually deleted until the document owner approves the suggestion).  

The document’s owner will receive an email with your suggestions. When they click any suggestion, they 

can Accept  or Reject it . 

 

 

 

CHAT WITH PEOPLE  DIRECTLY 

You can collaborate in real time over chat, too. If more than one 

person has your document open, just click Show chat  to open a group chat. You can get instant feedback without ever leaving your document. 

 

 

 

   

Page 7: GOOGLE DRIVE DOCS - Loudoun County Public Schools · EDIT AND FORMAT A DOCUMENT ADD AND EDIT TEXT Rename your document: At the top of the page, click Untitled document, enter a new

 

 DEFINITIONS 

CALENDAR: A calendar program, which allows you to 

record dates, make reminders and share events with 

others. 

CHROME: An internet browser. If you sign in with your 

Google account, you can bookmark websites and remember 

passwords. 

CLASSROOM: Teachers may create a Classroom where 

they can give you assignments and you can turn in 

documents. 

DRIVE: This is the location where all your documents are stored. You can access them from anywhere with an 

internet connection. 

DOCS: A word processor for creating normal documents. The Google version of Word. 

DRAWINGS: A program for creating & editing images. The Google version of Paint. 

FORMS: A program for creating surveys & forms for others to fill out. 

SHEETS: A spreadsheet program. The Google version of Excel. 

SLIDES: A presentation tool. The Google version of PowerPoint. 

 

GMAIL  &  SITES : Unfortunately, you will not have these options through LCPS. Gmail is the email program and Sites is where you can make 

websites. Currently, we do not have enough room in our data plan to allow students to create websites. If that changes, this will be updated. 

 

 


Recommended