9
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Sistem informasi Akuntansi
2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2006, p5) “The Accounting
information system is a subsystem of an MIS that provides
accounting and financial information, as wel as other information
obtained in the routine processing of accounting transaction”.
Artinya sistem informasi akuntansi adalah bagian dari sistem
informasi manajemen atau MIS yang menyediakan informasi
mengenai akuntansi dan keuangan, seperti informasi-informasi
lainnya yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin.
Menurut Romney (2006, p6), “Accounting information
system is the human and capital resources within an organization
that responsible for the preparation of financial information and
the information obtained from the collecting and processing
company transaction”. Artinya sistem informasi akuntansi adalah
sumber daya manusia dan modal dalam sebuah organisasi yang
10
bertanggung jawab terhadap persiapan informasi keuangan dan
informasi yang dihasilkan dari mengumpulkan dan memproses
transaksi perusahaan.
Jadi sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang
mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar
menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan untuk membantu
proses pengambilan keputusan.
2.1.1.2 Komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney (2006, p6), terdapat 6 komponen dari
sistem informasi akuntansi, yaitu :
1. People yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai
macam fungsi.
2. Procedures and instruction, baik manual maupun otomatis.
Dilibatkan dalam pengumpulan, pemprosesan, dan
penyimpanan data mengenai kegiatan perusahaan.
3. Data mengenai organisasi dan proses bisnisnya.
4. Software yang digunakan untuk memproses data organisasi.
5. Information technology infrastcture, termasuk komputer,
peralatan di sekelilingnya, dan peralatan komunikasi jaringan
yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan,
memproses, dan mengirimkan data dan informasi.
11
2.1.1.3 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2006, p6-p7), manfaat sistem
informasi akuntansi ada lima yaitu:
1. Producing External Report (Memproduksi Laporan
Eksternal)
“Business use accounting information system to
produce special reports to satisfy the information needs of
investors, creditors, tax collectors, regulatory agencies, and
others”. Artinya Bisnis menggunakan sistem informasi
akuntansi untuk memproduksi laporan khusus untuk
memuaskan kebutuhan dari investor, kreditor, penagih pajak,
dan agen-agen lain yang berkaitan.
2. Support Routine Activities (Mendukung aktivitas rutin)
“Managers need an accounting information system for
handling routine operating acitivities during the firm’s
operating cycle”. Artinya manajer membutuhkan sistem
informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin
selama siklus operasi perusahaan.
3. Decision Support (Mendukung Keputusan)
“Information is also needed for non-routine decision
support at all levels of an organization”. Artinya informasi
12
juga dibutuhkan untuk mendukung keputusan rutin pada
semua tingkatan dari organisasi.
4. Planning and Control (Perencanaan dan Pengendalian)
“An Information System is required for planning and
control activities as well information concering budgets and
standard cost is stored by the information system, and report
are designed to compare budget figures to actual amounts”.
Artinya informasi dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan
pengendalian yang baik. Informasi memperhatikan anggaran
dan biaya standar yang disimpan oleh sistem informasi, dan
laporan dirancang untuk membandingkan gambaran anggaran
dengan jumlah yang sebenarnya.
5. Implementing Internal Control (Implementasi pengendalian
internal)
“Internal Control includes the policies, procedures,
and Information system used to protect a company’s assets
from loss or ambezzlement and to maintenance accurate
financial data”. Artinya pengendalian internal meliputi
kebijaksanaan, prosedur, dan sistem infomasi yang digunakan
untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau
penggelapan, dan untuk memelihara data keuangan yang
akurat. Hal ini memungkinkan dibangunnya pengendalian
13
didalam sebuah sistem informasi akuntansi untuk membantu
mencapai tujuan tersebut.
McLeod (2001,p16) menyatakan bahwa sistem
informasi akuntansi melaksanakan 4 tugas dasar pengolahan
data, antara lain pengumpulan data, manipulasi data,
penyimpanan data dan penyiapan dokumen.
1. Pengumpulan Data.
Sistem pengolahan data mngumpulkan data yang
menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan
transaksi lingkungan perusahaan.
2. Manipulasi Data.
Operasi manipulasi data meliputi :
a. Pengklasifikasian. Elemen-elemen data teretentu
dalam catatan digunakan sebagai kode
b. Penyortiran. Catatan-catatan disusun sesuai urutan
tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain
c. Penghitungan. Operasi aritmatikan dan logika
dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk
menghasilkan elemen-elemen data tambahan.
d. Pengikhtisaran. Terdapat begitu banyak data yang
perlu disintesis menjadi bentuk total, subtotal, rata-
rata dan seterusnya.
14
3. Penyimpanan Data
Data disimpan pada media penyimpanan sekunder
dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk
membentuk suatu database
4. Penyiapan Data
Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan output
untuk perorangan dan organisasi baik didalam dan luar
perusahaan, output tersebut dipicu dalam 2 cara:
a. Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu
terjadi
b. Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat
tertentu.
2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Orientasi
pada Object
2.1.2.1 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Whitten (2004,p38-p39), “System analysis is the
study of a business problem domain to recommend improvements
and specify the business requirements and priorities for the
solution.” Yang berarti bahwa analisis sistem adalah suatu
pembelajaran mengenai problem domain untuk merekomendasikan
peningkatan dan menspesifikasikan kebutuhan bisnis serta
memprioritaskan solusi.
15
Menurut O’Brien (2005, p518) yang diterjemahkan oleh
Fitriasari dan Kwary, analisis sistem merupakan studi mendalam
tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang
menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar
untuk desain sistem informasi baru.
Menurut Romney (2006, p792), “System analysis is a
rigorous and systematic approach to decision making,
characterized by acomprehensive definition of available
alternatives and exhaustive analysts of marits of each alternatives
as a basis for choosing the best alternatives”. Artinya analisis
sistem adalah sebuah pendekatan yang teliti dan sistematis untuk
pengambilan keputusan, merupakan definisi dari alternatif yang ada
dan analisis yang mendalam mengenai alternatif yang pantas
sebagai sebuah dasar memilih alternatif yang baik.
Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sistem studi
mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemaki akhir
yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru.
2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Mulyadi (2001,p51), perancangan sistem adalah
proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam
alternative perancangan sistem yang diajukan kepada pemakai
informasi untuk dipertimbangkan.
16
Menurut Whitten (2004,p39), menyatakan bahwa,”System
design is the specification of construction of a technical, computer-
based solution for the business requirement identified in a system
analysis.” Yang berarti bahwa perancangan sistem adalah
spesifikasi kontruksi teknikal, computer-based solution untuk
identifikasi kebutuhan bisnis dalam analisis sistem.
Menurut O’Brien (2005, p521) yang diterjemahkan oleh
Fitriasari dan Kwary, desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang
menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan
fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem.
Menurut Romney (2006, p792), “System design is the
process of preparing detailed of specification for the development
of the new information system”. Artinya perancangan sistem
informasi adalah proses menyiapkan spesifikasi secara rinci untuk
pengembangan sistem informasi yang baru.
Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah
aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang
dibutuhkan oleh pemakai informasi untuk identifikasi kebutuhan
bisnis dalam analisis sistem.
2.1.2.3 Pengertian Object
Menurut Mathiassen (2000, p4) “object is an entity with identity,
state and behavior”. yang berarti entitas adalah sesuatu yang memiliki
identitas, state dan tingkah laku.
17
2.1.2.4 Pengertian Object Oriented
Menurut Briton dan Doake (2001, p15), “Object oriented
system is made up of such objects which collaborate to achieve the
functionality required by the system”, yang berarti objek yang
dibuat untuk mencapai kolaborasi fungsional yang dibutuhkan oleh
sistem.
2.1.2.5 Pengertian Object Oriented Analysis and Design
Menurut Mathiassen (2000, p12) “OOAD is a collection of
general guidilines for carrying out analysis and design. Yang
berarti kumpulan langkah-langkah secara umum untuk
menyelesaikan analisis dan perancangan.
2.1.2.6 Pengertian Event
Menurut Mathiassen (2000,p51), berpendapat bahwa, “Event
is an instantaneous incident involving one or more objects.” Yang
berarti bahwa event adalah sebuah kejadian yang melibatkan satu
atau lebih objek.
Menurut Bennett (2006,p651), “Event is an occurrence that is
of significance to the information system and may be included in a
state machine.” Yang berarti bahwa event adalah sebuah kejadian
yang signifikan untuk sistem informasi dan mungkin termasuk
dalam proses bisnis perusahaan.
18
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p4) “Event are
activities that happen at a particular poin in time”, yang berarti
event adalah kejadian yang terjadi pada suatu waktu tertentu.
Jones dan Rama (2006,p21-p22), menyatakan langkah-
langkah dalam mengidentifikasi event, antara lain :
1. Kenali event pertama dalam suatu proses yang terjadi ketika
seseorang atau departemen dalam organisasi tersebut
bertanggung jawab atas suatu aktivitas.
2. Kesampingkan aktivitas-aktivitas yang tidak memerlukan
partisipasi internal agent.
3. Kenali suatu event baru ketika terjadi perpindahan tanggung
jawab dari satu internal agent ke internal agent lainnya.
4. Kenali suatu event baru ketika suatu proses berhenti dan
dilanjutkan kemudian oleh internal agent yang sama.
5. Gunakan suatu nama event dan jelaskan dampak atau peranan
event tersebut secara umum.
Dapat disimpulkan bahwa event adalah suatu kejadian yang
signifikan dalam proses bisnis perusahaan.
2.1.2.7 Pengertian Workflow Table
Menurut Connoly (2005, p598), Workflow table adalah table
aktivitas yang melibatkan pelaksanaan yang terkoordinasi dari suatu
entitas.
19
Menurut Jones dan Rama (2006, p87), Workflow Table is a
two coloumn table that identifies the actors and actions in a
process. Artinya tabel workflow adalah tabel berkolom dua yang
mengidentifikasikan aktor dan kegiatan dalam sebuah proses.
Jadi Workflow Table merupakan suatu tabel yang berfungsi
untuk menjelaskan hubungan antara actor dan aktivitas yang saling
berhubungan dalam suatu proses bisnis.
2.1.2.8 Pengertian UML (Unified Modeling Language)
Menurut Larman (2005, p4), UML adalah notasi untuk
membuat model sistem dengan menggunakan konsep object
oriented.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006,p60),”The unified
modeling language (UML) is a language used for specifying,
visualizing, constructing, and documenting an information system.”
Yang berarti bahwa UML adalah sebuah software bahasa
permodelan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan
dokumentasi suatu sistem informasi.
UML merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang
digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem
software yang terkait dengan objek (Whitten, 2004, p408).
20
Menurut Henderi (2005), “Unified Modelling Language
adalah bahasa yang telah menjadi standar untuk visualisasi,
merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak”.
http://blogkul-3in1.blogspot.com/2010/02/definisi-uml-pada-tiap-
tiap-pakarnya.html
Jadi dapat disimpulkan bahwa UML adalah bahasa modelling
berupa sekumpulan konversi/notasi-notasi yang digunakan dalam
menganalisis, mendesain, menspesifikasi, menvisualisasi,
mengkontruksi dan mendokumentasikan sistem informasi dengan
pendekatan object oriented.
2.1.2.9 Pengertian Activity Diagram
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428) yang
diterjemahkan oleh Andi, Activity Diagram merupakan sebuah
diagram yang dapat menggambarkan secara grafis aliran proses
bisnis, langkah-langkah sebuah usecase atau logika behavior
(metode) object.
Menurut Jones dan Rama (2006, p87), UML Activity Diagram
is a diagram that shows the sequence of activities in a process.
Artinya UML Activity Diagram merupakan suatu diagram yang
menunjukkan aktivitas dalam sebuah proses.
Jadi Activity Diagram adalah salah satu jenis diagram dalam
Unified Modelling Language yang menggambarkan serangkaian
21
aktivitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara
berurutan.
2.1.2.10 Pengertian Overview Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p87), Overview Activity
Diagram is a UML Activity Diagram that present a high-level view
of the business process by documenting the key events, the sequence
of these events, and the information flows between these events.
Artinya Overview Activity Diagram merupakan suatu UML Activity
Diagram yang menyajikan gambaran tingkat tinggi dari proses
bisnis dengan mendokumentasikan event-event utama, rangkaian
dari event, dan arus informasi antara event tersebut.
Menurut Jones dan Rama (2006, p73), langkah-langkah dalam
membuat Overview Activity Diagram :
1. Read the narrative and identify key events. (Baca narasi dan
identifikasi event utama)
2. Annotate the narrative to clearly show event boundaries and
event names. (Beri tanda notasi pada narasi untuk
menunjukan cakupan event dan nama event tersebut)
3. Represent people or device participating in the business
process uing swimlane. (Tampilkan kembali agen yang
berpartisipasi dalam proses bisnis dengan menggunakan
swimlane)
22
4. Diagram each event, and show the sequence of events in the
business process. (Gambaran masing-masing event dan
tunjukkan urutan-rutannya dalam proses bisnis)
5. Draw documents created and used in the business process.
Show the flow of information from events to documents and
vice versa. (Gambaran dokumen-dokumen yang dibuat dan
digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari
event-event kedokumen dan garis penghubung putus-putus)
6. Draw table (files) created and used in the business process.
Show the flow of information from events to tables, and vice
versa. (Gambar table/files yang dibuat dan digunakan dalam
proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event ke
tabel dan garis penghubung putus-putus).
2.1.2.11 Pengertian Detailed Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p87), Detailed Activity
Diagram is a UML Activity Diagram that provides a detailed
representation of the activities associated with one or two of the
events shown on an overview diagram. Artinya Detailed Activity
Diagram adalah sebuah UML Activity Diagram yang menyediakan
gambaran detail aktivitas antara event-event yang ditunjukkan di
overview diagram.
23
Menurut Jones dan Rama (2006, p80), langkah-langkah
membuat Detailed Activity Diagram :
1. Annotate the narrative to show activities.
a. Review data
b. Compare document
c. Record data in source documents
d. Enter data into a computer system
e. Record data in transaction files
f. Update files
g. Maintain Master file
h. Send information to another agent
2. Prepare a workflow table.
3. Identify necessary detailed diagram.
4. For each detailed diagram, perform steps :
a. Set up Swimlane
b. Add a rounded rectangle for each activity in the events
c. Use continous lines to show the sequence of activities
d. Set up any documents created or used by the activities in
that diagram
e. Document any tables created, modified, or used by the
activities in the diagram in computer coloumn.
f. Use dotted lines to connect activities and table.
24
g. Gunakan garis penghubung putus untuk menghubungkan
aktivitas dan table.
Symbol Activity Diagram
Lihat lampiran 1 Simbol Activity Diagram
2.1.2.12 Pengertian Rich Picture
“Rich Picture is an informal drawing that presents the
illustrator’s understanding of a situation.” Artinya rich picture
adalah gambaran informal yang mempresentasikan ilustrator
tentang sebuah situasi (Mathiassen, 2000, p26). Pengembang sistem
dapat menggunakan rich picture untuk menyatakan pandangan
berbeda terhadap situasi sebagai dasar untuk diskusi sistematis.
Menurut Mathiassen (2000, p31) Rich Picture harus :
a. Contain a lot of information and open to interpelation. Berisi
banyak informasi dan terbuka pada interpolasi.
b. Present processes and structures in a coherent, well-balanced
way. Menyajikan proses dan struktur secara koheren, dan cara
yang well-balanced.
c. Show at least one problematic area. Menggambarkan paling
sedikit satu area problematic.
d. Point at several relevant computerized systems. Berpoin apa
ada beberapa sistem komputerisasi yang relevan.
25
e. Be rich, but not chaotic. Kaya tetapi tidak chaotic.
f. Illuminate key aspects of a situation in a way that promotes
understanding at many levels. Menerangkan aspek kunci dari
suatu situasi dengan cara mempromosikan pemahaman pada
banyak tingkatan.
2.1.2.13 UML Class Diagram
2.1.2.13.1 Pengertian Class Diagram
Menurut Mathiassen (2000,p336), “A class
diagram describes a collection of classes and their
structural relationship.” Yang berarti bahwa class
diagram menjelaskan sekumpulan kelas dengan struktur
hubungannya.
Bennet (2006, p649) menyatakan bahwa, “Class
diagram is a UML structure diagram that shows classes
with their attributes and operations, together with the
associations between classes”, yang berarti bahwa class
diagram adalah sebuah UML struktur diagram yang
menunjukkan class-class dengan attribute dan
operasinya, bersama dengan asosiasi antara class-class.
Menurut Jones dan Rama (2006, p157), “UML
Class Diagram can be used to document (a) tables in
26
AIS, (b) relationships between tables, and (c) attributes
of table”. Yang berarti bahwa UML Class Diagram
adalah sebuah diagram yang dapat digunakan untuk
mendokumentasikan tabel dalam SIA, hubungan antar
tabel, dan atribut tabel.
Jones dan Rama (2006, p172-173) berpendapat
bahwa langkah-langkah pengembangan UML Class
Diagram antara lain :
1. Tempatkan file-file transaksi pada diagram.
2. Tempatkan file-file master pada diagram.
3. Tentukan hubungan antar file tersebut.
4. Lengkapi atribut-atribut file tersebut.
Dapat disimpulkan bahwa class diagram adalah
UML struktur diagram yang menunjukkan class-class
dengan attribute dan operasinya, bersama dengan
asosiasi antara class-class.
2.1.2.13.2 Hubungan dalam Class Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p165-166),
hubungan dalam class diagram sebagai berikut :
1. One-to-one Relationship
27
Hubungan one-to-one antar entitas tidak
sering terjadi seperti hubungan one-to-many,
tetapi mereka terjadi dalam SIA. Contohnya
antara event pengiriman dan pembayaran.
Diasumsikan sebuah invoice dibuat setiap sebuah
pengiriman terjadi dan setiap invoice hanya berisi
informasi untuk satu pengiriman.
2. One-to-many Relationship
Hubungan one-to-many umumnya terjadi
dalam sistem akuntansi. Contohnya, hubungan
antara agen dengan event-event biasanya one-to-
many. Sebuah event biasanya berhubungan
dengan satu agen, tetapi seorang agen bisa terlibat
dalam banyak event.
3. Many-to-many Relationship
Hubungan many-to-many menerangkan
dimana sebuah order dapat dilakukan untuk
banyak produk dan suatu produk yang sama bisa
terdapat dalam banyak order. Hubungan many-to-
many dapat dikonversi ke dalam dua bentuk
hubungan one-to-many dengan menambahkan
“junction table”.
28
2.1.2.13.3 Pengertian Attribute
Menurut Whitten (2004, p295), “Attribute is a
descriptive property or characteristic of an entity.”
Yang berarti bahwa attribute adalah sebuah deskripsi
properti atau karakteristik dari sebuah entity.
Bennet (2006, p649) menyatakan bahwa,
“Attribute is an element of the data structure that,
together with operations, defines a class. Describes
some property instance of the class”. Yang berarti
bahwa attribute adalah sebuah elemen dari struktur data
yang bersamaan dengan operasi-operasi untuk
mendefinisikan class. Menggambarkan beberapa contoh
properti dari class.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006,
p155), “Attributes are the smallest units of data that
can have meaning to a user. The coloumns in a
relational database that are equivalent to fields in a
file.” Yang berarti bahwa attribute adalah unit data
terkecil yang mempunyai makna bagi user. Yaitu
kolom-kolom pada relational database yang ekuivalen
dengan fields dalam suatu file.
29
Dapat disimpulkan bahwa attribute adalah unit
data terkecil yang menggambarkan beberapa contoh
properti dari class.
2.1.2.13.4 Pengertian Behavior
Menurut Whitten (2004, p432), “Behavior is the
set of things that an object can do and that correspond
to functions that act on the object’s data.” Yang berarti
bahwa behavior adalah kumpulan sesuatu yang dapat
dilakukan oleh object dan sesuai dengan fungsi yang
dilakukan data object.
2.1.2.14 Pengertian Usecase Diagram
Menurut Larman (2005, p4), UML adalah notasi
untuk membuat model sistem dengan menggunakan
konsep object oriented.
Menurut Jones dan Rama (2006, p288), “Usecase
Diagram is a list of usecase that occur in an application
and that indicate the actor responsible for each usecase”.
Artinya Usecase Diagram adalah daftar dari usecase yang
ada dalam aplikasi dan menggambarkan tanggung jawab
aktor untuk setiap usecase.
30
Jadi dapat disimpulkan bahwa UML Usecase
Diagram adalah salah satu diagram dalam UML yang
terdiri dari actor, dan usecase yang menunjukkan
tanggung jawab actor untuk setiap usecase serta interaksi
aktor dengan sistem.
2.1.2.15 Pengertian Navigation Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p344) “Navigation
diagram is a special kind of statechart diagram that
focuses on the overall dynamics of the user interface”.
Yang berarti navigation diagram adalah suatu jenis
diagram statechart khusus yang fokusnya pada dinamika
keseluruhan dari user interface. Navigation diagram
menggambarkan keterlibatan windows dan transisi antara
windows tersebut.
2.1.2.16 Pengertian Actor
Menurut Bennett (2006, p648), “Actor is an
external entity of any form that interacts with the system.
Actorsnmay be physical devices, humans or information
systems.” Yang berarti bahwa actor adalah sebuah
eksternal entity dari form-form yang berinteraksi dengan
sistem. Actor bisa merupakan alat fisik, manusia atau
sistem informasi.
31
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006,p267),
“An actor can be a person, a computer, or event another
system, but we will focus on human actors.” Yang berarti
bahwa actor bisa berupa orang, computer atau event
sistem lainnya.
Dapat disimpulkan bahwa actor adalah orang yang
berinteraksi dengan sistem.
2.1.2.17 Rancangan Database
2.1.2.17.1 Pengertian Rancangan Database
Menurut McLeod (2001,p181), “Database
is the collection of all computer-based resourcesof
the organization and a database management
system is the software application that stores the
structures of the database, reliationship among
data in the database, as well as forms and report
pertaining to the database.” Yang berarti bahwa
database adalah kumpulan seluruh sumber daya
berbasis computer milik organisasi.
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman
(2004, p518) yang diterjemahkan oleh Andi,
database adalah kumpulan record yang serupa.
32
Menurut Jones dan Rama (2006, p156),
“Database is comprehensive collection of related
data”. Yang berarti database adalah kumpulan dari
data yang luas dan saling terhubung.
Jadi database adalah proses pembuatan
suatu kumpulan file yang saling terkait yang
berguna untuk perusahaan untuk mencapai operasi
dan tujuan.
2.1.2.17.2 Tahapan Rancangan Database
McLeod menyatakan proses menciptakan
database mencakup 3 langkah utama, antara lain :
1. Menentukan kebutuhan data. Ada dua
pendekatan dasar :
a. Pendekatan berorientasi proses juga
disebut pendekatan berorientasi masalah
dan model proses (process modeling),
langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Mendefinisikan masalah
- Mendefinisikan keputusan
yang diperlukan untuk
memecahkan masalah.
33
- Mendefinisikan informasi
yang diperlukan untuk setiap
keputusan.
- Menentukan pemprosesan
yang diperlukan untuk
menghasilkan informasi
yang ditentukan.
- Menetapkan data yang
diperlukan oleh
pemprosesan.
b. Pendekatan model perusahaan, langkah-
langkahnya sebagai berikut :
- Membuat model data
perusahaan.
- Mengembangkan database.
Lihat lampiran 2 pendekatan model perusahaan
2. Menjelaskan data sistem manajemen database
menggunakan istilah-istilah spesifik untuk
menggambarkan definisi data yang mereka
miliki. Setelah elemen-elemen data yang
diperlukan ditentukan, mereka dijelaskan
dalam bentuk kamus data.
34
a. Sistem kamus data, dapat berupa kertas
atau file computer. Jika berupa file, sistem
kamus data (Data Dictionary System -
DDS) diperlukan untuk menciptakan dan
memeliharanya serta mempersiapkan
untuk digunakan.
b. Data Description Language (DDL).
Setelah kamus data diciptakan,
penjelasannya harus dimasukkan dalam
DBMS. DBMS menyertakan Data
Description Languge (DDL) yang
digunakan untuk menjelaskan data.
c. Skema biasanya menentukan attribute atau
karakteristik data seperti :
- Nama data field
- Alias (nama lain yang
digunakan untuk data field
yang sama).
- Jenis data (angka, abjad, dan
lain-lain).
- Jumlah posisi.
- Jumlah posisi, decimal
(hanya untuk data angka).
35
- Berbagai aturan integritas
data.
d. Subskema digunakan untuk subset dari
keseluruhan deskripsi yang berhubungan
dengan pemakai tertentu.
3. Memasukkan data. Setelah skema dan
subskema diciptakan, data dapat dimasukkan
ke dalam database, hal ini dapat dilakukan
dengan cara :
a. Mengetik data langsung ke DBMS
b. Membaca data dari pita atau
piringan
c. Men-scan data secara optis.
Menurut Rob dan Coronel (2004, p326), tahapan
rancangan database adalah :
a. Database initial study.
- Menganalisa situasi perusahaan.
- Mendefinisikan masalah.
- Mendefinisikan obyektif.
b. Database design.
- Membuat desain konseptual.
- Membuat desain logika.
- Membuat desain fisik.
36
c. Implementation and loading.
- Install DBMS.
- Mengubah data.
d. Testing and Evaluation.
- Tes database.
- Evaluasi database dan program.
e. Operation.
- Menggambarkan arus informasi yang ada.
f. Maintenance and Evaluation.
- Mengenali pertukaran yang terjadi.
- Membuat perlengkapan untuk membuat
database yang baru.
2.1.2.18 Rancangan Formulir
2.1.2.18.1 Pengertian Formulir
Menurut Mulyadi (2001,p3), formulir adalah
dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi.
Menurut Jones dan Rama (2006, p288), “Form is
a formatted document containing blank fields that users
can fill in with data”. Yang berarti dokumen yang
terformat, terdiri dari bagian kosong dan akan diisi oleh
penggunanya.
37
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa
formulir adalah dokumen yang digunakan untuk
mengisi dan merekam data dari suatu transaksi dalam
suatu format tertentu.
2.1.2.18.2 Tipe Input Formulir
Jones dan Rama (2006, p262-264), Menyertakan
tipe input formulir terdiri dari :
1. Single-record entry form. Sebuah formulir yang
digunakan untuk memasukkan, menghapus atau
memodifikasi data pada record tunggal dalam
suatu tabel.
2. Tabular entry form. Sebuah formulir yang
menampilkan tabel untuk menambahkan beberapa
record dalam suatu tabel.
3. Multi-table entry. Sebuah formulir yang
digunakan untuk memasukan atau memodifikasi
record dalam dua atau lebih file yang
berhubungan. Biasanya sebuah main form dan sub
form.
38
2.1.2.18.3 Elemen Rancangan Formulir
Jones dan Rama (2006, p271-272) menyatakan
bahwa elemen-elemen penting dalam formulir terdiri
dari :
1. Text boxes. Seringkali ditempatkan pada suatu
formulir yang digunakan untuk memasukkan
informasi yang ditambahkan pada tabel atau untuk
menampilkan informasi yang dibaca dari tabel.
2. Labels. Digunakan untuk membantu user dalam
memahami informasi apa yang diperlukan untuk
dimasukkan.
3. Look up feature. Sebuah daftar menu tarik atas
pilihan yang sesuai saat memasukkan data dalam
suatu field kosong tertentu pada sebuah formulir.
4. Command buttons. Digunakan untuk
menampilkan suatu tindakan. Terkadang
merupakan push button (tombol tekan), karena
suatu tindakan akan dilakukan jika dipilih oleh
user.
5. Radio buttons. Merupakan suatu antar muka
grafis dalam bentuk sebuah tombol yang terdapat
dalam suatu formulir elektronik yang
39
memungkinkan user untuk memilih satu dari
beberapa set pilihan.
6. Check boxes. Merupakan suatu antar muka grafis
atau sebuah kotak pada suatu formulir yang
mengindikasikan apakah opsi tertentu telah
terpilih.
2.1.2.19 Rancangan Layar
2.1.2.19.1 Pengertian Layar
Menurut Bennett (2006,p653), ”Interface is part
of the boundary between two interacting systems across
which they communicate; the set of all signatures for
the public operations of a class, package or
component.” Yang berarti bahwa interface adalah
bagian dari batasan antara dua sistem yang berinteraksi
berseberangan yang saling berkomunikasi.
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004,
p648) yang diterjemahkan oleh Andi, interface
merupakan sebuah objek yang menyediakan peralatan
dimana pengguna dapat mengantar muka dengan sistem
tersebut. Contohnya adalah sebuah window, dialogue
box, atau screen.
40
Jadi interface adalah suatu tampilan yang dibuat
untuk meminimalisasi kesalahan input data serta
menyediakan function dan model sistem yang berguna
untuk actor.
2.1.2.19.2 Elemen Rancangan Layar
Menurut Mathiassen (2000, p158), elemen-elemen
yang terdapat dalam layar adalah :
1. Screen layout. Berisi menu selection, karakter set,
tulisan, warna, gambar, dan presentasi yang berisi
urutan elemen.
2. Input and output. Berisi tampilan keyboard,
control cursor, spesial alat lain, tanggapan dari
waktu dan frekuensi update layar.
3. Action sequences. Berisi manipulasi langsung,
click, perpindahan syntax dan urutan perintah
suatu fungsi.
4. Training. Berisi bantuan secara langsung,
pembelajaraan dan user manual.
41
2.1.2.20 Rancangan Laporan
2.1.2.20.1 Pengertian Laporan
Menurut Connoly (2005,p237), laporan adalah
tipe special dari continous form yang didesain khusus
untuk dicetak.
Menurut Jones dan Rama (2006, p201), “A report
is a formatted and organized presentation of data.”
Yang berarti bahwa laporan adalah suatu format dan
kumpulan penyajian suatu data.
Jadi laporan adalah dokumen yang terbentuk dari
data yang ada pada database yang telah terformat dan
terorganisir dengan baik sehingga dapat digunakan
untuk mendapatkan informasi.
2.1.2.20.2 Tipe Laporan
Menurut Connolly (2005, p238), laporan adalah
tipe special dari continous form yg didesain khusus
untuk dicetak.
Jones dan Rama (2006, p220-225) menyatakan
bahwa tipe laporan terdiri dari :
42
1. Simple List is a list of sales transactions. Artinya
Simple List adalah suatu daftar dari transaksi
penjualan.
2. Grouped Detail Report is a list of sales
transactions that are grouped by the type of
product sold, with subtotal for each product type.
Artinya Grouped Detail Report adalah suatu
daftar dari transaksi penjualan yang
dikelompokkan berdasarkan tipe produk yang
dijual dengan subtotal untuk masing-masing
produknya.
3. Summary Report would give only summary sales
figures such as total sales for each product,
without listing individual sales transactions.
Artinya summary report bisa memberikan
gambaran penjualan seperti total penjualan untuk
tiap produk, tanpa mendaftarkan transaksi
penjualan individu.
4. Single Entity Report such as invoice, would
provide details about only one event. Artinya
single entity report seperti invoice yang berisi
detail tentang suatu laporan pembelian, laporan
retur barang.
43
2.1.2.20.3 Elemen Rancangan Laporan
Jones dan Rama (2006, p214-215), menyatakan
layout laporan terdiri dari :
1. Report header. Menampilkan informasi
keseluruhan laporan, seperti nama laporan dan
perusahaan, tanggal laporan dan jumlah halaman.
2. Page header. Digunakan untuk membuat
spesifikasi informasi yang berada di bagian atas
setiap halaman.
3. Group header. Digunakan untuk menampilkan
informasi yang bersifat umum tiap kelompok.
4. Group detail. Berisi daftar transaksi yang
berkaitan dengan kelompok.
5. Group footer. Bisa digunakan untuk
menyediakan informasi yang berguna dalam
kelompok laporan.
6. Page footer. Berada di bagian bawah setiap
halaman dan biasanya termasuk halaman laporan.
44
2.1.3 Metode System Development Life Cycle (SDLC)
2.1.3.1 Pengertian System Development Life Cycle (SDLC)
Menurut McLeod (2004, p162) “system development life
cycle (SDLC) is an application of the systems approach to the
development of an information system.” Artinya system
development life cycle (SDLC) adalah sebuah aplikasi dari
pendekatan sistem untuk pengembangan sistem informasi.
System Development Life Cycle (SDLC) didefinisikan oleh
Departemen Kehakiman Amerika Serikat sebagai sebuah proses
pengembangan software yang digunakan oleh sistem analis, untuk
mengembangkan sebuah sistem informasi.
http://www.lab-komputer.co.cc/2008/08/apa-itu-sdlc.html
Jadi dapat disimpulkan bahwa System Development Life Cycle
(SDLC) adalah sebuah aplikasi yang berisi proses pekerjaan yang
dilakukan oleh analis sistem informasi untuk pengembangan sistem
informasi.
2.1.3.2 Model-model dalam SDLC
SDLC adalah metodologi umum dalam siklus pengembangan
sistem, dan merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama dengan atau memperbaiki sistem
yang sudah ada.
45
SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut :
1. Identifikasi dan seleksi proyek perencanaan.
2. Perencanaan proyek
3. Analisis
4. Desain
5. Implementasi
6. Pemeliharaan
Dalam perkembangannya SDLC dilengkapi oleh berbagai
tekhnik pengembangan sistem, yaitu :
1. Prototyping
Prototyping adalah proses pembuatan model sederhana
untuk software final yang mengijinkan pengguna memiliki
gambaran dasar tentang program serta melakukan pengujian
awal. Jenis-jenis tekhnik prototyping adalah :
Trowaway Prototyping
Evolutionary Prototyping
Incremental Prototyping
46
Keuntungan menggunakan teknik prototyping :
1. Mengurangi waktu dan biaya.
2. Meningkatkan keterlibatan pengguna.
3. Mengurangi kesalahpahaman dan kesalahan interpretasi
dengan pengguna.
Kelemahan menggunakan teknik prototyping :
1. Analisis kurang
2. Biaya untuk membuat prototyping cukup tinggi.
2. Waterfall
Keuntungan menggunakan teknik waterfall :
1. Proses menjadi teratur
2. Estimasi proses menjadi lebih baik
3. Jadwal menjadi lebih menentu.
Kelemahan menggunakan teknik waterfall :
1. Sifatnya kaku, sehingga susah melakukan perubahan di
tengah proses
47
2. Membutuhkan daftar kebutuhan yang lengkap di awal,
tetapi jarang terjadi konsumen bisa memberikan kebutuhan
secara lengkap.
3. Spiral
Teknik spiral mencoba menggabungkan model
prototyping dan waterfall. Biasa digunakan untuk proyek besar
yang mahal dan rumit. Digunakan oleh militer Amerika untuk
mengembangkan program Future Combat System.
Keuntungan menggunakan teknik spiral :
1. Pengguna dan developer dapat memahami dengan baik
software yang dibangun karena progres dapat diamati
dengan baik.
2. Estimasi menjadi lebih realistis seiring berjalannya proyek
karena masalah ditemukan sesegera mungkin.
3. Lebih mampu menangani perubahan yang sering terjadi
pada software development.
4. Software engineers bisa bekerja lebih cepat pada proyek.
48
Kelemahan menggunakan teknik spiral :
1. Membutuhkan waktu yang lama.
2. Membutuhkan dana yang besar.
3. Membutuhkan planning jangka panjang yang baik agar
program bisa selesai dengan baik.
4. V Model
Teknik V model sering disebut sebagai pengembangan
dari teknik waterfall. V untuk verifikasi dan validasi dan
merupakan model standar yang banyak dipakai di negara-negara
Eropa seperti standar untuk proyek pertahanan dan administrasi
federal di Jerman.
Keuntungan menggunakan teknik V model :
1. Merupakan model pengembangan terstruktur.
2. Setiap fase dapat diimplementasikan dengan dokumentasi
yang detail dari fase sebelumnya.
3. Aktivitas pengujian dapat dimulai di awal proyek, sehingga
mengurangi waktu proyek.
49
Kelemahan menggunakan teknik V model :
Dokumentasi harus cukup detail agar fase selanjutnya dapat
berjalan dengan baik.
5. Formal Method
Teknik formal method adalah teknik yang mengandalkan
perhitungan matematika dalam setiap prosesnya. Hanya
digunakan pada sistem yang sangat memperhatikan keamanan
atau keselamatan dari pengguna. Contoh penggunaan teknik ini
adalah aerospace engineering.
Keuntungan menggunakan tekhnik formal method :
Meminimalkan resiko dengan adanya perhitungan komputasi.
Kelemahan menggunakan teknik formal :
1. Biaya tinggi
2. Kompleks
3. Tidak umum untuk proyek software pada umunya.
50
6. Extreme Programming
Merupakan bagian dari metode agile software
development.
Keuntungan menggunakan teknik extreme programming:
1. Menjalin komunikasi yang baik dengan klien.
2. Meningkatkan komunikasi dan sifat saling menghargai
antar developer.
Kelemahan menggunakan teknik extreme programming:
1. Developer harus selalu siap dengan perubahan karena
perubahan selalu diterima.
2. Tidak bisa membuat kode yang detail di awal (prinsip
simplicity dan juga anjuran untuk melakukan apa yang
diperlukan hari itu juga). (McLeod & Schell, 2004; Willy
Sudiarto Raharjo; Martin, 1991)
http:/kelassisteminformasi.blogspot.com/2009/10/sdlc‐system‐
development‐life‐cycle.html
51
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Pembelian
2.2.1.1 Pengertian Pembelian
Menurut Gelinas dan Dull (2005, p420), yang diterjemahkan
oleh penulis, proses pembelian adalah sebuah struktur interaksi
antara orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian
(control) yang didesain untuk mencapai fungsi-fungsi utama
sebagai berikut:
1. Menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari
departemen pembelian dan departemen penerimaan.
2. Mendukung kebutuhan pengambilan keputusan dari orang-
orang yang mengatur departemen pembelian dan penerimaan.
3. Membantu dalam penyiapan laporan internal dan eksternal.
2.2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p299), sistem akuntansi pembelian
digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh
perusahaan. Sebagai proses perolehan kebutuhan yang sesuai, pada
waktu dibutuhkan, untuk harga terendah yang mungkin, dari
sumber yang terpercaya.
52
2.2.1.3 Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Pembelian
Menurut pendapat Wilkinson et al.(2000, p470), yang
diterjemahkan oleh penulis, fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus
pengeluaran (expenditure cycle) adalah:
1. Inventory Management / Logistics
Dalam perusahaan dagang, tujuan dari fungsi ini adalah
untuk mengatur persediaan barang dagang yang diperoleh
perusahaan untuk dijual kembali.
Dalam perusahaan pabrik, aktivitas yang termasuk ke
dalam inventory management dapat dikombinasikan dengan
aktivitas produksi agar memperluas fungsi logistic. Selain
bertanggung jawab atas perencanaan, inventory management
juga mencakup pembelian, penerimaan, dan penyimpanan.
Pembelian secara utama berfokus pada pemilihan supplier
yang paling tepat bagi perusahaan untuk melakukan pemesanan
barang dan jasa. Pemilihan supplier didasarkan pada faktor-
faktor seperti harga unit untuk barang atau jasa yang ditawarkan,
syarat dan tanggal pengiriman yang dijanjikan, dan juga
kehandalan dari supplier. Bersama dengan pengendalian
persediaan (yang berada di bawah fungsi akuntansi), bagian
pembelian akan menjamin kuantitas barang yang akan diterima.
53
Bagian penerimaan memiliki tanggung jawab hanya menerima
barang yang dipesan, melakukan verifikasi kuantitas dan
kondisinya, dan memindahkan barang ke gudang. Bagian
penyimpanan memiliki tanggung jawab untuk menjaga barang
dari pencurian, kehilangan, dan perusakan serta menyiapkannya
dengan tepat waktu, ketika terdapat permintaan atas barang
tersebut.
2. Finance / Accounting
Tujuan dari pengaturan keuangan dan akuntansi (financial
and accounting management) berhubungan dengan penbiayaan,
data, informasi, perencanaan dan pengendalian sumber daya-
sumber daya. Dalam hubungannya dengan siklus pembelian,
tujuan ini terbatas terhadap perencanaan dan pengendalian kas
perusahaan, mengatur data yang berkaitan dengan pembelian dan
akun supplier, pengendalian persediaan, dan informasi yang
berkaitan dengan kas, pembelian, dan supplier.
2.2.1.4 Prosedur Yang Membentuk Sistem Informasi
Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001,p301) jaringan prosedur yang
membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai
berikut:
54
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang
mengajukan permintaan pembelian dalam formulir
surat permintaan pembelian kepada fungsi
pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang,
misalnya untuk barang yang langsung pakai, fungsi
yang memakai barang mengajukan permintaan
pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan
menggunakan surat permintaan pembelian.
2. Prosedur Permintaan, Penawaran Harga, dan
Penelitian Pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian
mengirimkan surat pemintaan penawaran harga
kepada pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian lain, untuk memungkinkan pemilihan
pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok
barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Sistem informasi pembelian dapat dibagi sebagai
berikut :
55
a. Sistem akuntansi pembelian dengan
pengadaan langsung
b. Sistem akuntansi pembelian dengan
penunjukkan langsung
c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan
surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan
memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah
dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang
yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat
laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan
barang dari pemasok tersebut.
56
5. Prosedur Pencatatan Hutang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian
dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau
mengarsipkan dokumen sumber sebagai pencatatan
hutang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di
debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan
pembuatan laporan manajemen.
2.2.1.5 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Pembelian
Menurut Wilkinson et al.(2000, p472), Dokumen-
dokumen yang terkait dalam sistem pengeluaran adalah:
1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
Form yang digunakan dalam proses pembelian
untuk mengotorisasi pemesanan terhadap barang dan
jasa.
2. Purchase Order (Pemesanan Pembelian)
Form yang resmi dan dibuat secara rangkap, yang
berasal dari permintaan pembelian.
57
3. Receiving Order (Penerimaan Pesanan)
Dokumen yang mencatat penerimaan barang.
4. Supplier’s (Vendor’s) Invoice
Dokumen tagihan yang berasal dari supplier yang
menyediakan barang atau jasa.
5. Disbursement Voucher
Dokumen di dalam sistem voucher yang
mengakumulasikan invoice dari supplier untuk
pembayaran.
6. Disbursement Check
Dokumen terakhir dalam siklus pembelian yang
menyediakan pembayaran kepada supplier atas suatu
barang atau jasa.
7. Debit Memorandum
Dokumen yang mengotorisasi pengembalian atau
retur pembelian.
8. New Supplier (Vendor) Form
Form yang dipakai digunakan dalam pemilihan
supplier baru, menunjukan data mengenai harga, tipe
58
barang atau jasa yang disediakan, pengalaman, posisi
kredit dan referensi.
9. Request For Proposal (or Quotation)
Form yang digunakan dalam prosedur penawaran
yang bersaing, menunjukan barang atau jasa yang
diperlukan dan persaingan harga, jangka waktu
pembayaran dan lain sebagainya.
2.2.1.6 Sistem Pengendalian Intern
2.2.1.6.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001;p163) sistem
pengendalian intern meliputi struktur organisasi,
metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi
untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen.
Definisi sistem pengendalian intern
tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai
dan bukan pada unsur yang membentuk sistem
tersebut. Dengan demikian pengertian
pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik
59
dalam perusahaan yang mengolah informasinya
secara manual dengan mesin pembukuan maupun
komputer.
2.2.1.6.2 Unsur dan Tujuan Pengendalian Internal
Sistem Pembelian
Aliran kerja dalam pembelian harus
dikontrol dan diawasi agar resiko kecurangan
dapat dihindari. Menurut Jones dan Rama
(2006,p105), unsur pengendalian internal pada
sistem pembelian meliputi :
a) Pengendalian lingkungan menunjuk pada
kumpulan factor-faktor luar organisasi dan
yang mempengaruhi kesadaran
karyawannya.
b) Penilaian resiko adalah identifikasi dan
analisis resiko-resiko yang turut campur
tangan dengan pemenuhan pengendalian
intern.
c) Pengendalian aktivitas adalah kebijakan-
kebijakan dan prosedur-prosedur yang
dikembangkan organisasi untuk menunjuk
resiko.
60
1) Tinjauan kinerja adalah aktivitas-
aktivitas yang melibatkan analisis
atas kinerja meliputi perbandingan
antara hasil actual dengan
anggaran, perkiraan-perkiraan,
standar-standar dan data-data
periode sebelumnya.
2) Pemisahan tugas melibatkan
penugasan tanggung jawab
otorisasi transaksi, pelaksanaan
transaksi dan pencatatan transaksi.
3) Pengendalian aplikasi diterapkan
untuk setiap individu aplikasi SIA.
4) Pengendalian umum adalah
pengendalian lebih luas yang
berhubungan dengan beberapa
aplikasi.
d) Komunikasi dan informasi. Sistem
informasi perusahaan adalah kumpulan
prosedur-prosedur (otomatis dan manual)
dan catatan-catatan yang disediakan untuk
memulai, mencatat, memproses dan
melaporkan event-event dalam tahapan
proses-proses suatu entitas.
61
e) Monitoring. Manajemen harus memonitor
pengendalian intern untuk meyakinkan
bahwa fungsinya berjalan dengan baik.
Menurut Mulyadi (2001, p164-p171), unsur pokok
sistem pengendalian intern adalah :
1) Stuktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tegas.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi
ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan
penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi
operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya
pembelian). Setiap kegiatan dalam perusahaan
memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang
memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan
tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang
memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva
perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang
memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa
keuangan perusahaan.
62
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab
penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu
transaksi.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang
memberikan perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.
Dalam melaksanakan transaksi pembelian, sistem
wewenang diatur sebagai berikut :
a. Kepala fungsi gudang: berwenang mengajukan
permintaan pembelian dengan surat permintaan
pembelian yang ditujukan kepada fungsi
pembelian.
b. Kepala fungsi pembelian: berwenang memberikan
otorisasi pada surat order pembelian yang
diterbitkan oleh fungsi pembelian.
c. Kepala fungsi penerimaan: berwenang
memberikan otorisasi pada laporan penerimaan
barang yang diterbitkan oleh fungsi penerimaan.
d. Kepala fungsi akuntansi: berwenang memberikan
otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai
sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi
pembelian.
63
Prosedur pencatatan transaksi pembelian diatur
sebagai berikut:
Fungsi akuntansi melakukan pencatatan terjadinya
kewajiban (hutang) kepada pemasok atas dasar bukti kas
keluar yang didukung oleh dokumen-dokumen: surat
permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur dari pemasok yang
dihasilkan melalui sistem otorisasi tersebut diatas.
3) Praktik yang sehat dalam melakukan tugas dan fungsi
setiap unit organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh
perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat
adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang
pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh
yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit)
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu
kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal
yang tidak teratur.
64
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal
sampai akhir oleh satu orang atau satu unit
organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau
unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (Job Rotation) yang diadakan
secara rutin.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang
berhak.
f. Secara periodic diadakan pencocokan fisik
kekayaan dengan catatannya.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat
dipercaya , berbagai cara berikut ini dapat ditempuh :
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan
yang dituntut oleh pekerjaannya.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama
menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan
tuntutan perkembangan pekerjaannya.
Menurut Mulyadi (2001, p163-p164), tujuan sistem
pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu :
1) Pengendalian intern akuntansi (internal accounting
control) yang merupakan bagian dari system
pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode
65
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk
menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian
dan keandalan data akuntansi.
2) Pengendalian intern administrative (internal
administrative control),meliputi struktur organisasi,
metode dan ukuran-ukuran yang dikorrdinasikan
terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya
kebijakan manajemen.
2.2.1.7 Pengertian Jurnal
Menurut Mulyadi (2001, p101), Jurnal merupakan
catatan akuntansi permanen yang pertama, yang
digunakan untuk mencatat transaksi keuangan
perusahaan. Menurut Mulyadi (2001, p107), Jenis jurnal
yang terdapat dalam sistem pembelian :
1. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian kredit. Transaksi pembelian
tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
Contoh Jurnal Atas Transaksi Pembelian Kredit
Jurnal atas transaksi pembelian kredit adalah :
Pembelian xxx
Hutang xx
66
2. Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat
transaksi pengeluaran kas.
Contoh Jurnal Atas Transaksi Pengeluaran Kas
Jurnal atas transaksi pengeluaran kas adalah :
Hutang xxx
Kas xxx