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Microsoft
Office 2013
6
AUMENTA TU PRODUCTIVIDAD
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Centro de Educación Continua
Universidad Continental
Material para fines de Estudio del Programa: Microsoft Office
Autor: Ing. Félix Guevara Gamboa
Contenidos extraídos de su libro “Computación Paso a Paso – Office 2013”
Queda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento en
cualquiera de sus formas, sean electrónicas o mecánicas, sin el consentimiento previo y
por escrito del autor y el Centro de Educación Continua.
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Programa: Microsoft Office 2013
Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 1
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:
Realizar operaciones básicas con hojas de cálculo.
TEMAS:
Introducción a Excel.
Comparación con las versiones anteriores.Descripción del entorno de trabajo.
Desplazamiento y Selección.
Operaciones Básicas con hojas de cálculo.
SESIÓN
1
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 2
INTRODUCCIÓN
Las hojas de cálculo, permiten realizar todo tipo de operaciones aritméticas, estadísticas,
financieras, contables, etc. Existen muchos programas para este fin; sin embargo, Microsoft Excel
se ha posicionado muy bien a nivel mundial, permitiendo que el usuario emplee muchas
funciones que faciliten su trabajo.
El archivo principal de Excel es un Libro, y éste se encuentra conformado por varias hojas de
cálculo.
Los libros de Excel también pueden ser programados mediante Macros. La programación de la
Hoja de cálculo se realiza mediante el lenguaje de Programación Visual Basic for Applications VBA.
1. Ejecución
a. Haga clic sobre el botón Inicio de Windows, Ejecutar.
b. Escriba Excel y pulse Enter.
2. Requerimientos mínimos
a. Procesador Pentium IV 3.2 GHZ o superior.
b. 1 GB. RAM
c. Sistema Operativo Windows 7, Windows 8.
d. Office 2013 Profesional (DVD)
Véase:
http://technet.microsoft.com/es-es/library/ee624351.aspx
3. Comparación con versiones anteriores
Existen diferencias muy marcadas entre las versiones antiguas y las recientes, obsérvese
en el siguiente recuadro la diferencia entre el número de filas, columnas y hojas:
Versión de Excel Excel 97-2003 Excel 2007-2013
Filas 65536 1048576
Columnas 256 16384
Hojas 256 Ilimitado
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4. Descripción de la Pantalla Principal
Al iniciar MS Excel 2013 se genera automáticamente un nuevo Libro. La pantalla principal
que aparece es similar a la que se muestra a continuación:
1. Cinta de Opciones o Fichas de
Agrupación
2.
Grupos
3. Barra de Fórmulas
4. Columnas
5. Cuadro de Nombres
6. Celdas
7. Filas
8.
Puntero del mouse
9. Zoom
10. Visor de Hojas
11. Botones de desplazamiento del visor
de hojas
5. Configurar compatibilidad con versiones anteriores
Este procedimiento es importante para que los libros creados en esta versión sean
compatibles con las versiones antiguas; sin embargo, el inconveniente es que muchos
formatos se pierden y además se deshabilitan una serie de opciones que son propias de la
versión 2013.
a. Dar clic en la Ficha Archivo, Opciones
b. Elegir la opción “Guardar” del panel izquierdo
1
2
3
45
7
6
8
910
11
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 4
c. Finalmente en la opción Guardar archivos en formato (panel derecho) elija:
Libro de Excel 97-2003 (*.xls)
d. Aceptar
6. Configurar barra de acceso rápido
a. Dar clic derecho en la barra de acceso rápido
b. Elegir la opción “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido”
c. Elegir los botones que desea mostrar en la barra de acceso rápido, para
ello seleccione los botones del cuadrante izquierdo y dando 2clic y
muévalos al cuadrante derecho. Puede agregar botones como vista
preliminar, impresión rápida, configurar página, corrección de ortografía,
abrir documentos, etc.
7. Desplazamiento y Selección
a. Desplazamiento
Flechas direccionales Desplazamiento a través de celdas (distancias cortas)
F5 Ir a celda específica (distancias prolongadas)
Ctrl+Inicio 1ra celda de la hoja
Inicio Inicio de fila
Ctrl+Flecha derecha Final de fila
Ctrl+Flecha arriba Inicio de columna
Ctrl+Flecha abajo Final de columna
Av.Pag. y Re.Pag. Permiten avanzar o retroceder a través de los paneles de
pantalla.
Ctrl+Av.Pag y Ctrl+Re.Pag. Permiten avanzar o retroceder de hoja en hoja.
b. Selección
Selección contínua Arrastrar el mouse.
Selección discontínua Ctrl + Arrastre de mouse.
Fila Dar clic en el nombre de la fila.
Columna Clic en el nombre de la columna.
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Programa: Microsoft Office 2013
Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 6
d. Mover u Ordenar Hojas
Ubicar el puntero del mouse en el nombre de la hoja, y arrastrar a la nueva
posición.
e. Ver u Ocultar Hojas
Dar clic derecho en el nombre de la hoja y elegir (Mostrar u Ocultar)
f. Dar énfasis a Hojas
Dar clic derecho en el nombre de la hoja y elegir Color de Etiqueta
Asignar el color que indique peligro o cuidado.
g. Proteger Hojas
Dar clic derecho en el nombre de la hoja, Proteger hoja
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 7
Asignar una clave secreta y repetir la clave secreta.
Aceptar
Nota: En caso de olvidar una contraseña, descargue el programa Microsoft Office
Password Recovery.
h. Análisis rápido
Seleccionar un conjunto de datos y automáticamente notará que aparece
un elemento en la esquina inferior derecha denominada Análisis rápido.
Tendrá la posibilidad de aplicar algún tipo de formato u operación de
manera instantánea.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 8
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:
Realizar operaciones básicas con hojas de cálculo.
TEMAS:
Aplicar formatos elementales
Ley de Datos de Excel.
Listas automáticas y personalizadas.
SESIÓN
2
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 9
APLICACIÓN DE FORMATOS ELEMENTALES, LEY DE DATOS Y USODE LISTAS AUTOMÁTICAS
1. Aplicación de Formatos diversos
Deseamos obtener una hoja como la que se muestra en la imagen:
Para lograr este acabado, ingrese los datos que se muestran en la imagen anterior:
En la celda A1 escriba American Airlines.
En A2 escriba De Lima a:
En A3 escriba Santiago
En A4 escriba Buenos Aires y así sucesivamente.
En B2 escriba Salidas: Las horas ingréselas en formato de 24 horas. Ejm. 14:30
En C2 escriba Fecha: e ingrese la fecha en formato dd/mm/aaaa Ejm. 23/11/2011
En D2 escriba Precio: y usando el teclado numérico y el punto decimal ingrese los
diferentes montos allí mostrados.
a. Aplicar formato de fuente
Seleccione la celda A1 donde escribió American Airlines y usando la barra de
fórmulas, seleccione solo la palabra American, a continuación elija color de
fuente rojo. Luego seleccione la palabra Airlines y elija color azul. Seguidamente
pulse la tecla ENTER.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 10
Si desea modificar el tipo de fuente, vuelva a seleccionar la celda A1 y elija tipo de
Fuente Arial y aplíquele efecto de negrita.
b. Centrar en celda
Seleccione el rango de celdas que desea centrar. Para el ejemplo seleccione desdela celda A2 hasta la celda A7. De clic en el botón centrar en celda.
c. Combinar y centrar
Seleccione desde la celda A1 hasta E1 y de clic en el botón Combinar y centrar
. Repita el mismo procedimiento para el rango de A8
hasta E8 y para el rango de E2 hasta E7
d. Aplicar formato de hora
Seleccione las celdas que contienen horas y de clic en el Botón de grupo Número.Enseguida seleccione la categoría Hora y elija el formato deseado.
e. Aplicar símbolo de moneda
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 11
El símbolo de moneda es en sí un efecto visual, es decir es un formato que
físicamente no existe, solo se visualiza para temas de impresión o visión en la
hoja, pero nunca se escribe en la celda.
Siempre que ingrese montos, ingréselos con el teclado numérico. Al final se leasigna el símbolo de moneda.
Continuando con el ejemplo anterior. Seleccione desde la ceda D3 hasta D7
seguidamente de clic en el Botón de grupo Número y seleccione la categoría
Moneda, a continuación elija el símbolo de moneda deseado.
f. Dar alineación especial
En la celda E2 combinada escriba en mayúsculas la palabra VUELOS, presione
ENTER.
A continuación vuelva a seleccionar la celda E2 combinada y vaya al Botón de
grupo Alineación, en la opción de Orientación gire el rombo rojo 90 grados hacia
abajo.
En alineación de texto Horizontal, asigne: Centrar
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En alineación de texto Vertical, asigne: Centrar
g. Aplicar formato de fecha
Se trata de otro formato visual.
Para aplicar formato de fecha seleccione las celdas que contienen fechas, vaya al
Botón de grupo Número, seleccione la categoría Fecha y asígneles el formato de
fecha deseado.
h. Insertar filas
Para insertar filas en una zona
específica, simplemente de clic
derecho sobre la fila y elija
Insertar.
i. Insertar columnas
Para insertar columnas en una zona específica, simplemente de clic derecho sobrela columna y elija Insertar.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 13
j. Dar Estilos de Celda
Seleccione las celdas a las que desea aplicarles bordes y sombreado
A continuación vaya a la Ficha Inicio, Grupo Estilos y de clic en el botón Estilos de
Celda.
k. Dar formato como Tabla
Permite que el conjunto de celdas sea tratado como una tabla de datos y da la
posibilidad de ejecutar filtros a los datos de la tabla.
Seleccione desde la celda A2 hasta D7
Seguidamente vaya a la Ficha Inicio, Grupo Estilos y de clic en el botón Dar
formato como tabla. A continuación, seleccione el formato deseado.
2. Ley de Datos
Todo dato ingresado a una celda tiene un tratamiento especial por la hoja de cálculo.
Si ingresa un dato y éste se alinea a la izquierda, sin discusión se trata de texto.
Si ingresa un dato y éste se alinea hacia la derecha, se trataría de un número, fecha u
hora.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 14
Las fechas en sí son números que representan los días transcurridos desde la primera
fecha válida para Excel (01/01/1900). En consecuencia se pueden hacer operaciones
aritméticas con fechas.
Si usted desea verificar esto, seleccione una celda que contenga fecha y vaya al Botón de
Grupo Número, finalmente seleccione categoría General y Aceptar.
En el ejemplo de la figura anterior aparece en la celda C3 la fecha 05/03/1990, ubíquese
en esa celda y aplique el formato de número general.
Se obtiene el número 32937, eso significa que desde el 01/01/1900 hasta el 05/05/1990
han transcurrido 32937 días.
3. Listas automáticas y personalizadas
Excel posee 8 listas automáticas: Enero, Ene, Lunes, Lun, January, Jan, Monday, Mon.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 15
Para crear listas personalizadas, ejecute los siguientes pasos: Ficha Archivo, Opciones.
Elegir la categoría Avanzadas y bajar hasta el final; a continuación dar clic en el botón
Modificar listas personalizadas y en la caja Entradas de lista, proceda a escribir las
palabras claves que conformarán la nueva lista. Agregar, Aceptar.Notas:
a. Si desea crear una secuencia de números, deberá ingresar un número cualquiera
en una celda vacía y manteniendo presionada la tecla Ctrl, proceda a realizar la
copia relativa.
b.
Si desea crear progresiones aritméticas o sucesiones, deberá escribir un número
cualquiera en una celda vacía; en la celda adyacente, escriba un segundo número
que determine una relación. Seleccione ambas celdas y proceda a realizar la copia
relativa.
c. Para crear códigos alfanuméricos auto incrementables, deberá escribir un código
que comience en letra y termine en número.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 16
4. Herramienta de relleno rápido
Es una nueva modalidad para poder hacer tratamiento de cadenas de texto; siempre y
cuando dichas cadenas de texto se encuentren presentes en la misma fila, pero
basándose a un patrón específico. Ejemplo.Se tiene una lista de artículos en la columna C, se requiere mostrar el 1er nombre de cada
artículo en la columna E
En la celda E3 proceda a escribir el 1er nombre del 1er producto a mano y presione Enter.
En la celda adyacente deberá escribir el siguiente nombre. Notará que mientras escribe el
segundo nombre Excel inmediatamente detecta un patrón o relación y procede a listar los
primeros nombres de los demás artículos, para que se impriman, deberá presionar la
tecla Enter.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 17
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:
Emplear funciones básicas.
TEMAS:
Operadores matemáticos, lógicos y de comparación.
Operaciones Combinadas.
Funciones Básicas: =Suma(), =Promedio(), =Redondear(), =Min(), =Max()
SESIÓN
3
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 19
1) √ = ⁄
2) √ = 3)
( √
) =
4) √ = (..)⁄
5)
(()) = (..)
6)
= =
7)
= ..
8)
− =
EJERCICIOS PROPUESTOS
35 + 5
√ 34√ 2 = 3√ 4
52 +13 =
2 ⁄ + 34
= 53 + 12 + 33 + 83 . 5
2
=
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Programa: Microsoft Office 2013
Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 20
FUNCIONES
Las funciones simplifican el trabajo del usuario, por tanto mientras más funciones conozca, el
trabajo cada vez será mucho más simple.
Excel posee muchas funciones, a continuación aprenderemos las funciones más usadas en el día a
día.
FUNCIONES BÁSICAS
1. Función =Suma()
=SUMA(RANGO)
: Hasta
, Luego
Descripción.- Suma rangos de celdas continuas y discontinuas.
2. Función =Promedio()
=PROMEDIO(RANGO)
: Hasta
, Luego
Descripción.- Devuelve el promedio de un rango de celdas. En la zona de rango; no deje nunca
celdas vacías, rellénelas con ceros.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 21
1. Función =Redondear()
=REDONDEAR(VALOR DECIMAL,# DECIMALES)
Descripción.- Devuelve un decimal redondeado a “N” decimales.
2. Función =Max()
=MAX(RANGO)
Descripción.- Devuelve el máximo valor de un rango de celdas.
3. Función =Min()
=MIN(RANGO)
Descripción.- Devuelve el mínimo valor de un rango de celdas.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 22
PRÁCTICA1. Abra el archivo max2013.xls y proceda a resolver la primera hoja de cálculo.
2. Proceda a resolver la 2da hoja, para ello calcule el promedio de los alumnos en función a
las cuatro notas más altas. Deberá crear una sola fórmula que copiándola hacia debajo desolución al problema.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 23
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:
Emplear funciones estadísticas.
TEMAS:
La función =Contar() y sus variantes.
SESIÓN
4
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 24
FUNCIONES ESTADÍSTICAS
3. Función =Contar()
=CONTAR(RANGO)
Descripción.- Cuenta celdas que contienen datos numéricos, fechas u horas.
En este ejemplo el resultado será de “8” pues en este rango de celdas existen 8 celdas que
contienen números, fechas u horas.
4. Función =Contara()
=CONTARA(RANGO)
Descripción.- Cuenta celdas que contienen cualquier tipo de dato.
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Programa: Microsoft Office 2013
Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 25
En este ejemplo el resultado será de 12, pues esta función cuenta todos los datos que cuenta
a su paso, no interesa el tipo de datos.
5. Función =Contar.blanco()
=CONTAR.BLANCO(RANGO)
Descripción.- Cuenta celdas vacías.
En este ejemplo se obtendrá 4, pues sólo existen cuatro celdas vacías.
6. Función =Contar.si()
=CONTAR.SI(RANGO, “CRITERIO”)
Descripción.- Cuenta celdas en base a una condición o criterio. Si el criterio es de tipo
texto, puede emplear caracteres comodines (*,?).
El comodín * reemplaza de cero a un conjunto de elementos.
El comodín ? reemplaza un solo carácter.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 26
En este ejemplo el resultado será 3, sin embargo la orden puede abreviarse usando caracteres
comodines en la zona de criterios. Ejm.
Todos esos criterios son válidos; sin embargo hay que tener mucho cuidado de no colocar un
criterio que pueda hacer una mala cuenta de datos; por ejemplo, si escribe “*a”, esa orden
contaría todas las celdas que cuyo texto termine en “a”, en consecuencia contaría también las
celdas que contienen la palabra “beta”.
7. Función =Contar.si.conjunto()
=CONTAR.SI.CONJUNTO(RANGO1, “CRITERIO1”, RANGO_N, “CRITERIO_N”)
Descripción.-Es idéntica a la función =Contar.si(); con la única diferencia que soporta más
de una condición o criterio.
Este ejemplo contará aquellas celdas que contengan un valor numérico de 100 a 200 en un
intervalo cerrado, por tanto devolverá 2.
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Programa: Microsoft Office 2013
Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 27
Esta función es efectiva ya que soporta varias condiciones, el único problema es que al ser una
función nueva; propia de Excel 2007 a 2013, las computadoras con versiones antiguas no
soportan esta función.
Entonces ¿Cómo se resolvería el mismo problema usando la función =contar.si() ?
La solución sería esta:
PRÁCTICA DIRIGIDA:
1.
Abrir el archivo Funcion_contar2013.xls y resolver la 1ra hoja.
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Programa: Microsoft Office 2013
Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 28
Calcular:
¿Cuántos alumnos matriculados hay?
¿Cuántos asisten con frecuencia?
¿Cuántos faltan a clases?
¿Qué población de alumnos existe por facultad?
2. Posteriormente resolver la 2da y 3ra hoja, empleando caracteres comodines para abreviar
los criterios.
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Programa: Microsoft Office 2013
Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 29
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:
Aplicar porcentajes, incrementos y decrementos.
TEMAS:
Porcentajes e Incrementos
Referencias Absolutas.
SESIÓN
5
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 30
PORCENTAJES, INCREMENTOS Y DECREMENTOS
Vivimos en un mundo donde cotidianamente estamos calculando porcentajes, incrementos o
decrementos.
8. Porcentajes
Un porcentaje hace referencia a una porción de un todo. La fórmula general para calcular
porcentajes es la siguiente:
Monto*%
Ejemplo.
Un equipo de sonido cuesta S/. 1800.00; por la compra en campaña navideña tendrá un
descuento del 12%. ¿Cuál es el descuento?
Solución:
Remplazamos los datos del problema en la fórmula general e ingresamos en una celda
vacía la siguiente formula:
=1800*12%
El resultado es: S/. 216.00
9. Incremento
Viene a ser la variación de un Monto en el tiempo, pero en aumento. La fórmula general
es:
Monto*(1+%)
Ejemplo.
Juan Pérez percibe un sueldo de S/.2300; por ser eficiente y un buen profesional, la
gerencia le envía una carta donde le comunica que a fin de mes su sueldo será
incrementado en un 20%. ¿Cuál es el nuevo sueldo?
Solución:
Remplazamos los datos del problema en la fórmula general e ingresamos en una celda
vacía la siguiente formula:
=2300+2300*20%
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 31
El resultado es: S/. 2760.00
10. Decrementos
Viene a ser la variación de un Monto en el tiempo, pero en disminución. La fórmula
general es:
Monto*(1-%)
Ejemplo.
Un equipo de sonido cuesta S/. 1800.00; por la compra en campaña navideña tendrá un
descuento del 12%. ¿Cuánto pagará finalmente por el equipo?
Solución:Remplazamos los datos del problema en la fórmula general e ingresamos en una celda
vacía la siguiente formula:
=1800-1800*12%
El resultado es: S/.1584.00
PRÁCTICA:Abra el archivo Porcentajes e Incrementos 2013.xls y resuelva la hoja porcentajes1. Tome en
cuenta que en los diversos meses los precios oscilan (suben y bajan) Calcule los incrementos y
decrementos respectivos, tomando como referencia el precio del mes anterior; es decir, para
calcular la tarifa de Junio, deberá trabajar con la tarifa de Mayo.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 32
REFERENCIAS ABSOLUTAS
Las referencias absolutas permiten que se “congele” el contenido de una determinada celda o
enunciado de fórmula para que al momento de efectuar una copia relativa de fórmulas, ésta
se mantenga constante.
Para “Congelar” celdas use la barra de fórmulas o de clic en la celda.
A continuación de clic sobre el enunciado que desea “congelar”
Finalmente presione la tecla “F4” una vez.
Nro. de vecesLa tecla F4
Enunciado Significado
1 $A$5 Celda Absoluta
2 A$5 Fila Absoluta
3 $A5 Columna Absoluta
4 A5 Referencia Relativa
A continuación un ejemplo para verificar el uso de este importante procedimiento.
En la hoja porcentajes2 se pide resolver la columna AFP, IES y S.Neto.
En la columna AFP deberá sumar el S.Básico con los Incentivos y el resultado de esa suma,
multiplicarlo por el contenido de la celda C11, que es el porcentaje de AFP.
¿Qué pasaría si simplemente realizo la copia de esta fórmula sin congelar C11?, pues
simplemente al no estar congelado; en la celda adyacente, estará multiplicando por C12, C13,
C14 y así sucesivamente, devolviendo un error. Por ese motivo, para que el enunciado C11 se
mantenga constante e inalterable al momento de copiar, debe congelarlo presionando la
tecla F4 sobre dicho enunciado.
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Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 33
A continuación presentamos una tabla de multiplicar que podría haber sido diseñada para un
niño que recién está aprendiendo a multiplicar.
En esta Tabla obsérvese la fórmula y fíjese como se da solución a este ejemplo fácilmente.
Cuando el niño modifique el contenido de la celda B1 (multiplicando), se actualizará toda latabla.
Si desea resolver una tabla de multiplicar de doble entrada, en este caso si será necesario
congelar fila y columna de celda. Observe en el siguiente ejemplo que los factores se
encuentran en columna B y fila 2 respectivamente. En consecuencia, debemos congelar la
columna B y la fila 2 para que la fórmula de solución a toda la tabla.